IMPACTXRM CRM PLANNING GEBRUIKERSHANDLEIDING. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50)

Transcriptie

1 IMPACTXRM CRM PLANNING GEBRUIKERSHANDLEIDING IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 0032 (50) Herzien

2 Inhud IMPACTXRM Planning Algemene infrmatie... 2 Gebruikersvrkeuren... 4 Gebruikershandleiding... 5 IMPACTXRM Planning Menu... 5 Planning beheren... 6 Agenda beheren... 7 Afspraken aanmaken... 7 Afspraken bewerken Afspraken zeken Taken beheren Taken aanmaken Taken tewijzen Taken bijwerken Taken zeken Meer pties IMPACT Planning Bezekrapprt tevegen aan uw afspraak Aanwezigen tevegen aan een afspraak Bezekrapprt versturen naar aanwezigen van de afspraak Opprtuniteit bewerken vanuit uw agenda ATS beheren Algemene Infrmatie Bezekschema s Cntacten zeken p basis van Bezekschema s Functinaliteiten van ATS Afspraken beken via ATS Frequentie van bezek aanpassen Prjectplanning beheren Algemene Infrmatie Overzicht van Prjectplanning IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 1

3 IMPACTXRM Planning Algemene infrmatie De IMPACT Planning Mdule vrmt vr gebruikers een nuttige mdule in het IMPACT CRM -gamma. Het is dan k deze mdule die ervr zrgt dat zwel de agenda als de taken van cntactpersnen binnen IMPACT CRM gedeeld kunnen wrden. Deze mdule maakt het mgelijk m agenda s te delen (via Micrsft Exchange Server), taken en afspraken aan cntacten te kppelen, een autmatische weergave van bedrijfsgegevens in te schakelen bij het beken van afspraken en taken, enz. Een zeer handige tl binnen IMPACT Planning is ATS. Deze helpt u bij de planning van wederkerende afspraken, met tal van mgelijkheden. Daarnaast hebt u k de mgelijkheid m prjectplanning te integreren binnen uw bedrijf. Belangrijk m te weten is het feit dat u agenda s, afspraken en taken kunt blijven gebruiken en behandelen zals u dat VOOR het gebruik van IMPACT CRM deed. Het is niet mdat u p een gegeven mment IMPACT CRM heeft geïnstalleerd dat er iets zu veranderen aan de manier waarp agenda s en taken in Outlk wrden bijgehuden. Na de installatie van IMPACT Planning wrden enkele znes anders weergeven dan in een standaard Outlk cnfiguratie: 1. Een extra Menu in de werkbalk van IMPACT CRM, namelijk IMPACT Planning : Via dit Menu kunt u verschillende bewerkingen uitveren. Een verzicht van de verschillende pties: ATS: Werken met ATS Overzichten : Overzicht Planning en Prject Planning Instellingen Vr meer uitleg ver deze functies en hun gebruik, zie verder in deze handleiding. 2. Op de utlkcntactfiche via de IMPACT CRM ViewSwitch een knp Planning die de extra pties Taken en Planning pent. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 2

4 Tabblad Planning: Histriek: Overzicht van alle gekppelde afspraken van het cntact. De afspraken kunt u vervlgens Bekijken, Bewerken en Verwijderen. U kunt een afspraak maken via de knp Afspraak f u kunt een verzek m een afspraak verzenden via de knp Verzek. Via de knp Vernieuwen kunt u de planning updaten aan recente veranderingen. De knp Rapprt laat u een rapprt trekken aan de hand van de dr u gekzen specificaties, en de knp Frmulier laat u een aan de afspraak gekppeld frmulier raadplegen. ATS: Frequentie aanpassen en vrkeuren vr ATS (idem vr ATS2 en ATS3) PrjectPlanning : Instelling m een cntact p te nemen in Plannings Rsters Tabblad Taken Overzicht van alle gekppelde taken met betrekking tt het cntact. De taken kunt u vervlgens bekijken, Tevegen, Bewerken, Verwijderen en Vernieuwen. U kunt eveneens frmulieren raadplegen die aan de taak gekppeld zijn via de knp Frmulier. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 3

5 3. Tevens zult u verschillende extra velden zien bij het aanmaken van een nieuwe afspraak: Deze extra velden kunt u steeds verbergen dr te klikken p << f >> in het desbetreffende veld. Meer inf hierver verder in deze handleiding. Deze uitbreidingen maken het mgelijk m gedeelde agenda s in de nline IMPACT CRM Database te bekijken en bij te werken. Het is eveneens mgelijk m afspraken te kppelen aan cntacten, pprtuniteiten, dssiers én bezekrapprten bij te huden. Gebruikersvrkeuren IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 4

6 Gebruikershandleiding IMPACTXRM Planning Menu Na installatie van IMPACT Planning wrdt de IMPACT CRM Werkbalk uitgebreid met een item IMPACT Planning met vlgende sub-items: 1. Een extra Menu in de werkbalk van IMPACT CRM, namelijk IMPACT CRM Planning : Via dit Menu kunt u verschillende bewerkingen uitveren. Een verzicht van de verschillende pties: ATS: Werken met ATS (zie stappenplan Werken met IMPACTXRM ATS) Overzichten: Overzicht Planning en Prjectbeheer. Instellingen: Deze ptie is bestemd vr administratrs. Vr meer uitleg ver deze functies en hun gebruik, zie verder in deze handleiding. 2. Op de utlkcntactfiche via de IMPACT CRM ViewSwitch een knp Planning die de extra pties Planning en Taken pent. Tabblad Planning: Histriek: Overzicht van alle gekppelde afspraken van het cntact. De afspraken kunt u vervlgens Bekijken, Bewerken en Verwijderen. U kunt een afspraak maken via de knp Afspraak f u kunt een verzek m een afspraak verzenden via de knp Verzek. Via de knp Vernieuwen kunt u de planning updaten aan recente veranderingen. De knp Rapprt laat u een rapprt trekken aan de hand van de dr u gekzen specificaties. De knp Frmulier laat u een aan de afspraak gekppeld frmulier raadplegen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 5

7 ATS: Frequentie aanpassen en vrkeuren vr ATS (idem vr ATS2 en ATS3) PrjectPlanning : Instelling m een cntact p te nemen in Plannings Rsters Tabblad Taken: Overzicht van alle gekppelde taken met betrekking tt het cntact. De taken kunt u vervlgens bekijken, Tevegen, Bewerken, Verwijderen en Vernieuwen. U kunt k een gekppeld frmulier raadplegen via de knp Frmulier. 3. Tevens zult u verschillende extra velden zien bij het aanmaken van een nieuwe afspraak: Deze extra velden kunt u steeds verbergen dr te klikken p << f >> in het desbetreffende veld. Meer inf hierver verder in deze handleiding. Deze uitbreidingen maken het mgelijk m gedeelde agenda s in de nline IMPACT CRM Database te bekijken en bij te werken, alsk m afspraken te kppelen aan cntacten, pprtuniteiten, dssiers én bezekrapprten bij te huden. Planning beheren Planning beheren via Agenda en Taken. De werkwijze is vr beide applicaties gelijklpend met de werkwijze van Outlk. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 6

8 Gebruikers die gebruik maken van de functinaliteiten van ATS kunnen k hun agenda beheren via het ATS-scherm. Meer hierver, zie stappenplan Werken met IMPACTXRM ATS. Agenda beheren Afspraken aanmaken Een Afspraak kan p verschillende manieren aangemaakt wrden: 1. Via uw Agenda in Outlk. Als u een afspraak wilt maken, vertrekt u best vanuit de Agenda in uw Outlk. Het vrdeel is dat u nmiddellijk ziet waar er plaats is m de afspraak te plaatsen. Hiervr klikt u bvenaan p Nieuwe afspraak. Het afsprakenscherm wrdt gepend. Het scherm bestaat uit 4 delen: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 7

9 1. IMPACT Clning: Mgelijkheid m een afspraak te klnen, f delen met een andere medewerker (enkel tegankelijk indien dit z ingesteld is bij de IMPACT Planning Instellingen). 2. Afspraak: Onderwerp, lcatie, datum en tijd met eventuele pmerkingen. 3. Bezekrapprt: Mgelijkheid m een bezekrapprt in te vullen na het uitveren van de afspraak, het raadplegen van de histriek van bezekrapprten van vrige afspraken, alsk de mgelijkheid m tags te kppelen aan afspraken. 4. IMPACT CRM Status: Hier terug verschillende pties: a. Afspraak Grep: selecteer hier de grep waarte de afspraak behrt. b. Afspraak Brn: selecteer hier de afspraakbrn: Via wie/he bent u aan deze afspraak gekmen c. Afspraak Type: selecteer hier het type afspraak: Wat met u den? d. Afspraak Brntype: selecteer hier de afspraakbrntype. e. De knp laat u een frmulier invullen en tevegen aan de afspraak (indien er dr uw administratr vr dat type afspraak een frmulier vrzien is). f. Cntact: Maak gebruik van de datapicker m uw cntact te selecteren. De afspraak zal autmatisch aan de cntactfiche gekppeld wrden, en zwel het nderwerp als de lcatie van de afspraak zullen ingevuld wrden. Indien u dit niet wenst, vinkt u nderaan CntactInf/Onderwerp en/f CntactInf/Lcatie uit vóór u de kppeling maakt. g. Dssier: Maak gebruik van het drpdwn-menu m een dssier te selecteren (alle gekppelde dssiers van het hierbven geselecteerde cntact zullen weergegeven wrden). De afspraak zal eveneens autmatisch aan het dssier gekppeld wrden. h. Aanwezigen: Maak gebruik van de knp aan de rechterkant m aanwezigen te te vegen. Alle relaties van het hierbven geselecteerde cntact zullen weergegeven wrden. Selecteer de cntacten. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 8

10 U kunt een aanwezige gemakkelijk verwijderen dr de persn te selecteren en p het rde kruisteken te klikken. Dr een persn te selecteren en p te klikken hebt u de mgelijkheid m vanuit het afsprakenscherm de persn een mail met bevestiging te sturen. Met de knp kunt u eveneens een uitndiging vr de afspraak aan het cntact sturen. i. Opprtuniteit: Maak gebruik van het drpdwn menu m een pprtuniteit te selecteren (alle actieve pprtuniteiten van het hierbven geselecteerde cntact zullen weergegeven wrden). De afspraak zal autmatisch k aan de pprtuniteit gekppeld wrden. j. Ticket: Maak gebruik van het drpdwn menu m een ticket te selecteren (alle gekppelde en niet afgeslten tickets van het hierbven geselecteerde cntact zullen weergegeven wrden). De afspraak zal autmatisch k aan het ticket gekppeld wrden. k. Indien u deze afspraak wenst privaat te huden vinkt u Privaat aan. l. Werkt u Offline en wenst u deze afspraak bij te werken zdra u nline bent, vink dan Markeer vr Uplad aan. 2. Via de OutlkCntactfiche, IMPACT CRM View-Switch, tabblad Planning : Ok is het mgelijk m via de Outlkcntactfiche een afspraak aan te maken. Ga hiervr naar de cntactfiche en klik p de IMPACT CRM View-Switch. Klik p de het tabblad Planning. knp en ga naar Hier ziet u een verzicht van alle gedeelde afspraken die reeds gekppeld werden aan het cntact, met nderaan de infrmatie van de afspraak alsk het bijhrend bezekrapprt. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 9

11 Klik p de knp Afspraak m een nieuwe afspraak te maken. U vlgt dezelfde prcedure als hierbven beschreven. Outlk laat k te m een verzek tt afspraak te maken naar een cntact binnen f buiten het bedrijf (via de knp Verzek ). 3. Via een pprtuniteit: Tevens is het mgelijk m tijdens het bewerken van een pprtuniteit een nieuwe afspraak te maken. Hiervr gaat u naar het tabblad Planning van de desbetreffende pprtuniteit. Dr middel van de knp Beken is het mgelijk m een afspraak vast te leggen. Z kunt u een afspraak zwel in de agenda van de uitverder van de pprtuniteit (indien u machtiging hebt tt zijn agenda en taken) als in uw eigen agenda rechtstreeks beken. Vink hiervr Uitverder f Huidige gebruiker aan. Indien u niet in de agenda van de uitverder kunt beken, gelieve uw administratr te cntacteren. Met behulp van de grene pijlen kunt u in beide agenda s bladeren. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 10

12 4. Via een ticket: Tijdens het bewerken van een ticket kunt u een afspraak beken via het tabblad Planning. Selecteer een gebruiker: U krijgt een verzicht van zijn/haar agenda. Met de grene pijlen kunt u de agenda drbladeren. Gebruik de knp Beken m een afspraak te maken in de agenda van de geselecteerde gebruiker. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 11

13 Afspraken bewerken Een afspraak bewerken zal men vrnamelijk den via Agenda in Outlk. Klik p Agenda in Outlk. Het vlgend scherm wrdt weergegeven: U kunt vervlgens p de afspraak dubbelklikken die u wenst te bewerken. U kunt de gegevens naar wens wijzigen. Natuurlijk is het mgelijk m via een pprtuniteit, een cntactfiche f een ticket een afspraak te bewerken via het tabblad Planning dat u bij al deze functies terug vindt. Afspraken zeken In de Agenda zeken f een afspraak pzeken, kan p verschillende manieren gebeuren: 1. Via Agenda in Outlk. U kunt zwel uw eigen als de gedeelde agenda s bekijken en per dag, datum, week, enz. zeken. 2. Via de Menubalk IMPACT CRM IMPACT CRM Planning Overzichten Overzicht Planning. Het vlgend scherm verschijnt en u krijgt een zekfunctie m een verzicht van de afspraken binnen Agenda p te vragen: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 12

14 Het zekscherm bestaat uit twee tabbladen: Afspraken : zekfuncties binnen afspraken. U bepaalt zelf p basis van welke parameters f zekpties u wilt zeken. U kunt afspraken pvragen via de vlgende parameters: Cntact: Op basis van een bepaald cntact (naam) zekt u naar afspraken. Dr de datapicker aan te klikken, kunt u cntacten pzeken. Dssier: U kunt afspraken pzeken p basis van een specifiek dssier. U selecteert hier het gewenste dssier. Gebruiker: De gebruiker vr de gewenste pzeking. Datum: De data waartussen de gezchte afspraak zich met situeren. Afspraak Type: Het Type afspraak dat pgezcht met wrden. Afspraak Grep: De Datagrep waarte de afspraak behrt. Afspraak Brn: De Brn van de afspraak. Afspraak BrnType: Het BrnType van de afspraak. Tag: Mgelijkheid m afspraken p te zeken via vraf ingestelde tags. Maximum: Hier duidt u aan heveel afspraken maximaal als resultaat weergegeven meten wrden. Standaard staat hier 50 ingevuld. De 50 meest recente afspraken, die aan uw zekpdracht vlden, zullen hier weergegeven wrden. Nieuwe Selectie: klik p deze knp m alle ingeverde zekcriteria te wissen en een nieuwe zekpdracht te starten IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 13

15 Klik p Zeken m de zekpdracht te starten. OPMERKING: De OPTIES bij de KEUZELIJSTEN wrden aangemaakt dr uw ADMINISTRATOR. Om eventueel pties bij te maken, neem cntact p met uw administratr. Resultaten Onder het veld Resultaten krijgt u alle resultaten van de pzeking te zien. Deze resultaten kunt u vervlgens bewerken via de knppen Tevegen f Bewerken, u kunt ze eveneens Verwijderen. De knp Cntact pent de cntactfiche van het cntact dat u in het bvenste deel van het venster hebt aangeduid, de knp Frmulieren laat u een frmulier raadplegen dat aan de afspraak gekppeld is. Inf Hier verschijnt de tekst die bij de specifieke afspraak hrt. Deze infrmatietekst werd aangevuld bij het aanmaken van de afspraak en geeft meer infrmatie ver de betreffende afspraak. U kunt deze infrmatie zelf bijwerken dr de afspraak te bewerken, en vervlgens naar het tabblad Tekst te navigeren. Rapprt Hier verschijnt een eventueel bezekrapprt dat aan de afspraak is tegevegd. U kunt deze infrmatie zelf bijwerken dr de afspraak te bewerken, en vervlgens naar het tabblad Tekst te navigeren. Taken : zekfuncties binnen taken. Zie Taken Beheren. 3. Via de OutlkCntactfiche, ViewSwitch,, sneltets Planning en tabblad Planning. U krijgt dan een verzicht van alle afspraken van het cntact. Taken beheren Taken aanmaken Een Taak kan p twee manieren aangemaakt wrden: 1. Via Taken in uw Outlk. Als u een taak wilt maken, vertrekt u vanuit UW eigen taken in uw Outlk. Het vrdeel is dat u nmiddellijk ziet welke taken er reeds aanwezig zijn en waar er rekening mee gehuden met wrden. Klik links p Taken in uw Outlk. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 14

16 Vervlgens klikt U bvenaan p Nieuwe Taak. Het vlgend scherm wrdt gepend: Een verzicht van de gegevens die p de takenfiche ingevuld meten wrden: IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 15

17 IMPACT Status: 1. U vinkt de ptie Privaat rechts nderaan uit, zdat de taak Gedeeld wrdt. Het wereldbl -icn verschijnt dan. 2. Taak Grep: Hier kunt u kiezen tt welke grep deze taak behrt (deze werden vastgelegd dr de administratr). 3. Taak Type: Het type taak. Bijvrbeeld telefneren f een versturen. Afhankelijk van het type taak, en f uw administratr daarvr een frmulier heeft vrzien, kunt u een frmulier invullen en aan de taak tevegen dr p de knp te klikken. 4. Cntact: Hier kunt u snel het cntact zeken dat gelinkt is met deze taak. Tik naam en vrnaam in, gescheiden dr een kmma, klik p de datapicker rechts, en u kmt in het zekscherm terecht. Selecteer het cntact en klik nderaan rechts p Wegschrijven. Onderaan rechts verschijnen de adresgegevens van de cntactpersn. De gegevens van de cntactpersn verschijnen dan eveneens bij Onderwerp. 5. Dssier/Opprtuniteit/Ticket : U kunt eventueel de taak aan een bepaald dssier, pprtuniteit f ticket linken. Via de datapicker kunt u dssiers, pprtuniteiten en tickets pzeken en selecteren. Via de drpdwn krijgt u direct een verzicht van de bestaande dssiers/pprtuniteiten van het geselecteerde cntact. 6. CntactInf/Onderwerp: Deze ptie is standaard aangevinkt en zrgt ervr dat de cntactgegevens van het cntact ingevuld wrden bij Onderwerp. Outlk: Nadat u de vrige stappen hebt uitgeverd is het nderwerp van de taak autmatisch ingevuld. Selecteer een begin- en vervaldatum, de status van de taak, de pririteit, en het vltiingspercentage. Vink eventueel Herinnering aan, en veg cmmentaar te. U kunt hier k eventuele infrmatie bijvegen. BELANGRIJK: vul alles in vlgrde in, z bent u zeker dat u niets vergeet. U kunt een taak k tewijzen aan een bepaald cntact. Klik hiervr p de knp Taak tewijzen bvenaan. Meer inf ver een taak tewijzen, zie Taak tewijzen. U kunt een afgewerkte taak k verzenden naar cntacten m hen p de hgte te brengen dat de taak afgewerkt werd en met de mededeling van het resultaat. U klikt hiervr p Statusrapprt verzenden. Vr meer inf ver het verzenden van een afgewerkte taak, zie Afgewerkte taak verzenden. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 16

18 Klik p Opslaan en sluiten. De taak verschijnt dan in uw takenlijst, f bij de taken van de persn waar u een taak hebt gebekt: In de cntactfiche van de cntactpersn, met wie de afspraak gemaakt werd, kunt u nu k de taak zien. 4. Via de OutlkCntactfiche, ViewSwitch,, sneltets Planning en tabblad Taken. Het vlgende scherm wrdt dan gepend: U krijgt een verzicht van de gedeelde taken van het cntact. U kunt vervlgens taken aanmaken vr uzelf f vr een cntact binnen het bedrijf via de knp Tevegen. U dient de takenfiche aan te vullen, zals in het vrige punt besprken. Taken tewijzen U kunt een taak tewijzen aan een bepaald cntact tijdens het aanmaken van een nieuwe taak. 1. Eerst maakt u een nieuwe taak aan. (Zie Taak aanmaken ) 2. Klik vervlgens p de knp Taak tewijzen bvenaan IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 17

19 3. Het vlgende scherm wrdt gepend en dient ingevuld te wrden: Een verzicht van de gegevens die p de takenfiche ingevuld meten wrden: IMPACT CRM Status: U vinkt de ptie Privaat rechts nderaan uit, zdat de taak Gedeeld wrdt. Het wereldbl - icn verschijnt dan. Taak Grep: Hier kunt u kiezen tt welke grep deze taak behrt (grepen wrden vastgelegd dr de administratr). Taak Type: Het type taak. Bijvrbeeld telefneren f een versturen. Cntact: Als u vertrekt vanuit de cntactfiche zal dit reeds ingevuld zijn. Dssier/Opprtuniteit: U kunt eventueel de taak linken aan een bepaald dssier f Opprtuniteit. Via de datapicker kunt u dssiers en pprtuniteiten pzeken en selecteren. Via het pijltje krijgt u direct een verzicht van de bestaande dssiers/pprtuniteiten van het geselecteerde cntact. CntactInf/Onderwerp: Deze ptie is standaard aangevinkt en zrgt ervr dat bij Onderwerp de cntactgegevens van het cntact ingevuld wrden. Outlk: Nadat u de vrige stappen hebt uitgeverd is het nderwerp autmatisch ingevuld. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 18

20 Selecteer een begin- en vervaldatum, de status van de taak, de pririteit, en het vltiingspercentage. Vink eventueel Herinnering aan, en veg cmmentaar te. U kunt hier k eventuele infrmatie bijvegen. Taken bijwerken Een Taak kan p drie manieren geraadpleegd en bijgewerkt wrden: 1. Via Taken in uw Outlk. 2. Via de Menubalk IMPACT CRM IMPACT Planning Overzichten Overzicht Planning tabblad Taken. Het vlgend scherm verschijnt en u krijgt een zekfunctie m een verzicht van de Taken p te vragen: Meer infrmatie ver het pzeken van taken, zie Taak zeken. Na de zekfunctie uitgeverd te hebben, krijgt u een verzicht van de resultaten van de pzeking in de tabel nderaan. U kunt de taak bijwerken dr bij de resultaten aanpassingen aan te brengen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 19

21 3. Via de OutlkCntactfiche, ViewSwitch,, sneltets Planning en tabblad Taken. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 20

22 U kunt vervlgens de taken vr uzelf f vr een cntact bekijken en vervlgens k bewerken f verwijderen (via de bijhrende knppen). Taken zeken Een Taak kan p twee manieren pgezcht wrden: 1. Via Taken in Outlk. U kunt zwel uw eigen taken als de gedeelde taken bekijken en pzeken. 2. Via de Menubalk IMPACT CRM IMPACT Planning Overzichten Overzicht Planning tabblad Taken. Het vlgend scherm verschijnt en u krijgt een zekfunctie m een verzicht van de Taken p te vragen: Een verzicht van de gegevens die ingevuld meten wrden. De takenfiche wrdt pgedeeld in drie velden: Parameters U bepaalt zelf p basis van welke parameters f zekpties u wilt zeken. U kunt taken pvragen via de vlgende parameters: Cntact: Op basis van een bepaald cntact (naam) zekt u naar taken. Dr p de datapicker te klikken, kunt u cntacten pzeken. Dssier: U kunt taken pzeken p basis van een specifiek dssier. U selecteert hier het gewenste dssier. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 21

23 Gebruiker: De gebruiker vr de gewenste pzeking. Taak Type: Het Type taak dat pgezcht met wrden. Taak Grep: De Datagrep waarte de taak behrt. Start: De datum waartussen de gezchte taak start. Tegen: De datum waartussen de gezchte taak afgewerkt met wrden, met andere wrden de deadline. Maximum: Hier duidt u aan heveel taken maximaal als resultaat weergegeven meten wrden. Standaard staat hier 50 ingevuld. De 50 meest recente taken, die aan uw zekpdracht vlden, zullen hier weergegeven wrden. De knp Nieuwe Selectie laat u alle ingevulde zekcriteria wissen en een nieuwe zekpdracht starten. OPMERKING: De OPTIES bij de KEUZELIJSTEN wrden aangemaakt dr uw ADMINISTRATOR. Om eventueel pties bij te maken, neem cntact p met uw administratr. Klik p Zeken m de zekpdracht te starten. Resultaten Onder het veld Resultaten krijgt u alle resultaten te zien van de pzeking naar taken. De details, zals gebruiker, start, tegen, grep, enz. kunt u hier eveneens raadplegen. Inf Hier verschijnt de tekst die bij de specifieke taak hrt. Deze infrmatietekst werd aangevuld bij het aanmaken van de taak en geeft meer infrmatie ver de betreffende taak. 3. Via de OutlkCntactfiche, ViewSwitch,, sneltets Planning en tabblad Taken. De ideale manier m Taken te raadplegen, aan te maken en bij te werken, is via de cntactfiche. U krijgt dan een verzicht van alle afspraken van het cntact. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 22

24 Meer pties IMPACT Planning Bezekrapprt tevegen aan uw afspraak Open de afspraak en typ uw bezekrapprt in het daarvr bestemde gedeelte. Via het tabblad Histriek kunt u de vrige bezekrapprten raadplegen. U kunt afspraken categriseren dr er een f meerdere tags aan te kppelen, dit in het tabblad Tags. Een bezekrapprt wrdt steeds gekppeld aan het geselecteerde cntact en/f gekppelde pprtuniteit. Er kan k gebruik gemaakt wrden van een vraf gedefinieerd bezekverslag dr middel van een frmulier dat tegekend wrdt aan een afspraaktype (de administratr met dit vrzien in de instellingen). Hiervr klikt u p bij de afspraak type. Het frmulier wrdt weergegeven en kan ingevuld wrden. U kunt een frmulier eveneens aan een afspraak kppelen vanuit de cntactfiche. Hiervr pent u de cntactfiche en klikt u rechts p «Planning». Selecteer vervlgens de gewenste afspraak en klik p «Bewerken». In de IMPACT Status zne rechts, klikt u p bij de afspraak type. Het frmulier wrdt weergegeven en kan ingevuld wrden. Aanwezigen tevegen aan een afspraak IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 23

25 Een afspraak wrdt in vele gevallen gekppeld aan een cntact. Het is echter handig m k de cntactpersnen te kunnen tevegen die aanwezig zullen zijn p de afspraak. Aanwezigen kunnen relaties van het gekppelde cntact zijn f andere IMPACT CRM users binnen uw eigen bedrijf. Hiernder leggen we uit he u deze kunt kppelen aan de afspraak; Open de afspraak. In het IMPACT Status gedeelte hebt u de mgelijkheid m aanwezigen te te vegen aan de afspraak. Ga naar het tabblad Aanwezigen, klik p m aanwezigen te te vegen. Indien de afspraak al gekppeld is aan een cntact zal het systeem alle gerelateerde persnen vrstellen. Indien u een ander cntact wenst te te vegen det u dit dr te klikken p de datapicker en het cntact p te zeken in de IMPACT database. Klik p m een andere IMPACT CRM gebruiker te te vegen aan de afspraak. Na het kppelen van de aanwezigen hebt u de mgelijkheid m een uitndiging vr de afspraak te versturen en/f een f uw bezekrapprt te versturen.. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 24

26 Selecteer aanwezige(n) en klik p een uitndiging te versturen naar de geselecteerde cntacten. m Selecteer aanwezige(n) en klik p m een (f bezekrapprt) te sturen naar de geselecteerde cntacten. Klik p te verwijderen. m een aanwezige uit de lijst Bezekrapprt versturen naar aanwezigen van de afspraak Tijdens het aanmaken van een afspraak hebt u de mgelijkheid m de afspraak te kppelen aan een cntact en m aanwezigen te te vegen ( zie hierbven ). Na het invullen van het bezekrapprt hebt u de mgelijkheid m dit rapprt met enkele klikken dr te sturen naar de aanwezigen. Open de afspraak, typ uw bezekrapprt in het daarvr bestemde vak (1.) Selecteer de aanwezigen aan wie u het bezekrapprt wenst dr te sturen (meerdere aanwezigen selecteren dr middel van CTRL en klik p de gewenste naam )(2.) Klik p het Mail-icn (3.) IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 25

27 De verschijnt in beeld en is klaar vr versturen. Bezekrapprten wrden nu k weergegeven bij de histriek van een cntact. Opprtuniteit bewerken vanuit uw agenda (** enkel mgelijk indien u k gebruik maakt van de IMPACT Sales mdule) Indien een afspraak gekppeld is aan een pprtuniteit is het mgelijk m deze pprtuniteit k te wijzigen vanuit uw afsprakenscherm. ATS beheren Algemene Infrmatie Wat is ATS en waarvr dient het? ATS staat vr Appintment Tracking en Scheduling. ATS is vral een hulpmiddel vr een gebruiker die regelmatig dezelfde cntacten met bezeken. Zals een vertegenwrdiger die regelmatig dezelfde klanten met bezeken en dus niet prjectmatig verkpt. ATS zrgt niet vr de beking van afspraken maar zrgt er vr dat u niet vergeet wanneer het vlgende bezek zu meten ingepland wrden. ATS is dus een ndersteuning bij het pstellen van de agenda. Bezekschema s IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 26

28 ATS is gebaseerd p bezekschema s. Het is dus ndig m de cntacten (klanten die regelmatig meten bezcht wrden) in schema s in te delen. Enkele vrbeelden van schema s : 1. Op basis van de dag: Maandag Dinsdag-Wensdag-Dnderdag-Vrijdag 2. Op basis van de regi: West-Vlaanderen- Ost-Vlaanderen- Limburg- Kust1 Kust2 3. Op basis van bezektermijnen: 2wekelijks- maandelijks- 3maandelijks 4. Op basis van de chauffeur: Tm- Niels- Kristf 5. Op basis van de chauffeur én de dag: Maandag Tm- Maandag Niels-Maandag Kristf Dinsdag Tm- Dinsdag Niels... Alle cntacten (klanten) wrden dus ingedeeld in verschillende schema s. Hiervr dient men eerst bezekschema s aan te maken. Dit gebeurd dr de administratr binnen uw bedrijf. Om een cntact te te wijzen aan een schema vlgt u de vlgende prcedure: Open de desbetreffende Outlk-cntactfiche. Rechts van de Outlk-Cntactfiche maakt u een keuze uit de keuzelijst in het veld Bezekschema. Bezekschema s kunnen k gebruikt wrden ZONDER gebruik te maken van ATS! U deelt uw cntacten in schema s in, maar maakt geen gebruik van de functinaliteit m een vrstel van vlgend bezek te krijgen. Met andere wrden, U rganiseert zelf uw agenda en bezeken. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 27

29 Alles start dus met Bezekschema s, deze zijn dan k van primrdiaal belang bij het gebruik van ATS! Minstens even belangrijk is het invullen van de verantwrdelijke vr het cntact. In dit geval zal dit dus de gebruiker zijn die het cntact met bezeken. BELANGRIJK: Een cntact met bezekschema maar znder verantwrdelijke zal NIET in de ATS functinaliteit kunnen pgenmen wrden!! Beide dienen dus steeds ingevuld te zijn. In smmige gevallen heeft een cntact meerdere verantwrdelijken en/f schema s, bijvrbeeld, Firma X verkpt brillen, mnturen en glazen. Vertegenwrdiger A bezekt de klanten elke 6 weken met de nieuwtjes mtrent glazen, vertegenwrdiger B bezekt de klant elke 3 maand met de mnturen. In dat geval zal de hfdverantwrdelijke tegekend wrden zals hierbven beschreven maar zal men bij de cntactfiche p het tabblad Planning, subtabblad ATS 2, een tweede verantwrdelijke en schema tekennen. Ok de afspraakvrkeuren vr deze verantwrdelijke kunnen afwijken van de eerste. Cntacten zeken p basis van Bezekschema s Zdra men met bezekschema s werkt is het k mgelijk m te zeken naar cntacten die tt een bepaald schema behren. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 28

30 Hiervr gaat u naar Uitgebreid zeken. Maak uw keuze van schema in het veld Bezekschema en klik p Zeken. U krijgt alle cntacten die behren tt het desbetreffende schema. Functinaliteiten van ATS Om gebruik te maken van de functinaliteiten van ATS gaat men via de IMPACT CRM -Werkbalk naar IMPACT Planning en kiest men vr de ptie ATS. Ngmaals, het systeem zal geen afspraken vr u beken maar enkel raad geven met betrekking tt wanneer u uw vlgend bezek zu meten inplannen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 29

31 Het scherm wrdt verdeeld in twee delen met verschillende pties Overzicht van de verschillende pties in het linker deel van het scherm: 1. Parameters Verantwrdelijke: standaard zal hier uw eigen naam staan. Het is echter mgelijk m p basis van ATS k afspraken te plannen en te beken vr andere gebruikers. Indien u dit wenst selecteert u de gebruiker en klikt u p Zeken. In het rechterscherm krijgt u dan de agenda van de gebruiker die u selecteerde. Bezekschema: Selecteer eventueel een schema en klik p zeken m enkel cntacten te zien in het desbetreffende schema. Met vrgestelde afspraken: Vink dit aan indien u alle cntacten wilt zien waar het systeem een afspraak vr kan vrstellen, mgelijkheid m k ng een datum tussen x en x in te vullen. Het systeem zekt naar alle cntacten die een afspraak in de tekmst meten hebben maar waar er geen zijn. Met afspraken: Vink dit aan indien u alle cntacten wilt zien die reeds een afspraak hebben. 2. Resultaten : Hier ziet u de resultaten van de pzeking. 3. Gegevens van het geselecteerd cntact in de resultaten: Cntact: Cntactgegevens. Vrig bezek: datum van het vrig bezek. Vlgend gepland bezek: datum van het vlgend gepland bezek. ATS-Bezekvrstel: vrstel vr afspraak van ATS Het systeem hudt rekening met het schema én de frequenties die hiervr ingesteld zijn. Tevens hudt het systeem rekening met de frequenties die eventueel afwijkend zijn van het IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 30

32 vastgestelde schema vr het cntact (zie frequentie aanpassen). Rechts zult u autmatisch de agenda zien p de dag van vrstel. Cntactknp: Hier kan men de cntactfiche penen van het geselecteerde cntact. Overzicht van de pties in het rechterdeel van het scherm: Hier ziet u drie tabbladen, waarvan Kalender en Kaart de twee belangrijkste zijn: 1. Tabblad Kalender: Hier ziet u de agenda van de geselecteerde gebruiker in het linkerdeel van het scherm. Afspraken penen, beken, verplaatsen behren hier tt de mgelijkheden. (zie k Afspraken beken) 2. Tabblad Kaart: Dit tabblad pent een kaart. De reeds geplande bezeken wrden weergegeven dr middel van gekleurde pins. Elke dag heeft een specifieke kleur. Z heeft u een verzicht van waar uw afspraken zich bevinden. Duidt een pin aan met uw cursr m meer infrmatie te zien mtrent de afspraak. Afspraken beken via ATS. Om een afspraak te beken gaat u via de IMPACT CRM Werkbalk naar IMPACT Planning en kiest u de ptie ATS. Het ATS scherm wrdt gepend. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 31

33 Standaard wrdt uw naam weergegeven als verantwrdelijke, maar het is k mgelijk m te beken vr een andere gebruiker, selecteer hiervr de desbetreffende gebruiker indien ndig. U selecteert het cntact waarvr u wenst te beken in het linker deel van het scherm. Dubbelklik p een dag in de agenda en het afsprakenscherm van Outlk wrdt gepend. Vervlledig uur en Afspraakgrep-Afspraakbrn-AfspraakType-AfspraakBrnType. Eventueel k Dssier- Opprtuniteit f Ticket vervlledigen. Klik p Bewaar en Sluiten. Frequentie van bezek aanpassen. Het is mgelijk m de frequentie van een bezek aan te passen. Bijvrbeeld: U hebt een klant in het schema 3-maandelijks. Deze klant heeft echter wat betalingsmeilijkheden en u, als vertegenwrdiger, wilt deze klant de kmende tijd meer bezeken. Dan is het niet ndig m deze klant in een ander schema in te delen. U kunt de frequentie aanpassen (indien uw administratr dit telaat). Hiervr gaat u naar de cntactfiche van de klant. Via de Planning knp gaat u naar de tab ATS, ATS2, ATS3. Hier ziet u dat ATS ingeschakeld is, en p basis van het bezekschema ziet u de frequentie van de bezekregeling. Hier is het mgelijk m de maanden, weken en dagen aan te passen. Tevens kunt u hier de vrkeuren van het bezek ingeven. Een klant wenst bijvrbeeld niet bezcht te wrden p zaterdag en zndag. Dan vult u de vrkeuren als vlgt in: Maandag hele dag, Dinsdag hele dag, Wensdag hele dag, Dnderdag hele dag, Vrijdag hele dag, Zaterdag nit en Zndag nit. Indien u de frequentie aanpast zal het systeem hier k rekening mee huden bij de kmende vrstellen. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 32

34 Open de afspraak. Indien u een bezekrapprt invult en de afspraak is gekppeld aan een pprtuniteit zal het bezekrapprt k bij de histriek van de pprtuniteit verschijnen. In het IMPACT Status gedeelte hebt u de mgelijkheid m de status, deadline, budget en uw slaagkansen (succes%) aan te passen. Op deze manier is het niet ndig m de pprtuniteit te penen m deze te bewerken. Prjectplanning beheren Algemene Infrmatie Velen nder ns werken met meerdere persnen aan eenzelfde prject. Deze persnen kunnen interne medewerkers zijn, maar k externe cntacten, bijvrbeeld nderaannemers. Om dit in gede banen te leiden werd er binnen IMPACT CRM prjectplanning ntwikkeld. Hiernder ziet u een verzicht van een prjectplanning. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 33

35 Om te werken met Prjectplanning dient u enkele zaken aan te passen in de verschillende instellingen. Dit gebeurt dr de administratr van uw bedrijf. Dssiers aanmaken: (het is k mgelijk m prjecten te kppelen aan een cntact) Om ervr te zrgen dat alle gebruikers en cntacten kunnen gebekt wrden in een prject is het aangewezen m Dssiers aan te maken. Deze dssiers wrden aangemaakt bij de cntacten waar een prject lpende is. Bijvrbeeld : Als buwbedrijf heeft iedere buwheer een dssier WERF met het adres van de werf. Vr meer uitleg ver Dssiers aanmaken, zie handleiding IMPACT Cntacts. Indien er k andere cntacten meewerken aan bepaalde prjecten (dus GEEN gebruikers van IMPACT CRM ) is het ndig m k deze p te nemen in de PlanningsRsters. Bijvrbeeld: U bent een buwbedrijf en uw secretaresse en werfleider werken aan een prject. Dit zijn beide IMPACT CRM gebruikers, dus wrden deze pgenmen in de PlanningRsters zals hierbven beschreven. Maar k uw nderaannemers werken aan dit prject en dienen ingepland te wrden. Dit zijn gewne cntacten binnen uw database. Open hiervr de Outlk cntactfiche en navigeer naar de ViewSwitch. Ga dan naar de knp Planning, en vervlgens naar de tab Planning en het subtabblad Prject Planning. Vink hier Opnemen in Plannings Rsters aan. ( Indien dit niet tegankelijk is, neem cntact p met uw administratr). Bij het aanklikken van Bewerken kunt u eventueel ng de weergavenaam wijzigen en/f een planningsgrep selecteren. Herhaal de stappen vr alle extra cntacten die met prjectplanning zullen werken. Overzicht van Prjectplanning Om uw prjectplanning te raadplegen f te wijzigen gaat u via de IMPACT CRM Werkbalk naar het Planningsmenu en kiest u vr Overzichten. (afbeelding 1) Via de drpdwn krijgt u de keuze uit Overzicht Planning en Prject Planning. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 34

36 Afbeelding 1 Afbeelding 2 Bij het aanklikken van Prject Planning verschijnt het vlgend scherm: Vul nderstaande parameters in : Van /Tt : Selecteer hier de peride waarin u de planning wenst te bekijken en/f bewerken. Gegrepeerde weergave: Vink dit aan indien u p Planningsgrepen wenst te greperen. Kleuren (gebruiker): Vink aan indien u de weergavekleur van de gebruiker wilt weergeven in het planningsverzicht (kleuren wrden ingesteld bij de gebruikersinstellingen). Kleuren (dssier): Vink aan indien u de weergavekleur van het dssier wilt weergeven in het planningsverzicht (kleuren wrden ingesteld bij het aanmaken van een dssier). Geen kleuren: Vink aan indien u niet met kleuren wenst te werken. Enkel de actieve gebruiker kleuren Enkele het actieve dssier kleuren IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 35

37 Markeer Deadlines: Vink aan indien de deadline van het geselecteerde dssier met gemarkeerd wrden in het planningsverzicht (de deadline van een dssier kunt u ingeven bij het aanmaken f bewerken van een dssier). Inlezen: Klik hier m de planning in te lezen p basis van bvenstaande parameters. Het verzicht wrdt weergegeven: Bewerkingen Dssier: Selecteer via de datapicker het dssier waar u in wilt plannen. (f wijzig via de drpdwn naar cntact en selecteer het cntact) Openen: Klik m het dssier f cntact te penen. Vernieuwen: Na aanpassingen klikt men hier m de planning te vernieuwen. Beken in weekends activeren: Vink aan indien men k in het weekend pdrachten mag inplannen. Beken: Klik hier m te beken. 1. Meerder functinaliteiten bij Prject Planning: Na het selecteren van een cel in de planning krijgt u bij een klik p de rechtermuisknp verschillende mgelijkheden: Dssier penen: Klik hier m het geselecteerde dssier te penen. Dssier selecteren: Klik hier m het dssier te selecteren Beken Klik hier m te beken IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 36

38 Leegmaken: Klik hier m cel leeg te maken Deadlines: Mgelijkheid m deadlines van dssiers te markeren in uw planningsverzicht. IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 37

39 In deze reeks zijn verschenen: IMPACTXRM Algemene infrmatie en installatie IMPACTXRM General Gebruikershandleiding IMPACTXRM Cntacts Gebruikershandleiding IMPACTXRM Sales Gebruikershandleiding IMPACTXRM Mail Gebruikershandleiding IMPACTXRM Planning Gebruikershandleiding IMPACTXRM Services Gebruikershandleiding IMPACTXRM Time Gebruikershandleiding IMPACTXRM Reprts Gebruikershandleiding IMPACTXRM Dcuments Gebruikershandleiding IMPACTXRM ERP Gebruikershandleiding IMPACTXRM MOBILE Gebruikershandleiding IMPACTXRM CRM Handleiding vr Administratrs Al deze handleidingen zijn beschikbaar via de IMPACTXRM Diensten. Cpyright IMPACTXRM NV. Alle rechten vrbehuden IMPACTXRM NV Zuidleiestraat 12/1b 9880 Aalter 38