2. Op maandag 16 december 2013 heeft DPC de Nota van Inlichtingen 1 gepubliceerd.

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen 2 Van Dienst Publiek en Communicatie Datum 8 januari 2014 Opdrachtnaam Aanbestedingsnummer Europese aanbesteding Inhuur webredactiecapaciteit TED nummer: 2013/S Ea0029 Kenmerk Aantal pagina s 5 Bijlage(n) - Algemene informatie en mededelingen: 1. Dit is de tweede Nota van Inlichtingen inzake de Europese aanbesteding Inhuur webredactiecapaciteit met aanbestedingsnummer Ea0029. Deze Nota van Inlichtingen 2 is op woensdag 8 januari 2014 gepubliceerd op 2. Op maandag 16 december 2013 heeft DPC de Nota van Inlichtingen 1 gepubliceerd. 3. De sluitingstermijn voor de tweede en laatste vragenronde was op vrijdag 3 januari Gegadigden hebben nog vier (aanvullende) vragen gesteld. 4. Hieronder treft u geanonimiseerd de beantwoording aan van de schriftelijk ingediende vragen. 5. Deze Nota van Inlichtingen 2 wordt hiermee integraal onderdeel van het Beschrijvend document en is bindend en leidend. 6. De sluitingstermijn voor het indienen van de Inschrijvingen is op vrijdag 17 januari 2014, om uur. Nota van Inlichtingen 2, Europese aanbesteding Inhuur webredactiecapaciteit, aanbestedingsnummer Ea0029 1

2 Nr. Paragraaf/ Pagina Vraag U beoordeelt de leverbetrouwbaarheid van de inschrijvers op basis van een percentage van te leveren, geschikte en beschikbare kandidaten ten opzichte van het totaal aantal offerteaanvragen per kwartaal. Dit percentage is afhankelijk van een aantal factoren waaronder de precieze aard van de opdracht, de omvang van de opdrachten en het aantal opdrachten per kwartaal. De aanbestedingsdocumenten geven hier echter geen inzicht in. Naar onze mening is het voor inschrijvers dan ook onmogelijk om realistische percentages op te geven. Het gevolg hiervan is dat elke inschrijver deze uitvraag op zijn eigen manier zal interpreteren. Er bestaat een risico dat inschrijvers in deze fase hoge percentages opgeven en bij de uiteindelijke aanvraag geen offerte indienen. Bovenstaande lijkt ons in tegenspraak met het transparantiebeginsel. Immers, inschrijvers moeten weten wat van hen wordt verwacht. Mogelijke grote verschillen in interpretatie maken het voor inschrijvers moeilijk zich op correcte gronden te onderscheiden en maken het voor u moeilijk dit gunningscriterium objectief te beoordelen. In haar huidige vorm lijkt dit criterium ons dan ook niet geschikt om de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (mede) te bepalen. a. Wij verzoeken u dan ook het gunningcriterium te verwijderen of aan te passen. Indien u besluit dit gunningscriterium te hanteren verzoeken wij u meer inzicht te geven in de uit te voeren opdrachten, bijvoorbeeld een indicatie van het totaal aantal offerte aanvragen per kwartaal, zodat inschrijvers een werkelijk passende inschrijving kunnen doen. Wij handhaven het gunningscriterium K1.5 en willen u met onderstaande informatie meer inzicht geven in het totaal aantal te verwachten Offerteaanvragen per kwartaal aan de hand waarvan u en de overige Inschrijvers de leverbetrouwbaarheid kunnen bepalen. Op basis van de indicatie uit paragraaf 3.8 van het Beschrijvend document kunt u voor de berekening uitgaan van de laatst bekende jaaromzet (2012) van ,- exclusief btw ( ,- inclusief btw) waarop wij de volgende berekening toepassen: 1) Dit is per kwartaal ,- exclusief btw. 2) Een gemiddeld uurtarief van de drie profielen van 70,- exclusief btw leidt tot circa 7100 uur inhuur. 3) De normale inzet van 32 uur per week en circa 10% afwezigheid door bijvoorbeeld vakantie en ziekte leidt tot (32 uur x 13 weken 10%=) 378 te declareren uren per kwartaal per opdracht. 4) Er zijn dus gemiddeld 7100 / 378 = 19 opdrachten per kwartaal. 5) Deze negentien opdrachten zullen niet gelijkmatig verdeeld zijn over een kwartaal, en ook in het jaar zullen er minder opdrachten in de zomervakantie en in het laatste kwartaal zijn (minder werkzaamheden en/of minder budget beschikbaar). Op mogelijke piekmomenten kunt u daarom Nota van Inlichtingen 2, Europese aanbesteding Inhuur webredactiecapaciteit, aanbestedingsnummer Ea0029 2

3 uitgaan van 25 Offerteaanvragen van 32 uur per week per kwartaal. Omdat dit een indicatie betreft wordt na een periode van zes maanden na ingang van de Raamovereenkomst met alle Opdrachtnemers een herijking van hun opgegeven percentage gedaan als blijkt dat het aantal opdrachten van de dan afgelopen twee kwartalen hoger ligt dan de indicatieve 25 die hierboven berekend zijn. De mate van herijking zal in gezamenlijk overleg met de vijf Opdrachtnemers plaatsvinden en het eventuele nieuwe percentage zal opgenomen worden in een bij de Raamovereenkomst. Wij maken voor het bepalen van het percentage leverbetrouwbaarheid een uitzondering voor zogenaamde spoedopdrachten, zie tevens het antwoord bij vraag 33 van de eerste Nota van Inlichtingen (NvI). Dit type opdrachten telt niet mee in het bepalen van het te behalen percentage per kwartaal. Spoedopdrachten zijn opdrachten waarvoor de Nadere opdrachtgever de termijnen als genoemd in de processtappen 5, 7 en 8 in paragraaf (Proces inhuur webredactiecapaciteit) in de Offerteaanvraag verkort zijn omdat er op korte termijn behoefte is aan capaciteit. Nadere opdrachtgever zal de Offerteaanvraag dan ook als Spoedopdracht kenmerken. Deze definitie van Spoedopdracht en de uitzondering op het percentage leverbetrouwbaarheid zal in de ROK voor Perceel 1 opgenomen worden. Voor wat betreft de aard van de opdrachten wordt het merendeel van de opdrachten uitgezet voor medior en senior webredacteuren en slechts een klein deel eindredacteuren. De werkzaamheden van deze redacteuren zijn beschreven in de functieprofielen die bij de aanbestedingsdocumenten zijn gevoegd. Nr. Paragraaf/ Pagina Vraag a. In deze branche werken veel ZZP ers. Hoe gaat u om met een situatie waarbij verschillende bureaus dezelfde kandidaten voorstellen? b. Het is goed mogelijk dat meerdere nadere opdrachtgevers tegelijkertijd een uitvraag doen. Mogen wij één kandidaat aan meerdere opdrachtgevers voorstellen? a. Wij verwachten dat de Opdrachtnemer alleen kandidaten, die ZZP ers zijn, voorstelt als hierover vooraf overleg heeft plaatsgevonden met deze kandidaat. Wij verwachten dan ook dat u het aangeeft in uw Offerte als de kandidaat ook op een andere opdracht of door een andere Opdrachtnemer op deze opdracht is voorgesteld. Mocht het echter alsnog voorkomen dat één kandidaat door verschillende Opdrachtnemers is voorgesteld, dan kan de Nadere opdrachtgever na beoordeling van de CV s de geschikte kandida(a)t(en) eventueel uitnodigen voor een kennismakingsgesprek. Indien de keuze op deze kandidaat valt, dan zal Nadere opdrachtgever aan de Opdrachtnemer met de in de Offerteaanvraag genoemde beste prijs-kwaliteit verhouding gunnen. b. Wij verwachten van opdrachtnemers dat zij het melden in de Offerte wanneer een kandidaat ook aan (een) andere Nadere Nota van Inlichtingen 2, Europese aanbesteding Inhuur webredactiecapaciteit, aanbestedingsnummer Ea0029 3

4 opdrachtgever(s) is voorgesteld. Nr. Paragraaf/ Pagina Vraag U vraagt van inschrijver een percentage aan te geven van de mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, die worden aangewend als geschikte kandidaat. c. In vraag 7 van de Nota van Inlichtingen geeft u aan dat het aan de inschrijver is om te bepalen of hij social return kandidaten kan en wenst in te zetten indien een andere opdrachtgever dit in zijn offerteaanvraag uitvraagt en in de minicompetitie beoordeelt. Dit betekent dat het behaalde percentage social return significant kan afwijken van het in deze fase opgegeven percentage, aangezien nog niet bekend is of de nadere opdrachtgever in zijn offerteaanvraag social return daadwerkelijk zal gaan uitvragen en wat voor eisen de nadere opdrachtgever aan social return zal stellen. d. Daarnaast zal social return naar verwachting met name bij grotere opdrachten van belang zijn en veel minder bij kleinere bedragen. Social return zal dus niet bij alle nadere offerteaanvragen een rol spelen. Naar onze mening is het voor inschrijvers in deze fase niet mogelijk een realistisch social return percentage op te geven. Daarmee is het huidige gunningscriterium naar onze mening tegenspraak met het transparantiebeginsel. Immers, inschrijvers moeten weten wat van hen wordt verwacht. Mogelijke grote verschillen in interpretatie maken het voor inschrijvers moeilijk zich op correcte gronden te onderscheiden en maken het voor u moeilijk dit gunningscriterium objectief te beoordelen. In dit kader verzoeken wij u de tekst wijzigen naar: Inschrijver beschrijft welk percentage van de opdrachtwaarde (met een maximum van 5%) hij aanwendt om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten als geschikte kandidaat voor een Offerteaanvraag, indien hier daadwerkelijk om wordt gevraagd en de inschrijver ook daadwerkelijk een kandidaat voordraagt. Vraag 7 in de 1e NvI betreft Perceel 2. Het percentage social return speelt in Perceel 2 pas een rol als een Nadere opdrachtgever dit daadwerkelijk uitvraagt en mede beoordeelt in de Minicompetitie. Zie ook het antwoord op vraag 8 uit de eerste NvI. Aangezien u verwijst naar paragraaf op pagina 35, lijkt u te doelen op het subgunningscriterium K1.6 social return voor Perceel 1. Van de Inschrijvers wordt verwacht dat zij beschrijven welk percentage van de opdrachtwaarde zij aanwenden om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten als geschikte kandidaat voor een Offerteaanvraag. Als aanvulling op het beschrevene in paragraaf 3.8 is in het antwoord op vraag 1 hierboven een indicatie van de omvang van de opdracht gegeven waarop de Inschrijvers zich kunnen Nota van Inlichtingen 2, Europese aanbesteding Inhuur webredactiecapaciteit, aanbestedingsnummer Ea0029 4

5 richten. U mag bij gunningscriterium K1.6 dan ook uitgaan van de laatst bekende jaaromzet (2012) van ,- exclusief btw ( ,- inclusief btw). Nr. Paragraaf/ Pagina Vraag In uw NvI 1 geeft u bij vraag 15 het volgende antwoord: De beoordelingscommissie beoordeelt de gunningscriteria aan de hand van de vragen per subgunningscriterium met gebruikmaking van de tabel als weergeven in paragraaf Kunt u aangeven wat de specifieke weging is die hierbij hoort? De specifieke weging per subgunningcriterium is opgenomen in de tabellen in paragraaf (Perceel 1) en (Perceel 2). Deze weging wordt vermenigvuldigd met het cijfer (0 tot en met 5) dat de Inschrijver scoort uit de tabel in paragraaf De wijze waarop het cijfer wordt toegekend, is toegelicht in paragraaf Nota van Inlichtingen 2, Europese aanbesteding Inhuur webredactiecapaciteit, aanbestedingsnummer Ea0029 5