Bouwen met Informatie 23 januari 2014

Transcriptie

1 Digital Archiving across BIM/GIS It should be just like an Apple TM Dr G.J. van Bussel Bijzonder Lector Digital Archiving & Compliance Bouwen met Informatie 23 januari 2014

2 Dr Geert-Jan van Bussel Archivaris, Bedrijfskundige, Bestuurlijk Informatiekundige Lector Digital Archiving & Compliance Hogeschool van Amsterdam (MCI) Docent Universiteit van Amsterdam (Archiefwetenschap) Directeur Van Bussel Document Services Adviseur Strategisch Informatiemanagement Auditor Visiting Professor op meerdere buitenlandse universiteiten Meer dan 200 boeken en artikelen

3 Digital Archiving & Compliance? Digital archiving richt zich op het ontstaan, de bewerking, het gebruik, de terugvindbaarheid en het behoud van betrouwbare informatie (born digital, made digital). Compliance wil de naleving van wet- en regelgeving, normen en richtlijnen aantonen met betrouwbare informatie, zodanig dat verantwoording afgelegd kan worden en bewijs kan worden geleverd van rechten en plichten en van de uitvoering en afhandeling van bedrijfsprocessen, taken en transacties (zoals bijvoorbeeld bij het realiseren van een bouwproject) De kern van beide thema s is de informatiewaardeketen.

4 Informatiewaardeketen? De informatiewaardeketen is de procesketen die de creatie, de vastlegging, de opslag, de bewerking, de structurering, de publicatie, het gebruik, het behoud, de toegankelijkheid, de distributie, de waardering, de vernietiging, de beveiliging en de toetsing van betrouwbare informatie realiseert. De keten is gericht op het besturen van de informatiestromen in organisaties met de bedoeling de betrouwbaarheid van informatie door juridische, organisatorische en technische maatregelen te waarborgen in de tijd. De keten probeert vier dimensies optimaal te regelen: de kwaliteit, de context, de relevantie en het voortbestaan van informatie.

5

6

7

8

9

10 Wat is governance in het kort? Governance duidt op (de transparantie van) het handelen of de wijze van besturen, de gedragscode en het toezicht op organisaties. Het wordt in verband gebracht met beslissingen die verwachtingen bepalen, macht verlenen of prestaties verifiëren. Bij organisaties wordt governance gerelateerd aan de transparantie van: consistent management; en samenhangend beleid, processen en beslissingsrechten voor een bepaalde bevoegdheid. Het gaat om transparante RACE: Responsibility, Accountability, Communication en Empowerment.

11 Wat is information governance? Om governance te bereiken is information governance noodzakelijk. Information governance is: het vaststellen en onderhouden van regels, besliskaders en verantwoordelijkheden voor de effectieve creatie, het verzamelen, analyseren, distribueren, gebruik en vernietigen van informatie, met of zonder gebruik van technologie

12

13 Drie maatschappelijke ontwikkelingen De eerste ontwikkeling is de toename van de hoeveelheid informatie in de maatschappij, die (waarschijnlijk) de opslagmogelijkheden, (zeker) de toegankelijkheid en de vindbaarheid, en (mogelijkerwijze) de begrijpelijkheid van informatie bedreigt. De tweede ontwikkeling is de wereldwijd toenemende regulering ter vergroting van organisatorische transparantie, veroorzaakt door schandalen, wangedrag, fraude en de wens naar een grotere transparantie. De derde ontwikkeling is de maatschappelijke verwachting dat organisaties zo groen of milieuvriendelijk mogelijk functioneren ( duurzaamheid ).

14

15 Informatiegroei vs. opslagcapaciteit

16 Overload is killing us.

17

18 Searching the Enterprise Haystack.

19 To find relevant needles.

20 Or not.

21 We re outsourcing everything.

22 En gaan over op het nieuwe werken.

23 En dat is een zegen.

24 Het wijzigt onze manier van werken.

25 We worden steeds mobieler.

26 En socialer.

27 En we gebruiken de cloud.

28 En????

29

30

31 Steeds effectiever.

32 Niets doen is geen optie

33 Even terug: Archiving en Compliance. Bedrijfsprocessen Informatieprocessen worden geïntegreerd in het bedrijfsproces: snelle toegang tot betrouwbare informatie Metadata Metadata worden toegevoegd om informatie en processen nu en later te kunnen begrijpen, duiden en reconstrueren. Informatiebewerking en validatie Bewerking van informatie met realisatie van kwaliteitseisen en validatie d.m.v. digitale handtekeningen. Digital Archive / edepot Opname van de informatie in een gecontroleerd en duurzaam Digital Archive, waartoe de toegang is gewaarborgd.

34 Wat betekenen chaos en organisatie? CHAOS Veel verschillende digitale containers Slechte versie-controle Geen multi-channelling/crossmedia Ongecontroleerde Archiving Geen integratie in het bedrijfsproces Nauwelijks toegangscontrole Arbeidsintensief hergebruik (if all) Problematisch beheer van samengestelde documenten Problematische zoekstructuren Onbekendheid met de context Geen standaardisatie in opslagformaten Geen aandacht voor voortbestaan ORGANISATIE ( = wet- en regelgeving) Een centraal en gecontroleerd archief Juiste versie, tijd en plaats Multi-channelling/crossmedia Gecontroleerde Archiving Integratie in het bedrijfsproces Functie- en rolgebaseerde toegang Effectief en efficiënt hergebruik Beheer en opslag van samengestelde documenten Georganiseerde zoekstructuren Toegevoegde metadata ter contextualisatie Standaardisatie Voortbestaan

35 DA in de organisatie The enterprise today... Fragmented content management processes Information Value Chain not optimal as a result of poor CM Information value chain End of value-chain publishing of static, de-personalised content The Web Intranet Extranet Internet Intimate Customers Retail Customers Internal Customers

36 DA in de organisatie The enterprise as it could... flexible access throughout value chain Personalised access to dynamic content during entire value chain Business Process enabled by Information Value Chain Intimate Customers Internal Customers Business process Information Value Chain Retail Customers Web as the channel for enabling close relationships with clients & business partners Information Value Chain to align Business Process

37 Welke eisen stellen we aan informatie? Reconstrueerbaar Begrijpelijk Contextueel Vindbaar Blijvend voortbestaan Authentiek Te herstellen zoals gemaakt Unbroken custody Leesbaar (nu en straks) Duidelijk qua rol en functie Voorzien van gebruikte presentatie Bedrijfsproces, transactie en autorisatie Versie-historie, incl. goedkeuring Audit trails Classificatie, taxonomie Full text (content) Gerelateerd aan bedrijfsproces/transactie Raadpleegbaar gedurende de bewaartijd Voorzien van historiciteit Bewijs en digitale handtekening

38

39 Compliance E-discovery Infrastructuur voor een Digital Archive Digital Archiving Informatie Management Create/ Capture Change Route Approve Publish Retire Classificatie Business Rules Versiebeheer een geborgd proces unified access Metadata Retention Auditing Opslag en Mobiliteit Digital Archive / edepot met geïntegreerde beveiliging en herstel

40 Met dank voor Uw aandacht! www. digitalarchiving.nl