Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk"

Ludo Aalderink
10 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk Symposium Een DIM-visie voor de toekomst Vincent Teerling i.s.m. Het Papieren Tijger Netwerk

5 Metadata voor meerdere doeleinden Metadata worden gebruikt om: Objecten en onderdelen te beschrijven (decompositie); Documentaire informatie te verrijken (bedrijsvoering & -verantwoording); Informatie over systeemgrenzen toegankelijk te maken (interoperabiliteit). 5

informatie te verrijken (bedrijsvoering & -verantwoording);

6 Situatie bij RWS Primair proces (aanleg, beheer en onderhoud) bijzonder complex; Vereist grip op informatie; Vereist een state-of-art inrichting van secundaire processen / systemen; RWS gebruikt hiervoor (nog) meerdere DMS- en RMA-systemen. Verkenning Planstudie Realisatie Beheer Onderhoud Sloop 6

van secundaire processen / systemen; RWS gebruikt hiervoor (nog) meerdere

7 Situatie bij RWS Metadata-gebruik in de praktijk: Alle DMS, RMA en proces-systemen verrijken documenten met metadata; Veel verschillende metadasets; Sets verschillen onderling sterk; Sets zijn vaak relatief oud.

8 Situatie bij RWS Problemen in de huidige situatie: Gebrek aan volledigheid; Geen van de sets brengt de volledige ontstaanscontext van informatie in kaart. Dit werpt barrières op ten aanzien van authenticiteit en integriteit; En dus de bruikbaarheid van digitale documenten als archiefstuk. Gebrek aan interoperabiliteit; De onderlinge verschillen maken uitwisseling van informatie tussen systemen moeilijk. Conversie en migratie van data is kostbaar en tijdintensief.

Dit werpt barrières op ten aanzien van authenticiteit en integriteit; En dus de bruikbaarheid van digitale

9 Situatie bij RWS Oplossing voor deze problemen: Ontwikkeling internationale standaard metadata voor records; Verplicht stellen dat metadatasets voor recordmanagement binnen overheidsorganisaties hier aan voldoen. Creatie Vernietiging Gebruik Bewaring

stellen dat metadatasets voor recordmanagement binnen

10 NEN-ISO Mandaat Regelen Definieert bevoegdheden van Bedrijfsactiviteiten Verantwoorden uitvoering van voeren uit Geïntegreerd in Records Management activiteiten Is gedocumenteerd in voeren uit Documenteer, Beheer, Stel beschikbaar Mensen (Actoren) Creëren Gebruikt door Records

Geïntegreerd in Records Management activiteiten Is gedocumenteerd in

11 Vertaling naar de praktijk: wie is aan zet? Richtlijn metagegevens overheidsinformatie Toepassingsprofiel Rijk (gezamenlijke afspraken over verplichtingen) Toepassingsprofiel Ministerie (Toepassingsprofiel Rijk vertaald naar eigen situatie) Toepassingsprofiel RWS (Bij gebrek aan Toepassingsprofiel Ministerie)

(gezamenlijke afspraken over verplichtingen) Toepassingsprofiel Ministerie

13 Van theorie naar praktijk...

14 Verhouding theorie vs. praktijk Eerste versie Toepassingsmodel RWS: 134 elementen, waarvan 100 belangrijk; Ongeveer 86 kunnen worden gevuld zonder input gebruiker; Uitbreiden RWS-specifieke metadata. Eerste toepassing in pilot DIM-Visie Sterk gereduceerde set (±35 elementen); Veel handmatige invoer; Geen RWS-specifieke metadata; Geen koppelingen met andere systemen;

Ongeveer 86 kunnen worden gevuld zonder input gebruiker; Uitbreiden RWS-specifieke metadata.

15 15 Archiefregeling augustus 2010

16 Metadata-missie geslaagd? Ervaringen: Omgeving niet ideaal ingericht (pilot gebaseerd op oude technologie); Sharepoint filosofie documentbeheer dynamiek Toepassingsmodel; Communicatie over functionele eisen vs. technische mogelijkheden soms lastig; Koppelingen me andere systemen zijn noodzakelijk. 16 Archiefregeling augustus 2010

Sharepoint filosofie documentbeheer dynamiek Toepassingsmodel; Communicatie over

17 Verdere stappen Aanpassing t.b.v. volgende release DIM-Visie 67 elementen; Ongeveer 42 kunnen worden gevuld zonder input gebuiker; RWS-specifieke metadata opgenomen

18 Verdere stappen Toepassing nieuwe technologie: SP2013 gaat op andere wijze met metadata om dan voorgangers; Proof Of Concept moet eisen en wensen organisatie borgen; Uitdagingen: Adhoc toegankelijkheid van informatie vs. duurzame bewaring; Technische discussies vs. functionele afstemming; Culturele acceptatie;

organisatie borgen; Uitdagingen: Adhoc toegankelijkheid van informatie vs.

19 Metadatamodel voor wie? Primair proces PS PS PS PS DMS DMS Corporate Dienst RMA

20 DMS Tekeningen (Meridian) Stukken BV (niet archief) EOD (Elektronisch Overdrachts Dossier) DMS project Schoning Niet archiefwaardige documenten Archief stukken Archief RWS (TRIM) DMS SAP, Havik, HB etc. Archief stukken DMS lijnafdeling 20 Archiefregeling augustus 2010

archiefwaardige documenten Archief stukken Archief RWS (TRIM) DMS

21 Vragen? 21 Archiefregeling augustus 2010

Vergelijkbare documenten

TMLO: PRAKTISCHE TOEPASSING

TMLO: PRAKTISCHE TOEPASSING IPO themadag Digitale Duurzaamheid 8 maart 2016 Joost van Koutrik, Het Utrechts Archief Marielle Jansen ten Berge, Provincie Utrecht VOORDAT WE BEGINNEN... Er zijn twee soorten