Beste Arjan Jonker, KWD Resultaatmanagement 2

Transcriptie

1 Kunnen Willen Durven Resultaat KWD PID-Checker KWD Projectmanagement app Arjan Jonker KWD Management Diensten BV h.o.d.n. KWD Resultaatmanagement Weverstede 15 Postbus AT Nieuwegein T E [email protected] I KvK

2 Inleiding Beste Arjan Jonker, In dit rapport vind je het resultaat van de check van je PID. Binnen KWD hechten we veel belang aan een kwalitatief hoogwaardig PID omdat hiermee een stevig fundament voor het project wordt gelegd. We hebben hierover het artikel Hoe goed is jouw project (initiatie document)? geschreven en hebben op basis daarvan deze check ontwikkeld. Wat verwachten wij van een goed PID? Het PID is het belangrijkste product van de Project Initiatie fase (een verplicht onderdeel van elk PRINCE2 project). Deze eerste fase van een project, ook wel de Initiation Stage genoemd, is erop gericht om een goede basis onder het project te leggen (eerst denken, dan doen). De initiatie fase is een controlepunt voor de stuurgroep om: Zich ervan te overtuigen dat de projectdoelen door alle betrokkenen worden begrepen en hier overeenstemming over bestaat; De beoogde resultaten, plannen, taken en verantwoordelijkheden naar behoren zijn vastgelegd; Zich ervan te overtuigen dat er een rechtvaardiging voor het project bestaat en er voldoende draagvlak is voor het project; De risico's te bekijken en zich ervan overtuigen dat er adequate voorstellen liggen hoe met deze risico's om te gaan; Het PID vormt als het ware de basis van het "contract" tussen de stuurgroep en de projectmanager. Het bevat een aantal hoofdstukken, die achtereenvolgend betrekking hebben op: Achtergronden van het project, waarin de context van het project wordt uitgelegd en wordt aangegeven hoe het project tot stand is gekomen en wat de huidige status is; Project definitie, waarin wordt uitgelegd wat het project dient te realiseren. In dit hoofdstuk komen aan de orde: project doelen en projectsucces (wanneer is het project succesvol?) project aanpak project scope, wat wel en wat niet tot het project behoort project deliverables en/of gewenste uitkomsten/resultaten constraints aannames en uitgangspunten relaties en interfaces Project organisatie structuur, waarin tot uitdrukking komt wie bij het project betrokken gaat worden en wie waarvoor verantwoordelijk zal zijn (de structuur van het management team en taak omschrijvingen); Communicatie plan, waarin wordt beschreven hoe de stakeholders van het project gedurende het project op de hoogte worden gehouden; Project kwaliteitsplan; KWD Resultaatmanagement 2

3 Project controls, waarin wordt vastgelegd op welke wijze de beheersing van het project wordt uitgevoerd en welke rapportage en monitoring mechanismen hierbij worden gebruikt; Business case, met daarin opgenomen de geschatte kosten, risico s en baten. De Business Case zal gedurende het project regelmatig tegen het licht gehouden moeten worden en zo nodig bijgesteld dienen te worden; Initieel project plan. Dit plan tijdens de uitvoering van het project regelmatig gereviewd en verder doorontwikkeld worden; Risico overzicht, met daarin opgenomen de nadere toelichtingen op de geïdentificeerde risico s (op dat moment) en wie de eigenaar is van een risico. Het risico overzicht zal regelmatig tijdens het project gereviewd moeten worden om te beoordelen of de genomen maatregelen geholpen hebben en om eventuele nieuwe risico s te identificeren; Acceptatie criteria; Plan voor onvoorziene omstandigheden; Het komt er dus op neer dat over een groot aantal, essentiële elementen van een project vooraf duidelijkheid gegeven wordt. De lange lijst van noodzakelijke elementen kan worden samengevat tot de volgende vier kernvragen waarop een PID minimaal een antwoord moet geven: Wat is het doel van het project, wat wil je ermee bereiken en wanneer zijn we succesvol; Wat zijn de eind- en tussenresultaten die worden opgeleverd; Wie worden ingezet bij het uitvoeren van het project en wie neemt de resultaten in beheer; Hoe, wanneer (gedurende welke periode) en tegen welke kosten wordt het project uitgevoerd; Deze onderwerpen komen daarom terug in onze PID checker. Mocht je naar aanleiding van het doornemen van je resultaten interesse hebben in onze publicatie of nader advies over je PID wensen dan helpen we je graag verder. De publicatie is via onze website of de app aan te vragen, via onderstaand telefoonnummer kun je direct met ons in contact komen. We wensen je veel projectsucces! Arjan Jonker & Gerard Meijer, Directie KWD (Arjan Jonker) KWD Resultaatmanagement 3

4 1. Doelstelling en Succes In welke mate is de doelstelling van het project in businesstermen beschreven? In welke mate is het succes van het project expliciet gedefinieerd? In welke mate heeft de opdrachtgever de doelstelling en/of succes zelf geformuleerd? 4 In welke mate is er een uitgewerkte businesscase? 5 Hoe geloofwaardig is de businesscase? Dit is onvoldoende, werk deze paragraaf beter uit. KWD Resultaatmanagement 4

5 2. Scope en Uitgangspunten 1 2 Is bij scope o.a. beschreven: op te leveren functionaliteit, doelgroepen, op te leveren (deel)systemen en koppelingen? Is er een uitgewerkte paragraaf out-of-scope opgenomen in de PID? 3 Is de scope kwantitatief gemaakt? 4 Zijn de uitgangspunten helder beschreven? 5 In hoeverre zijn de afhankelijkheden met andere projecten beschreven? Op zich voldoende, maar werk toe naar volledigheid. Specifiek willen we je de volgende tips meegeven: Vraag 1: Werk de paragraaf scope volledig uit. Vraag 2: Werk de paragraaf out-of-scope volledig uit. KWD Resultaatmanagement 5

6 3. Product BreakDown en Resultaten 1 Is er een product breakdown structuur gemaakt tot op het niveau van werkpakketten? 2 Zijn de werkpakketten toegewezen aan rollen? 3 4 Is in de PID onderscheid gemaakt tussen eind- en tussenresultaten? In hoeverre zijn de resultaten toegewezen aan eigenaren en acceptanten? 5 Zijn de resultaten SMART gedefinieerd? Dit is prima uitgewerkt. KWD Resultaatmanagement 6

7 4. Projectorganisatie Is er één opdrachtgever, en is deze genoemd bij naam en functie? Bestaat de stuurgroep minimaal uit opdrachtgever, senior user en senior supplier? Zijn de benodigde resources uit de lijnorganisatie gekwantificeerd? In welke mate is er sprake van extra projectorganen naast de stuurgroep? Is het duidelijk wie de eindresultaten in beheer gaat nemen? Dit is prima uitgewerkt. Specifiek willen we je de volgende tips meegeven: Vraag 1: Accepteer niet dat de rol van de opdrachtgever onduidelijk is. Vraag 2: Zorg voor een volledige toewijzing van stuurgroeprollen. Vraag 4: Accepteer geen andere sturende organen naast stuurgroep. KWD Resultaatmanagement 7

8 5. Fasering en Planning 1 Zijn er fasen en concrete mijlpalen benoemd? Sluit de product breakdown structuur aan op fasering? Is er ruimte ingepland voor besluitvorming door de stuurgroep en lijnorganisatie? Is de planning gemaakt samen met diegenen die (tussen)resultaten moeten realiseren? Zijn de projectactiviteiten bepaald, en toegewezen aan uitvoerende resources? Dit is prima uitgewerkt. KWD Resultaatmanagement 8

9 6. Budget en Calculatie In welke mate zijn in het projectbudget interne uren meegenomen? In welke mate sluit de opzet van het projectbudget aan op de fasering? In welke mate is een bandbreedte gehanteerd in de calculaties? 4 In welke mate is een post onvoorzien opgenomen? 5 In welke mate zijn de Total Cost of Ownership van het eindresultaat gecalculeerd? Dit is onvoldoende, werk deze paragraaf beter uit. Specifiek willen we je de volgende tips meegeven: Vraag 2: De besturing wordt transparanter als de budgetten aansluiten op de fases. KWD Resultaatmanagement 9

10 7. Kwaliteit 1 2 Zijn er acceptatiecriteria per eindresultaat gedefinieerd? Is beschreven hoe het versiebeheer op de producten wordt ingericht? 3 Zijn er reviews op (tussen)resultaten ingepland? 4 In hoeverre is er een sluitende changeprocedure voor o.a. scope afgesproken? 5 In welk mate is er een testaanpak gedefinieerd? Op zich voldoende maar werk toe naar volledigheid. Specifiek willen we je de volgende tips meegeven: Vraag 4: Maak een changeprocedure en laat de stuurgroep deze accorderen. KWD Resultaatmanagement 10

11 Kunnen Willen Durven KWD is specialist in senior project-, programma- en interim management op het snijvlak van business en ICT. We zijn gestart in 1998 en inmiddels doorgegroeid naar een omvang van ruim 45 senior medewerkers. Nagenoeg allemaal hebben we meer dan vijftien jaar managementervaring bij toonaangevende organisaties in veelal complexe omgevingen. Totaal meer dan 450 jaar managementervaring. Ervaring die we verrijken met de meest recente inzichten uit de wetenschap. Want doorlopend willen wij, vakprofessionals, onze skills en die van onze klanten verbeteren. Doorlopend leren helpt ons blijvend succesvol te presteren. In de naam KWD Resultaatmanagement (Kunnen, Willen, Durven) komt onze visie op modern en resultaatgericht projectmanagement tot uiting: Kunnen: staat voor het hebben van de kennis van bedrijfsprocessen en ICT. Of het mobiliseren van deze kennis. Willen: betreft de mentaliteit om projecten en veranderingen tot een succesvol resultaat te brengen. En het motiveren van medewerkers om hun bijdrage te leveren. Durven: is het ondernemerschap om bij projecten, programma s en managementopdrachten het bovenliggende bedrijfsbelang te dienen. KWD Resultaatmanagement biedt je managers die Kunnen, Willen en Durven hoog in het vaandel hebben staan! KWD-ers zijn specialisten op het gebied van project-, programma- en interim management. Wij opereren op het snijvlak van business en ICT. We doen klussen met een forse ICT-component en stevige impact op de business. KWD-ers zijn geselecteerd op hun pragmatische, ondernemende en resultaatgerichte instelling en hun ruime ervaring in project-, programma- en interim-management. Ervaring opgedaan in diverse branches zowel in het bedrijfsleven als bij de overheid. Door hun ervaring zijn KWD-ers in staat om in een organisatie beweging te creëren en resultaten te boeken. KWD-ers dringen snel door tot de oorzaken achter de problemen en lossen die vervolgens stapsgewijs en pragmatisch op. KWD Resultaatmanagement 11

12 KWD publicatie: De stuurgroep aan het roer KWD Resultaatmanagement hecht veel waarde aan het delen van kennis en ervaring op het gebied van programma- en projectmanagement. Dit doen wij door regelmatig seminars en symposia te organiseren. Daarnaast onderzoeken wij samen met bedrijven en universiteiten relevante vraagstukken op dit vakgebied. De resultaten publiceren we in de vorm van praktijkgerichte boekjes. De KWD-reeks: voor en door projectmanagers. Dit derde deel gaat over de stuurgroep. Met dit boekje willen we projectmanagers, opdrachtgevers en stuurgroepen een praktische handreiking geven hoe de rol van de stuurgroep een juiste plek te geven binnen de projecten. Want in de praktijk blijkt dat de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de rol van een stuurgroep van project tot project behoorlijk kan verschillen. Logische vragen zijn dan 'hoe kan ik die verschillen objectief vaststellen', wat zijn die verschillen en wat zijn de gevolgen van deze verschillen. Deze vragen staan centraal in dit boekje uit onze KWD-reeks. En ook in dit boekje adviezen en tips! Hoe aan te vragen? Het boekje is bestemd voor managers van projectmanagement afdelingen, programmanagers en multiprojectmanagers bij profit en non-profit organisaties (eindklant organisaties). Geïnteresseerden die in deze doelgroep vallen, kunnen het boekje gratis aanvragen door het invullen van onderstaand formulier. Andere geïnteresseerden kunnen het boekje bestellen via onderstaand formulier; zij betalen Euro 9,95 (inclusief BTW en verzendkosten). Ga naar en vraag deze publicatie aan. KWD Resultaatmanagement 12

13 Voorwaarden en Disclaimer Doel van de KWD projectmanagement app Het doel van deze app is de kans op projectsucces te vergroten. Jouw project, jouw kans, jouw succes. Onze kennis en ervaring wordt door jou ontsloten door het beantwoorden van vragen die betrekking hebben op je situatie. Hoe beter je de vragen beantwoordt, hoe beter we in staat zijn een reactie te geven die toepasbaar is voor jouw situatie. Die reactie is gegeven als directe korte feedback via de app, en nu als uitgebreide reactie in een op maat gemaakt rapport die je op je adres hebt ontvangen. Disclaimer en privacy Deze app en dit rapport wordt je gratis aangeboden door KWD Management Diensten BV ( KWD ). Er is geen abonnement verbonden aan deze dienst. Aan de getoonde informatie kunnen geen rechten ontleend worden. KWD geeft geen garantie voor enig resultaat verkregen door middel van het gebruik van enig onderdeel van de content in deze app en het rapport. Je bent als enige verantwoordelijk voor het gebruik van deze informatie. De content in deze app en het rapport vormt geen uitbreiding of aanpassing van de eventueel als gevolg van een contractuele relatie met KWD op jou van toepassing zijnde garantie. KWD is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of bijkomende schade, met inbegrip van doch niet beperkt tot winstderving of verlies van inkomsten, onderbreking van de bedrijfsvoering en/of gegevensverlies als gevolg van of in verband met het gebruik van, het onvermogen tot gebruik van, of het als uitgangspunt gebruiken van de content in deze app, noch in het gegenereerde rapport, noch op de KWD site of een gelinkte site. Verder willen we je verwijzen naar de disclaimer en de privacy verklaring op de website van KWD: Beiden zijn onverkort van kracht voor de KWD app. KWD stelt het bijzonder op prijs als je onjuistheden meldt via het adres [email protected]. KWD wenst je veel projectsucces toe! KWD Resultaatmanagement 13