Handleiding toegang geven tot uw Dropbox en installatie Dropbox op PC

Transcriptie

1 Handleiding toegang geven tot uw Dropbox en installatie Dropbox op PC

2 Inleiding Zelfs als u geen ipad of andere tabletcomputer heeft kunt u de digitale documenten die gebruikt worden bij het papierloos vergaderen in uw bezit krijgen. Daarvoor gebruikt u namelijk het programma Dropbox. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u Dropbox op uw PC installeert en hoe u ervoor zorgt dat er documenten in uw Dropbox geplaatst kunnen worden. Dropbox Centraal bij het papierloos vergaderen staat het programma Dropbox. Dat programma kan geïnstalleerd worden op een PC, op een Apple-computer, op diverse soorten mobiele telefoons, Android-tablets en ook op een ipad. Op ieder computer/apparaat waarop het programma Dropbox wordt geïnstalleerd komt een map/folder met de naam 'My Dropbox'. Ieder bestand of map/folder die in 'My Dropbox' staat wordt voortaan gesynchroniseerd met de Dropbox-map op uw andere computers, mobiele telefoons, ipad, etc. Er wordt hierbij gebruik gemaakt van een techniek, die in ICT-termen 'cloud computing' wordt genoemd. Voorbeeld: op uw ipad leest u een document (dat in uw Dropbox staat) en u maakt daarin een paar aantekeningen. Als u dan vervolgens uw PC opstart, dan staat dat document ook op uw PC, inclusief de aantekeningen, die u daarin op uw ipad maakte!!! Dit betekent dus dat u de documenten, die in uw Dropbox staan, overal en altijd bij de hand kunt hebben. Het programma Dropbox is overigens gratis (tenzij u meer dan 2 Gigabyte opslagruimte nodig heeft). Het installeren van het programma Dropbox op uw PC is niet noodzakelijk als u de vergaderstukken uiteindelijk op uw ipad wilt bekijken. Het is echter wel erg handig om Dropbox ook op uw PC te installeren, zodat u de stukken ook daarop tot uw beschikking heeft. Hoe komen de vergaderstukken in uw Dropbox? U geeft eenmalig toestemming om documenten in uw Dropbox te plaatsten. Hoe u dat doet leest u verderop in deze handleiding. Iedere keer als er nieuwe documenten in uw Dropbox worden geplaatst ontvangt u daarover een bericht. Op die manier heeft u er nauwelijks omkijken naar. 2

3 Een Dropbox-account aanmaken U ontvangt van de beheerder van Sendin (bijvoorbeeld de griffie of het secretariaat) een met een link erin. Zie daarvoor een voorbeeld op de afbeelding hieronder. U moet op de link in die klikken. Uw browser (bijvoorbeeld Internet Explorer of Firefox) wordt nu geopend en toont de volgende pagina. Klik dan op de afbeelding met Dropbox. 3

4 Als u al een Dropbox-account heeft kunt u op de volgende pagina gelijk uw adres bij Dropbox en uw wachtwoord invoeren. Als u echter nog geen Dropbox-account heeft moet u op create an account klikken. Op het volgende scherm vult u uw naam, en een door u gekozen wachtwoord in. Het maakt niet uit of u uw prive adres of uw zakelijke adres invult. Onthou dat wachtwoord! 4

5 Op het volgende scherm geeft u het programma Sendin toestemming om voortaan documenten in een speciale folder in uw Dropbox te plaatsen. Dat doet u door op Allow te klikken. Als alles goed is gegaan komt u op volgende pagina. In uw Dropbox ziet u later dat in de map 'Apps' een map met de naam 'stukkenvanderaad' of sendin is gemaakt. Daarin komen de documenten, die u gestuurd worden. Laat altijd die twee mappen staan! 5

6 Dropbox installeren op uw PC Om op uw PC de documenten in uw Dropbox te bekijken kunt u een programma van Dropbox op uw PC installeren. Surf naar en download en installeer Dropbox op uw computer. Als u het volgende ziet klikt u op 'Uitvoeren' (de exacte weergave hangt af van uw Windowsversie). Daarna klikt u op 'Install'. 6

7 Aan het eind van de installatieprocedure ziet u het volgende scherm. Vink 'I already have a Dropbox' account aan. Op het volgende scherm vult u dan uw adres en wachtwoord bij Dropbox in. 7

8 Kies in het volgende scherm voor '2GB'. Dat is namelijk gratis en voorlopig ruim voldoende. Klik daarna op 'Next'. Kies nu voor 'Typical' en klik op 'Install'. 8

9 Daarna klikt u op 'Skip tour'. Tot slot klikt u op 'Finish'. 9

10 Op uw bureaublad is nu een icon voor Dropbox verschenen. Verder ziet u de volgende keer dat u uw computer opstart onderin het scherm een klein icon van Dropbox. Samenvatting U heeft nu een Dropbox-account gemaakt als u dat nog niet had. U geeft toestemming gegeven om voortaan documenten in uw Dropbox te plaatsen. Eventueel heeft u het programma Dropbox op uw PC geïnstalleerd. Tot slot De vergaderstukken zullen meestal in PDF-formaat in uw Dropbox worden geplaatst. Op uw ipad of andere tabletcomputer moet later een programma worden geïnstalleerd, waarmee u die PDFbestanden kunt lezen en er aantekeningen in maken. Over Dropbox nog het volgende: De bestanden die in uw Dropbox staan worden in werkelijkheid centraal op een server van de 'firma' Dropbox opgeslagen. Vertrouwelijke of geheime stukken moeten daarom niet in uw Dropbox worden geplaatst. 10