Marktconsultatie. Project: Aanbesteding Uitzendkrachten en Payroll. Aanbestedingsnummer: NO-LW consultatiedocument

Transcriptie

1 Marktconsultatie consultatiedocument Project: Aanbesteding Uitzendkrachten en Payroll Aanbestedingsnummer: NO-LW Plaats Groningen Datum Status definitief Versie 1.0

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding Opbouw van het document De Aanbestedende dienst Contactgegevens aanbestedende dienst Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) DUO en het Inkoop Uitvoeringscentrum Noord Doelgroep marktconsultatie Meedoen Doel aanbesteding Uitzendkrachten en Payroll Marktconsultatie proces Doel Procedure marktconsultatie Plaats van de marktconsultatie in het aanbestedingstraject Marktconsultatie voorwaarden en condities Vergoeding Voorbehoud Openbaarheid van de marktconsultatie Voorwaarden en aansprakelijkheden DUO Rechtskracht Vertrouwelijkheid en eigenaarschap Communicatie Vragen / vervolg Te beantwoorden vragen Mondelinge consultatie Vervolgstappen... 9 Status: definitief 1.0 pag. 2 van 9

3 1. INLEIDING Dienst uitvoering Onderwijs (DUO) wil aan de hand van dit document een schriftelijke marktconsultatie uitvoeren ter voorbereiding op het te starten aanbestedingstraject. Het aanbestedingstraject moet leiden tot de het contracteren van een partner voor het leveren van uitzendkrachten aan DUO en het contracteren van een partner voor het verzorgen van de payroll voor DUO. 1.1 OPBOUW VAN HET DOCUMENT Dit document is als volgt opgebouwd. Hoofdstuk 1 geeft achtergrondinformatie over de organisatie DUO en het project aanbesteding Uitzendkrachten en Payroll. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de procedure. Tenslotte wordt in hoofdstuk 3 de vragen en verwachtingen van de uit te voeren marktconsultatie beschreven. 1.2 DE AANBESTEDENDE DIENST De opdrachtgever van de beoogde opdracht is Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Tijdens de aanbesteding wordt DUO vertegenwoordigd door L. Wijnen, inkoper. Ten behoeve van deze aanbestedingsprocedure is een projectteam samengesteld, waarin zowel inhoudelijke deskundigheid als procedurele en juridische deskundigheid vertegenwoordigd is Contactgegevens aanbestedende dienst Naam : Dienst Uitvoering Onderwijs T.a.v. : Dhr. L. Wijnen Postadres : Postbus 30155, 9700 LG Groningen Bezoekadres : Kempkensberg 12, 9722 TB Groningen Telefoon : aanbesteding@duo.nl Website : Vervangend contactpersoon: Naam : Dienst Uitvoering Onderwijs T.a.v. : Dhr. A. Riksten Postadres : Postbus 30155, 9700 LG Groningen Bezoekadres : Kempkensberg 12, 9722 TB Groningen Telefoon : aanbesteding@duo.nl Website : DIENST UITVOERING ONDERWIJS (DUO) Missie: DUO is de uitvoeringsorganisatie van de rijksoverheid voor het onderwijs. DUO financiert en informeert onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen en organiseert examens. Zo maakt DUO goed onderwijs mogelijk. Hoofdtaken: Bekostigen van onderwijsinstellingen Verstrekken van studiefinanciering en tegemoetkoming schoolkosten Innen van lesgelden en studieschulden Verstrekken van leningen en vergoedingen aan inburgeringsplichtigen Verzamelen en beheren van onderwijsgegevens Organiseren van staats- en inburgeringsexamens Verzorgen van logistieke taken ten behoeve van het centraal examen voortgezet onderwijs Verzorgen van aanmelding, selectie en plaatsing (hoger onderwijs) Status: definitief 1.0 pag. 3 van 9

4 Erkennen en legaliseren van diploma s, beheren Diplomabank Fungeren als Nationaal Europass Centrum Nederland Verrijken van onderwijsgegevens tot informatieproducten Klanten: Scholieren en studenten en hun ouders Terugbetalers Leraren Inburgeringsplichtigen Scholen in primair onderwijs, voortgezet onderwijs, beroeps- en volwasseneneducatie en hoger onderwijs Medewerkers en vestigingen: Aantal fte: ca Vestigingen in Groningen (hoofdkantoor) en Zoetermeer Veertien servicekantoren Zeven examenlocaties Gegevens relaties met andere organisaties: Gemeenten Belastingdienst Sociale Verzekeringsbank SUWI-keten (UWV WERKbedrijf en Sociale Diensten) Centraal Bureau voor Statistiek Po-instellingen Vo-instellingen Bve-instellingen Ho-instellingen Wo-instellingen Ministerie van LNV Deurwaarders Banken Beheersvoorziening BSN Voor meer informatie over de organisatie van Aanbestedende dienst zie: DUO EN HET INKOOP UITVOERINGSCENTRUM NOORD De Aanbestedende dienst kan niet voorspellen hoe haar organisatie zich gedurende de looptijd van de nieuw af te sluiten Overeenkomst zal gaan ontwikkelen. Mogelijke organisatorische, maatschappelijke of politieke ontwikkelingen kunnen wellicht invloed hebben op het aantal deelnemers en daarmee de scope van de Opdracht. Dit vraagt om een flexibele opstelling van de Inschrijver. Aanbestedende dienst (DUO) heeft het initiatief op zich genomen om per juli 2013 tot de vorming van een Inkoop Uitvoeringscentrum (IUC) over te gaan. Dit betekent dat gedurende de looptijd qua inkoopactiviteiten deelnemers van het IUC mogelijk gebruik gaan maken van de te sluiten Raamovereenkomst. Dit geldt voor zowel perceel 1 als 2. Het IUC zal gevormd worden door DUO en het CJIB per juli Op dit moment is de kans reëel dat het CJIB in 2015 bij het nu aan te besteden contract gaat aansluiten. Dit is echter nog niet zeker. Derhalve wordt er in dit document niet verder aan de organisatie van CJIB gerefereerd. Daarnaast zal DUO per 1 juli 2013 starten met de bouw van een datacenter (ODC Noord) in Groningen. Het moet mogelijk zijn om voor dit datacenter bestellingen of afroepen onder de te sluiten Raamovereenkomst te doen. Status: definitief 1.0 pag. 4 van 9

5 1.5 DOELGROEP MARKTCONSULTATIE De beoogde doelgroep voor de aanbesteding zijn geïnteresseerde marktpartijen op het gebied van Uitzendkrachten en payroll oplossingen. Deze partijen dienen oplossingen aan te kunnen bieden voor vraagstukken binnen DUO. Dit marktconsultatie document wordt via Tenderned gepubliceerd en is voor alle marktpartijen inzichtelijk. Geïnteresseerde marktpartijen kunnen zich aanmelden door contact op te nemen met de onder paragraaf genoemde contactpersoon. Deze partijen worden dan door de opdrachtgever uitgenodigd voor deelname aan deze marktconsultatie. 1.6 MEEDOEN U dient voor maandag 13 mei, 12:00uur uw beantwoording op de in paragraaf 3.1 gestelde vragen te hebben ingediend om deel te kunnen nemen aan deze marktconsultatie. Reacties na deze datum worden niet meegenomen in de verdere consultatie. Door indiening van uw beantwoording via het onder genoemde adres neemt u deel aan de marktconsultatie. Wanneer u zich aanmeldt voor deze marktconsultatie dient u in de week van 20 tot en met 24 mei beschikbaar te zijn om op de onder aangegeven locatie toelichting te geven op de door u verstrekte beantwoording. 1.7 DOEL AANBESTEDING UITZENDKRACHTEN EN PAYROLL Het overeenkomen en implementeren van een raamcontract voor het inhuren van uitzendkrachten en payroll voor DUO vanaf 1 januari Status: definitief 1.0 pag. 5 van 9

6 2. MARKTCONSULTATIE PROCES 2.1 DOEL De hoofddoelstelling van deze marktconsultatie is inzicht krijgen in het optimale uitwerkingsniveau van het Programma van Eisen in de hier op volgende aanbesteding. 2.2 PROCEDURE MARKTCONSULTATIE DUO heeft er voor gekozen een schriftelijke consultatie uit te voeren. Concreet betekent dit dat wij u vragen de door ons in dit document benoemde vraagstellingen schriftelijk te beantwoorden en uw beantwoording per op te sturen naar aanbesteding@duo.nl. DUO zal de input die de beantwoording uit de markt geven gebruiken voor een verdere aanscherping van haar vraagstelling. Ook beoogd DUO de algehele kwaliteit van het aanbestedingsdocument en het aanbestedingsproces een positieve impuls te geven. De marktconsultatie bestaat uit: Het openbaar publiceren van dit document op Het indienen van de beantwoording van de vragen door marktpartijen. Het eventueel uitnodigen van enkele marktpartijen om nader in te gaan op de door die marktpartijen aangedragen antwoorden. LET OP: Dit is een optie die DUO zich nadrukkelijk voorbehoud. Openbaarmaking van een algeheel verslag van de gehele marktconsultatie. Hierbij wordt rekening gehouden met de onder 2.4 beschreven voorwaarden en condities. Van de marktconsultatie zal één integraal verslag worden gemaakt. Dit verslag zal worden gepubliceerd op TenderNed zodat alle potentiële aanbieders gelijk geïnformeerd zijn. 2.3 PLAATS VAN DE MARKTCONSULTATIE IN HET AANBESTEDINGSTRAJECT Deze marktconsultatie is geen onderdeel van een aanbestedingstraject. De marktconsultatie voor dit project kan gedefinieerd worden als: het voorafgaand aan de formele aanbestedingsprocedure, wederzijds vrijblijvend, met volledige openbaarheid en zonder verplichtingen, ontvangen van informatie van uitvoerende partijen ten aanzien van de aanbesteding van de opdracht, teneinde deze te gebruiken om eisen en wensen voor deze opdracht te kunnen bepalen. 2.4 MARKTCONSULTATIE VOORWAARDEN EN CONDITIES Vergoeding De door deelnemers in het kader van deze marktconsultatie gemaakte kosten komen niet in aanmerking voor een vergoeding Voorbehoud De verkregen informatie kan leiden tot nieuwe inzichten met betrekking tot uitzendkrachten en payroll. Dit kan tot gevolg hebben dat DUO de scope voor de aanbesteding nog aanpast. Er kunnen daarom geen rechten ontleend worden aan het feit dat deze marktconsultatie gehouden wordt Openbaarheid van de marktconsultatie De resultaten voortvloeiend uit de consultatie zijn openbaar met uitzondering van bedrijfsgevoelige gegevens (zie paragraaf Vertrouwelijkheid en eigenaarschap ). Openbaar wil zeggen dat de resultaten van deze marktconsultatie extern bekend zullen worden gemaakt. Daarnaast worden de resultaten van deze marktconsultatie als onderdeel toegevoegd aan het uiteindelijke Status: definitief 1.0 pag. 6 van 9

7 aanbestedingsdocument. Resultaten worden (extern) bekend gemaakt zoals in paragraaf 2.2 Procedure marktconsultatie omschreven Voorwaarden en aansprakelijkheden DUO Het al dan niet meedoen aan deze marktconsultatie heeft geen verdere consequenties voor een eventueel latere aanbesteding. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan de informatie die door de deelnemers dan wel de opdrachtgever is verstrekt in de marktconsultatie. Daarnaast is het van belang te weten dat informatie uit deze marktconsultatie kan afwijken van informatie die later in het kader van de aanbesteding wordt verstrekt Rechtskracht Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken in het kader van deze marktconsultatie hebben geen rechtskracht Vertrouwelijkheid en eigenaarschap Deze marktconsultatie maakt geen onderdeel uit van een aanbestedingsprocedure en is voor zowel de opdrachtgever als voor de marktpartijen geheel vrijblijvend. Bedrijfsgevoelige gegevens dienen vooraf door de leverancier als bedrijfsgevoelig aangemerkt te worden, vervolgens worden deze gegevens strikt vertrouwelijk door DUO behandeld. De organisatie die de informatie aanlevert blijft eigenaar van deze informatie. Echter mag DUO gebruikmaken van deze informatie in het kader van de aanbesteding Uitzendkrachten en Payroll (met kenmerk NO-LW ). DUO zal er voor zorg dragen dat de verstrekte informatie niet te herleiden zal zijn tot de betreffende marktpartij Communicatie Per en via Status: definitief 1.0 pag. 7 van 9

8 3. VRAGEN / VERVOLG De marktconsultatie is bedoeld om een beter inzicht te krijgen in de eisen en wensen die gebruikt kunnen worden in de uiteindelijke aanbesteding. In dit hoofdstuk treft u de vragen die u dient te beantwoorden. 3.1 TE BEANTWOORDEN VRAGEN Om zorg te dragen dat alle geïnteresseerden eenzelfde detailniveau van uitwerking hanteren gelden voor de beantwoording van de vragen de volgende vormvereisten: - Maximaal een halve A4 beantwoording per vraag - Lettertype Arial - Fontsize 10. De te beantwoorden vragen: Vragen met betrekking tot inhoud - Door informele afspraken tussen DUO en de vakbonden komen er geen nieuwe payrollers bij. Vanwege onvoldoende toekomstvast werk kan DUO de huidige groep payrollers geen vaste aanstelling bieden. Concreet betekent dit dat er een bepaalde populatie payroll aangeboden wordt en dat deze populatie gedurende het contract alleen maar zal krimpen. De snelheid waarmee deze krimp plaatsvindt is niet bekend. Ook is het niet zeker of deze krimp door zal zetten. Indien politieke ontwikkelingen de mogelijkheid bieden om payroll weer te gebruiken, is de kans reëel dat DUO dit weer zal gaan doen. VRAAG 1: DUO is voornemens de groep payroll in een apart perceel aan te besteden. Hoe adviseert u, in relatie tot bovenstaande informatie, DUO deze populatie flexwerkers aan te besteden? VRAAG 2: Uitzendkrachten die worden ingehuurd via het huidige contract dienen een zo soepel mogelijke transitie te beleven. Hoe kunnen wij onze vraagstelling in de aanbesteding dusdanig formuleren dat u hier een goede suggestie voor kunt doen? VRAAG 3: DUO beoogt een aanzienlijke besparing te halen met deze overeenkomst. Hoe dagen wij u in de offerteaanvraag uit om verlaging van de kosten te bereiken? Splits uw antwoord in lagere kosten en lager tarief. En welke suggestie voor de verdeling prijs / kwaliteit zou u derhalve doen? Vragen met betrekking tot het proces van aanbesteding VRAAG 4: In welke gevallen zult u besluiten niet in te schrijven op deze opdracht? VRAAG 5: Welke risico s ziet u in het aanbestedingstraject met betrekking tot de aanbestedingswet? Beschrijf zowel risico s voor u als voor DUO. Wat moet DUO doen om deze risico s te verlagen? VRAAG 6: Geef aan welke informatie in het aanbestedingsdocument en tot in welke mate van detail u nodig heeft om een zo scherp mogelijke aanbieding te formuleren. Geef ook aan wat u in vergelijkbare aanbestedingen hebt gemist om een scherpe(re) inschrijving te doen. 3.2 MONDELINGE CONSULTATIE De mogelijkheid bestaat dat u uitgenodigd wordt voor een mondelinge toelichting op uw beantwoording. Zie hiervoor ook paragraaf 2.2. Status: definitief 1.0 pag. 8 van 9

9 Van een mondelinge consultatie zal verslaglegging gedaan worden. Deze verslaglegging wordt er goedkeuring aan u voorgelegd alvorens deze openbaar gemaakt wordt. 3.3 VERVOLGSTAPPEN De resultaten van de schriftelijke (en eventueel mondelinge) consultatie zullen in het aanbestedingsdocument worden verwerkt. De aanbesteding zal vervolgens in de zomer van 2013 starten middels publicatie van de aankondiging. Status: definitief 1.0 pag. 9 van 9