Handleiding TagMyDoc

Transcriptie

1 Handleiding TagMyDoc Februari 2013

2 Voorwoord In BoekTweePuntNul (uitgave oktober 2012, ISBN ) vindt men een beschrijving van de tool TagMyDoc. Een uitgebreide, Engelstalige handleiding vindt u op de site van TagMyDoc. Een eerste gebruiker, vooral een minder ervaren computeraar, zou met die handleiding wat moeite kunnen hebben. De handleiding die u nu voor u heeftt, helpt vooral die minder ervaren computergebruikers aan de slag te gaan met TagMyDoc. Ik wens u er veel succes mee! Peter Maijers februari 13 IT-Workz B.V. 2

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Uw eigen account bij TagMyDoc Naar de site gaan Account aanmaken Accountgegevens invoeren Een bestaand document van QR-tag voorzien Document distribueren Een TagMyDoc-bestand wijzigen Rechtstreeks vanuit Microsoft Office werken TagMyDoc koppelen met je cloud Een document taggen en plaatsen in je Dropbox IT-Workz B.V. 3

4 1 Inleiding Met TagMyDoc kunt u uw documenten voorzien van een QR-tag. TagMyDoc plaatst dat document vervolgens online. Iedereen die de door u doorgegeven code scant, kan daarna dat bestand downloaden. De termen QR-tag en QR-code worden door elkaar gebruikt. QR staat voor Quick Response. Een tag is een afbeelding. Een code verwijst naar een boodschap. Het woord QR-tag legt dus de nadruk op de afbeelding en QR-code legt de nadruk op de boodschap, de inhoud. Uw gratis opslagruimte bij TagMyDoc is 1 Gb groot. Daardoor kunt u een grote hoeveelheid bestanden uploaden, allen voorzien van hun eigen QR-code. De maximale grootte van één bestand mag echter niet meer zijn dan 5 Mb. Als u (aan het eind) van een presentatie, lezing of les de QR-tag toont, kan iedereen m.b.v. zijn smartphone of tablet die code scannen en diezelfde presentatie meteen downloaden. Dit voorkomt drukkosten en papier en levert tijdsbesparing op. IT-Workz B.V. 4

5 2 Uw eigen account bij TagMyDoc 2.1 Naar de site gaan TagMyDog is geen programma (applicatie), maar een stukje gereedschap (tool) dat u online kunt gebruiken. U hoeft dus geen programma te downloaden of te installeren. U moet alleen een account aanmaken ( adres + wachtwoord) en dan kunt u aan de slag. Ga naar (1) en klik rechts op Login (2). Afb.1 IT-Workz B.V. 5

6 2.2 Account aanmaken U krijgt afb. 2 te zien. Heeft u nog geen account, vul dan niets in en klik op or create an account (3) Als u al een account heeft, kunt u uw e- mailadres en uw TagMyDoc-wachtwoord invoeren en daarna op Login (blauwe knop) klikken. Afb Accountgegevens invoeren Vul uw adres in (4) Vul uw voornaam (5) en uw achternaam (6) in Verzin een wachtwoord en vul dat bij (7) in. Bij (8) herhaalt u hetzelfde wachtwoord Tenslotte klikt u op Create your free account (9) om uw TagMyDoc-account daadwerkelijk aan te maken. Afb. 3 Vanaf nu kunt u gewoon inloggen door uw adres + wachtwoord in te vullen nadat u klikte op Login (zie afb.1) IT-Workz B.V. 6

7 3 Een bestaand document van QR-tag voorzien TIP: Maak eerst een PDF van uw document. Smartphones en tablets hebben weinig moeite met het weergeven van een PDF-file. Veel bestanden, bijv. Microsoft-office bestanden (Word, Excel, PowerPoint), kunnen op smartphones/tablets vaak vervormd overkomen. Om een document van een QR-tag te voorzien en in uw opslagruimte te plaatsen, doet u het volgende: Log met uw adres en wachtwoord in (zie 1.1 en afb.1) Klik op Tag Document (10) Afb.4 Wanneer je ordening wenst in je documenten met QR-tags, kun je een of meerdere mappen aanmaken. Klik daarvoor op New Folder (11) en volg de instructies voor het maken van een nieuwe map. Herhaal dat eventueel voor andere mappen. Je kunt documenten eenvoudig slepen van en naar mappen. IT-Workz B.V. 7

8 Nadat u op de blauwe knop Tag Document van afb. 4 heeft geklikt, krijgt u dit te zien: Geef bij 12 aan op welke pagina de QR-tag moet komen staan (eerste, laatste of keuze). Bij 13 kunt u opgeven waar op de pagina de tag moet komen. U kunt ervoor kiezen het document te beveiligen met een wachtwoord (14). Wie dit document (via de QR-code) ophaalt, moet eerst dat wachtwoord invoeren voordat de inhoud van het document getoond wordt. Dit overslaan als geen documentwachtwoord nodig is. Bij 15 kunt u kiezen of het document in een bepaalde map moet komen te staan. Klik tenslotte op Tag Document (16). Afb. 5 IT-Workz B.V. 8

9 4 Document distribueren Nadat u het document heeft voorzien van een code, krijgt u een scala aan mogelijkheden om het document nu of later door te geven aan anderen. Afb. 6 A: U kunt het document, nu dus voorzien van de QR-tag, downloaden om het af te drukken of anderszins te verspreiden. B: U kunt de link naar het document overnemen, verspreiden of opnemen in een ander document. Iemand die dit document wil ontvangen, maar geen QR-codes kan lezen, zal met de link toch verder kunnen. C: De QR-tag kunt u als afbeelding ophalen. U zou de tag op een verzamellijst kunnen plaatsen of vergroot afdrukken, zodat hij door anderen gemakkelijker ingescand kan worden. D: Hier kunt u klikken om de tag direct op Facebook te plaatsen E: Vanaf deze pagina kunt u de tag ook via doorsturen. IT-Workz B.V. 9

10 5 Een TagMyDoc-bestand wijzigen U kunt een document wijzigen ZONDER de bijbehorende QR-code te veranderen. Dit doet u als volgt: Sla het gewijzigde document op Log in met uw account bij Zoek in uw opslagruimte naar het te wijzigen document Selecteer dat document Kies Versions (F) uit de menubalk Kies Tag a New Version (G) Afb. 7 LET OP: U kunt met de gratis versie van TagMyDoc slechts 3 versies van hetzelfde document opslaan. Dat betekent dat u niet onbeperkt kunt wijzigen en opslaan. Wel kunt u het document van een nieuwe tag voorzien, die u vervolgens weer tweemaal kunt wijzigen. IT-Workz B.V. 10

11 Afb. 8 Vul eventueel een aantekening in (H) Klik op Tag (I) om de nieuwe versie te uploaden. De nieuwe versie is nu met dezelfde tag geplaatst. IT-Workz B.V. 11

12 6 Rechtstreeks vanuit Microsoft Office werken Sinds juni 2012 is het mogelijk zgn. add-ins te downloaden voor diverse Office-applicaties. U kunt na het installeren van deze download rechtstreeks vanuit bijv. Microsoft Word een document voorzien van een QR-tag en dit document daarna uploaden naar uw TagMyDoc-ruimte. Op de website van TagMyDoc vindt u de downloads voor de Windows-versie van Microsoft Office applicaties. Wanneer u voldoende rechten heeft om add-ins te installeren (op bedrijfs-pc s kunnen dergelijke rechten geblokkeerd zijn door de systeembeheerder), kunt u kiezen voor een of meerdere add-ins. De volgende add-ins voor Office zijn voorhanden: Afb. 9 IT-Workz B.V. 12

13 Na het downloaden en installeren van de Word add-in verkrijgt in de menubalk bij Word een extra tab: TagMyDoc (afb.10) Afb. 10 Een document vanuit Word uploaden doet u als volgt: Maak met Word het document en sla het voor de zekerheid op Klik op TagMyDoc in Word (zie afb. 10) U krijgt een aantal extra mogelijkheden te zien: Als u het document met iemand of een groep wilt delen, dan kunt u opshare (b) klikken. Afb.11 Door te klikken op Tag (a) komt u in een invulscherm IT-Workz B.V. 13

14 Inlogscherm: Afb. 12 Vul uw adres in en uwtagmydoc-wachtwoord. Klik daarna op Login. Afb. 13 Tot slot krijgt u de mogelijkheid te kiezen om het Word-document te uploaden als doc-bestand of als PDF-bestand. Zie TIP bij afbeelding 4. Daarna klikt u in dit scherm op Tag Document. (De werkwijzen bij de andere add-ins zijn vergelijkbaar) IT-Workz B.V. 14

15 7 TagMyDoc koppelen met je cloud Afb. 14 Als u de beschikking heeft over een cloudopslag (Dropbox, Box, etc.) dan kunt u TagMyDoc daaraan koppelen. U kunt dan de tagged-documenten direct op laten slaan in uw cloud-opslag. Als voorbeeld wordt hieronder de procedure beschreven hoe uw TMD koppelt aan Dropbox. a. Log in bij TagMyDoc Afb. 15 b. Klik op het pijltje achter uw TagMyDoc-accountnaam ( adres) (1) en klik vervolgens op Account (2). IT-Workz B.V. 15

16 c. U ziet aan de linkerkant de gegevens van uw TMD-account. Klik op Connections (3) en vervolgens op Connect to Dropbox (4) Afb. 16 d. U kunt nu uw adres + wachtwoord invullen die horen bij uw Dropbox-account. Klik daarna daaronder op Sign in Afb. 17 IT-Workz B.V. 16

17 e. U krijgt onderstaande waarschuwing en u geeft een akkoord door op Allow te klikken Afb. 18 f. U keert terug naar de pagina Connections. U ziet nu achter Dropbox het woord Disconnect (5) staan. U bent dus gekoppeld. Door op disconnect te klikken wordt u weer ontkoppeld. Afb. 19 Voortaan kunt u bij het taggen van een document kiezen of het ook in uw Dropbox moet komen te staan. De bestandsnaam wordt dan een beetje aangepast: er verschijnt achter de bestandsnaam -tagged. IT-Workz B.V. 17

18 8 Een document taggen en plaatsen in je Dropbox Nu uw Dropbox (of andere cloudoplsag) is gekoppeld aan uw TagMyDoc-account, kunt u als volgt een document in die opslag plaatsen: a. Log in bij TagMyDoc b. Kies Tag Document (6) Afb. 19 c. Kies nu voor (7) of (8): het document bevindt zich in uw Dropbox (7) of is opgeslagen op uw computer (8) d. U kunt vervolgens naar het bestand gaan en daar op dubbelklikken. Het bestand wordt van een QR-tag voorzien (je geeft nog aan waar en op welke bladzijde) en het wordt weer opgeslagen. Als tussenscherm kan nog om toestemming gevraagd worden. Het originele bestand blijft bestaan. Er wordt een nieuw bestand met de genoemde toevoeging geplaatst: Afb. 20 IT-Workz B.V. 18

19 IT-Workz B.V. 19