Hotel- & Vergader accommodatie rijksbreed

Transcriptie

1 Hotel- & Vergader accommodatie rijksbreed VERVOLG MARKTCONSULTATIE (DEEL 2) OPDRACHTGEVER: INKOOPUITVOERINGSCENTRUM BELASTINGDIENST Versie : definitief Kenmerk : IUC Datum : 11 juli 2017

2 Inhoud Hoofdstuk 1. Algemeen Inleiding Planning Aanleveren... 3 Hoofdstuk 2. Vragen marktconsultatie juli 2017 IUC Belastingdienst Pagina 1 van 5

3 Hoofdstuk 1. Algemeen 1.1. Inleiding Voor u ligt het vervolg op de marktconsultatie Hotel- & Vergaderaccommodatie rijksbreed (HVA), met kenmerk IUC17-203, ten behoeve van het Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) Belastingdienst. Op 1 juni 2017 heeft IUC Belastingdienst een marktconsultatie (bijlage 1) uitgezet via TenderNed. Op 15 juni ontving IUC Belastingdienst 14 reacties van respondenten uit de markt. Een samenvatting van de antwoorden op de marktconsultatie treft u in bijlage 2 van dit document. Commercieel vertrouwelijke informatie is hierbij achterwege gelaten in verband met de bescherming van de belangen van marktpartijen. Naar aanleiding van de ontvangen reacties uit de markt heeft IUC Belastingdienst besloten om een 2 e marktconsultatie uit te zetten. Ook in deze marktconsultatie gelden dezelfde voorwaarden zoals opgenomen in hoofdstuk 3 van de vorige marktconsultatie (zie bijlage 1). Het is op basis van deze marktconsultatie niet de bedoeling dat bedrijven een gedetailleerde aanbieding maken. Het beantwoorden van de vragen uit hoofdstuk 2 van deze marktconsultatie is voldoende. Uw antwoorden dienen het IUC Belastingdienst een duidelijk beeld te geven wat uw mogelijkheden en (eventuele) beperkingen zijn. Gelet op de interne planning van de onderhavige aanbesteding is het niet mogelijk om vragen te stellen met betrekking tot dit document. Scope aanbesteding De rijksoverheid dient een nieuwe aanbesteding te organiseren in verband met de expiratie per 1 februari 2018 van de huidige rijksbrede raamovereenkomst Intermediairdienstverlening externe hotel- en vergaderaccommodaties. De huidige jaarlijkse spend ten aanzien van externe hotel- en vergaderaccommodaties bedraagt circa 20 miljoen euro (rijksbreed). De volgende ministeries inclusief hun departementen zijn voornemens deel te nemen aan de voorgenomen Europese aanbesteding: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie Ministerie van Buitenlandse Zaken Ministerie van Defensie Ministerie van Financiën, Belastingdienst Ministerie van Infrastructuur en Milieu Rijkswaterstaat Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Ministerie van Sociale zaken en Werkgelegenheid Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport RIVM Aanbestedende dienst Deze marktconsultatie wordt uitgevoerd door het Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) Belastingdienst van het Belastingdienst/ Centrum voor facilitaire dienstverlening (B/CFD). Bezoekadres: Tiberdreef GG Utrecht Contactpersoon: Mevrouw : S. (Shaneeza) Amzand, senior inkoper cfd.inkoop-aanbestedingen@belastingdienst.nl 11 juli 2017 IUC Belastingdienst Pagina 2 van 5

4 1.2. Planning Hieronder wordt de planning van de deze marktconsultatie weergegeven. Activiteit Datum / periode Publicatie marktconsultatie via vooraankondiging TenderNed 11 juli 2017 Sluitingsdatum voor deelname aan de marktconsultatie 18 juli 2017, uur IUC Belastingdienst is voornemens om de aanbesteding voor Hotel- en vergaderaccommodatie rijksbreed na de zomervakantie (voorlopige datum: 30 augustus 2017) te publiceren Aanleveren Wij verzoeken u de beantwoording in de Nederlandse taal te doen en dit uiterlijk op dinsdag 18 juli 2017 vóór 12:00 uur te mailen naar bovengenoemde adres. Voor het beantwoorden van de vragen kunt u gebruikmaken van Bijlage 3. Indien op genoemde datum geen beantwoording is ontvangen, wordt aangenomen dat u geen beantwoording wenst in te leveren. De Belastingdienst behoudt zich het recht voor om te laat binnengekomen beantwoording op de marktconsultatie toch mee te nemen bij de verdere voorbereiding van de aanbesteding. 11 juli 2017 IUC Belastingdienst Pagina 3 van 5

5 Hoofdstuk 2. Vragen marktconsultatie (deel 2) Naar aanleiding van de responsen uit de markt en de wensen van de deelnemende diensten heeft IUC Belastingdienst een concept aanbestedingsstrategie ontwikkeld passend bij de behoefte van de deelnemende diensten in combinatie met de marktmogelijkheden. Graag wenst IUC Belastingdienst de ontwikkelde concept aanbestedingsstrategie voor te leggen aan marktpartijen met als doel de visie van de markt te betrekken bij de verdere vormgeving van de aanbestedingsstrategie. Voor het bepalen van de aanbestedingsstrategie zijn de volgende uitgangspunten vanuit de klantbehoefte van belang, te weten: 1. Alles moet boekbaar zijn (van vakantiepark tot congrescentra en alles wat er tussen zit); 2. Deelnemende diensten willen de gelegenheid houden om accommodaties rechtstreeks te benaderen voor inventarisatie van mogelijkheden op een locatie; 3. Intermediair faciliteert boekingsproces van aanvraag/reservering tot en met betaling van de accommodatie; 4. Vergoeding intermediair rechtstreeks op basis van geleverde diensten aan de rijksoverheid op basis van een vaste transactiefee; 5. Scherpe tarieven accommodaties; 6. Proportionele annuleringsvoorwaarden m.b.t. accommodaties. Op basis van deze uitgangspunten wensen de deelnemende diensten een intermediair te contracteren voor het boeken van hotelaccommodaties en een intermediair voor het boeken van vergaderaccommodaties. De intermediairs verzorgen een boekingsomgeving waarin een brede keuze aan accommodaties wordt aangeboden en het administratief proces rondom de boeking en betaling van de accommodaties. Deelnemende diensten willen in dit model de intermediair rechtstreeks betalen voor zijn intermediairsdiensten en daarmee afscheid nemen van de vergoeding op basis van commissies van accommodaties. Om scherpe tarieven van accommodaties te creëren op een hotelovernachting en een vergaderarrangement wordt gedacht om een beperkt aantal accommodaties toegang te geven tot de aanbesteding door rechtstreeks te kunnen inschrijven. Dit houdt in dat een beperkt aantal hotel-en vergaderaccommodaties (circa 5 accommodaties voor circa 3 regio s) en een beperkt aantal vergaderaccommodaties (circa 5 accommodaties voor circa 3 regio s) de mogelijkheid wordt gegeven om vaste tarieven (geldig voor één jaar met indexatie) aan te bieden. De beste aanbiedingen worden geselecteerd voor de rijksoverheid als zogenaamd gecontracteerd aanbod. Voor het gecontracteerd aanbod zal een flexibele looptijd overeenkomst worden gehanteerd, waarmee na één jaar (12 maanden) kan worden geëvalueerd op het effect van dit model voor alle partijen. Het zogenaamde gecontracteerd aanbod dient vervolgens te worden opgenomen in de boekingsomgeving van de intermediairs (hotel en vergaderen) en krijgt daarbij een voorkeurspositie in de boekingsomgeving. Dit houdt in dat dit aanbod altijd als eerste wordt getoond bij de zoekresultaten op een hotel- en/of een vergaderaccommodatie van de intermediair. Het gecontracteerd aanbod is daarmee altijd zichtbaar voor een bestelgemachtigde (boeker). Het gecontracteerd aanbod spitst zich toe op circa 3 regio s waar veel geboekt wordt. De betreffende regio s zullen nog nader worden gedefinieerd en bekend worden gemaakt in de aanbesteding. Voor het gecontracteerd aanbod geldt verder dat er geen mogelijkheid bestaat om via perceel 1 (intermediair hotels) en/of perceel 2 (intermediair vergaderen) een ander aanbod te doen dan waarvoor in de aanbesteding tarieven zijn aangeboden. De bestelgemachtigde (boeker) blijft in dit model de vrije keuze behouden om van het gecontracteerd aanbod gebruik te maken of niet. Er geldt derhalve geen omzetgarantie voor het zogenaamde gecontracteerd aanbod noch voor de intermediairs perceel 1 en perceel 2. Het boekingsproces van het zogenaamde gecontracteerd aanbod verloopt via de intermediairs, zodat voor de bestelgemachtigde (boeker) dezelfde ontzorging geldt als voor het boeken van een accommodatie wat niet in het gecontracteerd aanbod zit. De intermediair heeft derhalve bij iedere boeking een rol om het administratieve proces te verzorgen (van bevestiging tot en met betaling 11 juli 2017 IUC Belastingdienst Pagina 4 van 5

6 van de factuur en managementinformatie). De intermediair ontvangt hiervoor een vergoeding in de vorm van een boekingsfee. Deze concept aanbestedingsstrategie betekent dat de aanbesteding in vier (4) percelen is op te delen, te weten: Perceel 1: Intermediair hotelaccommodaties met online boekingstool (één raamovereenkomst) Perceel 2: Intermediair vergaderaccommodaties met online boekingstool (één raamovereenkomst) Perceel 3: Gecontracteerde Hotel- & vergaderaccommodaties (circa vijf overeenkomsten per regio) Perceel 4: Gecontracteerde Vergaderaccommodaties (circa vijf overeenkomsten per regio) Deze marktconsultatie gaat vooral over perceel 3 en 4. Het wordt op prijs gesteld als zowel hoteliers, vergadercentra als intermediairs reageren op onderstaande vragen. Vraag 1 a. Welke voor- en nadelen ziet u bij deze aanbestedingsstrategie? b. Specifiek voor hoteliers en vergadercentra: Zou u geïnteresseerd zijn om in te schrijven op perceel 3 en/of 4? Zo ja, onder welke voorwaarden en zo nee, waarom niet? Vraag 2 Hoe gaat een beoogd gecontracteerde hotel- en/of vergaderaccommodatie van perceel 3 of perceel 4 om met de beschikbaarheid van kamers/vergaderzalen. Kunnen hiervoor minimum garanties worden afgegeven in de vorm van een minimum beschikbaarheid? Wat zijn redelijke voorwaarden ten aanzien van beschikbaarheid? Vraag 3 Deze vraag is specifiek voor intermediair. Deelnemende diensten wensen ook boekingen te kunnen doen bij bungalow- /vakantieparken. Kunt u in deze wens voorzien? Zo nee, wat zijn de belemmeringen? 11 juli 2017 IUC Belastingdienst Pagina 5 van 5