STANDAARDISATIE METADATERING. Duurzame en vindbare lokale overheidsinformatie

Transcriptie

1 STANDAARDISATIE METADATERING Duurzame en vindbare lokale overheidsinformatie

2 Versie Datum Inhoud Eerste concept van bijlage met wijzigingsvoorstel toepassingsprofiel Conceptrapport, ter review en ter beoordeling door de stuurgroep en de klankbordgroep Versie ter vaststelling. Reviewresultaten van stuurgroep en klankbordgroep verwerkt Vastgestelde versie, inclusief opmerkingen van stuurgroep Opgesteld door KING Gemeenten, Cees van Westrenen & Arjan Kloosterboer Datum 14 april 2014 Versie 1.0 2

3 Inhoud 1 Inleiding Aanleiding Opdracht Aanpak en resultaten Leeswijzer 5 2 Metadatering Inleiding Metagegevens Metagegevensschema Metadatering in de praktijk Verandering van taken en werkwijze 10 3 Toepassingsprofiel Standaardisatie metagegevens Modificatie toepassingsprofiel Vergelijking met andere gegevensstandaarden 13 4 Implementatie Inleiding Definitie en afbakening Impact metadatering Implementatieproces Middelen en instrumenten 26 5 Beheer Inleiding Beheerfuncties Analyse beheerorganisatie 31 6 Conclusies en aanbevelingen Inleiding Toepassingsprofiel Implementatie Beheer 35 Bijlage 1: Betrokkenen 37 Bijlage 2: Geraadpleegde literatuur 39 3

4 1 Inleiding Het Programma Archief2020 van het Nationaal Archief heeft aan KING opdracht gegeven te onderzoeken hoe het Toepassingsmodel Metadatering Lokale Overheden (hierna: TMLO) in de praktijk kan worden toegepast. Voor u ligt de rapportage waarin de bevindingen met conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen. In dit hoofdstuk beschrijven we kort het object van onderzoek en het doel, de opdracht en de aanpak die is gevolgd. We sluiten af met een leeswijzer voor het rapport. 1.1 Aanleiding Bij de uitvoering van taken door gemeenten, provincies en waterschappen wordt informatie ontvangen, bewerkt en beheerd. Het gaat daarbij om informatiesets zoals (digitale) tekstbestanden, spradsheets, databases, GIS-bestanden, CAD-tekeningen en alle andere denkbare sets van informatie in alle mogelijke systemen. Het waarborgen van de betrouwbaarheid van die informatie en het duurzaam bewaren en ontsluiten daarvan is essentieel. Metagegevens vervullen hierbij een belangrijke rol. Zij beschrijven de context, inhoud, structuur en vorm van informatiesets en het beheer ervan door de tijd heen. Overheidsorganisaties zijn op grond van de Archiefregeling verplicht om, op basis van de NEN-ISO 23081, een overzicht vast te stellen van de metagegevens die voor de eigen organisatie minimaal nodig zijn en hoe deze worden vastgelegd. Metagegevens zijn verder van groot belang voor interpretatie en uitwisseling van informatiesets. Effectief hergebruik is alleen mogelijk indien de gegevens over die informatie, de metagegevens, gestandaardiseerd zijn. Dat wordt gedaan door afspraken te maken over de metagegevens die minimaal nodig zijn en over de wijze waarop die gegevens binnen de overheid worden vastgelegd. Praktische handvatten hiervoor worden geboden door de Richtlijn metagegevens overheid die in 2009 door ICTU werd gepubliceerd en waarin vermeld wordt dat deze sindsdien deel uitmaakt van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA). In deze Richtlijn staat welke metagegevens door overheidsorganisaties minimaal vastgelegd moeten worden. Door de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-depot RHC's (afgekort: WVI) is de Richtlijn toegepitst op de lokale overheid in een zgn. toepassingsprofiel: een praktische uitwerking van de Richtlijn met toelichtingen en voorbeelden voor een specifieke doelgroep. Doelstelling hiervan is versoepeling van de informatie uitwisseling tussen de lokale overheidsorganisaties, zodat op den duur ook op een gemakkelijke wijze kan worden aangesloten op een e-depot. Bij het opstellen is goed gekeken naar de keuzes die voor het Toepassingsprofiel van het Rijk gemaakt zijn en is omwille van de eenvormigheid zoveel mogelijk daarbij aangesloten. Gemeenten, provincies en waterschappen vormen gezamenlijk de doelgroep waarop het toepassingsprofiel is gericht. Het gaan gebruiken en benutten van het toepassingsprofiel gaat niet vanzelf. Dat vereist aandacht en inspanning die in een implementatietraject tot uiting komen. Alvorens tot implementatie kan worden overgegaan is afstemming noodzakelijk en moet aan een aantal randvoorwaarden worden voldaan, waaronder het beheer van het toepassingsprofiel. Implementatie is tevens van belang voor de realisatie van e-depots. De voorbereiding hierop maakt deel uit van het Programma Archief2020. Dis is een innovatieprogramma dat speciaal is ingericht om te komen tot een archieffunctie die toekomstvast is. Het Nationaal Archief is de trekker. Zij werkt in de uitvoering nauw samen met de partners die het Archiefconvenant hebben ondertekend. Dit zijn het ministerie van OCW, de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), het 4

5 Interprovinciaal Overleg (IPO) en de Unie van Waterschappen (UvW). Implementatie van het toepassingsprofiel metagegevens, dat door de WVI is ontwikkeld, is voor de mede-overheden hierbij het startpunt. 1.2 Opdracht Vanwege het belang van daadwerkelijke implementatie van het toepassingeprofiel is in enkele gesprekken tussen het programma Archief2020, VNG, IPO, UvW en KING gekomen tot onderstaande opdracht. Het doel is het voorbereiden van de implementatie (preimplementatiefase) van het toepassingsprofiel door gemeenten, waterschappen en provincies. Het gaat nog niet om de implementatie zelf. De opdracht bestaat uit drie onderdelen, weergegeven in onderstaande tabel. Opdrachtomschrijving Geef invulling aan de pre-implementatie fase van het toepassingsprofiel metagegevens binnen de mede overheden door: a) verkennen van de mogelijkheden voor het beheer van het toepassingsprofiel; b) modificeren van het toepassingsprofiel op basis van wijzigingsvoorstellen uit de verschillende bestuurslagen; c) uitvoeren van een verkenning voor de wijze van implementatie bij gemeenten, provincies en waterschappen. 1.3 Aanpak en resultaten Voor de uitvoering van de impactanalyse is een aanpak gevolgd met de hieronder te noemen fasen en activiteiten. Het onderzoek is uitgevoerd door medewerkers van KING, daarbij begeleid door een klankbordgroep met vertegenwoordigers van gemeenten, provincies, waterschappen en archieforganisaties (zie bijlage 1). Voorbereiding: startoverleg met opdrachtgever en stuurgroep, vaststellen projectteam, vaststellen lijst van te interviewen personen en leden klankbordgroep, onderzoeksopzet uitwerken in checklist interviews voorbereiden, aanpassen plan van aanpak. Verkenning: deskresearch, interviews met leden stuurgroep (gemeenten, provincies en waterschappen), bespreking met voormalige leden werkgroep WVI, aanscherping plan van aanpak. Inventarisatie: opstellen lijst van issues voor wijziging van toepassingsprofiel, uitwerking implementatie, eerste bespreking met klankbordgroep (deelnemers van Nationaal Archief, gemeenten, provincies en waterschappen), verslaglegging) Interviews en verdieping: interviews met vertegenwoordigers van potentiële beheerorganisaties en experts in het veld, tweede bespreking met klankbordgroep voor inhoud en impact, uitwerking lijst met issues en bespreking met werkgroep. Eindrapportage: concept-eindrapport opstellen, bespreken met opdrachtgever en stuurgroep, eindredactie en vaststelling. 1.4 Leeswijzer In hoofdstuk 2 beschrijven we wat metadatering is, wat het belang er van is, wat de relatie is tot proces- en zaakgericht werken en hoe het toegepast kan worden. In hoofdstuk 3 gaan we in op de inhoud van het toepassingsprofiel. Het gemodificeerde profiel is opgenomen in een separate rapportage (lit 11). In hoofdstuk 4 beschrijven we de implementatie. 5

6 In hoofdstuk 5 presenteren we de resultaten van de verkenning naar beheer. In hoofdstuk 6 sluiten we af met conclusies en aanbevelingen. 6

7 2 Metadatering 2.1 Inleiding Een overheidsorganisatie creëert veel informatie en veel informatie wordt haar toevertrouwd in de werkprocessen die zij uitvoert. De toegankelijkheid en betrouwbaarheid van die informatie is van cruciaal belang. Het vormt de basis voor het ethisch handelen door de overheid, voor effectieve bedrijfsvoering door elke overheidsorganisatie en voor efficiënte samenwerking tussen overheidsorganisaties. Die informatie is deels gestructureerd, deels ongestructureerd van aard: het gaat zowel om informatie die ontleend wordt aan databasetabellen als informatie die is vastgelegd in documenten zoals besluiten en aanvragen. Steeds meer wordt deze informatie digitaal verwerkt en opgeslagen. Ongeacht structuur of vorm moet deze informatie veelal duurzaam beschikbaar zijn: gedurende de uitvoering van een werkproces en daarna. Zo verplicht de Archiefwet 1995 om informatie gedurende enige tijd of permanent te bewaren vanuit het belang van democratische controle op het handelen van de overheid of van cultureel erfgoed. Om deze informatie te kunnen duiden, ook na langere tijd, is het van belang om de omstandigheden waarbinnen die informatie tot stand is gekomen te kunnen herleiden en moet de leesbaarheid gewaarborgd worden. Hiertoe leggen we van elk informatieobject ( brokstuk informatie zoals een document, een webpagina, een bestand in een digitaal bestemmingsplan, et cetera) metagegevens vast. Dit is niet vrijblijvend. De Archiefregeling (lit. 9) schrijft (in artikel 19) voor dat aan archiefbescheiden metagegevens worden gekoppeld. In de Baseline s Informatiehuishouding, zoals de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten (lit. 4), zijn normen opgenomen dat de vast te leggen metadata bepaald moeten worden. 2.2 Metagegevens Metagegevens definiëren we als: gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven (bron: lit. 3). Het vastleggen hiervan dient de volgende doelen (bron: lit.3): het vergroten van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie; het bevorderen van een juiste interpretatie van overheidsinformatie; het mogelijk maken van gegevensuitwisseling tussen organisaties en/of systemen (interoperabiliteit); het transparant en openbaar maken van overheidsinformatie het adequaat beveiligen van overheidsinformatie wanneer en waar het moet; het beheren en weer representeren van (digitale) overheidsinformatie. Metagegevens leggen we vast van een informatieobject: een geheel van gegevens met een zelfstandige vorm en een eigen structuur om die gegevens te kunnen lezen (bijvoorbeeld een brief, formulier, , ML-document, web-pagina, pdf-document) (bron: lit. 4). Hiervoor worden ook wel de termen informatie-element, informatieset en document gebezigd. Voorbeelden van metagegevens zijn de auteur, ontvangstdatum of creatiedatum van een informatieobject, de geografische locatie waarop een informatieobject betrekking heeft (zoals het in de vergunning betrokken pand), de mijlpalen in de totstandkoming van het informatieobject ( event geschiedenis ) en de verantwoordelijke voor het wordingsproces (actor), het soort bestand en de applicatie waarmee dit gecreëerd is (zoals.pdf en MS-Word 2010) en het archiefregime (bewaren en daarna overdragen dan wel vernietigen en de termijnen hiervoor). 7

8 2.3 Metagegevensschema De Archiefregeling (lit. 9) schrijft voor (art. 19) dat een organisatie de vast te leggen metagegevens specificeert in een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO (lit. 10), zodanig dat te allen tijde de volgende aspecten kunnen worden herleid (art. 17): a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; b. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt; c. de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden; d. de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten; en e. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd. Voor de Nederlandse overheid is de NEN-ISO-standaard in 2009 uitgewerkt tot de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (lit. 2): het metagegevensschema voor de overheid. De Richtlijn is voorschrift voor wat betreft de structuur waarin metagegevens worden vastgelegd en de betekenis die aan de verschillende metagegevens wordt toegekend (semantiek). De Richtlijn stelt een minimumset van metagegevens verplicht. Deze gegevens zijn in alle gevallen essentieel om informatie te kunnen terugvinden en te kunnen duiden. Richtinggevend maar niet verplichtend is de Richtlijn als het gaat om de keuze welke metagegevens een organisatie bovenop de minimumset wenst vast te leggen. De Richtlijn als zodanig wordt niet rechtstreeks toegepast, maar dient een nadere vertaling te krijgen in een Toepassingsprofiel. Een toepassingsprofiel beschrijft de manier waarop de metagegevens uit het metagegevensschema i.c. de Richtlijn gebruikt moeten worden in een bepaalde bedrijfscontext (= de toepassing). Het profiel moet zijn toegesneden op de informatiebehoefte van zowel de organisatie zelf (of een groep van organisaties) als van de samenleving. Voor de lokale overheden is in 2013 de eerste versie van het Toepassingsprofiel Lokale Overheden ontwikkeld. 2.4 Metadatering in de praktijk Onderdeel van proces Metadatering, het toekennen en onderhouden van metagegevens, is niet nieuw. Elke lokale overheidsorganisatie beschikt over dossierkasten, een postregistratiesysteem en/of een documentair informatiesysteem (DMS). Daarin wordt een schat aan metagegevens bijgehouden, veelal door de documentaire informatiewerkers en archiefbeheerders (documentaire informatiebeheerders, verder te noemen DIB ers ). Door de voortschrijdende digitalisering wordt de grip vanuit deze discipline op duurzaamheid en toegankelijkheid minder. s en ingevulde webformulieren passeren niet meer automatisch de DIB er. Nota s, rapporten en adviezen worden digitaal opgesteld en opgeslagen, soms in persoonlijke digitale mappen. Dit vraagt om bijstelling van de werkwijze om duurzaamheid en toegankelijk te waarborgen. In de huidige werkwijze vindt metadatering veelal achteraf plaats, door de DIB er, nadat een primair proces is afgerond waarin een dossier is gevormd. De uitdaging is om metadatering onderdeel uit te laten maken van het primaire proces waarin informatie wordt gecreëerd en ontvangen. In de Richtlijn (lit. 2) is dit al onderkend en die vermeldt: Ook kunnen we ons in het geval van digitale informatie niet permitteren om metagegevens achteraf toe te kennen. Al bij het ontstaan van informatie moeten 8

9 de metagegevens worden vastgelegd. Zonder contextuele metagegevens is het immers niet mogelijk om te zoeken in digitale informatie en zonder technische metagegevens weten we niet hoe we bestanden leesbaar moeten maken. Deze (nieuwe) werkwijze past bij het zgn. Records Continuum-model: het concept dat te bewaren informatieobjecten in de tijd verschillende belangen voor verschillende belangengroepen kunnen dienen - al dan niet gelijktijdig - en daartoe voortdurend betrouwbaar documentair informatiebeheer behoeven, ongeacht wie dat uitvoert. Eén van de kernboodschappen van dat model is dat de zorg voor duurzaam bewaarbare informatieobjecten al begint zodra informatie beschikbaar komt. Direct moet duidelijk zijn wat de waarde, het belang en de context van informatie is. Alleen dan kan vanaf het moment van ontstaan van informatie juist worden gehandeld in termen van vastleggen, beheren, bewaren en ontsluiten van die informatie. En dat zodanig dat informatieobjecten vanaf het moment van beschikbaar komen voldoen aan de normen voor authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid. Deze zorg verdwijnt niet meer, maar blijft na het beschikbaar komen en vastleggen van informatie een continu doorlopend beheerproces van bewaren, beheren, (her-)waarderen en ontsluiten (bron: lit. 4). We lichten dit toe aan de hand van figuur 1. Figuur 1: Levensloop dossier en document Een document of ander informatieobject ontleent z n bestaansrecht aan het feit dat een (overheids)organisatie haar primaire taken uitvoert. Geen taken, dan geen documenten. Voor elk proces, waarmee die taken uitgevoerd worden, is het van belang de procesuitvoering te documenteren, daarover informatie te delen en te waarborgen dat de uitvoering (achteraf) te reconstrueren en verantwoorden is. Documentaire informatie is, naast andere informatie over en ter ondersteuning van het proces, van belang voor de uitvoering van het proces. Daarnaast is er vanuit de verantwoordelijkheid voor het documentair informatiebeheer (DIB) de zorg voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van documenten. Gevolg is dat er twee trekkende krachten zijn aan elk document: vanuit het proces en vanuit het DIB. In de praktijk is dit vaak een touwtrekwedstrijd. Gewenst is om samen (op) te trekken, ieder vanuit het eigen belang met respect voor het belang van de ander. De figuur geeft de gewenste situatie weer. Zowel de procesuitvoering als het DIB hebben grip op het document gedurende de uitvoering van het proces (de procesfase ). De regie ligt, gedurende de uitvoering van het proces, bij het proces. Documenten die in het proces een rol spelen, worden door de procesuitvoerenden van procesmetagegevens voorzien (de P in de figuur). Vanuit de optiek van het DIB wordt er voor gezorgd 9

10 dat het document beheerd wordt qua duurzaamheid en toegankelijkheid, voor zover dat in deze fase nodig is (de A en D in de figuur: de A voor gearchiveerd en de D in andere gevallen). Vanuit het DIB zijn kaders gesteld aan metadatering waardoor de DIB-specifieke metadata door de procesuitvoerenden kunnen worden vastgelegd (de P s). Is het proces afgerond (de afgeronde fase ), dan krijgt het DIB de regie over het document. Zij waarborgt de duurzame bewaarbaarheid van de documenten zodat het afgeronde proces desgewenst te reconstrueren is. De voor het DIB relevante metagegevens worden zoveel als mogelijk ontleend aan de processpecifieke metagegevens. Kenmerkend is dat het document nog steeds benaderbaar blijft vanuit het inmiddels afgeronde proces (m.b.v. de procesmetagegevens, de P in de figuur) ten behoeve van gebruik in andere processen. Na verloop van tijd neemt de behoefte hieraan af ( de procesregistratie wordt verwijderd uit de desbetreffende applicatie ). Er resteert nog het duurzaam toegankelijke document vanuit DIB-optiek (de statische fase ) waarin het accent ligt op bewaren om het cultuurhistorisch belang. De toegang ertoe voor het publiek is geregeld in de Archiefwet. De overgang van afgeronde-fase naar statische fase is wettelijk bepaald en volgt uit de aard en resultaat van het proces en de inhoud van het dossier. Dit is, op basis van de Selectielijst, bijvoorbeeld vastgelegd in een zaaktypencatalogus (ZTC). Automatisch verkrijgen van waarden van metagegevens Digitaal werken betekent niet alleen dat steeds meer documenten c.q. informatieobjecten digitaal verwerkt worden. Ook wordt de uitvoering van (primaire) processen steeds meer ondersteund door procesregistraties. Daarin worden processpecifieke metagegevens vastgelegd die overeenkomen met de hier bedoelde metagegevens of waaruit deze gegevens afgeleid kunnen worden. Steeds meer lokale overheidsorganisaties omarmen het zaakgericht werken en maken hiertoe gebruik van een zaaksysteem: een informatiesysteem dat de behandeling van zaken ondersteunt. De van een zaak vast te leggen informatie is in hoge mate gestandaardiseerd (in het RGBZ, zie lit. 5). Een onderzoek van KING (lit. 6) toont aan dat de hier bedoelde metagegevens, met enige aanpassing van het RGBZ en het huidige toepassingsprofiel, impliciet deel uit kunnen maken van een zakenregistratie,. De werkwijze zoals in figuur 1 gevisualiseerd betekent dat het zaakgericht werken en vooral registreren (door de procesuitvoerenden) automatisch leidt tot correcte en volledige metagegevens vanuit het perspectief van het DIB. Een randvoorwaarde daarvoor is standaardisering van de desbetreffende metagegevens en afstemming tussen deze standaard en het RGBZ. In hoofdstuk 3 gaan we hierop nader in. 2.5 Verandering van taken en werkwijze De hiervoor beschreven werkwijze betekent dat metadatering niet langer een aparte activiteit is die door DIB ers wordt uitgevoerd. Het metadateren vindt daarentegen voor het grootste deel plaats gedurende de procesuitvoering. De uitvoerenden van het proces cq. de behandelaren van de zaak registreren metagegevens vanuit hun procesoptiek, zoals dat nu al plaatsvindt bij bijvoorbeeld het zaakgericht werken. Door standaardisatie en harmonisatie van proces-metagegevens en informatieobject-metagegevens is geborgd dat de juiste metagegevens beschikbaar zijn na afronding van een proces of zaak. De activiteiten van de DIB er verschuiven voor wat betreft metadatering van uitvoering naar het formuleren van kaders, adviseren en begeleiden van vooral procesuitvoerenden en toezicht houden op het naleven van de afspraken. Implementatie van het toepassingsprofiel cq. van het, op basis daarvan, metadateren is dan ook veel meer een verandering van taakinvulling en werkwijze (vanuit de verantwoordelijkheid voor DIB) dan dat een aanvullende registratie van metadata geïntroduceerd zou moeten worden. In hoofdstuk 4 gaan we hier nader op in. 10

11 3 Toepassingsprofiel 3.1 Standaardisatie metagegevens Door de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-depot RHC's (afgekort: WVI) is het Toepassingsprofiel Lokale Overheden ontwikkeld (lit. 1). Daarin is vastgelegd welke metagegevens bij lokale overheidsorganisaties minimaal beschikbaar moeten zijn van duurzaam te bewaren en toegankelijk te houden informatieobjecten. Het toepassingsprofiel zet daarmee een standaard voor lokale overheden. Elke lokale overheidsorganisatie vertaalt dit naar een organisatie-specifiek toepassingsprofiel waarmee zij vastlegt hoe en waar zij die metagegevens opneemt in haar registraties. Standaardisatie van een set metagegevens is een randvoorwaarde voor ongehinderde geautomatiseerde uitwisseling van informatie tussen (overheids)organisaties en eenduidige interpretatie van die metagegevens door die organisaties. Een andere reden voor standaardisatie is dat digitale overheidsinformatie die voor permanente bewaring in aanmerking komt, op termijn in een e-depotvoorziening moet worden opgenomen opdat die informatie tot in lengte van jaren bruikbaar blijft. Het toepassingsprofiel is tot stand gekomen met een beperkte betrokkenheid van gemeenten, provincies en waterschappen. Met de uitvoering van deze opdracht heeft KING een veel breder draagvlak georganiseerd voor het uiteindelijk volledig gemodificeerde toepassingsprofiel. Het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens van Zaken (RGBZ; lit. 5) biedt eveneens een gegevensstandaard. Deze is gericht op het behandelen van zaken (processen met bijbehorende informatie). In het voorgaande hoofdstuk hebben we aangegeven dat het dringend gewenst is dat beide gegevensstandaarden op elkaar aansluiten. 3.2 Modificatie toepassingsprofiel Werkwijze Onderdeel van de opdracht is het modificeren van het toepassingsprofiel zodanig dat de verschillende bestuurslagen zich hierin kunnen vinden en dat RGBZ en toepassingsprofiel op elkaar aansluiten. Hiertoe hebben we een inventarisatie gemaakt van de wijzigingsvoorstellen vanuit de deelnemers aan de klankbordgroep. Wijzigingsvoorstellen vanuit de harmonisatie van toepassingsprofiel en RGBZ waren vooraf al bekend (lit. 6). We hebben de wijzigingsvoorstellen geanalyseerd en in enkele bijeenkomsten met een selectie van klankbordgroepleden besproken. Daar waar van toepassing hebben we ze verwerkt tot het wijzigingsvoorstel op het toepassingsprofiel. Dit is opgenomen in het gemodificeerde toepassingsprofiel (separaat document; lit. 11). De inventarisatie van de wijzigingsvoorstellen, met de analyse op al dan niet doorvoeren van wijzigingen, is vastgelegd in een separate rapportage. Hieronder gaan we op hoofdlijnen in op de doorgevoerde wijzigingen. Eén-entiteit-model of meer-entiteiten-model De Richtlijn metagegevens overheid is gebaseerd op het zgn. meer-entiteiten-model. Dat houdt in dat de metagegevens een aantal entiteiten en hun relaties beschrijven: Record, Actor, Activiteit en Mandaat. Dit is gevisualiseerd in figuur 2. In lit. 2 wordt de term Record gebezigd voor een duurzaam te bewaren en toegankelijk te houden hoeveelheid informatie. In dit rapport kiezen we voor de term Informatieobject waarmee we hetzelfde bedoelen als Record. De reden dat we voor die term kiezen is dat Record opgevat kan worden als iets des archiverings terwijl het (hier) gaat over de gehele levensduur van die hoeveelheid informatie: vanaf ontvangst of creatie tot en met vernietigen of eeuwig bewaren. 11

12 In versie 1.0 van het toepassingsprofiel is gekozen voor het één-entiteit-model. In de klankbordgroep is besloten deze keuze te bestendigen, om een aantal redenen: een meer-entiteiten-model voorkomt weliswaar redundantie maar het beheer ervan is, door de structuur met meer entiteiten, complexer dan een één-entiteit-model. Redundantie is in een gegevensverzameling die amper wijzigt minder een probleem qua beheer en biedt voordelen qua toegankelijkheid; het als afzonderlijke eenheden beheren van actoren, activiteiten en mandaten alleen voor metadateringsdoeleinden is complex; het zou moeten plaatsvinden als onderdeel van het informatiemanagement van de organisatie. De meeste lokale overheidsorganisaties zijn nog niet zover; de focus moet nu liggen op het op orde krijgen van informatieobjecten (records) en metagegevens. Het als afzonderlijke eenheden moeten beheren van actoren, activiteiten en mandaten kan daarvoor een belemmering zijn. Geconstateerd is dat in het huidige toepassingsprofiel de onderlinge relaties tussen records, tussen actoren en tussen activiteiten (de rode pijlen in de figuur) niet volledig zijn uitgewerkt. Het meer-entiteiten-model is daardoor niet volledig platgeslagen in het 1- entiteit-model. Dit hebben we aangepast in het toepassingsprofiel. Daarmee heeft het éénentiteit-model dezelfde informatiewaarde als het meer-entiteiten-model, Figuur 2: Basismodel voor record metagegevens (bron: lit.2) Structuur van het één-entiteit-model De structuur van het metagegevensmodel wordt gevormd door de elementen, hun onderlinge relaties (elementen met subelementen) en bepaalde kenmerken (het al dan niet verplicht en/of herhaalbaar zijn en het toepassen van overerving). De wijzigingsvoorstellen gaven amper aanleiding tot wijziging van de structuur. Deze is dan ook voor het merendeel gelijk gebleven. De voorgestelde wijzigingen betreffen: elementen 5: Classificatie, 7: Plaats, 12: Event geschiedenis, 13: Event plan en 15C2: Activiteit: worden Verplicht indien van toepassing. Gegevens kunnen overerfd worden van een hoger aggregatieniveau. element 7, Plaats: element 12: Event geschiedenis: element 13: Event plan element 15, Relatie: wordt Verplicht indien van toepassing en herhaalbaar. Niet elk informatieobject heeft een relatie naar een ander informatieobjecte en meerdere relaties kunnen gelegd worden zoals naar andere informatieobjecten en naar een hoger aggregatieniveau. element 15.3: Datum / periode (van Relatie): vervalt omdat de tijdsdimensie van de relatie volgt uit de Dekking in tijd (element 9.1) van de gerelateerden; element 15C1, Actor: wordt Verplicht indien van toepassing en herhaalbaar. Gegevens van de actor kunnen overerfd worden van een hoger aggregatieniveau. De bij het informatieobject behorende actor en alle daarbij behorende actoren op hogere aggregatieniveaus worden vastgelegd. 12

13 element 19.2, Verschijningsvorm: wordt Verplicht indien van toepassing. Vastlegging van dit metagegeven is alleen relevant als het kennis hebben van de opmaakaspecten van belang is voor het juist kunnen interpreteren van de inhoud van het informatieobject. element 19.3, Structuur: wordt Verplicht indien van toepassing. Vastlegging van dit metagegeven is alleen relevant als de structuur van het informatieobject niet eenvoudig af te leiden is uit de inhoud van het informatieobject. De aanduiding Automatisch is vervallen en we hebben de aanduiding Overerving toegevoegd. Het bleek niet duidelijk omschreven te kunnen worden wat met automatisch bedoeld wordt en wat hiervan de toegevoegde waarde is. Idealiter kunnen voor de meeste elementen waarden ontleend worden aan digitale registraties; of dat in praktijksituaties ook mogelijk is, hangt sterk af van de aanwezige registraties en de kwaliteit daarvan. Verder was er wel behoefte aan duidelijkheid in hoeverre waarden van een element overerfd kunnen worden van een hoger aggregatieniveau. De structuur van het één-entiteitmodel visualiseren we op hoofdlijnen in figuur 3. De structuur in detail is aan het eind van dit hoofdstuk vermeld. Figuur 3: Structuur 1- Beschrijving van de elementen entiteit-model op hoofdlijnen Uit de wijzigingsvoorstellen bleek dat de beschrijving van de elementen te wensen overliet. Wat met een element bedoeld wordt en hoe dit van waarden voorzien moet worden, was duidelijk noch eenduidig interpreteerbaar. Bij welhaast alle elementen is zijn de beschrijvingen uitgebreid en aangescherpt en zijn ter zake doende voorbeelden gegeven. Bij de meeste elementen is nog niet voorzien in voorschrijvende waardenlijsten. Uit oogpunt van eenduidige interpreteerbaarheid, over organisaties heen, van waarden van elementen, zijn dergelijke waardenlijsten gewenst. We bevelen aan hierin te voorzien, gebruik makend van praktijkervaringen. Bij het kritisch beschouwen van de beschrijvingen van de elementen is gebleken dat ook de beschrijvingen in de Richtlijn niet altijd de gewenste duidelijkheid verschaffen. We bevelen aan om de Richtlijn op dit punt te verbeteren, gebruik makend van de modificatie van het toepassingsprofiel en andere praktijkervaringen. 3.3 Vergelijking met andere gegevensstandaarden Relatie tot het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid Net zoals het huidige Toepassingsprofiel Lokale Overheden (TMLO) is het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (TpRO; lit. 7) afgeleid van de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (lit. 2). Bovendien is bij het opstellen van het eerstgenoemde toepassingsprofiel rekening gehouden met het andere toepassingsprofiel. Desondanks zijn er op een aantal details verschillen tussen beide profielen. Uit oogpunt van standaardisatie is dit ongewenst. Het kan de informatie-uitwisseling bemoeilijken tussen enerzijds lokale overheden en anderzijds rijksoverheden. De verschillen betreffen: element 4, Naam: is in het TMLO verplicht, in het TpRO "pas toe of leg uit". Element 9.2, Dekking Geografisch gebied: het TpRO spreekt alleen van coördinaten, het TMLO ook van adressen. Element 11, Taal: in het TMLO wordt gesteld dat de taalaanduiding uit een authorityfile moet komen, het TpRO vermeld hierover niets. 13

14 Element 12.4, Event geschiedenis Verantwoordelijke functionaris: het TpRO adviseert om alleen de functie vast te leggen. Het TMLO adviseert daarentegen om ook de naam van de functionaris vast te leggen. Element 13, Eventplan: in het TpRO aanbevolen, in het TMLO verplicht i.v.t. Element 13.4, Aanleiding: heet in het TpRO en in de Richtlijn 'Trigger'. Element 15C1.3, Ontstaanscontext - Actor - Aggregratieniveau van de actor: het TMLO spreekt als één van de waarden over 'Afdeling', het TpRO over 'Groep'. Element 17.1, Vertrouwelijkheid - Classificatie / Niveau: opsomming van mogelijke waarden in TMLO verschilt van TpRO. Element 20, Integriteit: is in het TMLO verplicht indien van toepassing, in het TpRO aanbevolen. Element , Formaat - Creatieapplicatie Naam: is in TMLO verplicht, in TpRO optioneel. Element , Formaat - Creatieapplicatie Versie: is in TMLO verplicht, in TpRO optioneel. Element , Formaat - Creatieapplicatie - Datum aanmaak: is in TMLO verplicht, in TpRO optioneel. Element 21.7, Formaat - Fysieke integriteit: heet in TpRO 'Integriteit'. Is in TMLO Verplicht i.v.t., in TpRO Pas-toe-of-leg-uit. Aanpassing op de verschilpunten heeft nog niet plaatsgevonden. Aan te bevelen is om hierover afstemming te zoeken met de beheerder van het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid. Toepassingsprofiel en RGBZ Zowel het RGBZ als het toepassingsprofiel specificeren metagegevens. In het RGBZ worden deze vastgelegd van zaken en informatieobjecten. Het toepassingsprofiel onderkent metagegevens van informatieobjecten en groepen daarvan (aggregaties), overeenkomende met de informatieobjecten respectievelijk zaken in het RGBZ. Beide metagegevensverzamelingen hebben hun eigen toepassingsgebied. De in het RGBZ gespecificeerde gegevens ondersteunen een organisatie bij de behandeling van zaken en in de samenwerking met andere organisaties daarbij. Het digitaal uitwisselen van zaakgegevens gedurende de behandeling van een zaak is mogelijk met de, op het RGBZ gebaseerde, berichtenstandaard StUF-ZKN. De metagegevens uit het toepassingsprofiel ondersteunen een organisatie bij het duurzaam bewaren en toegankelijk houden van informatieobjecten. Het digitaal kunnen uitwisselen van informatieobjecten is één van de oogmerken van het toepassingsprofiel (een berichtenstandaard is nog niet vastgesteld). Qua gegevensuitwisseling lijkt er een overlap te bestaan tussen beide metagegevensmodellen. In de praktijk heeft gegevensuitwisseling op basis van telkens één van beide modellen de voorkeur. Zo lang het gaat over het behandelen van een zaak of het samenwerken daaraan tussen overheidsorganisaties, heeft gegevensuitwisseling op basis van het RGBZ de voorkeur. Bij het opvragen van gegevens over afgeronde zaken kunnen beide modellen toegepast worden, afhankelijk van de insteek (inzicht in het uitgevoerde proces met bijbehorende informatie dan wel inzicht in, bijvoorbeeld, een document). Naarmate een zaak langer afgehandeld is, zal de voorkeur qua gegevensuitwisseling meer uitgaan naar het toepassingsprofiel. Het is dan ook van belang dat, op de overlap in gebruik van beide modellen, de modellering zodanig overeenkomstig is dat het RGBZ in het toepassingsprofiel uitgedrukt ( gemapt ) kan worden. In het eerder genoemde onderzoek (lit. 6) zijn situaties gesignaleerd waarin metagegevens in het toepassingsprofiel niet zonder meer cq. niet automatisch af te leiden zijn uit een RGBZ-conforme registratie. Dit vergt aanpassing van zowel het toepassingsprofiel als het RGBZ. De aanpassingen 14

15 op het toepassingsprofiel hebben we verwerkt. Zij maken deel uit van de hiervoor genoemde wijzigingen. De aanpassingen op het RGBZ, en daarmee in StUF-ZKN, moeten door KING doorgevoerd worden. Dit betreft: Element 16, Gebruiksrechten: moet aan het RGBZ toegevoegd worden. Element 21, Formaat: enkele subelementen komen nog niet in het RGBZ voor; overwegen deze daaraan toe te voegen. Het toepassingsprofiel kent een informatieobject met formaatgegevens van de bestanden die daarvan (eventueel) deel uit maken, het RGBZ kent een Informatieobject dat telkens een Enkelvoudig informatieobject of een Samengesteld informatieobject betreft, waarbij een Samengesteld informatieobject bestaat uit twee of meer Enkelvoudige informatieobjecten. Een Enkelvoudig informatieobject vertoont overeenkomsten met een bestand waarvan de formaatgegevens bij een informatieobject (in het toepassingsprofiel) worden vastgelegd, maar de structuur en onderlinge verhoudingen is niet dezelfde. Te overwegen is het RGBZ hierop aan te passen. Aan te bevelen is om hierover afstemming te zoeken met de beheerder van het RGBZ, KING Gemeenten. 15

16 Figuur 4: Metagegevens van het toepassingsprofiel class TpLO Record «Groepelement» Eventgeschiedenis (12) «Element» + Datum/periode (12.1) + Type (12.2) + Beschrijving (12.3) [0..1] + Verantwoordelijke functionaris (12.4) 1..* «Groepelement» Gebruiksrechten (16) «Subelement» + Omschrijving voorwaarden (16.1) [0..1] + Datum/periode (16.2) [0..1] 0..* «Groepelement» Externe identificatiekenmerken (10) «Groepelement» Openbaarheid (18) «Subelement» + Omschrijving beperkingen (18.1) [0..*] + Datum/periode (18.2) [0..1] «Groepelement» Dekking (9) «Subelement» + In tijd (9.1) [0..1] + Geografisch gebied (9.2) [0..*] RECORD «Element» + Identificatiekenmerk (2) + Aggeggratieniveau (3) + Naam (4) [1..N] + Classificatie (5) :Groep [1..*] + Omschrijving (6) [0..*] + Plaats (7) + Dekking (9) :Groep [0..*] + Externe identificatiekenmerken (10) :Groep [0..*] + Taal (11) [0..*] + Eventgeschiedenis (12) :Groep [1..*] + Eventplan (13) :Groep [1..*] + Relatie (15) :Groep [0..*] + Ontstaanscontext (15C) :Groep [0..1] + Gebruiksrechten (16) :Groep [0..*] + Vertrouwelijkheid (17) :Groep [0..*] + Openbaarheid (18) :Groep [0..*] + Vorm (19) :Groep + Integriteit (20) [0..1] + Formaat (21) :Groep [0..*] «Groepelement» Classificatie (5) «Subelement» + Code (5.1) + Omschrijving (5.2) + Bron (5.3) + Datum (5.4) «Groepelement» Formaat (21) «Subelement» + Identificatiekenmerk (21.1) + Bestandsaam (21.2) :Groep + Type (21.3) [0..1] + Omvang (21.4) + Bestandsformaat (21.5) + Creatieapplicatie (21.6) :Groep [0..1] + Fysieke integriteit (21.7) :Groep [0..1] + Datum aanmaak (21.8) + Event plan formaat (21.9) :Groep [0..*] + Relatie (21.10) [0..*] «Element» + Kenmerk systeem (10.1) [0..1] + Nummer binnen systeem (10.2) [0..1] «Groepelement» Actor (15C.1) «Groepelement» Relatie (15) «Element» + Relatie-ID (15.1) + Type relatie (15.2) 0..* 0..* 1..* 1..* «Groepelement» Eventplan (13) «Element» + Datum/periode (13.1) + Type (13.2) + Beschrijving (13.3) [0..1] + Aanleiding (13.4) [0..1] 0..* 0..* «Groepelement» Vorm (19) «Subelement» + Redactie/genre (19.1) + Verschjningsvorm (19.2) [0..*] + Structuur (19.3) [0..1] «Groepelement» Ontstaanscontext (15C) «Subelement» + Actor (15C.1) :Groep [0..*] + Activiteit (15C.2) :Groep [0..*] «Groepelement» Vertrouwelijkheid (17) «Subelement» + Classificatie/niveau (17.1) + Datum/periode (17.2) «Subelement» + Identificatie-kenmerk (15C.1.2) + Aggregatieniveau (15C.1.3) [0..1] + Geautoriseerde naam (15C.1.4.2) + Plaats (15C.1.7) [0..*] + Jurisdictie (15C.1.8) [0..1] 0..* «Groepelement» Activiteit (15C.2) «Subelement» + Identificatie-kenmerk (15C.2.2) [0..1] + Aggregatieniveau (15C.2.3) [0..1] + Naam (15C.2.4) 1 0..* 0..* * 0..1 «Groepelement» Bestandsnaam (21.2) «Groepelement» Creatieapplicatie (21.6) «Groepelement» Eventplan formaat (21.9) «Groepelement» Fysieke integriteit (21.7) «Subelement» + Naam (21.2.1) + Extensie (21.2.2) [0..1] «Subelement» + Naam (21.6.1) + Versie (21.6.2) + Datum aanmaak (21.6.3) «Subelement» + Datum (21.9.1) [0..1] + Type (21.9.2) [0..1] + Beschrijving (21.9.3) [0..1] + Aanleiding (21.9.4) [0..1] «Subelement» + Algoritme (type) (21.7.1) + Waarde (21.7.2) + Datum (21.7.3) 0..* 16

17 4 Implementatie 4.1 Inleiding Om het toepassingsprofiel te kunnen implementeren is overeenstemming nodig over de inhoud. Met de modificaties die zijn aangebracht en de betrokkenheid daarbij van gemeenten, waterschappen en provincies, is aan die voorwaarde voldaan. Organisaties kunnen het profiel gebruiken om hun informatie te metadateren, om te verifiëren of ze met de metagegevens die al vastgelegd worden, kunnen voldoen aan het toepassingsprofiel en/of om een organisatie-specifiek toepassingsprofiel te ontwikkelen. Daarmee stappen we over naar de fase van toepassing in de praktijk en de ondersteuning die daarvoor nodig is: de implementatie. Met de implementatie richten we ons op de toepassing van het TMLO voor metadatering binnen een organisatie. Daarmee wordt een belangrijke voorwaarde ingevuld voor het uiteindelijk overbrengen van documenten naar e-depots. In dit hoofdstuk werken we uit wat implementatie is en hoe deze vorm kan krijgen. Het vertrekpunt is de behoefte van de organisatie aan metadatering. Welke toegevoegde waarde verwachten zij er van? We bepalen wat de doelstelling is en bakenen implementatie af. Vervolgens kijken we wat de impact is van metadatering voor een organisatie. We gaan in op de implementatiecyclus, die leidend is voor de uitvoering van alle activiteiten en de daarbij voorgestelde rolverdeling tussen betrokken partijen, binnen en buiten een organisatie. Met de instrumenten die daarvoor nodig zijn. 4.2 Definitie en afbakening Het uitgangspunt voor implementatie is dat het niet zozeer gaat om het toepassingsprofiel als instrument, maar de doelstelling die je er mee beoogt. Het instrument is een afgeleide, een middel. Gemeenten, provincies en waterschappen hebben de verantwoordelijkheid informatie duurzaam toegankelijk te maken. Mede door de digitalisering van processen in de afgelopen jaren, blijkt dat metadatering niet goed geregeld is. Menig organisatie heeft een achterstand, wat de druk om metadatering goed te regelen opvoert. Met het TMLO kunnen organisaties gericht aan de slag. Voor hen is het toepassingsprofiel een set van afspraken die zij kunnen hanteren voor het metadateren van informatie, in de zin zoals hiervoor in dit rapport uiteengezet. In de praktijk leidt dit tot eigen, organisatiespecifieke toepassingsprofielen. Daarin wordt beschreven welke elementen voor de organisatie van toepassing zijn en eventueel welke afwijkende begrippen (vertaling) of verplichtingsniveaus (altijd meer, nooit minder) worden gebruikt t.o.v. de elementen in het TMLO. Daarnaast kunnen waardenlijsten (of een verwijzing naar waardenlijsten) worden weergegeven, die specifiek kunnen zijn voor die organisatie. Metadateren conform TMLO alleen is niet genoeg om informatie duurzaam toegankelijk te maken. Het is onderdeel van een systeem (zoals beschreven in NEN-ISO 15489) met hard- en software, afspraken (waaronder de manier van metadateren), mensen en processen. In dit rapport beperken we ons tot de opdracht en gaan we alleen in op metadatering op basis van het TMLO. De doelstelling van implementatie is dat: organisaties hun informatie organisatiebreed, duurzaam toegankelijk maken door deze te metadateren conform het TMLO. In de implementatie zitten aspecten die te maken hebben met de volgende vragen: 17

18 Waarom? Wat is het belang van metadatering voor een organisatie? Welke doelen wil je er mee bereiken? Welke bijdrage kan het toepassingsprofiel daaraan leveren? Dit zijn vragen voor de bestuurders. Wat? Wat is metadatering en wat moet een organisatie doen om dit met gebruikmaking van het toepassingsprofiel te realiseren? Welke impact heeft het op de bedrijfsprocessen? En op de informatiehuishouding? Wat wil je bereiken en wat moet je doen om dit te realiseren, rekening houdend met het ontwikkelstadium waarin de organisatie zich bevindt? Dit zijn vragen voor procesverantwoordelijken, de managers en de informatiemanager. Hoe? Wat is er nodig om het implementatieproces voor metadatering met het toepassingsprofiel vorm te geven, welke aanpak stel je voor, welke middelen heb je nodig en wie doet wat? Dit zijn vragen voor de uitvoerders. Dat kunnen medewerkers zijn die een rol hebben in een proces, medewerkers DIB en gegevens- en applicatiebeheerders. 4.3 Impact metadatering Het vastleggen van metadata op basis van het toepassingsprofiel is onderdeel van een veranderproces dat elke organisatie zelf moet doormaken. De aard van de verandering is in zekere mate afhankelijk van het huidige organisatie-ontwikkelniveau en de plaats van de informatievoorziening en digitale archivering daarin. Een organisatie die van plan is een DMS in te voeren, of die onder toezicht van de archiefinspecteur is geplaatst, of die veelvuldig met niet te beantwoorden WOB-verzoeken wordt geconfronteerd, of die zaakgericht werken aan het invoeren is, kijkt anders naar het belang van implementatie, dan een organisatie die meer instrumenteel naar het toepassingsprofiel kijkt. Toepassing is ook afhankelijk van de opportuniteit, bijvoorbeeld de projecten die voor uitvoering op de rol staan. Een nieuw DMS kan een aanleiding zijn, maar metadatering is niet alleen voor een DMS van belang. Binnen een organisatie zijn veel meer registraties waarin metagegevens vastgelegd worden. Bij elk project waarbij een nieuw systeem/applicatie wordt ingevoerd, zou de gewenste invoering van metadatering onderdeel moeten zijn van de functionele eisen. Het datamodel van deze applicatie moet getoetst worden op overeenstemming met het toepassingsprofiel. Waar nodig moet het worden aangepast om aan de vereiste vastlegging van metadata te kunnen voldoen. Bij bestaande applicaties kan de invoering van metadatering conform TMLO leiden tot wijzigingsvoorstellen die in een nieuwe release worden meegenomen. Aspecten Uitgangspunt is dat elke organisatie zelf verantwoordelijk is voor de implementatie van het toepassingsprofiel en eigen afwegingen zal maken over tijdstip, plan van aanpak en werkwijze. Bij de implementatie spelen binnen een organisatie verschillende aspecten een rol. In figuur 5 zijn deze weergegeven. 18

19 Figuur 5: Aspecten waarop een implementatie impact kan hebben Inhoud De inhoud is het toepassingsprofiel zelf, de doelstellingen die een organisatie er mee heeft en met welke aanpak zij die wil bereiken. We gaan er van uit dat het toepassingsprofiel is vastgesteld en dat het als een standaard wordt geïmplementeerd. Dit heeft impact voor: de acceptatie van het toepassingsprofiel en daarmee van metadatering; het borgen van het toepassingsprofiel in beleid qua taakuitvoering en informatievoorziening; de communicatie om binnen de organisatie bewustwording te realiseren over het belang en de toepassingsmogelijkheden van metadatering op basis van het toepassingsprofiel; het bepalen van de aanpak om het toepassingsprofiel c.q. metadatering te implementeren; het identificeren van de projecten om metadatering toe te passen (aanschaf nieuwe applicaties, invoering DMS, zaakgericht werken, inrichting processen). Organisatie Een organisatiebrede en consequent doorgevoerde metadatering heeft grote impact op de organisatie. Op alle niveaus, van bestuur tot management en uitvoering. Organisatiebrede metadatering kan consequenties hebben voor de wijze van sturing in de organisatie (wie stuurt op de kwaliteit en volledigheid van metadata) en de structuur van de organisatie (wat is bijvoorbeeld de rol van informatiemanagement en DIB)? Dit heeft impact voor het: inventariseren van de impact op de organisatie en toekennen van rollen voor implementatie op alle niveaus (bestuur, management en uitvoering); inrichten van de (project-)organisatie die implementatie kan faciliteren en zorgen voor instrumenten, capaciteit en middelen om dit uit te voeren; bepalen van de dienstverlening die door de implementatieorganisatie geboden wordt (van advisering tot inrichting en projectondersteuning); 19

20 inrichten van de sturing op correcte metadatering als onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden van de gehele organisatie. Verschuiving van taken, met name tussen DIB en Informatiemanagement (verantwoordelijkheden voor beleid aangaande de documentaire informatiehuishouding en het toezicht op de nakoming daarvan) en tussen DIB en procesuitvoerende afdelingen (metadatering in het proces in plaats van achteraf ). Mens Voor de medewerkers in de organisatie vraagt het aanpassing in de manier van werken. Metadatering verschuift naar de uitvoering van de (primaire) processen. Naarmate een proces meer ondersteund wordt door een procesapplicatie of zaaksysteem is de impact geringer. in de veronderstelling dat een dergelijk informatiesysteem metadatering ondersteunt als onderdeel van de procesuitvoering of zaakbehandeling. Voor DIB is het een verdergaande professionele ontwikkeling, met taakverschuivingen van uitvoerend naar begeleidend. Dit heeft impact voor: de werkwijze van de uitvoerenden van de (primaire) processen. Metadatering gaat daar deel van uitmaken; medewerkers op het gebied van DIB. Hunuitvoerende werkzaamheden nemen af (het zelf metadateren) en komen er adviserende en controlerende werkzaamheden bij (om collega s te ondersteunen bij het metadateren en om toe te zien op het correct metadateren); de behoefte aan opleidingen en trainingen om kennis en vaardigheden op peil te brengen. Proces Op dit moment is er vaak te weinig aandacht voor, maar metadatering wordt een regulier onderdeel van de inrichting en uitvoering van werkprocessen. Het gaat niet langer alleen om het begin (intake) en eind (beslissing) van een proces of zaak, maar om het duurzaam toegankelijk maken van de informatie die tijdens de totale afhandeling van het proces of de zaak ontstaat. Dit betekent dat ook de rol van DIB in dergelijke processen verandert. Dit heeft impact voor: nieuwe regels en richtlijnen voor metadatering in de procesuitvoering; het aanpassen en optimaliseren van processen op metadatering in het proces en andere rol DIB; verandering van rol van DIB naar meer adviserende en controlerende rol in de procesuitvoering. Informatie en ICT Het streven is medewerkers zo min mogelijk handmatig te laten metadateren. Dat kan alleen bereikt worden door de informatiesystemen voor afhandeling van processen of zaken te voorzien van functionaliteit voor metadatering (vanuit het proces) en te koppelen aan systemen voor documentbeheer en archivering (met metadatering vanuit de DIB-insteek). Dit heeft impact voor: verandering van het informatiebeleid als gevolg van metadatering ten behoeve van duurzame toegankelijkheid; vervanging, verwerving of aanpassing van procesapplicaties en zaaksystemen op het kunnen metadateren gedurende de procesuitvoering; 20

21 vervanging, verwerving of aanpassing van het DMS op het om kunnen gaan met metagegevens en recordmanagement; koppeling van procesapplicaties en zaaksystemen aan het DMS; het metadateren van reeds aanwezige informatieobjecten cq. records (voor zover mogelijk en zinvol). Leveranciersmanagement (opnemen functionaliteit in applicaties). Plateaus Alle organisaties willen cq. moeten informatie duurzaam toegankelijk maken. Wat zij daarvoor moeten doen, is afhankelijk van het ontwikkelstadium waarin een organisatie zich bevindt. Om deze ontwikkeling te kunnen duiden, gebruiken we een model waarin de ontwikkeling in plateaus wordt beschreven. Dit model is gebaseerd op het INK-managementmodel dat organisaties een hulpmiddel geeft om hun prestaties te evalueren en te verbeteren. Het INK-model onderscheidt vier dimensies van ontwikkeling. Die maken het voor een organisatie mogelijk te bepalen in welk stadium van ontwikkeling de organisatie zich bevindt. Het is ook een streefmodel, want de aanname is, dat een organisatie zich beweegt naar het eerstvolgende ontwikkelstadium. KING heeft het INK-model uitgewerkt naar een algemeen model voor informatiemanagement, dat de belangrijkste onderwerpen bevat die een rol spelen bij informatiemanagement. Dit maakt het ook mogelijk het model te gebruiken voor de invulling van documentbeheer en archivering, of DIB. De DIB-functie in een organisatie gebruikt het toepassingsprofiel om informatie via metadatering duurzaam toegankelijk te maken. De ontwikkeling duiden we aan als de professionalisering van de DIB-functie. Per plateau schetsen we kort het profiel van de DIB-functie dat daarbij past. Plateau 1 Op dit plateau is DIB van de DIV-specialist, die werkt vanuit de eigen professionaliteit voor het duurzaam toegankelijk maken van informatie. Het is het domein van specialisten, die zich op een vakinhoudelijke, vaak functioneel-technische wijze met het vak bezighouden Het is sterk aanbodgericht, met een ontwikkeling die bepaald wordt door eigen, vakinhoudelijke criteria van de medewerkers, afgeleid van wet- en regelgeving. Dit is typisch het terrein van de klassieke archivaris. Na afronding van een proces of zaak ontvangt hij of zij het dossier en archiveert dat. Plateau 2 Bij plateau 2 werkt de organisatie procesgericht. De DIB-functie verschuift daarmee van een specialisme naar een rol in het (primaire) proces. Het staat niet los van het proces, maar maakt er onderdeel van uit, maar wel vanuit het eigen specialisme en de daarmee verbonden bijdrage aan het proces. De verwevenheid met het proces is een essentiële voorwaarde voor het duurzaam toegankelijk maken van informatie. Ieder heeft daarin zijn of haar rol, vanuit een procesinsteek of vanuit een DIB-insteek. Tussen processen kunnen grote verschillen bestaan. Binnen een proces is er overzicht over de daarbij gebruikte informatie. Snel veranderende processen en wisselende combinaties van uitvoerenden, binnen en buiten de organisatie, maken dat er behoefte is aan standaardisatie voor metadatering. De DIB-functie vult dit binnen elk proces zelf in. Plateau 3 Organisaties met een ontwikkelniveau op plateau 3 werken veel meer als één organisatorische eenheid samen. Het zijn organisaties die van buiten naar binnen denken. Met een sterke 21

22 verwevenheid van informatie in de gehele bedrijfsvoering en gericht op het realiseren van organisatiebrede doelstellingen. Het DIB is daarin een essentiële functie, want deze maakt organisatiebrede informatie-uitwisseling mogelijk. De rol van de DIB-functie in procesuitvoering is verschoven van een uitvoerende naar een adviserende en controlerende rol en kent. Het vraagt een meer dienstverlenende opstelling, om in te spelen op de vragen en mee te denken over de mogelijkheden om informatie in een proces duurzaam toegankelijk te maken. Metadatering is dan geïntegreerd in de procesuitvoering en is geen aparte activiteit meer. Plateau 4 Bij deze organisaties is informatie volledig verweven met dienstverlening en bedrijfsvoering. Niet alleen in de eigen organisatie, maar overheidsbreed in ketens. Naast overheidsorganisaties kunnen ook private organisaties daar deel van uitmaken. In deze ketens is het een belangrijk instrument voor het faciliteren van samenwerking door het stroomlijnen van de onderlinge informatie-uitwisseling. Elk plateau heeft kenmerkende eigenschappen die bepalen hoe de DIB-functie gepositioneerd is in de organisatie. Organisatieontwikkelingsmodellen onderscheiden doorgaan vijf organisatiegebieden waarin die verwevenheid tot uiting komt. Uitgangspunt is dat die organisatiegebieden in samenhang moeten ontwikkelen om de gestelde ambities te realiseren. Vertaald naar de ontwikkeling van DIB-functie, leidt dit tot de volgende tabel met in de rijen de organisatiegebieden en in de kolommen de vier plateaus. 22

23 Organisatiegebied Activiteitgericht Procesgericht Organisatiegericht Ketengericht Algemeen profiel Een pragmatische organisatie met professionals aan het roer. Een efficiënte organisatie, waarin mensen graag samenwerken. Een doelgerichte organisatie, die kijkt met de blik van buiten. Een organisatie die samenwerkt als onderdeel van een keten. Strategie en beleid Sterk persoonsgebonden, interne dienstverlening. Product als maatwerk. Nadruk DIB op uitvoering wettelijke taken. Efficiency staat voorop (procedures, voorschriften, vaste routines). DIB heeft daar een rol in. Voorop staat een organisatiebrede dienstverlening, bedrijfsvoering en verantwoording. DIB is een voorwaarde. Ketenbrede dienstverlening, in nauwe samenwerking met partners binnen en buiten de overheid. Leiderschap en Cultuur Intern gericht, met technisch/ functionele insteek. Geen sterke sturing op DIB. Afdeling DIB levert toegevoegde waarde voor de organisatie van een proces. DIB wordt organisatiebreed ingericht en geborgd. DIB is onderdeel van shared services. Medewerkers en vaardigheden Vakspecialisten, met focus op eigen taken en verantwoordelijkheden. Kennis zit in de medewerker. Ad hoc samenwerking. Voor DIB zijn voorgeschreven procedures. De vakspecialisten gaan meer samenwerken met procesverantwoordelijk en (adviesrol). DIB-expertise binnen bedrijfsprocessen zelf. Bij behandelend ambtenaren. Kennis van toepassing DIB is breed in de organisatie beschikbaar. DIB-expertise wordt onderdeel van gemeente-brede functie voor informatievoorziening. Medewerkers werken ketengericht, met DIB als een belangrijke facilitator. Medewerkers DIBafdeling sterk servicegericht. Processen en structuren Processen niet gestandaardiseerd. Veel improvisatie. DIB-functie tamelijk geïsoleerde functie binnen organisatie. Processen worden meer gestandaardiseerd. DIB wordt gebruikt om procesinformatie duurzaam toegankelijk te maken. DIB is volledig geïntegreerd in processen. Er wordt organisatiebreed mee gewerkt. Gemeenten wisselen informatie uit met andere overheden, bedrijven, burgers. Ook in ketens. Middelen en ICT Systeem voor postregistratie en archivering. DIB wordt functioneel onderdeel van belangrijke procesondersteunende applicaties. DIB is functionaliteit binnen enterprise management systemen en intern e-depot. DIB is opgenomen in ketensystemen en services en externe e- depots. De overgang van een organisatie van een plateau naar het eerstvolgende plateau, is niet afhankelijk van het DIB, maar het zijn generieke ontwikkelingen die bepaald worden door de prestaties die de belanghebbenden van de organisatie vragen. Deze hebben impact op het gevraagde niveau van dienstverlening, de inrichting van de bedrijfsvoering en de manier waarop met relaties wordt omgegaan. Het DIB kan daar op meeliften en voor de eigen discipline de gevraagde invulling leveren. Het ontwikkelniveau (plateau) van een organisatie is bepalend voor de impact die toepassing van metadatering heeft. Een organisatie op plateau 1 leunt op een sterke, professionele DIBorganisatie, die metadatering toepast in eigen archiveringssystemen. Organisaties die op plateau 2 en verder functioneren, passen metadatering toe in het proces zelf. Voor metadatering ontstaat dan een afhankelijkheid van de behandelend ambtenaren die het proces uitvoeren. Het is geen vakspecialisme meer, maar vraagt een nauwe samenwerking van DIB met, de proceseigenaren, specialisten voor proces- en zaakgericht werken en met informatievoorziening. 23

24 4.4 Implementatieproces De feitelijke implementatie van metadatering conform het toepassingsprofiel is een onderdeel van de implementatiecyclus voor metadatering. Het is nodig deze cyclus te beschrijven, omdat het de basis is voor de toekenning van rollen bij de implementatie, zowel binnen als buiten de organisatie. Implementatiecyclus De implementatie van metadatering vraagt een intensieve aanpak met impact op de gehele organisatie (zie hiervoor). In de kern is het een verandertraject, dat veel van elke organisatie zelf vraagt, maar waarbij het ook mogelijk is een aantal activiteiten gemeenschappelijk te organiseren. Om de implementatie uit te voeren, zijn activiteiten nodig in de vier fasen van de implementatiecyclus. In figuur 6 is weergegeven welke dit zijn en welke relatie deze hebben. Elke activiteit in een fase maakt weer gebruik van implementatie-instrumenten. Figuur 6: Implementatiecyclus Oriëntatie Het is nodig vroeg in het traject te kijken naar uitvoerbaarheid van metadatering en het gebruik van het toepassingsprofiel. In de organisatie moeten afspraken worden gemaakt over de gewenste implementatie en de invulling van randvoorwaarden. In deze fase is de betrokkenheid van bestuurders belangrijk. Inventarisatie In deze fase wordt de impact onderzocht. Dit vereist een analyse van sterkten en zwakten en de ontwikkeling van een plan van aanpak voor implementatie. Dit vraagt bij uitstek om betrokkenheid van managers en procesverantwoordelijken. Implementatie Dit is de eigenlijke projectfase, met een begin, een eind en een resultaat. In de eigenlijke implementatie spelen vooral de uitvoerders een belangrijke rol. Het gaat om projecten, activiteiten, inzet van instrumenten, gericht op het behalen van een nagestreefd eindresultaat. 24

25 Gebruik Tijdens het gebruik van metadatering en het toepassingsprofiel wordt gemonitord en geëvalueerd of de gewenste effecten worden bereikt. Dat kan ook door steeds te testen of de toegepaste metadatering het mogelijk maakt de documenten intern en extern uit te wisselen en uiteindelijk over te brengen naar het e-depot. Als veranderingen worden voorgesteld, leidt dit aanpassing van lopende trajecten Of tot adviezen waarmee in een volgende oriëntatieronde rekening kan worden gehouden. De cyclus start dan opnieuw. Analyse activiteiten van betrokken partijen (binnen een organisatie) Binnen de organisatie zien wij een betrokkenheid bij implementatie op verschillende niveaus: met activiteiten voor bestuurders, managers, uitvoerenden organisatie en uitvoerenden DIB. In de tabel hieronder is opgenomen welke activiteiten we op welk niveau onderkennen.. Oriëntatie Inventarisatie Implementatie Gebruik Bestuurders Koers organisatie bepalen Implementatieprojecten goedkeuren Implementatie volgen Verantwoorden voortgang Voorbeeldrol Ambassadeurschap Risico s bepalen en managen Zorgen voor capaciteit en middelen Prioriteren Managers Kansen herkennen voor projecten Keuzes maken Opdrachtgever voor project Plan van aanpak voor project laten opstellen Project laten uitvoeren Capaciteit ter beschikking stellen Monitoren en evalueren project Verantwoordelijk voor metadatering Leiding geven aan medewerkers Uitvoerenden organisatie Uitvoerenden DIB Verkennen van potentiële projecten Verkennen van potentiële projecten Adviseren Analyses maken Project uitvoeren Uitvoeren metadatering na oplevering projectresultaten Analyses maken Faciliteren organisatie Faciliteren project Adviseren Rapporteren Buiten de organisatie zien we een betrokkenheid van de volgende partijen. Ook hier weer onderverdeeld naar fasen in de implementatiecyclus. Oriëntatie Inventarisatie Implementatie Gebruik Koepelorganisaties Vaststellen toepassingsprofiel Voor eigen bestuurslaag Via Convent opdrachtgever voor beheerorganisatie Bepalen van gewenste instrumenten en middelen Financiering beheer en implementatieondersteuning Via Convent opdrachtgever voor ontwikkelen instrumenten Communicatie over uitvoering Community voor kennisdeling Monitoren gebruikservaring Beheerorganisatie Communicatie met leden Bepalen behoefte organisaties Betrokken bij ontwikkelen instrumenten Modereren community Bieden van helpdesk Afsluiten DVO Bieden van 25

26 Oriëntatie Inventarisatie Implementatie Gebruik Leveranciers Adviseurs Betrokken bij ontwikkeling standaards Afsluiten convenant voor implementatie Risicoanalyses Adviseren bij besluitvorming Inventariseren gewenste functionaliteit metadatering Ontwikkelen applicaties Releasebeheer applicaties Ontwikkelen plan van aanpak voor implementaties Trainen van betrokkenen bij project Ondersteuning projecten Projectmanagement Advisering tijdens projecten opleiding en/of training Ondersteuning gebruikers in gebruik applicaties Samenwerking met beheerorganisatie Adviseren over gebruik Ambassadeurs 4.5 Middelen en instrumenten Middelen Uit de hiervoor beschreven impactanalyse en het implementatieproces blijkt dat een organisatie verschillende middelen kunnen kan gebruiken om tot metadatering te komen. In onderstaande tabel is een inventarisatie opgenomen van middelen waaraan betrokkenen behoefte zeggen te hebben. Oriëntatie Inventarisatie Implementatie Gebruik Bestuurders Risicoanalyse Prioritering businesscase Projectrapportage Communicatiemiddelen Managers Impactanalyse Implementatiecyclus Plan van aanpak voor project Checklist implementatie Monitoring Communicatiemiddelen Uitvoerenden organisatie Uitvoerenden DIB Criteria voor verkennen van potentiële projecten Procesanalyse Leveranciersmanagement Procesanalyse Ondersteunende faciliteiten Checklist implementatie Community Ondersteunende faciliteiten (bijvoorbeeld coaching, documentatie, rapportages) Gebruikersinstructie Training Interne helpdesk Trainingsmodule (advisering, projectbegeleiding) Instrumenten Natuurlijk kan elke organisatie zelf aan de slag om deze middelen te ontwikkelen of te verwerven. Dat betekent wel dat het wiel op minstens 450 plekken opnieuw uitgevonden wordt. Beter is het om in samenwerking, generieke instrumenten te ontwikkelen, die binnen een organisatie als middel ingezet kunnen worden. Dat is efficiënt en zal de implementatie van het toepassingsprofiel bevorderen. Veel van deze instrumenten kunnen landelijk ontwikkeld worden. In overleg met betrokken partijen kan beoordeeld worden welke daarbij prioriteit krijgen. 26

27 Per fase van de implementatiecyclus stellen we de ontwikkeling voor van in elk geval de volgende instrumenten. Oriëntatie Inventarisatie Implementatie Gebruik Bestuurders Checklist voor risicoanalyse Checklist voor prioritering Model voor businesscase Model projectrapportage Communicatiemiddelen (website, helpdesk, community) Managers Model voor impactanalyse Handreiking implementatiecyclus Plan van aanpak voor project Handreiking implementatie Monitoringtool Communicatiemiddelen (website, helpdesk, community) Uitvoerenden organisatie Uitvoerenden DIB Lijst met criteria voor verkennen van potentiële projecten Modelprocessen Programma van eisen voor leveranciers Modelprocessen Toolbox voor facilitering Handreiking implementatie Ondersteunende faciliteiten (bijvoorbeeld coaching, documentatie, rapportages) Gebruikersinstructie Training Interne helpdesk Trainingsmodule (advisering, projectbegeleiding) De koepelorganisaties kunnen voor hun bestuurslaag beslissen of er bij de implementatie ondersteuning nodig is, wat deze inhoudt en hoe deze geboden wordt. Zowel gemeenten, provincies als waterschappen hebben inmiddels een brede ervaring met ondersteuning via landelijke projecten. Daarin kunnen de hierboven genoemde instrumenten een plaats krijgen. 27

28 5 Beheer 5.1 Inleiding Implementatie en gebruik van het toepassingsprofiel in de praktijk gaan wijzigingsverzoeken opleveren, die kunnen leiden tot aanpassing van het profiel. Het is noodzakelijk het profiel te beheren om deze wijzgingsverzoeken te kunnen behandelen en eventuele aanpassingen in nieuwe versies door te voeren. Dit beheer betreft alle activiteiten gericht op het structureel werken aan, beschikbaar stellen en houden van het toepassingsprofiel dat steeds past bij de actuele behoefte van de belanghebbenden. Het beheer moet uitgevoerd worden door één of meer partijen. In dit hoofdstuk doen we een voorstel hiervoor. Daarvoor analyseren we eerste de beheerfuncties en vervolgens beschrijven we welke beheerorganisatie daarbij past. 5.2 Beheerfuncties Om een voorstel te kunnen doen voor het verdelen van beheeractiviteiten, gebruiken we het BOMOS (Beheer- en OntwikkelModel voor Open Standaarden; lit. 8). Dit is hieronder weergegeven. In BOMOS is een groepering gemaakt naar drie niveaus (strategie, tactiek en operationeel) en twee ondersteunende groepen van activiteiten (implementatie en communicatie): Strategie (= richtinggevend) o Governance (Bestuurlijke organisatie) o Visie (Ontwikkeling inhoud op lange termijn) o Financiën (Financieel model) Tactiek (sturende activiteiten) o Community (communicatie tussen stakeholders) o Adoptie en herkenning (vooral voor marktpartijen) o Rechtenbeleid (voor community en toepassingsprofiel) o Architectuur (samenhang tussen producten) o Kwaliteitsbeleid en benchmarking Operationeel (uitvoerende activiteiten) o Initiatie (nieuwe ideeën ontwikkelen voor toepassingsprofiel) o Wensen en eisen (opstellen specificaties) o Ontwikkeling (op conceptueel niveau) o Uitvoeren (aanpassingen) o Documentatie Implementatie (bevorderen van implementatie toepassingsprofiel) o Opleiding o Helpdesk o Moduleontwikkeling o Pilot o Validatie en certificatie Communicatie (bevorderen draagvlak voor toepassingsprofiel) o Promotie o Publicatie o Klachtenafhandeling Het Beheermodel van BOMOS ziet er als volgt uit: 28

29 Figuur 7: Beheer- en OntwikkelModel Open Standaarden (BOMOS) (bron: lit. 8) Aan het beheer van het toepassingsprofiel zitten vele facetten. Op dit moment is er nog geen formele beheerder voor het toepassingsprofiel en er zijn geen afspraken over afzonderlijke beheeractiviteiten of de plaats waar die belegd worden. In de gesprekken die KING gevoerd heeft, zijn verschillende suggesties gedaan voor het organiseren van het beheer. Dit is een functie, waar verschillende organisaties een rol in kunnen hebben. Als er een verdeling van rollen is, dienen er tussen deze organisaties goede afspraken te worden gemaakt. De koepels VNG, IPO en UvW ambiëren een rol in het richting geven en aansturen van het beheer. Zij zullen ook afspraken moeten maken over de middelen die er mee gemoeid zijn. In BOMOS wordt implementatie opgevat als een beheeractiviteit. Van in elk geval VNG en IPO is bekend dat zij hier een rol zien voor hun uitvoeringsorganisaties, respectievelijk KING en GBO Provincies. De waterschappen hebben ook een uitvoeringsorganisatie, het Waterschapshuis, maar die zit in een fase dat de relatie met de waterschappen herijkt wordt. Nadere gesprekken zijn nodig om te bekijken of het Waterschapshuis, dan wel een of meerdere waterschappen een rol toegewezen krijgen in de implementatie, of dat het bij één van de andere uitvoeringsorganisaties belegd wordt. Vervolgens kunnen we ook een mogelijke rol toekennen aan het Convent/programma Archief2020. Gelet op het belang dat het programma hecht aan het implementeren van metadatering en het gebruik van het toepassingsprofiel, ligt betrokkenheid, zeker voor de korte termijn voor de hand. In de gesprekken is ook aangegeven dat de operationele beheeractiviteiten goed belegd moeten worden. Vanaf de vaststelling en publicatie van het profiel is het bijvoorbeeld nodig een helpdesk te hebben, generieke instrumenten voor implementatie te ontwikkelen en wijzigingsvoorstellen te verwerken. Daar is een organisatie voor nodig die hier goed op is ingericht. We noemen dit beheerorganisatie. Deze organisatie kan ook delen van de implementatie voor zijn rekening 29