smart meeting solutions

Transcriptie

1 smart meeting solutions Worldmeetings Worldmeetings is een zakelijk dienstverlener gespecialiseerd in het boeken van externe meetings en hotelkamers. Zowel nationaal als internationaal. Ontzorgen, organiseren en adviseren; dat doen we al sinds Klanten boeken bij ons handig en voordelig vergader locaties en hotelkamers. Persoonlijk en online! In de loop der jaren hebben wij een klantenbestand opgebouwd van ruim zakelijke klanten. En daar kan jouw locatie van profiteren! De voordelen van samenwerken met Worldmeetings meeting planners binnen handbereik Uitgebreide promotiemogelijkheden Eén debiteur principe Overzichtelijke CMS-tool met uitgebreide mogelijkheden Ontzorgen: tijdwinst en gemak Professionaliteit: ervaren meeting & hotel consultants

2 Onze werkwijze Bemiddeling Worldmeetings bemiddelt voor haar bij locaties. Op dit moment is een groot bestand van hotels en vergaderlocaties in de Benelux bij ons gecontracteerd. Onze services houden zeker niet op in de Benelux. Worldmeetings heeft diverse partners in het buitenland. Zo kunnen wij onze klanten van dienst zijn in het buitenland. Maar ook andersom. Wij krijgen geregeld aanvragen vanuit het buitenland voor een bijeenkomst of handelen een kamerreservering af. Vanaf dit moment worden de voorwaarden - voor Nederlandse locaties - aangehouden zoals vermeld in de UVH. Of de voorwaarden voor locaties in het buitenland. Maar dit kunnen ook voorwaarden zijn met betrekking tot het minimum aantal deelnemers voor een arrangement of het aanbieden van een gratis arrangement voor de trainer. Commissie Geregeld werken wij op basis van commissie. Deze wordt berekend over de door de locatie gefactureerde omzet. De commissiefactuur wordt maandelijks toegestuurd. Promotiemogelijkheden Samenwerken met Worldmeetings brengt ook veel mogelijkheden voor exposure met zich mee. Dit is natuurlijk fijn, maar het doel is dat de boodschap blijft hangen. Daarom hechten wij grote waarde aan de kracht van herhaling. Maar ook door een geïntegreerde aanpak van het inzetten van verschillende middelen. Wij zetten hiervoor de volgende kanalen in: Additionele acties: Video presentatie van de locatie op de Worldmeetings website(s) Nieuwsbrieven Internet campagnes door inzet van Social media - LinkedIn-groep - Twitter - Facebook - Blog Banners op onze websites Facturatie Bij iedere reservering wordt duidelijk aangegeven of de gast betaalt bij vertrek, óf dat de reservering op rekening mag. In het laatste geval wordt de factuur gelinkt aan de reservering op de CMS website. Wij handelen alle facturen centraal af. Handig, want zo ontstaat slechts één debiteur voor de administratie. Standaard acties: Locatie presentatie op diverse website(s) - worldmeetings.com - Procurement sites, indien gewenst door de Deelname aan Pool (inkoop) concepten voor verschillende Toegang tot de CMS-tool (Annulerings)voorwaarden Naast speciale prijsafspraken maken we ook afspraken over annuleringsvoorwaarden. Voor vergaderarrangementen hanteren wij een kosteloze annuleringstermijn tot één maand voor aanvang (steeds vaker 3 weken). Een idee? Wij horen het graag! Voor uitgebreide informatie en prijzen: cms.worldmeetings.com

3 Worldmeetings Plus Wij bieden onze diverse samenwerkingsmogelijkheden aan. Afhankelijk van de bestedingen (volume) op het gebied van meetings en zakelijke hotelovernachtingen. De worden samengevoegd in een pool, voorzien van één prijs met organisatorische- en administratieve voordelen voor de locatie. Voor elke pool is er een eigen preferred locatie lijst. Deelname aan de volgende concepten is mogelijk: Publiek concept Speciale prijsafspraken en (annulerings)voorwaarden Op basis van commissie Beschikbaar voor al onze klanten Pool A concept Speciale netto (geen commissie) prijsafspraken en (annulerings)voorwaarden Korting over extra bestedingen Standaard inhoud vergaderarrangementen Locatie maakt deel uit van een zeer selecte groep locaties. Hierdoor wordt een groot volume verspreid over een kleine groep regionale locaties preferred locatie lijst voor onze gecontracteerde Geen commissie! Preferente positie door: - arcering in onze booking tool op de website - aanbeveling door onze meeting & hotel consultants Pool B concept Speciale prijsafspraken en (annulerings)voorwaarden Korting op de totale meeting nota Op basis van commissie Selecte groep locaties per regio preferred locatie lijst voor onze gecontracteerde Preferente positie door: - arcering in onze booking tool op de website - aanbeveling door onze meeting & hotel consultants Inkoop op maat Naast de bovenstaande pool concepten verzorgt Worldmeetings ook inkoop op maat. Dit kan bijvoorbeeld zijn wanneer een opdrachtgever frequent gebruik maakt van een specifieke locatie. Of wanneer wij de kamerbemiddeling voor een congres of evenement verzorgen.

4 CMS-tool Speciaal voor deelnemende locaties hebben we een tool ontwikkeld waar de locatie eenvoudig de eigen presentatie kan managen: CMS-tool (content management systeem) Deze website cms.worldmeetings.com wordt voortdurend ontwikkeld en biedt de volgende mogelijkheden: Presentatie van de locatie Het is natuurlijk essentieel dat de locatie goed gepresenteerd wordt aan onze. Via de CMS-tool heeft de locatie diverse mogelijkheden (o.a. foto s) om de presentatie op onze klantenwebsite(s) te optimaliseren. Zo vaak en wanneer de locatie dit wil. Stock- & prijsmanagement rondom hotelkamers Steeds vaker boeken onze zelf online overnachtingen. Wij adviseren om hierop in te spelen door een vaste kamervoorraad (free sale) aan Worldmeetings beschikbaar te stellen. Voor het beheren van de voorraad en tarieven van kamers bieden wij verschillende mogelijkheden: Extranet Via onze CMS-tool of via Rate Tiger & Channel Direct Dit is eenvoudig zelf managen! Zo kan de locatie o.a. de dagelijks de voorraad sluiten, vergroten of verkleinen. Intranet via PMS channel manager Door een realtime verbinding tussen onze booking tool en het reserveringssysteem (Property Management Systeem) van de locatie, worden mutaties van prijzen en voorraden direct en handsfree afgehandeld. Deze koppeling wordt ondersteund door de diverse producten van FIDELIO en HotelConcepts en Brilliant via REZEXCHANGE. Verder hebben deze koppelingen allemaal de volgende voordelen: Rate parity De tarieven kunnen dagelijks of per periode worden geupdate Benieuwd wat de concurrenten doen? Vergelijk de prijzen met andere hotels uit de regio, via de benchmark Stock- & prijsmanagement rondom meetings Steeds vaker boeken onze zelf online (dag) meetings. Wij adviseren om hierop in te spelen door een Virtuele meeting room (free sale) aan Worldmeetings beschikbaar te stellen. Voor het beheren van de voorraad per dag/periode, tarieven van vergaderarrangementen en losse meeting tarieven stellen wij de CMS tool van Worldmeetings beschikbaar. Open requests Zodra er een aanvraag wordt geplaatst bij de locatie, ontvangt de locatie direct een . In deze vindt de locatie een verwijzing naar de locatie tool. Hier staan alle details van de aanvraag op basis van de door de locatie afgegeven prijzen. De locatie hoeft dus geen uitgebreide offerte meer te schrijven, alleen maar aangeven of het wel of niet mogelijk is. Dat noemen wij ontzorgen! Per offerte kan de locatie inzien in hoeverre deze negatief afwijkt van de gemiddelde prijs. Op deze manier kan de locatie dus zelf enige prijstechnische invloed uitoefenen in de keuze van onze. Ook wordt de locatie geïnformeerd over het aantal deelnemende locaties voor de betreffende aanvraag. Inzicht in lopende reserveringen Via onze website kan de locatie op ieder gewenst moment de geplaatste reserveringen inzien. Met de PMS channel manager (Intranet), ontvangt de locatie realtime onze kamerreserveringen en mutaties in het reserveringssysteem (Property Management Systeem). Altijd up-to-date! Digitale facturering Voor een efficiënte verwerking van de facturen, handelen we dit uitsluitend digitaal af. Via de CMS-tool staat de factuur al ingevuld voor de locatie op basis van de gemaakte reservering. Handig, want de locatie hoeft deze alleen maar online aan te vullen met overige kosten. Inzicht in omzetcijfers Wat is nou het effect van de samenwerking met Worldmeetings? Via de CMS-tool heeft de locatie inzicht in de (cumulatieve) omzetcijfers. Maar ook: Gemiste omzet De reden van gemiste omzet Waar de bijeenkomst uiteindelijk wél heeft plaatsgevonden Return on investment

5 Samenwerken met Worldmeetings Wanneer de locatie besluit met ons in zee te gaan, stellen we een overeenkomst op met afspraken rondom de samenwerking. Daarnaast worden de tarieven vastgesteld voor het lopende kalenderjaar. Vervolgens starten we met toegang tot de CMS tool en de standaard promotie. Zoals vermelding op onze website. Voor deze activiteiten wordt een basisfee gevraagd. Meer informatie? Nog vragen of een toelichting op onze werkwijze? Geen probleem wij maken graag een persoonlijk afspraak. Wij staan klaar, met passie én plezier! Contactgegevens Worldmeetings Contracting +31 (0) Bezoekadres Laan van Meerdervoort AM Den Haag worldmeetings.com