Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden

Transcriptie

1 Archiefinnovatie Decentrale Overheden Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden Congres AIDO - Nieuwegein, 7 april 2016

2 Een gedigitaliseerde samenleving stelt eisen aan de overheidsinformatie

3 Vindbaar

4 Volledig

5 Interpreteerbaar

6 Authentiek

7 Beschikbaar

8 KIDO Informatiebeheer Decentrale Overheden

9 KIDO Opdracht AIDO Wat is een kwaliteitssysteem? Kwaliteitssysteem informatiebeheer Kernfuncties informatiebeheer Uitwerking kernfuncties in de Handreiking Doelgroep van de Handreiking Verhouding met andere producten (wat is de Handreiking wel en wat niet?)

10 Opdracht AIDO Kwaliteitssysteem als bedoeld in Art. 16: De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem Kwaliteitssysteem (volgens ISO 8402) Een kwaliteitssysteem bestaat uit de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van kwaliteitszorg.

11 Doelgroep Informatiebeheerders ; afhankelijk van de organisatie van het informatiebeheer: record managers informatiemanagers/ documentaire informatieverzorgers applicatiebeheerders archivarissen proceseigenaren

12 Kwaliteitssysteem Een kwaliteitssysteem beschrijft in feite wie op welk moment waarvoor verantwoordelijk is en hoe alle taken uitgevoerd dienen te worden, opdat er een vooraf bepaalde kwaliteit bereikt kan worden. Het bestrijkt 3 organisatieniveaus: Strategisch Richten Tactisch Inrichten Operationeel Verrichten Beleid en planvorming Organisatie, voorzieningen en middelen Processen, procedures en activiteiten

13 Kwaliteitssysteem: richten Strategisch niveau (beleid) - Wat moet je regelen op strategisch niveau? - Welk beleid, welke plannen zijn noodzakelijk? - Aan welke wet- en regelgeving moet je voldoen?

14 Kwaliteitssysteem: inrichten Tactisch niveau (organisatie) - Wat moet je op organisatorisch gebied regelen? - Welke functionarissen spelen een rol en wat zijn hun taken en verantwoordelijkheden? - Wat moet op tactisch niveau zijn geregeld om te waarborgen dat activiteiten de gewenste output leveren?

15 Kwaliteitssysteem: verrichten Operationeel niveau (uitvoering) - Hoe moeten processen en activiteiten op operationeel niveau ingericht worden?

16 Kwaliteitssysteem informatiebeheer richten beleid inrichten organisatie operationele inrichting verrichten opname (meta)gegevensbeheer beschikbaar stellen

17 Kernfuncties informatiebeheer 1 opname identificeren waarderen registreren van beschrijvende metagegevens registreren van technische en administratieve metagegevens classificeren controle inhoudelijk controle technisch opslaan

18 Kernfuncties informatiebeheer 2 (meta)gegevensbeheer metagegevensbeheer beschrijvend (meta)gegevensbeheer technisch volgen verwijderen beschikbaar stellen zoeken presenteren

19 9-vlaksmodel van Maes

20 Uitwerking kernfuncties definitie belang te gebruiken beheerinstrument(en) toetsaspecten voorbeelden (nog niet ingevuld) relatie met Archief-KPI s en archiefwet en -regelgeving DUTO-eisen NEN 2082 NEN-ISO 30301

21 Handreiking: wat wel en wat niet? Verhouding tot NEN-ISO (kwaliteitsmanagement) Verhouding tot DUTO eisen voor duurzaam toegankelijke digitale informatie Relatie met (werk)processen in de organisatie Work in progress

22 KIDO compliant NEN-2082 NEN-ISO NEN-ISO Archief KPI s DUTO

23 KIDO Verbetertraject

24 Het op orde brengen van het informatiebeheer

25 vergt een gestructureerde aanpak.

26 Welke problemen komt u tegen?

27 Het begint met het identificeren van de verbeterpunten

28 Methodiek INK / Lean Kennis uit de eigen organisatie toepassen Meervoudig kijken Discussie en consensus Diepgang Punten benoemen die nadere detaillering behoeven Bewijsvoering Vinden van de verbeterpunten Informatiebeheer Primair proces 0-meting Start continu verbetertraject

29 Scope : organisatieperspectief Informatiehuishouding Informatiesysteem Cluster processen / afdeling Primair proces

30 Risico classificatie Hoog belang B A Laag foutgevoelig Hoog foutgevoelig C Laag belang

31 Scope : Informatiebeheer Gehele handleiding Aantal kernfuncties Kernfunctie

32 Zelfevaluatie Richten Beleid Productevaluatie Inrichten Organisatie Organisatorische inbedding Controle en toezicht Projecten 1. Niet aanwezig 2. Gedeeltelijk aanwezig Operationele inrichting Beheerinstrumenten Documenteren van beheer 3. Aanwezig Verrichten Opname (Meta)gegevensbeheer Identificeren Waarderen Registreren van beschrijvende metagegevens Registreren van technische en administratieve metagegevens Classificeren Controle - inhoudelijk Controle - technisch Opslaan Metagegevensbeheer - beschrijvend (Meta)gegevensbeheer - technisch Volgen Verwijderen Procesevaluatie 1. Kernfunctie is ingericht 2. Beheer is ingebed 3. Uitvoeringsnorm is beschikbaar 4. Uitkomsten worden gemeten Beschikbaar stellen Zoeken Presenteren 5. Metingen worden gebruikt

33 Volwassenheidsgraad Waarderen Metingen worden Gebruikt (PDCA) Uitkomsten worden gemeten Uitvoeringsnorm is beschikbaar Beheer ingebed Kernfunctie is ingericht We waarderen in het primaire proces Wijzigingen in waarderen (bv. nieuwe regelgeving) worden doorgevoerd in primaire proces en vice versa Aan het uitvoeren van het waarderen in het primaire proces zijn smart-eisen gesteld (bv. 95%) De uitvoering en de uikomsten van het waarderen wordt regulier gemeten (structureel / steekproefsgewijs) De uitkomsten van de metingen vormen input voor een verbeteringsproces

34 Voorbeeld Functie / Proces Niet aanwezig Gedeeltelijk aanwezig Aanwezig Beleid Archiefverordening 3 3 Informatiebeleidsplan 3 3 Besluit Informatiebeheer / mandaatbesluit(en) 3 3 Informatiebeveiligingsplan 2 2 Score bewijsvoering Organisatorische inbedding Informatiebeheer is beschreven 2 2 Proces- en procedurebeschrijvingen 2 2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn beschreven 2 2 Opleidingsprogramma voor alle functionarissen 1 1 Kwaliteitszorg is ingebed in jaarlijkse cyclus 1 1

35 Voorbeeld kernfuncties Functie / Proces Kernfunctie is ingericht Beheer is ingebed Uitvoeringsnorm is beschikbaar Uitkomsten worden gemeten Metingen worden gebruikt Score Opname Identificeren 3 3 Waarderen 3 3 Registreren van beschrijvende metagegevens 2 2 Registreren van technische en administratieve metagegevens 2 2 Classificeren 2 2 Controle - inhoudelijk 2 2 Controle - technisch 2 2 Opslaan 2 2 bewijsvoering (Meta)gegevensbeheer Metagegevensbeheer - beschrijvend 1 1 (Meta)gegevensbeheer - technisch 1 1 Volgen - inhoudelijk en technisch 2 2 Verwijderen, verplaatsen en overdragen 2 2

36 Functie / Proces Niet aanwezig Gedeeltelijk aanwezig Aanwezig Beleid Archiefverordening 3 3 Informatiebeleidsplan 3 3 Besluit Informatiebeheer / mandaatbesluit(en) 3 3 Informatiebeveiligingsplan 2 2 Score bewijsvoering Organisatorische inbedding Informatiebeheer is beschreven 2 2 Proces- en procedurebeschrijvingen 2 2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn beschreven 2 2 Opleidingsprogramma voor alle functionarissen 1 1 Kwaliteitszorg is ingebed in jaarlijkse cyclus 1 1 Beleid Archiefverordening 2 2 Informatiebeleidsplan 2 2 Besluit Informatiebeheer / mandaatbesluit(en) 2 2 Informatiebeveiligingsplan 3 3 Organisatorische inbedding Informatiebeheer is beschreven 1 1 Proces- en procedurebeschrijvingen 3 3 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn beschreven 1 1 Opleidingsprogramma voor alle functionarissen 2 2 Kwaliteitszorg is ingebed in jaarlijkse cyclus 1 1 Het gaat om het onderlinge gesprek

37 Globaal beeld groepsbijeenkomst Functie / Proces Beleid Archiefverordening Deelnemer 1 Deelnemer 2 Deelnemer 3 Deelnemer 4 Deelnemer 5 Deelnemer 6 Deelnemer 7 Opmerkingen Informatiebeleidsplan Besluit Informatiebeheer / mandaatbesluit(en) Inofrmatiebeveiligingsplan Starten met globaal beeld Let op extremen Uniformiteit Bewijsvoering Inzoomen op bijzonderheden op basis van individuele scores

38 Stapsgewijs Continu Verbeteren

39 Vragen?

40 Herman Bongenaar l Wilfried Hoffman