5. GUNNINGSCRITERIA SCHOONMAAK Dit hoofdstuk bevat het gunningproces schoonmaak.

Transcriptie

1 5. GUNNINGSCRITERIA SCHOONMAAK Dit hoofdstuk bevat het gunningproces schoonmaak. 5.1 GUNNINGSCRITERIA EN WEGING Gunning vindt plaats op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Inschrijvingen die aan de geschiktheids- en minimumeisen voldoen, worden achtereenvolgens beoordeeld op kwaliteit (weging 80%) en prijs (weging 20%). Inschrijvingen die niet aan de gestelde eisen voldoen, worden terzijde gelegd. De kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van de beantwoording van de casussen en de interviews met sleutelfunctionarissen. De prijs wordt beoordeeld op de hoogte van de aanneemsom en de hoogte van de gevraagde afroepprijzen. Onderstaande tabel geeft de punten per (sub-)onderdeel weer. Het maximaal aantal te behalen punten is Stap Criterium 1 Toets op minimum- en geschiktheidseisen Aantal te behalen punten 2 Kwaliteit casussen Casus 1 Dynamiek 150 Casus 2 Klantbeleving 100 Casus 3 Efficiency 125 Casus 4 Duurzaamheid 75 Casus 5 Communicatie glasbewassing 50 Subtotaal Prijs Aanneemsom 170 Afroepprijzen (per m2) 20 Afroepprijzen (per stuk) 5 Afroepprijzen (per uur) 5 Subtotaal Kwaliteit - interviews Interview 1 tactisch/strategisch niveau 150 Interview 2 operationeel niveau 150 Subtotaal 300 Totaal 1.000

2 5.2 TOETS OP MINIMUM- EN GESCHIKTHEIDSEISEN (STAP 1) Inschrijvingen worden getoetst op de minimum- en geschiktheidseisen zoals benoemd in deze offerteaanvraag, waarbij het Programma van Eisen zoals opgenomen in hoofdstuk 4, in zijn geheel geldt als minimumeis (tenzij anders vermeld). Alleen inschrijvingen die voldoen aan de minimumeisen en geschiktheidseisen, gaan door naar de volgende stap in de beoordeling, de beoordeling van de casussen. Inschrijvingen die niet aan de minimum- en geschiktheidseisen voldoen, worden uitgesloten van deelname. Bijlage 5A en 6 bevatten de Conceptovereenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden van de VU (AIV). Blijkens het indienen van een offerte geeft Inschrijver aan akkoord te gaan met de definitieve overeenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden VU. 5.3 BEOORDELING KWALITEIT - CASUSSEN (STAP 2) Inschrijvingen die voldoen aan de minimum- en geschiktheidseisen, worden beoordeeld op de beantwoording van de casussen. Toelichting De casussen worden geanonimiseerd aan de beoordelingscommissie aangeboden. Het betreft een kwalitatieve beoordeling, waarbij alle casussen worden beoordeeld aan de hand van dezelfde beoordelingscriteria (zie bijlage 15 Casussen ). Bij de beantwoording is per casus is een maximum aantal A4 bepaald, inschrijver dient lettertype Arial 10 te gebruiken. Beoordelingssystematiek De antwoorden op de casussen worden onafhankelijk van elkaar beoordeeld door de leden van de boordelingscommissie. Op basis van een onderlinge vergelijking kent elk lid van de commissie een score van 1 tot 10 toe per casus. Vervolgens vindt een plenaire sessie plaats waarbij de individuele scores worden besproken en de definitieve score per casus in consensus wordt vastgesteld. De beste inschrijving op een casus scoort een 10 en krijgt daarmee het maximum aantal punten voor de betreffende casus. Overige Inschrijvers krijgen een pro rato score ten opzichte van de beste inschrijving. Punten worden dus toegekend op basis van een onderlinge vergelijking (relatieve beoordeling). De toekenning van punten gaat aan de hand van onderstaande formule: Aantal punten per casus = (1- ((score van inschrijver op casus X / score beste inschrijving op casus X) / score beste inschrijving op casus X)) * maximum aantal te behalen punten casus X 5.4 BEOORDELING PRIJS (STAP 3) Bij de beoordeling van prijs maken we onderscheid tussen de aanneemsom en afroeptarieven. Beoordelingsmethodiek aanneemsom Indien de laagste prijs meer dan 20% afwijkt van de gemiddelde aanneemsom van de ontvangen geldige Inschrijvingen, dan bestaat het vermoeden dat deze inschrijving niet marktconform is. De betreffende inschrijver wordt alsdan uitgenodigd aan te tonen dat de inschrijfprijs wel marktconform is. Slaagt inschrijver daar naar het oordeel van opdrachtgever niet in dan wordt deze inschrijving als ongeldig terzijde geschoven. De Inschrijver met de laagste aanneemsom krijgt het maximaal te behalen aantal punten (170 punten), mits deze aan de eisen voldoet. Het puntenaantal van de overige inschrijvingen wordt bepaald aan de hand van het verschil ten opzichte van de laagste inschrijving gerelateerd aan de laagste inschrijving. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de volgende formule:

3 Score Inschrijver = (1 ((aanneemsom inschrijver aanneemsom laagste inschrijver) / aanneemsom laagste inschrijver)) * maximaal aantal te behalen punten Beoordelingsmethodiek afroeptarieven De afroeptarieven worden op basis van een onderlinge vergelijking beoordeeld, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen de tarieven die per m², per stuk of per uur zijn uitgevraagd. Tarief per m²: > m² prijs reinigen en conserveren topstrip vloeren 101 m² en meer, weekdagen > m² prijs reinigen en conserveren deepstrip vloeren 101 m² en meer, weekdagen > m² prijs bouwschoon exclusief glas, weekdagen > m² prijs bouwschoon sanitair inclusief glas, weekdagen > m² prijs verhuisschoonmaak alle ruimtesoorten, weekdagen Tarief per stuk: > Reinigen bekleding stoelen inclusief rugleuning 101 en meer, weekdagen Tarief per uur: > Uurloon medewerker schoonmaak De Inschrijver met het laagste totaaltarief voor alle onderdelen, krijgt het maximaal aantal punten hiervoor (20 punten). Het puntenaantal van de overige inschrijvingen wordt bepaald aan de hand van het verschil ten opzichte van de laagste inschrijving gerelateerd aan de laagste inschrijving. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de volgende formule: Score Inschrijver = (1 ((afroeptarief X inschrijver afroeptarief X laagste inschrijver) / afroeptarief X laagste inschrijver)) * maximaal aantal te behalen punten afroeptarief X De in bijlage 7C uitgevraagde uurtariefopbouw en uurtarieven worden niet meegenomen in de beoordeling van de prijs. Het is Inschrijver niet toegestaan om bij één van de prijscomponenten géén prijs of een waarde kleiner of gelijk aan 0, - te vermelden. Bij onvolledig ingevulde prijsbladen behoudt de VU zich het recht voor om de aanbieding terzijde te leggen en niet verder mee te nemen in de beoordeling. Vervolg Het aantal behaalde punten per casus wordt bij elkaar opgeteld (maximaal 500 punten) vervolgens wordt de score op prijs daarbij opgeteld. De 6 (zes) Inschrijvers met het hoogste totaal puntenaantal op de onderdelen casussen en prijs gaan door naar de volgende stap in de beoordeling; zij worden uitgenodigd voor de interviews. Indien meerdere partijen als nummer 6 eindigen in de beoordeling, dat wil zeggen zij hebben een gelijk aantal punten, dan worden deze allen uitgenodigd voor de interviews.

4 5.5 BEOORDELING KWALITEIT INTERVIEWS (STAP 4) Toelichting Er vinden interviews plaats met twee (2) sleutelfunctionarissen: > Het eerste interview (interview 1) is met een door de Inschrijver te bepalen sleutelfunctionaris op tactisch/ strategisch niveau. Tijdens dit gesprek wordt nadrukkelijk ingegaan op de cases en de visie van Inschrijver op de ambitie, situatie en ontwikkelingen binnen de VU en de betekenis hiervan voor Opdrachtnemer. > Het tweede interview (interview 2) is met een sleutelfunctionaris op operationeel niveau. De VU stelt als eis dat het de functionaris betreft die, na gunning van de opdracht, op locatie wordt ingezet. Tijdens dit gesprek wordt nadrukkelijk ingegaan op de dagelijkse operatie en aansturing van de werkzaamheden. Beide gesprekken vinden onafhankelijk van elkaar plaats en duren maximaal een half uur per persoon. Datum, tijdstip en locatie worden nader bepaald. Inschrijvers ontvangen een uitnodiging per . De interviews worden opgenomen en opgeslagen onder een unieke bestandsnaam, corresponderend met de naam van de sleutelfunctionaris en Inschrijver. De interviews maken integraal onderdeel uit van de Inschrijving. Tijdens het interview zijn de leden van de beoordelingscommissie aanwezig voor de beoordeling, samen met een procesbegeleider. Zij mengen zich niet in het interview, tenzij ze daartoe worden uitgenodigd door de interviewer. Indien partijen voor zowel Perceel 1, als voor Perceel 2 hebben ingeschreven, zal er één Interviewronde worden gehouden. Zie aangepaste planning Interviews Perceel 1. Deze Interviewronde geldt voor zowel de beoordeling van Perceel 1 als voor de beoordeling van Perceel 2. Beoordelingssystematiek Beide interviews worden individueel en onafhankelijk van elkaar beoordeeld. De interviews worden beoordeeld op basis van de mate waarin de sleutelfunctionaris: > de uitvraag en eigen inschrijving doorgrondt en beheerst. > gecommitteerd is aan deze opdracht. > creatief en ambitieus is in zijn aanpak. > in staat is de opdracht te coördineren. Leden van de beoordelingscommissie kennen ieder afzonderlijk punten toe aan de interviews. Dit gebeurt op basis van een onderlinge vergelijking en op een schaal van 1 tot 10. De individuele scores worden vervolgens plenair besproken en in consensus vastgesteld, voorzien van bijbehorende motivering. De sleutelfunctionaris met de beste beoordeling krijgt het maximum aantal punten (150 punten per interview ). Overige sleutelfunctionarissen krijgen een pro rato score ten opzichte hiervan. Ook op dit onderdeel is sprake van onderlinge vergelijking (relatieve beoordeling), waarbij onderscheid worden gemaakt tussen de sleutelfunctionarissen op tactisch/strategisch (interview 1) en operationeel niveau (interview 2). Er wordt gebruik gemaakt van de formule: Aantal punten per interview = (1 ((score van inschrijver op interview X / hoogste score op interview X) / hoogste score op interview X)) * maximum aantal te behalen punten interview X Gunningsbesluit (EMVI) Op grond van alle beschikbare informatie komt het beoordelingsteam tot een totaaloordeel en een eerste keuze van de Inschrijver. In eerste instantie is dat de Inschrijver met het hoogste puntentotaal.

5 Indien meerdere Inschrijvers een gelijke score hebben behaald, de scoort de Inschrijver met de hoogste score op het aspect kwaliteit - casussen de EMVI. Mochten meerdere Inschrijvers dan nog steeds gelijke score behalen, dan prevaleert de Inschrijver met de hoogste score op het onderdeel kwaliteit interviews. Mocht dat geen uitsluitsel geven, dan wordt door loting tussen deze inschrijvers de winnende Inschrijver bepaald. Bij deze loting zijn partijen uitgenodigd fysiek aanwezig te zijn. De winnende Inschrijver krijgt een bericht van de voorgenomen gunning en wordt uitgenodigd voor de verificatie van gegevens. Tot definitieve gunning kan pas worden overgegaan als van de winnende Inschrijver de juistheid van de Eigen Verklaring door middel van overlegging van bewijsstukken heeft gestaafd binnen de door de VU opgegeven termijn van 5 werkdagen en de Standstill-termijn (20 kalenderdagen) is verlopen zonder dat een procedure is aangespannen. De Inschrijvers die niet in aanmerking komen, krijgen hiervan bericht. Voor hen bestaat de mogelijkheid nadere inlichtingen te vragen en bezwaar te maken. De fatale termijn voor het indienen van een bezwaar, middels een kopie van de dagvaarding, wordt door de VU gesteld op 20 dagen na verzending van voornoemd bericht. Indien niet op de aangegeven wijze tijdig bezwaar is gemaakt, dan vervalt elk recht van Inschrijver om nog enig bezwaar te maken.