Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)"

Ine Aalderink
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) Zeeland 2 februari 2016 Hanneke van Aalst Arjan Kloosterboer Karin Heirman Leo Hollestelle / Hans Quist Antal Posthumus

2 Agenda Welkom Toelichting TMLO en de toepassing daarvan TMLO in de praktijk Vingeroefening metadateren (incl. pauze) En nu aan de slag Vragen en afsluiting

3 De 7 W s Wat (is metadatering)? Waarom (metadateren)? Welke (wijze metadateren we)? Wie (metadateert)? Wanneer (metadateren we)? Waar (metadateren we)? Waarmee (metadateren we)?

4 Metadateren Voorzien van metagegevens Metagegevens: gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven (Bron: NEN-ISO )

5 Waarom metadateren Art. 19 AR Standaard Richtlijn metagegevens TMLO, TP Rijk Eigen profielen

6 Waarom metadateren o vergroten van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie; o bevorderen van een juiste interpretatie van overheidsinformatie; o mogelijk maken van gegevensuitwisseling tussen organisaties en/of systemen (interoperabiliteit); o transparant en openbaar maken van overheidsinformatie o adequaat beveiligen van overheidsinformatie, wanneer en waar het moet; o beheren en weer representeren van (digitale) overheidsinformatie.

van een juiste interpretatie van overheidsinformatie; Vindbaar

organisaties en/of systemen (interoperabiliteit); duurzaam o transparant

beveiligen van overheidsinformatie, wanneer en waar Zolang het als moet;

7 Waarom metadateren o vergroten van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie; Interpreteerbaar o bevorderen van een juiste interpretatie van overheidsinformatie; Vindbaar obetrouwbaar mogelijk maken van gegevensuitwisseling Informatie is tussen organisaties en/of systemen (interoperabiliteit); duurzaam o transparant en openbaar toegankelijk maken van overheidsinformatie o adequaat beveiligen van overheidsinformatie, wanneer en waar Zolang het als moet; nodig o beheren en weer representeren van (digitale) Uitwisselbaar overheidsinformatie. Beheersbaar

8 Metagegevens: waarvan? VERGUNNING BELEIDSPLAN UITKERING- BRIEFJE BEZWAAR- SCHRIFT INFORMATIESET (record) ZAAK KAART

9 Metagegevens: welke?

10 Relaties Identificaties Duiding Tijd en plaats Gebruik Bestandskenmerken Wie Proces Ontstaan Beheer Metagegevens: waarvan? ARCHIEF SERIE DOSSIER ARCHIEFSTUK bestand

11 class TpLO Record Eventgeschiedenis (12) «Element» + Datum/periode (12.1) + Type (12.2) + Beschrijving (12.3) [0..1] + Verantwoordelijke functionaris (12.4) Gebruiksrechten (16) «Subelement» + Omschrijving voorwaarden (16.1) [0..1] + Datum/periode (16.2) [0..1] Openbaarheid (18) 1..* 0..* «Subelement» + Omschrijving beperkingen (18.1) [0..*] + Datum/periode (18.2) [0..1] Dekking (9) «Subelement» + In tijd (9.1) [0..1] + Geografisch gebied (9.2) [0..*] Relatie (15) «Element» + Relatie-ID (15.1) + Type relatie (15.2) 0..* 0..* Vorm (19) «Subelement» + Redactie/genre (19.1) + Verschjningsvorm (19.2) [0..*] + Structuur (19.3) [0..1] 1 0..* RECORD «Element» + Identificatiekenmerk (2) + Aggeggratieniveau (3) + Naam (4) [1..N] + Classificatie (5) :Groep [1..*] + Omschrijving (6) [0..*] + Plaats (7) + Dekking (9) :Groep [0..*] + Externe identificatiekenmerken (10) :Groep [0..*] + Taal (11) [0..*] + Eventgeschiedenis (12) :Groep [1..*] + Eventplan (13) :Groep [1..*] + Relatie (15) :Groep [0..*] + Ontstaanscontext (15C) :Groep [0..1] + Gebruiksrechten (16) :Groep [0..*] + Vertrouwelijkheid (17) :Groep [0..*] + Openbaarheid (18) :Groep [0..*] + Vorm (19) :Groep + Integriteit (20) [0..1] + Formaat (21) :Groep [0..*] 0..* Formaat (21) «Subelement» + Identificatiekenmerk (21.1) + Bestandsaam (21.2) :Groep + Type (21.3) [0..1] + Omvang (21.4) + Bestandsformaat (21.5) + Creatieapplicatie (21.6) :Groep [0..1] + Fysieke integriteit (21.7) :Groep [0..1] + Datum aanmaak (21.8) + Event plan formaat (21.9) :Groep [0..*] + Relatie (21.10) [0..*] 1..* 1..* * Classificatie (5) «Subelement» + Code (5.1) + Omschrijving (5.2) + Bron (5.3) + Datum (5.4) Eventplan (13) «Element» + Datum/periode (13.1) + Type (13.2) + Beschrijving (13.3) [0..1] + Aanleiding (13.4) [0..1] Ontstaanscontext (15C) «Subelement» + Actor (15C.1) :Groep [0..*] + Activiteit (15C.2) :Groep [0..*] Vertrouwelijkheid (17) «Subelement» + Classificatie/niveau (17.1) + Datum/periode (17.2) 0..* Externe identificatiekenmerken (10) «Element» + Kenmerk systeem (10.1) [0..1] + Nummer binnen systeem (10.2) [0..1] 0..* 0..* Actor (15C.1) «Subelement» + Identificatie-kenmerk (15C.1.2) + Aggregatieniveau (15C.1.3) [0..1] + Geautoriseerde naam (15C.1.4.2) + Plaats (15C.1.7) [0..*] + Jurisdictie (15C.1.8) [0..1] Activiteit (15C.2) «Subelement» + Identificatie-kenmerk (15C.2.2) [0..1] + Aggregatieniveau (15C.2.3) [0..1] + Naam (15C.2.4) * 0..1 Bestandsnaam (21.2) Creatieapplicatie (21.6) Eventplan formaat (21.9) Fysieke integriteit (21.7) «Subelement» + Naam (21.2.1) + Extensie (21.2.2) [0..1] «Subelement» + Naam (21.6.1) + Versie (21.6.2) + Datum aanmaak (21.6.3) «Subelement» + Datum (21.9.1) [0..1] + Type (21.9.2) [0..1] + Beschrijving (21.9.3) [0..1] + Aanleiding (21.9.4) [0..1] «Subelement» + Algoritme (type) (21.7.1) + Waarde (21.7.2) + Datum (21.7.3)

12 REGIE VANUIT PROCES Metadatering: wanneer en wie? - huidige situatie - DYNAMISCHE FASE AFGERONDE FASE STATISCHE FASE REGIE VANUIT DOCUMENTAIRE INFORMATIE- HUISHOUDING Levensduur dossier en document

13 REGIE VANUIT PROCES Metadatering: wanneer en wie? - beoogde situatie - DYNAMISCHE FASE AFGERONDE FASE STATISCHE FASE REGIE VANUIT DOCUMENTAIRE INFORMATIE- HUISHOUDING Levensduur dossier en document

14 Metadatering: waarmee en waar ZAKEN- BEHEER DOCUMENTEN- BEHEER ARCHIEF- BEHEER e-depot PROJECTEN- BEHEER

15 Vragen?

16 TMLO IN DE PRAKTIJK

17 TMLO in de praktijk Karin Heirman, Terneuzen: TMLO als afspraak Hans Quist / Leo Hollestelle (Prov. Zeeland / Zeeuws archief): TMLO, metadata en het e-depot

18 VINGEROEFENING METADATEREN

19 Case: metadateren vergunning Vergunning-document Vergunningtekst (.pdf) Situatietekening (.jpg) Bepaal de waarde van enkele metadata-elementen

20 EN NU AAN DE SLAG

21 Toepassingsgebied ALLE applicaties die duurzaam toegankelijk te houden informatie bevatten 3D-applicatie(s) CAD en GIS DMS Zaaksysteem Website...

22 Aan de slag DAAROM! - Maak duidelijk: waarom? DRAAGVLAK HOE? INVENTARISEREN - Het is geen DIV- en/of archief-feestje - Zoek aansluiting bij andere ontwikkelingen - Bepaal hoe je het TMLO gaat toepassen - Organisatiespecifiek toepassingsprofiel - Inventariseer aanwezigheid metagegevens - Bijvoorbeeld per informatiesysteem

23 Metadata mappen Leg het toepassingsprofiel naast het datamodel van een applicatie (indien beschikbaar) Map elementen uit het datamodel naar elementen uit het toepassingsprofiel = Fit/Gap analyse

24 Mapping (voorbeeld) Gap: prioriteit ligt bij verplichte elementen Hoe meer velden gevuld, hoe meer het bijdraagt aan het doel van metadatering

25 Aan de slag DAAROM! - Maak duidelijk: waarom? DRAAGVLAK HOE? INVENTARISEREN AFSPRAKEN BEHEREN - Het is geen DIV- en/of archief-feestje - Zoek aansluiting bij andere ontwikkelingen - Bepaal hoe je het TMLO gaat toepassen - Organisatiespecifiek toepassingsprofiel - Inventariseer aanwezigheid metagegevens - Bijvoorbeeld per informatiesysteem - Maak afspraken over toepassing TMLO - Koppel aan het proces - Richt beheerorganisatie in - I.h.b. relatie proces / documentair informatiebeheer

26 VRAGEN EN AFSLUITING

27 Meer informatie Google op TMLO voor versie 1.1! BREED Netwerk voor vragen en discussie Pleio voor best practices en instrumenten KING voor relatie tot RGBZ en ImZTC Adviseurs digitale informatie RHC s in de regio Websites koepelorganisaties (KING, UvW, IPO e.d.) Bijvoorbeeld: info@archief2020.nl

28 Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) TMLO Roadshow

Vergelijkbare documenten

Het TMLO en toepassing in de praktijk. Den Bosch, 2 juni 2015 Arjan Kloosterboer

Het TMLO en toepassing in de praktijk Den Bosch, 2 juni 2015 Arjan Kloosterboer Agenda Toelichting TMLO en de toepassing daarvan Vingeroefening TMLO Ervaringen en afronding De 7 W s Wat (is metadatering)?