Optimalisatie van onderhoud binnen een openbaar vervoerbedrijf. Agenda. Introductie RET. Reden voor verandering. Project beschrijving

Transcriptie

1 Optimalisatie van onderhoud binnen een openbaar vervoerbedrijf Door: V. Gabriëls Datum: Agenda Introductie RET Reden voor verandering Project beschrijving Opmaken van de balans Successen en leerpunten

2 Agenda Introductie RET Reden voor verandering Project beschrijving Opmaken van de balans Successen en leerpunten RET in een notendop RET vervoert elke dag ruim reizigers (185,7 miljoen per jaar!) Circa 3000 medewerkers Ontstaan in 1878 Sinds 2007 (weer) zelfstandig

3 Techniek organisatie Beheer van tram, metro, bus, infrastructuur Veel (technische) kennis Gemiddelde leeftijd relatief hoog Ambtelijke metaliteit RET in hart en nieren Agenda Introductie RET Reden voor verandering Project beschrijving Opmaken van de balans Successen en leerpunten

4 Waarom veranderen? Organisatie is verwaarloosd na een eerdere bezuinigingsronde Nieuwe rol: regiehouder SRR* Direkte pressie vanuit SRR om budgetten te verlagen Openbare aanbesteding concessies *SRR = Stads Regio Rotterdam Probleemstelling Er moet balans gecreerd worden in de organisatie Bij vroegere reorganisaties is de tactische laag verdwenen en is de kaasschaaf methode toegepast Techniek moet op gelijke voet komen met exploitatie & financien Techniek moet bijdragen aan waardecreatie voor de gehele organisatie Techniek moet meegroeien met de RET naar een regiefunctie voor stadsregio Rotterdam

5 Realisatie door balans Strategisch Strategisch Tactisch Tactisch Operationeel Ontwikkeling Operationeel Door balans te brengen in de organisatie kunnen de doelstellingen worden behaald. Dit vraagt veranderingen de organisatie, nieuwe processen om in de organisatie te werken, en verdere IT inrichting om deze processen te ondersteunen Agenda Introductie RET Reden voor verandering Project beschrijving Opmaken van de balans Successen en leerpunten

6 Stappen in de vorming van een verbeterproject 2007: Traduco introucdeert Asset Management binnen de RET 2009: RET & Mainnovation ontwerpen de nieuwe organisatie, processen en IT 2011: implementatie in volle gang, fijnslijpen en volhouden tijd 2006: DHV adviseert RET om techniek in 1 afdeling te bundelen 2008: Mainnovation voert een audit uit om het verbeterpotentieel te kwantificeren 2010: Reorganisatie wordt in gang gezet Project elementen Ontwerp Implementatie Verandering Resultaat

7 Ontwerp Ontwerp 1. Inzicht en richting door: VDM Audit Benchmark Business Case calculatie 2. Opstellen van een verbeteragenda 3. Inrichten van een project organisatie Beoogde resultaten Ontwerp Besparingen: 6% bij vloot 5% bij Infra Organisatie: Effectiever, efficienter 140,0% 130,0% Ontwikkeling omvang Techniek 135% 136% 120,0% 110,0% 100,0% 90,0% 128% 119% ` 106,0% 100% 103% 102,0% 106,4% 100,7% 100,3% 101,9% 92,4% Fte's Materieel Exploitatie kms Fte's Techniek

8 Herstel van tactisch niveau Door instandhouding en vervanging te beheren op tactisch niveau, ipv operationeel zoals eerst het geval is geweest, worden er gefundeerde beslissingen genomen en besparingen in de onderhoudsactiviteiten gerealiseerd. Bijvoorbeeld: Verantwoord oprekken van intervallen, optimaliseren onderhoudstaken per beurt, toepassen levensduurverlengend onderhoud Strategisch Strategisch Tactisch Tactisch Operationeel Operationeel Project elementen Ontwerp Implementatie Verandering Resultaat

9 Project tools VDM Control Panel AMprover Prestatie overleggen VDM procesmap VDM Control Panel Het control panel helpt bij het vinden van onregelmatigheden en het beheren van resultaten Op een gemakkelijke manier worden achterliggende oorzaken gevonden en inzichtelijk gemaakt

10 AMprover Act AMProver RCM tool Plan AMProver was slechts 1 element, en komt pas goed tot recht zodra de regelkring volledig is gesloten Check Do Prestatie overleggen 1. Maak een agenda gebaseerd op doelstelling en KPI s 2. Stuur documenten 3 dagen voor de vergadering 3. Begin op tijd Plan; van strategisch naar operationeel niveau Check; van operationeel naar strategisch niveau 4. Alleen de juiste mensen aanwezig als in de meeting structure 5. Voorzitter bewaakt tijd en agenda 6. Geen telefoons! Geen laptops! Geen uitzonderingen! 7. Focus - geen technische inhoudelijk discussies - 8. Stuur actielijst en notulen ASAP!

11 VDM proces map Project elementen Ontwerp Implementatie Verandering Resultaat

12 Implementatie Implementatie Implementatie geborgd door: Spoorboekje Mijlpalenplanning Proces audits Proces workshops (om het bij de mensen tussen de oren te krijgen) Interne implementatie manager Implementatie

13 Project elementen Ontwerp Implementatie Verandering Resultaat Zorgen voor verandering Verandering Verandering is een proces: Voorbereidingsfase Adoptiefase Realisatie Succes In alle stappen is er uitgebreid nagedacht over de nodige communicatie Medewerking van de OR in the gehele traject Het opstellen, valideren en implementeren van een nieuw organisatie diagram Maintenance Business Experience om de medewerkers zelf te laten ervaren wat de oorzaakeffecten mechanismen zijn

14 Verandering Verandering vraagt doorzettingsvermogen! RET is nu hier, en moet nog doorzetten, daarna wordt het makkelijker, maar gaat het nog niet vanzelf Project elementen Ontwerp Implementatie Verandering Resultaat

15 Resultaat tot nu toe Resultaat Alle posities gevuld, nu werken aan rolvastheid ISO certificering, obv nieuwe processen Reeds uitgewerkte* besparingen Infra: 1,5% op totaal budget Vloot: 3% op totaal budget Agenda Introductie RET Reden voor verandering Project beschrijving Opmaken van de balans Successen en leerpunten

16 Succes? Uitgangspunten: Organisatie versterken Besparingen Klaar voor de toekomst Resultaten: Organisatie invulling ISO certificering Besparingen Ja, maar er is nog veel te doen Agenda Introductie RET Reden voor verandering Project beschrijving Opmaken van de balans Successen en leerpunten

17 Wat moet er nog gebeuren? Zelfstandigheid verhogen Onderhoudsconcepten (PO/CO balans) verbeteren PDCA cirkels sluitend maken Rol- en koersvastheid Elkaar (blijven) aanspreken op verantwoordelijkheden Vragen?