Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cuftuuren Wetenschap

Transcriptie

1 Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cuftuuren Wetenschap Retouradres Postbus BL Den Haag Centraal Planbureau T.a.v. dr. G.M.M. Gelauff, onderdirecteur Postbus GM DEN HAAG Datum 11 juni 2013 Betreft Inspectie duurzame toegankelijkheid Erfgoedinspectie IPC 3500 Rijnstraat 50 Den Haag Postbus BL Den Haag Contactpersoon P.J.M. Velthuijs-Bechthold T velthuys@erfgoedinspectie.nl Onze referentie Uw referentie Bijlagen 3 Geachte heer Gelauff, Hierbij bied ik u de rapportage aan van de inspectie die op 21 september 2012 is uitgevoerd naar de digitale informatiehuishouding bij uw organisatie. Op 31 mei 2013 vond nog een nader gesprek plaats naar aanleiding van de concept rapportage. Doel van de inspectie is om antwoord te krijgen op de vraag in hoeverre digitale informatie binnen de afgesproken bewaartermijnen beschikbaar, raadpleegbaar en vindbaar is. Voorts of het Centraal Planbureau (CPB) risico's loopt op het gebied van deze 'duurzame toegankelijkheid' van digitale informatie en welke risico's dat zijn. Te beginnen met een algemeen beeld en de voornaamste conclusies en aanbevelingen, biedt deze rapportage inzicht in de belangrijkste risico's en de mogelijkheden tot verbetering op het gebied van de duurzame toegankelijkheid. Het primaire kader voor deze inspectie vormt de Archiefwet Algemeen beeld Het CPB is een onderzoeksinstituut dat de gevolgen voor de economie van nieuw beleid of beleidswijzigingen analyseert en de effecten van beleid evalueert. Het CPB maakt ook schattingen over de ontwikkeling van de Nederlandse en mondiale economie in opdracht van verschillende overheden of op eigen initiatief. Het CPB is onderdeel van het ministerie van Economische Zaken maar opereert onafhankelijk van de minister. Het CPB bestaat uit een directie, vier ondersteunende afdelingen en vijf sectoren waarbinnen de onderzoeken plaatsvinden en valt als onderdeel van het ministerie van Economische Zaken voor al zijn werkprocessen onder de Archiefwet. Pagina 1 van 15

2 De medewerkers van het G^B maken, al lange tijd digitale archiefbescheiden op. Een bijzondere categorie wordt gevórmd door de data en modellen die worden gemaakt, met behulp yah éconoitietrische éh statistische software. Het digitale informatiebeheer wordt bij het CPB in kleine stapijés vormgegeven sinds Op dit moment is de situatie vrij gecompliceerd: viaipilots wordt een DMS geïmplementeerd. Daarin bevinden zich echter nog lang niet alle digitale bestanden waaruit het archief van het CPB bestaat. De meeste digitale bestanden worden bewaard op de primaire fileserver. Het,CPB beschikt echter niet over een compleet en actueel overzicht van zijn archiefbestanddelen en de locaties waar zij zich bevinden. De toega'rikenjkheid van het archief loopt hierdoor gevaar waardoor het CPB het risico loopt zich niet volledig te kunnen verantwoorden. De Erfgoedinspeetiè heeft óp :basis vari: deze inspectie over het algemeen een positieve'indruk gekregen van de wijze..waarop het CPB: zijn informatiebeheer heeft aangepakt. De inspectjè realiseert zich dat het CPB zich 'midden in een d gitaliseringproces bevindt.! Dit próces wordt óp grond van een beknopte visie en daarnaast praktische overwegingen vormgegeven. Voor wat betreft de zeven deelaspecten waar de inspectie naar, heeft gekeken js ons béeld voornamelijk positief maar signaleren we pok dat dergétróffen jmaatregelen in een aantal gevallen niet volledig aan de eisen van de Archiefwet tegemoet komen. Zo is de volledigheid van het CPB-archief niet geheel gewaarborgd. De definitie van het begrip archiefbescheiden die het CPB hanteert, sijpelt vooral pp voorbeelden niaar hierin zijn concepten van rapporten niet inbegrepen. Ik vind het belangrijk het CPB te'wijzen op deze omissies in het archiefbeheer omdat zij de organisatiéj onnodig kwetsbaar maken en kunnen verhinderen dat het archief zijn functies volledig vervult. Samenvattende conclusie' i Het CPB werkt al sinds,lange tijd digitaal..digitaaj archiveren verkeert echter op dit moment nog in de pijotfase. De orgamsatiëltrekt hierin haar eigen plan. Een aantal noodzakelijke instrumenten, zoals een eenduidige definitie van het begrip archiefbescheiden, een samenhangende visie op;de digitale informatiehuishouding en een systeem van kwalitieitszorg voor de informatievoorziening moeten nog vérder vorm krijgen. I Voornaamste aanbevelingen Om de bovenstaande risico's te ondervangen doé ik de volgende aanbevelingen: Pagina 2 van 15

3 Stel een samenhangende definitie op van het begrip archiefbescheiden gebaseerd op het principe 'procesgebonden informatie'. Neem controle op de juiste uitvoering van het archiefbeheer op in de interne controles van de kwaliteit van de onderzoeken om correcte archiefvorming en de volledigheid van de dossiers te waarborgen. In bijlage 1 gaat deze rapportage, aan de hand van zeven thema's, dieper in op de bevindingen en worden er aanvullende en meer gedetailleerde aanbevelingen gedaan. Achtergrond Binnen de rijksoverheid is afgesproken dat de kerndepartementen uiterlijk in 2015 digitaal werken en dat uiterlijk in 2017 burgers en bedrijven digitaal zaken moeten kunnen doen met de overheid. Dit impliceert dat de informatiehuishouding van de meeste overheidsorganisaties op korte termijn volledig digitaal zal zijn. Een belangrijk aspect van de digitale informatiehuishouding is het geheugen van de organisatie, zoals dit is vastgelegd in de verschillende informatiesystemen die samen het archief van Centraal Planbureau vormen. Het spreekt voor zich dat de informatie in dit geheugen toegankelijk moet blijven, in ieder geval voor de periode dat deze informatie voor uw organisatie en andere belanghebbenden van belang is. In een digitale omgeving is de 'duurzame' toegankelijkheid niet vanzelfsprekend geregeld en geborgd. Voor de Erfgoedinspectie 1 is de digitalisering van de rijksoverheid aanleiding om een inspectieprogramma 2 uit te voeren dat zich richt op afspraken over de digitale informatiehuishouding en op toegankelijkheid, selectie, bewaring en vernietiging van informatie. De inspectie bij uw organisatie maakt onderdeel uit van dit programma. Graag ontvang ik van u een reactie op de in dit rapport gedane aanbevelingen. 1 2 Zie bijlage 4 voor een korte beschrijving van de Erfgoedinspectie Zie bijlage 3 voor een context-omschrijving van deze inspectie Pagina 3 van 15

4 I" ' I Onze referentie Zoals in cie aahkondigingsbrief is/verrheld Wordt deze rapportage openbaar gemaakt en op de website van de Erfgoedinspeetiè gepubliceerd. De inspectie is met deze rapportagebrief afgesloten. Indien ü daar prijs op stelt, ben ik.graag'bereid dezé ^rapportage toe te lichten. Een kopie van deze brief is gestuurd naar drs P.J.M. Kolkman, CIO van het ministerie van. Economische Zaken eh aan :de':algfemene,,.rijksarehivaris Met vriéndelijke groet. Mw. drs. G.P.M. Scholte hoofdinspecteur collecties en archieven Pagina 4 van 15

5 Bijlage 1 De duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding en het digitale archief van het Centraal Planbureau aan de hand van zeven thema's Digitale informatie en digitaal archief Informatie die binnen de werkprocessen gegenereerd en uitgewisseld wordt, vormt het archief van de organisatie. Deze informatie bevindt zich voor een belangrijk deel in de verschillende applicaties en systemen die binnen de organisatie worden gebruikt. Eén van de voorwaarden voor een goed en duurzaam toegankelijk digitaal archief is een heldere en binnen de organisatie gedragen definitie van wat onder digitale archiefbescheiden en digitaal archief moet worden verstaan. Bevinding Het CPB geeft aan dat het begrip archiefbescheiden zoals gedefinieerd in de Archiefwet 1995 de organisatie slechts 'beperkt houvast' geeft om te kunnen bepalen welke bestanden gearchiveerd moeten worden 3. De organisatie heeft op verscheidene plaatsen omschreven welke documenten zij als archiefbescheiden beschouwt. Het gaat bijvoorbeeld om een intranetpagina met betrekking tot archivering en om voorlichtingsmateriaal rond de introductie van het DMS. Ook verwijst het CPB naar de eigen selectielijsten als richtlijn voor de bepaling van welke archiefbestanden 'naar hun aard' onder het CPB behoren te berusten. De term die de organisatie hanteert is 'archiefwaardige' documenten en de omschrijvingen hebben de vorm van opsommingen van typen documenten die archiefwaardig zijn. Ook onderzoeksgegevens en s beschouwt het CPB nadrukkelijk als archiefbescheiden. Daarentegen worden tussenversies en/of concepten van publicaties niet als archiefbescheiden aangemerkt. 3 Memo dd. 28 november 2011 van het hoofd afdeling Interne Zaken en Beheer aan de sectoren en ondersteunende afdelingen betreffende archivering en procesondersteuning. Pagina 5 van 15

6 Conclusie De omschrijvingen van het begrip archiefbescheiden die het CPB hanteert, brengen, door het feit dat ze vooral zijn gesteld in de vorm van opsommingen van typen van 'archiefwaardige documenten', het risico met;zie^ andere, niet opgesomde/ typen documenten niet als archiefbescheideh beschouwd worden. Bovendien maakt het feit dat er y^^ toepassing van het begrip lastig. Ten slotte worden concepten en tussenversies van rappprten ten onrechte hietopgenomen ih dë omschrijvingen van het begrip. Aanbeveling Stel een definitie op van het begrip archiefbescheiden gebaseerd op het principe 'procesgebonden informatie''. Visie en beleid De Ontwikkelingen op het gebied van de digitale informatiehuishouding en de digitale archivering volgen elkaar in snel tempo op. Het is önpritbeerlijk voor eeh organisatie om een visie op en beleid vöorde;ihformatiehuishbuding en het digitale archief te hebben. Visie en beleidsplan stellen het management in staat te beslissen over de të volgen strategie en te nemen stappen. Deze strategie heeft als doel öm tot een zo doelmatig mogelijke-infom komen, met inbegrip van de duurzame'töegankélijkheid van digitale informatie. i i Bevinding Het CPB heeft geen volledig uitgewerkte visie opide digitale informatiehuishouding en beschikt niet over een lange termijn beleidsplan maar hanteert als perspéctief dat er uiteindelijk gehéél digitaal gewérkt zal.worden. Een termijn daarvoor is nog niet voorzien. De organisatie vindt het ; hiérbij)van belang dat de voorzieningen draagvlak zullen hebben en 'laagdrennpelig zullen' zijn. Een concreet doel is het bij elkaar brengen van het icéntralé 'formelei iarchièf'jen de sectorale, decentrale archieven. 4 De besluityonming oyer dë.;stappen om tot dit doel te komen, vindt plaats in de vergaderingen yan hét drrectiètëam 'dat daarbij wordt geadviseerd door de werkgroep digitaal archief. Uit de stukken die'ons ter beschikking staan, met name de verslagen van de vergaderingen v^n het directieteam, leiden we af dat de aanleiding tot het digitaliseren van het archief lag in de constatering, in 4 Memo'dd. 16 mei 2008 van de projëctgrdep:digitaai;archief'aani/hetjdirectie-team. Pagina 6 van 15

7 2003, door het directieteam, dat het archief van het CPB niet voldeed aan de eisen van de Archiefwet. Dit betrof met name het ontbreken van een selectielijst maar ook onvolkomenheden in de toegankelijkheid. Tussen 2003 en nu heeft de organisatie stap voor stap, via pilots, het nut en de haalbaarheid van digitaal archiveren beproeft en geëvalueerd. Vervolgstappen worden pas geformuleerd na afronding van de voorafgaande stap. Conclusie De strategie van het CPB bij de digitalisering van zijn archivering, zorgt ervoor dat de organisatie op doordachte wijze de digitalisering van de informatiehuishouding vorm geeft. Het ontbreken van een visie en een lange termijn beleidsplan maakt het echter lastiger voor de organisatie om koers te houden en efficiënt te plannen. Aanbeveling Leg de visie van het CPB op de digitale informatiehuishouding vast en stel een beleidsplan op waarin het bereiken van de gewenste situatie stapsgewijs in de tijd is uitgezet. Kwaliteitsborging Met de digitalisering van de informatiehuishouding is de hoeveelheid informatie explosief gegroeid en is het belang van betrouwbare en volledige informatie op de juiste tijd belangrijker dan ooit. Daarbij komt dat digitale informatie in alle haarvaten van de organisatie aanwezig is, maar tegelijkertijd minder grijpbaar is dan in de tijd van papieren dossiers. De behoefte aan sturing en control op de informatiehuishouding is hierdoor sterk toegenomen. Met het vertalen van kwaliteitseisen naar toetsbare normen worden de kwaliteitseisen in overeenstemming gebracht met zowel wet- en regelgeving met als de taken en verantwoordelijkheden van de organisatie. Met de inwerkingtreding van de Archiefregeling in 2011 is kwaliteitsborging een archiefwettelijke verplichting geworden. Bevinding De CPB-onderzoeken worden regelmatig aan kwaliteitscontroles onderworpen. Ten eerste vindt eens in de 5 jaar een externe controle plaats in de vorm van een visitatie door externe deskundigen. Dan wordt er gekeken naar een breed spectrum van aspecten die betrekking hebben op de kwaliteit van Pagina 7 van 15

8 1 ^ Onze referentie wetenschap^elijkïoridérzpek. Interne controle op de kwaliteit van het onderzoek vindt gestructureerd plaats rond ieder onderzdeksprpject/ Het principe van reproduceerbaarheid van de analyses speelt eén belangrijke rol in het onderzoek naar de kwaliteitvan de'cpb-onderzoèken en'hét CPB hecht daaróm belang aan het behpud van^dë.óhderzoekisgegéve^ CPB maakt de controle van de kwaliteit van de archivering échter geen óhderdeel uit. Conclusie. ] Hét CPB is zich bewust van zijn verahtwoordingsplicht met betrekking tot dé onderzoeksactiviteiten. De kwaliteitszorg' betrekking' pp het archiefbeheer, terwijl toch de reconstrüeerbaarhéid van de analyses alleen maar mogelijk is met een betrouwbaar archief. [Zie ook Organisatie en personeél] : Aanbeveling Neem de controle op de juiste uitvoering van hetjarchiefbeheer op in de kwaliteitscontroles met het oog op correcte archiefvorming, de volledigheid van de dossiers en daarmee de betrouwbaarheid vani jhet archief Organisatie en personeel' Bij een organisatie móét völdoènde kennis^ aanwezig zijn over de digitale informatiehuishouding en in.het bijzonder de éisen dié gesteld worden aan de. digitale archivering. Voorts rnoét ér voldoende personeel zijn om alle taken met j betrékking tót de digitale infprm^tiéhuïs^ voeren Concrete afspraken over het omgaan met digitalé informatie, vastgelegd in een I (on-line) handleiding of werkinstructiés zijn noodzakelijk. I Bevinding Binnen het CPB zijn voor wat betreft de organisatie van de archivering van digitale archiefbescheiden twee regimes te Onderscheiden. Voor de onderzoeken zijn er dë projectgroepen waarvoor per project.ëèn directory op de fileserver wordt gecreëerd. In een directory plaatsen de projëctgroepleden gegevens die betrekking hebben op het 'project. Alleen dë léden van de projectgroep hebben schrijfrechten., ;. ' Daarnaast is er de bedrijfsvoering die ervoor zorgt dat bepaalde digitale arehiëfbëschëideh worden opgèhömëri''.èn geregistreerd!in hét DMS. Het betreft Pagina 8.van 15

9 archiefbescheiden met betrekking tot beleid en ondersteuning maar ook betreffende projecten, zoals opdrachtbrieven. Hiervoor beschikt het CPB over twee medewerkers. Deze medewerkers zijn voor de aanlevering van archiefbescheiden die buiten de formele kanalen binnenkomen afhankelijk van de medewerkers in de primaire processen. Ter voorbereiding van een pilot in 2012 met het digitaal verwerken van de post in het DMS heeft het CPB verschillende voorlichtingsactiviteiten georganiseerd met als doel draagvlak te creëren voor het project. De voorlichting richt zich op het bewustmaken van de medewerkers van welke documenten in het archief behoren te worden opgenomen. De contactpersonen voor deze inspectie melden dat de aanbieding van documenten ter registratie steeds beter gaat. Conclusie De organisatie van het archiefbeheer van het CPB is kwetsbaar. De uitvoering aan de bedrijfsvoeringskant ligt in feite in handen van twee personen die afhankelijk zijn van de archiefdiscipline van de rest van de organisatie en daarbij niet worden ondersteund door een systeem van kwaliteitszorg. De vorming en het beheer van de projectarchieven is minder kwetsbaar omdat de medewerkers in de sectoren allen zijn doordrongen van het belang van de reproduceerbaarheid van de analyses. [Zie ook Kwaliteitsborging] Aanbeveling Zie mijn aanbeveling onder de paragraaf'kwaliteitsborging'. Toegankelijkheid Om informatie te kunnen raadplegen, moet deze toegankelijk zijn. In de eerste plaats moet duidelijk zijn welke archiefbescheiden worden beheerd en in welke applicaties deze archiefbescheiden zich bevinden. Informatie moet geordend, beschreven en beheerd worden om op termijn toegankelijk te blijven. Het toekennen van metadata aan digitale informatie is een belangrijke voorwaarde voor de toegankelijkheid van digitale informatie. Bevinding Het CPB onderscheidt in zijn archief drie onderdelen: beleid eigen organisatie, formele bestanden en publicaties+data en modellen. De eerste twee onderdelen vormen de zogenoemde centrale archieven, het derde onderdeel wordt aangeduid met de term decentrale archieven omdat de onderzoeken worden uitgevoerd in Pagina 9 van 15

10 projeetvorm en de archivering, plaatsvindt binnen de projectgroepen. Deze projectarchieven hebben jbetrekking: óp dè onderzoeksrapporten maar omvatten ook de aan hetrapport ten grondslag liggende data en modellen. Deze laatste bestanden zijn opgemaakt mét behulp va^speciëlistischè statistische en econometrische software; ''' J Zoals hierboven in dé.paragraaf'visie.én; beleid'al'werd geméld, werkt het CPB vanaf 2003 aan digitale, arcriivérih^ van de informatiëhuishoudihg is op ihet moment van dë vaststelling van dit rapport nog niet voltooid; Aan het streven naar digitale archivering lag de wens van het CPB ten grondslag om de centrale en de décentrale archieven te integreren. Ten behoeve van digitale archivering, js iri^oob het DMS ÓpenIMS ;aangeschaft. In een eerste pilot in 2010 werd duidelijk dat het DMS niet goed ih staat was om de dagelijkse onderzoeksactiviteiten te ondersteunen omdat de ondérzoekssoftware erbinnen niet functioneert. Een tweede pilot, die aanving in 2012, richtte zich op de archivering van de béstandenïh: hët,formeie archief, is verlengd tot de zomer van 2013 eh zal daarna wördèh.geëvalüeërd. Na'afró'nding van'de pilot zal de archivering yan de projectar;chieven wordén opgepakt. Het is de bedoeling dat uiteindelijk, naast de beleids-: en ondersteunende archieven, alle projectarchieven in het DMS zullen wórden opgenomen. Een streefdatum daarvoor is nog niet bepaald. Alle, archiefbescheiden die niet zijn opgenomen in OpenIMS, worden bewaard op de fileserver. Ten tijde van het onderzoek van de Erfgóedin'spectie was 80% van het archief van het CPB volledig digitaal en 20% hybride en een zeer klein deel papier. Het hybridë deehbestaaf uit gedigitaliséërdë dö.cumënten waarvan de papieren versie nog niet vernietigd: mag:rworden. Ih fëitëfisj dusihët'here: CPB-archief digitaal, op»j' i-,: ".,.1 de contracten na waarvoor 'natte'ihandtekenirigen verplicht zijn. Aan de documenten die worden geregistreerd in het DMS worden metadata gekoppeld volgens vaste 'sets. In hèt'óms.is eenjordeningsplan opgenomen en het systeem üs in staat öm rapportages te.generèren op bestanddeelniveau. Het CPB beschikt niet over ëën compleet en actuëel overzicht van al zijn archiefbéstanddelen (digitaal en papier) ën de Ipcatië waar zij zich bevinden. Ten slotte heeft het CPB eeh overzicht van de applicaties waar de organisatie gebruik van maakt en is het bureau bekènd ih wélke applicaties zich archiefbescheiden beyirideni ' 'i Pagina 10 van 15

11 Conclusie Het CPB heeft over het algemeen de toegankelijkheid van zijn archieven voldoende gewaarborgd. Het ontbreken van een overzicht van de feitelijke bestanden en hun locatie is echter een belangrijk aandachtspunt temeer omdat de organisatie deels nog in een hybride situatie verkeert en de digitalisering nog niet is voltooid. Aanbeveling Stel een compleet overzicht van de archiefbestanddelen op, inclusief de digitale, met daarin opgenomen de locaties waar deze bestanddelen zich bevinden. Selectie en vernietiging In een digitale omgeving moet vooraf, al bij het inrichten van een applicatie, rekening gehouden worden met het verwijderen en vernietigen van gegevens. Selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden mag uitsluitend plaatsvinden op grond van een vastgestelde selectielijst. Enerzijds is voortijdige vernietiging van digitale archiefbescheiden verboden en houdt dit het risico in dat belangrijke informatie verdwijnt, waardoor problemen met de bedrijfsvoering kunnen ontstaan en geen of onvoldoende verantwoording kan worden afgelegd. Anderzijds is het in verband met de privacywetgeving van belang dat archiefbescheiden niet langer bewaard worden dan de bewaartermijn voorschrijft. Bevinding Het CPB beschikt over een selectielijst die is vastgesteld in De lijst bestrijkt de periode vanaf de oprichting van het Bureau in 1945 en betreft de primaire processen. Voor de ondersteunende taken maakt het CPB gebruik van de rijksbrede lijsten op dit gebied. Op dit moment worden in het DMS geen bewaartermijnen toegekend bij opname in het systeem van de archiefbescheiden. Het is de bedoeling dat dit na afronding van de pilot wel gaat gebeuren. Via het systeem kunnen documenten waarvan de bewaartermijn is verstreken, worden verwijderd maar dat gebeurt nog niet. Archiefbescheiden die zich op de fileserver bevinden worden wel vernietigd. Anderzijds worden stukken echter vaak langer bewaard dan de termijn die in de selectielijst is aangegeven. Conclusie Het selectie-instrumentarium van het CPB is op orde. Pagina 11 van 15

12 / ) Pagina 12 van 15 Onze referentie Aanbeveling Geen aanbeveling. Duurzame digitale toegankelijkheid Digitale bestanden moeten actief onderhouden worden om gedurende hun bewaartermijn leesbaar en interpreteerbaar te bljjven. Het is daarom van belang om bij aanschaf en inrichting yan applicaties rekening te houden met de eisen voor duurzame toegankelijkheid. Afspraken hieroyer kunnen worden vastgelegd in een bewaarstrategie.: Daarin moeten ook elementen als het gébruik van open standaarden, een voorzienin'g vopr.tjjdigè conversie en'migratie en bewaking van authenticiteit van de informatie opgenomen zijn. > Bevinding, Het CPB heeft een aantal maatregelen getroffen om zijn digitale bestanden toegankelijk te houden.- Om de continuïteit te waarborgen wórden'de bestanden die zich op de primaire; filésetye secundaire fileserver zodat'dësecundajré van nood de taken van de primaire server kan óvërnèmerv Oók maakt dè organisatie; backups van de 'i i,: [,. bestandën op de fileserver. In het kader van duurzame toegankelijkheid, ook ten behoeve van de uiteindelijke overbrenging, worden tekstbëstanden opgeslagen in PDF en s in MIME. Voor wat betreft'de bestandën opgemaakt met behulp van de specifieke analysesoftware worden geen maatregelen getroffen om deze duurzaam toegankelijk te houden omdat dé seléctielijstshjeryobr. een bewaartermijn van 5 jaar voorschrijft. een Conclusie Het CPB heeft de duurzame digitale toegankelijkheid van zijn archieven over het algemeen voldoende gewaarborgd. ' Aanbeveling Geen aanbeveling.

13 Bijlage 2 Deelnemers aan het inspectiegesprek op 21 september 2012 Centraal Planbureau Mevrouw B. Brouwer, hoofd afdeling Interne Zaken en Beheer Dr. G.M.M. Gelauff, onderdirecteur Drs. Ë.L.M. Zijleman, hoofd Informatietechnologie en Onderzoeksondersteuning Erfgoedinspectie Mevrouw drs. A. Overbeeke, senior inspecteur Mevrouw drs. PJ.M. Velthuys-Bechthold, senior inspecteur Verantwoording en bronnen Archivering. Intranetpagina CPB. Roadshow archivering. Presentatie van OpenIMS, november Document Beheerplan ten behoeve van de implementatie van OpenIMS, mei Interne CPB memo's mbt archivering, 200, 2011 Verslagen van directieteamvergaderingen mbt archivering, 2003, 2005, 2006, 2008, Pagina 13 van 15

14 Bijlage 3 Duurzame digitale toegankelijkheid; een onderzoek van de Erfgoedinspectie, - ' De Erfgoedinspectie voert een onderzoek uit naar de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden Jn!ëen digitale omgeving. Aanleiding voor dit ondérzoëk is de èrvaring van de Erfgoedinspectie, uit onder andere inspecties eh dë'përiödiéke.monitor, dat overheidsorganisaties geen duidelijk; beeld hebben wat archiveren ih eën digitale omgeving precies inhoudt. Vaak wordt daaronder verstaan het a.rchitfëren in; een document management systeem en worden gegevens in bedrijfssystemen over het hoofd gezien. Doel van het onderzoek is om inzicht;te verkrijgen in de staat van de duurzame toegankelijkheid van; digitalé inforrnatie bij de centrale overheid. Hierbij'zal een vergelijking worden gemaakt met de situatie in 2005, zoals door de Erfgoédihspéetie beschrèyëri ih het rapport Een dementerende overheid? In dit rapport werd gewezen óp hét risico dat er bij ondeugdelijk beheer van digitale informatie ernstige gaten inihet bed'rijfsgeheugeiji ontstaan. Belangrijk onderdeel van het onderzoek zijn de iijispecties die in 2011 en 2012 bij 30 organisaties worden uitgevoerd. Dezë orgahisatiës vórmen een doorsnee beeld van de centrale overheid 5. Dè beviridihgeh luit dèzei inspecties worden aangevuld met de uitkomsten van de monitor van de Erfgoedinspectie. In eeh later stadium zullen drie themagerichte onderzoeken naar digitaal archiefbeheer uitgevoerd worden. In een drietal overkoepelende publicaties zal de Erfgoedinspectie over de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale^archiefbescheiden bij de centrale overheid rapporteren. Het eerste rapport Beperkt houdbaar? is eind 2012 gepubliceerd en aan de Tweede Kamer toegezonden. Tevens ontvangt elke van de geïnspecteerde zorgdragers een samenvattend rapport met aanbevelingen. Uiteindelijke^doelstelling van het onderzoek is een op termijn verbeterde praktijk, waarin de duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving voldoende wordt gewaarborgd. Pagina 14 van 15

15 Bijlage 4 De Erfgoedinspectie en het toezicht op de informatiehuishouding van de centrale overheid De Erfgoedinspectie houdt toezicht op een belangrijk deel van het Nederlandse erfgoed. De Erfgoedinspectie ziet in opdracht van de minister van OCW toe op de informatiehuishouding van de centrale overheid, op het behoud en beheer van de rijkscollectie, de nationaal beschermde cultuurvoorwerpen en -verzamelingen, de archeologische en gebouwde monumenten, de archeologische opgravingen en vondsten en de beschermde stads- en dorpsgezichten. Voor wat betreft het toezicht op de informatiehuishouding ligt de focus van de Erfgoedinspectie op de archivering en de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, zowel in de vorm van gegevens als documenten, zowel digitaal als niet-digitaal. Object van toezicht zijn de departementen en daaronder vallende diensten, de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht, publiekrechtelijke bestuursorganen, privaatrechtelijke bestuurorganen voor wat betreft de openbaar gezag taak en de organen van de publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Pagina 15 van 15