PON 2-daagse training februari 2018

Transcriptie

1 PON 2-daagse training februari 2018 Blok 3 Contracteren en zo

2 Eliane de Vilder Brinkhof

3 5 februari uur Inleiding uur Module 1: Outsourcing strategie en besluitvorming uur Koffiepauze uur Module 2: Leverancierselectie uur Lunchpauze uur Module 3: Contracteren enzo uur Koffiepauze uur Module 4: Transitie en transformatie uur Einde van dag 1

4 Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen

5 Doelstellingen Inzicht krijgen in: de eventuele juridische beperkingen het proces dat leidt tot een goed contract. de belangrijkste componenten en karakteristieken van een goed uitbestedingscontract

7 Juridische beperkingen Personeel Overgang onderneming / OR / vakbonden (HR-blok) Overeenkomsten met derden wat kan mee? Overige assets vereisten voor overdracht Outsourcing door publieke organen Aanbestedingsplicht Outsourcing door financiële instellingen Eisen en beperkingen Mededingingsrecht melding noodzakelijk?

9 Eerste contact Behoud van contractsvrijheid Wij kunnen tot het moment van ondertekening besluiten de opdracht niet of aan een ander te gunnen en zijn u dan geen enkele vergoeding verschuldigd. en Wij behouden ons het recht voor om vrijelijk te bepalen of en met wie we een relatie aan gaan. Vertrouwelijkheid U zult alles wat u over ons te weten komt geheim houden en voor geen enkel ander doel gebruiken dan voor het met ons aangaan van een outsourcingrelatie. Gebruik van ideeën Kosten U geeft ons toestemming om alles wat we van u leren te (laten) gebruiken, ook als we met een ander in zee gaan. (of juist wederkerige vertrouwelijkheid) De kosten die verband houden met uw deelname aan dit traject blijven geheel voor uw eigen rekening

10 Letter of Intent (LOI)? Functie Vergemakkelijkt het verder investeren in het verkoopproces Wie draagt welke kosten (als het niet door gaat) Afbreken onderhandelingen; vergoeding? Wat staat erin? Scope Proces Voorbehouden Wel/niet exclusief RvB, RvC, OR? Gevaar van inhoudelijke LOI

12 Uitonderhandelen term sheet Functie Inhoud Eisen klant (eigenlijk hele MSA? welke Exhibits?) Standpunt leverancier Compromis oplossing Proces: werken met kolommen Proces: met 2 of 3 leveranciers parallel Liefst meteen meenemen due diligence (niet achteraf) Alle assumptions wegwerken Of: full mark-up MSA in plaats van term sheet?

14 De uitdaging: Lange duur Behoefte aan flexibiliteit Klant is vragende partij Kostenbesparing Partnership Afhankelijkheden van klant / derden

15 Concurrentie tussen leveranciers Gebondenheid & afhankelijkheid Contract Vrijheid Contractuele rechten

17 Overeenkomst: 1. Vastleggen wat je kunt vastleggen 2. Bouw flexibiliteit in 3. Controle stimuleert nakomen 4. Communicatie 5. Beslisrechten 6. Verantwoordelijkheid 7. Algemene BW aspecten

18 1.a. Vastleggen wat je kunt vastleggen Volledigheid en duidelijkheid in dienstenomschrijving gebruik juristen voor eenduidigheid laat ruimte voor flexibiliteit (zie verder) exclusiviteit / volume afspraken Verantwoordelijkhedenmatrix taken en afhankelijkheden Vangnet (sweep clause) noodzakelijk voor, gebruikelijk, vroeger zelf Samenwerking met klant en derden Separate deliverables (naast reguliere dienstverlening)

19 1.b. Vastleggen wat je kunt vastleggen Randvoorwaarden: Architectuur Veiligheid Continuïteit Vertrouwelijkheid Wet- en regelgeving Maar laat zo mogelijk vrijheid voor het hoe

20 2.a. Bouw flexibiliteit in Veranderingen Wetgeving: leverancier, gebruik, voor klant Scope Technologie Markt Pricing (benchmarking) In prioriteiten: verschuiven service levels en/of service credits

21 2.b. Bouw flexibiliteit in Scenario s Groei en krimp Overname en splitsing Andere veranderingen Prijsbepalingmethodes Modulaire opbouw Geen hogere winstmarge Benchmarking Neem een duidelijke contract change control procedure op

22 3. Controle stimuleert nakomen Service levels / KPIs Rapportages / meetings (governance) Eigen verklaring leverancier Bij niet rapporteren is aanname: niet voldaan Support door onafhankelijke derde Step-in Audit op verzoek klant (derde) Audit door toezichthouder Audit door klant voor klant Customer satisfaction survey

23 4. Communicatie Over service levels / KPIs Over projecten (transitie, transformatie, exit, etc.) Over aanstaande veranderingen, behoeften Communicatie onderbouwt relatie en vertrouwen Escaleer geschillen asap

24 5. Beslisrechten Veranderingen initiatief leverancier: mag tenzij gevolgen voor klant, dan veto klant initiatief klant: ja, tenzij onmogelijk (wel doorberekening kosten) maak een lijst van non-chargeable changes voorkom/beperk vendor lock-in (Wijziging in) allocatie personeel (Voorwaarden voor) verlenging Sub-contractors

25 6.a Verantwoordelijkheid Basisrecht: nakoming Resultaat of inspanning Boetes Aansprakelijkheid Bewijs; evt inspanning plus uitlegplicht Projectverantwoordelijkheid Leverancier kan zich alleen op niet-presteren klant beroepen als aan bepaalde voorwaarden voldaan is (o.a. escalatie) Uitsluiten opschortingsrechten leverancier Beperken beëindigingsmogelijkheid leverancier (hoge drempel) Uitzonderingen verantwoordelijkheid excused performance (schuldeisersverzuim + escalatie) overmacht

26 6.b Verantwoordelijkheid Service credits Voor een selectie service levels / KPIs Relevant voor klanttevredenheid Objectief te meten Verifieerbaar Meestal per maand Credits 5 tot 15 % Afspreken: gelden als gedeeltelijke schadevergoeding Klant: art. 6:92 BW uitsluiten Soms: earn back mechanisme Afspreken: root cause analyse en actie ter voorkoming herhaling

27 6.c Verantwoordelijkheid Opzegging ( termination ) door klant: For convenience Wegens niet-nakoming Andere gronden Aansprakelijkheid: Uitsluiting voor verder weg liggende gevolgen (winst, reputatie) Indirect or consequential damage is geen NL recht begrip Daarom: lijst met voorbeelden van (in)directe schade opnemen Veelal cap per geval of per jaar I.h.a. worden bepaalde situaties uitgesloten van de cap (opzet, grove schuld, etc.)

28 7. Algemene BW aspecten Ontbinding/opschorting/verrekening: uitsluiten ja/nee Boetebedingen => denk aan art. 6:92 BW Derdenbedingen => let op art. 6:254 BW Termination => beëindiging, opzegging, ontbinding, vernietiging? Schuldeisersverzuim => inkleuren ja/nee Overmacht => inkleuren ja/nee Gevolgen van overtreden garanties specificeren Verschil liability / indemnity Rente => wettelijke (handels)rente / andere rente Algemene voorwaarden regeling

30