Centix4 Modules Workflow Management

Transcriptie

1 1 Gestructureerd beheer van uw werkprocessen Efficiënter inzetten van operationele medewerkers Voert uw organisatie activiteiten uit waarvoor u mensen moet inplannen, zoals het afhandelen van klachten en storingen, het uitvoeren van reparaties, reguliere onderhoudswerkzaamheden en inspecties of andere operationele werkzaamheden? Dan ligt de sleutel voor het efficiënter inzetten van uw medewerkers en het verbeteren van de kwaliteit van uw dienstverlening in het vergroten van uw grip op deze werkprocessen. Een doortimmerd systeem voor workflow management helpt u de aansturing en monitoring beter te beheren en te beheersen. Centix4 biedt u een complete oplossing voor het gestructureerd inplannen van werkzaamheden, alsmede het registreren en documenteren van meldingen en andere activiteiten. Hiermee heeft u niet alleen continu een actueel inzicht in de voortgang van alle werkzaamheden; u beschikt bovendien over alle benodigde gegevens voor de administratieve afhandeling ervan. Kortom, alle functionaliteit die u nodig heeft voor het managen van uw workflow is beschikbaar in een serie modules voor Centix4. Workflow management met Centix4 De workflow management modules bieden u uitgebreide mogelijkheden voor de hiërarchische registratie van uw werkprocessen. Deze processen worden geïnitieerd door meldingen van binnen of buiten de organisatie of door gepland werk zoals onderhoud en inspecties, waarvoor alle bijbehorende registraties van , documenten, taken en telefoongesprekken in Centix4 plaatsvinden. Tevens zijn er uitgebreide mogelijkheden voor mobiele toepassingen, zoals het vastleggen van registraties op werkorders en bonnen op locatie met notebooks of handheld computers. Maar er is ook oog voor de logistieke en productieachtergronden, terwijl gebruik en verbruik van materiaal en urenregistratie natuurlijk niet ontbreken. Bovendien ontstaat door de volledige integratie van de workflow management modules met andere Centix4-onderdelen zoals locaties, objecten en contracten, één centraal systeem waarmee u perfect uw managementinformatie, KPI s, SLA s e.d. kunt monitoren. Flexibel inzetbaar Een van de uitgangspunten van Centix4 is dat onze oplossingen uw huidige processen moeten faciliteren, in plaats van dat u uw processen moet afstemmen op de software. Centix4 ondersteunt uw processen op adequate wijze, dankzij de modulaire samenstelling en de flexibele inzetbaarheid van de functionaliteit. Daardoor koopt u alleen de functionaliteit die u nodig heeft en kunt u de software configureren naar de wijze waarop uw werkprocessen zijn georganiseerd. Bovendien is workflow management in Centix4 naadloos geïntegreerd met het beheer van ojecten, relaties en documenten. U heeft dus altijd de juiste en actuele informatie binnen handbereik. Centix4 zorgt voor structuur en overzicht, maar is eveneens een doelgericht en flexibel systeem voor het aansturen van medewerkers. Zo krijgt u een krachtig instrument in handen om de kwaliteit en efficiëntie van uw dienstverlening te verbeteren. De belangrijkste voordelen hiervan zijn: lagere kosten voor storingsopvolging, hogere klanttevredenheid en betere beheersing van uw bedrijfsprocessen. Wokflow items Het workflow management systeem bestaat uit verschillende typen workflow items, met elk een eigen toepassingsgebied. Door de hiërarchische structuur ontstaat in één oogopslag duidelijkheid over welk pad er doorlopen is. Meldingen Workflow management in Centix4 begint vaak bij een melding. Dat kan een melding zijn die telefonisch of per is gedaan door een externe klant of een interne opdrachtgever. Maar een melding kan ook door Centix4 zelf worden gegenereerd vanuit een onderhouds- of inspectieplan of naar aanleiding van eerder geregistreerde meetresultaten. Centix4 zorgt voor een gestructureerde intake van deze meldingen, aan de hand van enkele overzichtelijke invulschermen. Daarbij wordt iedere melding gekoppeld aan reeds aanwezige gegevens over de relatie, het object of het project waarover de melding plaatsvindt. Tevens wordt een aantal eigenschappen van de melding vastgelegd, onder meer over het type melding, de prioriteit en uren die eraan besteed gaan worden. De persoon die de melding moet gaan opvolgen - een monteur of een inspecteur - en de verantwoordelijke planner of werkvoorbereider, hebben daardoor direct toegang tot alle relevante informatie.

2 2 Het hoofdvenster van de melding geeft gedurende zijn gehele levensduur in één oogopslag een volledig overzicht van de melding, de relatie en het object. Ook is de status ervan op ieder moment inzichtelijk. Onder het hoofdvenster bevindt zich een aantal tabbladen voor het rapporteren van de activiteiten die uit de melding volgen en de administratieve afhandeling ten aanzien van onderhoudscontracten, prijsafspraken en tarieven. Ook relevante documenten die al in Centix4 zijn opgenomen, zoals handleidingen en werkinstructies, zijn eenvoudig op te roepen. Werkorders Met werkorders zijn zowel medewerkers van de interne organisatie als van externe partijen aan te sturen. De werkorders bieden uitkomst bij vragen zoals: welke werkzaamheden uitvoeren op welke locatie? In hoeverre is het werk gereed? Hoeveel uren en materiaal zijn geregistreerd? Is er verschil tussen de begrote en de werkelijk gerealiseerde uren en materialen? s Binnen workflow management kunt u ontvangen en verstuurde en s die bij een melding horen vastleggen. Met een additionele module kunt u zelfs geautomatiseerd uw box uitlezen en verwerken. Documenten Ontvangen of verzonden documenten zoals aanvragen, offertes, klachten et cetera kunnen met dit workflow itemtype worden geregistreerd. Deze content kunt u eventueel koppelen met een hyperlink, maar ook in de Centix4-database opslaan. Eigenlijk doet het woord documenten te kort aan de functionaliteit, want ook foto s, films, tekeningen, flowcharts e.d. zijn probleemloos te beheren. Taken Het workflow item taken is vaak het vangnet van de organisatie. Vergelijkbaar met bijvoorbeeld Microsoft Outlook, kunnen relatief simpele acties met een taak worden beheerd. Telefoongesprekken Het workflow itemtype telefoongesprekken stelt u in staat om telefoongesprekken te loggen. Door gesprekken bij te houden, weet u bijvoorbeeld precies op welke data en tijden met een klant is gesproken over een melding en natuurlijk de inhoud van deze gesprekken. Maar ook het meten van de responstijden vanaf een melding tot uw medewerker contact opneemt met de klant wordt hierdoor relatief eenvoudig. Afspraken Wilt u uw commerciële buitendienst kunnen aansturen of afspraken maken waarvoor geen werkbon nodig is? Dan gebruikt u het workflow item afspraken. Met dit type workflow item kunt u vastleggen, waar, wanneer en met wie u een afspraak heeft. Gebruik makend van het additionele planbord krijgt u een compleet overzicht van de gemaakte afspraken (eventueel per regio). Planbord Heeft u een omvangrijke buitendienst, dan is het efficiënt inplannen van medewerkers een uitdaging op zich. Centix4 biedt hiervoor een aparte planbordmodule met een overzichtelijke grafische weergave, die bovendien geheel naar voorkeur van de gebruiker is in te stellen. Op het planbord zijn openstaande workflow items in te plannen, eenvoudig door ze met drag and drop op tijdbalken te plaatsen. Deze zogenoemde planitems kunnen op de tijdbalk van één medewerker, maar ook aan meerdere medewerkers gekoppeld worden. Ook is het mogelijk om meerdere workflow items op één planitem te bundelen, bijvoorbeeld alle openstaande werkzaamheden voor één klant. Indien aan een workflow item een voorcalculatie van uren is gekoppeld, wat bijvoorbeeld bij een werkorder het geval kan zijn, dan verschijnt in de tijdbalk automatisch een blok met de gecalculeerde tijd. Zonder voorcalculatie kan de werkvoorbereider of planner de benodigde tijd zelf inschatten en zowel het planitem qua lengte verslepen, als de begin- en eindtijd in te geven. Het planbord houdt rekening met werkbare dagen, pauzes, werktijden en contracttijden van de medewerkers. En dit alles in een transparante grafische weergave.

3 3 Werkbonnen Vanaf het planbord kunnen werkbonnen voor planitems worden aangemaakt. Omdat het mogelijk is om meerdere workflow items voor dezelfde relatie op één planitem te bundelen, kan een werkbon ook verschillende workflow items omvatten. De werkbon is zowel elektronisch als op papier aan medewerkers ter beschikking te stellen. Wanneer een onderhouds- of inspectieplan aan een workflow item (meestal een werkorder) is gekoppeld, dan kan deze geopend worden door de link achter MI* in het workflow item aan te klikken. Het MI-plan dat aan het betreffende object is gekoppeld, wordt dan geopend en kan vervolgens worden uitgevoerd. (MI is een aparte module in Centix4. Voor meer informatie over deze module verwijzen wij u naar de specifieke documentatie over deze module.) Via de werkbon zijn per workflow item de gewerkte uren, gebruikte artikelen en gereden kilometers te registreren, ten behoeve van interne urenverantwoording en doorbelasting of voor facturatie aan de klant. In Centix4 heet dit realisaties. Ook kan de medewerker de status van het workflow item aanpassen. Bijvoorbeeld: afgerond of opnieuw inplannen wanneer onderdelen besteld moeten worden. Wilt u na afronding van de werkzaamheden de werkbon laten aftekenen door de klant of opdrachtgever, dan kan dit zowel op papier als digitaal. In Centix4 kan namelijk een venster worden opgeroepen, waarin met behulp van een muis een handtekening kan worden geplaatst. Administratieve afhandeling Voordat de uren in de financiële administratie verwerkt kunnen worden, dienen zij door een geautoriseerde medewerker te worden goedgekeurd. De medewerker die deze beoordeling uitvoert, kan bijvoorbeeld coderingen aanpassen om aan te geven of de uren direct gefactureerd, op een project geplaatst of op garantie afgeboekt kunnen worden. Ook deze functionaliteit is in workflow management geïntegreerd. Module overzicht Workflow management De moduleserie voor workflow management bestaat uit een hoofdmodule en een aantal aanvullende modules waarmee u specifieke onderdelen kunt opnemen in de systematiek voor workflow management. De functionaliteit van de verschillende modules is onderling naadloos geïntegreerd. Afhankelijk van de inrichting van uw bedrijfsprocessen en uw wensen voor het automatiseren daarvan, kunt u bepalen in welke mate u uw workflow in Centix4 wilt beheren. Workflow management (C4-OFF-04-00) Workflow management is de hoofdmodule voor het beheren van uw workflow in Centix4. Deze module maakt het mogelijk om uw werkprocessen hiërarchisch te registreren en te monitoren. Meldingen van binnen- of buiten de organisatie of door gepland werk zoals onderhoud en inspecties kunt u in deze module registreren en koppelen aan workflow items in de vorm van werkorders, , documenten, taken, telefoongesprekken en afspraken. In Centix4 vindt de registratie plaats van alle werkzaamheden die in het kader van de workflow items worden verricht. Op deze wijze kunt u de voortgang van de workflow items nauwgezet monitoren. Contracten (C4-OFF-04-01) Steeds meer bedrijven sluiten met hun relaties contracten af voor service en support, onderhoud of inspecties en keuringen. Met behulp van de module Contracten kunt u alle belangrijke kenmerken van deze overeenkomsten vastleggen in Centix4, zoals de taken die er periodiek uit voortkomen en de financiële afhandeling daarvan. Door de integratie met de modules voor workflow, onderhoud en inspectie en projecten, controleert deze module of mutaties in Centix4 conform de contracten zijn. Tevens genereert deze module signalen voor bepaalde acties, bijvoorbeeld wanneer de datum voor contractverlenging dichterbij komt. SLA s (service level agreements) (C4-OFF-04-02) In veel contracten op het gebied van onderhoud en inspectie is een SLA (Service Level Agreement) opgenomen, waarin afspraken worden gemaakt over de kwaliteit van de dienstverlening. Eén aspect van een SLA zijn de afspraken over responstijden en afwikkeltijden bij storingen en incidenten.

4 4 De SLA-module maakt het mogelijk om de coderingen van de workflow items te voorzien van afspraken voor respons- en afwikkeltijden. Ook kunt u vastleggen in welke percentages u de gemaakte afspraken dient na te komen. Door de workflow items te coderen (d.m.v. een groep, een code en een prioriteit) is het mogelijk om voor elke unieke combinatie een SLAcodering aan te maken. De workflow-overzichten geven duidelijke bewakingsindicaties in kleuren. En door een scala aan rapportages kunt u zien hoeveel bepaalde SLA s en de bijbehorende kwaliteitskenmerken voorkomen. Vooral voor dienstverlenende bedrijven is dit een effectief hulpmiddel om meer inzicht te krijgen in de performance van de eigen organisatie. Voorcalculatie van uren en materialen (C4-OFF-04-03) In deze module zijn voor workflow items de normen aan te geven in de zin van besteedbare tijd en benodigde materialen. Voor een planner betekent dit dat hij een planning kan maken op basis van realistische, gestandaardiseerde gegevens. Een monteur of inspecteur krijgt hierdoor inzicht in de materialen die hij nodig heeft voor zijn ingeplande taken. En er kan controle uitgevoerd worden tussen geplande (voorcalculatie) en gerealiseerde workflow items. Bij sommige typen workflow items - zoals een taak en werkorder - is het zelfs mogelijk om een voortgangspercentage op te geven. Hierdoor kan een duidelijke vergelijking tussen de voorcalculatie en de realisatie worden gemaakt. (In combinatie met deze module is tevens de module verkoopcatalogus benodigd) Planbord (inclusief Werkbonnen) (C4-OFF-04-04) Het planbord is een efficiënt en overzichtelijk hulpmiddel voor het inplannen van taken die in de workflow staan. Op één venster krijgt u een overzicht van uit te voeren werkzaamheden en de beschikbaarheid van medewerkers. U kunt nieuwe taken invoegen, taken verschuiven en de status van de uitvoering bewaken. Tevens kunt u via het planbord werkbonnen aanmaken voor ingeplande workflow items en deze zowel digitaal als op papier aan uw medewerkers beschikbaar stellen. Aanwezigheidsassistent (C4-OFF-04-07) Via de Aanwezigheidsassistent kunnen medewerkers zich aanmelden aan het begin van de werkdag en afmelden aan het eind ervan. Dit kan via de Office-, de Web- en de Mobileapplicatie, waardoor deze module zowel is in te zetten voor buitendienstmedewerkers als voor kantoorpersoneel. Deze digitale prikklok ondersteunt het planbord en de modules uurregistratie en werkbare dagen & werktijden. Realisatie van uren en materialen (C4-OFF-04-05) Met deze module is per workflow item te registreren hoeveel uren er werkelijk zijn besteed aan een taak en welke materialen zijn gebruikt. Na afronding en goedkeuring van de werkzaamheden, kan deze informatie worden gebruikt voor de facturatie. (In combinatie met deze module is tevens de module verkoopcatalogus benodigd) Dashboard (C4-OFF-04-06) Het dashboard biedt de gebruiker de mogelijkheid om op één scherm alle informatie weer te geven waarop hij actie moet ondernemen. Dit scherm is flexibel in te richten door te kiezen uit een aantal standaardfunctionaliteiten. Het dashboard heeft een grafisch, hi-tech karakter. Mail (in- en uitgaand) (C4-OFF-04-08) De Mail-module zorgt voor het inlezen van mailboxen, bijvoorbeeld van de supportafdeling, in Centix4. Inkomende mail kan worden herkend aan bekende contactpersonen, relaties en workflow item-coderingen. De module kan zelfs geautomatiseerd nieuwe workflow items zoals meldingen aanmaken. Uurregistratie (C4-OFF-09-00) De Uurregistratie-module maakt het mogelijk om differentiatie aan te brengen in het type uren dat uw medewerkers maken. Zo is bijvoorbeeld onderscheid te maken in factureerbare uren, vakantie-uren, urendeelname in een bepaald project of voor een bepaalde klant. Voor elk uurtype kunt u een eigen tarief instellen, maar ook differentiatie aanbrengen in tarieven voor bijvoorbeeld junior- en seniormedewerkers. Werkbare dagen & werktijden (C4-OFF-09-01) Met de module Werkbare dagen & werktijden kunt u voor een heel kalenderjaar inplannen op welke dagen wordt gewerkt, rekening houdend met weekenden, feestdagen en vakantiesluitingen. Voor de werkbare dagen is in te stellen wat de werktijden en pauzes zijn. Het schema dat zo ontstaat, ondersteunt verschillende processen in Centix4. Afhankelijk van de andere modules in uw Centix4-configuratie, wordt het schema gebruikt bij de planning, de urencontrole, de bewaking van workflow items en de verhuur/ verkoopmodule.

5 5 Gerelateerde modules voor workflow management Verkoopcatalogus (C4-OFF-06-02) Indien u gebruik wilt maken van de modules voor voorcalculatie en realisatie van uren en materialen, dan heeft u daarvoor ook de module Verkoopcatalogus nodig. In de verkoopcatalogus kunt u een bestand van standaardartikelen aanmaken, waarin u zowel voorraad als niet-voorraad artikelen kunt opnemen. Door de koppeling met de verkoopcatalogus kunnen medewerkers in het workflow item dat zij moeten uitvoeren, zien welke artikelen - bijvoorbeeld onderdelen of onderhoudsmiddelen - zij in welke hoeveelheid nodig hebben. Via de realisatie worden deze gegevens, inclusief de prijsinformatie, beschikbaar gesteld voor facturatie. Kijk op voor meer informatie. Centix B.V. Postbus 173, 3417 ZK Montfoort Tel. +31 (0) Fax +31 (0) [email protected] KvK/TRN De module Verkoopcatalogus is onderdeel van de modulereeks Artikelbeheer. Hiervoor is een aparte brochure beschikbaar. Verhuur- en verkoopoffertes en orders (moduleserie) De workflowfunctionaliteit is eveneens gerelateerd aan de Centix4- modules voor verhuur- en verkoopoffertes en orders. Vanuit een verhuur- of verkooporder kan namelijk een workflow-item worden aangemaakt, bijvoorbeeld voor installatie van het verhuurde of verkochte object. Door deze koppeling kunt u leveringen en de bijbehorende werkzaamheden optimaal coördineren. Daarnaast kunt u deze koppeling gebruiken voor het stroomlijnen van uw handelsactiviteiten, doordat u één gecombineerde factuur kunt sturen in plaats van aparte facturen voor artikelen en voor bijkomende werkzaamheden. Voor de modulereeks Verhuur- en verkoopoffertes en orders is een aparte brochure beschikbaar. Facturatie (C4-OFF-08-00) De module Facturatie maakt het mogelijk om uren en materialen die in de workflow items zijn gerealiseerd, direct vanuit Centix4 te factureren. Deze module biedt volledige flexibiliteit om de layout van uw facturen en de datavelden die u gebruikt te bepalen. Tevens zijn koppelingen met de bestaande administratie en/of ERP systemen mogelijk, zodat intern factureren naar projecten of andere kostenplaatsen vlekkeloos verloopt. Voor de module Facturatie is een aparte brochure beschikbaar.