Het Onderwijsnummer in het Voortgezet Onderwijs ALGEMENE INFORMATIE OVER DE WET ONDERWIJSNUMMER VOOR SCHOLEN IN HET VOORTGEZET ONDERWIJS

Transcriptie

1 Het Onderwijsnummer in het Voortgezet Onderwijs \ ALGEMENE INFORMATIE OVER DE WET ONDERWIJSNUMMER VOOR SCHOLEN IN HET VOORTGEZET ONDERWIJS

2 2 5Wet Onderwijsnummer Er is een nieuwe wet, de Wet Onderwijsnummer. Met deze wet krijgt iedereen die door de overheid bekostigd onderwijs volgt een persoonsgebonden nummer, ook wel onderwijsnummer genoemd. De invoering van het onderwijsnummer zal onder meer gevolgen hebben voor de administratie van de scholen in het voortgezet onderwijs en voor de gegevensuitwisseling tussen de scholen en instanties als de Informatie Beheer Groep (IB-Groep) en Centrale Financiën Instellingen (Cfi). De wet in het kort Op basis van de Wet Onderwijsnummer wordt het onderwijsnummer ingevoerd bij alle door de overheid bekostigde onderwijsinstellingen. Bij de IB-Groep worden per onderwijsvolgende het onderwijsnummer en overige persoons- en onderwijsgegevens in het Basisregister Onderwijsnummer opgeslagen. Dit betekent dat alle leerlingen, scholieren en studenten een nummer krijgen dat gebruikt wordt gedurende het hele onderwijstraject van primair onderwijs tot en met wetenschappelijk onderwijs. Bij inschrijving aan een onderwijsinstelling moet het sofinummer worden overlegd door de onderwijsvolgende zelf of door de ouders. Wanneer degene die onderwijs volgt of wil volgen geen sofinummer heeft, wordt door de IB-Groep een alternatief nummer verstrekt. De in de basisregistratie opgeslagen onderwijsnummers en gegevens worden door de IB-Groep geanonimiseerd aangeleverd aan Cfi. Dit houdt in dat de gegevens bij Cfi niet meer te herleiden zijn tot de persoon. Deze gegevens worden door Cfi gebruikt voor de bekostiging van de onderwijsinstellingen. Voor het maken van beleids- en managementinformatie wordt eveneens gebruik gemaakt van deze geanonimiseerde gegevens. Meer inhoudelijke informatie over de Wet Onderwijsnummer vindt u op de internetsite

3 5Doelstellingen wet Kwalitatief goede beleidsinformatie is voor het 3 Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij van belang voor een verdere verbetering van leerling-ramingen en betrouwbare begrotingen. Maar vooral voor het ontwikkelen, vaststellen en evalueren van het onderwijsbeleid. Het is hierbij de bedoeling dat informatie die nu op verschillende manieren wordt opgevraagd, eenmalig en doelmatig verzameld wordt en daardoor een hoger kwaliteits- en gebruikersniveau krijgt. De beleidsinformatie wordt ook voor scholen toegankelijk gemaakt, zodat ook zij daar hun beleid op af kunnen stemmen. Het verbeteren van de toegankelijkheid van beleidsinformatie Het verlichten van de administratieve last voor scholen Door gebruik te maken van het onderwijsnummer ontstaat er een vereenvoudiging in de levering van administratieve gegevens. Dit leidt op termijn tot minder bevragingen. Daarnaast worden scholen gestimuleerd hun administratie verder te automatiseren en te streven naar een doelmatige, meer geavanceerde wijze van uitwisseling van informatie, die bijdraagt aan optimalisering van het proces van gegevensuitwisseling. Het verbeteren van de controle op de rechtmatigheid van de bekostiging van scholen. Het Basisregister Onderwijsnummer wordt gebruikt als basis voor de bekostiging van onderwijs. Hierdoor is een betere controle mogelijk van de bekostiging. Eventuele dubbeltellingen van leerlingen worden hierdoor bijvoorbeeld direct zichtbaar.

4 4 Gefaseerde 5invoering Zorgvuldigheid is bij het invoeringstraject van groot belang. Om die reden heeft de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen gekozen voor gefaseerde invoering van het onderwijsnummer. Het voortgezet onderwijs heeft de primeur: de invoering van het onderwijsnummer start in Het tijdstip waarop de andere onderwijssectoren het onderwijsnummer invoeren is afhankelijk van de uitkomsten van de invoering in het voortgezet onderwijs. Wanneer de invoering in het voortgezet onderwijs naar wens verloopt, is daarna het beroeps- en volwassenenonderwijs inclusief het agrarisch onderwijs aan de beurt. Dit zal naar verwachting in 2003 zijn. Dit geldt ook voor het hoger onderwijs. Tenslotte wordt, naar verwachting, in 2004 het onderwijsnummer ingevoerd in het primair onderwijs. Het sofi-nummer Voor het onderwijsnummer wordt gebruik gemaakt van het sofi-nummer. In het eerste kwartaal van 2002 ontvangen (ouders van) leerlingen in de leeftijdscategorie van 10 tot 18 jaar van de Belastingdienst een brief waarin het sofi-nummer wordt verstrekt. Omdat dit nummer van alle leerlingen opgenomen moet worden in de leerlingenadministratie van de school, kan de school vanaf dat moment het sofi-nummer bij de ouders of leerlingen opvragen en opnemen in de leerlingenadministratie. Leerlingen die om de één of andere reden (nog) geen sofi-nummer hebben, krijgen via de school een onderwijsnummer dat door de school aangevraagd moet worden bij de IB- Groep.

5 5

6 ] Gegevens Voor het werken met het onderwijsnummer is elektronische gegevensuitwisseling zeer gewenst. Het gaat daarbij om een on-line uitwisseling van gegevens tussen scholen en de IB- Groep, waar gegevens van alle leerlingen in het Basisregister Onderwijsnummer worden opgeslagen. Wélke gegevens worden opgenomen in het basisregister kunt u lezen op de internetsite over het onderwijsnummer. 6 Elektronische gegevensuitwisseling Scholen hebben te maken met een groot aantal partijen die gegevens nodig hebben. Op dit moment is er geen standaard voor gegevensuitwisseling en sluit de bevraging niet aan op de onderwijssystemen. Het onderwijsnummer draagt bij aan het proces van een effectievere gegevensuitwisseling. Om dit te kunnen realiseren moeten de scholen allereerst het sofi-nummer (dat gebruikt wordt voor het onderwijsnummer) van al hun leerlingen opnemen in hun leerlingenadministratie. Veelal zal het administratiepakket hierop moeten worden aangepast. Voor scholen in het voortgezet onderwijs is de periode van februari tot oktober 2002 uitgetrokken om de administratie aan te passen. Vanaf oktober 2002 kunnen scholen in het voortgezet onderwijs gegevens met betrekking tot het onderwijsnummer elektronisch aanleveren aan de IB-Groep. Op het moment dat gegevens zijn opgeslagen in het Basisregister Onderwijsnummer, zorgt de IB- Groep ervoor dat de gegevens daar terecht komen waar ze nodig zijn.

7 Instantie: Centraal Bureau voor de Statistiek Centrale Financiën Instellingen gemeenten Informatie Beheer Groep Inspecties Onderwijs Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen scholen Sociale Verzekeringsbank Gebruik door derden In de Wet Onderwijsnummer is bepaald welke instanties met welk doel gebruik mogen maken van de gegevens uit het Basisregister Onderwijsnummer. Hieronder vindt u een opsomming van instanties die gebruik mogen maken van de gegevens uit het Basisregister Onderwijsnummer en met welk doel. Op de internetsite over het onderwijsnummer leest u meer over het gebruik van de gegevens uit het basisregister. ]7 Gebruikt gegevens voor: sociaal-economische statistiek beleidsinformatie en bekostiging van scholen controle op de leerplicht, voortijdig schoolverlaten en de inburgering uitvoering van de Wet op de Studiefinanciering, Wet Tegemoetkoming Studiekosten en inning van lesgelden toezicht op scholen beleidsinformatie en bekostiging van scholen in het agrarisch onderwijs beleidsinformatie en bekostiging van scholen eigen leerlingenadministratie uitvoering van de Kinderbijslag

8 8] Bescherming persoonsgegevens Het onderwijsnummer wordt samen met de gegevens van de leerling opgeslagen in het Basisregister Onderwijsnummer. Om privacy te kunnen garanderen is het gebruik van de gegevens strikt gescheiden van het beheer ervan. De IB-Groep beheert het Basisregister Onderwijsnummer en slaat hierin de gegevens op. Dit basisregister is ondergebracht bij een speciaal daarvoor ingerichte organisatieeenheid van de IB-Groep. Deze eenheid is ingericht met als doel kwaliteitsverbetering van de dienstverlening richting onderwijsveld, en heeft als hoofdtaak het beheer van het Basisregister Onderwijsnummer. In de Wet Onderwijsnummer is vastgesteld welke gegevens in het Basisregister Onderwijsnummer worden opgenomen. Zowel ouders van minderjarige leerlingen als leerlingen van achttien jaar en ouder kunnen bij de IB-Groep om inzage vragen van hun gegevens die in het basisregister staan geregistreerd. Ze kunnen hiervoor ook terecht bij hun school want deze ontvangt voor de eigen leerlingen een kopie van het Basisregister Onderwijsnummer. Overigens verbiedt de wet het gebruik van het onderwijsnummer voor de uitvoering van de Vreemdelingenwet.

9 9

10 10 \ Informatie & vragen Bij de invoering van de Wet Onderwijsnummer zijn verschillende partijen betrokken. Dit vraagt om goede en heldere communicatie over de stand van zaken rondom de invoering. De uitvoeringsorganisaties (IB-Groep en Cfi) hebben de taak u zo goed mogelijk te informeren over de gegevensuitwisseling tussen de scholen, de IB-Groep en Cfi met behulp van het onderwijsnummer. Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen informeert, in samenwerking met de uitvoeringsorganisaties en de scholen, de (ouders van) leerlingen. Voorlichting Om de scholen te informeren over de invoering van de Wet Onderwijsnummer zetten de IB- Groep en Cfi verschillende middelen in. Allereerst is er de internetsite over het onderwijsnummer. Op deze site vindt u algemene informatie over de Wet Onderwijsnummer, maar ook actualiteiten als veelgestelde vragen en laatste nieuws. De site is bedoeld voor zowel scholen als ouders en leerlingen. Om contacten op te bouwen en informatie te verschaffen aan het onderwijsveld organiseren de IB-Groep en Cfi informatiebijeenkomsten in samenwerking met de gebruikersgroepen van softwarepakketten. Tijdens deze bijeenkomsten krijgen scholen informatie over de Wet Onderwijsnummer en de invoering ervan. Relatiebeheerders van de IB-Groep en Cfi zullen proberen vragen te beantwoorden, eventuele knelpunten te inventariseren en mogelijk op te lossen. Naast de internetsite en de informatiebijeenkomsten wordt het onderwijsveld geïnformeerd via Nieuwsbrieven.

11 \Meer informatie De invoering van het onderwijsnummer roept wellicht nog vragen bij u op. Voor meer informatie verwijzen we u naar Scholen kunnen met hun vragen ook terecht bij de Helpdesk Onderwijsnummer (kijkt u eerst even of het antwoord op uw vraag te vinden is onder de veelgestelde vragen op de site). Wanneer een medewerker niet in staat is uw vraag meteen te beantwoorden, bijvoorbeeld bij juridische kwesties, wordt de vraag doorgespeeld naar juristen en wordt u op een later tijdstip teruggebeld. De helpdesk is tijdens werkdagen telefonisch te bereiken van 9.00 tot uur. Een sturen kan natuurlijk altijd. Telefoon: (079) onderwijsnummer@ib-groep.nl Ouders en leerlingen kunnen meer informatie krijgen via de Postbus 51 Infolijn, op werkdagen bereikbaar van tot uur. Telefoon:

12 Dit is een gezamenlijke uitgave van de Informatie Beheer Groep,Centrale Financiën Instellingen en het Ministerie van Onderwijs,Cultuur en Wetenschappen Fotografie Robert van der Molen Publicatie januari 2002 Druk Zalsman,Groningen Aan deze publicatie kunnen geen rechten worden ontleend OS-01