HANDLEIDING OFFICEDO COMMERCE Office Data Objects bvba Wellingstraat 104-8730 Beernem 0032 (50)960070 inf@fficed.be Herzien 09.04.2013
Inhud OFFICEDO COMMERCE... 3 Algemene infrmatie... 3 Installatie... 3 Terminlgie... 4 OfficeDO Cmmerce vr administratrs.... 6 Instellen Accunt... 6 Inlggen... 8 OfficeDO Instellingen... 11 Instellingen Prducten en Vrraad... 11 Instellingen Algemeen... 13 Instellingen Cntactbeheer... 18 Instellingen Layut s Dcumenten... 18 OfficeD Cmmerce vr gebruikers... 19 Nieuw cntact... 22 Cntact zeken... 23 Nieuw Dssier... 25 Dssier zeken... 26 Nieuw prduct... 27 Prducten zeken... 29 Verkp Bestelbn... 30 Aankp Bestelbn... 31 Overzicht Bestelbns... 34 Verkp Leveringsbn... 36 Aankp Leveringsbn... 41 Overzicht Leveringsbns... 45 Factuur... 46 Overzicht Facturen... 50 Factuur Opzeken... 50 Factuur verwerken... 51 Prijsafspraken... 53 Prijsafspaak tevegen... 53 Prijsafspraak cpieren... 54 1
Prijsafspraken wijzigen... 54 Prijsafspraken Deactiveren... 55 2
OFFICEDO COMMERCE Algemene infrmatie Terwijl de eerder besprken OfficeDO-mdules zich meer situeren in de CRM- en dienst-na-verkp mgeving is OfficeDO-Cmmerce meer het pakket die zrgt vr een vlwaardige afhandeling van de interne administratieve wrkflw.. Bestelbnnen, leveringsnta's, facturen, uitgebreid prductenbeheer met vrraadbeheer, prijs-calculatieregels... het behrt allemaal tt de mgelijkheden van OfficeDO-Cmmerce. Uiteraard is een terugkppeling met de andere OfficeDO-mdules vrzien zdat u f uw medewerkers steeds inzage kunnen hebben in de cmmerciële gang van zaken en zdende steeds ver de meest recente gegevens beschikken in hun relatie met de klant. Om gebruik te maken van OfficeDO Cmmerce dient men k OfficeDO General, OfficeDO Cntacts en OfficeD Repprts en eventueel OfficeDO Time m te factureren vanuit uw tijdsregistratie, te installeren.meer inf hiermtrent in de desbetreffende handleidingen. Installatie De OfficeD Cmmerce wrdt enkel en alleen geïstalleerd dr nze technici. Neem cntact p met het kantr m hiervr een afspraak te maken. 3
Terminlgie Cntact Een Cntact is een cntactpersn. Dit kan een persn f een bedrijf zijn. Wanneer u in de OfficeDO View-Switch vr de ptie Cntact kiest, krijgt u alle velden met de gegevens van het specifieke cntact te zien: vlledige naam, functie, bedrijf, telefnnr., e-mail, enz. Hier kunt u deze gegevens, indien gewenst, k aanpassen Dssiers Per cntact kunt u gegevens greperen in Dssiers. Alle e-mails, bijlagen, enz. rnd een bepaald nderwerp kunnen in een specifiek dssier pgeslagen wrden. Veelgebruikte vrbeelden hiervan zijn bekhuders die per cntact en per afznderlijk bekjaar een dssier aanleggen, f, advcaten die per cntact en per rechtszaak een dssier aanleggen. Een dssier kan men tevegen als eigenaar en/f als relatie. Dssiers als eigenaar zijn Dssiers waarvanhet cntact eigenaar is. Dssiers als relatie zijn dssiers waarvan het cntact een relatie is van het dssier. Vb; een buwbedrijf heeft een dssier met als naam werf Ldrp Ltenhulle. Het buwbedrijf is eigenaar van het dssier De architect heeft hetzelfde dssier als relatie. Billable Billable prestaties zijn prestaties die kunnen gefactureerd wrden aan de klant. Nt-Billable prestaties zijn prestaties die niet kunnen drgerekend wrden. TransactieType Verkp is de meest vrkmende TransactieType. In smmige gevallen verkpt men gederen maar gebruikt men k de gederen. Bijvrbeeld: Een dierenarts kpt ntwrmingsmiddel aan aan 2.15 Hij verkpt dit aan de prijs van 5.35, maar indien hij dit gebruikt bij cnsultatie kst het vr de klant maar 4.25. De tranactietype is dan Eigen Gebruik. Bij het instellen van de prijsrekenregels kan men dit bepalen. UNCde Alle gevaarlijke gederen wrden geïdentificeerd dr een nummer, bestaande uit 4 cijfers (het UN-Nummer) en een fficiële, internatinaal erkende benaming ( de fficiële Verversnaam). Prduct Dit kan zwel een artikel zijn, als een dienst. Prductgrepen Grepen waarin de artikels f diensten tebehren. Krtingsgrepen Wanneer men klanten krting wilt geven kunt u deze aan krtingsgrepen tewijzen. Bijvrbeeld, een dealer zit in de krtingsgrep Dealer en deze grep krijgt 10% krting p de verkpprijs. Prijsrekenregels Prijsrekenregels zijn vastgestelde krtingen, teslagen vr bepaalde prductgrepen, krtingsgrepen, klanttypes, leveranciertypes... vr cntacten die klant f leverancier zijn. 4
Prijsafspraken Prijsafspraken zijn vastgestelde krtingen f teslagen vr één bepaald prductversie f cntact. Een cntact met hiervr ng geen klant f leverancier zijn! Dit kan dus k gebruikt wrden vr prspecten. ADR Gevarencdes: Er zijn heel veel stffen die dr hun specifieke eigenschappen tt de grep van gevaarlijke stffen behren. Afhankelijk van de specifieke eigenschappen zijn deze ingedeeld in gevarenklassen. Vr het gederenverver is het van belang dat gevaarlijke stffen wrden ingedeeld in bepaalde grepen. Klanttypes Per klanttype kan men een prijsrekenregel tepassen. Bijvrbeeld: Klanttype A = zeer gede klant= 8% krting p alle prductgrepen Klanttype B= gede klant = 5% krting p alle prductgrepen Klanttype C= klant= enkel krting p de prductengrep Prm Leveranciertypes Idem als klanttypes maar dan met betrekking tt leveranciers. Bekjaren Een bekjaar is de peride waarver een financieel verslag lpt. Het jaarverslag en de jaarrekening wrdt pgemaakt ver een bekjaar. 5
OfficeDO Cmmerce vr administratrs. Bij het penen van OfficeD Cmmerce ziet u vlgend inlgscherm: Selecteer de gewenste accunt. De knppen nderaan wrden tegankelijk. Nieuw : klik hier m een nieuwe accunt te te vegen. Bewerk: klik hier m uw bestaande accunt te wijzigen. Verwijder: klik hier m een accunt te verwijderen uit de lijst. Vernieuwen: klik hier m de lijst met accunts na wijzigingen te vernieuwen. Klik p Lgn m tegang te krijgen tt OfficeD Cmmerce. Instellen Accunt Uw accunt wrdt in de meeste gevallen pgeleverd met alle juiste instellingen. Mcht u zelf een accunt willen tevegen dient u enkele instellingen te vervlledigen.. 6
Hiervr gaat u via het Inlgscherm - Nieuw naar nderstaande scherm. Vervlledig vlgende instellingen: 1. Straat : Vlgende hyperlink staat reeds ingevuld., u dient enkel het nummer te veranderen (0000)die u kreeg bij aankp van uw OfficeDO Cmmerce. http://www.fficed.be/officedoservice/officedo0000/service/service.asmx 2. Naam: geef hier uw bedrijfsnaam in. 3. Gebruikersnaam: Geef uw gebruikersnaam p. 4. Paswrd: Geef paswrd p. 5. Vink Tn lgin-scherm aan indien u dit wenst ( ndzakelijk indien u met meerder accunts werkt). 6. Offline werken testaan: Om het mgelijk te maken m ffline te werken dient u de lcatie van de ffline database in te vullen. 7. Indien u werkt met Prxyserver dient u k de instellingen p het tabblad PrxyServer aan te vullen. 7
Inlggen Bij het penen van OfficeD Cmmerce ziet u vlgend inlgscherm: Selecteer de gewenste accunt. De knppen nderaan wrden tegankelijk. Nieuw : klik hier m een nieuwe accunt te te vegen. Bewerk: klik hier m uw bestaande accunt te wijzigen. Verwijder: klik hier m een accunt te verwijderen uit de lijst. Vernieuwen: klik hier m de lijst met accunts na wijzigingen te vernieuwen. Klik p Lgn m tegang te krijgen tt OfficeD Cmmerce. Na het inlggen ziet u vlgend scherm : 8
Een verzicht van de mgelijkheden ingedeeld in vlgende grepen met hun functies: Sneltetsen: Menu 1. Cntacten en Dssiers: 2. Prducten a. Nieuw Cntact: Aanmaken van een nieuw cntact. b. Cntacten zeken: Mgelijkheid m te zeken naar een bestaand cntact in de OfficeDO database. c. Nieuw Dssier: Aanmaken van een nieuw Dssier. d. Dssiers zeken: Mgelijkheid m te zeken naar bestaande Dssiers binnen OfficeDO. a. Nieuw prduct: Aanmaken van een nieuw prduct.( zie OfficeD Cmmerce vr gebruikers- Nieuw Prduct) b. Prducten zeken : Mgelijkheid m te zeken in de bestaande prducten. 3. Bestelbnnen a. Verkp Bestelbn: Aanmaken van een Verkp Bestelbn. b. Aankp Bestelbn: Aanmaken van een Aankp Bestelbn. c. Overzicht Bestelbnnen: Overzicht van de bestaande Bestelbnnen met verschillende zekcriteria. 4. Leveringsbnnen 5. Facturen a. Verkp Leveringsbn: Aanmaken van een Verkp Leverbn. b. Aankp Leveringsbn: Aanmaken van een Aankp Leverbn. c. Overzicht Leveringsbnnen: Overzicht van de bestaande Leverbnnen met verschillende zekcriteria. a. Facturen: Aanmaken van een Factuur. b. Overzicht Facturen: Overzicht van de bestaande facturen met verschillende zekcriteria. c. Prijsafspraken: Bijhuden van prijsafspraken per klant. Via het menu hebt u verschillende mgelijkheden die k in de sneltetsen vrkmen. De algemene instellingen wrden k hier gedaan. 6. Bestand a. Nieuw Bestelbn Verkp : Aanmaken van een Bestelbn verkp. 9
Bestelbn Aankp: Aanmaken van een Bestelbn Aankp. Leveringsbn Klant: Aanmaken van Leveringsbn. Leveringsbn Leverancier:Aanmaken van Leveringsbn. Factuur: Aanmaken van Factuur. Prduct: Aanmaken van een Prduct. Prduct-Versie: Aanmaken van een Prductversie Cntact: Aanmaken van een Cntact. b. Open Bestelbn: Bestelbn penen. Leveringsbn: Leveringsbn penen. Factuur: Factuur penen. Prijsafspraken: Prijsafspraak penen. Prduct (-Versie): Prduct f Prductversie penen. Cntact: Cntact penen. c. Instellingen Instellingen Prducten en vrraad. Instellingen Facturatie. Instellingen Cntactbeheer. Layut s Dcumenten. d. Afmelden: Afmelden bij Uw Cmmerce-Accunt. e. Afsluiten: Afsluiten van Cmmerce. 7. Afdrukken a. Prducten Vrraadlijst. b. Bestellingen Openstaande bestellingen klanten. Openstaande bestellingen prducten. 8. Mnitr 9. Lg-On : Aanmelden en Afmelden. 10
OfficeDO Instellingen Om bvenstaande functinaliteiten ptimaal te kunnen gebruiken dient u, als administratr, de instellingen te vervlledigen: Hiervr gaat u naar Bestand Instellingen Daar hebt u vlgende keuzes : Instellingen Prducten en Vrraad Bij het penen van de Instellingen van Prducten en Vrraad krijgt u vlgend scherm: met vlgende Tabbladen en Opties: 1. Algemeen: Zekpties: Zekscherm-Buffergrtte : Bepaal hier het aantal lijnen die zichtbaar zijn in pzekingen naar bestelbnnen, leverbnnen en facturen. Opties Vrraad: Bepaal hier de kleuren indien de vrraad het minimum f maximum bereikt heeft. Indien Negatieve vrraad tegestaan is vinkt u dit k hier aan. 11
Selecteer hier tevens de layut vr de Vrraadlijst ( zie Instellingen Layut s Dcumenten). Inver: Bepaal hier de inverwijze van de Hulplijsten, Prducten en Prductversies. Klik steeds p Bewaren na het instellen van deze pties. 2. Transactie-Types: Verkp is de meest vrkmende TransactieType. In smmige gevallen verkpt men gederen maar gebruikt men k de gederen. Bijvrbeeld: Een dierenarts kpt ntwrmingsmiddel aan aan 2.15 Hij verkpt dit aan de prijs van 5.35, maar indien hij dit gebruikt bij cnsultatie kst het vr de klant maar 4.25. De tranactietype is dan Eigen Gebruik. Bij het instellen van de prijsrekenregels kan men dit bepalen. Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren. 3. Krtingsgrepen: Bepaal krtingsgrepen. Bijvrbeeld : Kleine klant Geen krting, Klant 8% krting, Full Klant 15% krting. Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren 4. Prductgrepen: Bepaal hier Prductgrepen. (Belangrijk vr prijsrekenregels, zie verder). Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren 5. Eenheden: Bepaal hier de Eenheden. Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren 6. Vrraad-Opslagstructuur: Maak hier uw vrraad-opslagstructuur aan. 7. Prijs-Rekenregels: Maak Prijsrekenregels aan. Bijvrbeeld (cfr vrbeeld transactietypes). Als transactietype = Eigen gebruik Als Prduktgrep = Ontwrmingsmiddel Telmin Prijs = 4.25 U kunt verschillende prijsrekenregels aanmaken. Per klant, per transactietype, per krtingsgrep (bijvrbeeld 10% krting vr de krtingsgrep Dealers )... 12
8. UN-Cdes: Maak hier de verschillende UN-Cdes aan. Alle gevaarlijke gederen wrden geïdentificeerd dr een nummer, bestaande uit 4 cijfers (het UN-Nummer) en een fficiële, internatinaal erkende benaming ( de fficiële Verversnaam). Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren 9. Barcdes: Instellingen Algemeen Bij het penen van de Instellingen Algemeen krijgt u vlgend scherm: 13
met vlgende Tabbladen en Opties: 1. Algemeen: a. Inver Standaard BTW statuut: Bepaal hier het standaard BTW statuut. b. Inver Standaard Munt: Bepaal hier de standaard munt waarmee gewerkt wrdt. c. Inver Standaard Transactie: Bepaal hier de standaard transactie. d. Inver Standaard BTW tarief: Bepaal het standaard BTW tarief. e. Inver Standaard BetalingsCnditie: Bepaal hier de betalingscnditie die standaard gebruikt wrdt. f. Inver Standaard Krting kntant: Bepaal hier een eventuele krting kntant. Tabblad Verkp Bestelbns Inver: Vink hier aan indien men de datum, besteldatum, leveringsdatum VERPLICHT met invullen bij het aanmaken van een Verkpbestelbn. Bepaal k het standaard dagbek. Offset : Tabblad Verkp Leveringsbnnen: Vink hier aan indien men de datum en leveringsdatum VERPLICHT met invullen bij het aanmaken van een Verkp Leveringsbn. Bepaal k het standaard dagbek. Beeld: Dcumentstatus. Afdrukken: Selecteer hier de gewenste Layut ADR dcumenten. Tabblad Aankp Bestelbnnen: 14
Vink hier aan indien men de datum, besteldatum en leveringsdatum VERPLICHT met invullen bij het aanmaken van een aankp Bestelbn. Offset: Aantal dagen die bijgeteld wrdt bij de datum van vandaag. Bv, leverdatum Offset 10 dagen. Datum van vandaag + 10 dagen is de verwachte leverdatum bij de klant. Bepaal k het standaard dagbek. Beeld: Btw Overzicht. Beeld: Selecteer de standaard dcumentstatus. Tabblad Aankp leveringen Vink hier aan indien men de datum, besteldatum en leveringsdatum VERPLICHT met invullen bij het aanmaken van een Levering. Offset: Aantal dagen die bijgeteld wrdt bij de datum van vandaag. Bv, leverdatum Offset 10 dagen. Datum van vandaag + 10 dagen is de verwachte leverdatum bij de klant. Bepaal k het standaard dagbek. Beeld: Selecteer de standaard dcumentstatus. Tabblad Facturen: Vink hier aan indien men de datum VERPLICHT met invullen bij het aanmaken van een factuur. Offset: Aantal dagen die bijgeteld wrdt bij de datum van vandaag. Bv, leverdatum Offset 10 dagen. Datum van vandaag + 10 dagen is de verwachte leverdatum bij de klant. Selecteer k het standaard dagbek. Facturatie: de mgelijkheid bestaat m de mschrijving Cntrle1-2 en 3 aan te passen, vul hier deze mschrijving in. Selecteer de standaard emailtemplate die men gebruikt vr het versturen van de facturen via e-mail. MT : vink aan indien... MT: Selecteer hier de flder... Beeld: Dcumentstatus, selecteer hier de standaard dcumentstatus. 2. BetalingsTermijnen Maak de verschillende betalingstermijnen aan. Na het klikken p Tevegen verschijnt het betalingstermijn-scherm: 15
Vul sleutel en mschrijving in. Berekening: Selecteer de gewenste berekening en bepaal het aantal dagen: Bijvrbeeld: Betalingstermijn : Factuurdatum +30 dagen. Selecteer hiervr x-dagen en vul 30 in bij het aantal. U hebt de keuze uit vlgende berekeningen: 3. BTW Tarieven: Gebruik de knppen Bewerken en Verwijderen vr de gewenste acties. Maak de gewenst BTW tarieven aan. VB 12% - 21% Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren 4. BTW Statuten: Maak de gewenste BTW Statuten aan. VB Vrij van BTW, BTW-Plichtig.. Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren 5. DcumentTypes: Veg hier eventuele extra dcumenttypes te. Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren 6. Dagbeken: Dagbeken zijn de mappen waarin de bestelbnnen-leveringsbnnen en facturen in bewaard wrden. Het is zeer belangrijk dat men bij het einde van een bekjaar nieuwe dagbeken aanmaakt. Om een dagbek aan te maken klikt u p de bekende Tevegen, Geef Sleuten en Omschrijving in. Selecteer het dcumenttype en de desing van dcument. 16
Geef een eventuele MT (DcumentPrefix) in. Bv. Bij het aanmaken van facturen in het jaar 2013 beginnen deze altijd met 2013/ en daarna het factuurnummer. Bij Numberfrmat zet men [nnnn] Gebruik de knppen Bewerken en Verwijderen m de gewenste acties uit te veren. 7. Munten Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren 8. Factuurteksten : Vastgestelde extra factuurteksten kunnen tegevegd wrden bij het aanmaken van een factuur. Maak hier deze teksten aan. Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren 9. AdresTypes: Verschillende adressen van zelfde cntact, Bijvrbeeld: Leveringsadres, FacturatieAdres, enz. 10. Dcumentstatussen: Open, Afgeslten... Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren 11. ADR: Gevarencdes: Er zijn heel veel stffen die dr hun specifieke eigenschappen tt de grep van gevaarlijke stffen behren. Afhankelijk van de specifieke eigenschappen zijn deze ingedeeld in gevarenklassen. Vr het gederenverver is het van belang dat gevaarlijke stffen wrden ingedeeld in bepaalde grepen. Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren 12. KlantTypes: Verschillende types van klanten.; Bijvrbeeld: A-Klanten, B-Klanten,... Ok weer mgelijk m prijsrekenregels aan te maken vr de verschillende klanttypes. Ng een vrbeeld. Exprtklanten en Imprtklanten. Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren 17
13. LeveranciersTypes: Verschillende types van Leveranciers. Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren 14. Bekjaren: Maak de verschillende bekjaren aan. Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m de gewenste actie uit te veren Instellingen Cntactbeheer Bij het penen van de instellingen Cntactbeheer krijgt u vlgend scherm: Vr deze instelling raadpleeg Handleiding OfficeDO Cntacts- OfficeD Cntacts vr Administratrs. Instellingen Layut s Dcumenten Hier maakt men de layut aan van de verschillende dcumenten. Bijvrbeeld, Levernta, Bestelbn, Factuur, Creditnta. Vr meer uitleg mtrent het aanmaken van deze dcumenten, raadpleeg Handleiding Reprts. 18
OfficeD Cmmerce vr gebruikers Bij het penen van OfficeD Cmmerce ziet u vlgend inlgscherm Selecteer de gewenste accunt. De knppen nderaan wrden tegankelijk. Nieuw : klik hier m een nieuwe accunt te te vegen. Bewerk: klik hier m uw bestaande accunt te wijzigen. Verwijder: klik hier m een accunt te verwijderen uit de lijst. Vernieuwen: klik hier m de lijst met accunts na wijzigingen te vernieuwen. Klik p Lgn m tegang te krijgen tt OfficeD Cmmerce. Na het inlggen ziet u vlgend scherm : Een verzicht van de mgelijkheden ingedeeld in vlgende grepen met hun functies: 1. Cntacten en Dssiers: 19
2. Prducten: a. Nieuw Cntact: Aanmaken van een nieuw cntact. b. Cntacten zeken: Mgelijkheid m te zeken naar een bestaand cntact in de OfficeDO database. c. Nieuw Dssier: Aanmaken van een nieuw Dssier. d. Dssiers zeken: Mgelijkheid m te zeken naar bestaande Dssiers binnen OfficeDO. a. Nieuw prduct: Aanmaken van een nieuw prduct. b. Prducten zeken : Mgelijkheid m te zeken in de bestaande prducten. 3. Bestelbnnen: a. Verkp Bestelbn: Aanmaken van een Verkp Bestelbn. b. Aankp Bestelbn: Aanmaken van een Aankp Bestelbn. c. Overzicht Bestelbnnen: Overzicht van de bestaande Bestelbnnen met verschillende zekcriteria. 4. Leveringsbnnen: 5. Facturen: 6. Bestand: a. Verkp Leveringsbn: Aanmaken van een Verkp Leverbn. b. Aankp Leveringsbn: Aanmaken van een Aankp Leverbn. c. Overzicht Leveringsbnnen: Overzicht van de bestaande Leverbnnen met verschillende zekcriteria. a. Facturen: Aanmaken van een Factuur. b. Overzicht Facturen: Overzicht van de bestaande facturen met verschillende zekcriteria. c. Prijsafspraken: Bijhuden van prijsafspraken per klant. a. Nieuw: Bestelbn Verkp Bestelbn Aankp Leveringsbn Klant Leveringsbn Leverancier Factuur Prduct Prduct-Versie 20
Cntact b. Open: Bestelbn Leveringsbn Factuur Prijsafspraken Prduct (-Versie) Cntact 7. Afdrukken: 8. Mnitr: c. Instellingen (Instellingen zijn enkel aanpasbaar dr de adminstratr binnen uw bedrijf). Instellingen Prducten en vrraad. Instellingen Facturatie. Instellingen Cntactbeheer. Layut s Dcumenten. d. Afmelden: Afmelden bij Uw Cmmerce-Accunt. e. Afsluiten:Afsluiten van Cmmerce. a. Prducten: b. Bestellingen: Vrraadlijst. Openstaande bestellingen klanten. Openstaande bestellingen prducten. 9. Lg-On : Aanmelden en Afmelden. 21
Cntacten Nieuw cntact Er zijn verschillende manier m een cntact aan te maken binnen OfficeDO Cmmerce: 1. Via Bestand Nieuw Cntact. 2. Via sneltets Nieuw Cntact. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Cntacten scherm gepend: Vul alle velden in zals beschreven in Handleiding OfficeDO Cntacts- Cntacten beheren. Eens dit cntact aangemaakt is kan men bepalen f dit cntact Klant f Leverancier is bij het Cmmerce-icntje aan de rechterzijde van de cntactfiche. Alle ander instellingen wrden hier verder ng beschreven. 22
Cntact zeken Er zijn verschillende manieren m een cntact te zeken binnen OfficeDO Cmmerce : 1. Via Bestand- Open Cntact. 2. Via de sneltets Cntacten Zeken. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Cntacten-Zekscherm gepend: Hier hebt u twee mgelijkheden: Snel zeken: Wanneer u snel een cntact wenst te zeken in de OfficeDO Databank, kunt u dit den dr in de OfficeDO Snelzeker (bij OfficeD Bewerkingen ) de gewenste naam f gedeelte van de naam in te vullen. Dan zal er gezcht wrden in de cntactfiche p de naam van het cntact maar k p de naam die ingevuld is bij het bedrijf. U kunt tevens snelzeken p basis van adresgegevens, e-mailadres f telefnnummer. Vink hiervr de gewenste ptie aan. Vervlgens klikt u p de knp Snel zeken. Hier kunt u verschillende zekpties aanduiden. U kunt zeken p naam, 23
adresgegevens, e-mail, land, taal, datagrep, enz. Deze pties behren tt het Snel Zeken. Het is vldende m een deel van de naam in te tikken en klik p de enter tets. Weet u de naam vlledig, tik een kmma na de naam en een stuk van de vrnaam. Vrdeel is dat u veel selectiever en een minder aantal cntacten als resultaat zal hebben. Vr het ingeven van de zekterm gelden vlgende spelregels: Wanneer u zekt naar gegevens waar de letters an in VOORKOMEN, dan geeft u gewn an in. Er wrdt in dit geval gezcht naar alle namen f adressen waar an in vrkmt. Dit kan zwel in het begin, in het midden, als p het einde van de naam zijn. Wanneer u zekt naar gegevens die BEGINNEN met an, dan geeft u an* in. Wanneer u zekt naar gegevens die EINDIGIEN met an, dan geeft u *an in. OPMERKING: De pzekingen zijn NIET hfdlettergevelig. Uitgebreid zeken Wilt u Uitgebreid Zeken kunt u de aanvullende velden invullen. Klik hiervr eerst p Uitgebreid Zeken. Vlgend scherm wrdt weergegeven met 3 tabbladen: Tabblad Zeken U kunt dan gebruik maken van Filters. Hierbij geeft u bepaalde eigenschappen p en p basis van deze eigenschappen wrdt de zekactie uitgeverd (bijvrbeeld: alle Dealers Gelijk aan - Actieve dealers begin 28/08/2010 ). Deze Filters kunnen pgeslagen wrden m z later pnieuw 24
te gebruiken. (Om een filter p te slaan als query, ver eest de filter uit, klik p Filter Bewaren en ver de zekpdracht uit dr p Zeken te klikken. Op de tab resultaten klikt u nderaan p de knp Bewaren m de zekpdracht p te slaan als query. Geef een benaming in en klik p Bewaren.) Gebruik de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen m filters aan te maken, aan te passen f te verwijderen. Bij Relaties kunt u aanduiden wie de Beslisser is in het bedrijf. Als u deze ptie aanvinkt bij Zeken, zullen alleen de cntacten in de lijst verschijnen die beslisser zijn in het bedrijf. Vinkt u de ptie SOUNDEX aan, dan zal de zeker pzeken p basis van he een naam, wrd uitgesprken wrdt, m.a.w. p basis van de uitspraak. Typt u bijvrbeeld Marc dan wrden alle cntacten met deze klanken in de naam pgezcht. Dit zijn dan: Marc, Mark, Marcel, enz. Onderaan, naast de knp Zeken kunt u ingeven welke cntactpersnen drzcht meten wrden. TOP 250 betekent bijvrbeeld dat de 250 laatst tegevegde cntacten drzcht zullen wrden. Indien u * invert, dan wrden ALLE cntacten drzcht. Tabblad Resultaten : Hier wrden de resultaten van de pzeking weergegeven. Dssiers Nieuw Dssier Er zijn verschillende manier m een Dssier aan te maken binnen OfficeDO Cmmerce: 1. Via Bestand Nieuw Dssier. 2. Via sneltets Nieuw Dssier. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Dssierscherm gepend: 25
Vervlledig de hfdkenmerken van het dssier (sleutel,, verantwrdelijke, cntact, financiële inf, deadline, enz.). Bij het aanmaken van een dssier wrdt autmatisch een Intern Nummer aangemaakt (zie screesht hierbven, bvenaan rechts). Dit bestaat uit jaartal / maand / teller. Bijvrbeeld 2011/0002/29, dit wil zeggen: dssier 29, gecreëerd in februari (2e maand) van 2011. Vul eventueel de deadline (van het dssier) aan en u kunt het dssier k een achtegrndkleur geven zdat het dssier snel zichtbaar is bij de DagPlanning (Enkel vr OfficeDO Time gebruikers). Nadat u de diverse velden hebt ingevuld, kunt u p Bewaren klikken, waarna de uitgebreide vensters van het dssier verschijnen. Wenst u het dssier nu nmiddellijk te sluiten dan kunt u ngmaals p Bewaren klikken. Dssier zeken Er zijn verschillende manier m een Dssier te zeken binnen OfficeDO Cmmerce: 1. Via Bestand Open Dssier. 2. Via sneltets Dssiers Zeken. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Dssier-Zekscherm gepend: 26
U kunt: 1. Snel zeken p Omschrijving, Sleutel en Naam van het Dssier en Verantwrdelijke (laatste = nderaan). 2. Gebruik maken van Filters m dssiers p te zeken (zie Cntacten Zeken ). 3. Kiezen f inactieve dssiers al dan niet dienen pgenmen te wrden. Prducten Nieuw prduct In smmige gevallen is dit enkel mgelijk dr de administratr van het bedrijf. Om een nieuw prdukt aan te maken neemt u cntact met hem/haar p. Er zijn verschillende manier m een nieuw prduct aan te maken binnen OfficeDO Cmmerce: 1. Via Bestand Nieuw- Prduct. 2. Via sneltets Prduct zeken Tabblad Resultaten - Nieuw Prduct. 3. Via sneltets Nieuw prduct. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Prductenscherm gepend: 27
28
Het scherm is ingedeeld in twee belangrijke velden: 1. Algemeen: Cde: Afkrting van het prduct. Dienst: Is dit prduct in dienst? Vink uit indien prduct niet meer mag gebruikt wrden bij facturatie. Omschrijving: Geef mschrijving van het prduct. Eenheid: Selecteer de eenheid. ( De verschillende eenheden wrden aangemaakt dr uw administratr, indien u een extra eenheid wenst dient u cntact p te nemen met hem/haar). Leverancier: Klik p de Grene Plus m de leverancier te te vegen. Grep: Klik p de Grene Plus m de grep te te vegen. De verschillende grepen wrden aangemaakt dr uw administratr, indien u een extra grep wenst dient u cntact p te nemen met hem:haar). 2. Extra s: Frans-Engels-Duits: Geef de mschrijving in de verschillende talen. Intrastat Cde: Vul eventueel de intrastatcde in. Artikelnummer: Vul eventueel het artikelnummer in. ADR Klasse: Selecteer de cde van gevaar. UN-Cde: Selecteer de gewenste cde ( De verschillende Un-Cdes wrden aangemaakt dr uw administratr, indien u een extra cde wenst dient u cntact p te nemen met hem/haar). Werkzame stffen: Ingrediënten, samenstelling van het prduct. Opmerkingen: Na het invullen van de verschillende velden klikt u p Bewaren. Prducten zeken 29
Er zijn verschillende manier m een prduct te zeken binnen OfficeDO Cmmerce: 1. Via Bestand Open- Prduct. 2. Via sneltets Prduct Zeken. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Prducten- Zekscherm gepend: Terug met verschillende pties: Algemeen : Zeken in mschrijving, deel van mschrijving is vldende. Tevens mgelijk m te zeken naar prducten van bepaalde leverancier en/f prcuctgrep. Klik na ingave éénmaal p Enter fwel p de Zekknp nderaan het scherm. Resultaat: Selecteer het gewenste prduct: Open het prduct f prductversie dr de knppen Open Prduct, Open Prduct-Versie. Bestelbnnen Verkp Bestelbn Er zijn verschillende manier m een Verkp Bestelbn aan te maken binnen OfficeDO Cmmerce: 1. Via Bestand Nieuw- Bestelbn Verkp. 2. Via sneltets Verkp Bestelbn. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Verkp Bestelbn-Scherm gepend: 30
Vervlledig vlgende velden: Aanmaakdatum. Dagbek: selecteer het gewenste dagbek. Bestelnummer: Wrdt autmatisch ingevuld. Dcumentstatus: Open: Dit dcument kan ng gewijzigd wrden. Afsluiten : dit dcument kan niet meer gewijzigd wrden. BTW Statuut: Selecteer gewenste BTW Statuut. Klant: Selecteer klant dr middel van de datapicker rechts. Hier heeft men k de mgelijkheid m de cntactfiche te penen en /f de prijsafspraken met deze klant te bekijken. Klantenreferentie: In te vullen indien klant met een eigen referentie werkt. Besteldatum: Selecteer gewenste datum. Adres (L): Levering-adres. Adres (F) Facturatie-adres. Leveringsdatum: Selecteer gewenste datum. Leveringsperide: Transprt: Aangemaakt dr: de gebruiker die de bestelbn aanmaakt. Details: Aankp Bestelbn Er zijn verschillende manier m een Aankp Bestelbn aan te maken binnen OfficeDO Cmmerce: 3. Via Bestand Nieuw- Bestelbn Aankp. 31
4. Via sneltets Aankp Bestelbn. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Aankp Bestelbn-Scherm gepend: Vervlledig vlgende velden: Aanmaakdatum. Dagbek: selecteer het gewenste dagbek. Bestelnummer: Wrdt autmatisch ingevuld. Dcumentstatus: Open: Dit dcument kan ng gewijzigd wrden. Afsluiten : dit dcument kan niet meer gewijzigd wrden. BTW Statuut: Selecteer gewenste BTW Statuut. Klant: Selecteer klant dr middel van de datapicker rechts. Hier heeft men k de mgelijkheid m de cntactfiche te penen en /f de prijsafspraken met deze klant te bekijken. Leveringsreferentie: Besteldatum: Selecteer gewenste datum. Adres (L): Levering-adres. Adres (F) Facturatie-adres. Leveringsdatum: Selecteer gewenste datum. Leveringsperide: Transprt: 32
Aangemaakt dr: de gebruiker die de bestelbn aanmaakt. Details: Selecteer het gewenste prduct via de datapicker (vul een deel van de mschrijving in en klik p enter, een lijst verschijnt), selecteer en klik p wegschrijven. Eenheid wrdt autmatisch ingevuld. Vul aantal in. Eenheidsprijs wrdt autmatisch ingevuld. BTW wrdt autmatisch bijgerekend. Klik p m de lijnen te te vegen. Indien u een extra wrdje uitleg nder een lijn wenst te te vegen typt u dit gewn in de Prductregel en klikt u p de Grene Pijl m te te vegen. Extra tls: Schrappen: Om een lijn te schrappen, selecteert u deze en klikt p Schrappen. Naar Omhg: Om een lijn te verplaatsen in de verschillende gemaakte lijnen, selecteert u deze en klikt p Naar Omhg f Naar Beneden. Naar Beneden: Om een lijn te verplaatsen in de verschillende gemaakte lijnen, selecteert u deze en klikt p Naar Omhg f Naar Beneden. Tabblad Extra s : Mgelijkheid m standaard extra lijnen te te vegen aan de Bestelbn. Deze teksten wrden aangemaakt dr de administratr binnen uw bedrijf. Selecteer de gewenste tekst en klik p >>> m te te vegen. Bestelbn bewaren, afdrukken en mailen. Onderaan het scherm vindt u verschillende knppen m deze acties uit te veren: 33
Afdrukken : Klik hierp m de factuur af te drukken. Indien de factuur ng niet pgeslagen is krijgt u vlgende melding: Klik p Ja, vlgend scherm verschijnt: Bestelnummer is ingevuld, vul het aantal cpies in. Indien men k de Bestelbn wilt versturen per e-mail vinkt u k deze mgelijkheid aan. Er wrdt een e-mail aangemaakt met de bestelbn in bijlage. Klik p afdrukken. E-mail: Klik hier m de bestelbn per email te versturen. U vlgt dezelfde prcedure als hierbven beschreven bij Afdrukken. Bewaren (+Nieuw): Klik hier indien u de gemaakte bestelbn wilt sluiten en een nieuwe wenst te maken. Bewaren (+Sluiten): Klik hier indien u de gemaakte bestelbn wilt Bewaren en Sluiten. Sluiten: Klik hier indien u de bestelbn wilt sluiten. Overzicht Bestelbns 34
Er zijn verschillende manier m een Bestelbnnen p te zeken binnen OfficeDO Cmmerce: 1. Via Bestand Open- Bestelbnnen. 2. Via sneltets OVerzicht Bestelbnnen. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Bestelbnen Overzicht gepend: Met twee tabbladen: Verkp Mgelijkheden m te zeken p vlgende filters: Dagbek Klant Dcumentstatus PrductVersie Aanmaakdatum tussen xx en yy Besteldatum tussen xx en yy Leveringsdatum tussen xx en yy BestelNummer Klik p Zeken : De resultaten wrden weergegeven in het vak Resultaten. 35
Aankp Mgelijkheden m te zeken p vlgende filters: Dagbek. Klant. Dcumentstatus. PrductVersie. Aanmaakdatum tussen xx en yy. Besteldatum tussen xx en yy. Leveringsdatum tussen xx en yy. BestelNummer. Klik p Zeken : De resultaten wrden weergegeven in het vak Resultaten. Klik p Tevegen, Bewerken en Afdrukken m deze acties uit te veren. Leverbnnen Verkp Leveringsbn Er zijn verschillende manier m een Verkp Leveringsbn aan te maken binnen OfficeDO Cmmerce: 5. Via Bestand Nieuw- Leveringsbn Verkp. 6. Via sneltets Verkp Leveringsbn. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Verkp Leveringsbn-Scherm gepend: 36
Vervlledig vlgende velden: Aanmaakdatum. Dagbek: selecteer het gewenste dagbek. Bestelnummer: Wrdt autmatisch ingevuld. Dcumentstatus: Open: Dit dcument kan ng gewijzigd wrden. Afsluiten : dit dcument kan niet meer gewijzigd wrden. BTW Statuut: Selecteer gewenste BTW Statuut. Klant: Selecteer klant dr middel van de datapicker rechts. Hier heeft men k de mgelijkheid m de cntactfiche te penen en /f de prijsafspraken met deze klant te bekijken. Klantenreferentie: In te vullen indien klant met een eigen referentie werkt. Besteldatum: Selecteer gewenste datum. Adres (L): Levering-adres. Adres (F) Facturatie-adres. Leveringsdatum: Selecteer gewenste datum. Leveringsperide: Transprt: Aangemaakt dr: de gebruiker die de bestelbn aanmaakt. Details: Selecteer het gewenste prduct via de datapicker (vul een deel van de mschrijving in en klik p enter, een lijst verschijnt), selecteer en klik p wegschrijven. Eenheid wrdt autmatisch ingevuld. Vul aantal in. 37
Eenheidsprijs wrdt autmatisch ingevuld. BTW wrdt autmatisch bijgerekend. Klik p m de lijnen te te vegen. Indien u een extra wrdje uitleg nder een lijn wenst te te vegen typt u dit gewn in de Prductregel en klikt u p de Grene Pijl m te te vegen. Extra tls: Schrappen: Om een lijn te schrappen, selecteert u deze en klikt p Schrappen. Naar Omhg: Om een lijn te verplaatsen in de verschillende gemaakte lijnen, selecteert u deze en klikt p Naar Omhg f Naar Beneden. Naar Beneden: Om een lijn te verplaatsen in de verschillende gemaakte lijnen, selecteert u deze en klikt p Naar Omhg f Naar Beneden. Tabblad Extra s : Mgelijkheid m standaard extra lijnen te te vegen aan de leveringsbn. Deze teksten wrden aangemaakt dr de administratr binnen uw bedrijf. Selecteer de gewenste tekst en klik p >>> m te te vegen. 38
Leveringsbn bewaren, afdrukken en mailen. Onderaan het scherm vindt u verschillende knppen m deze acties uit te veren: Afdrukken : Klik hierp m de leveringsbn af te drukken. Indien de leveringsbn ng niet pgeslagen is krijgt u vlgende melding: Klik p Ja, vlgend scherm verschijnt: 39
Leveringsbnnummer is ingevuld, vul het aantal cpies in. Indien men k de leveringsbn wilt versturen per e-mail vinkt u k deze mgelijkheid aan. Er wrdt een e-mail aangemaakt met de leveringsbn in bijlage. Klik p afdrukken. E-mail: Klik hier m de leveringsbn per email te versturen. U vlgt dezelfde prcedure als hierbven beschreven bij Afdrukken. Bewaren (+Nieuw): Klik hier indien u de gemaakte leveringsbn wilt sluiten en een nieuwe wenst te maken. Bewaren (+Sluiten): Klik hier indien u de gemaakte leveringsbn wilt Bewaren en Sluiten. Sluiten: Klik hier indien u de leveringsbn wilt sluiten. 40
Aankp Leveringsbn Er zijn verschillende manier m een Aankp Leveringsbn aan te maken binnen OfficeDO Cmmerce: 7. Via Bestand Nieuw- Leveringsbn Aankp. 8. Via sneltets Aankp Leveringsbn. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Aankp Leveringsbn-Scherm gepend: Vervlledig vlgende velden: Aanmaakdatum. Dagbek: selecteer het gewenste dagbek. Bestelnummer: Wrdt autmatisch ingevuld. Dcumentstatus: Open: Dit dcument kan ng gewijzigd wrden. Afsluiten : dit dcument kan niet meer gewijzigd wrden. BTW Statuut: Selecteer gewenste BTW Statuut. Klant: Selecteer klant dr middel van de datapicker rechts. Hier heeft men k de mgelijkheid m de cntactfiche te penen en /f de prijsafspraken met deze klant te bekijken. Leveringsreferentie: Besteldatum: Selecteer gewenste datum. Adres (L): Levering-adres. Adres (F) Facturatie-adres. 41
Leveringsdatum: Selecteer gewenste datum. Leveringsperide: Transprt: Aangemaakt dr: de gebruiker die de bestelbn aanmaakt. Details: Selecteer het gewenste prduct via de datapicker (vul een deel van de mschrijving in en klik p enter, een lijst verschijnt), selecteer en klik p wegschrijven. Eenheid wrdt autmatisch ingevuld. Vul aantal in. Eenheidsprijs wrdt autmatisch ingevuld. BTW wrdt autmatisch bijgerekend. Klik p m de lijnen te te vegen. Indien u een extra wrdje uitleg nder een lijn wenst te te vegen typt u dit gewn in de Prductregel en klikt u p de Grene Pijl m te te vegen. Extra tls: Schrappen: Om een lijn te schrappen, selecteert u deze en klikt p Schrappen. Naar Omhg: Om een lijn te verplaatsen in de verschillende gemaakte lijnen, selecteert u deze en klikt p Naar Omhg f Naar Beneden. Naar Beneden: Om een lijn te verplaatsen in de verschillende gemaakte lijnen, selecteert u deze en klikt p Naar Omhg f Naar Beneden. Tabblad Extra s : Mgelijkheid m standaard extra lijnen te te vegen aan de leveringsbn. Deze teksten wrden aangemaakt dr de administratr binnen uw bedrijf. Selecteer de gewenste tekst en klik p >>> m te te vegen. 42
Leveringsbn bewaren, afdrukken en mailen. Onderaan het scherm vindt u verschillende knppen m deze acties uit te veren: Afdrukken : Klik hierp m de leveringsbn af te drukken. Indien de leveringsbn ng niet pgeslagen is krijgt u vlgende melding: Klik p Ja, vlgend scherm verschijnt: 43
Leveringsbnnummer is ingevuld, vul het aantal cpies in. Indien men k de leveringsbn wilt versturen per e-mail vinkt u k deze mgelijkheid aan. Er wrdt een e-mail aangemaakt met de leveringsbn in bijlage. Klik p afdrukken. E-mail: Klik hier m de leveringsbn per email te versturen. U vlgt dezelfde prcedure als hierbven beschreven bij Afdrukken. Bewaren (+Nieuw): Klik hier indien u de gemaakte leveringsbn wilt sluiten en een nieuwe wenst te maken. Bewaren (+Sluiten): Klik hier indien u de gemaakte leveringsbn wilt Bewaren en Sluiten. Sluiten: Klik hier indien u de leveringsbn wilt sluiten. 44
Overzicht Leveringsbns Er zijn verschillende manier m een Leveringsbn p te zeken binnen OfficeDO Cmmerce: 3. Via Bestand Open- Leveringsbnnen. 4. Via sneltets OVerzicht Leveringsbnnen. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Leveringsbnnen Overzicht gepend: Met twee tabbladen: Verkp Mgelijkheden m te zeken p vlgende filters: Dagbek. Klant. Dcumentstatus. PrductVersie. Aanmaakdatum tussen xx en yy. Besteldatum tussen xx en yy. Leveringsdatum tussen xx en yy. BestelNummer. Klik p Zeken. De resultaten wrden weergegeven in het vak Resultaten. In het rechtervak wrdt een Preview weergegeven van de geselecteerde Leveringsbn in het Resultatenvak. 45
Aankp: Mgelijkheden m te zeken p vlgende filters: Dagbek. Klant. Dcumentstatus. PrductVersie. Aanmaakdatum tussen xx en yy. Besteldatum tussen xx en yy. Leveringsdatum tussen xx en yy. BestelNummer. Klik p Zeken. De resultaten wrden weergegeven in het vak Resultaten. In het rechtervak wrdt een Preview weergegeven van de geselecteerde Leveringsbn in het Resultatenvak. Klik p Tevegen, Bewerken, Afdrukken en Vrraadbeheer m deze acties uit te veren. Factuur Nieuwe factuur Er zijn verschillende manier m een Factuur aan te maken binnen OfficeDO Cmmerce: 1. Via Bestand Nieuw- Factuur. 2. Via sneltets Factuur. 46
In beide gevallen wrdt het OfficeDO Verkp Leveringsbn-Scherm gepend: Vervlledig vlgende velden: Factuurdatum. Dagbek: selecteer het gewenste dagbek. Factuurnummer: Wrdt autmatisch ingevuld. Dcumentstatus: Open: Dit dcument kan ng gewijzigd wrden. Afsluiten : dit dcument kan niet meer gewijzigd wrden. BTW Statuut: Selecteer gewenste BTW Statuut. Klant: Selecteer klant dr middel van de datapicker rechts. Hier heeft men k de mgelijkheid m de cntactfiche te penen en /f de prijsafspraken met deze klant te bekijken. Klantenreferentie: In te vullen indien klant met een eigen referentie werkt. KrtingGrep/ KKB: Selecteer de eventuele krtinggrep Of vul % krting in. Betalingstermijn: Selecteeer de gewenste betalingstermijn. Vervaldatum: Deze wrdt autmatisch ingevuld bij het selecteren van de betalingstermijn. Adres (F): Facturatieadres indien afwijkend van bvenstaand adres. Factuurlijnen: Selecteer het gewenste prduct via de datapicker (vul een deel van de mschrijving in en klik p enter, een lijst verschijnt), selecteer en klik p wegschrijven. Eenheid wrdt autmatisch ingevuld. Vul aantal in. 47
Eenheidsprijs wrdt autmatisch ingevuld. BTW wrdt autmatisch bijgerekend. Klik p m de lijnen te te vegen. Indien u een extra wrdje uitleg nder een lijn wenst te te vegen typt u dit gewn in de Prductregel en klikt u p de Grene Pijl m te te vegen. Extra tls: Schrappen: Om een lijn te schrappen, selecteert u deze en klikt p Schrappen. Naar Omhg: Om een lijn te verplaatsen in de verschillende gemaakte lijnen, selecteert u deze en klikt p Naar Omhg f Naar Beneden. Naar Beneden: Om een lijn te verplaatsen in de verschillende gemaakte lijnen, selecteert u deze en klikt p Naar Omhg f Naar Beneden. Tabblad Extra s : Mgelijkheid m standaard extra lijnen te te vegen aan de factuur. Deze teksten wrden aangemaakt dr de administratr binnen uw bedrijf. Selecteer de gewenste tekst en klik p >>> m te te vegen. 48
Factuur bewaren, afdrukken en mailen. Onderaan het scherm vindt u verschillende knppen m deze acties uit te veren: Afdrukken : Klik hierp m de factuur af te drukken. Indien de factuur ng niet pgeslagen is krijgt u vlgende melding: Klik p Ja, vlgend scherm verschijnt: Factuurnummer is ingevuld, vul het aantal cpies in. Indien men k de factuur wilt versturen per e-mail vinkt u k deze mgelijkheid aan. Er wrdt een e-mail aangemaakt met de factuur in bijlage. Klik p afdrukken. E-mail: Klik hier m de factuur per email te versturen. U vlgt dezelfde prcedure als hierbven beschreven bij Afdrukken. Bewaren (+Nieuw): Klik hier indien u de gemaakte factuur wilt sluiten en een nieuwe factuur wenst te maken. Bewaren (+Sluiten): Klik hier indien u de gemaakte factuur wilt Bewaren en Sluiten. Sluiten: Klik hier indien u de factuur wilt sluiten. 49
Overzicht Facturen Factuur Opzeken Er zijn verschillende manier m een Factuur p te zeken binnen OfficeDO Cmmerce: 5. Via Bestand Open- Facturen. 6. Via sneltets OVerzicht Facturen. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Facturen Overzicht gepend: Algemeen Selecteer de gewenste filters m uw pzeking te den. U kunt meerdere filters gebruiken in één pzeking. U hebt de keuze uit : Dagbek: Selecteer het gewenste dagbek. Factuurdatum: Selecteer gewenste datum. Klant: Selecteer klant dr middel van de datapicker. Factuurnummer: Vul factuurnummer in. Dcumentstatus: 50
Betaald: Alles, Onbetaald, Vervallen, Betaald... PrductVersie: selecteer gewenste PrductVersie. Klik p Zeken m de pzeking te starten. Extra tls : Tevegen m een nieuwe factuur te te vegen. Bewerken m de factuur ng te bewerken. Validering m de factuur te verwerken ( meer hierver zie Factuur Verwerken ). Preview m de factuur weer te geven. Afdrukken m de factuur af te drukken. Factuur verwerken Om een factuur te verwerken det u eerst de pzeking zals hierbven beschreven. Rechts van de factuur klik u p Validering. 51
U klikt p Betaald en daarna p Bewaren. De factuur is nu verwerkt. Tevens bestaat de mgelijkheid m meerdere facturen in één keer te verwerken. Selecteer hiervr de verschillende facturen in de lijst van resultaten. ( Dr middel van CTRL + klik kan men meerder lijnen selecteren). Klik p Validering, vlgend scherm wrdt weergegeven: Vink Akkrd m de geselecteerde facturen als betaald te markeren aan. Daarna klikt u p Bewaren. De verschillende facturen zijn nu verwerkt. 52
Prijsafspraken & Prijsrekenregels Er is een verschil tussen prijsafspraken en prijsrekenregels.een prijsafspraak kan k tegevegd wrden bij cntacten die ng geen klant zijn. Bijvrbeeld bij prspecten waar er speciale prijzen zijn vrgesteld. Een prijsafspraak heeft altijd betrekking tt een bepaald cntact! Prijsrekenregels kan men tepassen p transacties, krtinggrepen, klanten,leveranciers, prdukten, klanttypes,leverancierstype. Per prductversie is het k mgelijk m een prijsrekenregel te maken. Prijsafspaak tevegen Er zijn verschillende manier m prijsafspraken te te vegen binnen OfficeDO Cmmerce: 1. Via Bestand Open- Prijsafspraken Nieuw. 2. Via sneltets Prijsafspraken. In beide gevallen wrdt het OfficeD Prijsafspraken-scherm gepend: 53
Klik p Nieuw m een nieuwe prijsafspraak te te vegen: Selecteer het gewenste Cntact via de datapicker. Selecteer Prduct via de datapicker. Vervlledig eventueel met een vrije ingave. Stel de afgesprken prijs in. Klik p Histriek m deze p te nemen in de lijst. Selecteer Aankp (indien dit een aankpprijsafspraak is) f Verkp (indien dit een verkpsprijsafspraak is). Geef datum in van afspraak. Vul eventueel cmmentaar in. Indien deze prijsafspraak niet meer actief is kan men Actief uitvinken. Klik p Bewaren. Prijsafspraak cpieren Indien men bepaalde prijsafspraken wilt cpieren gaat men via de sneltets Prijsafspraken en klikt men p de Cpy knp. Vul daarna het cntact in via de datapicker, vul afgesprken prijs in en klik p Bewaren. Prijsafspraken wijzigen 54
Om een prijsafspraak te wijzigen gaat men via de sneltets Prijsafspraken naar het verzicht van Prijsafspraken, selecteer de prijsafspraak en klik p de Wijzigen knp. Wijzig de gegevens en klik p Bewaren. Prijsafspraken Deactiveren Om een prijsafspraak te deactiveren gaat men via de sneltets Prijsafspraken naar het verzicht van Prijsafspraken, selecteer de prijsafspraak en klik p de Deactiveren knp. Klik p ja m de prijsafspraak te deactiveren. Prijsrekenregel tevegen Er zijn verschillende mgelijkheden m een prijsrekenregel te te vegen: 1. Prijsrekenregel tevegen aan een prductversie Om een prijsrekenregel te te vegen aan een prductversie zekt men eerst het betreffende prduct p: Er zijn verschillende manier m een prduct te zeken binnen OfficeDO Cmmerce: a. Via Bestand Open- Prduct. b. Via sneltets Prduct Zeken. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Prducten- Zekscherm gepend: Terug met verschillende pties: Algemeen : Zeken in mschrijving, deel van mschrijving is vldende. Tevens mgelijk m te zeken naar prducten van bepaalde leverancier en/f prcuctgrep. Klik na ingave éénmaal p Enter fwel p de Zekknp nderaan het scherm. 55
Resultaat: Selecteer het gewenste prduct: Open de Prduct-Versie dr middel van aan te klikken. (een prijsrekenregel kan NIET tegepast wrden p een prduct tenzij deze zich in een prductgrep bevindt, zie verder). Ga naar het tabblad Prijsrekenregels. 56
Nadat u de vrwaarden hebt bepaaltn bepaalt u de prijs, krting f teslag met een eventuele peride dat dit geldig is. Indien de prijsrekenregel niet meer actief is, kunt u dit hier k uitvinken. Klik p Bewaren m de aanpassingen p te slaan. 2. Prijsrekenregel tevegen aan een prductversie vr een bepaalde peride Dit wrdt vrnamelijk gebruikt vr bepaalde verkpsacties. Bijvrbeeld : In de maand januari krijgt men 15% krting p een bepaald prductversie. Hiervr vlgt men de stappen beschreven hierbven en geeft men de peride in waarin de krting geldig is. 3. Prijsrekenregel tevegen aan een prduct. Om een prijsrekenregel aan een prduct (én al zijn versies) te te vegen is het ndig m de prducten in prductgrepen in te delen. Een prijsrekenregel kan niet tegewezen wrden aan prducten maar wel aan prductgrepen. U kan bijvrbeeld een prductgrep aanmaken PrmArtikelen. U maakt éénmalig een prijsrekenregel aan vr de grep PrmArtikelen met de krting die van tepassing is. Bijvrbeeld 10% krting. 57
Bij elke nieuwe prm die u det is het enkel ndig m het prduct (en al zijn versies) te te wijzen aan de prductgrep PrmArtikelen. Opgelet! Indien de prm enkel geldig is p Prductversies is het ndig m de rekenregel te te passen p Prductversies en niet p Prducten! 4. Prijsrekenregel tevegen aan prductgrep. Om een prijsrekenregel aan een prductgrep te te vegen gaat u via Instellingen Prducten en Vrraad naar het tabblad Prijsrekenregels en klik hier p tevegen. Selecteer de gewenste prductgrep en bepaal de prijs, krting f teslag met een eventuele peride dat dit geldig is. Indien de prijsrekenregel niet meer actief is, kunt u dit hier k uitvinken. Klik p Bewaren m de aanpassingen p te slaan. 5. Prijsrekenregels wijzigen Om een prijsrekenregel te wijzigen gaat men naar de desbetreffende prductversie, tabblad Prijsrekenregels en klikt men p wijzigen. Na de aanpassing klikt men p Bewaren m de wijzigingen p te slaan. 6. Prijssimulatie maken Het is steeds handig m de mgelijkheid te hebben m een prijssimulatie te kunnen maken alvrens men een prijsafspraak f prijsrekenregel tevegt. 58
Hiervr zekt men eerst de prductversie p vr welke men de simulatie wilt maken. Er zijn verschillende manier m een prduct te zeken binnen OfficeDO Cmmerce: c. Via Bestand Open- Prduct. d. Via sneltets Prduct Zeken. In beide gevallen wrdt het OfficeDO Prducten- Zekscherm gepend: Terug met verschillende pties: Algemeen : Zeken in mschrijving, deel van mschrijving is vldende. Tevens mgelijk m te zeken naar prducten van bepaalde leverancier en/f prcuctgrep. Klik na ingave éénmaal p Enter fwel p de Zekknp nderaan het scherm. Resultaat: Selecteer het gewenste prduct: Open de Prduct-Versie dr middel van aan te klikken. (een prijsrekenregel kan NIET tegepast wrden p een prduct tenzij deze zich in een prductgrep bevindt, zie verder). Ga naar het tabblad Prijsrekenregels. 59
Klik p Prijssimulatie. Geef de gewenste filters p en klik p Evalueer. 7. Prijsrekenregels wijzigen Zek de gewenste prijsrekenregel p en klik p Wijzigen. De de wijzigingen en klik p Bewaren m de wijzigingen p te slaan. 60
In deze reeks zijn k verschenen: Handleiding OfficeDO Algemeen ( Beschikbaar via OfficeDO Diensten alsk p de website). Handleiding OfficeDO Cntacts Handleiding OfficeDO Sales Handleiding OfficeDO Mail Handleiding OfficeDO Time Handleiding OfficeDO Services Handleiding OfficeDO Planning Handleiding OfficeDO Invicing Handleiding OfficeDO Reprts Handleiding OfficeDO Cmmerce Handleiding SalesImpact Al deze handleidingen zijn beschikbaar via de OfficeD Diensten. Cpyright Office Data Objects bvba. Alle rechten vrbehuden. 61