Datum 17 oktober 2011 Betreft Inspectie duurzame digitale toegankelijkheid informatiehuishouding

Transcriptie

1 Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap > Retouradres Postbus BL Den Haag uwv T.a.v. de plv. voorzitter van de Raad van Bestuur de heer A. Paling Postbus HG AMSTERDAM Koninginnegracht 25 Den Haag Postbus BL Den Haag Contactpersoon N.C.J. Chapel T chapel@erfgoedinspectie.nl IPC 3500 Betreft Inspectie duurzame digitale toegankelijkheid informatiehuishouding Bijlagen 3 Geachte heer Paling, Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die op 12 juli 2011 is uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding bij uw organisatie. Doel van de inspectie is om antwoord te krijgen op de vraag in hoeverre digitale informatie binnen de afgesproken termijnen beschikbaar, raadpleegbaar en vindbaar is. Voorts of UWV risico's loopt op deze 'duurzame toegankelijkheid' van digitale informatie en welke risico's dat zijn. Informatie is een basisingrediënt voor het goed presteren en functioneren van een organisatie. Een belangrijk aspect is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd in de verschillende informatiesystemen die samen het archief van UWV vormen. Het spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, in ieder geval voor de periode dat deze informatie voor uw organisatie en andere belanghebbenden van belang is. In een digitale omgeving is deze 'duurzame' toegankelijkheid niet vanzelfsprekend geregeld en geborgd. Voor de Erfgoedinspectie 1 is het bovenstaande aanleiding om in 2011 en 2012 een inspectieprogramma 2 uit te voeren dat zich richt op afspraken over de digitale informatiehuishouding en op toegankelijkheid, selectie, bewaring en vernietiging van digitale informatie. De inspectie bij UWV maakt onderdeel uit van dit programma. 1 2 Zie bijlage 3 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie Zie bijlage 2 voor een context-omschrijving van deze inspectie Pagina 1 van 10

2 Te beginnen met een algemeen beeld en de voornaamste conclusies en aanbevelingen, biedt deze rapportage inzicht in de belangrijkste risico's en de mogelijkheden tot verbetering op het gebied van de duurzame toegankelijkheid. Het primaire kader voor deze inspectie vormt de Archiefwet Algemeen beeld Om de dienstverlening en bedrijfsvoering te kunnen verbeteren zet UWV de komende jaren in op verdere digitalisering. Belangrijk onderdeel hiervan is een generieke digitale archiefomgeving. Het streven naar een digitale archiefomgeving is vastgelegd in het conceptbeleidsplan UWV DIV-beleid en in het Informatieplan De afgelopen jaren heeft UWV zich ingespannen om de fysieke archieven op orde te krijgen en om de archieven en archiefbescheiden die zich in de verschillende applicaties bevinden te inventariseren. Momenteel bevinden zich, naast het bestaande elektronisch archief en de fysieke dossiers, archiefbescheiden in verschillende applicaties, inclusief de kantoorautomatiseringomgeving. UWV heeft, zoals het zelf aangeeft, een Versnipperd archieflandschap', waarbij het mogelijk is dat belangrijke informatie buiten elk regime van digitale archivering wordt opgeslagen. Omdat archiefbescheiden onbedoeld en ongewenst vernietigd kunnen worden bestaat de kans dat belangrijke informatie op cruciale momenten ontoegankelijk of onvindbaar zal blijken te zijn. Hierdoor ontstaat het risico dat UWV niet aan de doelstelling om de bedrijfsvoering en de dienstverlening te verbeteren kan voldoen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat informatie tegen de wettelijke regels in te lang in de systemen aanwezig blijft met het risico dat bijvoorbeeld persoonsgegevens niet op de wettelijke termijn vernietigd worden. Aanbevelingen Om bovengenoemde risico's te ondervangen doe ik u de volgende aanbevelingen. Breng, om onterechte vernietiging en verlies van belangrijke informatie te voorkomen, alle archiefbescheiden die zich in applicaties bevinden binnen het regime van het elektronisch archief. Om het doel van één digitaal archief in 2015, ter ondersteuning van een volledig digitaal werkend UWV, te kunnen realiseren, beveel ik u aan de Pagina 2 van 10

3 visie en het beleid, zoals vastgelegd in het eerder genoemde conceptbeleidsplan DIV-beleid en in het 2aar Informatieplan 2011 vast te stellen en uit te voeren. Het is van belang om de eisen die aan duurzame toegankelijkheid gesteld expliciet in de ontwikkeling worden van dit digitale archief mee te nemen. In bijlage 1 gaat de rapportage dieper in op zes thema's, waar indien relevant, op detailniveau eveneens aanbevelingen zijn gedaan. De inspectie is met deze rapportagebrief afgesloten. Indien u daar prijs op stelt ben ik graag bereid deze rapportage toe te lichten. Zoals in de aankondigingsbrief is vermeld wordt deze rapportage openbaar gemaakt en op de website van de Erfgoedinspectie gepubliceerd. Met vriendelijke groet. Mevr. drs. G.P.M. Scholte hoofdinspecteur collecties en archieven Pagina 3 van 10

4 Bijlage 1 De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief van UWV aan de hand van zes thema's Digitale informatie en digitaal archief Informatie die binnen de werkprocessen gegenereerd en uitgewisseld wordt, vormt het archief van de organisatie. Deze informatie bevindt zich voor een belangrijk deel in de verschillende applicaties en systemen die binnen de organisatie worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. UWV maakt geen onderscheid tussen digitale en papieren archiefbescheiden. Gegevens en documenten, zowel ontvangen en opgemaakt in de primaire als de ondersteunde processen worden als archiefbescheiden beschouwd. Dit is vastgelegd in de Regeling archiefbeheer De huidige situatie is nog hybride, er zijn digitale en fysieke dossiers, waarbij in 2011 de fysieke dossiers nog de overhand hebben. In de praktijk en ook in de beleidsstukken worden verschillende termen gebruikt voor archiefbescheiden, zoals documenten, archiefwaardig materiaal of objecten. Aanbeveling Ik beveel u aan de definitie van het begrip archiefbescheiden in het UWV DIVbeleid aan te scherpen en vast te leggen. Visie en beleid De ontwikkelingen op het gebied van de digitale informatiehuishouding en de digitale archivering volgen elkaar in snel tempo op. Het is onontbeerlijk voor een organisatie om een visie op en beleid voor de informatiehuishouding en het digitale archief te hebben. Visie en beleidsplan stellen het management in staat te beslissen over de te volgen strategie en de te nemen stappen om tot een zo Pagina 4 van 10

5 doelmatig mogelijke informatiehuishouding te komen, met inbegrip van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. UWV heeft een visie op en beleid voor de digitale archivering, vastgelegd in de nota UWV DIV-beleid Dit beleidsplan beschrijft de transitie van papier naar digitaal, waarbij, ter ondersteuning van het digitaal werken en de digitale dienstverlening door UWV, in 2015 digitaal archiveren leidend zal zijn. In het meerjareninformatieplan en het Jaarinformatieplan 2011 is e- archivering als speerpunt opgenomen. In deze documenten is ook de samenhang vastgelegd tussen e-archivering en e-werken en -dienstverlening. De duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving is zowel in de visie als het beleid verankerd en, doordat de afdeling DIV onderdeel uitmaakt van het Architectuur Review Board, binnen het systeem geborgd. Het conceptbeleidsplan waarin de visie op en het beleid voor digitale archivering is vastgelegd is echter nog niet vastgesteld. Uitvoering van dit beleidsplan is een onmisbare schakel in het bereiken van het toekomstbeeld van digitaal werken en digitale dienstverlening bij UWV Aanbeveling Ik beveel u aan de visie en het beleid vast te stellen en uit te voeren. Organisatie en personeel Er moet bij de organisatie voldoende kennis aanwezig zijn over de digitale informatiehuishouding en in het bijzonder de eisen die gesteld worden aan de digitale archivering. Er moet voldoende personeel zijn om alle taken met betrekking tot de digitale informatiehuishouding uit te voeren Concrete afspraken over het omgaan met digitale informatie, vastgelegd in een (on-line) handleiding of werkinstructies zijn noodzakelijk. UWV heeft een DIV-afdeling van 175 fte, waarbinnen de benodigde competenties op het gebied van archivering in een digitale omgeving aanwezig zijn, zowel voor de dagelijkse uitvoering van het werk als voor advies en beleid. In de eerder genoemde nota UWV DIV-beleid wordt uitgebreid aandacht besteed aan de rol van de DIV-afdeling in de gewenste digitale situatie. Door UWV wordt de personele organisatie zowel kwantitatief als kwalitatief als voldoende beschouwd. Pagina 5 van 10

6 Toegankelijkheid Om informatie te kunnen raadplegen, moet deze toegankelijk zijn. In de eerste plaats moet duidelijk zijn welke archiefbescheiden worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Informatie moet geordend, beschreven en beheerd worden om op termijn toegankelijk te blijven. Het toekennen van metadata aan digitale informatie is een belangrijke voorwaarde voor de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. ome referentie UWV hanteert een ordeningsplan en een metadataschema voor het elektronisch archief. Bij UWV zijn er naast het elektronisch archief nog veel fysieke dossiers en verschillende digitale archiefomgevingen in gebruik. Tevens worden interne documenten binnen de KA-omgeving opgeslagen. UWV heeft een overzicht van gebruikte en uitgefaseerde applicaties en heeft voor een deel overzicht in welke systemen zich archiefbescheiden bevinden. Voor de toegankelijkheid van het elektronisch archief zijn de nodige maatregelen getroffen. De archieven en archiefbescheiden van UWV bevinden zich in uiteenlopende applicaties, zelf spreekt UWV van een 'versnipperd archieflandschap', met als gevolg dat de toegankelijkheid van het gehele archief niet kan worden gewaarborgd. Aanbeveling Het is belangrijk alle digitale archieven en archiefbescheiden binnen het regime van het elektronisch archief onder te brengen. Selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst. Onrechtmatige vernietiging van digitale archiefbescheiden houdt het risico in dat belangrijke informatie verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. UWV heeft en hanteert een vastgestelde selectielijst. De bewaartermijnen worden in het elektronisch archief toegepast. Buiten dit regime vallen de in het voorafgaande hoofdstuk genoemde interne documenten en mogelijk een aantal digitale systemen waarvan niet duidelijk is welke archiefbescheiden zich in die systemen bevinden. Pagina 6 van 10

7 De bewaartermijnen uit de selectielijst worden op de archiefbescheiden in het elektronisch dossier toegepast. Echter de selectielijst wordt nog niet op alle archiefbescheiden toegepast, bijvoorbeeld niet op die binnen de kantoorautomatisering. Niet alle archiefbescheiden vallen onder het regime van de selectielijst. Dit kan leiden tot onrechtmatig vernietigen of onrechtmatig te lang bewaren. Het laatste vormt een risico wanneer het persoonsgegevens betreft. Aanbeveling Om te voorkomen dat informatie onbedoeld verloren raakt of te lang wordt bewaard, beveel ik u aan de selectielijst op alle archiefbescheiden toe te passen. Duurzame digitale toegankelijkheid Digitale bestanden moeten actief onderhouden worden om gedurende hun bewaartermijn leesbaar en interpreteerbaar te blijven. Het is daarom van belang om bij aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Afspraken over elementen als het gebruik van open standaarden, een voorziening voor tijdige conversie en migratie en bewaking van authenticiteit van de informatie kunnen worden opgenomen in een bewaarstrategie. UWV houdt bij de aanschaf, het beheer en de uitfasering van applicaties rekening met de duurzame toegankelijkheid van de informatie in die applicaties. In de eerder genoemde conceptvisie op de DIV worden beleidsuitspraken gedaan en keuzes gemaakt die een begin van een bewaarstrategie vormen. Zoals eerder vermeld moet deze conceptvisie nog wel worden vastgesteld. Aanbeveling Het is belangrijk dat de bewaarstrategie expliciet wordt vastgelegd en onderdeel gaat uitmaken van de architectuur van UWV. Pagina 7 van 10

8 Deelnemers aan het inspectiegesprek op 12 juli mevrouw P. Kiens (beleidsadviseur) de heer G.J. de Graaf (hoofd DIV) Erfgoedinspectie: mevrouw P. Velthuijs-Bechthold (inspecteur) de heer N.CJ. Chapel (inspecteur) Verantwoording en bronnen De grondslag voor de conclusies en aanbevelingen vormt de nota van bevindingen, die de Erfgoedinspectie met UWV heeft afgestemd, aangevuld met het navolgende bronmateriaal: - UWV, jaarinformatieplan 2011 Vervolgonderzoek e-archieven, deeltraject SONAR, versie 1.2, 5 januari 2011 Applicatie Roadmap , visie op samenhang in vijf applicatiedomeinen, versie 1.2, Regeling Archiefbeheer UWV, Staatscourant 17 september 2004, nr UWV DIV-beleid , Informatie in context - DIV 2.0 samen professionaliseren. Deel I - Koers van de DIV-functie, versie O.5., 5 juli 2011 Pagina 8 van 10

9 Bijlage 2 Duurzame digitale toegankelijkheid; een onderzoek van de Erfgoedinspectie In 2011 en 2012 voert de Erfgoedinspectie een onderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Aanleiding voor dit onderzoek is de ervaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties en de periodieke monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk beeld hebben wat archiveren in een digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het archiveren in een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de centrale overheid. Hierbij zal een vergelijking worden gemaakt met de situatie in 2005, zoals door de Erfgoedinspectie beschreven in het rapport Een dementerende overheid? In dit rapport werd gewezen op het risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie ernstige gaten in het bedrijfsgeheugen ontstaan. Belangrijk onderdeel van het onderzoek wordt gevormd door inspecties bij 24 organisaties die een doorsnee beeld van de centrale overheid vertegenwoordigen. Andere onderdelen van het onderzoek bestaan uit bepaalde uitkomsten van de monitor van de Erfgoedinspectie en drie themagerichte onderzoeken naar digitaal archiefbeheer. De Erfgoedinspectie zal eind 2011, begin 2012 een overkoepelend rapport over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden publiceren. Daarnaast zal elke van de 24 geïnspecteerde organisaties een samenvattend rapport met aanbevelingen ontvangen. Uiteindelijke doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving kan worden gewaarborgd. Pagina 9 van 10

10 Bijlage 3 De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid De Erfgoedinspectie houdt toezicht op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. De Erfgoedinspectie ziet in opdracht van de minister van OCW toe op de informatiehuishouding van de centrale overheid, op het behoud en beheer van de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en -verzamelingen, de archeologische en gebouwde monumenten, de archeologische opgravingen en vondsten en de beschermde stads- en dorpsgezichten. Voor wat betreft het toezicht op de informatiehuishouding ligt de focus van de Erfgoedinspectie op de archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, zowel in de vorm van gegevens als documenten, zowel digitaal als niet-digitaal. Subject van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuurorganen voor wat betreft de openbaar gezag taak en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Pagina 10 van 10