DIGITAL FOREVER. Digital Assets at risk

Transcriptie

1 DIGITAL FOREVER Digital Assets at risk 1

2 DR G.J. VAN BUSSEL Archivaris, Bedrijfskundige, Bestuurlijk Informatiekundige Lector Digital Archiving & Compliance (HvA) Strategisch Beleidsadviseur College van Bestuur HvA/UvA Directeur Van Bussel Document Services Adviseur Strategisch Informatiemanagement Auditor NEN 2082, NEN-ISO 15489, ISO 16175, RODIN, ED3 Visiting Professor bij universiteiten in België, Finland, VS Auteur van 250 boeken en artikelen 2

3 DIGITAL ARCHIVING & COMPLIANCE Digital Archiving richt zich op het ontstaan, de bewerking, het gebruik, de terugvindbaarheid en het behoud van betrouwbare informatie (born digital, made digital). Compliance wil de naleving van wet- en regelgeving, normen en richtlijnen aantonen met betrouwbare informatie, zodanig dat verantwoording afgelegd kan worden en bewijs kan worden geleverd van rechten en plichten en van de uitvoering en afhandeling van bedrijfsprocessen, taken en transacties. De kern van beide thema s is de informatiewaardeketen. 3

4 INFORMATIEWAARDEKETEN? De informatiewaardeketen is de procesketen die de creatie, de vastlegging, de opslag, de bewerking, de structurering, de publicatie, het gebruik, het behoud, de toegankelijkheid, de distributie, de waardering, de vernietiging, de beveiliging en de toetsing van betrouwbare informatie realiseert. De keten is gericht op het besturen van de informatiestromen in organisaties met de bedoeling de betrouwbaarheid van informatie door juridische, organisatorische en technische maatregelen te waarborgen in de tijd. De keten probeert vier dimensies optimaal te regelen: de kwaliteit, de context, de relevantie en het voortbestaan van informatie. 4

5 WAT IS GOVERNANCE? Governance duidt op (de transparantie van) het handelen of de wijze van besturen, de gedragscode en het toezicht op organisaties. Het wordt in verband gebracht met beslissingen die verwachtingen bepalen, macht verlenen of prestaties verifiëren. Bij organisaties wordt governance gerelateerd aan de transparantie van: consistent management; en samenhangend beleid, processen en beslissingsrechten voor een bepaalde bevoegdheid. Het gaat om transparante RACE: Responsibility, Accountability, Communication en Empowerment. 5

6 WAT IS INFORMATION GOVERNANCE? Om governance te bereiken is information governance noodzakelijk. Information governance is: het vaststellen en onderhouden van regels, besliskaders en verantwoordelijkheden voor de effectieve creatie, het verzamelen, analyseren, distribueren, gebruik, bewaren en vernietigen van informatie, met of zonder gebruik van technologie 6

7 KWALITEITSEISEN VOOR INFORMATIE-OBJECTEN Reconstrueerbaar Te herstellen zoals gemaakt Unbroken custody Begrijpelijk Leesbaar Duidelijk qua rol en functie Contextueel Bedrijfsproces en transactiegeschiedenis Versie-historie 7

8 KWALITEITSEISEN VOOR INFORMATIE-OBJECTEN Vindbaar toegankelijkheidsstructuren Full tekst metadata Blijvend voortbestaan Raadpleegbaarheid gedurende bewaarperiode Voorzien van historiciteit Authentiek De informatie is wat het zegt te zijn 8

9 Digital Asset Management Informatie Management Create/ Capture Change Route Approve Publish Retire Appraisal Classificatie Business Rules Versiebeheer een geborgd proces unified access Metadata Retention Auditing E-discovery Opslag en Mobiliteit Digital Archive / edepot met geïntegreerde beveiliging en herstel Preservation 9

10 THE PRESERVATION DILEMMA

11 E-DEPOT Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. ED3 (2012) E-depot is een organisatorisch systeem, niet alleen hard- en software! Het is een beheerdienst (archiefdienst) 11

12 OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM (OAIS) 12

13 INFORMATION SURVIVAL Traditioneel genoemde bedreigingen: Media Decay Media Obsolescence Format Obsolescence Deze traditionele bedreigingen hebben nauwelijks invloed op het voortbestaan van informatie: Verversing van dragers Migratie van informatie naar nieuwe dragers Vanaf 1995 is er geen enkel bestandsformaat onleesbaar geraakt. Voor formaten van voor 1995 bestaan voldoende viewers en emulatoren. MITS information governance wordt ingericht, uitgevoerd en getoetst 13

14 INFORMATION SURVIVAL Echte problemen voor het voortbestaan van informatie: Schaal, zo enorm dat zelfs geautomatiseerde processen van Google en Internet Archive het nauwelijks georganiseerd krijgen Juridische rechten en beperkingen Kosten: de enorme schaal leidt tot grote economische kosten (kostenberekeningen verschillen van $0,50 (geen e-depot) tot $10 (edepot) per GB per jaar) Hoeveel willen we bewaren? Een petabyte (1 miljoen GB)? $ 0,50 : $ per jaar (en dat wordt steeds meer!) $ 10 : $ 10 miljoen per jaar (en dat wordt steeds meer!) Wat willen we bewaren? Het selecteren en vernietigen van informatie wordt het allerbelangrijkste proces om Information Survival te waarborgen 14

15 BIM: COINS CONTAINERS De COINS-systematiek biedt twee middelen die van belang zijn om informatiedoorstroming in een bouwproces te verbeteren en BIMinformatie uit te wisselen. Deze zijn: Het COINS-container uitwisselformaat De COINS-principes voor informatiebeheer De COINS-container is de manier om bouwwerk informatie en bijbehorende documenten uit te wisselen tussen de partners die bijdragen aan het bouwproject, en bevat alle benodigde data en metadata, o.a. de native CAD-tekening(en), met een zeer strikt wijzigingenbeheer De COINS-systematiek geen eisen aan het informatiebeheer door applicaties 15

16 SURVIVAL VAN BOUWINFORMATIE Benodigd uiteindelijk is het totale dossier van het tot stand komen van een bouwobject Dat kan een COINS Container zijn, met alle data en metadata van het project, met alle native CAD-files en een PDF/E-2-versie daarvan PDF/E-2 is an ISO Standard for representation constructions diagrams with moving 3D models where required. In PDF/E-2 kunnen 3D modellen in Universal 3D format (U3D) en Product Representation Compact (PRC) worden opgenomen 16

17 SAMENWERKING Problematiek is bedrijfskundig, t.w. organisatie van de organisatiewaardeketen. Het gaat om het organiseren van de informatiestroom en het kiezen van een bewaarstrategie. Voorstel: DEM/HES wil een project initiëren in samenwerking met alle partijen hier aanwezig om een information governance raamwerk te ontwikkelen voor de bewaring van deze digital assets, inclusief een oplossing voor het behoud van de COINS Containers op lange termijn. Wie doet mee? 17

18 Dank U HvA Domein Economie en Management / HES Kenniscentrum CAREM H.J.E. Wenckebachweg AD Amsterdam