Handleiding Document Management Systeem (DMS)

Transcriptie

1 Handleiding Document Management Systeem (DMS) 1/16

2 INDEX: 1.Wat? URL + aanmelding Opladen van documenten* Link voor externen:... 9 Download url: Inleiding: Instellingen Proxy server instellen (MVG) Gebruikersbeheer Naamgeving /16

3 1. Wat? De ict afdeling van het departement LNE heeft een DMS of Document Management Systeem opgezet. Zij stellen dit ter beschikking van gebruikers, groepen van gebruikers en entiteiten binnen en buiten het beleidsdomein in het kader van hun tweeledige opdracht. Ten eerste de ict ondersteuning van het departement wat betreft eingebruikers infrastructuur en uitbouw van informatiesystemen die samenwerking integratie en uitwisseling van milieu-informatie binnen en tussen de afdelingen van het departement bevorderen. Ten tweede als trekker van de MMIS (milieumanagement informatiesysteem) werking die samenwerking en integratie en uitwisseling van milieu-informatie binnen en tussen entiteiten in en extern aan de Vlaamse overheid probeert te bevorderen. Dit systeem vervangt geleidelijk aan het bestaande Circa systeem en zal ook dienst doen als document opslag voor bijvoorbeeld het imjv archief, archief van milieuvergunningen (milieuvergunningsbesluiten, adviezen, verslagen van de beleidsraad van lne,... ). In onderstaande tekst krijgt u verdere uitleg over het gebruik van dit systeem. 2. URL + aanmelding URL: Korte URL: Aanmelden doe je met dezelfde gebruikersnaam en paswoord dat je reeds gebruikte voor Circa. De taal is uiteraard Dutch. (Indien je nog geen toegang hebt tot DMS kun je alsnog toegang vragen via de helpdesk: [email protected] telefoon : Indien u via een samenwerkingsverband toegang gekregen hebt tot het systeem, vragen we u om eerst hulp aan deze persoon te vragen in geval van problemen. Indien hij/zij u niet kan verder helpen kan u de helpdesk contacteren op bovenstaande gegevens. 3/16

4 Klik hier om je aan te melden, indien je nog niet bent aangemeld. Een handige navigatiebalk om uw documenten snel terug te vinden. Eens aangelogd komt je in het volgende venster terecht De submappen van Vlaamse Overheid met een korte beschrijving van de inhoud. 4/16

5 Zoals u kunt merken, zijn de mappen in dezelfde structuur ingedeeld als die van de organisatie, dit om het gebruikersgemak te verbeteren Archief: bevat verslagen over het milieu; milieuvergunningen; informatie over lozingen door bedrijven, Beleidsdomein LNE: allerlei informatie geproduceerd in het kader van interne werkeng en overleg binnen het beleidsdomein LNE. Gebruikers: De thuismappen van de gebruikers. Guest home: zonder aanmelden de mogelijkheid hebben om bestanden af te halen in publieke, anonieme mappen d.m.v. permalinks. Overlegorganen Vlaamse overheid: Informatie die ter beschikking gesteld wordt in het kader van samenwerkingsverbanden tussen entiteiten binnen de Vlaamse overheid en daarbuiten. 5/16

6 *Niet-aangemelde gebruikers* Gebruikers zonder toegang kunnen wel bestanden afhalen in de map Mijn Werkruimte. Zij krijgen volgend scherm te zien. Beveiligde webstek van ANB om webgebaseerd bestanden uit te wisselen. Beveiligde webstek v.h. departement LNE om webgebaseerd bestanden uit te wisselen. 6/16

7 3. Opladen van documenten* *: Om grotere of veel bestanden in één keer op te laden wordt er het best gebruik gemaakt van BitKinex, informatie en gebruikershandleiding verder in deze bundel. Opladen van documenten via het web doe je als volgt: o Klik op de knop Voeg content toe. Klik hier om nieuwe bestanden toe te voegen o Selecteer op te laden documenten en klik op laden. 7/16

8 o Je krijgt volgende melding te zien als het opladen succesvol is verlopen: 8/16

9 4. Link voor externen: Eenmaal je de gewenste documenten hebt opgeladen dien je met de rechtermuisknop op de tekst van uw document te klikken (in dit voorbeeld is dit test_2.doc ) en selecteer eigenschappen : de URL voor je link zie je nu staan: Link naar dit voorbeelddocument: dde5-455b-84af-ef5841bfa6c7/test_2.doc Deze link kun je nu doorsturen naar uw correspondenten. 9/16

10 Handleiding BitKinex gebruikershandleiding 10/16

11 INDEX: 1.Wat? URL + aanmelding Opladen van documenten* Link voor externen:... 9 Download url: Inleiding: Instellingen Proxy server instellen (MVG) Gebruikersbeheer Naamgeving /16

12 Download url: onderstaaand url verwijst naar de tool "BitKinex FTP Client 3.1.1" Inleiding: We gaan deze software gebruiken voor het gemakkelijk in bulk opladen en afhalen van bestanden in en uit het dms. En kunnen we gebruik maken van drag en drop, slepen, kopiëren en plakken functies. Dit werkt hetzelfde als in een Windows Explorer waardoor dit voor de gebruiker gebruiksvriendelijk en logisch blijft. Deze tool ondersteunt verschillende protocollen zoals FTP, SFTP, WebDav, enz We gaan werken met het WebDAV protocol. Dit is een protocol op het Internet dat een uitbreiding is van het HTTP-protocol. De afkorting staat voor Web-based Distributed Authoring and Versioning. Instellingen Wanneer men opstart krijg je volgend scherm: Ga naar http/webdav, klik rechts en dan op http/webdav 12/16

13 Geef een naam in. Deze naam heeft geen invloed op de instellingen maar is enkel indicatief. Bv.: productie/dms/webdav In het server window configureer je volgende instellingen: Server address: Security: SSL Onder auhorization geef je je gebruikersnaam en je bijhorend paswoord. Onder Site Map zet je volgende instellingen (afhankelijk van welke rechten je op een folder hebt) Het in te vullen pad is /productie/dms/webdav/ 13/16

14 Klik op ok om de instellingen op te slaan. Proxy server instellen (MVG) Een proxy server dient ingesteld te zijn vermits je via het netwerk van de Vlaamse Overheid verbonden bent. Hiervoor moet je naar het hoofscherm van BitKinex gaan. Ga naar File/ Options Ga nu naar Firewall/Proxy En geef het type http op met de server proxy.vlaanderen.be en dit op standaard poort /16

15 Na het bevestigen met ok zijn de instellingen opgeslagen en kan men verbinden. Je opent simpelweg je dms door te dubbelklikken. Daarna kan je de benodigde mappen openen en zie je ook welke submappen er zijn. Bestanden opladen is zeer simpel: je selecteert de gewenste mappen/bestanden lokaal en sleept ze gewoon naar de folder waar ze moeten staan. Hierna zorgt BitKinex ervoor dat ze automatisch opgeladen worden. Indien er zich fouten voordoen (foute bestandsnaam, ) krijg je een melding waarna je kan nagaan waar de fouten zich bevinden en desgewenst verbeteren. Je krijgt alle gemaakte uploads te zien in het history-gedeelte. Hier kan je zien welke er geslaagd en welke er mislukt zijn. De mislukte uploads kunnen ook zo ingesteld worden dat ze op het eerste blad blijven staan zodat je ze telkens goed ziet. Gebruikersbeheer In onderstaand voorbeeld is een gebruikersinterface. Hier kan je in opmerken dat je het beeld best in 2 kan delen: - Het linker gedeelte is het server gedeelte. - Het rechtergedeelte is je lokale pc. Je kan bestanden slepen van je lokale pc (rechterkant) naar de server (linkerkant) in de juiste directory (folder). Alsook kan je bijna alle handelingen uitvoeren zoals op je lokale pc (bv. nieuwe folder aanmaken, bestanden of folders wissen, bestanden of folders slepen, enz.) 15/16

16 Naamgeving Vermits de naamgeving zeer belangrijk is (omwillen van serverredenen) kan je best onderstaande regelgevingen in acht houden: - geen spaties gebruiken gebruik dan underscores - zeker geen vreemde tekens gebruiken herleid dit naar simpele tekens 16/16