Back-up Online van KPN Handleiding Windows 8. Pc Client built

Transcriptie

1 Back-up Online van KPN Handleiding Windows 8 Pc Client built

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Systeemeisen Installatie Back-up Online configureren Taakbalk optie Mijn computer Taakbalk optie Instellingen Back-up Online statusinformatie Taakbalk optie Overzichten Taakbalk optie Voortgang status Taakbalk optie Over Maken van een Back-up Selectie maken Handmatig starten van een back-up Automatisch starten van een back-up Controle van de back-up Herstellen van bestanden Herstellen via het Herstel tabblad Herstellen via het Zoeken in Backup tabblad Extra hulp Handleiding Back-up Online Pagina 2

3 1 Inleiding Met Back-up Online worden uw belangrijke bestanden veilig in een CyberCenter (datacenter) van KPN bewaard. Zo zijn alle voor u belangrijke bestanden zoals s, brieven, foto s, etc. beschermd tegen verlies en ook wanneer er iets met uw pc gebeurt. Om de back-ups te kunnen maken via Back-up Online wordt er gebruikgemaakt van een programma waarmee u back-ups kunt samenstellen en inplannen. Dit is tevens het programma dat de verbinding met het CyberCenter van KPN maakt en uw bestanden op een veilige wijze verstuurt. Via het Back-up Online-programma kunt u ook bestanden vanuit het CyberCenter terugzetten op uw computer. Deze handleiding beschrijft de installatie en het gebruik van Back-up Online. Wij adviseren u deze instructies voor gebruik goed door te lezen. Deze handleiding is van toepassing op de Microsoft Windows 8 besturingssysteem: Tips of uitzonderingen op de tekst voor bijvoorbeeld een bepaald besturingssysteem worden in een groen kader, cursief en vetgedrukt weergegeven. Deze handleiding is gebaseerd op Back-up Online-software met de Nederlandse taalinstelling. Wanneer u een andere taalinstelling gebruikt, is het mogelijk dat u woorden vanuit de handleiding moet vertalen naar de betreffende taal. Windows 8 interfaces: Binnen Windows 8 zijn 2 verschillende interfaces, namelijk de Metro- en de Desktop-interface. Met de Windows 8 Metro-interface wordt het venster bedoeld met de tegels. Zie Figuur 1 Met de Windows 8 Desktop-interface wordt de interface bedoeld die veel overeenkomsten heeft met Windows XP, Vista en 7. Zie Figuur 2 Figuur 1 - Windows 8 Metro interface Figuur 2 - Windows 8 Desktop interface Handleiding Back-up Online Pagina 3

4 2 Systeemeisen Back-up Online heeft de volgende minimale systeemeisen nodig: Besturingssysteem: Windows 8 Processor: Intel Pentium IV Geheugen: 256 MB RAM-geheugen Schijfruimte op harde schijf (voor de installatie): 500 MB Overige vereisten: - Een werkende internetverbinding - Back-up Online vereist ook schijfruimte voor een lokaal back-upregister. Hierin worden onder andere de instellingen van de Back-up Online-software opgeslagen. De schijfruimte die nodig is voor het lokale back-upregister is 1% van de bestanden die u daadwerkelijk wilt back-uppen Handleiding Back-up Online Pagina 4

5 3 Installatie Voordat u kunt beginnen met de installatie van Back-up Online dient u de software te downloaden. In de bevestigings vindt u de knop waar u door middel van één keer klikken de software kunt downloaden. Het downloaden van de Back-up Online-software kan zowel via de Metro-interface als via de Desktop-interface. Let op dat u met het Administrator of Beheerdersaccount bent ingelogd! Vervolgens krijgt u een scherm op de software te downloaden of uit te voeren. U kiest hier voor uitvoeren. Indien u het onderstaande scherm krijgt, dan kiest u voor JA om zo Backup Online toestemming te geven zich te mogen installeren op uw computer. Tijdens de installatie kan het voorkomen dat uw beveiligingssoftware/firewall aangepast moet worden om Back-up Online toegang te verlenen tot het internet. Het is belangrijk dat u (wanneer u dit verzoek krijgt) de firewall toestemming geeft om Back-up Online contact met het internet te laten maken. Raadpleeg eventueel de handleiding van uw beveiligingssoftware/firewall om te zien hoe u deze kunt instellen. Tijdens de installatie wordt u gevraagd om een wachtwoord in te voeren. Met dit wachtwoord wordt uw data beveiligd. U hebt dit wachtwoord nodig als u later bestanden terug wilt halen uit uw back-up of wanneer u de software opnieuw wilt installeren. Wanneer de software opnieuw geïnstalleerd moet worden en u weet het wachtwoord niet meer dan kunnen er geen bestanden uit uw back-up teruggehaald worden. Wij adviseren u daarom om dit wachtwoord niet op uw pc op te slaan, maar op een veilige plaats te bewaren. Handleiding Back-up Online Pagina 5

6 Voer in het onderstaande veld een persoonlijk wachtwoord of zin in en klik op Volgende. Bewaar dit wachtwoord zorgvuldig. Zonder dit wachtwoord kunt u niet meer bij uw bestanden. Wanneer u de software opnieuw installeert, gebruikt u het wachtwoord dat u bij de eerste installatie hebt opgegeven. Als laatste in het installatieproces krijgt u eenmaal het Installatieoverzicht. Deze kunt u vervolgens mailen naar een adres naar keuze en/of afdrukken zodat u deze informatie ook op papier heeft staan. Het wachtwoord welke u zelf heeft verzonnen staat ook op dit overzicht. Het is dus belangrijk dat u deze gegevens niet op een voor iedereen toegankelijke locatie goed bewaart. Pas als u het Installatieoverzicht heeft verzonden of heeft afgedrukt, dan kunt klikken op Afronden en zal Backup Online voor de eerste keer worden opgestart. Zie hoofdstuk 4 Back-up Online Configureren voor de verdere configuratie van Back-up Online. Handleiding Back-up Online Pagina 6

7 4 Back-up Online configureren Het scherm van de Back-up Online software bevat aan de linker kant een taakbalk met knoppen waarin de hoofdtaken zijn ingedeeld. Door op deze knoppen te klikken, kunt u instellingen wijzigen, back-up- en hersteltaken uitvoeren. De taakbalk bestaat uit de volgende onderdelen: Mijn computer: Hier vinden de meest voorkomende handelingen plaats: Selecteren van bestanden om te back-uppen of terug te zetten op uw pc (herstel) Uitvoeren van een back-up en herstel De meest recente versie van een bestand zoeken Onder voorkeuren kunt u aangeven welke soorten bestanden (bijvoorbeeld filmbestanden) u niet wilt laten back-uppen Instellingen: Hier kunt u verschillende opties configureren: adres voor dashboard Back-up starttijd Taal van het programma Overzichten: Bekijk de rapportage van uw back-upactiviteiten. Voortgang Status: Hier kunt u zien hoe de voortgang van uw back-up vordert. Over: Algemene informatie over het programma en updates zoeken. De Taakbalkopties Mijn Computer en instellingen zijn nodig voor het configureren van Back-up Online. Deze opties worden in hoofdstuk 4.1 en 4.2 uitgelegd.. De Taakbalkopties overzichten, Voortgang status en Over zijn nodig voor het opvragen van de back-up status en Back-up Online software informatie. Deze opties worden uitgelegd in hoofdstuk 5 KPN Back-up Online status informatie. 4.1 Taakbalkoptie Mijn computer Wanneer u in de Back-up Online-software klikt op Mijn Computer ziet u 4 tabbladen: Backup Herstel Zoeken in Backup Voorkeuren Backup Wanneer u het tabblad Backup opent, ziet u een zogenaamde boomstructuur met daarin uw lokale stations, onderliggende mappen- en bestandsstructuur. Door te klikken op de plus- en mintekens kunt u mappen openen en sluiten. Selecteer hier de mappen en/of bestanden waarvan u een back-up wilt maken. Selecteer alleen data die voor u belangrijk zijn. Zo voorkomt u dat het maken van een back-up onnodig lang duurt. Ook is het af te raden om bijvoorbeeld de gehele C-schijf te selecteren. Uw computer heeft namelijk zelf veel bestanden in gebruik en maakt tijdelijke bestanden aan die tijdens het back-upproces weer verdwijnen. Dit kan onterechte foutmeldingen opleveren. Het is mogelijk dat u zowel grijze als zwarte vinkjes voor bestanden en mappen ziet staan. Een zwart vinkje houdt in dat alle onderliggende bestanden en mappen worden geback-upt Een grijs vinkje houdt in dat niet alle onderliggende bestanden en mappen zijn geselecteerd. De bestanden en mappen die niet geselecteerd zijn, worden dus ook niet opgenomen in de back-up Bestanden met een bestandsextensie die in het tabblad Voorkeuren zijn opgegeven worden niet geback-upt. Handleiding Back-up Online Pagina 7

8 Wanneer u handmatig een back-up wilt starten, kunt u op dit tabblad klikken op de knop Start Backup. De eerste back-up die u maakt, kan meer tijd in beslag nemen. Dit komt omdat uw bestanden de eerste keer volledig verstuurd moeten worden via uw internetverbinding. Afhankelijk van de hoeveelheid data die u geselecteerd hebt en de uploadsnelheid van uw internetverbinding kan dit uren tot soms wel dagen duren. Nadat de eerste back-up gemaakt is, gaat het maken van een volgende back-up sneller. Dit komt doordat nu alleen de nieuwe of gewijzigde bestanden verzonden hoeven te worden. Herstel Wanneer u bestanden en mappen uit een back-up terug wilt halen, kan dat via het tabblad Herstel. Meer informatie voor het terughalen van bestanden en mappen vindt u in hoofdstuk 7 Herstellen van bestanden. Zoeken in Backup Via het tabblad Zoeken in Backup kunt u naar specifieke bestanden zoeken in de back-up. U kunt bijvoorbeeld zoeken op bestandsnaam en bestandsextensies. Wanneer u een bestand gevonden hebt, is het ook mogelijk om het bestand terug te halen. U kunt dan onder in het venster een alternatieve locatie opgeven waar het bestand opgeslagen kan worden. In hoofdstuk 7 Herstellen van bestanden wordt dit verder uitgelegd. Voorkeuren In het tabblad Voorkeuren kunt u aangeven welke bestandsextensies niet geback-upt hoeven te worden. Tijdens de installatie van de Back-up Online-software hebt u al kunnen aangeven of er bestandsextensies moeten worden uitgesloten. Deze uitsluitingen worden vervolgens in de lijst getoond bij het tabblad Voorkeuren. Als er bijvoorbeeld *.doc in de lijst staat, worden alle bestanden met een.doc extensie NIET meegenomen in de back-up. Onder in het tabblad ziet u de knoppen Bewerken en Verwijderen. Wilt u een bestandsextensie bewerken dan moet u de betreffende extensie uit de lijst selecteren en vervolgens op Bewerken klikken. U kunt vervolgens de extensie aanpassen. Wilt u een bestandsextensie uit de lijst verwijderen, selecteer dan de extensie die u wilt verwijderen en klik vervolgens op de knop Verwijderen. Handleiding Back-up Online Pagina 8

9 4.2 Taakbalkoptie Instellingen Wanneer u in de taakbalk op de knop Instellingen klikt ziet u 2 tabbladen: Algemeen Proxy Algemeen Het tabblad Algemeen is opgedeeld in enkele kaders. Overzichten: U ontvangt over de uitgevoerde back-up een rapportage per , de zogenaamde Dashboard . In het veld voor dagelijkse rapportage kunt u één of meerdere adressen opgeven. Bij het invoeren van meerdere adressen dient u tussen de adressen een puntkomma (;) in te typen. In het veld Verstuur dashboard kunt u aangeven hoe vaak u deze rapportage wenst te ontvangen. Wijziging hiervan heeft geen gevolgen voor de momenten waarop de back-up zelf wordt gemaakt. Tijdschema: Hier kunt u aangeven op welk tijdstip de back-up dagelijks gemaakt moet worden. Taal: Om de taalinstelling te veranderen, kunt u bij de optie taal een andere taal kiezen. Proxy Standaard hoeft u hier niets in te stellen. Deze instelling is alleen van toepassing als u gebruikmaakt van een bedrijfsnetwerk met een proxy server. Raadpleeg hiervoor de systeembeheerder(s) van uw bedrijf. Handleiding Back-up Online Pagina 9

10 5 Back-up Online statusinformatie Het scherm van de Back-up Online-software bevat een taakbalk (links in het scherm) met knoppen waarin de hoofdtaken zijn ingedeeld. De Taakbalkopties Mijn Computer en instellingen zijn nodig voor het configureren van Back-up Online. Deze opties worden uitgelegd in hoofdstuk 4 Back-up Online Configureren. De Taakbalkopties overzichten, Voortgang status en Over zijn nodig voor het opvragen van de back-upstatus en Back-up Online-software-informatie. Deze opties worden in dit hoofdstuk uitgelegd. 5.1 Taakbalkoptie Overzichten Door in de taakbalk op Overzichten te klikken, kunt u zien wat de status is van de laatst gemaakte back-up. In deze paragraaf worden de meest belangrijke onderdelen uitgelegd waaraan u kunt zien of de laatste back-up geslaagd is. Het kader om het overzicht is één van de meeste opvallende indicatoren. Dit kader kan 3 verschillende kleuren hebben: Groen: Deze kleur geeft aan dat de back-up die in de laatste 24 uur gemaakt is succesvol is voltooid Geel: Deze kleur geeft aan dat de laatste back-up tussen 24 en 48 uur geleden is gemaakt Rood: Deze kleur geeft aan dat de laatste back-up ouder is dan 48 uur Een tweede indicator is de statusmelding in de rechter bovenhoek van de overzichtspagina. De status kan één van de volgende waarden bevatten: Gereed: Laatste back-up die is gemaakt is succesvol voltooid In bewerking: Momenteel wordt er een back-up gemaakt. Voltooid met fouten: Tijdens de laatste back-up hebben zich fouten voorgedaan. In de kolom aantal fouten ziet u hoeveel fouten zich hebben voorgedaan. Via het sessie-overzicht ziet u wat de fout is geweest Geannuleerd: De laatste back-up die gestart is, is door de gebruiker geannuleerd. In het overzicht laatste succesvolle backup is te zien wanneer er voor het laatst een succesvolle back-up is gemaakt. Onder in het Overzichten venster zit een knop Sessie Overzicht. In het sessie-overzicht kunt u de status zien van back-ups die in het verleden zijn gemaakt. Tevens kan hier gekeken worden of en welke fouten er zich hebben voorgedaan. 5.2 Taakbalkoptie Voortgang status Wanneer er een back-up of een herstel is gestart, kunt u de status van de back-up of herstel terugzien via de knop Voortgang status. Wanneer er een back-up op of een herstel wordt uitgevoerd, ziet u ook in de grafiek een afbouwende lijn. Dit geeft aan hoeveel data er nog moet worden geback-upt. Wanneer er geen back-up of herstelactie wordt uitgevoerd, wordt als voortgangsstatus het volgende worden getoond Het systeem wacht op een volgende opdracht. 5.3 Taakbalkoptie Over Door op Over in de taakbalk te klikken, vindt u de basisinformatie over het programma,,uw licentie, het versienummer, de productcode en de eventuele maximale datalimiet binnen uw licentie. Daarnaast kunt u handmatig controleren of er updates voor uw Back-up Online-software beschikbaar zijn. Om deze handeling uit te voeren, klikt u op Controleer op updates. Standaard voert de software deze controle automatisch uit. Handleiding Back-up Online Pagina 10

11 6 Maken van een back-up In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe een back-up gemaakt kan worden. Er zijn 2 manieren om een back-up te maken, namelijk automatisch en handmatig. Beide manieren worden in dit hoofdstuk uitgelegd. De eerste back-up die u maakt, kan meer tijd in beslag nemen. Dit komt doordat uw bestanden de eerste keer volledig verstuurd moeten worden via uw internetverbinding. Afhankelijk van de hoeveelheid data die u geselecteerd hebt en de uploadsnelheid van uw internetverbinding kan dit uren tot soms wel dagen duren. Nadat de eerste back-up gemaakt is, gaat het maken van een volgende back-up veel sneller. Dit komt doordat nu alleen de nieuwe of gewijzigde bestanden verzonden hoeven te worden. 6.1 Selectie maken Wanneer u de Back-up Online-software start, klikt u op de taakbalkoptie Mijn Computer. Klik vervolgens op het tabblad Backup. In het tabblad Backup ziet u een zogenaamde boomstructuur met daarin uw lokale stations, onderliggende mappen- en bestandsstructuur. Door te klikken op de plus- en mintekens kunt u mappen openen en sluiten. Selecteer hier de mappen en/of bestanden waarvan u een back-up wilt maken. Selecteer alleen data die voor u van belang zijn. Zo voorkomt u dat het maken van een back-up onnodig lang duurt. Ook is het af te raden om bijvoorbeeld de gehele C-schijf te selecteren. Dit omdat het besturingssysteem van uw computer zelf veel bestanden in gebruik heeft. Bovendien maakt uw pc tijdelijke bestanden aan die tijdens het back-upproces weer verdwijnen. Dit levert dan onterechte foutmeldingen op. Het is mogelijk dat u zowel grijze als zwarte vinkjes voor bestanden en mappen ziet staan Een zwart vinkje houdt in dat alle onderliggende bestanden en mappen worden geback-upt. Een grijs vinkje houdt in dat niet alle onderliggende bestanden en mappen zijn geselecteerd. Deze bestanden en mappen die niet geselecteerd zijn, worden dus ook niet opgenomen in de back-up Standaard worden alleen de meest belangrijke mappen getoond in de boomstructuur. Wanneer u links onderin het venster het vinkje zet voor Toon alle bestanden verschijnen de mappen in de boomstructuur die standaard door het besturingssysteem worden verborgen. De selectie die is gemaakt, wordt automatisch opgeslagen. Het is dus niet nodig om voor het maken van een backup de selectie opnieuw te maken. 6.2 Handmatig starten van een back-up Wanneer er een selectie is gemaakt van bestanden die in de back-up moeten worden opgenomen, kunt u handmatig de back-up starten door op de knop Start Backup te klikken in het Backup tabblad. De back-up wordt nu gestart. Elke keer dat er een back-up gestart wordt, handmatig of automatisch, wordt dit gezien als een back-upsessie. Er worden maximaal 28 back-upsessies bewaard. Dit houdt dus ook in dat er bestanden hersteld kunnen worden van maximaal 28 back-upsessies geleden. Nadat de back-up is voltooid, is het aan te raden deze te controleren. Het controleren van de back-up wordt in hoofdstuk 6.4 Controle van de Back-up uitgelegd. Handleiding Back-up Online Pagina 11

12 6.3 Automatisch starten van een back-up Tijdens de installatie van de Back-up Online-software werd gevraagd op welk tijdstip er dagelijks een back-up gemaakt mag worden. De opgegeven tijd is terug te vinden door op de taakbalkoptie Instellingen te klikken. Hier kunt u de tijd ook weer wijzigen. Wanneer de computer op het opgegeven tijdstip aanstaat, wordt er een back-up gemaakt. Zorg er wel voor dat de bestanden en mappen die u wilt back-uppen opgenomen zijn in de selectie. Zie hoofdstuk 6.1 Selectie maken voor meer informatie over het maken van de selectie. Elke keer dat er een back-up gestart wordt, handmatig of automatisch, wordt dit gezien als een back-upsessie. Er worden maximaal 28 back-upsessies bewaard. Dit houdt dus ook in dat er bestanden hersteld kunnen worden van maximaal 28 back-upsessies geleden. 6.4 Controle van de back-up Het is aan te raden om regelmatig de resultaten van de gemaakte back-ups te controleren. De resultaten van de back-ups kunt u vinden onder de taakbalkoptie Overzichten. Een uitgebreide omschrijving van deze pagina vindt u in hoofdstuk 5.1 Taakbalk optie Overzichten. Tevens is het mogelijk om een dashboard te ontvangen waar het resultaat van de laatste back-up wordt getoond. Tijdens de installatie van de Back-up Online-software hebt u hiervoor een adres opgegeven. De instellingen van de dashboard kunt u terugvinden onder de taakbalkoptie instellingen, tabblad Algemeen. Handleiding Back-up Online Pagina 12

13 7 Herstellen van bestanden Het herstellen van bestanden kan op 2 manieren gedaan worden, namelijk via het Herstel tabblad en via het tabblad Zoeken in Backup. Beide tabbladen zitten onder de taakbalkoptie Mijn computer. Kies Herstel, wanneer u meerdere bestanden of mappen wilt herstellen Kies Zoeken in Backup wanneer u een enkel bestand wilt herstellen 7.1 Herstellen via het Herstel tabblad. Om meerdere bestanden en/of mappen vanuit een eerder gemaakte back-up te herstellen, klikt u in de taakbalk op Mijn computer. Daarna klikt u op het tabblad Herstel. Als eerste bepaalt u van welke datum en tijd u de bestanden terug wilt halen. U kunt dit doen door op het Herstel tabblad, rechts bovenin, achter Tijdstip backup, de back-upsessie te kiezen met de gewenste datum en tijd waarvan u de bestanden en mappen wilt herstellen. Elke keer dat er een back-up gestart wordt, handmatig of automatisch, wordt dit gezien als een back-upsessie. Er worden maximaal 28 back-upsessies bewaard. Dit houdt dus ook in dat er bestanden hersteld kunnen worden van maximaal 28 back-upsessies geleden. Selecteer vervolgens de gewenste mappen en bestanden door vinkjes te zetten in de checkbox per bestand of map. Geef nu aan naar welke locatie u de bestanden en/of mappen wilt plaatsen: - Het advies is om bestanden en mappen te herstellen naar een andere locatie. Dit voorkomt dat juiste bestanden worden overschreven. Wanneer u de bestanden naar een andere map wilt terugzetten dan de oorspronkelijke map waar de back-up gemaakt werd, klikt u op Bladeren onderaan het scherm. Kies vervolgens de gewenste map en klik op OK. De locatie van de herstelmap wordt weergegeven in de regel Herstel naar (Bijvoorbeeld C:\Herstel). U kunt vervolgens de bestanden en mappen controleren en handmatig terugzetten naar de oorspronkelijke of gewenste locatie - Als u niet naar een specifieke map wilt herstellen, maar de situatie wilt herstellen zoals die geweest is ten tijde van de back-up, laat u dan het Herstel naar invulveld leeg. Alle bestanden worden dan naar de originele plaats teruggezet. Als u ervoor kiest de bestanden en mappen terug te laten plaatsen naar de originele plaats, dan worden de huidige bestanden op uw pc overschreven. Ook wanneer er op uw pc nieuwere versies van deze bestanden staan. Klik op Herstellen onderaan in het scherm. Handleiding Back-up Online Pagina 13

14 7.2 Herstellen via het Zoeken in Backup tabblad Via het tabblad Zoeken in de Backup kunt u naar specifieke bestanden zoeken in de back-up. U kunt bijvoorbeeld zoeken op bestandsnaam en bestandsextensies. Vul de bestandsnaam, gedeelte van de bestandsnaam of bestandsextensie in het zoekveld. Klik vervolgens op Zoeken. Wanneer u een bestand gevonden hebt, is het mogelijk om het bestand terug te halen. U kunt dan onderin het venster een alternatieve locatie opgeven waar het bestand opgeslagen kan worden. - Het advies is om het bestand te herstellen naar een andere locatie. Dit voorkomt dat juiste bestanden worden overschreven. Wanneer u het bestand naar een andere map wilt terugzetten dan de oorspronkelijke map waar de back-up gemaakt werd, klikt u op Bladeren onderaan het scherm. Kies vervolgens de gewenste map en klik op OK. De locatie van de herstelmap wordt weergegeven in de regel Herstel naar (Bijvoorbeeld C:\Herstel). U kunt vervolgens het bestand controleren en handmatig terugzetten naar de oorspronkelijke of gewenste locatie - Als u niet een specifieke map wilt herstellen, maar de situatie wilt herstellen zoals die geweest is ten tijde van de back-up, laat u dan het Herstel naar invulveld leeg. Alle bestanden worden dan naar de originele plaats teruggezet. Als u ervoor kiest het bestand terug te laten plaatsen naar de originele plaats, dan wordt het huidige bestand op uw pc overschreven. Ook wanneer er op uw pc nieuwere versies van dit bestand staan. Klik op Herstellen onderaan in het scherm. Handleiding Back-up Online Pagina 14

15 8 Extra hulp Veelgestelde vragen over Back-up Online kunt u vinden op kpn.com/helpbackuponline Wanneer u een storing ondervindt met uw Back-up Online kunt u deze melden via het gratis telefoonnummer Wij zijn 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar. Handleiding Back-up Online Pagina 15