Handleiding Back-up Online Windows Versie april 2017

Transcriptie

1 Handleiding Back-up Online Windows Versie april 2017

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding Dashboardmail 3 Hoofdstuk 2. Installatie Installatieprocedure vanuit de installati Installatie van uw Back-up Online Installatieprocedure vanaf kpn.com Belangrijkrijk: uw wachtwoord Opnieuw installeren 6 Hoofdstuk 3. Functies van Back-up Online Back-up Online hoofdscherm Overzicht Het maken en beheren van een back-up Herstellen Restore Only modus Voorkeuren Geavanceerde functionaliteit Verbindingstest Back-up legenda Verborgen bestanden Back-upfilters 15 Hoofdstuk 4. Beveiligingsmaatregelen 16 2 van 16

3 Hoofdstuk 1. Inleiding Met Back-up Online slaat u uw bestanden via internet automatisch op en deze bewaren wij veilig in de datacenters van KPN. Mocht er iets misgaan, bijvoorbeeld met uw harde schijf, dan haalt u met Back-up Online al uw bedrijfsinformatie eenvoudig weer terug. 1.1 Dashboardmail De software van Back-up Online zorgt ervoor dat na eenmalige installatie en configuratie, een automatische back-up wordt gemaakt van de door u geselecteerde bestanden. U ontvangt dagelijks een dashboardmail van KPN. Zo weet u precies weet welke bestanden zijn opgeslagen in de Cloud of bij welke bestanden er eventuele problemen zich hebben voorgedaan. In deze handleiding leggen we u uit hoe u uw Back-up Online instelt. 3 van 16

4 Hoofdstuk 2. Installatie 2.1 Installatieprocedure vanuit de installati Installatie van uw Back-up Online U hebt de installati ontvangen en wilt Back-up Online installeren op uw pc. Klik op de installatiebutton in de om het installatiebestand op te slaan. Open hierna de map en start de installatie. Figuur 1. Bestandsnaam bij downloaden vanuit de installati 2.2 Installatieprocedure vanaf kpn.com Hebt u de software gedownload vanaf kpn.com/downloadbackuponline en wilt de installatie starten? Open dan de map waarin u het installatiebestand hebt opgeslagen. Dubbelklik op het bestand met uw muis. De installatieprocedure gaat direct van start.. Figuur 2. Bestandsnaam bij downloaden vanaf kpn.com 1. Vul hier de licentiecode in welke u hebt ontvangen in de oplevermail. Hebt u de software direct gedownload vanuit de oplevermail dan wordt deze stap overgeslagen. Figuur 3. Invoer Licentiecode 2. Back-up Online controleert nu de gegevens en haalt benodigde gegevens op. Afhankelijk van de snelheid van uw pc en internetverbinding kan dit enkele minuten duren. Figuur 4: voorbereiding installatie 4 van 16

5 3. Hier geeft u een persoonlijk wachtwoord op. Met dit wachtwoord worden al uw bestanden in de back-up versleuteld. Als u uw wachtwoord vergeet of kwijtraakt, kunt u uw back-up niet meer terughalen. Bewaar uw wachtwoord dus goed. Figuur 4. Invoer Wachtwoord 4. U krijgt u een overzicht van Back-up Online. Hierin geeft u aan of de gegevens naar uw adres worden verstuurd of worden uitgeprint. Figuur 5. Overzicht instellingen 5. Hier ziet u een voorbeeld van de die naar u wordt verstuurd. Deze is aangemaakt door Back-up Online met uw eigen programma. Figuur 6. met overzicht en wachtwoord 6. Nadat u de vorige stap hebt uitgevoerd kunt u op Gereed klikken. Back-Up Online zal nu op de achtergrond installeren. kunt u aan de slag. Figuur 7. Installatie voltooien Figuur 9. Back-Up Online geinstalleerd 1. Back-up Online is nu geïnstalleerd en klaar voor gebruik. Ga hiervoor naar Hoofdstuk van 16

6 2.2.1 Belangrijkrijk: uw wachtwoord Zorg ervoor dat u uw wachtwoord voor Back-up Online zorgvuldig bewaart. Wij kunnen uw wachtwoord niet terughalen of resetten. Als u uw wachtwoord niet meer weet, is het nodig uw huidige account op te zeggen en een nieuw account aan te vragen. 2.3 Opnieuw installeren Bij een 2e installatie krijgt u de melding dat de licentie al eerder is gebruikt. Dit is om te voorkomen dat Back-up Online op 2 verschillende pc s geïnstalleerd wordt. Dit zorgt namelijk voor onbruikbare backupbestanden. Installeert u Back-up Online opnieuw na bijvoorbeeld een crash van uw harde schijf? Dan kunt u vanzelfsprekend doorgaan met de installatie. De installatieprocedure ziet er als volgt uit: Figuur 10. Bestandsnaam bij downloaden vanaf de website Vul hier de licentiecode in welke u hebt ontvangen in de oplevermail. Hebt u de software direct gedownload vanuit de oplevermail dan wordt deze stap overgeslagen. Figuur 11. Invoer Licentiesleutel Back-up Online controleert nu de gegevens en haalt de benodigde data op. Afhankelijk van de snelheid van uw pc en internetverbinding kan dit enkele minuten duren Figuur 12. Voorbereiding installatie Vul het eerder door u aangemaakte wachtwoord in en klik op volgende Figuur 13. Invoer wachtwoord 6 van 16

7 Figuur 14. Melding herinstallatie Figuur 15. Back-Up Online geinstalleerd Omdat u een herinstallatie uitvoert, krijgt u de melding dat het contract al een keer eerder gebruikt is. Mocht u Back-up Online opnieuw installeren om alleen een Restore uit te voeren, ga dan verder bij hoofdstuk 3.5 Restore Only modus. Als u Back-Up Online opnieuw installeert om deze volledig te gebruiken (bijvoorbeeld bij een her-installatie), ga dan verder bij de volgende stap en kies: Ja. Back- Up Online zal zelf de installatie starten. Als u het scherm van Back-Up Online onderin uw beeldscherm ziet, is deze volledig geinstalleerd en bruikbaar. Back-up Online is nu geinstalleerd en klaar voor gebruik. De instellingen zoals de data die geback-upped moet worden is zoveel mogelijk overgenomen uit een eerdere installatie. 7 van 16

8 Hoofdstuk 3. Functies van Back-up Online Back-up Online beschikt over de volgende functies, automatische: Back-up van bestanden op uw pc of laptop Back-up van geopende bestanden via VSS (Volume Shadow Copy Service) Back-up van veelgebruikte mappen: Mijn Favorieten Mijn Documenten Outlook / Outlook Express / Windows Mail 3.1 Back-up Online hoofdscherm Figuur 16. Hoofdscherm 8 van 16

9 Bovenaan het hoofdscherm staan 5 knoppen: KPN Back-up Online Overzicht Backup Herstellen Voorkeuren 3.2 Overzicht In het hoofdscherm van Back-up online onder Overzicht vindt u een weergave van de meest recente back-up en de back-up geschiedenis (figuur 16). U vindt bij: Meest recente back-up: De datum van de laatste back-up en de grootte daarvan Van welke bestanden en mappen er een back-up gemaakt is De status van de client. Of de client overeenkomt met de opslag in het datacenter van KPN Back-up bronnen: Overzicht van de verschillende bronnen die door Back-up Online bruikbaar zijn voor back-up. De beschikbaarheid van de bronnen worden bepaald van uit het abonnement Back-up Online Back-up geschiedenis: De status van de back-up op de dagen van de maand, waarbij de status van de back-up met een kleurcode wordt aangegeven 9 van 16

10 3.3 Het maken en beheren van een back-up Om uw back-up te beheren en te maken, volgt u de volgende stappen: Stap 1: klik op Backup om uw back-ups te beheren en een back-up te maken, zie figuur 16. Stap 2: klik op Bewerken om de bestanden te selecteren die u wilt back-uppen. Klik vervolgens op: De pijltjes voor de mappen om deze verder uit te klappen Het hokje, wat past bij uw situatie: Niet geselecteerd Niet alles in deze map is geselecteerd Bestand geselecteerd of alles in de map geselecteerd met uitzondering van gefilterde bestanden Opslaan als u klaar bent met de selectie Stap 3: klik op Backup uitvoeren om de back-up te starten. Vervolgens: Verschijnt er een overzicht waar Back-up Online op dat moment mee bezig is Klikt u op Toon grafieken om een grafische weergave te starten Verschijnt er een pop-up zodra de back-up is afgerond Ziet u bij Overzicht de status 3.4 Herstellen Figuur 87. Herstelscherm In bovenstaande figuur ziet u het venster Herstellen geopend. Hier kiest u voor: De sessie die u wilt herstellen De bestanden die u wilt herstellen. De bestanden die u wilt herstellen naar een andere locatie Het zoeken naar een specifiek bestand om te herstellen in alle sessies Zodra u op de knop Herstellen klikt, start de herstelsessie. Als u gegevens terugzet zonder een andere locatie op te geven. Dan worden de gegevens op de originele locatie teruggezet. Hierdoor kan het bestand met dezelfde naam op deze locatie overschreven worden. Het is aan te raden om de gegevens op een andere locatie terug te zetten. Of eerst te controleren op recentere bestanden op die locatie. 10 van 16

11 3.5 Restore Only modus De installatie staat eerder in dit document beschreven (zie Hoofdstuk 2.3: 2.3 Opnieuw installeren). Als u de Restore Only hebt gekozen, dan ziet u Back-Up Online onderin uw scherm staan als deze geïnstalleerd is: Figuur 18. Back-Up Online geinstalleerd Als u het scherm opent, dan ziet u staan dat de applicatie alleen in de Restore Only modus geinstalleerd is: Figuur 19. Back-Up Online in Restore Only modus Kies als eerste de datum waarvan u de Restore wilt uitvoeren: Figuur 20. Datumselectie Als u de datum gekozen hebt, kunt u het bestand (of bestanden) aanvinken die u wilt herstellen: Figuur 21. Bestandsselectie 11 van 16

12 Kies vervolgens waar u de bestanden terug wilt zetten.: Figuur 22. Herstellen naar. Als u op Bladeren klikt, komt er een nieuw scherm waar u de keuze kunt maken om de bestanden naar toe te schrijven. Selecteer de map waar u het bestand (of de bestanden) terug wilt zetten, u doet dat door op de map te klikken: Figuur 23. Map selecteren 12 van 16

13 Als u alle gegevens ingevuld hebt, dan ziet u de knop Herstellen oplichten. Zodra u daarop klikt zal de Restore uitgevoerd worden: Figuur 24. Restore starten Via een voortgangsbalk ziet u de voorgang van de Restore. Figuur 25. Voortgang Restore 13 van 16

14 3.6 Voorkeuren Meer uitleg over de functies onder Voorkeuren is online terug te vinden via de link kpn.com/functiesbackuponline. Onder het tabje Voorkeuren kunt u de volgende extra instellingen doen: Taal van de software Tijd van de Back-up, belangrijk hierbij is: Dat uw pc aanstaat Dat er een werkende internetverbinding is Het adres waar de dashboardmail naartoe wordt gestuurd, met daarin het overzicht van uw back-up Het adres waar de dashboardmail naartoe wordt gestuurd, met het overzicht van uw herstelacties Klik op Opslaan om uw voorkeuren op te slaan. Figuur 26. Tabblad Voorkeuren Meer informatie over de functionaliteiten zijn te vinden op kpn.com, in zoeken naar tik de trefwoorden Back-up Online voorkeuren in. 14 van 16

15 3.7 Geavanceerde functionaliteit Back-up Online heeft ook functies voor geavanceerd gebruik. Deze staan standaard niet aan en zijn voor het functioneren van de software niet van belang. Het is belangrijk dat u over kennis van deze functionaliteiten beschikt als u onderstaande functies gebruikt. Meer uitleg vindt u op de servicepagina kpn.com/service Verbindingstest De verbindingstest is om te zien waar een eventuele storing in de software zit als Back-up Online niet werkt. Deze verbindingstest vindt u als u in de software op KPN Back-up Online klikt en vervolgens op Verbindingstest. Hier ziet u welke versie van Back-up Online u gebruikt. De verbindingstest hebt u alleen nodig als een expert van KPN hierom vraagt. Zij kunnen dan een betere analyse maken waarom Back-up Online niet goed functioneert Back-up legenda In het hoofdscherm onder Overzicht vindt u de Back-upgeschiedenis. Met een kleur staat bij de dag aangegeven wat de status was van de back-up. Klik op de datum waar u meer informatie over wilt. Van de betreffende back-up. Vervolgens ziet u bij Verwerkte bestanden het aantal foutmeldingen een getal staan met een streep eronder: Verwerkte bestanden: Bestanden die geback-upt zijn, dit kunnen nieuwe of gewijzigde bestanden zijn. Bestanden die niet gewijzigd zijn, hoeven ook niet geback-upt te worden Aantal foutmeldingen: de foutmeldingen op bestandsniveau of een ander probleem. Het soort foutmelding geeft aan wat het probleem is Verborgen bestanden Wilt u specifieke verborgen bestanden back-uppen? Klik dan bij Back-up op bewerken. In de pop-up die verschijnt ziet u linksonder de mogelijkheid Toon verborgen bestanden. En dat is ook precies wat er dan gebeurt Prestaties Als de software van Back-up Online grote impact heeft op uw server of internetverbinding, dan kunt bij Prestaties extra beperkingen opleggen. Bijvoorbeeld de bandbreedte beperken voor Back-up Online tijdens het maken van de back-up Archievering Met archivering wordt ingesteld dat een succesvolle back-up sessie langer dan de retentie periode bewaard blijft. Voor archivering wordt geen extra back-up sessie uitgevoerd. De eerstvolgende succesvolle back-up, na het archivering ingestelde tijdstip, wordt gebruikt als archief punt Back-upfilters U hebt een map op uw pc, die uw Word-documenten bevat, maar bijvoorbeeld ook een aantal mp3-bestanden. U wilt in dit geval alleen Word documenten back-uppen. Maar omdat er een back-up van de hele map wordt gemaakt, past u iedere keer de bestandsselectie aan. Hier is een oplossing voor. U gaat naar: Voorkeuren en vervolgens kiest u links voor Backupfilters. Vervolgens geeft u aan dat bijvoorbeeld bestandextensie *.mp3 en *.mpg in de betreffende map niet geback-upt hoeven te worden Het vraagteken bij deze optie geeft hier meer informatie over. 15 van 16

16 Hoofdstuk 4. Beveiligingsmaatregelen 4.1 Beveiligingsmaatregelen U kunt zelf een belangrijke bijdrage leveren aan het beveiligen van uw informatiestromen en (elektronische) persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw gebruikersnaam en wachtwoord of het beveiligen van uw interne draadloze netwerk. Wij adviseren u daarom om zelf ook effectieve beveiligingsmaatregelen te treffen. Dit kan bijvoorbeeld door een erkende installateur in te schakelen. Voor tips en aanvullende informatie kunt u terecht op kpn.com/zakelijkveiliginternetten. 16 van 16