26 en 27 januari

Transcriptie

1 Mastersessies 2015 Blok 3 Contracteren en zo Bart van Reeken De Brauw Blackstone Westbroek bart.vanreeken@debrauw.com 26 en 27 januari

2 26 januari uur Inleiding uur Module 1: Outsourcing strategie en besluitvorming uur Koffiepauze uur. Module 2: Leverancierselectie uur Lunchpauze uur Module 3: Contracteren enzo uur Koffiepauze uur. Module 4: Transitie en transformatie uur Einde van dag 1 Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen 26 en 27 januari

3 Doelstellingen Inzicht krijgen in het proces dat leidt tot een goed contract inclusief eventuele juridische beperkingen. Inzicht krijgen in de belangrijke componenten en karakteristieken van een goed uitbestedingscontract Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen 26 en 27 januari

4 Juridische beperkingen Personeel wie gaat mee? (HR-blok) Overeenkomsten met derden wat kan mee? Outsourcing door publieke organen Aanbestedingsplicht Outsourcing door financiële instellingen Eisen en beperkingen Fiscale beperkingen Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen 26 en 27 januari

5 Eerste contact Behoud van contractsvrijheid Wij kunnen tot het moment van ondertekening besluiten de opdracht niet of aan een ander te gunnen en zijn u dan geen enkele vergoeding verschuldigd. en Wij behouden ons het recht voor om willekeurig te bepalen of en met wie we een relatie aan gaan. Vertrouwelijkheid U zult alles wat u over ons te weten komt geheim houden en voor geen enkel ander doel gebruiken dan voor het met ons aangaan van een outsourcingrelatie. Gebruik van ideeën U geeft ons toestemming om alles wat we van u leren te (laten) gebruiken, ook als we met een ander in zee gaan. Letter of Intent (LOI)? Wat is het? Wat staat erin? Van RFP tot tekenen contract hoe kom je daar? LOI: afspraken op hoofdpunten? Verschil met MOU, Term Sheet, Key Terms etc. LOI Wel of niet opstellen? Voor en tegens 26 en 27 januari

6 Letter of Intent (LOI)? - vervolg Functie Vergemakkelijkt het verder investeren in het verkoopproces Wie draagt welke kosten (als het niet door gaat) Afbreken onderhandelingen; vergoeding? Wat staat erin? Scope Proces Voorbehouden Wel/niet exclusief RvB, RvC, OR? Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen 26 en 27 januari

7 Uitonderhandelen term sheet Functie Inhoud Eisen klant Standpunt leverancier Compromis oplossing Proces: met 2 of 3 leveranciers parallel Liefst meteen meenemen due diligence (niet achteraf) Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen 26 en 27 januari

8 De uitdaging: Lange duur Behoefte aan flexibiliteit Klant is vragende partij Kostenbesparing Better, faster, cheaper (!) Concurrentie tussen leveranciers Gebondenheid & afhankelijkheid Contract Vrijheid Contractuele rechten 26 en 27 januari

9 Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen Overeenkomst: 1. Vastleggen wat je kunt vastleggen verschillende scenario s 2. Bouw flexibiliteit in 3. Controle stimuleert nakomen 4. Communicatie 5. Beslisrechten 6. Verantwoordelijkheid Beëindiging als drukmiddel behandeld in blok 7 (Exit) 26 en 27 januari

10 1.a. Vastleggen wat u kunt vastleggen Volledigheid in diensten gebruik juristen voor eenduidigheid Verantwoordelijkheden-matrix taken en kosten Vangnet noodzakelijk voor, gebruikelijk, vroeger zelf Samenwerking met derden 23 & 24 april en 27 januari

11 1.b. Vastleggen wat u kunt vastleggen Randvoorwaarden: Architectuur Veiligheid Continuïteit Wet- en regelgeving Maar laat zo mogelijk vrijheid voor het hoe 2.a. Bouw flexibiliteit in Veranderingen Wetgeving: leverancier, gebruik, voor klant Technologie Markt In prioriteiten: verschuiven service levels 26 en 27 januari

12 2.b. Bouw flexibiliteit in Scenario s Groei en krimp Overname en splitsing Andere veranderingen Prijsbepalingmethodes Modulaire opbouw Geen hogere winstmarge Benchmarking 3. Controle stimuleert nakomen Service levels Eigen verklaring leverancier Bij niet rapporteren is aanname: niet voldaan Support door onafhankelijke derde Onderzoek op verzoek klant (derde/zelf) Onderzoek door toezichthouder Onderzoek door klant voor klant 26 en 27 januari

13 4. Communicatie Over service levels / KPIs Over aanstaande veranderingen, behoeften Communicatie onderbouwt relatie en vertrouwen Escaleer geschillen asap 5. Beslisrechten Veranderingen initiatief leverancier: mag tenzij gevolgen voor klant, dan veto klant initiatief klant: ja, tenzij onmogelijk (wel doorberekening kosten) voorkom/beperk vendor lock-in Prijsbepalingmechanisme Randvoorwaarden? 26 en 27 januari

14 6.a. Verantwoordelijkheid Resultaat of inspanning Boetes Aansprakelijkheid Beëindigen Bewijs; evt inspanning plus uitlegplicht Projectverantwoordelijkheid Leverancier kan zich alleen op niet-presteren klant beroepen na escalatie 6.b. Verantwoordelijkheid Service credits Relevant voor klanttevredenheid Objectief te meten Verifieerbaar Meestal per maand Credits 5 tot 15 % Afspreken: gelden als gedeeltelijke schadevergoeding Afspreken: root cause analyse en actie ter voorkoming herhaling 26 en 27 januari

15 6.c. Verantwoordelijkheid Aansprakelijkheid: Uitsluiting voor verder weg liggende gevolgen (winst, reputatie) Indirect or consequential damage is Engels en US begrip geen NL recht Veelal limit per geval en per jaar Evt geen limiet voor voorzienbare gevolgen van beslissingen hogere management Agenda 1. Doelstellingen 2. Juridische beperkingen 3. Vóór ondertekening 4. Uitonderhandelen term sheet 5. De uitdaging 6. De overeenkomst 7. Vragen 26 en 27 januari

16 26 en 27 januari