Archipol User Days 2016

Transcriptie

1 Archipol User Days 2016

2 Welkom op de Archipol gebruikersdag! 1 Introductie - Danny Janssens 2 Archipol 6 : optimaal gebruik van de toepassing over de verschillende versies heen Ivan Vanhaecht 3 pauze 4 Nieuwste toevoegingen aan de suite Ivan Vanhaecht; Danny Janssens 5 IT Services Paul Fonteyn 6 Lunch

3 Introduction Danny Janssens Business Services Division, Ricoh Belgium

4 Things will never be the same

5 Vraagt efficiëntie : minder administratie mobiliteit : work anywhere snelheid : snellere informatie verbanden : de juiste informatie in het juiste formaat op het juiste moment een échte smart workplace

6

7 Sterk Partnership Sinds 2003! 125 installaties Archipol Archipol+ BI Dashboard HR Personeelsdossier Doma Explorer AAL MFP Connector Contactenbeheer Connector Apps Sterk team 7 full time Arco: Ontwikkeling Ricoh: Sales + Support (preventief / correctief / adaptief)

8 Optimaal Gebruik Ivan Vanhaecht

9 Archipol Types ISLP (Barcode in template - controle op zone) PV s Brief Andere Brieffiche afdrukken Fiche + brief inscannen Doorzoekbaar op inhoud Verspreiding op papier Alternatief : Archipol+ (zie verder)

10 Stappen ISLP-documenten Scanning: Het document wordt gescand en afgelegd in een folder op de server Scansplitter DRUM : opladen Full tekst OCR Full tekst indexering Klaar voor gebruik

11 Scansplitter De barcode begint/eindigt steeds met * Bevat: Zonenummer PV Type (voorbeeld: GF = Gerechtelijk Feit) PV Nummer + Jaar Optioneel: ISLP dossiernummer

12 Archipol : zoekfuncties Globaal zoekveld Zoeken op alle eigenschappen én volledige tekstinhoud

13 Archipol : zoekfuncties Specifiek zoekscherm

14 Archipol Automated Login (ISLP) Werking Gebruiker logt in met Pnummer Paswoord is identiek aan Windows login

15 Versies Archipol 6: 109 Archipol 5: 8 Archipol 4: 8 Actieve ondersteuning tot 31/12/2014 Mbt onderliggende Windows 2003 Server: ondersteuning eindigt 31/12/2013 Kans voor evolutie: Server platform is vaak reeds oud Voordelen geboden door Archipol 5/6 Aanpassen aan nieuwe situatie

16 Versies Archipol 6: 109 Archipol 5: 8 Archipol 4: 8 Upgrade vergt beperkte inspanning Voor gebruikers weinig aanpassing nodig Voordelen: Meteen alle verbeteringen versie 6 meenemen (AAL, scansplitter, rapportering, ) evenals bugfixes Klaar voor verdere evoluties versie 6

17 Versies Archipol 6 Versie 1.7 (huidige versie) Archipol 1.7 Doma Archipol+ (1.5.1) Personeelsdossier 1.2 Scansplitter OCR Finereader engine versie 10 Versie 1.8 (juni 2016) Archipol 1.8 Doma Archipol+ (1.5.1) Scansplitter OCR Finereader engine versie 10 Personeelsdossier update 1.3

18 Versies en compatibiliteit Versie 1.7, 1.8 (ongewijzigd) W2008, W2012 Oracle v11 IE 9, 10, 11; Firefox, Chrome Versie 1.8 (juni 2016) W2008, W2012 Oracle v11 IE 9, 10, 11; Firefox, Chrome, Microsoft Edge

19 Archipol+ Gebruik Registratie inkomende post Registratie s Gebruik van tool voor opvolging algemeen (los van post en ) Verspreiding en opvolging van post en s Beheren van antwoorden, inclusief gebruik van sjablonen Acties/ Adviezen voor opvolging Rollenstructuur respecteert hiërarchie Verspreiding van inkomende facturen voor verder nazicht Contactendatabase (voor Archipol+ en voor ruimer gebruik)

20 BI Dashboard + Gebruik Rapport ISLP en Gerechtelijke feiten out-of-the box Grafisch en tekst, met geocodering Gebruiksvriendelijk, eenvoudig en duidelijk en betaalbaar In het bereik van iedere gebruiker Als intuïtief werkinstrument bij het opvolgen van trends in overtredingen binnen de politiezone Product met volledige ondersteuning

21 Questions?

22 PAUZE

23 Optimaal Gebruik Ivan Vanhaecht

24 Personeelsdossier Enkele baten Veiligheid Veiligheidskopie Toegangsbeveiliging en audit Vermijden dat mensen stuk uit het dossier nemen en het niet terugplaatsen Vlot doorzoeken Via structuur & full text Verstrekken Kopieën digitaal verstrekken

25 Personeelsdossier Enkele baten Algemeen: meer kwaliteit en dienstverlening Structuur en inhoudstafel automatisch gegenereerd Bewaken structuur inhoudstafel Beperkt aantal mensen mogen deze wijzigen Indien aanpassing nodig (wijziging federale) meteen doorzetten naar alle dossiers Inscannen Ieder document is bestand en slepen Scheidingsblad: Met code personeelsnummer bij start Met scheiding map / submap

26 Inventaris

27 Export

28 Geen papieren dossier Omzetting naar digitaal Stapsgewijs Alleen actieve dossiers Zichtbaar wat er is ingescand Papieren versie Wettelijk nog nodig Niet meer in juiste map plaatsen Allen nog chronologisch toevoegen vooraan de map

29 Nieuw Direct Scannen vanuit Ricoh MFP Export Inhoudstafel Stapsgewijs Alleen actieve dossiers

30 Functies? Verzenden van documenten via Archipol (zonder tussenstappen) Audit trail : spoor dat het document verzonden werd Beveiliging (toegang, logging, audit) signalering van nieuwigheden (intern gebruik) Op basis van nieuw systeem Politie gekoppeld aan KWS-gate Toegangsrechten, inrichting

31 police.belgium.eu Outlook Web Access client - betalend Ruimere bestandsgrootte Bestemmelingen : Binnen de politiezones (met adres police.belgium.eu, Puma, Teamware) Buiten de politiezones : opvolgen; (of forward naar police.belgium.eu mailadres en dan forward naar externe user) Puma (end-of-life) Teamviewer Mailsystemen buiten ISLP

32 Vanuit document

33 Verzending

34 Geschiedenis verzendingen

35 Geschiedenis verzendingen Andere punten : bestandsgrootte Vragen Meerdere mails per keer Extra rond gegarandeerd document, attestering.

36 Extra (non ISLP) documenttypes Waarom niet-islp documenten beheren? Delen van documenten. Signaleren nieuwigheden. Geordende structuur : gedocumenteerd, conform kwaliteitsrichtlijnen Beveiliging (toegang, logging, audit) Conformiteit met PLP 40 : bewaren, archiveren, verwijderen, transfer naar Rijksarchief gekoppeld aan type document Archiefruimte besparen Onderdeel van intranet Eenvoudige zoekfunctie (inclusief tekst opzoeken en OCR van gescande bestanden) Zelf inrichten (extra opleiding) of laten inrichten Opladen : via webinterface, via doma explorer, via MFP Archipol connector

37 Apps Gasboetes en PV s Decentrale vaststelling van gegevens via app Start met Gasboetes (non-islp) Backoffice : opladen van de documenten (Cloud-based), afwerken en bezorgen Significante productiviteitswinst Evolutie naar bepaalde ISLP-types Pilootzone Samenwerking Politie en Gemeente

38 App Gas

39

40 Digitale handtekening Digitale handtekening vervangt traditionele papieren handtekening Niveaus mogelijk : gekwalificeerd (o.m. door gebruik e-id) Geavanceerd : tekenen op scherm zonder e-id Indicatief : bv afbeelding handtekening Voorbeelden : aanvraag kleding, uitgaande brieven, wapenvergunning,

41 MFP Connector Danny Janssens

42 Introduction What is the MFP Connector With the MFP Archipol connector you have the possibility to scan and print secure documents from your MFP to the Archipol ECM platform. Seamless integration

43 Key Features Authentication via User Id/ Password Authentication with a card reader HR Functionalities Search for a policeman dossier using his/her name Overview of his/her categories (folders) Mandatory InputFields & Optional InputFields Select a scan Button (Platen, SADF, ADF) Export document(s) to Archipol

44 What does it look like?

45 Export document(s) to Archipol HR Document name Filename MetaData

46 Timeline HR MFP Connector - Pilot other Documents - MFP Full Integration HR MFP Connector - Pilot - MFP Connector - Pilot MFP Search/Print

47 Questions?

48 Thank you.

49