VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS. Van: A. Paap Tel nr: Datum : Tekenstukke n: Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): Nummer: 17A.

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: A. Paap Tel nr: Datum : Tekenstukke n: Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): 1 augustus 2017 Team : 8878 Nee Bijlagen: 3 Informatiebeleid W.v.d. Wetering, F. van Rooijen n.v.t. Onderwerp: Kwaliteitssysteem Informatiebeheer 2017 Nummer: 17A Advies: Het kwaliteitssysteem informatiebeheer 2017 vast te stellen. Begrotingsconsequenties NEE B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: burgemeester

2 Inleiding: Bijgaand treft u ter vaststelling aan het kwaliteitssysteem Informatiebeheer voor de gemeenten Woerden en Oudewater. Ingevolge artikel 16 van de Archiefregeling zorgt de zorgdragen (B&W) er voor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare normen. Het kwaliteitssysteem informatiebeheer bevat het geheel aan maatregelen in de organisatie om de producten proceskwaliteit gericht te kunnen beïnvloeden door middel vooraf geformuleerde kwaliteitseisen aan het informatiebeheer. In het kwaliteitssysteem wordt een opsomming gegeven van toetselementen die jaarlijks zullen worden nagelopen of e.e.a. is gerealiseerd/geïmplementeerd. De resultaten van deze jaarlijkse zelfevaluatie zullen worden gerapporteerd aan het college en de raad. Daarbij wordt ook een verbeterplan meegezonden voor het komende jaar. De bevoegdheid van het college komt voort uit de volgende wet - en/of regelgeving: Artikel 16 van de Archiefregeling. Beoogd effect: Een structurele verbetering van het informatiebeheer doordat gestreefd wordt om de geformuleerde kwaliteitseisen met betrekking tot het informatiebeheer te bereiken. Een en ander zal resulteren in een betere bedrijfsvoering doordat de benodigde informatie in werkprocessen op een efficientere wijze wordt opgeslagen waardoor de juiste informatie sneller kan worden gevonden. Hierdoor kan de dienstverlening richting de burger verbeteren en zijn wij als organisatie beter in staat om open en transparant richting de burgers te werken. Argumenten: Verbetering van de kwaliteit op het informatiebeheer is noodzakelijk voor een efficiëntere dienstverlening Kanttekening: Het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard heeft ingestemd met bijgevoegd kwaliteitssysteem. Financiën: n.v.t. Uitvoering: De eerste zelfevaluatie op grond van dit kwaliteitssysteem zal worden gebruikt als 0-meting. Jaarlijks zal deze zelfevaluatie worden uitgevoerd en worden voorzien van een verbeterplan met realiseerbare doelen voor het komende jaar. Communicatie / Website: Jaarlijks een rapportage (zelfevaluatie) van de stand van zaken richting het college en de raad

3 Ondernemingsraad: n.v.t. Samenhang met eerdere besluitvorming: n.v.t. Bijlagen: - Kwaliteitssysteem informatiebeheer (17i.03359) - Zelfevaluatieformulier kwaliteitssysteem informatiebeheer (17i.03385) - Scoreformulier zelfevaluatie kwaliteitssysteem informatiebeheer (17i.03386)

4 Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Oudewater en Woerden 1 augustus

5 Inhoud Managementsamenvatting Inleiding Aanleiding Wat is een kwaliteitssysteem? Afbakening kwaliteitssysteem Informatiebeheer Doel van een kwaliteitssysteem ingselementen Beleid m.b.t. kwaliteit informatiebeheer Organisatie informatiebeheer Organisatorische inbedding Controle en toezicht Projecten Beheerinstrumenten kwaliteit informatiebeheer Geordend overzicht / classificatieschema Selectielijst Metadatagegevensschema Overzicht te gebruiken bestandsformaten Handboek vervanging Lijst informatiebeheerregimes Lijst van te gebruiken materialen t.b.v. fysieke dossiervorming Instructie voor het beheer van de archiefruimte(s) en -bewaarplaats Lijst van eisen aan een veilige server of andere digitale opslagmedia Regeling voor conversie of migratie van bestanden Autorisatietabellen voor alle applicaties Lijst beperkingsgronden openbaarheid Documenteren van archiefbeheer Documenteren van het archiefbeherend systeem Documenteren gebeurtenissen en beheeractiviteiten Het opnemen van informatie Identificeren Waarderen Registreren beschrijvende metagegevens Registreren technische- en administratieve metagegevens Classificeren Inhoudelijke controle

6 6.7 Technische controle Opslaan van informatie Het beheren van gegevens c.q. metadatagegevensbeheer Beschrijvend metadatagegevensbeheer Technisch metadatagegevensbeheer Volgen inhoudelijk en technisch Verwijderen, verplaatsen en overdragen van informatieobjecten Het beschikbaar stellen van gegevens Vindbaarheid Toegankelijkheid Kritische prestatie indicatoren Archief Zelfevaluatie en verslaglegging Inleiding zelfevaluatie en verslaglegging Stappenplan uitvoering zelfevaluatie

7 Managementsamenvatting Overheden hebben moeite om hun informatiebeheer op orde te krijgen. Tegelijkertijd komen er nieuwe uitdagingen op overheden af, zoals wetgeving die bepaalt dat overheidsinformatie herbruikbaar moet zijn en veel sneller openbaar en beschikbaar voor het publiek. Dit stelt hoge eisen aan informatieverwerking en informatiebeheer. Een hulpmiddel om het informatiebeheer te verbeteren is een kwaliteitssysteem informatiebeheer zoals de wet vraagt van de zorgdragers (bij gemeenten is dat het college van burgemeester en wethouders) Archiefregeling, artikel 16 De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Dit kwaliteitssysteem Informatiebeheer geeft aan wat op strategisch, tactisch en operationeel niveau geregeld moet zijn/worden om het informatiebeheer te stroomlijnen en verbindt hieraan eisen die zijn gebaseerd op bestaande wetgeving en normenkaders en legt uit hoe een continue verbetercyclus werkt. Het kwaliteitsplan Informatiebeheer geeft toetsbare normen per aandachtsgebied en vormt daarmee het in artikel 16 van de archiefregeling bedoelde kwaliteitssysteem voor de gemeenten Oudewater en Woerden. Het doel is om het informatiebeheer structureel te verbeteren, zodat dit op termijn zal voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Daartoe zal ieder jaar in februari alle aangegeven toetsmogelijkheden worden doorlopen waarna een plan van aanpak zal worden gemaakt m.b.t. de toetspunten waar we niet (helemaal) voldoen. Ook de in het kader van het horizontale toezicht vanuit de provincie vereiste KPI-archief toets is onderdeel van dit kwaliteitsplan. 4

8 1. Inleiding 1.1 Aanleiding De ontwikkeling van het digitaal werken en de digitale dienstverlening verloopt in een hoog tempo. De recent ingevoerde Wet hergebruik overheidsinformatie bijvoorbeeld, verwacht van overheden dat zij hun informatie open en geschikt voor hergebruik aanbieden, wat met zich meebrengt dat deze informatie zoveel mogelijk digitaal beschikbaar moet zijn. Als de Wet Open Overheid doorgang vindt moet overheidsinformatie veel sneller (na vijf jaar of eerder) openbaar en voor het publiek beschikbaar zijn. Dit stelt hoge eisen aan de informatieverwerking en het informatiebeheer. In eerste instantie dient de juiste informatie op het juiste moment in de diverse werkprocessen te kunnen worden gebruikt. Vervolgens dient informatie ook op langere termijn duurzaam en onveranderd beschikbaar te zijn voor onder meer reconstructie van overheidshandelen en historisch onderzoek. Dit is allebei het domein van informatiebeheer. Willen de gemeenten Oudewater en Woerden grip krijgen op hun informatiebeheer, dan moeten eerst de beheerprocessen in een logische samenhang zijn beschreven, vastgesteld en ingericht. Dit beschrijven, vaststellen en inrichten is een onderdeel dat vooraf gaat aan de invoering van het zogenaamde zaakgericht werken. Op basis daarvan kunnen de beheerprocessen worden gemonitord door periodieke interne kwaliteitstoetsen uit te voeren en op basis van de resultaten de processen bij te sturen. Grip op informatie start echter bij de logische inrichting van het informatiebeheer, dat de basis vormt voor de borging van de kwaliteit. 1.2 Wat is een kwaliteitssysteem? Een kwaliteitssysteem is te omschrijven als het geheel aan maatregelen in een organisatie om de product- en proceskwaliteit gericht te beïnvloeden. Kwaliteitssystemen zijn wijdverbreid in het bedrijfsleven om bijvoorbeeld te zorgen dat een blikje frisdrank of een van de lopende band rollende auto steeds aan een bepaalde kwaliteit voldoet. Je kunt op dezelfde manier naar informatiebeheer kijken, namelijk als een proces waarvan de onderdelen aan bepaalde kwaliteitseisen moeten voldoen Afbakening kwaliteitssysteem Informatiebeheer Dit kwaliteitssysteem informatiebeheer beperkt zich tot het beheer van informatie, waarbij we beheer als een autonoom proces beschouwen. Er is wel een verschil tussen informatiebeheer en een regulier (productie)proces: waar een autofabriek het primaire doel heeft om auto s te fabriceren, heeft een overheidsorganisatie niet als primair doel om informatie te beheren. Informatie is een bijproduct van de primaire processen van de organisatie zoals vergunningverlening, het opstellen van beleid of het uitvoeren van projecten. Informatie en de applicaties waarin informatie wordt opgeslagen zijn bovendien dienend aan die primaire processen. Bedrijfsaspecten die op de gehele organisatie van toepassing zijn - en dus niet alleen op het informatiebeheer - worden in dit kwaliteitssysteem informatiebeheer niet meegenomen Er bestaat natuurlijk wel een wisselwerking tussen informatiebeheer en die bedrijfsaspecten. Bijvoorbeeld: een organisatie die een applicatie aanschaft waarin informatie geautomatiseerd beheerd kan worden, zal minder personeel voor informatiebeheer nodig 5

9 hebben dan een organisatie die handmatig beheeracties moet uitvoeren. Hoewel het kwaliteitssysteem informatiebeheer geen eisen aan personeel of aantallen fte stelt, zal een voorbeeld als het bovenstaande bij de analyse van het informatiebeheer aan het licht komen. Een organisatie die echt werk wil maken van goed informatiebeheer zal in dit geval dus een beredeneerde keuze moeten maken tussen meer menskracht of de aanschaf van applicaties die geautomatiseerd beheer mogelijk maken. Dit voorbeeld maakt tevens duidelijk dat het geven van normen voor aantallen medewerkers geen haalbare kaart is: decentrale overheden hebben volledige vrijheid in het organiseren van hun informatiebeheer en afhankelijk van hoe dit is georganiseerd kan men bepalen hoeveel en wat voor soort informatiebeheerders gewenst is. Het kwaliteitssysteem heeft zowel betrekking op papieren informatie als op digitale informatie en geeft niet alleen inrichtingseisen, maar ook eisen aan de uitvoering Doel van een kwaliteitssysteem. Het doel van een kwaliteitssysteem is om het informatiebeheer structureel te verbeteren, en wel zodanig dat het informatiebeheer op termijn voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Goed informatiebeheer; resulteert in een betere bedrijfsvoering doordat benodigde informatie in werkprocessen op een efficiënte manier wordt opgeslagen en sneller kan worden gevonden en gebruikt; draagt bij aan een goede (betere) dienstverlening aan burgers en bedrijven; draagt bij aan een open en transparante overheid; maakt reconstructie van overheidshandelen en historisch onderzoek mogelijk; zorgt dat een overheidsorganisatie voldoet aan de wettelijke verplichtingen (rechtmatigheid) 1.3 ingselementen De toetsingselementen zoals bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling zijn uitgewerkt in de kernfuncties zoals deze zijn uitgewerkt in de hoofdstukken 2 t/m 9. Deze toetsingselementen zijn gebaseerd op wet- en regelgeving op het gebied van informatievoorziening zoals o.a. de Archiefwet, de Archiefregeling,de DUTO en de Baseline Informatievoorziening Gemeenten. Zo stelt het normenkader Duurzame Toegankelijke Overheid (DUTO) dat informatie beschikbaar, vindbaar, authentiek, volledig en interpreteerbaar moet zijn en geeft normen om dit te realiseren, deze normen zijn verwerkt als toetsingselementen in dit kwaliteitssysteem. Ook de Baseline Informatievoorziening Gemeenten kent een 7-tal normen waaraan informatiebeheer moet voldoen. Deze baseline koppelt daaraan de wet-en regelgeving en geeft ook praktijkvoorbeelden waarop kan worden teruggevallen als de gemeente Woerden of Oudewater onverhoopt niet voldoet aan een van de toetsingselementen in dit kwaliteitssysteem. Deze baseline vormt dus een praktisch naslagwerk bij het verwerken van de toetsingselementen van dit kwaliteitssysteem. De toetselementen zullen elk jaar in februari worden doorgelopen om te kijken of de gemeente Woerden en de gemeente Oudewater eraan voldoen. Voor de toetselementen waaraan niet of niet helemaal wordt voldaan wordt een plan van aanpak opgesteld. In het kader van het horizontale toezicht vanuit de provincie is er ook de jaarlijkse verplichtte KPI toets m.b.t. het archief. Deze KPI-toets geeft een beeld met betrekking tot de kwaliteitsaspecten voor archivering. Deze KPI-toets geeft deels overlappingen met de toetsingselementen welke zijn opgenomen in dit kwaliteitssysteem. Het plan van aanpak wat naar aanleiding van de KPI-rapportage wordt gemaakt is onderdeel van een plan van aanpak 6

10 wat voortvloeit uit het kwaliteitsplan. 2. Beleid m.b.t. kwaliteit informatiebeheer Adequate inrichting van het informatiebeheer veronderstelt dat op beleidsniveau een aantal zaken geregeld is. De volgende eisen zijn geïnspireerd op de Baseline gemeenten en aangevuld met de archief-kpi s van de VNG. Naast de eisen zijn de toetselementen vermeld. De zorg voor en het toezicht op de archieven moet zijn geregeld Vastlegging van de zorg voor en het toezicht op het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie / archiefbescheiden (Archiefverordening) In geval van uitbesteding van taken wordt zorg voor en toezicht op de desbetreffende archieven adequaat geregeld en schriftelijk goed vastgelegd Er zijn voldoende middelen en mensen beschikbaar In zowel analoge als digitale archiefruimte(n) en archiefbewaarplaats is voorzien Een door het bestuur en / of management vastgesteld informatiebeleid dat aansluit bij de geformuleerde organisatiedoelstellingen Er is een Informatiebeleidsplan met omschrijving van de doelstellingen, middelen, wegen en prioriteiten om informatievoorziening te ontwikkelen en te beheren, met als onderdelen: De organisatie rondom informatievoorziening Visie informatievoorziening Beschrijving huidige informatievoorziening Sterkte / Zwakte analyse Uitwerking gewenste informatievoorziening Toegepast kwaliteitssysteem Implementatie van de 7

11 verbeterpunten (periodiek beheerplan) Beleggen van de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer Besluit Informatiebeheer / mandaatbesluit(en) regelen: Vastlegging van de verantwoordelijkheden en koppeling aan concrete functies voor de uitvoering van het informatiebeheer voor zowel de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, als de overgebrachte Voorziening voor het informatiebeheer bij splitsing, samenvoeging of opheffing van een overheidsorgaan of overdracht van taken De kwetsbaarheid van informatiesystemen moet door middel van beveiligingsmaatregelen zoveel mogelijk worden ingeperkt Een Informatiebeveiligingsplan, waarin aan de orde komt: Verwijzing naar relevante regelgeving en kaders Informatiebeveiligingsbeleid Beveiligingsorganisatie Beheer van bedrijfsmiddelen Beveiliging ten aanzien van personeel Fysieke beveiliging en beveiliging van de omgeving (calamiteitenplan, onderdeel van geldend rampenplan) Beheer van beveiligingsmaatregelen en processen Toegangsbeveiliging Ontwikkeling en onderhoud van systemen Continuïteitsmanagement Toezicht en naleving 8

12 3. Organisatie informatiebeheer 3.1 Organisatorische inbedding De inrichting van organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen moet kwantitatief en kwalitatief toereikend zijn voor de borging van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie. Dit uit zich in het volgende: De maatregelen ten behoeve van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn opgenomen in de jaarlijkse beleids- en plancyclus, in het risicomanagement, i- architectuur en in de overige relevante processen en procedures Dit blijkt uit vastgestelde: eisen en randvoorwaarden voor informatie- en archiefmanagement, op basis van een omgevingsanalyse en een analyse van de eigen taken en werkprocessen verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken voor informatie- en archiefmanagement, door de gehele organisatie heen voorzieningen in een reeks (adviserende, coördinerende, toetsende en uitvoerende) diensten met betrekking tot de vorming, het beheer en het gebruik van informatie ontwerpen, wijze van implementatie en beheer van gespecialiseerde methoden, praktijken en systemen voor de vorming, het beheer en het gebruik van informatie 2 als onderdelen van een werkend systeem voor informatiebeheer 2 In geval van uitbesteding van archiefbeheertaken worden passende maatregelen genomen, al naar gelang de aard van het uitbestede beheer. Aanwezigheid van proces- en procedurebeschrijvingen Deze betreffen zowel de handmatige als geautomatiseerde activiteiten. De processen zijn ingericht op een efficiënte uitvoering van de operationele handelingen alsmede op de monitoring, de controle en het toezicht. Er wordt gestreefd naar zo veel mogelijk geautomatiseerde 9

13 verwerking. Speciale aandacht voor als risicovol aangemerkte activiteiten. Functionarissen die zijn belast met (beleids)adviserende en ondersteunende taken ten aanzien van het informatiebeheer hebben toereikende bevoegdheden en middelen De verschillende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom het informatiebeheer zijn vastgelegd; dit geldt voor de volgende doelgroepen: dagelijkse besturen algemene besturen proceseigenaar medewerker primair / secundair proces ICT-specialist informatie- en archiefspecialist intern en extern toezicht: (door resp. directeur/streekarchivaris RHC Rijnstreek en Lopikerwaard en de Provinciale archiefinspectie) (externe) auditor Medewerkers en lijnmanagers zijn toegerust voor en gehouden aan het duurzaam toegankelijk en betrouwbaar houden van de informatie in hun processen Er bestaat voor alle doelgroepen een specifiek en permanent opleidingsprogramma met betrekking tot het informatiebeheer, zowel gericht op de beleidskaders en eisen, als de werking in de praktijk Er vindt regulier overleg plaats tussen de verschillende functionarissen. In het jaariijkse auditplan is duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie een terugkerend aandachtspunt. Kwaliteitszorg is ingebed in de jaarlijkse beleids- en plancyclus 10

14 Aanwezigheid van een SIO (Strategisch Informatie Overleg) waarin vraagstukken worden behandeld over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding Inrichting en werking conform de AIDO handreiking 3.2 Controle en toezicht Het informatiebeheer dient primair de bedrijfsprocessen te ondersteunen, niet te belemmeren, en moet adequaat kunnen reageren op veranderingen in de behoeften van de organisatie en wijzigingen op het vlak van wet- en regelgeving. Daarnaast moet gewaarborgd worden dat de informatie geaccepteerd wordt als bewijs bij juridische geschillen. Hiertoe moet zowel de inrichting van het informatiebeheer (zowel organisatorisch als per applicatie) als de uitvoering (gebeurtenissen, zoals storingen en incidenten, en beheeractiviteiten) gedocumenteerd worden voor rapportage en verantwoordingsdoeleinden. De documentatie van de applicatie is actueel, juist en volledig De systeemdocumentatie is een juiste weergave van de werkelijkheid, doordat aanpassingen adequaat (geautomatiseerd) worden geadministreerd De beheeractiviteiten worden vastgelegd d.m.v. tracking and tracing Alle beheeractiviteiten worden automatisch gedocumenteerd waardoor deze herleid kunnen worden binnen de werkprocessen (hier ook o.a. het werkproces uitlening en raadpleging) Een jaarlijkse auditrapportage richting het college, de raad en het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard over het informatiebeheer conform de vastgestelde auditregeling digitale archivering. Aanwezigheid van toezicht- en/of auditrapporten over het informatiebeheer De rapportages zijn ingebed in de jaarlijkse beleids- en plancyclus 11

15 3.3 Projecten Informatiebeheer heeft niet alleen betrekking op de routinematige activiteiten binnen de werkprocessen, maar strekt zich ook uit tot projecten. In het kader van projecten wordt veel informatie gegenereerd die beheerd moet worden, gedurende het project en na afronding. Projecten hebben onder andere als kenmerk hebben dat ze eenmalig en uniek van karakter zijn. Ze hebben hierdoor een hoger risicoprofiel als het gaat om informatiebeheer. Er wordt voor gezorgd dat de beschrijving van het projectresultaat voldoet aan de geëiste eenduidigheid en is vastgelegd en goedgekeurd in beslisdocumenten, waarvan steeds bekend is wat de status is en op welke wijze deze zijn gedistribueerd Aanwezigheid van een lijst met kritieke verantwoordingsdocumenten In het projectplan wordt informatiebeheer goed geregeld Voor aanvang van het project is de ordeningsstructuur van het projectarchief vastgesteld, inclusief bijbehorende metadata Het beheer van de projectinformatie en - documentatie is geregeld Voor de start van het project is duidelijk dat de projectdocumentatie na afloop wordt overgedragen aan team Documentaire Informatievoorziening en welke eisen daarvoor gelden Na afronding van het project wordt de lijst met kritieke verantwoordingsdocumenten gecontroleerd door de projectleider/secretaris. Binnen drie maanden na afronding van het project draagt de projectleider/secretaris het projectarchief over aan team Documentaire Informatievoorziening. Van de overdracht wordt een verklaring opgesteld. 12

16 4. Beheerinstrumenten kwaliteit informatiebeheer Informatiebeheer veronderstelt de aanwezigheid van de volgende instrumenten / hulpmiddelen: 1. Geordend overzicht / classificatieschema 2. Selectielijst 3. Metadatagegevensschema 4. Overzicht te gebruiken bestandsformaten 5. Handboek vervanging 6. Lijst informatiebeheerregimes 7. Lijst van te gebruiken materialen t.b.v. fysieke dossiervorming 8. Instructie voor het beheer van de archiefruimte en -bewaarplaats 9. Lijst van eisen aan een veilige server of andere digitale opslagmedia 10. Regeling voor conversie of migratie van bestanden 11. Autorisatietabellen voor alle applicaties 12. Lijst beperkingsgronden openbaarheid. 4.1 Geordend overzicht / classificatieschema Overzicht van alle informatie, geordend per werkproces en informatiesysteem Alle informatieobjecten zijn naar type ingedeeld Er is een overzicht van alle informatiesystemen waarmee informatieobjecten worden ontvangen, gecreëerd en beheerd De bijbehorende processen zijn beschreven, inclusief de actoren De gehanteerde classificatieschema s hebben eigen unieke identificerende kenmerken / metadata Het overzicht wordt periodiek aangepast aan de dan geldende stand van de techniek en de organisatie en haar taken 4.2 Selectielijst Beschrijving van categorieën procesgebonden informatieobjecten die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorzien van een verantwoording. In de lijst staan de termijnen De voor gemeenten vastgestelde selectielijst wordt toegepast Er wordt geen gebruik gemaakt van een door de organisatie zelf opgestelde selectielijst 13

17 na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet moet plaatsvinden. De categorie aan de hand waarvan wordt vernietigd staat op de vernietigingslijst aangegeven. 4.3 Metadatagegevensschema Beschrijving van de structuur en betekenis van de verplichte en optionele metadata van informatie. Het vastgestelde metadatagegevensschema wordt toegepast Per type informatieobject is aangegeven welke metadata verplicht moeten worden geregistreerd Gebruik van het TMLO In de procesbeschrijvingen is vastgelegd hoe de metagegevens wordt geregistreerd (geautomatiseerd, handmatig) Het beheer van het schema is procedureel vastgelegd Het schema wordt periodiek geactualiseerd 4.4 Overzicht te gebruiken bestandsformaten Overzicht van bestandsformaten geschikt voor duurzame archivering Aanwezigheid en toepassing van de lijst Lijst met standaard en gedoogde bestandsformaten waarin een informatieobject mag worden opgeslagen Het overzicht wordt periodiek aangepast aan de dan geldende stand van de techniek en eisen vanuit wet- en regelgeving. 14

18 4.5 Handboek vervanging Onderliggende beschrijving van procedures en middelen bij een vervangingsbesluit Aanwezigheid en toepassing van het handboek. In het handboek komen alle onderwerpen aan de orde als opgesomd in de landelijke Handreiking vervanging Het handboek wordt periodiek geactualiseerd met in achtneming van bepalingen uit het vervangingsbesluit van de zorgdrager 4.6 Lijst informatiebeheerregimes Elke organisatie beoordeelt of classificeert informatie op basis van risicoklasse (risicoclassificatie) Aanwezigheid en toepassing van de lijst met informatiebeheerregimes Inventarisatie van werkprocessen waarvan de informatie geclassificeerd kan worden De lijst wordt periodiek geactualiseerd NB. De risicoklasse bepaalt het beheerregime, zijnde de wijze waarop de toegankelijkheid, vindbaarheid, uitwisselbaarheid, beschikbaarheid, juistheid, tijdigheid, volledigheid, authenticiteit en vertrouwelijkheid van de gebruikte informatie wordt gewaarborgd. 4.7 Lijst van te gebruiken materialen t.b.v. fysieke dossiervorming Lijst met de materialen die gebruikt worden voor de vorming, opslag en verzorging van de archiefbescheiden Aanwezigheid en toepassing van het overzicht Het overzicht wordt periodiek geactualiseerd 15

19 4.8 Instructie voor het beheer van de archiefruimte(s) en -bewaarplaats Vastgestelde procedure voor het beheer van de archiefruimte en bewaarplaats, met hierin de uit te voeren activiteiten en verantwoordelijkheden. Aanwezigheid van de instructie en toepassing ervan. De instructie wordt periodiek geactualiseerd 4.9 Lijst van eisen aan een veilige server of andere digitale opslagmedia Lijst met specificaties van te gebruiken informatiedragers en opslagruimten (bijv. serverruimte, berging offline storage, backups etc.), inclusief de beschrijving van de verblijfplaatsen van de informatie in de ruimte Aanwezigheid en toepassing van de lijst De instructie wordt periodiek geactualiseerd 4.10 Regeling voor conversie of migratie van bestanden Protocol voor de uitvoering van een conversie of migratie Aanwezigheid en toepassing van het protocol Het protocol wordt periodiek geactualiseerd 4.11 Autorisatietabellen voor alle applicaties Tabel waaruit blijkt welke (groepen van) gebruiker(s) tot welke activiteiten, functionaliteiten of informatie gemachtigd is of zijn Aanwezigheid en toepassing van de tabel Beheerders hebben specifieke autorisaties op basis van hun rollen Gebruikers worden ingedeeld op basis van hun rol De tabel wordt periodiek geactualiseerd 16

20 4.12 Lijst beperkingsgronden openbaarheid m te bepalen of en hoelang er aan informatie beperkingen aan de openbaarheid gesteld moeten worden ( informatie is openbaar, tenzij ), conform de Wob en Wbp en voor overgebrachte informatie de Archiefwet Aanwezigheid en toepassing van de lijst De lijst wordt periodiek geactualiseerd 5. Documenteren van archiefbeheer 5.1 Documenteren van het archiefbeherend systeem Het beschrijven van de inrichting van de applicaties (DMS / RMS / vakapplicaties) Aanwezigheid van beheerrapportages inzake het archiefbeherend systeem Mogelijkheid tot het genereren van een overzicht van de systeeminstellingen / administratieve parameters Aanwezigheid van documentatie over het archiefbeherend systeem 5.2 Documenteren gebeurtenissen en beheeractiviteiten Het vastleggen van de beheerhandelingen in het archiefbeherend systeem dat gebruikt wordt om duurzame toegankelijkheid van informatie mogelijk te maken. Het betreft hier zowel analoge als digitale archiefbescheiden Rapportagemogelijkheid inzake de wijzigingen die zijn doorgevoerd in rubrieken van het classificatieschema, metagegevens en archiefbestanddelen of stukken Aanwezigheid van documentatie over het (versie)beheer van de toegepaste beheerinstrumenten Blijk van toepassing van het protocol voor de vernietiging van analoge en digitale documenten 17

21 Iedere wijziging in het metadataschema van beheergegevens moet worden gedocumenteerd De afhandeling, bewerking en het gebruik van informatieobjecten dient gemonitord te (kunnen) worden 6. Het opnemen van informatie 6.1 Identificeren Bij het bepalen of informatieobjecten in een gecontroleerde beheeromgeving (=informatiesysteem (applicatie) dat over de functionaliteiten beschikt om informatieobjecten tot het moment van verwijdering te beheren en beschikbaar te stellen) moeten worden opgenomen, spelen de volgende overwegingen in ieder geval een rol: Heeft het informatieobject betrekking op de taken of verantwoordelijkheden van de organisatie? Is wet- en regelgeving van toepassing op het informatieobject? Moet verantwoording (kunnen) worden afgelegd aan de hand van het informatieobject? Is het informatieobject van belang voor de bedrijfsvoering? Loopt de organisatie risico als het informatieobject niet wordt opgenomen in een gecontroleerde beheeromgeving? Welke rol speelt het informatieobject in de werkprocessen en in welke risicoklasse vallen deze? Gebruikers kunnen informatie waar zij recht op hebben, opvragen en inzien. Ze ondervinden daarbij geen technische of procedurele belemmeringen. Er is vastgesteld wat de risicograad van de informatie is en wat wel en wat niet wordt opgenomen in de gecontroleerde beheeromgeving Aanwezigheid van klachten over nietvindbare informatie ( piepsysteem ) 6.2 Waarderen Hier wordt bedoeld het bepalen van de bewaartermijn van informatieobjecten op basis van een vastgestelde vernietigingslijst. Het tijdig vernietigen/verwijderen van documenten conform deze vernietigingslijst is een wettelijke plicht. Informatie / documenten worden conform de vastgestelde vernietigingslijst tijdig fysiek vernietigd of uit de Toepassing van de selectielijst: geautomatiseerde of handmatige toevoeging van bewaar-, 18

22 geautomatiseerde informatiesystemen verwijderd. overbrengings- en vernietigingstermijnen aan informatieobjecten op basis van de werkprocessen Beschikbaarheid van overzichten en rapportages o.a. goedgekeurde vernietigingslijsten. Geautomatiseerde signalering van data van vernietiging of overbrenging 6.3 Registreren beschrijvende metagegevens Hier wordt bedoeld het vastleggen van inhoudelijke en contextuele gegevens over een informatieobject, dossier/zaak, werkproces/zaaktype of bestand/archief. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een metadatagegevensschema conform het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). Vuistregel is om een metagegeven op zo hoog mogelijk niveau vast te leggen en lagere niveaus metagegevens te laten overerven van hogere niveaus. Voorbeelden van inhoudelijke en contextuele metagegevens zijn datum van registratie; titel of korte beschrijving van de inhoud; auteur, zender of ontvanger; relatie met andere informatieobjecten of zaken. Beschrijvende metadata worden vastgelegd voor alle informatieobjecten. Informatieobjecten krijgen een uniek en onveranderlijk identificatiekenmerk toegekend Het metadatagegevensschema bevat voorgeschreven inhoudelijke en contextuele metagegevens voor informatieobjecten Bij registratie van het informatieobject wordt de bijbehorende metagegevens zo veel mogelijk automatisch vastgelegd Het kunnen genereren van overzichten over de uitvoering van de beheeractiviteiten op de metagegevens Zie ook toets bij

23 6.4 Registreren technische- en administratieve metagegevens Bedoeld wordt het waar mogelijk- automatisch extraheren van technische- en administratieve metagegevens over een informatieobject, dossier/zaak, werkproces/zaaktype of bestand/archief. Vuistregel is om een metagegeven op zo hoog mogelijk niveau vast te leggen en lagere niveaus metagegevens te laten overerven van hogere niveaus. Voorbeelden van technische metagegevens zijn identificatiekenmerk; bestandsformaat; creatieapplicatie; vindplaats De technische- en administratieve metagegevens worden vastgelegd voor alle informatieobjecten De technische en administratieve metagegevens zijn geautomatiseerd vastgelegd, waarbij het volgende geldt: De koppeling tussen een informatieobject en de metagegevens blijft onverbrekelijk tot het moment van verwijdering Metagegevens moeten geautomatiseerd te extraheren zijn (bv. uit de file header ) Minimaal de volgende metagegevens zijn vastgelegd met betrekking tot de fysieke en technische aspecten van het informatieobject: Identificatiekenmerk Bestandsnaam Type Omvang Bestandsformaat Creatieapplicatie Fysieke integriteit Datum van aanmaak Indien van toepassing zijn de volgende metagegevens vastgelegd: Geavanceerde digitale handtekening Waarde en status Uitslag van verificatie Certificatie dienstverlener Encryptie en compressie Type algoritme Encryptieniveau Vindplaats sleutel 20

24 6.5 Classificeren Classificeren is het toekennen van een kenmerk waarmee een informatieobject, een dossier/zaak, een werkproces/zaaktype of een bestand/archief wordt gekoppeld aan een geordend overzicht van de processen of taken van de organisatie zoals bijvoorbeeld door middel van de basisarchiefcode (papieren archieven), een zaaktypecatalogus of documentair structuurplan een beschrijving in een archiefinventaris. informatieobjecten moeten zijn voorzien van een classificatie Informatieobjecten zijn voorzien van een classificatiekenmerk, met de volgende restricties; o Binnen een bepaald classificatieschema slechts één kenmerk o Hetzelfde kenmerk als het item waar het aan is toegevoegd We beschikken over een geordend overzicht c.q. classificatieschema. 6.6 Inhoudelijke controle Bedoeld wordt het controleren van informatieobjecten of dossiers/zaken en hun metagegevens op volledigheid, juistheid en op de aanwezigheid van essentiële kenmerken waarmee de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van informatieobjecten kunnen worden vastgelegd. Inhoudelijke Controle en validatie informatieobjecten. Informatieobjecten worden na registratie op de volgende elementen gecontroleerd en gevalideerd d it Volledighei Authenticite Juistheid Integriteit Bruikbaarheid We beschikken over een geordend overzicht c.q. classificatieschema. 6.7 Technische controle Hierbij gaat het om het controleren van de technische integriteitskenmerken en de bruikbaarheid van het informatieobject. Een informatieobject is bruikbaar als het kan worden teruggevonden (vindplaats), kan worden weergegeven ((re)presentatie) en kan worden geïnterpreteerd (voorzien van voldoende contextuele metagegevens). Informatieobjecten mogen niet ongeautoriseerd kunnen worden gewijzigd en conversies mogen niet leiden tot gegevensverlies. Informatieobjecten moeten raadpleegbaar blijven. 21

25 Technische controle integriteit en bruikbaarheid. Digitaal Verplaatsingen van informatieobjecten tussen informatiesystemen worden geautomatiseerd uitgevoerd Er vinden bestandscontroles plaats op: o Bestandsstructuur en -formaat o Machineleesbaarheid o Technische integriteit ( hash totals, check sums) o Toegelaten formaten / waarden Er is een regeling Conversie/migratie Er is een lijst van te gebruiken bestandsformaten. Er is een metadatagegevensschema Papier Papieren informatie voldoet aan eisen voor de materieel goede staat. Er is een overzicht van te gebruiken archiefmaterialen. 6.8 Opslaan van informatie Hier hebben we het over het digitaal of in papieren vorm opslaan van de informatieobjecten. Het is hierbij van belang dat informatie beschikbaar is waartoe men vanuit de functie toe gerechtigd is en niet vindbaar is als men daartoe niet gerechtigd is. Bij digitale opslag moet o.a. het medium waarop is opgeslagen (b.v. de server) beschikbaar zijn. Bij papieren informatie Toegankelijke informatie voor de bevoegde gebruiker. Voor digitale storage: de server of andere digitale opslagmethode voldoet aan de eisen Er is een lijst met eisen aan een veilige server en andere digitale opslagmedia. Voor papieren informatie: de materiële staat en de plaats waar het materiaal is geborgen, voldoen aan de gestelde eisen Er is een instructie voor het beheer van de archiefruimte en archiefbewaarplaats. 22

26 7. Het beheren van gegevens c.q. metadatagegevensbeheer 7.1 Beschrijvend metadatagegevensbeheer Bedoeld wordt het beheren van inhoudelijke en contextuele metadata gedurende de levenscyclus van een informatieobject waarbij alleen geautoriseerde personen wijzigingen mogen/kunnen aanbrengen. Een en ander is noodzakelijk om te komen tot duurzaam toegankelijke informatie. Duidelijk moet zijn welke informatie we creëren en ontvangen bij de uitvoering van onze taak. De beschrijving van de context is van belang voor een juiste interpretatie van informatie en om de betrouwbaarheid van overheidsinformatie te kunnen vaststellen. Bovendien is contextinformatie noodzakelijk om de inhoud te kunnen duiden en de informatie te kunnen vinden Inhoudelijke en contextuele informatie wordt vastgelegd. Controle vindt plaats op de inhoud van informatieobjecten (inclusief de metagegevens) en of deze volledig en juist zijn Er is een metadatagegevensschema De metagegevens voldoen aan het vigerende metadatagegevensschema 7.2 Technisch metadatagegevensbeheer Het is de bedoeling dat gedurende de levenscyclus van een informatieobject in de metagegevens informatie wordt bijgehouden over; De leesbaarheid van een informatieobject of de weergave daarvan; De beheergeschiedenis; Andere activiteiten die gericht zijn op de preservering van het informatieobject Belangrijk is dus om gedurende de levenscyclus van een informatieobject deze in goede staat te behouden, waarbij deze leesbaar blijft. Hiertoe moet de technische omgeving een betrouwbare weergave van het informatieobject kunnen presenteren. Informatie moet vindbaar en interpreteerbaar zijn. Er moet een betrouwbare weergave van een informatieobject gepresenteerd kunnen worden gedurende de levenscyclus ervan. De metagegevens van een informatieobject worden op zodanige wijze beheerd dat van het object een gelijkluidende reproductie gegenereerd kan worden (borging van de integriteit) De structuur en de semantiek van de inhoud van het informatieobject zijn vastgelegd om bovenstaande mogelijk te maken 23

27 Papier: De eisen aan de materieel goede staat en de eisen aan berging van informatie worden gehandhaafd Digitaal: De eisen aan een veilige server of andere digitale opslagmethode worden gehandhaafd Er is een metadatagegevensschema Er is een lijst met gebruikte bestandsformaten. 7.3 Volgen inhoudelijk en technisch Hierbij wordt gedoeld op het monitoren van geplande en uitgevoerde beheeractiviteiten op zowel inhoudelijk als technisch vlak. Hierbij is van belang dat informatie authentiek, interpreteerbaar, beschikbaar en vindbaar is. Activiteiten t.a.v. informatieobjecten worden gevolgd. Alle beheeractiviteiten worden gedocumenteerd in een audittrail Er is een uitleenadministratie van papieren archiefmateriaal Wijzigingen van de essentiële kenmerken van een informatieobject worden gedocumenteerd. 7.4 Verwijderen, verplaatsen en overdragen van informatieobjecten Dit onderdeel gaat over het uit een gecontroleerde beheeromgeving weghalen van informatieobjecten welke wordt bereikt door; Vernietiging (papier en digitaal). Hierbij is het van belang dat de informatie wordt gewaardeerd t.a.v. bewaren/vernietigen; Migreren of exporteren naar een ander informatiesysteem (digitaal); Overdracht van beheer en/of eigendom (papier of digitaal), zoals o.a. overbrenging naar de archiefbewaarplaats, vervreemding, overdracht of terbeschikkingstelling aan andere organisaties. Verwijderen, verplaatsen en overdragen van informatieobjecten conform regelgeving Archiefwet. Informatieobjecten worden conform de geldende regels en termijnen vernietigd, gemigreerd of overgedragen De regels en termijnen zijn vastgelegd in actuele en sluitende 24

28 rechtmatigheidsprocedures Het aantoonbaar opvolgen van de rechtmatigheidsprocedures Metagegevens van een informatieobject worden na het vernietigen bewaard voor het kunnen afleggen van verantwoording Verplaatsingen tussen informatiesystemen worden geautomatiseerd uitgevoerd (eventueel via export / import functionaliteit). De bijbehorende metagegevens worden meegenomen 8. Het beschikbaar stellen van gegevens 8.1 Vindbaarheid Bij dit onderdeel gaat het om de aanwezigheid van functionaliteiten voor het zoeken en vinden van informatieobjecten in systemen en het zoeken en vinden van informatieobjecten in papieren verzamelingen. Documenten zijn vindbaar Aanwezigheid van gebruiksvriendelijke functionaliteiten voor zoeken en vinden in systemen van informatieobjecten die de gebruiker nodig heeft Vanuit eindgebruikersperspectief moet het zoeken plaats kunnen vinden op basis van contextuele metagegevens en/of rubrieken van een classificatieschema Beheerders moeten kunnen zoeken op basis van technische / administratieve metagegevens Ten behoeve vindbaarheid papieren informatieobjecten beschikt de gemeente over inventarissen die verwijzen naar de vindplaats van informatie. De gemeente beschikt over een autorisatietabel De gemeente beschikt over een lijst van beperkingsgronden openbaarheid. 25

29 8.2 Toegankelijkheid Hier gaat het om het op basis van toegangsrechten (her)bruikbaar (re)produceren van informatieobjecten.s van toegangsrechten (her)bruikbaar (re)presenteren van ten Documenten zijn toegankelijk Presentatie vindt plaats op basis van gebruikersprofielen met bijbehorende autorisaties Informatieobjecten dienen op verschillende, zo (her)bruikbaar mogelijke, manieren gepresenteerd te kunnen worden. Van elk informatieobject kan een gedeeltelijke reproductie van alleen de metagegevens gegenereerd worden overeenkomstig het metagegevensschema De lijst met beperkingsgronden wordt toegepast De gemeente beschikt over een autorisatietabel 9. Kritische prestatie indicatoren Archief In het kader van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 wordt jaarlijks door de interne toezichthouder van onze archieven, de directeur/streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek- en Lopikerwaard een rapportage gemaakt met betrekking tot de wijze waarop het archief- en informatiebeheer wordt uitgevoerd. In deze rapportage worden verbeterpunten aangegeven m.b.t. het archiefbeheer. Aan de hand van de aangegeven verbeterpunten wordt er een plan van aanpak gemaakt hoe en wanneer de gesignaleerde verbeterpunten zullen worden aangepakt. Het is mogelijk dat van de gesignaleerde verbeterpunten ook al voorafgaand in dit document toetsmomenten zijn aangegeven. Toch worden deze KPI s archief in dit plan op deze plek genoemd om te voorkomen dat er kwaliteitsaspecten in zijn aangegeven die nog niet benoemd zijn in voorgaande toetsmomenten. Plan van aanpak voortkomend uit de jaarlijkse KPI-rapportage Archief is goedgekeurd. Acties genoemd in het plan van aanpak KPIrapportage worden volgens aangegeven planning uitgevoerd. 10. Zelfevaluatie en verslaglegging 10.1 Inleiding zelfevaluatie en verslaglegging In februari 2018 zal een eerste evaluatie worden opgesteld waarbij de toetspunten uit het kwaliteitsplan Informatiebeheer worden nagelopen/beoordeeld. Deze eerste evaluatie wordt beschouwd als een 0-meting. Vervolgens zal de uitvoering van het kwaliteitsplan Informatiebeheer verlopen volgens de Deming-cyclus (plan-do-check-act). Zo zal er na de 0-meting een realistisch verbeterplan worden opgesteld voor het komende jaar ter verbetering van de kwaliteit Informatiebeheer 26

30 (Plan). In verband met de uitvoering van dit verbeterplan zullen mensen en middelen moeten worden ingezet om de aangegeven speerpunten ter verbetering van de kwaliteit te kunnen uitvoeren (Do). Vervolgens zal telkens in februari van het jaar volgend op een eerdere evaluatie een nieuwe evaluatie worden gehouden inclusief een beoordeling van de uitvoering van het verbeterplan (Check). Mocht het verbeterplan niet volledig zijn uitgevoerd dan zal gemotiveerd worden aangegeven waarom een bepaald onderdeel niet is uitgevoerd en zal bijsturing plaats vinden van de uitvoeringsplanning die vervolgens wordt opgenomen in het nieuwe verbeterplan van dat jaar (Act). De evaluatie kan worden uitgevoerd door het invullen van het zelfevaluatieformulier dat als bijlage bij dit plan is bijgevoegd. De scores die behaald kunnen worden zijn de volgende Score Omschrijving 5 Volledig aanwezig/beschikbaar/ingericht 3 Deels aanwezig/beschikbaar/ingericht 0 Niet aanwezig/beschikbaar/ingericht De score geeft men op de volgende aspecten: mate waarin de kernfunctie herkenbaar is binnen het proces (aanwezigheid) aanwezigheid (beschikbaarheid) van normen / prestatie-indicatoren de mate waarin het beheer is ingebed (ingericht) in het proces (afleidbaar uit de gedefinieerde werkzaamheden, toepassing van instrumenten, producten en overzichten) mate waarin de kwaliteit van het informatiebeheer wordt gemeten mate waarin de meetresultaten worden gebruikt voor verbeterdoeleinden. De waardering moet gepaard gaan met bewijsvoering, zijnde verwijzingen naar specifieke documenten, rapportages c.q. situaties. De bewijsvoering is de eerste input voor het formuleren van de verbeterpunten Stappenplan uitvoering zelfevaluatie Stap Scope Team Kick off Zelfevaluatie Verwerking Groepsbijeenkomst Toelichting Bepaal de reikwijdte van de zelfevaluatie: welke processen met welke diepgang Stel een geschikt team samen voor het uitvoeren van de zelfevaluaties. Zorg voor voldoende verankering op zowel management, uitvoerend als beherend / ondersteunend niveau (proceseigenaar, adviseurs, functioneel beheerders, applicatiebeheerders) Plan een start bijeenkomst om het team te informeren over het traject, scope en aanpak, doel en resultaten De teamleden voeren de positiebepaling individueel uit aan de hand van de score matrices De procesbegeleider verwerkt de uitkomsten van de zelfevaluatie en bereidt de groepsbijeenkomst voor. De uitkomsten van de individuele zelfevaluaties worden gegroepeerd, waarbij de aandacht gericht wordt op de uitkomsten die grote onderlinge discrepanties vertonen en /of waar unaniem de verbeterpunten worden aangewezen. De individuele resultaten worden binnen de groep besproken op basis van de voorbereiding door de procesbegeleider. Uitkomst is een gezamenlijk oordeel over de kwaliteit van het proces en uitspraken over eventuele verbeteracties 27

31 Impactanalyse Besluitvorming Uitvoering De verbeteracties worden uitgewerkt op impact, samenhang en organisatorische en uitvoeringsconsequenties De verbeteracties worden in een uitgewerkt plan ter besluitvorming aangeboden aan het management Het verbeterplan wordt plan- c.q. projectmatig uitgevoerd Bijlage: Zelfevaluatie-formulier 28

32 KIDO Zelfevaluatie formulieren versie 1.0. dec-16

33 Invulinstructie De volgende excelsheets zijn bedoeld als hulpmiddel bij de zelfevaluatie. De sheets zijn beveiligd. Alleen de invulcellen zijn beschikbaar. Beleid / Organisatie en Beheerinstrumenten Bij de evaluatie gaan we uit van de producten die noodzakelijk zijn om het informatiebeheer uit te voeren. We kennen hierbij de volgende modaliteiten - het item is niet aanwezig - het item is weliswaar aanwezig, maar nog onvolledig, onder revisie of niet in de volle breedte ingevoerd - het item is volledig aanwezig - onbekend: het is niet mogelijk om een uitspraak te doen. Per item kruist u aan (x of X) welke uitstpraak het meest van toepassing is. Het is niet de bedoeling om per rij dus meerdere mogelijkheden aan te kruisen In de kolom bewijsvoering / opmerkingen geeft u aan waarop u uw uitspraak hebt gebaseerd. Niet aanwezig Gedeeltelijk aanwezig Archiefverordening x Goed ingevuld Informatiebeleidsplan x x x Fout ingevuld Aanwezig Onbekend Uitvoeren Voor het evalueren van de kernfuncties hebben we een andere benadering. Hierbij kijken we, aan de hand van enkele indicatoren, naar de mate waarin het informatiebeheer in de organisatie is ingericht. Hierbij is sprake van een logische volgordelijkheid van de indicatoren. U wordt gevraagd om in de kolom dat het meest van toepassing is een kruis (x of X) te plaatsen. Het veronderstelt dat eventueel "eerdere" fasen van toepassing zijn. U hoeft daarom maar één kruis per onderwerp te plaatsen. Kernfunctie is ingericht Beheer is ingebed Uitvoeringsnorm is beschikbaar en beschreven Uitkomsten worden gemeten Metingen worden gebruikt Identificeren x Goed ingevuld Waarderen x x x Fout ingevuld Onbekend Kernfunctie is ingericht Het informatiebeheer begint met de aanwezigheid en ingericht zijn van een kernfunctie, dat wordt toegepast in het primaire proces. Voorbeeld: In een proces is bepaald welke informatieobjecten beheerd moeten worden. Beheer is ingebed Veranderingen in het primair proces werken doorgevoerd in de kernfunctie en vice versa. Voorbeeld: Wijzigt het primaire proces en komen er nieuwe informatieobjecten bij, dan wordt gekeken wat de effecten zijn in het licht van het informatiebeheer. Uitvoeringsnorm is beschikbaar en beschreven De organisatie heeft een concrete norm bepaald voor de kwaliteit van het informatiebeheer in het primaire proces. Voorbeeld: De organisatie heeft een SMART-norm vastgesteld, bv. 95% van de informatieobjecten in het proces moet daadwerkelijk worden vastgelegd en beheerd. Uitkomsten worden gemeten De uitkomsten van het primaire proces worden tevens gemeten. Voorbeeld: Er vinden reguliere metingen plaats, hetzij als onderdeel van het proces (volledigheidscontrole) of als steekproef. Metingen worden gebruikt De metingen vormen de input voor het verbeterproces, ze zijn onderdeel van de PDCA-cyclus. Voorbeeld: Afwijkingen van de metingen met de norm vormen input voor een verbetertraject. Onbekend Het is niet mogelijk om een uitspraak te doen. Scoreformulier De "scores" kunt u per deelnemer invoeren op het scoreformulier, voor de onderlinge vergelijking, die als input dient voor de groepsbespreking. De score "onbekend", voert u in met de letter "o".