Global Project Performance

Transcriptie

1 Return on investment in project management PMO PROJECT HEALTH CHECKS IMPLEMENTATIE PRINCE2 and The Swirl logo are trade marks of AXELOS Limited.

2 PMO PROJECT MANAGEMENT OFFICE Een Project Management Office voorziet projecten, programma s en portfolio s van kennis, kunde, informatie en ondersteuning om de initiatieven goed te kunnen sturen, plannen en beheersen. Een PMO kan allerlei verschijningsvormen hebben. Dit hangt mede af van het aantal projecten en programma s, de omvang en het belang ervan, en de complexiteit, omvang en projectmanagementvolwassenheid van de organisatie. Organisaties die hun projectmanagement beleidsmatig willen standaardiseren, hebben een coördinatiepunt nodig waar de werkwijze wordt beschreven, uitgedragen en geborgd. Dit is de meest elementaire vorm van een PMO. In grotere organisaties kunnen PMO s omvangrijk zijn en van vitaal belang voor geslaagde veranderingen. Een PMO-functionaliteit is een belangrijke basis om projectmanagement naar een hoger plan te kunnen leiden in de organisatie. Overweegt uw organisatie om een PMO op te zetten of uw huidige PMO te professionaliseren ter ondersteuning van uw belangrijkste strategische ontwikkelingen? Neem dan contact met ons op om te bespreken hoe we u hierbij kunnen ondersteunen. PMO in grote organisaties, P3M3 en Change Management In grote complexe organisaties is de ontwikkeling van een PMO ingewikkelder. Het vraagt om een goede regie en strategie voor verandermanagement. Het implementeren van een PMO betekent automatisch een verandering in de manier van werken voor alle betrokkenen. Inzicht in de projectmanagementvolwassenheid van de organisatie (P3M3) en veranderbereidheid (PCI) is in die gevallen onmisbaar om PMO-functies effectief te implementeren. Het ontwikkelen en implementeren van een PMO raakt alle elementen van de organisatieblauwdruk: Processen, Organisatie, Tools & Technologie, en ten slotte Informatie. Het invoeren van een PMO is een verandering in zichzelf. Doel PMO Een PMO stelt de structuren, tools en technieken beschikbaar om de besturing van de BAU (business as usual) en het portfolio te ondersteunen met adequate informatie tegen de laagst mogelijke kosten. Het helpt om te zorgen dat de juiste veranderinitiatieven worden ondernomen, dat deze op de juiste manier worden uitgevoerd, dat de organisatie deze accepteert en inzet voor het beoogde rendement. Kleine organisaties Projectbureau en Projecthandboek In kleine organisaties die net beginnen met projectmatig werken zijn geen ingewikkelde structuren nodig. Het opstellen en afspreken van een handboek projectmanagement met daarin de belangrijkste spelregels en werkwijzen levert vaak al een significante verbetering op. De taak om de werkwijze te borgen wordt vaak neergelegd bij een senior projectmanager die als natuurlijke leider al vaker wordt geconsulteerd voor projectmanagementvragen. Deze persoon werk dan nauw samen met een sponsor uit het lijnmanagement en de P&O-manager. strategy:: value: are we doing the are we getting the right things? right business benefits governance design: are we doing them the right way? delivery: are we getting them done well?

3 PMO antwoorden op belangrijke vragen over het portfolio Een PMO kan antwoord bieden op de volgende vragen: Zijn alle projecten en programma s echt nodig? Welke initiatieven zullen bijdragen aan de strategie en welke benefits zullen ze opleveren? In welke mate beïnvloedt het portfolio de bestaande dienstverlening? Wat zijn de kosten die verbonden zijn aan het portfolio? Indien er moet worden bespaard, welke initiatieven kunnen dan het best worden gestaakt? Wat zou de verwachte impact op de business zijn? Hebben we de juiste mensen en vaardigheden in huis? Zijn zij beschikbaar wanneer we hen nodig hebben? Wanneer is het beter om in te huren in plaats van het zelf te doen? Voeren managers de programma s en projecten goed en consistent uit? Zes concrete diensten voor uw organisatie met direct resultaat Wij leveren zes standaarddiensten die we allemaal op maat maken voor de specifieke behoeften van onze klanten: handboek projectmanagement, PMO-implementatie, PMO-tools, gefaciliteerde projectstart-ups, project health checks, persoonlijke ontwikkelplannen voor projectprofessionals. : Accredited Consulting Organisation is officieel geaccrediteerd door APMG International als Accredited Consulting Organisation. Ontwerp van een PMO in een grote organisatie Programma manager (permanent) S Programma manager (permanent) Strategy support Priorittazation Benefits Managment Dashboards Programma manager Centre of excellence Standards Training Coaching Assurance Good Practice Knowledge Management Tools Consultancy Programme office Project office Advies Mocht u naar aanleiding van deze informatie vragen hebben, concreet advies of een offerte willen? Neem dan contact op met of mail info@globalprojectperformance.com.

4 PROJECT HEALTH CHECKS Een Project Health Check is een beproefde techniek om de conditie van uw project te laten beoordelen door iemand die onafhankelijk is van het project. De beoordeling vindt plaats ten opzichte van de standaard werkwijze van de organisatie. Tijdens de Project Health Check wordt niet alleen gekeken of alle benodigde documentatie aanwezig is. Er wordt vooral ook gekeken naar de kwaliteit van informatie en de resultaten die ermee worden geboekt. De conditie van het project wordt voor de verschillende managementniveaus beoordeeld: de sturing van het project, het management van het project, de productoplevering van het project. En er wordt gekeken naar zowel de contextuele, technische en gedragsaspecten van het project. In grotere organisaties is het vaak de taak van het PMO om de conditie van projecten te beoordelen. In de praktijk is er niet altijd ervaring met deze techniek aanwezig of ontbreekt het aan tijd. Onze trainerconsultants beschikken over uitgebreide ervaring met het uitvoeren van Project Health Checks. Deze leveren voor het team concrete aanbevelingen en verbeterpunten op die ze direct kunnen invoeren. Geen abstracte analyse maar concrete, praktische en direct toepasbare verbeterpunten. Doelgroep Projectmanagers die bevestiging willen hebben van de manier waarop het project georganiseerd is of die op zoek zijn naar verbetermogelijkheden. PMO dat zelf geen capaciteit beschikbaar heeft. Opdrachtgever die een bevestiging wil hebben van de manier waarop het project georganiseerd is. Aanpak Tijdens een korte intake brengen we met u achtergrond van de vraag en specifieke doelstellingen in kaart. We bespreken de aanpak van de healthcheck en de communicatie met betrokkenen. Afhankelijk van de omvang van het project bepalen we of we de healthcheck willen ondersteunen met een online vragenlijst. We bestuderen de projectdocumentatie, nemen enkele interviews af en analyseren de belangrijkste processen en aspecten van het project. U ontvangt een praktisch rapport met aanbevelingen voor verbeteracties. Inhoud rapport Het rapport geeft een analyse van de belangrijkste processen van het project waaronder: Management control. Organisational governance. Benefits management. Risk management. Resource management. Financial management. Stakeholder management. Resultaten voor uw organisatie Inzicht in sterktes en zwaktes van uw project. Concrete verbeteracties die praktisch uitvoerbaar zijn en direct resultaat opleveren. Bijdrage aan projectborging. Groei van uw team en organisatie door het leren van ervaring. Advies Mocht u naar aanleiding van deze informatie vragen hebben, concreet advies of een offerte willen? Neem dan contact op met of mail info@globalprojectperformance.com.

5 HET TERUGVERDIENEN VAN UW INVESTERING IN TRAINING EN CERTIFICERING Tijdens een training ontwikkelen medewerkers de benodigde kennis en inzichten die ze nodig hebben in projecten. Maar eenmaal in de praktijk moeten ze deze in teamverband omzetten in effectieve en relevante vaardigheden. Het ontwikkelen van organisatorische randvoorwaarden is een vereiste om het prestatiepotentieel van uw organisatie en haar medewerkers te benutten. Een projectteam staat nooit op zichzelf maar is mede afhankelijk van de medewerking en steun vanuit de organisatie. Focus op implementatie is een vereiste om uw investeringen in trainingen terug te verdienen. Het populaire 70:20:10 model voor leren en ontwikkelen van managers onderstreept dit belang. Onze organisatiediagnostiek (P3M3 en PCI) levert concrete handvatten, tools en informatie om duurzame verandering van uw organisatie te ondersteunen. Bij begeleiding van projectstart-ups, risicoanalyses, benefits mapping en stakeholderanalyse, ontwikkelen we samen met uw teams vertrouwen in eigen kunnen en slaan we de brug van kennis naar kunde. Business case voor investeren in implementatie % Investering training of implementatie Leren en ontwikkelen 70 :20 :10 10% Leren van anderen 20% Leren in training 10% 90% Leren door te doen 70%

6 RENDABELE VERBETERINITIATIEVEN Inzicht in het eigen projectmanagementvermogen van de organisatie is de basis voor effectieve training en ontwikkeling. Aan de hand van een P3M3-meting of een PCI-meting kunt u inzicht krijgen in de effectiviteit van de volgende aspecten van uw organisatie: 1. De processen 2. De organisatie, haar medewerkers en veranderpotentieel 3. Ondersteunende tools en systemen 4. Informatie voor het nemen van de juiste managementbeslissingen De uitkomsten van de metingen vertellen u welke aspecten van de projectorganisatie naar wens presteren en welke zich zouden moeten ontwikkelen voor het bereiken van uw doelstellingen. Moeten de processen worden verbeterd? Is het nodig om meer te investeren in werkplekondersteuning en coaching? Hebben mensen nog geen basistraining gehad of hun certificaat behaald? Of ontbreken de tools om managementinformatie te ontsluiten en zo de prestaties te verbeteren? Individu Organisatie Proces Information Organisatie Tools

7 NIET DE METHODE MAAR UW ORGANISATIE EN HAAR MENSEN STAAN CENTRAAL stelt zich onafhankelijk op ten opzichte van standaarden en methoden in de markt. Wanneer u ons inhuurt voor training en advies werken we altijd vanuit de praktijk van onze klanten, hun medewerkers en de projecten. Methoden leveren gereedschap om werk te organiseren en kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan het realiseren van projectdoelstellingen. Onze trainers en consultants zijn niet gebonden aan een methode maar allemaal breed gevormd. Voor specialistische trainingen zetten we experts in. P3M3: uw organisatie en haar mensen staan centraal, niet de methode PRINCE2 IPMA PMI Projectmatig werken Projectmatig creëren Agile PM Project medewerker Scrum