De Nationale ombudsman. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "De Nationale ombudsman. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief"

Transcriptie

1 De Nationale ombudsman De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

2 Erfgoedinspectie Pagina 2 van 31

3 Inhoud 1 Inleiding Algemeen beeld Digitale archiefbescheiden en digitaal archief Visie, beleid en architectuur Kwaliteitsmanagement, audits en control Besturing, organisatie en personeel Toegankelijkheid Waardering, selectie en vernietiging Digitale overbrenging Digitale duurzaamheid Bijlage Bijlage Erfgoedinspectie Pagina 3 van 31

4 Erfgoedinspectie Pagina 4 van 31

5 1 Inleiding Dit rapport gaat over de duurzame toegankelijkheid van de digitale archieven van de Nationale ombudsman. Het rapport is een bijlage bij brief van 11 februari In dit rapport wordt in de meest brede zin ingegaan op de vraag hoe het digitale archief van de Nationale ombudsman er kwalitatief voor staat en wat de eventuele tekortkomingen en verbetermogelijkheden zijn. Het rapport is ingedeeld in een algemeen beeld gevolgd door acht hoofdstukken die ieder een thema behandelen dat bepalend is voor de kwaliteit van het digitale archief. Ieder hoofdstuk begint met een introductie waarin de archiefwettelijke norm en/of de digitaliseringsdoelstelling van de rijksoverheid is opgenomen. De introductie wordt gevolgd door de bevindingen van de inspectie, een samenvattende conclusie en aanbevelingen. In de bijlagen is de verantwoording en een overzicht van het geraadpleegde materiaal opgenomen en een korte toelichting op het inspectieprogramma van de Erfgoedinspectie en op de taak van de Erfgoedinspectie. Erfgoedinspectie Pagina 5 van 31

6 Erfgoedinspectie Pagina 6 van 31

7 2 Algemeen beeld De Nationale ombudsman bestaat sinds De ombudsman behandelt klachten van burgers over de overheid. Ook laat hij overheidsinstanties weten hoe zij hun dienstverlening kunnen verbeteren. Bij problemen of klachten kan de ombudsman een onderzoek starten. Daaraan moeten alle betrokkenen verplicht meewerken. De Nationale ombudsman beschikt voor zijn ondersteuning over een bureau. De Nationale ombudsman werkt voor wat betreft de klachtenbehandeling sinds begin 2014 digitaal in een document management systeem (DMS). De implementatie van het systeem is in de jaren daarvoor zorgvuldig voorbereid. De Nationale ombudsman vindt het belangrijk dat het archiefbeheer op orde is, er wordt binnen de organisatie veel aandacht aan besteed. Dit is aangetoond door de grondige voorbereiding voor het digitaal werken, maar ook bijvoorbeeld door de actualisering van de selectielijsten en de aandacht voor duurzame toegankelijkheid in het informatiebeheer. Het papieren archief tot jaar van overbrenging 2005 is inmiddels al bewerkt en inclusief de digitale toegangen overgebracht naar het Nationaal Archief. De organisatie is niet gebonden zich te houden aan de rijksbrede ontwikkelingen voor digitalisering en archivering, maar sluit wel aan als deze geschikt blijken te zijn voor de organisatie, zoals de deelname aan P-direkt. Vanuit deze visie heeft de ombudsman voor het document management systeem gekozen voor bewezen technologie en een realistisch tijdpad. De Nationale ombudsman is een relatief kleine organisatie, de lijnen binnen de organisatie zijn kort. De medewerkers kennen elkaar en weten de facilitaire dienst en de functioneel beheerder goed te vinden voor vragen over archivering. Hoewel de digitale archivering voor een belangrijk deel op orde is en in de praktijk goed verloopt is er toch een aantal verbeteringen mogelijk. Zo beschikt de Nationale ombudsman wel over verschillende controlemechanismen maar worden nog geen kwaliteitscontroles uitgevoerd op de digitale archivering. De documenten die richtinggevend zijn voor de sturing zoals de Raamregeling, de Werkinstructies en de Beheerorganisatie DMS/RMA en het besluit over de functie en verantwoordelijkheid van de directeur zijn gedeeltelijk verouderd en niet in samenhang met elkaar. Daarnaast moet de record management functionaliteit in het document management systeem nog worden ingericht en staat de organisatie voor de uitdaging om de niet gestructureerde informatie in de ondersteunende processen en Erfgoedinspectie Pagina 7 van 31

8 de archieven van de Kinderombudsman en Veteranenombudsman te digitaliseren en op orde te brengen. Aanbevelingen Integreer de verschillende controlemechanismen en completeer deze met het onbrekend element duurzame toegankelijkheid. Voer vervolgens kwaliteitscontroles uit op digitale archivering. Actualiseer de Raamregeling archiefbeheer en breng deze in samenhang met de beschrijving van de beheerorganisatie en het besluit van 12 december 2006 houdende de regeling van de functie en verantwoordelijkheid van de directeur. Richt de record management functionaliteit voor Verseon in. Erfgoedinspectie Pagina 8 van 31

9 3 Digitale archiefbescheiden en digitaal archief Het digitale archief van een organisatie wordt gevormd door de informatie die in relatie tot de werkprocessen wordt gegenereerd, vastgelegd en bewaard. Deze informatie bevindt zich in de verschillende applicaties en systemen die worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding De Nationale ombudsman heeft ter voorbereiding op de invoering van het digitaal werken in 2009 in de Werkinstructies richtlijnen vastgesteld het aanbieden van relevante documenten door medewerkers. Het gaat hier om de omschrijving wat archiefbescheiden zijn volgens de Nationale ombudsman. In de instructies staat: Het archief bevat alle informatie die de Nationale ombudsman bij het uitvoeren van zijn taken heeft gevormd en verzameld. Die informatie bestaat uit de documenten die gedurende een werkproces worden gevormd door medewerker(s) en die voor dat werkproces unieke informatie bevatten. Kort gezegd bevat het archief alle documenten die relevant zijn voor de Nationale ombudsman om zijn taken uit te voeren en te verantwoorden. Dit zijn niet alleen de documenten die een formeel karakter kennen (nota s, brieven, rapporten etc.) maar ook andere voor de taakuitvoering en dossier relevante documenten. Daarbij kan gedacht worden aan s, eigen aantekeningen, memo s, notities, verslagen e.d. Een dossier in het archief dient al deze informatie te bevatten, wil het de neerslag van de taakuitvoering correct kunnen vastleggen. De richtlijnen dateren nog van de situatie waarin de medewerkers papieren archiefbescheiden aanboden aan de Facilitaire Dienst en niet op de huidige situatie sinds begin dit jaar waarin de medewerkers zelf archief in het digitale systeem plaatsen. Daarbij zijn niet alle medewerkers bekend met deze instructies uit Digitale archivering is leidend voor het grootste gedeelte van de klachtbehandeling (het primair proces), voor de ondersteunende processen is de situatie hybride en worden zowel digitale als papieren archiefbescheiden bewaard. De Nationale ombudsman maakt actief gebruik van social media zoals facebook en twitter. De organisatie heeft nog geen standpunt ingenomen voor wat betreft de status van deze uitingen als archiefbescheiden. Erfgoedinspectie Pagina 9 van 31

10 Samenvattende conclusie De Nationale ombudsman heeft in detail in de Werkinstructies vastgelegd hoe het begrip archiefbescheiden moet worden opgevat door de medewerkers. Deze werkinstructies zijn echter onvoldoende bekend bij de medewerkers en stammen uit 2009 toen de organisatie nog grotendeels op papier werkte en archiveerde. Helderheid voor alle betrokkenen is urgent omdat de medewerkers in het primaire proces zelf de digitale informatie beheren en opslaan. Aanbevelingen Actualiseer de Werkinstructies en behandel hierin ook het onderwerp social media. Breng de Werkinstructies vervolgens opnieuw onder de aandacht van de medewerkers. Erfgoedinspectie Pagina 10 van 31

11 4 Visie, beleid en architectuur De overheid wordt digitaal. Omdat het technisch mogelijk is, uit kosten- en efficiencyoverwegingen, om een betere dienstverlening te kunnen bieden en om het nieuwe werken te kunnen faciliteren. Het is dan ook beleid van de rijksoverheid dat overheidsorganisaties volledig digitaal gaan werken, met inbegrip van duurzaam digitaal archiveren. In uiteenlopende beleidsstukken, programmaplannen en architectuurmodellen is de strategie, het beleid en de verdere uitwerking vastgelegd. Het is belangrijk dat overheidsorganisaties op basis hiervan een eigen aansluitende visie en strategie op de digitale informatiehuishouding ontwikkelen en dat duurzame toegankelijkheid in de informatiearchitectuur is opgenomen. Dit schept duidelijkheid over de te volgen koers om tot een zo doelmatig mogelijke informatiehuishouding te komen, inclusief expliciete aandacht voor de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief. Bevinding De Nationale ombudsman werkt en archiveert binnen het primair proces sinds begin 2014 digitaal in het systeem Verseon. Het digitaal werken en de implementatie van het document management systeem zijn sinds 2009 zorgvuldig voorbereid. In het Informatiebeleidsplan staan klantgerichtheid, transparantie, resultaatgerichtheid en efficiency centraal. Daarnaast wordt voor de ICT als belangrijk uitgangspunt gehanteerd, dat de organisatie op automatiseringsgebied volgend is en kiest voor bewezen technologie, geen noviteiten of een grote mate van zelf ontwikkelen van toepassingen. Het Informatiebeleidsplan is vervolgens uitgewerkt in een Plan van Aanpak Project Digitalisering In het projectplan staat dat de eisen van digitale duurzaamheid uit de ISO richtinggevend zijn voor de keuze van het aan te schaffen DMS/RMA. Archivering maakte nadrukkelijk onderdeel uit van het project, NEN ISO en NEN 2082 certificering voor het systeem was een zogenaamde knock out in het Programma van eisen. Medewerkers ICT, de medewerker Functioneel beheer en Hoofd DIV waren gezamenlijke deelnemers aan het project. Ter voorbereiding van de keuze voor het informatiesysteem heeft de projectgroep zich uitgebreid georiënteerd door bezoeken aan organisaties met een geïmplementeerd DMS/RMA. In eerste instantie is gekozen om alleen de archieven uit het primair proces onder te brengen in Verseon. De Nationale ombudsman bekijkt nu hoe de digitale archivering van de ondersteunende processen kan worden ingericht. Daartoe is een Projectplan BureauDok opgesteld. Het is de bedoeling om ook de archieven van ondersteunende Erfgoedinspectie Pagina 11 van 31

12 processen in Verseon onder te brengen. De einddatum van het project is 30 juni Ook de archiefbescheiden van de Kinder- en Veteranenombudsman zullen in Verseon worden geplaatst in de toekomst. Hier is nog geen concreet plan voor en geen einddatum. Samenvattende conclusie De Nationale ombudsman heeft voor de digitalisering zijn visie en beleid vastgelegd, inclusief de eisen voor duurzame digitale toegankelijkheid. De organisatie heeft gekozen voor bewezen technologie en daartoe voorbereidend onderzoek gedaan. Dit jaar is het plan voor de digitalisering en archivering van de ondersteunende processen vastgelegd. De organisatie staat nu voor de uitdaging om de ongestructureerde informatie voortkomend uit deze processen en de archiefbescheiden van de Kinder- en Veteranenombudsman in Verseon onder te brengen. Voor de laatstgenoemde archieven is nog geen plan. Aanbeveling Stel een plan op voor de digitale archivering van de archiefbescheiden van de Kinder- en Veteranenombudsman en voer het uit. Erfgoedinspectie Pagina 12 van 31

13 5 Kwaliteitsmanagement, audits en control Intern toezicht en control, audits, kwaliteitsmanagement en een vastgesteld normenkader zijn belangrijke elementen die een ingezet kunnen worden bij het op orde krijgen en houden van de digitale informatiehuishouding. Met de inwerkingtreding van de Archiefregeling in 2010 is het toepassen van een kwaliteitssysteem een archiefwettelijke verplichting geworden. Bevinding De Nationale ombudsman beschikt over een Intern controleplan (concept, december 2013) dat moet voorzien in de controle van de juistheid en betrouwbaarheid van de registratie van rapporten en rapportbrieven. Als wettelijk kader is o.a. de Archiefwet in dit document genoemd. In het document beheerorganisatie DMS/RMS applicatie en verwante programma s is opgenomen dat het secretariaat van de onderzoeksteams een verantwoordelijkheid heeft met betrekking tot controle op volledigheid en tijdigheid van invoer van gegevens in dossiers. Deze controles zijn nog niet daadwerkelijk uitgevoerd. Op verzoek van het MT vinden inhoudelijke kwaliteitstoetsen plaats naar de behandeling en afdoening van dossiers. In deze toets speelt archivering geen rol. Samenvattende conclusie De Nationale ombudsman beschikt over verschillende controlemechanismen, deels nog in ontwikkeling, voor de digitale archivering. Deze betreffen de volledigheid van dossiers, de juistheid en betrouwbaarheid van registraties en de behandeling en afdoening, maar niet de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief. Daarnaast is er geen samenhang tussen de verschillende controlemechanismen. Samengevat beschikt de Nationale ombudsman niet over een geïntegreerd en volledig werkend systeem van controles op de kwaliteit van de digitale archivering. Aanbevelingen Integreer de verschillende controlemechanismen en completeer deze met de duurzame toegankelijkheid. Voer de controles op de kwaliteit en volledigheid van de dossiers(registratie) uit. Erfgoedinspectie Pagina 13 van 31

14 Erfgoedinspectie Pagina 14 van 31

15 6 Besturing, organisatie en personeel De eindverantwoordelijkheid voor de digitale informatiehuishouding ligt, conform het begrip zorgdragerschap in de Archiefwet 1995, bij het bestuur van de archiefvormende overheidsorganisatie. Het is belangrijk dat de sturing op de digitale informatiehuishouding goed is ingericht en dat de verantwoordelijkheden goed zijn afgebakend en zijn vastgelegd. Er moet voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding uit te kunnen voeren en er moet voldoende kennis aanwezig zijn, in het bijzonder over de eisen die gesteld worden aan de digitale archivering en duurzame toegankelijkheid. Dit zijn archiefwettelijke eisen, vastgelegd in het Archiefbesluit Digitaal werken impliceert dat iedere medewerker digitale archiefbescheiden creëert, bewerkt, opslaat en van metagegevens voorziet. Dit noodzaakt tot een duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden, vastgelegde autorisaties en goede afspraken over het omgaan met digitale informatie. Bevinding De sturing op de informatiehuishouding is op verschillende manieren vastgelegd. In de eerste plaats op hoofdlijnen in de Raamregeling met betrekking tot de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor zorg en beheer van archieven bij De Nationale ombudsman (2000) 1. Daarin staat dat de directeur van De Nationale ombudsman zorgdrager is voor het archiefbeheer van het bureau Nationale ombudsman in de zin van de Archiefwet Dit is volgens de Erfgoedinspectie niet juist. De Nationale ombudsman is zelf zorgdrager. Hij kan de uitvoering van de archiefbeheerstaken wel mandateren. De ombudsman heeft een aantal bevoegdheden gemandateerd aan zijn directeur middels het besluit van 12 december 2006 houdende de regeling van de functie en verantwoordelijkheid van de directeur. De directeur is belast met de ambtelijke leiding van De Nationale ombudsman en daarmee ook voor de zorg van het personeel, organisatie en bedrijfsvoering. Het archiefbeheer is niet expliciet benoemd. In de praktijk zijn de bedrijfsvoering en het archiefbeheer de verantwoordelijkheid van de plaatsvervangend directeur. De plaatsvervangend directeur is daarmee opdrachtgever en eindverantwoordelijk voor de digitale inrichting van het primaire proces en straks de ondersteunende processen. Het unithoofd documentaire informatievoorziening is volgens de Raamregeling verantwoordelijk voor het feitelijke beheer van de archieven. De taakbeschrijving en die van de Facilitaire dienst is niet aangepast aan de situatie waarin digitaal wordt 1 Beheersregels conform artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Erfgoedinspectie Pagina 15 van 31

16 gewerkt en gearchiveerd door de medewerkers zelf. In de praktijk is de werkwijze wel volledig aangepast aan de nieuwe situatie. Naast de Raamregeling bestaat er een actuele een beschrijving van de beheerorganisatie DMS/RMS applicatie en verwante programma's. Hierin zijn de verantwoordelijkheden voor het technisch -, functioneel - en applicatiebeheer opgenomen. De Nationale ombudsman beschikt, naar eigen opgave, over voldoende personeel voor de taken die betrekking hebben op het duurzaam toegankelijk digitaal archiveren. Incidenteel wordt externe expertise ingehuurd zoals voor de ondersteuning van de implementatie van Verseon. De eigen medewerkers maken echter nadrukkelijk deel uit van deze projecten zodat de kennis binnen de organisatie geborgd blijft. De organisatie heeft voor de implementatie van Verseon een werkgroep digitaal werken ingericht. Deze werkgroep, met medewerkers uit alle disciplines blijft, ook nu de organisatie gewend is geraakt aan het digitaal werken, bestaan om zaken te bespreken en veranderingen door te voeren als dat nodig is. De medewerkers voor de klachtenbehandeling plaatsen vanaf begin 2014 zelf archiefbescheiden in het systeem Verseon. Zij hebben daarvoor een training gehad. Opfriscursussen voor het begrijpen van de functionaliteit zijn ook mogelijk en worden ook gegeven. Samenvattende conclusie De Nationale ombudsman is zorgdrager voor het archief van de organisatie. De plaatsvervangend directeur is eindverantwoordelijke voor de digitale archivering. Dit is niet zo vastgelegd maar wel de praktijk. Ter ondersteuning van deze verantwoordelijkheid zijn het hoofd DIV en de functioneel beheerder vanaf het begin en nog steeds, intensief betrokken bij het digitaliseringsproces. De Raamregeling is deels verouderd, intussen is er een beschrijving van de beheerorganisatie gemaakt en bestaat een besluit met betrekking tot de functie van de directeur. Er is geen samenhang tussen deze documenten. In de praktijk is de sturing goed ingericht, maar op papier is deze onvoldoende belegd. Aanbeveling Actualiseer de Raamregeling archiefbeheer en breng deze in samenhang met de beschrijving van de beheerorganisatie en het besluit van 12 december 2006 houdende de regeling van de functie en verantwoordelijkheid van de directeur. Erfgoedinspectie Pagina 16 van 31

17 7 Toegankelijkheid In de digitale omgeving neemt de hoeveelheid informatie exponentieel toe. Dit geldt ook voor de informatie in de documentmanagement systemen en andere systemen waarin zich digitale archiefbescheiden bevinden. Deze digitale informatie moet goed toegankelijk zijn en blijven. Een eerste vereiste voor een goed toegankelijk en raadpleegbaar digitaal archief is duidelijkheid over welke digitale archiefbescheiden er worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Het tweede vereiste is dat de digitale informatie goed geordend en beheerd wordt. Belangrijke voorwaarden hierbij zijn onder andere het toekennen van metadata en eenduidige afspraken over naamgeving en omschrijving. Voorwaarden van andere aard liggen op het gebied van de gebruiksvriendelijkheid van de systemen, zoals een goede zoekfunctionaliteit, gemakkelijke en intuïtieve navigatie en een overzichtelijke indeling. Bevinding Vanaf begin januari 2014 is het DMS Verseon in gebruik voor het beheer van digitale archiefbescheiden binnen het primaire proces (klachtbehandeling) van de Nationale ombudsman. Binnen het primaire proces van de organisatie worden ook digitale archiefbescheiden gevormd die niet binnen het werkproces klachtbehandeling passen, zoals relatiebeheer met andere bestuursorganen; deze worden binnen de kantoorautomatiseringsapplicaties beheerd. De ordening binnen het systeem Verseon is ingericht op basis van de werkzaamheden van de verschillende teams in het primaire proces. Er staan nu ongeveer dossiers in het systeem. De archiefbescheiden van de Kinderombudsman, de Veteranenombudsman en van de ondersteunende processen zijn nog niet gedigitaliseerd. De Nationale ombudsman noemt de archiefbescheiden in de ondersteunende processen bureaudocumenten. Deze worden op verschillende plekken in de organisatie bewaard, op papier en in de kantoorautomatiseringsapplicaties. Er is geen eenduidige procedure voor registratie. Hierdoor kan niet altijd de relatie tussen inkomende en uitgaande stukken gelegd worden gelegd, kan niet altijd de status, verblijfplaats en afhandeling worden bewaakt en zijn stukken soms lastig terug te vinden. Daarom is het project BureauDok ingericht met als doel ook deze werkprocessen te digitaliseren en daarmee de toegankelijkheid aan te brengen te verbeteren (zie hoofdstuk 4). Erfgoedinspectie Pagina 17 van 31

18 De organisatie beschikt ook over dossiers die als staatsgeheim zijn aangemerkt. Deze worden op papier in een kluis bewaard. Dit gebeurt omdat Verseon nog niet voldoende beveiliging biedt voor deze dossiers. De medewerkers van de ombudsman plaatsen sinds begin 2014 zelf de digitale archiefbescheiden in het document management systeem. De inkomende post is hiervan uitgezonderd, dat doet Facilitaire Dienst. Bij de overgang naar deze werkwijze is veel aandacht besteed aan het werken met Verseon. Nog steeds houdt de functioneel beheerder elke week spreekuur en zijn er opfriscursussen voor gebruik en functionaliteit van Verseon. De ombudsman heeft nauwelijks gegevens in beheer in andere applicaties dan Verseon en de kantoorautomatiseringsapplicaties (behalve in (rijksbrede) PIOFACH applicaties zoals P-direkt). Samenvattende conclusie Het grootste deel van het digitale archief van het primair proces, de klachtbehandeling, is goed toegankelijk in het document management systeem Verseon. Een deel van het primair proces, het archief van de Kinder- en de Veteranenombudsman en het archief de ondersteunende processen is op verschillende plekken binnen de organisatie te vinden. Op papier, digitaal en binnen het persoonlijk domein van medewerkers en is daarom niet goed toegankelijk. De organisatie heeft het voornemen om de toegankelijkheid van deze archiefbescheiden te verbeteren. Er is echter alleen een plan voor de ondersteunende processen. (zie hoofdstuk 4) Erfgoedinspectie Pagina 18 van 31

19 8 Waardering, selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst, waarin de bewaartermijnen zijn opgenomen en waarin is opgenomen welke archiefbescheiden als blijvend te bewaren worden beschouwd. De Archiefwet verbiedt voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden en verplicht tot vernietiging nadat de bewaartermijn is verstreken. Voortijdige vernietiging kan tot gevolg hebben dat belangrijke informatie onbedoeld verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Bevinding De Nationale ombudsman beschikt over twee vastgestelde selectielijsten voor het primair proces namelijk: Basisselectiedocument Nationale ombudsman en de selectielijst voor de neerslag van het handelen (primaire taken en institutionele aangelegenheden van de actoren Nationale en Kinderombudsman (Nationale ombudsman vanaf 1998, Kinderombudsman vanaf 2011). De tweede lijst is in januari 2015 vastgesteld. De reden om een nieuwe selectielijst te maken was dat sommige omschrijvingen in de eerdere lijst te specifiek waren en dat de handelingen voor de Kinderombudsman nog beschreven moesten worden. Voor de ondersteunende processen maakt de ombudsman gebruik van een aantal rijksbrede selectielijsten, zoals de Selectielijst voor de handelingen van de Nationale ombudsman op het beleidsterrein Beheer van de Rijksbegroting over de periode en de selectielijst voor de handelingen van de Nationale Ombudsman op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier over de periode vanaf De rapporten die de ombudsman bij de uitvoering van zijn taak maakt zijn aangewezen als blijvend te bewaren, naar schatting is dit ongeveer 20% van het totale archief. De bewaartermijnen uit de selectielijst worden niet vooraf toegekend in het DMS Verseon. De afhandelingswijze van een dossier bepaalt mede of een dossier alsnog als te bewaren aangewezen kan worden. Bij de aanmaak van een nieuw dossier is niet duidelijk hoe een zaak zal verlopen wat van invloed is op de toe te kennen bewaartermijn. Er heeft nog geen vernietiging van digitale archiefbescheiden plaats gevonden gezien de recente introductie van het DMS. Erfgoedinspectie Pagina 19 van 31

20 Samenvattende conclusie De Nationale ombudsman beschikt over vastgestelde selectielijsten voor al haar taken. De ombudsman spant zich in om de bewaartermijnen op zorgvuldige wijze toe te kennen, bijvoorbeeld door het achteraf toekennen van bewaartermijnen. Dit kan leiden tot een te grote beheerslast waardoor het risico bestaat de waardering, selectie en vernietiging niet meer tijdig kan plaatsvinden. Aanbevelingen Evalueer over een jaar de huidige werkwijze waarbij bewaartermijnen achteraf worden toegekend en bekijk of een aanpassing nodig is. Erfgoedinspectie Pagina 20 van 31

21 9 Digitale overbrenging Een deel van de digitale archiefbescheiden heeft wetenschappelijke en cultuurhistorische waarde. Deze archiefbescheiden zijn in de selectielijst aangemerkt als blijvend te bewaren en moeten na een termijn van 20 jaar worden overgebracht naar een e-depot van het Nationaal Archief of een Regionaal Historisch Centrum. Overbrenging van digitale archiefbescheiden, zowel uit een DMS of bedrijfssysteem of in de vorm van een database is voor een belangrijk deel nog onbekend terrein. Nu ook digitale archiefbescheiden op leeftijd komen wordt digitale overbrenging een actueel vraagstuk. Bevinding De Nationale ombudsman heeft gezien de recente implementatie van Verseon nog nog geen concrete stappen genomen voor digitale overbrenging. Wel is in de huidige applicatie Verseon rekening gehouden met een mogelijke export van bestanden met de bijbehorende metadata in XML. Het is volgens de ombudsman mogelijk om de blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden straks uit het Verseon over te brengen naar het Nationaal Archief (NA). Vervroegde overbrenging is een optie voor de Nationale ombudsman, maar de organisatie ziet in de toepassing van archiefwettelijke overbrenging de daarbij behorende openbaarheid als een complicerende factor. De ombudsman ziet het als zijn verantwoordelijkheid om ook recht te doen aan de vereiste privacy zoals geëist in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Participeren in het rijksbrede project DWR archief is vooralsnog geen optie voor de ombudsman omdat het voor de Nationale ombudsman niet helder is welke functionaliteit tegen welke kosten kan worden geboden. De ombudsman is als Hoog College van Staat overigens niet gehouden aan de digitaliseringsdoelstellingen die gelden voor het Rijk. Samenvattende conclusie De Nationale ombudsman is zich bewust van het feit dat de blijvend te bewaren archiefbescheiden straks digitaal moeten overgebracht naar het Nationaal Archief. Archiefwettelijk gezien komt de overbrenging pas in 2034 in beeld, maar het is raadzaam om zich op de hoogte te blijven stellen van de ontwikkelingen met betrekking tot de aansluitvoorwaarden voor digitale overbrenging. Erfgoedinspectie Pagina 21 van 31

22 Erfgoedinspectie Pagina 22 van 31

23 10 Digitale duurzaamheid De bewaartermijn van digitale archiefbescheiden wordt bepaald vanuit allerlei wetten en regelingen. De bewaartermijn kan soms erg lang zijn. Digitale bestanden en archiefbescheiden moeten gedurende deze bewaartermijn leesbaar, interpreteerbaar en in authentieke vorm reproduceerbaar blijven. Deze digitale duurzaamheid is niet vanzelfsprekend. Het is noodzakelijk om bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen die aan de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie worden gesteld en aan de maatregelen die getroffen moeten worden om de digitale duurzaamheid te kunnen waarborgen. Dit zijn maatregelen als het gebruik van open standaarden, tijdige conversie en migratie en op het gebied van informatieveiligheid die de integriteit en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden waarborgen. Bevinding Het duurzaam beheer van de digitale archiefbescheiden in Verseon wil de ombudsman in eigen beheer realiseren. Daartoe wordt nu de record management functionaliteit ingericht. Alhoewel de digitale archivering leidend is voor het primaire proces leidend, worden er nog steeds papieren archiefbescheiden bewaard in dagdozen, omdat de ombudsman nog geen besluit tot vervanging heeft genomen. Wat betreft de maatregelen voor informatieveiligheid heeft de ombudsman in 2012 een security health check uit laten voeren en vervolgens informatiebeveiligingsbeleid opgesteld. Hierbij is de BIR als norm gebruikt. Onderdeel van het beleid is de beschikbaarheid van informatie in de bedrijfsprocessen. Het beleid is wel van toepassing op Verseon maar de applicatie is, gezien de recente implementatie nog geen onderdeel geweest van een risicoanalyse of security health check. De Nationale ombudsman heeft nog niet bedacht hoe om te gaan met de digitale archiefbescheiden die nu binnen de kantoorautomatiseringsapplicaties worden beheerd. Samenvattende conclusie Voor wat betreft de digitale duurzaamheid is er nog een aantal verbeteringen mogelijk. In de eerste plaats is de functionaliteit voor record management van Verseon nog niet ingericht. Ook is nog geen aanvang gemaakt met de vervanging van archiefbescheiden. Tevens moet een voorziening worden getroffen omde Erfgoedinspectie Pagina 23 van 31

24 digitale archiefbescheiden die nu in de kantoorautomatiseringsapplicaties zijn ondergebracht, duurzaam toegankelijk te bewaren. De ombudsman heeft beleid opgesteld voor informatiebeveiliging. De bijbehorende risicoanalyse is echter nog niet toegepast op Verseon. Aanbevelingen Richt de record management functionaliteit voor Verseon in. Neem een formeel Besluit tot Vervanging en neem in dit verband kennis van de Handreiking Vervanging 2. Zorg dat de digitale archiefbescheiden die nu in de kantoorautomatiseringsapplicaties staan, duurzaam toegankelijk worden gemaakt. Betrek (de digitale archiefbescheiden in) Verseon bij een volgende risicoinventarisatie voor informatiebeveiliging. 2 Erfgoedinspectie Pagina 24 van 31

25 Bijlage 1 Verantwoording en bronnen De grondslag voor de conclusies en aanbevelingen wordt gevormd door de inspectiegesprekken, vastgelegd in de nota van bevindingen, de hieronder genoemde documenten en de gegevens uit de monitor van de Erfgoedinspectie. De nota van bevindingen is voor wederhoor toegezonden aan de gesprekspartners bij de Nationale ombudsman. Ook de concept rapportage is voor wederhoor aan de Nationale ombudsman voorgelegd. De inspectiegesprekken De inspectiegesprekken hebben plaatsgevonden op 19 september, 3 en 10 oktober 2014 De documenten 1. e-nom Informatiebeleidsplan Nationale ombudsman , maart Plan van aanpak Project Digitalisering in opdracht van Directie Nationale ombudsman, Versie 1.5, Plan van aanpak in het kader van het programma Integrale Digitale Dienstverlening (IDD), maart Intern controleplan , (concept), december Informatiebeveiligingsbeleid , december Beheerorganisatie DMS/RMS applicatie en verwante programma s, september Functioneel Inrichtingsdocument Nationale ombudsman (concept), december Bijlage 21 Richtlijnen aanbieden relevante documenten door medewerkers, Werkinstructies Nationale ombudsman, december Selectielijst Nationale ombudsman, Procesbeschrijving De Nationale ombudsman, mei Persoonlijk.of niet Digitaal.of Niet? Verslag van de Nationale ombudsman over 2013 Erfgoedinspectie Pagina 25 van 31

26 12. Gebruikershandleiding, zoekscherm DOS maart Rapportage Security Health Check, augustus Concept selectielijst voor de neerslag van het handelen (primaire taken en institutionele aangelegenheden van de actoren Nationale en Kinderombudsman a. Nationale ombudsman vanaf 1998 b. Kinderombudsman vanaf 2011 c. Versie ter inzage september Verslag van het ingevolge artikel 5. Gevoerde overleg met betrekking tot de selectielijst voor de neerslag van het handelen (primaire taken en institutionele aangelegenheden van de actoren Nationale en Kinderombudsman 16. Besluit van 12 december 2006, houdende regeling van de functie en verantwoordelijkheid van de directeur 17. Programma van eisen voor een geïntegreerd Document Management Systeem versie 2.0, offerte aanvraag juli Projectopdracht digitalisering huishoudelijke stukken, versie 002 juli Raamregeling met betrekking tot de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor zorg en beheer van archieven bij De Nationale ombudsman, Verseon Handleiding inclusief scannen Erfgoedinspectie Pagina 26 van 31

27 Bijlage 2 Het inspectieprogramma duurzame digitale toegankelijkheid De Erfgoedinspectie voert een inspectieonderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de organisaties van de centrale overheid. Belangrijk onderdeel van het onderzoek zijn de inspecties die bij de archiefvormende organisaties worden uitgevoerd. Deze organisaties vormen een doorsnee beeld van de centrale overheid. De bevindingen uit deze inspecties worden aangevuld met de uitkomsten van de monitor van de Erfgoedinspectie. In overkoepelende rapporten zal de Erfgoedinspectie over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden bij de centrale overheid rapporteren. Tot nu zijn twee rapporten gepubliceerd en aan de Tweede Kamer toegezonden, respectievelijk Beperkt houdbaar? en Duurzaam duurt het langst. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving voldoende wordt gewaarborgd. Erfgoedinspectie Pagina 27 van 31

28 Erfgoedinspectie Pagina 28 van 31

29 Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: E: Den Haag, februari 2015 Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Toezicht op de overheidsinformatie Voor wat betreft het toezicht op de overheidsinformatie ligt de focus van de Erfgoedinspectie voor een belangrijk deel op de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief en de digitale archiefbescheiden, zowel in de vorm van data als documenten. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuursorganen voor wat betreft de taken met openbaar gezag en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Erfgoedinspectie Pagina 29 van 31

30

31

Nederlandse Publieke Omroep

Nederlandse Publieke Omroep Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap Nederlandse Publieke Omroep De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Nederlandse Publieke Omroep

Nadere informatie

Kamer van Koophandel. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

Kamer van Koophandel. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Kamer van Koophandel De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Pagina 2 van 27 Inhoud 1 Inleiding... 5 2 Algemeen beeld... 6 3 Digitale archiefbescheiden

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministeriévan Onderwijs, Cultuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministeriévan Onderwijs, Cultuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministeriévan Onderwijs, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Tweede Kamer der Staten-Generaal T.a.v. mevr. mr. Biesheuvel-Vermeijden, griffier Postbus 20018

Nadere informatie

Autoriteit Financiële Markten

Autoriteit Financiële Markten Erfgoed inspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap Autoriteit Financiële Markten De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Autoriteit Financiële Markten

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwi/s, Cu/tuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag KNMG T.a.v. het bestuur Postbus 20051 3502 LB UTRECHT Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus 16478

Nadere informatie

De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie M/n/sterie van Onderwys, Cu/tuur en Wetenschap CIBG De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief CIBG De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Bureau Architectenregister t.a.v. de directeur de heer dr. H.A. Groeneveld Postbus 85506 2508

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Pompestichting t.a.v. de directie Postbus 31435 6503 CK NIJMEGEN Koninginnegracht 25 Den Haag

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Centraal Justitieel Incassobureau T.a.v. de directie Postbus 1794 8901 CB Leeuwarden Koninginnegracht

Nadere informatie

Erfgoed inspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap

Erfgoed inspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap Erfgoed inspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid t.a.v. de directeur de heer ing. W. Papperse Postbus

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cu/tuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cu/tuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cu/tuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Agentschap NL T.a.v. de heer A. van Ravestein, algemeen directeur Postbus 93144 2509 AC DEN

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) T.a.v. Het bestuur Postbus 232 3970 AE DRIEBERGEN Koninginnegracht

Nadere informatie

Datum 17 oktober 2011 Betreft Inspectie duurzame digitale toegankelijkheid informatiehuishouding

Datum 17 oktober 2011 Betreft Inspectie duurzame digitale toegankelijkheid informatiehuishouding Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 15478 2500 BL Den Haag uwv T.a.v. de plv. voorzitter van de Raad van Bestuur de heer A. Paling Postbus 58285 1040

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Ondenvi/s, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag UMCG T.a.v. de Raad van Bestuur Postbus 30001 9700 RB GRONINGEN Koninginnegracht 25 Den Haag

Nadere informatie

Monitor Erfgoedinspectie

Monitor Erfgoedinspectie Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag KNMI T.a.v. de heer dr. ir. F.J.J. Brouwer, directeur Postbus 201 3730 AE DE BILT Koninginnegracht

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Memorie van toelichting

Memorie van toelichting Memorie van toelichting Algemeen Informatie is een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een gemeente. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor behoorlijk bestuur : voor

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag De leden van de directie van De Nederlandsche Bank Postbus 98 1000 AB AMSTERDAM Koninginnegracht

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Ciiltuuren Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Ciiltuuren Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Ciiltuuren Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Immigratie- en Naturalisatiedienst de heer R. Van Lint, hoofddirecteur Postbus 3211 2280 GE

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

Kadaster De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

Kadaster De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Kadaster De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Inhoud Inleiding 3 1. Algemeen beeld 5 2. Digitale

Nadere informatie

Mr. J.A. van den Bos Inspecteur-Generaal Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Postbus 90801 2509 LV DEN HAAG

Mr. J.A. van den Bos Inspecteur-Generaal Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Postbus 90801 2509 LV DEN HAAG a 1 > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Mr. J.A. van den Bos Inspecteur-Generaal Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Postbus 90801 2509 LV DEN HAAG Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Dienst Uitvoering Onderwijs t.a.v. de hoofddirecteur FSI, de heer W.J. Westerbeek Postbus 30155

Nadere informatie

Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014

Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014 Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014 Gedeputeerde staten van Noord-Holland gelet op artikel 6 van de Archiefverordening

Nadere informatie

Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Pagina 2 van 31 Inhoud 1 Inleiding... 5 2 Algemeen

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Gemeenteblad nr. 348, 5 januari 2017 Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Het Dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Peelgemeenten, Gelet op: Artikel 6 van de Archiefverordening 2017; Overwegende

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD BESLUIT INFORMATIEBEHEER OMGEVINGSDIENST ZUID-HOLLAND ZUID

PROVINCIAAL BLAD BESLUIT INFORMATIEBEHEER OMGEVINGSDIENST ZUID-HOLLAND ZUID PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Zuid-Holland. Nr. 176 3 april 2014 BESLUIT INFORMATIEBEHEER OMGEVINGSDIENST ZUID-HOLLAND ZUID Besluit van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland

Nadere informatie

Ministerie van Economische Zaken

Ministerie van Economische Zaken Ministerie van Economische Zaken > Retouradres Postbus 20401 2500 EK Den Haag Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap T.a.v. mw. drs. G.P.M. Scholte Hoofdinspecteur collecties en archieven Postbus

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Veiligheidsregio Utrecht

Besluit informatiebeheer Veiligheidsregio Utrecht Vergaderstuk AB20190211-09 - Bijlage B Besluit informatiebeheer Veiligheidsregio Utrecht Versie 2019-1 Vastgesteld door het dagelijks bestuur d.d. [datum] Het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap >Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Rijksgebouwendienst T.a.v. de algemeen directeur Mevrouw drs E.M. Klein Schiphorst Postbus 20952

Nadere informatie

Besluit: Het Reglement Informatiebeheer Noordelijk Belastingkantoor vast te stellen.

Besluit: Het Reglement Informatiebeheer Noordelijk Belastingkantoor vast te stellen. Reglement Informatiebeheer Het bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor; Gelet op de Wet gemeenschappelijke Regelingen, de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling Noordelijk Belastingkantoor;

Nadere informatie

Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998;

Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998; CVDR Officiële uitgave van Groningen. Nr. CVDR44079_1 21 november 2017 BESLUIT INFORMATIEBEHEER GRONINGEN Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998; BESLUITEN: vast

Nadere informatie

RDW De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief

RDW De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap RDW De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Inhoud Inleiding 5 1. Algemeen beeld 6 2. Digitale

Nadere informatie

Ministerie van Defensie

Ministerie van Defensie Erfgoedinspectie MinisterieranOnderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Ministerie van Defensie De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Ministerie van Defensie De duurzame

Nadere informatie

Afdelingshoofd: het hoofd van een afdeling binnen de Dopingautoriteit;

Afdelingshoofd: het hoofd van een afdeling binnen de Dopingautoriteit; Regeling van het bestuur van de Dopingautoriteit van 1 januari 2019, houdende de beheersregels voor documentaire informatie (Beheerregeling DI Dopingautoriteit 2019) Het bestuur van de Dopingautoriteit,

Nadere informatie

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Wettelijke regeling voor dynamisch en semi-statisch archief. 3 Kwaliteitszorg 4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid,

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

Memorie van toelichting

Memorie van toelichting Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling bepalen dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die de Veiligheidsregio ontvangt en creëert

Nadere informatie

Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden

Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden Wijziging Archiefbesluit 1-1-2013. Aanleiding: - moet aansluiten bij de informatiehuishouding Selectie van archiefbescheiden van een digitaal

Nadere informatie

De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en DWR Archief

De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en DWR Archief Erfgoedinspectie Pagina 2 van 18 Inhoud Inhoud Inleiding... 4 1 Algemeen beeld... 5 2 Het in bewaring geven van digitaal archief bij het e-depot... 7 3 Het e-depot van het Nationaal Archief als voorziening...

Nadere informatie

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie von Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Datum 15 december 2011 Betreft Inspectie digitale informatiehuishouding

Erfgoedinspectie Ministerie von Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Datum 15 december 2011 Betreft Inspectie digitale informatiehuishouding Erfgoedinspectie Ministerie von Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Politieacademie t.a.v. de voorzitter van het College van Bestuur de heer A.P.P.M. van Baal

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015

Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015 Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015 Opsteller Vincent Robijn - gemeentearchivaris T.a.v. College Datum 18-06-15 Registratienummer 1. Algemeen Zoals voorgeschreven in artikel

Nadere informatie

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE VOORST; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; BESLUITEN:

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE VOORST; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; BESLUITEN: BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE VOORST; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; BESLUITEN: vast te stellen het Besluit Informatiebeheer gemeente Voorst 2014, Inhoudende voorschriften betreffende

Nadere informatie

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. STAATSCOURANT Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. Nr. 67544 30 november 2018 Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 20 november 2018, nr. MINBUZA-2018.1155264,

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg).

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg). HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE RUD ZUID-LIMBURG Gelet op artikel 8 van de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg BESLUIT: Vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Onze referentie 537778

Onze referentie 537778 Ministerie van Onderwijs, Cultuuren Wetenschap >Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Ministerie van Economische Zaken T.a.v. de heer drs. P.J.M. Kolkman, CIO Postbus 20401 2500 EK DEN HAAG Erfgoedinspectie

Nadere informatie

erfgoedinspectie 3 S U SCHAP Aan het College van Bestuur van de Technische Universiteit Delft Postbus AA Delft

erfgoedinspectie 3 S U SCHAP Aan het College van Bestuur van de Technische Universiteit Delft Postbus AA Delft 3 S U Aan het College van Bestuur van de Technische Universiteit Delft Postbus 5 2600 AA Delft erfgoedinspectie Den Haog 15-12-2008 Ons kenmerk 88674 Onderwerp Voortgangsrapport naleving Archiefwet 1995

Nadere informatie

Officiële uitgave van het college van dijkgraaf en heemraden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.

Officiële uitgave van het college van dijkgraaf en heemraden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. WATERSCHAPSBLAD 29 Officiële uitgave van het college van dijkgraaf en heemraden van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. Nr. 7834 september 2016 Bekendmaking Besluit Informatiebeheer Hoogheemraadschap

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Ministerie van Veiligheid en Justitie T.a.v. mevrouw mr. drs. N.C. Stolk Plaatsvervangend Secretaris-generaal

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag nvwa T.a.v. de heer de heer C.WJ. Schreuders, inspecteur-generaal Postbus 43006 3540 AA UTRECHT

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Wetstechnische informatie

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

GEMEENTEBLAD Officiële publicatie van Gemeente Almere

GEMEENTEBLAD Officiële publicatie van Gemeente Almere INLEIDENDE TEKST Het college van burgemeester en wethouders maakt bekend dat zij in haar vergadering van 1 november heeft besloten om het Besluit Informatiebeheer vast te stellen. Het Besluit Informatiebeheer

Nadere informatie

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Koninklijke Akademie van Wetenschappen

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Koninklijke Akademie van Wetenschappen Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Koninklijke Akademie van Wetenschappen december 2004-januari 2005 Rijksarchiefinspectie Basisgegevens 1 Naam organisatie Koninklijke Nederlandse Akademie

Nadere informatie

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris Besluit Informatiebeheer gemeente Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, Gelet op artikel van de Archiefverordening

Nadere informatie

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten:

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: Hoofdstuk I Algemene bepalingen VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET BEHEER

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD HOOFDSTUK II DE ZORG VAN GEDEPUTEERDE STATEN VOOR ARCHIEFBESCHEIDEN

PROVINCIAAL BLAD HOOFDSTUK II DE ZORG VAN GEDEPUTEERDE STATEN VOOR ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van de provincie Flevoland Nr. 3140 2 mei 2018 Verordening van Provinciale Staten van de provincie Flevoland houdende regels omtrent het archief Archiefverordening provincie

Nadere informatie

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus 16478 2500 BL Den Haag Het Openbaar Ministerie Het College van procureurs-generaal Postbus 20305 2500 EH DEN HAAG

Nadere informatie

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluit Informatiebeheer Valkenswaard 2011 Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluiten vast te stellen de navolgende: Voorschriften

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk Besluit Informatiebeheer Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017 Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van Havenschap Moerdijk In de vergadering van 7 december 2016 Mij bekend, De secretaris

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening;

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS,

Nadere informatie

Besluit van Provinciale Staten

Besluit van Provinciale Staten Besluit van Provinciale Staten Vergaderdatum Januari 2015 Nummer 6772 Onderwerp Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid- Holland 2014 1 Besluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelet

Nadere informatie

De Nationale Politie. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief. Erfgoedinspectie.

De Nationale Politie. De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief. Erfgoedinspectie. De Nationale Politie De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief Erfgoedinspectie Februari 2016 Pagina 1 van 21 Inhoud Inleiding... 3 1. Algemeen beeld... 4 2. Digitale

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Productbeschrijving RIO. Inhoudsopgave

Productbeschrijving RIO. Inhoudsopgave Productbeschrijving RIO Versie januari 2004, plus verwerkt commentaar Nationaal Archief van februari 2004 Goedgekeurd op vergadering Interdepartementaal Platform Selectievraagstukken, 3 maart 2004 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Den Haag, september 2013 Dr. F.J.G. Limburg

Den Haag, september 2013 Dr. F.J.G. Limburg Verslag van het ingevolge artikel 5, sub d., j o 2 Archiefbesluit 1995, gevoerde overleg tussen het bedrijfschap Horeca en Catering en het Nationaal Archief met betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld

Nadere informatie

(Kamerbrief van OCW en BZK aangaande selectieaanpak archieven, 17 december 2010).

(Kamerbrief van OCW en BZK aangaande selectieaanpak archieven, 17 december 2010). Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d. van het Archiefbesluit 1995 gevoerde overleg tussen Mandaatgroep archieven van de Rechtspraak en het Nationaal Archief met betrekking tot de selectielijst,

Nadere informatie

Jaarverslag OVER 2015 EN F. Schoonheim, archivaris RUD Utrecht. van de archivaris van de RUD Utrecht. Archimedeslaan 6, 3584 BA Utrecht

Jaarverslag OVER 2015 EN F. Schoonheim, archivaris RUD Utrecht. van de archivaris van de RUD Utrecht. Archimedeslaan 6, 3584 BA Utrecht Jaarverslag OVER 2015 EN 2016 van de archivaris van de RUD Utrecht F. Schoonheim, archivaris RUD Utrecht Archimedeslaan 6, 3584 BA Utrecht Inhoud Inleiding Verslag 1 1. Archiefzorg en beheer en het toezicht

Nadere informatie

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Avalex gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 2 maart 2017 gelet op artikel 40,

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Gegevensmanagement in relatie tot archivering

Gegevensmanagement in relatie tot archivering Gegevensmanagement in relatie tot archivering NORA expertgroep gegevensmanagement 1 februari 2018 contact@nationaalarchief.nl Gegevensmanagement Gegevensmanagement is het geheel van activiteiten om in

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013

Besluit informatiebeheer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013 2 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. wet: de Archiefwet 1995; b. archiefverordening: de Archiefverordening Hoogheemraadschap

Nadere informatie

gelezen het voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden d.d., nr

gelezen het voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden d.d., nr Ontwerp Archiefverordening Rijnland 2015 De Verenigde Vergadering van het hoogheemraadschap van Rijnland; gelezen het voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden d.d., nr overwegende dat -

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Digitaal erfgoed Metagegevens & Hier 22-1-2015 Architectuur komt ook tekst 22-1-2014 Bert van Kooten Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie

Nadere informatie

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid december 2004-januari 2005 Rijksarchiefinspectie Basisgegevens 1 Naam organisatie Raad voor de Transportveiligheid (RVTV)

Nadere informatie

R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L

R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L 2 0 1 6 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 1.1 Aanleiding

Nadere informatie

Informatiefolder Algemene Verordening Gegevensbescherming

Informatiefolder Algemene Verordening Gegevensbescherming Informatiefolder Algemene Verordening Gegevensbescherming Goed voorbereid van start met de Algemene Verordening Gegevensbescherming Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Nadere informatie

HANDREIKING KWALITEITSSYSTEEM INFORMATIEBEHEER DECENTRALE OVERHEDEN

HANDREIKING KWALITEITSSYSTEEM INFORMATIEBEHEER DECENTRALE OVERHEDEN 1 Archiefinnovatie Decentrale Overheden HANDREIKING KWALITEITSSYSTEEM INFORMATIEBEHEER DECENTRALE OVERHEDEN AIDO-REGIOBIJEENKOMSTEN DEN BOSCH EN ZWOLLE, 14 EN 15 DECEMBER 2016 2 PROGRAMMA Even voorstellen

Nadere informatie

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten met een benoemde archivaris

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten met een benoemde archivaris Model Besluit Informatiebeheer gemeenten met een benoemde archivaris Besluit Informatiebeheer gemeente Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, Gelet op artikel van de Archiefverordening

Nadere informatie

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Themasessie SOD Dagvoorzitter Marjan Dik Presentatie: Margriet van Gorsel 26 April 2012 Programma 13.30 13.45 Introductie met stellingen () 13.45 14.00 Pas op de

Nadere informatie

B&W besluit Publicatie

B&W besluit Publicatie B&W besluit Publicatie Onderwerp Actualisering Besluit Informatiebeheer Bestuurlijk behandelvoorstel (2013/396079) MS/DIV Collegebesluit 1. Het college stelt het vast. 2. Dit besluit heeft geen financiële

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling IGUO Nr. 591 23 april 2018 Beheerregeling informatiebeheer Bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) De Connectie 2018 De directeur

Nadere informatie

BEHEERREGELING INFORMATIEBEHEER GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING GEMEENSCHAPPELIJK BELASTINGKANTOOR GBLT 2018

BEHEERREGELING INFORMATIEBEHEER GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING GEMEENSCHAPPELIJK BELASTINGKANTOOR GBLT 2018 Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijk belastingkantoor GBLT stelt, gelet op art. 8 van de Archiefverordening GBLT 2018, vast de navolgende BEHEERREGELING INFORMATIEBEHEER

Nadere informatie

Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016

Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016 Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016 Versie d.d. 10 oktober 2016 Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders d.d... oktober 2016 1 Inleiding

Nadere informatie