Gerneente Delft. Ter informatie zenden wij u notitie Gunningsbesluit aanbesteding Wmo hulpmiddelen toe.

Transcriptie

1 Gerneente Delft Retouradres. Wijk- en Stadszaken, Postbus 340, 2600 AH Delfl Gemeenteraad van Delft Afd.!^iT? Gemefente Delft Kopie 2 9 MEI 2009 Datum Ons kenmerk Uw brief van Onderwerp Toezending stukken ter informatie Doc./bijlage Productnr. J Uw kenmerk Bijiage 1 Geachte dames en heren. Ter informatie zenden wij u notitie Gunningsbesluit aanbesteding Wmo hulpmiddelen toe. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft, meester J.D. Rensen l.b. drs. T.W. Andriessen l.s.

2 Publiekszaken Voorzieningen Maatschappelijke Ondersteuning Gemeente Delft Aan College van B&W Afsclirift aan Notitie Datum Ons kenmerk Onderwerp Gunningsbesluit aanbesteding Wmo hulpmiddelen Opsteller M. van der Valk Bijlage Aanleiding Het raamcontract dat de gemeente heeft gesloten voor de levering van Wmo hulpmiddelen alsmede de service en het onderhoud er van liep oorspronkelijk af per De gemeente heeft besloten de dienstverlening via een Europese aanbestedingsprocedure aan te besteden en wel in samenwerking met de gemeente Zoetermeer. Oorspronkelijk zou dit ook nog in samenwerking met de gemeenten Lansingerland en Pijnacker-Nootdorp gebeuren, maar een dergelijke uitgebreide samenwerking is uiteindelijk niet tot stand gekomen. Door de vertraging die dit proces veroorzaakte is de datum van 1 januari 2009 niet gehaald. Er is daarom tijdig afgesproken met de huidige leverancier, Harting-Bank B.V., dat het contract door zou lopen tot de nieuwe wordt afgesloten. Aanbestedingtechnisch is dit ook mogelijk. De voorbereidingen voor de aanbesteding zijn in de loop van 2008 gestart. Context Op grond van de Wmo is de gemeente verantwoordelijk voor de levering, alsmede de service en het onderhoud van öe Wmo hulpmiddelen. Hiervoor dient de gemeente een contract af te sluiten met een leverancier die deze producten kan ieveren. Voortraject In 2008 zijn de voorbereidingen voor de aanbesteding gestart. Een belangrijk uitgangspunt was de huidige bekostiging van het onderhoud, waarbij er een gemiddelde onderhoudsprijs per onderhoudsbeurt betaald wordt, te vervangen door een vaste onderhoudsprijs per jaar voor al het onderhoud. Deze methode wordt op dit moment al gehanteerd bij de gemeente Zoetermeer en verwacht wordt daar een significante besparing te realiseren. Een ander belangrijk uitgangspunt voor het programma van eisen was de keuze om intergemeentelijk te gaan aanbesteden samen met Lansingerland, Pijnacker-Nootdorp en Zoetermeer. De reden voor die keuze was dat de stuurgroep aanbesteding voordeel verwachtte van een gezamenlijk perceel en een intergemeentelijk depot voor herverstrekking van hulpmiddelen. Lansingerland en Pijnacker-Nootdorp huren de

3 hulpmiddelen en Deift en Zoetermeer daarentegen kopen de hulpmiddelen. Vanaf het begin van de samenwerking was er tussen de buurgemeenten en de koopgemeenten een verschil in visie op de aanbesteding. De buurgemeenten streefden naar een globale beschrijving van de opdracht in het bestek en wilden het aan de aanbieders overlaten om met de beste offerte te komen. De koopgemeenten Delft en Zoetermeer die, momenteel kwalitatief zeer hoogstaande hulpmiddelen bieden met een uitgebreid servicepakket en duidelijke afspraken over leveringstermijnen hebben, wilden dat de eisen daarvoor nauw omschreven in het bestek worden opgenomen. Op woensdag 10 december 2008 hebben de 4 deelnemende gemeenten het concept bestek hulpmiddelen besproken dat was gemaakt door Delft en Zoetermeer. De buurgemeenten Lansingerland en Pijnacker- Nootdorp konden zich niet in het bestek vinden en besloten uit de intergemeentelijke aanbesteding te stappen. Delft en Zoetermeer besloten daarop samen te gaan aanbesteden. Verloop procedure Het bestek Wmo hulpmiddelen is op 20 februari 2009 gepubliceerd. Een aantal partijen heeeft schriftelijk vragen gesteld (in twee afzonderlijke rondes). Deze zijn beantwoord in de Nota van Inlichtingen 1 en 2 die op respectievelijk 24 maart en 6 april jl. zijn gepubliceerd. Op 14 april 2009 sloot de termijn voor het indienen van offertes. Op dezelfde dag zijn de offertes geopend en gecontroleerd op volledigheid. Boordeling inschrijvingen In het bestek is bepaald aan welke selectiecriteria de aanbieders moeten voldoen en waarop de inschrijvingen beoordeeld worden. De leden van de beoordelingscommissie hebben de inschrijvingen beoordeeld op basis van de selectie- en gunningscriteria. De gemeenten hechten aan de gunningscriteria, zoals vermeld in het bestek, een verschillend belang. Het belang wordt uitgedrukt in het puntenaantal. De criteria zijn hieronder vermeld: 2/4

4 Gunningcriteria Koopovereenkomst Wegingsfactor A. B. C. D. E. F. G. W-1 w-2 W-3 W-4 w-5 w-6 w-7 w-8 w-9 w-10 w-11 w-12 Prijzen Prijs van de (nieuw) te leveren WMO hulpmiddelen Prijs all-in service en onderhoud Kwaliteit leveringen en Depot Kwaiitelt leveringen Depot Kwaliteit service en onderhoud, klantvriendelijke service Kwaliteit service en onderhoud Klantvriendeliike service Relatie met ctiënt en klachtenprocedure Relatie met cliënt Klachtenprocedure Implementatie en Overdracht na beëindiging contractperiode raamovereenkomst Implementatie Overdracht na beëindiging contractperiode raamovereenkomst Maatschappelijk verantwoord ondernemen en Social Return Maatschappelijk verantwoord ondernemen en Social Return Administratie Administratie 2 20% 2. 7, 3 30% , Op 22 en 29 april 2009 is de beoordelingscommissie bij elkaar geweest om de individuele beoordelingen te bespreken. De beoordelingscommissie heeft de individuele scores bij de betreffende inschrijver, met daarin de toelichting meegenomen, geconsolideerd naar een gezamenlijk gedragen oordeel. Deze zijn bijgevoegd in bijlage 1. De beoordelingscommissie heeft de definitieve uitslag unaniem vastgesteld. De uitkomst van de beoordeling is: Harting-Bank B.V. GEGUND Financiën De prijzen zoals geoffreerd liggen lager dan de prijzen onder het huidige contract. Daarnaast vindt een significante besparing op het onderhoud plaats. Hierdoor zal er ten opzichte van het huidige contract, bij ceterus paribus, een significante besparing plaatsvinden. 3/4

5 Risico's en uitvoeringsvraagstukken Voor de uitvoering is de uitkomst van de aanbesteding gunstig te noemen: de huidige leverancier blijft de partij waarmee samengewerkt wordt. Voor wat betreft levering van de goederen, de service en het onderhoud blijft 'alles bij het oude.' De huidige uitvoeringsafspraken met Harting-Bank B.V. worden, daar waar nodig, aangescherpl De niet gegunde aanbieders krijgen schriftelijk bericht van de gemeente dat zij de gunning niet hebben gekregen, met daarbij de reden van niet gunning. Deze zogenaamde 'voorlopige gunning' zal plaatsvinden op de dag na uw besluitvorming hieromtrent (20 mei 2009). Daarop kunnen deze aanbieders bij de gemeente om verduidelijking vragen. De gemeente gaat dan met de niet gegunde partijen in overleg om het besluit te verduidelijken. Als de aanbieder niet tevreden is kan hij een juridische procedure beginnen. In het uiterste geval zou dit kunnen leiden tot een uitstel van het afsluiten van het contract met de gegunde aanbieder. Mocht het voornemen tot gunning niet leiden tot een juridisch bezwaar door één of beide van de niet gegunde partijen, dan kan de gunning definitief worden gemaakt. Ondertekening van de raamovereenkomsten kan dan plaatsvinden in week 24 (de week van 8 juni). Communicatie en participatie De gemeente zal tijdig en zorgvuldig met de klanten communiceren over de gevolgen van de gunning. Uitgangspunt is dat er voor de klant niets veranderd. Besluit Het college wordt gevraag om in te stemmen met: 1. het gunningsadvies voor de levering Wmo hulpmiddelen en een raamovereenkomst te sluiten voor twee jaar met de mogelijkheid van verlenging van tweemaal één jaar met Harting-Bank B.V.; 2. het schriftelijk informeren van de andere inschrijvers dat zij niet de gegunde partij zijn; 3. het ter kennisname toesturen van het vertrouwelijk besluit aan de raad; 4. het verlenen van een volmacht aan wethouder Rensen door burgemeester Verkerk om de raamovereenkomsten voor de levering, alsmede de service en het onderhouden van Wmo hulpmiddelen ingevolge de Wmo met de aanbieder te ondertekenen. Albert Wammes 4/4