Aanpassen mailtemplates

Transcriptie

1 Aanpassen mailtemplates figlo.com

2 De mails die automatisch vanuit het systeem worden verstuurd bij het aanmaken of wijzigen van nieuwe accounts kunnen naar wens worden aangepast. Onderstaande geeft een korte beschrijving van dit proces. Deze aanpassingen kunnen alleen worden gedaan door diegene binnen de organisatie die beschikt over de managers inlog. Log in op Klik op het pijltje boven organization explorer. figlo.com 2

3 Dubbelklik op de organisatie naam, of klik de naam aan en kies voor modify. figlo.com 3

4 Kies voor het tabblad Mail templates figlo.com 4

5 De templates die gebruikt worden voor een nieuwe Adviseursinlog zijn: Advisor account created user name Advisor account created password De templates die gebruikt worden voor een Gebruikersinlog (inlog waarmee u uw klant toegang geeft): Client account created user name Client account created password Templates die voor zowel adviseur als gebruiker worden verstuurd na aanpassen tijdelijk wachtwoord: Account modified Allereerst download u de standaard templates naar uw computer. Klik hiervoor aan de linkerzijde de gewenste template aan en vervolgens kunt u aan de rechterzijde deze template downloaden. figlo.com 5

6 U dient zowel de HTML template als de TXT template aan te passen. In verreweg de meeste gevallen zal de HTML template verstuurd worden en dit is ook de variant die het meeste aan uw wens is aan te passen. De TXT variant is bestemd voor het unieke geval waarbij de ontvanger geen HTML kan ontvangen. Het bestand wat u heeft opgeslagen kunt u op uw computer openen m.b.v. Notepad2 (een gratis tool). U ziet onderstaande code staan. U kunt het bestand ook openen in uw browser, in dat geval ziet u de versie die uw klant in zijn mailbox ontvangt. In Notepad: In Internet Explorer: figlo.com 6

7 In Notepad past u de template aan naar uw wens. In de bovenste tekstregels wordt bepaald welke lettertypes (font) gebruikt worden en welke grootte. De regel waarin de gebruikersnaam (of wachtwoord) wordt gestuurd dient u in tact te laten. Onderstaande is de wijze waarop u een link verwerkt die de klant aan kan klikken. De blauwe tekst na href is het volledige webadres waarheen moet worden gelinkt, de zwarte tekst daarna is de tekst die verschijnt in de . Hier hebben we in het begin bepaald dat deze link in de kleur #cc6600 (oranje) getoond moet worden. Onderstaande regels horen aan elkaar maar voor de leesbaarheid zijn ze even in 2 delen geknipt. Deze volledige regel resulteert in een plaatje (img) waar op geklikt kan worden en waarbij een video op Youtube (href) wordt opgestart. Alle plaatjes en video s dienen online beschikbaar te zijn om gebruikt te kunnen worden in de templates. Tevens hebben we de maten van de plaatjes aangegeven (height en width) en de plaats in de template, in dit geval center. Tip: Als u bepaalde zaken in uw template wilt dan is de code vaak als voorbeeld op internet terug te vinden. Als u bijvoorbeeld zoekt op HTML cursief dan vindt u vrij snel de code die u hiervoor dient te gebruiken. Figlo Support kan tot bepaalde hoogte uw vragen over het aanpassen van mailtemplates beantwoorden. Voor het uitbesteden van het aanpassen van uw mailtemplates aan Figlo worden kosten in rekening gebracht. figlo.com 7

8 Selecteer het tabblad mailtemplates. Kies aan de linkerzijde (1) het bericht wat u wilt aanpassen. Na het selecteren van het bericht kunt u kiezen voor test e- mail (2) waarbij dit bericht verstuurd wordt naar het adres wat aan uw inlog is gekoppeld. Is dit het bericht wat u wenst aan te passen dan kiest u aan de rechterzijde voor download (3). U dient beide bestandsformaten te downloaden en aan te passen. Niet iedereen is in staat om HTML bestanden te ontvangen. Sla deze bestanden op, op een makkelijk terug te vinden locatie op uw computer. Door het pijltje achter save aan te klikken verschijnt de optie save as, waarbij u zelf de locatie kunt aangeven. Om de bestanden te kunnen openen dient u te beschikken over het gratis programma Notepad2. Dit is op de supportpagina van onze website te downloaden. Om het bestand te openen zoekt u de opgeslagen bestanden op, op de opgeslagen locatie. Klik het bestand aan met de rechtermuistoets en selecteer de optie openen met (open with). Met name het HTML bestand bestaat uit veel kleuren en tekens. Het is van belang om geen wijzigingen aan te brengen in de gekleurde tekst of in de tekst die tussen haken is geplaatst. Vermijd ook het gebruik van speciale tekens. Na het aanpassen van beide bestanden (html en txt) slaat u deze bestanden op onder exact dezelfde naam. U overschrijft hiermee het oude bericht. Hierna keert u terug naar de figlomanager en kiest bij het juiste bericht voor de button upload. U selecteert het juiste bestand. Pas als beide bestanden zijn geupload, herkenbaar aan het groene vinkje klikt u op ok. Nu vindt de daadwerkelijke verwerking van de nieuwe berichten plaats. Met test kunt u vervolgens controleren of e.e.a. is gelukt. figlo.com 8