REPAY HRM "OP HET GEBIED VAN AUTOMATISERING VALT ER ALTIJD NOG WINST TE BOEKEN"

Transcriptie

1 REPAY HRM "OP HET GEBIED VAN AUTOMATISERING VALT ER ALTIJD NOG WINST TE BOEKEN"

2 OVER REPAY HRM Door de bedrijfsprocessen met ERP-software te automatiseren, is Repay HRM in staat de spectaculaire groei van het bedrijf te managen. Wij verlonen duizenden mensen per week in niet minder dan 75 verschillende branches die ieder hun eigen cao s en specifieke regelgeving kennen. Dat vraagt nogal wat van de interne systemen, zegt directeur Hans Vlugt van Repay HRM. Repay HRM werd in 2005 opgericht als payrollbedrijf onder de naam Repay Payroll. Door de jaren heen werd het dienstverleningspakket uitgebreid met activiteiten als ziekteverzuimbegeleiding en salarisadministratie en werd de bedrijfsnaam gewijzigd in Repay HRM. Het bedrijf werkt overwegend voor mkb-ondernemingen die zelf geen HR-medewerkers in dienst hebben. Dergelijke werkgevers moeten wel zorgen voor loonstroken en werkgeversverklaringen en kunnen te maken krijgen met zieke werknemers. Met de overname van het juridisch werkgeverschap neemt Repay HRM hen alle noodzakelijke werkzaamheden uit handen en draagt ook de risico s, bijvoorbeeld bij ziekte. Iemand in dienst nemen is bepaald geen sinecure, legt Hans Vlugt uit. Daar komen heel wat werkgeversverplichtingen bij kijken. Wat dat betreft werkt onze dienstverlening drempelverlagend voor bedrijven om mensen aan te trekken. Dat is ook nog eens goed voor de werkgelegenheid. Repay HRM heeft nu negen eigen vestigingen en vijf franchisevestigingen. Dit jaar komen er vier extra eigen vestigingen bij. 2 REPAY HRM

3 INHOUDSOPGAVE HET JUISTE GEREEDSCHAP UITDAGINGEN4 6 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN 8 TOEKOMST- DROMEN 10 OVER AFAS 11 3 REPAY HRM

4 DE UITDAGINGEN In de elfjarige geschiedenis van Repay HRM is groei een constante factor. Jaarlijks neemt de omzet met tientallen procenten toe, in sommige jaren was zelfs sprake van een verdubbeling. Zo n zeven jaar geleden werd duidelijker dat de gespecialiseerde uitzendsoftware die Repay HRM op dat moment gebruikte aan de grenzen van zijn mogelijkheden zat. Het verwerken van grote volumes verloningen werd een probleem, om over het maken van financiële rapportages nog maar te zwijgen. Dan was zo n rapportage over bijvoorbeeld een bepaald kwartaal pas klaar als het volgende kwartaal alweer voor de helft verstreken was, herinnert Hans Vlugt zich. In de oude situatie gebruikten we voor alle bedrijfsprocessen allemaal verschillende, losse pakketten. Dan moest je op basis van draaitabellen en allerlei exports je rapportage over een bepaalde periode maken. Bovendien genereerde die software geen managementinformatie, iets waar we op dat moment wel grote behoefte aan hadden. 4 REPAY HRM

5 5 REPAY HRM "IK WAARDEER HET DAT ONZE SOFTWARELEVERANCIER ONZE MARKT SERIEUS NEEMT"

6 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG HET JUISTE GEREEDSCHAP Hans Vlugt: Door met één geïntegreerd ERP-pakket te werken, hebben we veel meer inzicht in wat er in de organisatie gebeurt. Als we nu een bepaalde periode afsluiten, hebben we met één druk op de knop drie dagen later een complete rapportage, inclusief belangrijke stuurinformatie als verzuimcijfers en financiële forecasts. Bovendien is de flexibiliteit van het ERP-pakket een groot voordeel. Onze IT-mensen kunnen heel veel zelf doen, bijvoorbeeld eigen rapportages bouwen. Dat betekent dat je snel kunt schakelen zonder dat je al te afhankelijk bent van je leverancier. "ONZE IT-MENSEN KUNNEN HEEL VEEL ZELF DOEN" 6 REPAY HRM

7 "WIJ VERLONEN DUIZENDEN MENSEN PER WEEK, IN 75 BRANCHES, MET IEDER HUN EIGEN CAO'S EN REGELGEVING" We zijn op zoek gegaan naar een nieuwe leverancier toen duidelijk werd dat onze bedrijfsvoering een maatje te groot was geworden om met de oude uitzendsoftware te blijven werken. Vervolgens hebben we een leveranciersselectie gedaan. Daarbij viel op dat AFAS al ervaring had opgedaan met payrollbedrijven, in tegenstelling tot de concurrentie. Nadat we links en rechts bij andere payrollers nog wat referenties hadden ingewonnen, hebben we het hele ERP-pakket vervolgens in één keer in gebruik genomen. We gebruiken eigenlijk alles. Maar voor ons type dienstverlening is de koppeling van de verloning aan de facturering het meest cruciale onderdeel. De output bestaat uit een digitale loonstrook en een digitale factuur. Dat klinkt op zich niet zo ingewikkeld, maar het systeem moet bij uitval van uren bijvoorbeeld wel automatisch in staat zijn om een creditnota te genereren die naar de klant gaat. De ERP-software heeft door de jaren heen bewezen grote volumes aan te kunnen. Dat is nodig, want wij verlonen duizenden mensen per week in niet minder dan 75 verschillende branches die ieder hun eigen cao s en specifieke regelgeving kennen. Dat vraagt nogal wat van de interne systemen. Toch is het ons nog nooit overkomen dat we geen lonen hebben kunnen uitbetalen. 7 REPAY HRM

8 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN Eén van onze belangrijkste uitdagingen ligt in het managen van de groei. Die bedroeg vorig jaar 45 procent en naar verwachting groeien we dit jaar ook weer in die orde van grootte van 40 procent. Dit betekent dat we veel nieuwe payrollmedewerkers aannemen en dat zet druk op de organisatie. In het kader van opvolgend werkgeverschap, moeten we bijvoorbeeld goed naar het arbeidsverleden van nieuwe payrollmedewerkers kijken omdat dit bepalend is voor het type contract dat ze krijgen aangeboden. Het bepalen van het arbeidsverleden is een overwegend handmatige activiteit. Het is de bedoeling om dit type werkzaamheden in de toekomst zo veel mogelijk te gaan automatiseren. 8 REPAY HRM

9 IN DE PRAKTIJK Om onze groei te managen en de kwaliteit in de praktijk te borgen, maken wij op wekelijkse basis gebruik van de inzet van AFAS-consultants; een strategie waar dit jaar bewust op is ingezet. Onze huidige automatiseringsgraad is zo n zestig procent. Er valt dus altijd nog winst te boeken. Met behulp van de software-consultants proberen we dat potentieel in kaart te brengen. Daar komt heel wat uit, ook oplossingen die we zelf helemaal niet in beeld hadden. Een goed voorbeeld is de inwerkmodule die we voor onze eigen vaste medewerkers in gebruik hebben genomen. Die maakt via workflows in de portal InSite voor iedere nieuwe medewerker inzichtelijk uit welke onderdelen het basisinwerkprogramma gedurende de eerste vier weken bestaat. "DE SOFTWARE GROEIT PROBLEEMLOOS MET ONS MEE" GOED PARTNERSHIP Onze samenwerking is gebaseerd op positieve ervaringen. Wat ik mooi vind aan het ERP-pakket dat we gebruiken: met ons bedrijf zijn we al meerdere keren in omzet verdubbeld en de software groeit gewoon probleemloos met ons mee. De financiële module werkt bijvoorbeeld feilloos. Het is heel eenvoudig om nieuwe eigen vestigingen of die van franchisenemers financieel in te richten. We zijn eigenlijk nooit tegen beperkingen aangelopen. Nou had ik AFAS vooraf wel hoog zitten, maar je moet in de praktijk altijd nog maar afwachten of ze het waarmaken. En dat doen ze. Waardering heb ik ook voor het feit dat onze softwareleverancier onze markt serieus neemt. Ze hebben bijvoorbeeld een speciale inspraaksessie voor payrollbedrijven georganiseerd. Daar zal voor het bedrijf vermoedelijk ook wel een commercieel belang bij komen kijken. Ik snap best dat ze geïnteresseerd zijn in markten die hard groeien, zoals de onze. 9 REPAY HRM

10 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG TOEKOMSTDROMEN Niet alle functionaliteiten zijn in het ERP-systeem ondergebracht. Medewerkers en klanten maken sinds jaar en dag gebruik van onze eigen online portal. Daar kunnen ze bijvoorbeeld loonstroken, vakantieoverzichten en facturen raadplegen. Die portal is weliswaar gekoppeld aan het ERP-systeem, maar maakt daar geen deel van uit. We willen onze eigen online portal in de toekomst verder gaan optimaliseren. Het is onze intentie om de online portal nog beter af te stemmen op de behoeftes van de medewerkers en klanten. We gaan ons de komende tijd daarom vooral richten op het vereenvoudigen van het inschrijfproces van nieuwe medewerkers. Een naadloze koppeling tussen onze eigen online portal en het ERP-systeem is daarbij een must. Wat zeven jaar geleden voor ons al een heel grote positieve verandering was, heeft zich sindsdien doorgezet. De mogelijkheden om managementinformatie uit ons geautomatiseerde systeem te halen, zijn de afgelopen jaren met behulp van slimme dashboards alleen maar geavanceerder geworden. Dat is onder andere het gevolg van het feit dat AFAS op een professionele manier investeert in ontwikkeling en groei. Ze zijn professioneel en ambitieus, net als wij. Daarom passen we zo goed bij elkaar. 10 REPAY HRM

11 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim driehonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 11 REPAY HRM

12 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER