HANDREIKING KWALITEITSSYSTEEM INFORMATIEBEHEER DECENTRALE OVERHEDEN

Transcriptie

1 1 Archiefinnovatie Decentrale Overheden HANDREIKING KWALITEITSSYSTEEM INFORMATIEBEHEER DECENTRALE OVERHEDEN AIDO-REGIOBIJEENKOMSTEN DEN BOSCH EN ZWOLLE, 14 EN 15 DECEMBER 2016

2 2 PROGRAMMA Even voorstellen Wat is KIDO? Doelgroep Hoe ziet KIDO eruit? Hoe werkt KIDO? Hoe start je met KIDO? Tips & trucs

3 3 EVEN VOORSTELLEN archiefinspecteur Streekarchief Gooi en Vechtstreek (gemeente Hilversum)

4 4 INFORMATIEBEHEER NIET OP ORDE Wat nu?

5 5 WAAROM GOED INFORMATIEBEHEER? Goed informatiebeheer resulteert in een betere bedrijfsvoering doordat benodigde informatie in werkprocessen op een efficiënte manier wordt opgeslagen en sneller kan worden gevonden en gebruikt; draagt bij aan een goede (betere) dienstverlening aan burgers en bedrijven; draagt bij aan een open en transparante overheid; maakt reconstructie van overheidshandelen en historisch onderzoek mogelijk, ook op de langere termijn; zorgt dat een overheidsorganisatie voldoet aan de wettelijke verplichtingen (rechtmatigheid).

6 6 WAT IS KIDO? (1) KIDO = Handreiking kwaliteitssysteem informatiebeheer met als startpunt: Archiefregeling, artikel 16 De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. -> archiefbeheer -> kwaliteitssysteem -> toetsbare eisen

7 7 WAT IS KIDO? (2) Archief- of informatiebeheer Informatiebeheer is de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. de handreiking beperkt zich tot informatiebeheer

8 8 WAT IS KIDO? (3) Kwaliteitssysteem Een kwaliteitssysteem bestaat uit de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van kwaliteitszorg (ISO) anders geformuleerd: Een kwaliteitssysteem is het geheel aan maatregelen in een organisatie om de product- en proceskwaliteit gericht te beïnvloeden

9 9 WAT IS KIDO? (4) Toetsbare eisen Archiefwetgeving NEN-ISO NEN 2082 ISO NEN-ISO DUTO Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995 en Archiefregeling Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur referentiemodel voor een Open Archival Information System (OAIS) Informatie en documentatie - Managementsystemen voor archivering - Eisen normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Eis Norm Toets Beschrijving van de meetbare aspecten / karakteristieken waar een product of dienst aan moet voldoen De kwantificering van de eisen waar een product of dienst minimaal aan moet voldoen (prestatie-indicator) De wijze waarop gemeten wordt of een product of dienst voldoet aan de gestelde norm

10 10 DOELGROEP Informatiebeheerders bij de decentrale overheden: applicatie- en/of functioneel beheerders record managers informatiemanagers archivarissen medewerkers DIV procesbeheerders of key users.

11 11 HOE ZIET KIDO ERUIT? (1) Het kwaliteitssysteem heeft drie niveaus: Strategisch Richten Beleid en planvorming Tactisch Inrichten Organisatie en operationele inrichting Operationeel Verrichten Processen, procedures en activiteiten niveau aspect kernfunctie richten beleid (hoofdstuk 3) inrichten organisatie (hoofdstuk 4) operationele inrichting (hoofdstuk 5) organisatorische inbedding controle en toezicht projecten beheerinstrumenten documenteren van beheer

12 12 HOE ZIET KIDO ERUIT? (2) verrichten opname (hoofdstuk 6) (meta)gegevensbeheer (hoofdstuk 7) beschikbaar stellen (hoofdstuk 8) identificeren waarderen registreren van beschrijvende metagegevens registreren van technische en administratieve metagegevens classificeren controle inhoudelijk controle technisch opslaan metagegevensbeheer beschrijvend (meta)gegevensbeheer technisch volgen verwijderen vindbaar maken toegankelijk maken

13 HOE ZIET KIDO ERUIT? (3) 13

14 14 HOE WERKT KIDO? (1) 0-meting het uitvoeren van de positiebepaling (de zelfevaluatie) Plan Do Check Act het verbeterplan, waarin de doelen en richting van de verbetering zijn vervat het alloceren van mensen en middelen om de activiteiten uit te voeren het meten en monitoren of de gewenste resultaten worden behaald (1-meting) Het analyseren van de meetuitkomsten en aanbrengen van blijvende verbeteringen Act Check Plan Do

15 SCOPE ZELFEVALUATIE BEPALEN 15

16 16 ZELFEVALUATIEFORMULIER Proces Richten Beleid functie / aspect ingericht norm beschikbaar beheer ingebed in proces kwaliteit informatiebeheer wordt gemeten metingen worden gebruikt bewijsvoering Inrichten Organisatie Organisatorische inbedding Controle en toezicht Projecten Operationele inrichting Beheerinstrumenten Documenteren van beheer Verrichten Opname Identificeren Waarderen Registreren van beschrijvende metagegevens Registreren van technische en administratieve metagegevens Classificeren Controle - inhoudelijk Controle - technisch Opslaan (Meta)gegevensbeheer Metagegevensbeheer - beschrijvend (Meta)gegevensbeheer - technisch Volgen Verwijderen Beschikbaar stellen Zoeken Presenteren Totaalscore Totaal generaal Scoretabel 5 volledig aanwezig / beschikbaar / ingericht 3 deels aanwezig / beschikbaar / ingericht 0 niet aanwezig / beschikbaar / ingericht

17 17 HOE START JE MET KIDO? (1) Stappenplan procesmatige aanpak Stap 1: oriëntatie Stap 2: inventarisatie bestaande kennis en kunde Stap 3: ambitieniveau bepalen Stap 4: inhoudelijke aanpak Stap 5: aanpak van het proces Stap 6: startdocument

18 18 HOE START JE MET KIDO? (2) Stappenplan pragmatische aanpak Stap 1: reikwijdte bepalen Stap 2: de juiste mensen bij elkaar zetten Stap 3: het gesprek aangaan Stap 4: verbeterplan maken Stap 5: uitbreiden van de reikwijdte Stap 6: borgen

19 19 TIPS & TRUCS * De juiste mensen bij elkaar zetten en het goede gesprek aangaan * Klein beginnen * Niet wachten * Keuze om te beginnen maken vanuit risicoanalyse, dus bijvoorbeeld bestuurlijke besluitvorming of projecten, niet parkeervergunningen