Architectuur en Programma Management

Transcriptie

1 Architectuur en Programma Management Organisaties zijn vaak onvoldoende in staat om grotere en complexere projecten uit te voeren waardoor een kluwen aan informatiesystemen met hoge beheerkosten ontstaat. Deze organisaties zijn toe aan een volgende stap naar volwassenheid op automatiseringsgebied: het invoeren van architectuur en programmamanagement. Architectuur schept orde in de chaos en in combinatie met programmamanagement wordt deze orde beheerst en gehandhaafd. Veel organisaties zien architectuur als iets dat IT gerelateerd en lastig te beheersen is, weten architectuur geen goede plaats te geven of vinden architectuur zelfs overbodig. Binnen dit artikel wordt de relatie tussen bedrijfsvoering en IT benadrukt en wordt een aanpak beschreven om te komen tot een architectuur, en het nut daarvan bij de uitvoering van projecten. Op deze wijze krijgt architectuur een duidelijke plaats in de organisatie waarbij duidelijkheid is over de op te leveren producten en doorlooptijd van de architectuurstudie.

2 Architectuur en Programma Management Pagina 2 Herkent u dit?: De bedrijfsvoering wil nieuwe initiatieven doorvoeren, maar de IT kan deze alleen leveren door middel van te lang durende, complexe projecten. en zijn lastig te beheersen door de grote afhankelijkheden met andere projecten. en lopen uit omdat de scope van de projecten verandert. en lopen uit omdat er steeds onvoorziene zaken opduiken. Dit zijn typische kenmerken van een gebrek aan architectuur. Transformatie wordt gedefinieerd door Architectuur en gecoördineerd door Programma Management In de hedendaagse economie zijn organisaties onderhevig aan voortdurende transformatie, gedreven door nieuwe mogelijkheden of gedwongen door markt en omgeving. In de praktijk kunnen organisaties deze transformatie alleen bewerkstelligen met ingewikkelde en dure projecten. Deze projecten hebben een hoog risico en lopen vaak uit, omdat de bestaande systeemarchitectuur moet worden uitgebreid of aangepast met nieuwe, voor de organisatie onbekende, zaken, waarbij onderlinge afhankelijkheden tussen de projecten vaak niet voldoende bekend zijn of zijn vastgesteld. Architectuur is een middel om deze projecten beter te beheersen, omdat het risico van wijzigende scope veel kleiner wordt, en daarnaast de afhankelijkheden tussen de projecten kleiner en beheersbaar worden. Programma management biedt vervolgens een methodiek om de levensloop van deze projecten te coördineren en een veranderende scope en afhankelijkheden te beheersen. Er dient hierbij wel een onderscheid te worden gemaakt tussen architectuur op projectniveau en architectuur op enterprise niveau. Architectuur en Programma Management in relatie tot Transf ormatie. SCOPE Business & ICT Vision Enterprise Level Architectural Design Transformation Programme Plan Level Architectural Design Change Run s (Design and Development) Operational Business and ICT System

3 Architectuur en Programma Management Pagina 3 Integrated Framework Het IAF framework bestaat uit aandachts- gebieden en abstractie lagen. De gebieden zijn: Business and Organisation Information Information systems Technology Infrastructure Enterprise Architectuur Architectuur geeft antwoord op vragen als: Zijn de informatiesystemen toekomstbestendig en flexibel, ofwel: Kunnen de huidige systemen tegen acceptabele inspanning huidige en nieuwe bedrijfsactiviteiten ondersteunen. Deze vraag gaat verder dan alleen IT. Het IAF architectuurmodel dat Cap Gemini Ernst en Young gebruikt is daarom ook voorzien van een kolom waarin bedrijf en organisatie worden behandeld binnen de architectuur. Alle architectuurtrajecten binnen Cap Gemini Ernst en Young vinden hun basis in het IAF. Deze gebieden dienen niet afzonderlijk maar in samenhang te worden ontwikkeld waarbij een afstemming is tussen de gebieden en de producten die daarbinnen worden gemaakt. Why? Contextual Business / Information Technology Information Organisation systems Infrastructure The Future, the Organisation & Environment De abstractie lagen zijn: Contextual Conceptual Logical Physical Transformational Hierbij is noodzakelijk dat alle lagen dienen te worden doorlopen: Indien er producten worden overgeslagen of minder goed worden ontwikkeld dan kan dit grote impact hebben op latere systeemontwikkeling, bijvoorbeeld omdat er aannames worden gedaan over scope of requirements. Daarnaast zijn er nog verschillende views. Deze views richten zich op specifieke gezichtspunten, waarvan er binnen IAF al twee specifiek zijn benoemd: Security en Governance. Deze gezichtspunten vragen een aparte studie over alle gebieden en lagen van de architectuur. What? Conceptual How? Logical With what? Physical When? Transformational Integrated Framework (IAF) architectuur richt zich meer op het uitwerken van een oplossing, terwijl de enterprise architectuur zich vooral richt op een richting en gemeenschappelijk platform van de architectuur. The concepts, what do we want? Logical directions & solutions Physical solutions based on change, redesign, products or techniques Change from the existing to a future situation Security / Governance ViewPoints In de beschreven aanpak wordt vooral de aandacht gericht op de enterprise architectuur, waar de lagen Wat en Waarom worden behandeld, omdat deze lagen het fundament vormen van de architectuur en de vorming van de projecten waarin de systemen worden ontwikkeld. Meer informatie over het IAF architectuurmodel is verkrijgbaar op aanvraag. Enterprise architecture

4 Architectuur en Programma Management Pagina 4 Producten van de architectuurstudie Enterprise : Business Vision Business Strategy, Strategic Objectives Critical Succes Factors & Critical Business Issues Key Business Principles & Policies Profiles: Customer, Product/services, Partner, Competitor, Organisation and Culture Business Force Plan Business : (Producten per afdeling) Business Objectives & Principles Business Services, Service characteristics, Quality of Service Business Requirements Organisation and Actor aspects Decisions & Assumptions Business Process Design: Business Processes, Events & scenario s Organisation structure & Actors Information Definition (Domain model) Glossary IT : AS-IS Product/Services model /portfolio: Information, Application, Infrastructure,/Business, Governance & Security Current Initiatives IT : Strategy IT, Governance, Security strategy Principles, Requirements Decisions & Assumptions Emerging Industry Standards Migration Strategy Guiding Principles, Software architecture Solution Outline, Component Selection IT architecture: TO-BE Product/Services model : Business, Applications, Information, Infrastructure, Governance & Security Mapping Organisation-Actor-Process- Application IT architecture: Plan IT plan & porfolio scope & sizing Voorbeeld van een aanpak voor Enterprise Architectuur Een architectuurstudie hoeft in principe niet lang te duren: afhankelijk van de vereiste breedte van de architectuurstudie en de al bestaande materialen kan er al vanaf een doorlooptijd van 8 tot 12 weken worden gewerkt. Na deze studie kunnen de projecten worden gestart. Enterprise Business Business Process Design As-Is IT Strategy To-Be Plan and Scope Solution Outline Design Week Voorbeeld architectuur studie De architectuur studie kent de volgende stadia: Enterprise Business Business Process Design IT : AS-IS IT Strategy IT : TO-BE IT Plan Solution Outline Design Elk stadium kent een aantal producten die input zijn voor het volgend stadium. De Enterprise beschrijft het bedrijf vanuit het oogpunt van de hoger management, en levert met name de uitgangspunten en de beantwoording van de Waarom vraag voor de architectuur. De Business levert inzicht in de objectives, requirements en services van de verschillende afdelingen. Een architectuurstudie levert een aantal producten. Afhankelijk van het stadium van de architectuurstudie worden de producten verzameld uit bestaand materiaal of verkregen en bekrachtigd in workshops met stakeholders. ` Het Business Process Design stadium geeft vervolgens inzicht over de samenhang en de processen van het bedrijf. De AS-IS geeft inzicht in de huidige automatisering. Met deze informatie kan vervolgens de IT worden uitgewerkt: Strategy, TO-BE en Plan. De Solution Outline is een eerste aanzet van de ontwerpen, waarin met name de scope van een project wordt vastgelegd. De waarom vraag blijft belangrijk gedurende de verdere ontwikkeling, omdat genomen stappen moeten kunnen worden gevalideerd en getraceerd. Daarom dienen objectives, principles, requirements en decisions te worden vastgelegd en geaccordeerd met een redenering, voordelen en nadelen. In de praktijk ontbreekt dit nogal eens waardoor later in het traject onduidelijkheid ontstaat met soms ernstige gevolgen.

5 Architectuur en Programma Management Pagina 5 Managing Successful Programmes Aanpak Programma Management "Managing Successful Programmes" (MSP) is een methodiek voor de uitvoering van het managen van programma's. Kenmerken van MSP zijn: focus op de business veranderingsdoelstellingen een raamwerk voor het senior management om het veranderingstraject bij te sturen een efficiënte wijze van resource management door integratie van taken en het kiezen van de juiste prioriteiten risico management over de gehele context van het veranderngsgebied behalen van business benefits gedurende en na het programma door een formeel proces goede beheersing van de kosten, standaarden en kwaliteit een duidelijke definitie van rollen en verantwoordelijkheden een geleidelijke transitie van de huidige naar de toekomstige operatie. Programma Management heeft als doel de visie en strategie van de klant om te zetten in concrete resultaten. De processen binnen een programma management raamwerk zijn dan ook ingericht om dit te bereiken. Programma Management maakt hierbij onder andere gebruik van de producten die worden geleverd door de architectuur. Een internationale standaard op het gebied van Programma Management is MSP (zie kader). MSP bestaat uit processen en principes: Processen: Identifying a Programme Defining a Programme Governing a Programme Managing the Portfolio Managing Benefits Closing a Programme Principes: Organisation and Leadership Benefits Management Stakeholder Management and Communication Risk Management and Issue Resolution Programme Planning and Control Business Case Management Quality Management Voorbeeld: Opzetten van MSP processen Programma management gebruikt de architectuurafdeling gedurende het programma voor: vaststellen van een blueprint. (Dit komt overeen met een TO -BE architectuur model) samenstellen van de projectportfolio controle op scope en afhankelijkheden portfolio ProgrammePlan & Business Case Programme Management 1 2 vastleggen, onderbouwen, ondersteunen en valideren van beslissingen, principles en requirements valideren van business cases ondersteuning van project architectuur richtlijnen voor architectuur en ontwikkeling. 3 4

6 Architectuur en Programma Management Pagina 6 Meer informatie? Kennis van de in dit artikel genoemde producten en aanpak zijn binnen Cap Gemini Ernst & Young ruimschoots aanwezig. Wilt u meer weten, neem dan contact op met Cap Gemini Ernst & Young Ir. Coen Konings Tel.: Fax: of stuur een naar Coen.Konings@cgey.nl Onder vermelding van: Architectuur en Programma Management Cap Gemini Ernst & Young Cap Gemini Ernst & Young behoort wereldwijd tot de grootste managementadvies en IT-services organisaties en neemt met deze gecombineerde expertise een unieke positie in. Mede dankzij het multinationale karakter van de onderneming (actief in meer dan 30 landen) beschikt Cap Gemini Ernst & Young over een bijna onuitputtelijke bron van kennis, methodieken en innovatieve oplossingen. Door hergebruik hiervan en door intensief kennismanagement wordt de time-tomarket voor klanten verkort en kunnen zij hun marktvoorsprong vergroten.p Gemini Ernst & Young telt wereldwijd meer dan medewerkers waarvan in de Benelux. Architectuur architectuur vindt plaats in het kader van een project, waarbij gebruik kan worden gemaakt van bekende methodieken zoals RUP. architectuur richt zich vooral op de implementatie van een specifiek onderdeel, waarbij een architectuur verder worden uitgewerkt binnen de aangegeven kaders van de enterprise architectuur. Zo levert project architectuur een bijdrage aan de enterprise architectuur. Voorbeelden: Binnen het project worden de software componenten verder gedefinieerd. De richtlijnen voor deze software componenten zijn vastgesteld op enterprise niveau of worden in het kader van een eerste project ontwikkeld en geadopteerd op het enterprise niveau. De raakvlakken met andere systemen die buiten de scope van het project liggen worden nauwkeurig beschreven en vervolgens beheerd op enterprise niveau. Conclusies Het opzetten van een architectuur studie of architectuur afdeling is niet voldoende en dient te gebeuren in samenhang met een programmaaanpak en projectaanpak. Het ontbreken van een enterprise architectuur heeft altijd tot gevolg dat een architectuur aannames bevat. Deze aannames leiden te vaak tot vervelende situaties waarbij niet zelden een compleet informatiesysteem dient te worden hergebouwd. Een project heeft dus het voordeel dat veel zaken al zijn vastgelegd in de enterprise architectuur, waardoor onder andere het afstemmen met andere projecten overbodig wordt en dus veel minder tijd en geld kost. Daarnaast zorgt de enterprise architectuur voor toetsing van de projectarchitecturen aan bedrijfsdoelstellingen en strategie zodat toekomstbestendigheid en flexibiliteit worden verzekerd. Het combineren van architectuur en programmamanagement levert een organisatie daadkracht om beter te kunnen inspelen op snel veranderende en complexe ontwikkelingen.