Google docs handleiding

Transcriptie

1 Google docs handleiding Google docs handleiding Google docs Afscheid nemen van de bijlagen. De nieuwe thuisbasis van documenten is niet op de computer, maar op het Internet. Delen van en samenwerken aan documenten wordt een stuk gemakkelijker door het gebruik van google.docs. De documenten worden niet ouderwets aan een gekoppeld, maar een adres wordt aan een document gekoppeld. U kunt U kunt eenvoudig algemene bewerkingen uitvoeren, zoals lijsten met opsommingtekens maken, kolommen sorteren, tabellen, afbeeldingen, opmerkingen of formules toevoegen, lettertypen aanpassen en meer. En het is gratis. Upload uw bestaande bestanden. Google Documenten accepteert de meesgebruikte bestandsindelingen, inclusief DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, enzovoort. U kunt uw bestaande bestanden dus gemakkelijk uploaden.

2 Het werkt als volg: Ga naar Aan de rechterzijde van de pagina ziet u de onderstaande afbeelding: Inloggegevens voor Virus In Public intern vipdocs2009

3 Wachtwoord: virusinpublic Inloggegevens voor het google account met post by night postbynight Wachtwoord: post2009 Indien u de juiste inloggegevens heeft gebruik, dan ziet u het volgende scherm in beeld Dit scherm laat alle bestanden zien, gesorteerd op datum. Hoe kunt u een document uploaden: Op ¼ van afbeelding ziet u aan de linkerzijde de tekst: Upload. Deze klikt u aan, vervolgens ziet u het volgende scherm in beeld

4 U heeft hier de optie om een document up te loaden vanaf uw computer of via een link op het WereldWijdeWeb. De mogelijk dient zich ook om de naam te wijzigen, dit is overigens ook mogelijk nadat het document is ge-üpload. De volgende afbeelding krijgt u overigens te zien zowel bij het uploaden als het wijzigen van een document te zien. U kunt ervoor kiezen om het document naar wens aan te passen, of om het op te slaan (zie rechterzijde) Indien u ervoor om een Excel bestandje te uploaden, dan upload u eerst het bestand. Nadat u het bestandje heeft geüpload verschijnt het volgende beeld op uw scherm: U heeft hier niet de mogelijk om voor de optie Save te kiezen. Excel bestandjes worden automatisch opgeslagen als u op het icoontje aanklikt, het icoontje vindt u aan de linkerzijde van het beeldscherm.

5 Nadat u een document heeft geüpload en opgeslagen, dan krijgt u de volgende afbeelding te zien Op de afbeelding ziet u ook aan de linkerzijde My folders. In de map My folders vindt u de mappen waarin alle documenten zijn gecategoriseerd. Momenteel bestaat er 3 mappen waaruit gewerkt wordt: Begroting event, Draaiboek event en Notulen. Elk van deze folders zijn weer onderverdeeld in maanden. Dit zorgt voor overzicht en duidelijkheid. Hoe plaats u een document in een map 1 U klikt op all items

6 U vindt de documenten aan die u let op: in één map wilt uploaden Vervolgens klikt je achtereenvolgens op: Folders, My folders, de map waar u het document in wilt plaatsen. Als laatste klikt u op Apply changes, het document is nu in de juiste map geplaatst. Iemand uitnodigen en bestanden delen Indien u ervoor kiest om iemand uit te nodigen, zodat de betreffende persoon een kijkje kan nemen in uw bestanden, klik dan met de rechtermuisknop op de betreffende folder, Share, Invite people. Zie afbeelding.

7 Vervolgens krijgt u de onderstaande afbeelding te zien. U kunt voor twee opties kiezen: To edit: U geeft hier de uitgenodigde de mogelijkheid om het document in te zien en te wijzigen To view: U geeft hier de uitgenodigde de mogelijkheid tot enkel en alleen inzage van het document De genodigde krijgt de volgende in zijn mailbox te zien Opent de genodigde de link, dan ziet de betreffende persoon het volgende te zien

8 Vervolgens wordt de juiste map en document aangeklikt. De volgende afbeelding wordt op het scherm getoond. Indien de uitgenodigde gemachtigd is om het document aan te passen, dan dient er op Open te worden geklikt. Wijzigen van het document is mogelijk, evenals opslaan. Pagina 3