Vragenlijst ten behoeve van het zelf op orde brengen van uw digitale archief, en/of ten behoeve van een adviesgesprek over uw digitale archiefbeheer

Transcriptie

1 Vragenlijst ten behoeve van het zelf op orde brengen van uw digitale archief, en/of ten behoeve van een adviesgesprek over uw digitale archiefbeheer TOELICHTING: Deze vragenlijst is bedoeld voor (kleinere) organisaties, groepen en personen die hun digitale archief duurzaam toegankelijk willen bewaren. Met het beantwoorden van de vragen kunt u in kaart brengen wat u wilt bewaren, voor hoe lang, voor wie en waarom. Zodra u dat voor u zelf inzichtelijk heeft gemaakt, kunt u stappen ondernemen om uw informatie daadwerkelijk duurzaam toegankelijk op te slaan. Hiervoor kunt u de handleiding digitaal archiveren voor particulieren gebruiken. Om u goed van advies te kunnen dienen is het voor ons belangrijk zicht te krijgen op wat u als uw archief beschouwt, waarom u uw archief wilt bewaren, en wat uw mogelijkheden zijn om uw archief structureel te beheren. We vragen u daarom de lijst zo nauwgezet mogelijk in te vullen en elk antwoord indien mogelijk van een uitleg te voorzien. Bij de meeste vragen zijn een aantal mogelijke antwoorden gegeven. Sommige daarvan overlappen elkaar enigszins. U kunt altijd meerdere antwoorden invullen of een antwoord geven dat er niet bij staat. Dit adviesgesprek is vrijblijvend. Met dit gesprek verplicht het Stadsarchief zich niet tot de opname (eventueel op termijn) van uw archief in ons e-depot, van uw kant bent u niet verplicht uw archief bij ons onder te brengen of onze adviezen op te volgen. Wilt u uw archief, nu of in de toekomst, aan ons overdragen, dan wordt uw archief getoetst aan onze acquisitiedoelstelling en ons acquisitiebeleid. Meer hierover leest u op de website van het Stadsarchief. U kunt de vragenlijst ook los van een adviesgesprek gebruiken bij het op orde brengen van uw digitale archief. Indien u opmerkingen of vragen heeft over de lijst of suggesties voor aanvullingen en verbeteringen, dan stellen wij het zeer op prijs als u deze aan ons laat weten zodat wij de lijst kunnen aanpassen.

2 VRAGENLIJST: Naam van de persoon, groep of organisatie die het archief vormt of heeft gevormd Naam, functie, adres en telefoonnummer contactpersoon WAARDE EN FUNCTIE 1 Welke functie of waarde heeft uw archief voor u en andere belanghebbenden (meerdere antwoorden mogelijk): a. Uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden/administratie/boekhouding b. Bedrijfsvoering/productontwikkeling c. Verantwoording (juridisch, financieel) d. Economisch/hergebruik e. Publiciteit/pr/werving f. Vastleggen herinneringen (persoonlijk/emotioneel) g. Vastleggen geschiedenis (cultureel/historische waarde) h. Anders 2 Waar moet uw archief aan voldoen (meerdere antwoorden mogelijk)? a. Bestanden makkelijker/sneller terugvinden (vindbaar) b. Snel de juiste informatie terugvinden (doorzoekbaar) c. Bestanden voor iets anders kunnen (her)gebruiken ((her)bruikbaar) d. Bestanden door anderen kunnen laten gebruiken (deelbaar) e. Bestanden langdurig kunnen bewaren f. Anders

3 3 Kunt u uw bestanden/informatie koppelen aan de onder vraag 1. en 2. benoemde waarde en functionaliteit van uw archief? 4 Wanneer vormt u uw archief? ARCHIEF a. Zodra een bestand wordt opgeslagen is het onderdeel van het archief, ongeacht of het na kortere of langere tijd weer verwijderd wordt b. Langdurig te bewaren bestanden worden periodiek vanuit werkschijven/-mappen e.d. overgeheveld naar een apart voorgestructureerd archief c. Het archief wordt achteraf geheel opnieuw geordend (eventueel als inhaalslag) 5 Waar bevindt uw archief of specifieke onderdelen van uw archief zich? a. Gemeenschappelijke mappenstructuur op een server b. Verschillende mappenstructuren op een of meerdere servers/schijven c. Archiveringssysteem (document management systeem) d. Workflow systeem/record management systeem (bijv. sharepoint) e. Administratieve/boekhoudkundige applicaties f. box/boxen g. Website of blog h. (Sociale media) platforms (youtube, instagram, facebook, twitter, google docs e.d.) i. Losse dragers (externe harde schijven, dvd s, cdroms, usb-sticks, smart phones) j. Cloud (google drive, dropbox e.d.) k. Anders

4 6 Hoe is uw archief geordend? a. Een gezamenlijke mappenstructuur of metadatasysteem (bijv. aan bestanden gekoppelde trefwoorden) b. Verschillende mappenstructuren/metadatasystemen c. Wel/niet geordend en hoe is afhankelijk van het opslagmedium d. Anders 7 Is deze ordening voor u en eventuele andere gebruikers van uw archief overzichtelijk en begrijpelijk? DUURZAAMHEID 8 Wat voor soort bestanden bevat uw archief en welk formaat/formaten gebruikt u voor de diverse soorten bestanden? a. Tekstbestanden b. Presentaties c. Databases/datasets d. Foto s/beeldbestanden e. Video/bewegend beeld f. Geluidsbestanden g. bestanden h. Webbestanden (gedownloade websites/sociale media accounts) i. Computer Aided Design (CAD bestanden) j. Cartografische bestanden k. Gedigitaliseerde analoge documenten l. Anders 9 Maakt u gebruik van uitzonderlijke (niet veel voorkomende) hard- en/of software?

5 10 Maakt u back-ups? a. Van server(s) en harde schijven b. Van materiaal dat u op uw website en sociale media platformen plaatst c. Van materiaal dat u in de cloud plaatst d. Anders 11 Waar maakt u die back-ups? a. Op een server die zich op een fysiek andere locatie dan uw eigen server bevindt b. Op een fysieke drager die zich op een andere fysieke locatie bevindt dan het origineel c. Op meerdere fysieke dragers die zich op andere fysieke locaties bevinden dan het origineel d. In de cloud bij een aanbieder van opslagruimte e. In de cloud bij meerdere aanbieders van opslagruimte f. Op een sociaal media platform (bijv. youtube, instagram) g. Een combinatie van bovenstaande mogelijkheden h. Anders 12 Controleert u bij het maken van back-ups of de bestanden goed zijn overgezet, zo ja, hoe? BEHEER 13 Heeft u (een deel van) uw archiefbeheer uitbesteed aan een derde partij? 14 Wie heeft er toegang tot uw archief of moet er toegang tot uw archief krijgen voor: a. Het opslaan van bestanden b. Het gebruiken/wijzigen van bestanden c. Het inzien/raadplegen van bestanden d. Anders

6 15 Is er een beheerder of coördinator van uw archief? 16 Heeft u beleid op uw informatiebeheer? a. Een vastgestelde ordeningsstructuur b. Vastgestelde metadata op map/bestandsniveau c. Regels voor bestandsnamen d. Regels voor versiebeheer e. Regels voor bewaren f. Voorschriften voor welke bestanden door diverse belanghebbenden in het archief moeten worden opgeslagen g. Voorschriften voor periodiek vernietigen/verwijderen van bestanden h. Voorschriften voor periodieke kwaliteitscontroles back-ups i. Beheer wachtwoorden voor bestanden, accounts, boxen j. Toegangsrestricties op privacygevoelige documenten k. Registratie auteursrechten l. Anders 17 In geval van een persoonlijk archief: heeft u vastgelegd wat er met uw archief, website, accounts e.d. moet gebeuren na uw overlijden en hoe uw nabestaanden eventueel toegang kunnen krijgen tot uw archief?