HNW010 en Alfresco. Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam

Transcriptie

1 HNW010 en Alfresco Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam stafafdeling inspectie Stadsarchief Rotterdam oktober 2012 HNW010 doc.loods /8

2 Inleiding Door ontwikkelingen in de veranderende maatschappij, bezuinigingen bij de werkgever (terugdringen van het aantal werkplekken!) en de mogelijkheden op het gebied van de automatisering is Het Nieuwe Werken een hot item. Je kunt geen Stadswerker opslaan of Sjaan openen of er wordt gesproken, geschreven en getwitterd over Het Nieuwe Werken, in Rotterdam ook wel HNW010. Wat is Het Nieuwe Werken nou precies? Kort gezegd is dit: - onafhankelijk kunnen werken van tijd en plaats - medewerkers aansturen op resultaat - medewerkers hebben vrije toegang tot kennis, ervaringen en ideeën - de arbeidsrelaties zijn flexibel. Informatie over HNW010 is volop voorhanden. Op Sjaan is er een aparte toolbox (bron: ) ingericht waarin informatie te vinden is over elementen waarmee men te maken krijgt met HNW010 (ARBO-aspecten, ICT en informatiebeveiliging, blogs, presentaties). En nog steeds wordt deze toolbox uitgebreid met verschillende onderwerpen. Er is zelfs een HNW010 manifest dat door medewerker en leidinggevende ondertekend wordt. Onder punt 3 van dit manifest staat: Ik stel mijn kennis en netwerk ter beschikking aan iedereen die daar wat aan heeft. Punt 4 zegt: Je hebt kennis en toegang tot informatie die je voor je werk nodig hebt. (bron: pdf) Bij het niet locatiegebonden werken wordt naast het toenemend gebruik van gepersonaliseerde beveiligings tokens om de bestanden in het eigen netwerk en in applicaties te benaderen, ook gebruik gemaakt van collaboratietools: mensen delen documenten in bijvoorbeeld Google-docs, Dropbox of Alfresco. Wat zijn van deze laatste mogelijkheid de gevolgen voor de informatievoorziening van de gemeente, of de organisatorische onderdelen daarvan? Om deze vraag te kunnen beantwoorden is onderzocht 1) hoe bij Het Nieuwe Werken met (proces)informatie wordt omgegaan, hoe rekening wordt gehouden met de aspecten van archiefbeheer zodat de kwaliteit van informatie (authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid) gewaarborgd blijft, en 2) wat de gevolgen zijn van het gebruik van collaboratietools zoals Alfresco voor de informatievoorziening van de gemeente. HNW010 doc.loods /8

3 Het onderzoek naar Het Nieuwe Werken betreft alleen de informatievoorziening, die nodig is voor het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken. De andere aspecten van HNW010 blijven buiten beschouwing. HNW010 en informatie Informatie vormt het geheugen van de organisatie en heeft een aantal belangrijke functies: ondersteuning van de bedrijfsvoering (kennisbron, nodig voor het uitvoeren van taken); verantwoording en bewijs (burgers, bestuur en subsidieverstrekkers kunnen het handelen van een organisatie nagaan); historisch erfgoed (informatie vormt een bron voor historisch en genealogisch onderzoek, jubilea, etc.). Dus zowel de op papier ondertekende vergunning als een of Word-document kunnen tot het archief behoren. Bron: Volgens NEN 15489, de norm voor informatie- en archiefmanagement, moet informatie authentiek zijn, betrouwbaar, integer en bruikbaar. Authentiek betekent dat de informatie (het document, het archiefstuk, het bestand) is wat het beweert te zijn, dat het opgemaakt of verzonden is door de persoon die zegt dat gedaan te hebben en op het tijdstip als is aangegeven. Betrouwbare informatie is informatie waarvan de inhoud kan worden vertrouwd als een volledige en nauwkeurige weergave van de transacties, activiteiten of feiten. De integriteit heeft betrekking op het feit dat de informatie volledig en ongewijzigd is. En bruikbaar wil zeggen dat de vindplaats bekend is, dat de informatie kan worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd, in directe relatie tot het bedrijfsproces dat het heeft geproduceerd. Dit kan worden gerealiseerd door de informatie te voorzien van de juiste metadata, in het juiste bestandsformaat en te plaatsen in een gecontroleerde omgeving, zoals een document managementsysteem (DMS). En dan nu de praktijk. Bij verschillende vakeenheden zijn procedures aanwezig hoe medewerkers met de informatie moeten omgaan, maar geldt dit ook in de gevallen dat zij op een andere plek werkzaam zijn? HNW010 doc.loods /8

4 Inspectie heeft een kleine enquête gehouden onder HNW010-werkers over informatievoorziening. Hieruit blijkt dat op een vaste werkplek de medewerkers toegang hebben tot systemen zoals een DMS als Doc.Loods, Corsa of Decos, een financieel systeem, een systeem voor het subsidieproces, de netwerkschijf, outlook, Alfresco, etc. Hierin wordt zowel informatie toegevoegd als geraadpleegd. In het kader van HNW010 werken op een andere werkplek of thuis blijkt uit de enquête dat er weinig gebruikt gemaakt wordt van een DMS (niet iedereen heeft een token) of een procesapplicatie. Het laatste is ook te verklaren doordat op dit moment de meeste HNW010- werkers kenniswerkers zijn die geen gebruik maken van procesapplicaties. Informatie wordt gedeeld door het op de netwerkschijf te plaatsen, het te mailen, of via yammer, twitter, dropbox of Alfresco te verspreiden. Maar daarmee is het nog niet toegankelijk. In de enquête werd ook aangegeven dat de vindbaarheid van de eigen bestanden en de raadpleegbaarheid daarvan (het beschikken over de juiste programma s) geen problemen oplevert, net als het altijd over de juiste versie beschikken of bestanden kwijt zijn. Maar toegang tot de documenten door en van anderen is niet geregeld, evenmin als de registratie van de documenten. Alleen bij het gebruik van netwerkschijven kunnen anderen die daar rechten toe hebben, de informatie ook raadplegen. Als beveiligingsmaatregelen werden genoemd het gebruik van wachtwoorden om in te loggen en bij gebruik van telefoon en usb-stick, de schermbeveiliging, maar ook werd aangegeven dat er bij gebruik van eigen apparatuur geen enkele beveiligingsmaatregel is genomen. Overigens werd ook aangegeven dat bij de introductie van HNW010 geen uitleg, instructie of richtlijnen is gegeven over hoe om te gaan met informatiebeheer. In een andere enquête onder medewerkers van de afdeling documentaire informatievoorziening /informatiemanagement (DIV/DIM) werd op de vraag naar het bestaan van procedures voor medewerkers, door het merendeel geantwoord dat er geen procedure of instructie beschikbaar is gericht op HNW010. Ook werd aangegeven dat DIV/DIM geen grip heeft op de informatie die zich in Alfresco bevindt, en dat DIV/DIM op geen enkele manier betrokken wordt bij HNW010. De angst voor informatieverlies voor de organisatie is groot. Collaboratietools Er zijn verschillende collaboratietools beschikbaar via internet. Voorbeelden hiervan zijn Alfresco, Dropbox en Google docs. De voordelen van dit soort systemen zijn duidelijk: men kan tijd- en plaats onafhankelijk informatie delen, samenwerken (aan een document) is eenvoudig. In het concern is voor het gebruik van de tool Alfresco gekozen. Alfresco is conform het CIObeleid ingevoerd. Het is open-source, dat wil zeggen dat de toepassing te gebruiken is zonder licenties en dat Rotterdam niet gebonden is aan één leverancier. Op Sjaan is te vinden hoe je HNW010 doc.loods /8

5 hiermee aan de slag kunt gaan en is de handleiding beschikbaar. Het exacte aantal medewerkers dat van Alfresco gebruik maakt, is niet bekend. De Serviceorganisatie (ICT diensten) doet het technisch en applicatie beheer, vanuit de CIO dient de demandmanager veranderverzoeken in. De beheerders zorgen voor de techniek en beheren niet de sites en inhoud van Alfresco. De lay-out is bij de initiële inrichting conform de Rotterdamse huisstijl door de externe leverancier ingericht. Bij het in gebruik nemen zijn niet alle functionaliteiten van Alfresco geïnstalleerd. Zo ontbreekt de records management module. Er zijn wel plannen om deze alsnog te installeren. De ICT kant van de toekomstige werkomgeving is onlangs beschreven. Als gebruiker van Alfresco kun je sites aanmaken en collega s in de rol van beheerder, medewerker, bijdrager of consument uitnodigen om op die site samen te werken. De verschillende rollen hebben bijbehorende rechten: een beheerder kan alles (documenten toevoegen, muteren, verwijderen), inclusief de site verwijderen een medewerker kan alles (documenten toevoegen, muteren, verwijderen), behalve de site verwijderen een bijdrager kan alleen documenten in bestaande structuren toevoegen en niets verwijderen (behalve zijn eigen documenten) een consument kan alleen raadplegen. Collaboratietools hebben ook nadelen: de informatie wordt beheerd door de gebruikers en valt dus niet onder het beheerregime en de afspraken van de organisatie, de informatie is niet (volledig) beschikbaar voor de organisatie, het is onbekend wat in deze tools aanwezig is aan (proces)informatie, informatie wordt niet of te snel vernietigd, er worden geen maatregelen genomen voor duurzame bewaring van informatie waarvoor dit nodig is en de beveiliging van de informatie is niet optimaal (er wordt op Sjaan ook al gewaarschuwd geen gevoelige informatie, zoals klantdossiers, persoonsgegevens, geheime stukken of anderszins vertrouwelijke informatie te plaatsen). En, als een beheerder van een site weg is (niet meer in Rotterdam werkt) en niet meer in Rotterdam Alfresco kan, dan is het beheer van die site niet meer geregeld. Conclusies HNW010 vraagt om een andere manier van werken met informatie, waarbij de focus ligt op toegang tot en delen van informatie. Voor de organisatie is het van belang dat informatie goed wordt vastgelegd om de informatie (ook op langere termijn) goed te kunnen beheren. HNW010 doc.loods /8

6 Deze twee zaken lijken in de praktijk elkaar tegen te werken wanneer voor het delen van informatie een tool als Alfresco gebruikt wordt: goed voor de samenwerking, minder geschikt voor duurzaam beheer. Bij HNW010 en het gebruik van collaboratietools lijkt het informatiebeheer binnen een organisatie afhankelijk van: 1. de goodwill en het besef van urgentie voor een goed informatiebeheer van de medewerker (die vaak geen belang heeft bij het kunnen afleggen van verantwoording en bij het historisch oogpunt, maar wel bij toegankelijkheid en het delen van informatie via sociale media en collaboratietools), 2. de toegang tot de bestaande systemen (medewerkers kunnen niet altijd zelf in een DMS documenten en s toevoegen ook al kunnen zij het DMS wel raadplegen), 3. de geboden faciliteiten (zoals het beschikbaar stellen van tokens en ondersteuning door een afdeling DIV) Hierdoor loopt het concern kans dat: 1. er geen beschikking is over documenten die nodig zijn voor de bedrijfsvoering, de verantwoording en, op termijn, uit historisch oogpunt (authenticiteit); 2. zaakdossiers niet compleet zijn (betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de informatie); 3. er geen kennisdeling kan plaatsvinden wat een belangrijk onderdeel uitmaakt van HNW010 (beschikbaarheid); 4. documenten niet (op tijd) vernietigd worden, of juist vóór de bewaartermijn verstreken is, of vernietigd worden bijvoorbeeld in het geval van vertrek van de medewerker; 5. voor blijvend te bewaren documenten geen maatregelen voor duurzame bewaring worden genomen (integriteit). Aanbevelingen 1. Neem het informatiebeheer op als item in het HNW010-programma om bij de HNW010- werkers het besef van urgentie te laten doordringen. Hiervoor neemt Archiefinspectie contact op met de programmaleiding. 2. Publiceer regels op Sjaan ten aanzien van het informatiebeheer voor HNW010- medewerkers. In bijlage 1 zijn deze regels opgenomen. De trigger moet zowel bij HNW010 als bij werken met Alfresco liggen. 3. Zorg voor verandering in de werkwijze van afdelingen DIV/DIM waardoor het mogelijk wordt dat medewerkers zelf hun documenten in een DMS registreren. 4. Maak het verlenen van faciliteiten voor HNW010 eenvoudiger. Hierbij wordt gedacht aan het gebruik van een token en ondersteuning door professionals van de afdeling DIV/DIM. 5. Betrek Concern Records Management bij de verdere ontwikkeling van Alfresco. HNW010 doc.loods /8

7 Bijlage 1: Regels voor HNW010-medewerkers voor een goede informatievoorziening de informatie Informatie vormt het geheugen van de organisatie en heeft een aantal belangrijke functies: 1) het wordt gebruikt voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering, bij het uitvoeren van taken, 2) het dient de verantwoording en bewijs waardoor het handelen van de organisatie kan worden nagegaan, en 3) het is ons historisch erfgoed en vormt een bron voor historisch en genealogisch onderzoek. Dit geldt ook voor de informatie waar HNW010-medewerkers mee werken! de HNW010-werker Tijd- en plaatsongebonden kunnen beschikken over de informatie die je nodig hebt, is één van de voorwaarden voor HNW010. Nu zal de ene medewerker hier meer behoefte aan hebben dan de andere. De HNW010- medewerker, werkend soms vanaf zijn werkplek, maar soms ook thuis, of op een flexplek ergens in de stad, zal zijn informatie opslaan op netwerkschijven, in de cloud en op usbsticks. De dienstverlener frontoffice en de medewerker backoffice, vooral werkend op een vaste werkplek, zal vooral gebruik maken van procesapplicaties zoals de GBA. Elke medewerker heeft een eigen verantwoordelijkheid voor het veiligstellen van zijn informatie zodat er mee gewerkt kan worden en dat de informatie beschikbaar is voor de organisatie. de risico s Als informatie niet wordt vastgelegd dan kan de gemeente hier achteraf geen verantwoording over afleggen of rechten aan ontlenen. is de informatie voor de organisatie en dus ook voor anderen niet beschikbaar, bruikbaar en betrouwbaar. kan er geen sprake zijn van goed versiebeheer. is beveiliging van informatie niet gegarandeerd. (wachtwoorden!) Maar hoe kom je aan informatie die door collega s is geplaatst op netwerkschijven, usb-sticks, in de cloud, in procesapplicaties of in document managementsystemen? Onderstaand enkele tips hoe HNW010-medewerkers kunnen bijdragen aan een goede informatievoorziening. HNW010 doc.loods /8

8 de tips toegankelijkheid zorg voor opslag en registratie in een document management system (DMS) van documenten die betrekking hebben op je werk en bewaard moeten blijven. Is dit niet mogelijk, gebruik dan de netwerkschijven of de procesapplicaties en zorg voor opslag in een DMS op een later moment zodat de informatie ook voor je collega s toegankelijk is. gebruik een goede omschrijving van je document, inclusief de metadata, zodat duidelijk is waar het document over gaat. versiebeheer gebruik altijd de laatste versie om mee verder te werken. zorg ervoor dat eerdere versies alleen nog maar gelezen kunnen worden en niet meer aangepast. beveiliging maak gebruik van wachtwoorden, laat deze niet slingeren. verwijder documenten na kopiëren van transportmedia zoals usb-sticks. gebruik de tips voor informatiebeveiliging die in de toolbox HNW010 op Sjaan staan. meer tips verwijder concepten en documenten zonder status (die tot niets hebben geleid). vraag je collega s van de afdeling DIV/DIM om advies. alle richtlijnen zijn gebaseerd op het Besluit Informatiebeheer Rotterdam HNW010 doc.loods /8