HANDLEIDING IMPACT GENERAL

Transcriptie

1 HANDLEIDING IMPACT GENERAL Office Data Objects bvba Wellingstraat Beernem 0032 (50) Herzien

2 Inhud IMPACT GENERAL... 2 Algemene infrmatie... 2 Terminlgie... 3 IMPACT General vr Administratrs... 6 IMPACT General - Cnfiguratie... 6 IMPACT CRM Persnalisatie IMPACT General vr Gebruikers Switchen tussen accunts IMPACT CRM Diensten IMPACT CRM Updates IMPACT CRM Persnalisatie

3 IMPACT GENERAL Algemene infrmatie De IMPACT General Mdule vrmt het hart van de IMPACT CRM Mdules. Geen enkele mdule kan geïnstalleerd f geactiveerd wrden znder dit essentieel nderdeel van IMPACT CRM. De IMPACT General Mdule zrgt er nder andere vr dat: gebruikers zich kunnen aanmelden bij de IMPACT CRM Accunt, zij ver de ndige rechten beschikken, de diverse transacties drgestuurd wrden naar de IMPACT CRM Databank, er autmatische updates gebeuren zdat de sftware steeds upt-date is, en ng veel meer. Na installatie van IMPACT General zult u een extra menu krijgen in uw bestaande Micrsft Outlk. Via dit menu kunt u verschillende bewerkingen uitveren. Een verzicht van de verschillende pties: Bvenaan ziet u de naam van Uw IMPACT CRM Accunt. Hier hebt u tevens de mgelijkheid m te switchen naar een ander accunt mcht u vr verschillende bedrijven werken. Mnitr IMPACT CRM Diensten: Mgellijkheid m prblemen f suggesties melden bij nze Supprtdienst, het dwnladen van alle handleidingen en een backup van uw database uit te veren. Updates: Cntrleren p Updates. Op regelmatige basis zijn er verplichte updates. Dit zijn algemen updates en alvrens men deze dient uit te veren zal men steeds een melding krijgen. Daarnaast zijn er k Preview-Updates. Dit zijn updates die uitgeverd wrden nadat er een aanpassing p klantniveau wrdt gedaan. Ok hier krijgt u eerst een melding alvrens men deze dient uit te veren. De aanpassingen van de Update Preview wrden m de zveel weken gebundeld in een verplichte update zdat alle gebruikers steeds met een zelfde versie van de sftware werken. IMPACT General Instellingen: Zie hfdstuk IMPACT General vr Administratr - Cnfiguratie. Sneltets m een pprtuniteit aan te maken. Sneltets m een ticket aan te maken. Sneltets m een cntact aan te maken. 2

4 Sneltets m naar uw timesheet te navigeren. De aanmeldknp van IMPACT CRM. Terminlgie IMPACT General De abslute basismdule van het IMPACT CRM Systeem. Het IMPACT CRM Menu Na installatie van de IMPACT General Mdule verschijnt in uw Office tepassingen een extra menu-item met als pschrift IMPACT. Van hieruit kunnen diverse functinaliteiten wrden aangerepen en kunnen de instellingen van de diverse mdules vervlledigd wrden. De IMPACT CRM Werkbalk Na installatie van de verschillende mdules verschijnt een extra werkbalk in uw Office tepassingen. De IMPACT CRM Werkbalk bevat alle IMPACT CRM Menu s van de geïnstalleerde mdules met de diverse knppen. De IMPACT CRM Algemene Instellingen De basisinstellingen van uw IMPACT CRM Accunt. Bij de basisinstellingen van uw IMPACT CRM Accunt zult u.a. uw accuntnummer, accuntnaam, gebruikersnaam en wachtwrd pgeven, alsk diverse andere instellingen zals het eventuele gebruik van prxyserver, kleurschema s, enz. Current Users Onafgezien van het aantal gebruikers dat u aanmaakt, is er een beperking p het aantal gebruikers dat GELIJKTIJDIG de sftware gebruikt. Men nemt dit dan CURRENT USERS, f in het Nederlands GELIJKTIJDIGE GEBRUIKERS. Dit wil zeggen dat evenveel gebruikers tegelijkertijd met de sftware kunnen werken als dat u ver gebruikersaccunts beschikt. U kunt dus gemakkelijk 20 gebruikers aanmaken, en dit terwijl slecht 7 persnen actief met de sftware OP EENZELFDE TIJDSTIP kunnen werken. Keuzelijsten Op diverse lcaties binnen IMPACT CRM dienen gegevens ingevuld te wrden. Om een gestructureerde inver mgelijk te maken, en het risic p vervuilde databanken tt nul 3

5 te herleiden, kan het interessant zijn m niet zmaar m het even welke gegevens in te vullen. In veel gevallen kan de inver van gegevens beperkt wrden tt één item uit een keuzelijst, zdat er een beperkte waaier van mgelijkheden aangebden wrdt waaruit de gebruiker zijn keuze dient te maken. Omdat keuzelijsten veelal drheen de diverse mdules wrden gebruikt, wrden zij via de IMPACT General Mdule beheerd. Deze mdule situeert zich immers p het hgste hiërarchisch niveau, wat het mgelijk maakt m dezelfde lijsten drheen alle mdules te gebruiken. Een vrbeeld: Indien u authandelaar bent, en u wenst bij uw cntacten bij te huden met welk merk deze cntactpersn rijdt, dan kunt u een keuzelijst aanmaken met als naam Autmerken, met daarin de pties Audi, Alfa Rme, Astn Martin, BMW, Bertne, enz.. Op deze manier beperkt u de inver tt één van de aangemaakte pties. Z vermijdt u dat wanneer u een pzeking zu den naar alle AUDI bestuurders, gegevens zuden ntbreken mdat AUDI niet p de crrecte manier is geschreven. Cntactpersnen waar het merk futief als ADI, f AUDIE werd ingevuld, zuden immers niet in de lijst verschijnen. Optielijsten De hierbven beschreven keuzelijsten bieden een zekerheid wat het inveren van gegevens betreft. Sms is het echter ndzakelijk m ng meer detail in de lijsten te verkrijgen. Z kan het ndzakelijk zijn m de keuzes uit de keuzelijst aan te vullen met extra pties. Een vrbeeld: U wilt als authandelaar niet enkel weten met welk merk een cntactpersn rijdt, maar u wenst tevens het type bij te huden. In dit geval kunt u een ptielijst aanmaken met alle diverse types van wagens, en dit per merk gerangschikt. Deze ptielijsten maken het dus mgelijk m bepaalde pties mee te geven bij het invullen van een extra veld p de cntactfiche, én m meer gerichte pzekingen te den. Omdat ptielijsten drheen alle mdules kunnen wrden gebruikt, wrden ze via de IMPACT General Mdule beheerd. Datagrepen Een datagrep is een verzameling van gegevens binnen uw database die geraadpleegd kan wrden via IMPACT CRM. Elke database kan dus uit verschillende datagrepen (meestal cntacten) bestaan waarte men al dan niet tegang heeft. Een cntact kan tt verschillende datagrepen behren. Vrkeurteksten Binnen IMPACT CRM is het mgelijk m bepaalde tabbladen, knppen en teksten aan te passen aan uw eigen vrkeur. Dit is een algemene instelling en kan enkel dr de administratr wrden uitgeverd. 4

6 Opgelet: Iin alle handleidingen wrdt er steeds gebruik gemaakt van de rginele teksten en benemingen. Catalgen en CatalgItems Catalgen zijn verzamelingen van prducten ( catalgitems) Dit wrdt vrnamelijk gebruikt vr het bijhuden van prductinfrmatie, afbeeldingen... Binnen verschillende mdules hebt u de mgelijkheid m catalgitems te te vegen; Bijvrbeeld: Bij IMPACT Sales heeft men de mgelijkheid m in een pprtuniteit de interesses van de klant bij te huden dr middel van deze catalgitems te te vegen aan de pprtuniteit. WerkMappen Omdat IMPACT CRM bepaalde zaken p uw pc tijdelijk dient weg te schrijven, is het ndzakelijk dat u één bepaalde map (Lkale werkmap) p uw pc (p de C-schijf) reserveert vr IMPACT CRM. Eenmaal u deze map hebt aangemaakt, hebt u deze verder niet meer ndig. U heft deze map nit rechtstreeks te penen en heft zich ver deze map eigenlijk geen zrgen te maken. IMPACT CRM beheert de map en zal ze indien ndig pschnen en nndige infrmatie verwijderen. Tweede werkmap: Bedrijfs Werkmap, deze kan p uw C schijf f p de bedrijfsserver aangemaakt wrden. Deze map dient vr bijlagen van a gedeelde s weg te schrijven, zdat deze bijlagen kunnen gepend wrden vanuit het gedeelde cntact. Meer inf: Zie Handleiding IMPACT CRM Algemene Inf & Installatie. 5

7 IMPACT General vr Administratrs IMPACT General - Cnfiguratie Om IMPACT CRM p een crrecte manier te cnfigureren, dient u vlgende stappen te ndernemen: 1. Installeer de gewenste mdules, in de vereiste vlgrde. Raadpleeg hiervr de handleiding IMPACT CRM Algemene inf & Installatie. 2. Nadat u uw Micrsft Office tepassing (bij vrkeur Micrsft Outlk) vr de eerste keer na de installatie hebt gestart, verschijnt het IMPACT CRM Menu in de menubalk van uw tepassing. 3. Navigeer naar IMPACT CRM Instellingen Klik p de knp Instellingen. Het scherm IMPACT CRM Setup verschijnt in beeld. 4. Vervlledig de instellingen p tabblad Algemeen als vlgt: Selecteer uw accunt Klik p de knp Bewerken Het scherm Accunt verschijnt. 6

8 Adres: wijzig uw service adres: Dit adres hebt u via e- mail ntvangen en maakt deel uit van de bevestigingsmail na uw bestelling. De structuur van dit adres is altijd als vlgt: mx waarbij u de xxxx in OfficeDOxxxx vervangt dr het nummer (vier cijfers) dat u hebt ntvangen. Naam: Typ uw accuntnaam. Bijvrbeeld: naam van uw bedrijf. Klik p Bewaren 5. Navigeer naar IMPACT CRM General. Klik p Offline Deze zal wijzigen naar Online 6. Navigeer naar IMPACT CRM Instellingen. Standaard wrdt IMPACT CRM geleverd met één accunt met Admin als gebruikersnaam en Admin als wachtwrd. Deze gebruikersaccunt is een administratr-accunt en zrgt ervr dat u tegang krijgt tt de IMPACT CRM Sftware. U kunt via deze gebruikersaccunt eventuele bijkmende gebruikersaccunts cnfigureren, ga hiervr naar het tabblad Gebruikers en klik p Tevegen. LET OP: Het is ndzakelijk dat u het Admin wachtwrd wijzigt nadat u de sftware in gebruik hebt genmen. Het Admin accunt kan NIET verwijderd wrden. 7. Vervlledig uw gebruikersgegevens p het tabblad Algemeen: 7

9 Gebruikersnaam: Typ uw gebruikersnaam. Paswrd: Typ uw paswrd. Tn Lgin-Scherm: Vink aan indien u het Lgin-scherm wenst weer te geven. Indien u met én znder prxyinstellingen wilt aanmelden, dient u deze ptie AAN te vinken. Offline werken TOESTAAN : Vink aan en selecteer lcatie van uw ffline database. Klik p Bewaren. 8. Vervlledig eventueel uw gebruikersgegevens p het tabblad Prxyserver. Een prxyserver is een server die zich bevindt tussen de cmputer van een gebruiker en de cmputer waarp de dr de gebruiker gewenste infrmatie staat. De server is als het ware de tussenpersn. Om de gewenste prxy-instellingen te ntvangen, raadpleegt u uw IT-verantwrdelijke. Adres: Typ het adres in. Gerbruikersnaam : Typ uw gebruikersnaam in. Paswrd: Typ uw paswrd in. Prtnummer : Typ het prtnummer in. Vraag m bevestiging: Vink aan indien u bij het aanmelden wenst de ptie te krijgen m te kiezen vr werken met prxyserver. 8

10 9. Vervlledig de instellingen p het tabblad Geavanceerd naar wens: Taal Selecteer gewenste taal (Nederlands, Frans, Engels f Duits) vr de Administratr, de taal vr de verschillende gebruikers wrden per gebruiker ingesteld. Beveiliging van Datagrepen (enkel indien u binnen uw rganisatie met datagrepen werkt). Maak gebruik van de level-indicatr m de graad van beveiliging in te stellen. e graad van beveiling in te stellen. MAPI: De gedeelde MAPI verbinding NIET gebruiken: Vink aan indien de tegang van de Micrsft Exchange Server afgeschermd is en u een aparte tegang wenst te maken. De MAPI verbinding OPEN huden: Vink aan m de tegang tt uw Exchange Server pen te huden bij het aanmelden en sluit bij afmelden van uw IMPACT CRM Accunt. Deze ptie wrdt enkel gebruikt na raad van nze supprtafdeling en is dus zeker niet standaard. Laadmethde: Wachten met laden van de mdules tt bij het aanmelden: Vink aan indien u wenst dat de IMPACT Mdules pas geladen wrden nadat u zich aanmeldde bij IMPACT CRM Hierbij wrden Outlk en de IMPACT General Mdule zeer snel pgestart, waardr s reeds geraadpleegd kunnen wrden. Pas na het aanmelden bij IMPACT CRM wrden de eventuele andere mdules geladen. Update Autmatische updates NIET TOESTAAN: Vink aan indien u geen autmatische updates wenst. 9

11 Office2010 ENKEL VOOR GEBRUIKERS VAN OUTLOOK 2010 Indien u wenst dat de IMPACT CRM en de mdules, na het pstarten van Outlk 2010, zichtbaar zijn in het Lint, dan dient u nder Office2010 de IMPACT CRM KeyTip in te geven. De KeyTip kunt u nagaan dr het basisscherm van Outlk te penen (het lint Hme ) en p de ALT -tets van uw tetsenbrd te klikken. De verschillende KeyTips die Micrsft Outlk tekent, wrden weergegeven. Ga na welke KeyTip aan IMPACT CRM tegekend werd (vaak is dit de KeyTip Y1 ) en vul deze vervlgens in in het veld nder Office2010 de IMPACT CRM KeyTip (Instellingen tabblad Geavanceerd ). 10. Vervlledig de instellingen p het tabblad Werkmappen als vlgt: Lkale Werkmap: Klik p m uw lkale werkmap te selecteren. (deze werd aangemaakt tijdens de installatie). Bedrijfswerkmap: Klik p m uw bedrijfsmap te selecteren. 11. Tabblad Mdules. Overzicht van de geïnstalleerd mdules. Geen verdere instellingen. 12. Tabblad Talen. Klik p de knppen Tevegen, Bewerken f Verwijderen vr de gewenste actie Taal tevegen: Klik p Tevegen. Het scherm Talen verschijnt in beeld Sleutel: Typ sleutel. Actief: Vink aan indien deze taal actief mag gebruikt wrden bij het aanmaken van cntacten. Nederlands: Typ nederlanstalige mschrijving Herhaal bij de andere talen Klik p Save m uw wijzigingen p te slaan. 10

12 Taal bewerken: Selecteer gewenste taal. Klik p Bewerken. Het scherm Taal verschijnt in beeld Ver de wijzigingen uit: Vink Actief uit indien deze taal niet meer mag gebruikt wrden bij het aanmaken van cntacten. Klik p Save m uw wijzigingen p te slaan. Taal verwijderen: Selecteer gewenste taal. Klik p Verwijderen. Opgelet : Eens een taal gekppeld is met cntacten kan deze niet meer verwijderd wrden. Onderstaand scherm verschijnt in beeld. 13. Tabblad Beveiliging : Een taal niet actief zetten is wel een mgelijkheid ( zie Taal Bewerken) Een IMPACT CRM accunt wrdt standaard aangeleverd met enkele beveiligingsrllen: Adminstatr IMPACT CRM:Dit is de beveiligingsrl die.a. wrdt tegekend aan de Administratr Accunt. Deze beveilingsrl heeft GEEN enkele beperking binnen IMPACT CRM. Administratr IMPACT ERP: Dit is de beveilingsrl die wrdt tegekend aan de administratr van IMPACT ERP. Deze beveilingingsrl heeft GEEN enkele beperking binnen de cnfiguratie van IMPACT ERP. Excel-Manager: Dit is de beveiligingsrl die ervr zrgt dat gebruikers data uit IMPACT CRM kunnen exprteren naar Excel. 11

13 U kunt, via de knp Tevegen, zveel beveiligingsrllen aanmaken als u wenst, en beveiligingsrllen kunnen cumulatief wrden tegepast p gebruikersaccunts. Een gebruikersaccunt kan m.a.w. ver meerdere beveiligingsrllen beschikken. Wanneer een actie tegestaan is vr één van de tegepaste beveiligingsrllen van een gebruikersaccunt, dan is ze vr deze gebruikersaccunt glbaal tegestaan. Een gebruiker kan dus bijvrbeeld zwel in rl 1 als in rl 2 zitten. Wanneer een transactie is tegestaan vr rl 1 maar niet vr rl 2, dan zal een gebruiker die in beide rllen aanwezig is de transactie tch kunnen uitveren, mdat in één van zijn tegepaste rllen de transactie is tegestaan. Dit is wat wrdt bedeld met cumulatief tepassen. Schematisch vrgesteld kmt dit neer p het vlgende: Herman Lieve Herman Rl: Manager Rl: Administratr Rl: Gebruiker type 1 Rl: Gebruiker type 2 Herman Lieve Pl Herman Pl Hans In dit geval kan Pl alle transacties uitveren die zwel vr Gebruiker Type 1 als Gebruiker Type2 zijn tegestaan. Hans kan enkel de transacties uitveren die vr Gebruiker Type 2 zijn tegestaan. Herman kan ALLES uitveren. Lieve kan de transacties uitveren die zijn tegestaan vr leden van de rl Manager en transacties uitveren die zijn tegestaan vr leden van de rl Type 1. Beveiligingsrl tevegen: Klik p Tevegen. Het scherm Beveiligingsrl verschijnt in beeld Sleutel: Typ sleutel. Actief: Vink aan indien deze beveiligingsrl actief mag gebruikt wrden. Nederlands: Typ nederlanstalige mschrijving Herhaal bij de andere talen Klik p Save m uw wijzigingen p te slaan. 12

14 Selecteer de aangemaakte rl in het verzicht m aan te duiden welke transacties tegestaan zijn. Klik p Beveiliging (rechts nder) Kies eerst de beveiligingsrl waarvr u de mgelijkheid wenst in te stellen. Vink aan welke rechten tepasselijk zijn. Herhaal p ieder tabblad. Klik p Bewaren m uw instellingen p te slaan. BELANGRIJK: Standaard staan ALLE pties aangevinkt en zijn dus ALLE acties tegestaan. Wanneer u dus geen specifieke pties uitvinkt, kan elke gebruiker elke actie uitveren. U met dus uitvinken wat NIET van tepassing is. 14. Tabblad Gebruikers : Overzicht van bestaande gebruikers: Bewerkingen zijn enkel tegestaan dr het Administratr-accunt. Gebruiker tevegen: U kunt nbeperkt gebruikers tevegen. 13

15 Klik p Tevegen. Het scherm GebruikersDetail verschijnt in beeld: Tabblad Algemeen: Gebruikersnaam: Typ gebruikersnaam Paswrd: Typ paswrd Taal: Kies taal waarin gebruiker de sftware zal gebruiken. Omschrijving: Typ mschrijving (naam van de gebruiker die in de diverse lijsten zal wrden weergegeven. Het adres dat zal wrden gebruikt m autmatische ntificaties te verzenden. Bijvrbeeld bij het beken van een afspraak in de agenda van iemand. Kalender: Gedeelde map: Om de gedeelde kalendergegevens te kunnen raadplegen, dient u aan te duiden in welke map de data in utlk pgeslagen wrden. Persnlijke MAP : Om de persnlijke kalendergegevens te kunnen raadplegen, dient u aan te duiden in welke map de data pgeslagen wrden. Hebt u geen Persnlijke map, kies dan tweemaal de Gedeelde MAP. Taken: Gedeelde MAP : Om de gedeelde taken te kunnen raadplegen, dient u aan te duiden in welke map de data in utlk pgeslagen wrden. Persnlijke MAP : Om de persnlijke taken te kunnen raadplegen, dient u aan te duiden in welke map de data pgeslagen wrden. Indien deze niet aanwezig is, kies dan tweemaal de Gedeelde MAP. Weergave: Selecteer kleur vr gebruiker. Deze kleur zal in de verzichten gebruikt wrden. Bv in de diverse agenda s. Actief: Vink uit indien de user niet meer actief is. Beheert Vink aan indien de user -settings kan beheren. 14

16 Bijvrbeeld vr het blkkeren van mailings aan bepaalde cntactpersnen, het pstellen van e- mailtemplates, het autmatisch verzenden van s als gevlg van transacties, enz. Klik p Bewaren m uw wijzigingen p te slaan. 15. Tabblad Beveiligingen : De beveiliging wrdt hier ingesteld. Hier bepaalt u welke beveiligingsrl de gebruiker krijgt. 1. Tabblad Datagrepen : Een datagrep is een verzameling van data f infrmatie die geraadpleegd kan wrden via de algemene database. Elke database kan dus uit verschillende datagrepen (meestal cntacten) bestaan, waarte men al dan niet tegang heeft. Via deze ptie vinkt u aan tt welke datagrepen de gebruiker tegang heeft. De zichtbaarheid van de gegevens wrden dus beperkt tt de datagrepen die hier aangevinkt wrden. Het is dan k een beperkende maatregel dat u treft. BELANGRIJK: Indien u NIETS aanvinkt, heeft de gebruiker tegang tt ALLE datagrepen. Vr u de tegang tt de datagrepen kunt bepalen, met u eerst de verschillende datagrepen aanmaken. Dit det u via het tabblad Datagrepen bij de Algemene instellingen (IMPACT General Instellingen Datagrepen). Verdere uitleg hierver vindt u nder punt j. 2. Tabblad Externe Echang bx.: Indien men wenst te werken met gedeelde agenda s is het ndzakelijk m ver een Echang bx te beschikken. De instellingen van de mailbx wrden hier per gebruiker ingesteld. 3. Tabblad IMPACT Cntacts : Het is mgelijk m vr bepaalde gebruikers de inzage in Cntacten en Dssiers te beperken. Vlgende pties zijn mgelijk: Inzage in cntactgegevens beperken (Enkel cntacten waar deze gebruiker verantwrdelijke vr is kunnen ingekeken wrden), Inzage in dssiers beperken (Enkel dssiers waar deze gebruiker verantwrdelijke vr is kunnen ingekeken wrden). 4. Tabblad IMPACT Planning : Instellingen m te werken met ATS en Prjectplanning. Meer hierver in de Handleiding IMPACT Planning. 5. Tabblad IMPACT Sales : Het is mgelijk m vr bepaalde gebruikers enkele bijkmende beveiligingen 15

17 met betrekking tt de IMPACT Sales in te stellen. Op het tabblad IMPACT Sales is het mgelijk m Het pzeken van pprtuniteiten beperken, Standaard de histriek pnemen in pprtuniteitsafspraken. Ok hebt u de mgelijkheid m algemene instellingen te verschrijven dr Standaard DEZE gebruiker selecteren als UITVOERDER (histriek pprtuniteiten), Standaard DEZE gebruiker selecteren als VERANTWOORDELIJKE (histriek pprtuniteiten). 2. Vul bestaande keuzelijsten aan, f maak nieuwe keuzelijsten via het tabblad Keuzelijsten : Zals beschreven in Algemene infrmatie Terminlgie zijn keuzelijsten en ptielijsten van primrdiaal belang bij het beheer van een IMPACT CRM Accunt. Via het aanklikken van dit tabblad krijgt u een verzicht te zien van de reeds bestaande keuzelijsten. Via de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen bent u in staat de keuzelijsten aan te passen, nieuwe te maken f bestaande te verwijderen. LET OP: Keuzelijsten die reeds in gebruik zijn, kunnen niet zmaar verwijderd wrden. De relatinele database zal dit verhinderen mdat anders lsely cupled data f, in het Nederlands lsgekppelde data ntstaat. Dit zu er met andere wrden vr zrgen dat gegevens aanwezig zijn die nergens naar verwijzen. Indien u een keuzelijst wilt aanmaken f bewerken dient u: 1. Algemene infrmatie ver de keuzelijst in te vullen. Hierbij vult u de Sleutel f afgekrte naam van de keuzelijst in, gebruik hierbij altijd HOOFDLETTERS. Vervlgens kiest u f de keuzelijst al dan niet p Actief geplaatst met wrden. U vult eveneens de naam van de keuzelijst aan in de vier verschillende talen. 2. De pties p te geven. Via de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen bent u in staat de pties van de keuzelijsten te te vegen, te bewerken f bestaande te verwijderen. Gebruik de knp Beveiliging m aan te geven wie, f eerder, welke beveiligingsrllen in staat zullen zijn m keuzelijsten te bekijken, aan te maken, te bewerken f te verwijderen. 3. Vul bestaande ptielijsten aan, f maak nieuwe ptielijsten via het tabblad Optielijsten : Meer infrmatie ver ptielijsten: zie IMPACT General Terminlgie Optielijsten. 16

18 De werkwijze vr het aanmaken, bewerken en verwijderen van ptielijsten gebeurt p dezelfde manier als van Keuzelijsten. Gebruik de knp Beveiliging m aan te geven wie, f eerder, welke beveiligingsrllen in staat zullen zijn m ptielijsten te bekijken, aan te maken, te bewerken f te verwijderen. 4. Maak datagrepen aan via het tabblad Datagrepen : Via de knppen Tevegen, Bewerken en Verwijderen bent u in staat datagrepen (Cfr. Tabblad Gebruikers - Tabblad Datagrepen ) aan te maken, aan te passen, f bestaande te verwijderen. Indien u een datagrep wilt aanmaken f bewerken dient u: 1. een sleutel in te geven en vertaalt u de naam van de datagrep naar de verschillende talen. 2. de datagrepen p actief f nn-actief te plaatsen dr Actief al dan niet aan te vinken. Dit bepaalt f de datagrep raadpleegbaar is f niet. 3. de knp Beveiliging te gebruiken m aan te geven wie, f eerder, welke beveiligingsrllen in staat zullen zijn m datagrepen te bekijken, aan te maken, te bewerken f te verwijderen. 5. Wijzig vrkeurteksten via het tabblad Vrkeurteksten : Indien gewenst hebt u de mgelijkheid m teksten en benemingen van knppen en tabs te herbenemen, meer hierver zie IMPACT CRM - Persnalisatie 6. Maak catalgen en catalgitems aan via het tabblad Catalgen. Om gebruik te maken van catalgen en catalgitems dient men eerst deze aan te maken. Klik p Tevegen m een nieuwe catalg te te vegen. Het scherm Catalg verschijnt in beeld. 17

19 Sleutel: Typ sleutel Omschrijving : Typ mschrijving in de verschillende talen Weergave: selecteer een kleur vr de catalg (ptineel) Klik p Bewaren m p te slaan. Herhaal deze prcedure m al uw catalgen aan te maken. Navigeer naar het tabblad CatalgItems Klik p Tevegen m een item aan te maken. Het scherm CatalgItem verschijnt in beeld: Sleutel: Typ sleutel Omschrijving: Typ mschrijving in de verschillende talen Heveelheid: Standaard en minimum 1 Prijs: Typ prijs (vink Aanpasbaar uit indien niet mag aangepast wrden) Cmmissie: Factr: Percentage: Klik p Bewaren m p te slaan. Items in alle catalgen bewerken: geen belang bij het aanmaken van een nieuw catalgitem Navigeer naar tabblad Catalgen m te te wijzen aan een catalg. Gebruik de knp Beveiliging m aan te geven wie, f eerder, welke beveiligingsrllen in staat zullen zijn m catalgen en items te bekijken, aan te maken, te bewerken f te verwijderen. BELANGRIJK: Nadat alle IMPACT CRM General Instellingen (via de tabbladen) vervlledigd werden, klikt u p Bewaren (nderaan) p het tabblad Algemeen. Det u dit niet, dan gaan alle aanpassingen verlren! 18

20 IMPACT CRM Persnalisatie Enkele functies vr het persnaliseren van de IMPACT CRM applicaties: 1. De afmetingen en lcatie van ieder individueel venster kunnen aangepast wrden. De afmetingen van het venser kunnen gewijzigd wrden dr de rand van het kader te selecteren en vervlgens te verslepen. Dit kan in de breedte en in de hgte. De lcatie van het venster (bv. Links nderaan plaatsen) kan gewijzigd wrden dr het kader (via de balk bvenaan) p de gewenste plaats te verslepen EN vervlgens de afmeting van het frmulier te wijzigen. BELANGRIJK: de lcatie van het frmulier wrdt pas bewaard wanneer de lcatie EN de afmetingen veranderen. Elke verandering van afmeting wrdt wel pgeslagen, er is dus geen lcatieverandering vereist. Indien u p een bepaalde plaats (bv uw kantr) p een grt scherm werkt en p een andere plaats (bv thuis) p een kleiner scherm vinkt u in het inlgscherm van IMPACT CRM Negeer mijn pgeslagen schermpsities aan. 2. De lay-ut van klmmen (lijsten) in tabellen kan aangepast wrden. Dit gebeurt via: rechtermuisknp indrukken p de klm, klik Layut instellen aan en kies vervlgens de gewenste instellingen. De afmetingen (wrden prcentueel weergegeven links in de lijst), lcatie, kleur, srtering, enz. van de klmmen kunnen aangepast wrden. De veranderingen kunnen eventueel ngedaan gemaakt wrden via de knp Standaardinstellingen. Bij Klmmen kunt u klmmen tevegen f verwijderen van de layut. Bij Afmetingen en vlgrde : hier kunt u de afmeting en de vlgrde van de klmmen wijzigen. Onder Algemene instellingen : kunt u de srtering wijzigen. Onder Klm instellingen : kunt u de klm een andere titel geven en een achtergrndkleur geven. Tevens kunt u hier de alignering van de klmmen bepalen. De veranderingen kunnen eventueel ngedaan gemaakt wrden via de knp Standaardinstellingen. 19

21 BELANGRIJK: Nadat alle gegevens vervlledigd werden, klikt u p Bewaren (nderaan) 3. De grepering van klmmen in IMPACT CRM kan aangepast wrden. Als de melding Sleep een klm m te greperen bven een tabel staat, kunt u de weergave van de klmmen veranderen: U kunt een klm greperen dr de klmtitel in de grijze zne Sleep een klm m te greperen te slepen. De desbetreffende klm wrdt als het ware uitvergrt en u kunt de items uit die klm in detail bekijken. Een vrbeeld: u wilt de klm in detail bekijken. Vlgend scherm wrdt weergegeven: Om de klm vervlgens pnieuw in de riginele weergave weer te geven, sleept u de titel in de dnkergrijze zne naar de nderste zne. Z krijgt u pnieuw de riginele weergave te zien. 20

22 OPMERKING: Indien u ndersteuning f hulp ndig hebt met de installatie f de werking van IMPACT CRM, dan kunt u steeds gebruikmaken van de ndersteuning via nze de website 4. Data in klmmen srteren van A -> Z en mgekeerd: In vele klmmen vindt men naast de titel van de klm k een pwaartse f neerwaartse pijl. Bij het klikken p deze pijl kunt u de srtering wijzigen. 5. Herbenemen van teksten, tabs en knppen In smmige gevallen zijn er bedrijven die bepaalde teksten, benamingen van de tabs en knppen willen aanpassen aan eigen vrkeuren. Binnen IMPACT CRM is het mgelijk m bepaalde tabbladen, knppen en teksten aan te passen aan uw eigen vrkeur. Dit is een aanpassing p bedrijfsniveau en enkel mgelijk dr de administratr van het bedrijf. NB. In de handleidingen staan ten alle tijden de ORGINELE TEKSTEN. Vrkeurteksten aanpassen Om een tekst/beneming aan te passen aan uw eigen vrkeur gaat u naar de Algemene Instellingen van IMPACT General. Tabblad Vrkeurteksten: 21

23 Het scherm bestaat uit twee delen : 1. In het linker gedeelte kiest men de mdule waar u een tekst wenst te wijzigen en kunt u zeken naar de rginele teksten. Ok wrdt hier een lijst van alle teksten/benemingen weergegeven van de gekzen mdule. 2. In het rechter gedeelte krijgt men een verzicht van de AANGEPASTE teksten/benemingen. Gebruik de knppen Bewerken en Verwijderen m deze acties te ndernemen. (zie verder) 3. In het linker gedeelte selecteert men eerst de mdule waar u de wijziging wenst dr te veren. VB Cntacts 4. In de lijst met velden kunt u de tekst terugvinden fwel vult u in het zekveld de tekst in en klikt u p het vergrtglas. VB Annuleren 5. Klik p Tevegen aan vrkeurteksten m het geselecteerde tekst/beneming aan te passen aan eigen vrkeur 22

24 6. Vlgend scherm wrdt weergegeven: Pas de mschrijving aan van de tekst/beneming. Vb. Dssier aanpassen naar Werf Klik p Bewaar m de wijziging p te slaan. 7. Na het klikken p de bewaar -knp zult u de aangepaste tekst/beneming terug vinden in de lijst in het rechterdeel van het scherm. 23

25 8. Klik p de knppen Bewerken f Verwijderen m de gewenste actie uit te veren. 9. Na het aanpassen van het item is het aangewezen m de sftware te drzeken waar de tekst ng met aangepast wrden zdat men veral dezelfde tekst/beneming krijgt. Hiervr klikt men herhaaldelijk p het vergrtglas, in de lijst zult u alle teksten/benemingen terug vinden waar het wrd in vrkmt. Pas allen aan. De dit in de verschillende mdules. 24

26 IMPACT General vr Gebruikers Na installatie van de IMPACT General zult u een extra menu krijgen in uw bestaande Micrsft Outlk. Via dit menu kunt u verschillende bewerkingen uitveren. Een verzicht van de verschillende pties: Bvenaan ziet u de naam van Uw IMPACT CRM Accunt. Hier hebt u tevens de mgelijkheid m te switchen naar een ander accunt mcht u vr verschillende bedrijven werken. Mnitr IMPACT CRM Diensten: Mgellijkheid m prblemen f suggesties melden bij nze Supprtdienst, het dwnladen van alle handleidingen en een backup van uw database uit te veren. Updates: Cntrleren p Updates. Op regelmatige basis zijn er verplichte updates. Dit zijn algemen updates en alvrens men deze dient uit te veren zal men steeds een melding krijgen. Daarnaast zijn er k Preview-Updates. Dit zijn updates die uitgeverd wrden nadat er een aanpassing p klantniveau wrdt gedaan. Ok hier krijgt u eerst een melding alvrens men deze dient uit te veren. De aanpassingen van de Update Preview wrden m de zveel weken gebundeld in een verplichte update zdat alle gebruikers steeds met een zelfde versie van de sftware werken. IMPACT General Instellingen: Zie hfdstuk IMPACT General vr Administratr - Cnfiguratie. Sneltets m een pprtuniteit aan te maken. Sneltets m een ticket aan te maken. Sneltets m een cntact aan te maken. Sneltets m naar uw timesheet te navigeren. De aanmeldknp van IMPACT CRM. 25

27 Switchen tussen accunts In smmige gevallen kunt u als gebruiker tegang hebben tt verschillende accunts (databases). Bijvrbeeld: U werkt deeltijds vr firma A en deeltijds vr firma B. Beide firma s zijn IMPACT CRM gebruikers. Om te switchen tussen de verschillende accunts is het enkel ndig m de gewenste accunt te selecteren in het menu van IMPACT General m u daarna aan te melden via de Aanmeldknp. IMPACT CRM Diensten Na het aanklikken van in het menu van IMPACT General krijgt men vlgend scherm: De verschillende diensten van Office Data Objects kunt u hier raadplegen. Tabblad Tickets Een prbleem f suggestie melden: Uw naam is reeds ingevuld alsk uw adres. Geef titel en cmmentaar in en kies Type, Pririteit, Prduct en afdeling. Eventueel kunt u een bijlage tevegen m uw prbleem ng duidelijker te maken, bijvrbeeld screensht. Klik p tevegen en uw prbleem/suggestie kmt rechtstreeks bij nze supprt terecht waar dit ticket zal pgevlgd wrden. Onderaan in het scherm vindt u vrig gemaakte tickets terug met hun inf. 26

28 Database Backup: U hebt de mgelijkheid m een extra database backup te nemen. Hiervr klikt u p deze knp ( deze functie is enkel tegankelijk na 18u en vr 8u.) OfficeDO LIVE Cnnect: Bij het aanklikken van deze knp wrdt autmatisch Teamviewer pgestart p uw pc en kan de Supprt-dienst uw scherm vernemen vr hulp p afstand. Tabblad Manuals : Dwlad hier de laatste versies van de IMPACT CRM Handleidingen. IMPACT CRM Updates Op regelmatige basis zijn er verplichte updates. Dit zijn algemene updates en alvrens men deze dient uit te veren zal men steeds een melding krijgen. Daarnaast zijn er k Preview-Updates. Dit zijn updates die uitgeverd wrden nadat er een aanpassing p klantniveau wrdt gedaan. Ok hier krijgt u eerst een melding alvrens men deze dient uit te veren. De aanpassingen van de Update Preview wrden m de zveel weken gebundeld in een verplichte update zdat alle gebruikers steeds met een zelfde versie van de sftware werken. Om een update uit te veren klikt men p in het menu van IMPACT General. Vlgende melding verschijnt: Klik hierna p JA. 27

29 BELANGRIJK!! : Om een Update Preview uit te veren dient men dit eerst aan te vinken! Klik p Start Update m de Update uit te veren. In smmige gevallen zal Outlk niet autmatisch afsluiten, het is dan ndig m Frce Outlk t Clse aan te vinken. U krijgt een melding als de Update geslaagd is. IMPACT CRM Persnalisatie Enkele functies vr het persnaliseren van de IMPACT CRM applicaties: 6. De afmetingen en lcatie van ieder individueel venster kunnen aangepast wrden. De afmetingen van het venser kunnen gewijzigd wrden dr de rand van het kader te selecteren en vervlgens te verslepen. Dit kan in de breedte en in de hgte. De lcatie van het venster (bv. Links nderaan plaatsen) kan gewijzigd wrden dr het kader (via de balk bvenaan) p de gewenste plaats te verslepen EN vervlgens de afmeting van het frmulier te wijzigen. BELANGRIJK: de lcatie van het frmulier wrdt pas bewaard wanneer de lcatie EN de afmetingen veranderen. Elke verandering van afmeting wrdt wel pgeslagen, er is dus geen lcatieverandering vereist. Indien u p een bepaalde plaats (bv uw kantr) p een grt scherm werkt en p een andere plaats (bv thuis) p een kleiner scherm vinkt u in het inlgscherm van IMPACT CRM Negeer mijn pgeslagen schermpsities aan. 7. De lay-ut van klmmen (lijsten) in tabellen kan aangepast wrden. Dit gebeurt via: rechtermuisknp indrukken p de klm, klik Layut instellen aan en kies vervlgens de gewenste instellingen. De afmetingen (wrden prcentueel weergegeven links in de lijst), lcatie, kleur, srtering, enz. van de klmmen kunnen aangepast wrden. De veranderingen kunnen eventueel ngedaan gemaakt wrden via de knp Standaardinstellingen. 28

30 Bij Klmmen kunt u klmmen tevegen f verwijderen van de layut. Bij Afmetingen en vlgrde : hier kunt u de afmeting en de vlgrde van de klmmen wijzigen. Onder Algemene instellingen : kunt u de srtering wijzigen. Onder Klm instellingen : kunt u de klm een andere titel geven en een achtergrndkleur geven. Tevens kunt u hier de alignering van de klmmen bepalen. De veranderingen kunnen eventueel ngedaan gemaakt wrden via de knp Standaardinstellingen. BELANGRIJK: Nadat alle gegevens vervlledigd werden, klikt u p Bewaren (nderaan) 8. De grepering van klmmen in IMPACT CRM kan aangepast wrden. Als de melding Sleep een klm m te greperen bven een tabel staat, kunt u de weergave van de klmmen veranderen: U kunt een klm greperen dr de klmtitel in de grijze zne Sleep een klm m te greperen te slepen. De desbetreffende klm wrdt als het ware uitvergrt en u kunt de items uit die klm in detail bekijken. Een vrbeeld: u wilt de klm in detail bekijken. 29

31 Vlgend scherm wrdt weergegeven: Om de klm vervlgens pnieuw in de riginele weergave weer te geven, sleept u de titel in de dnkergrijze zne naar de nderste zne. Z krijgt u pnieuw de riginele weergave te zien. 30

32 OPMERKING: Indien u ndersteuning f hulp ndig hebt met de installatie f de werking van IMPACT CRM, dan kunt u steeds gebruikmaken van de ndersteuning via nze de website 9. Data in klmmen srteren van A -> Z en mgekeerd: In vele klmmen vindt men naast de titel van de klm k een pwaartse f neerwaartse pijl. Bij het klikken p deze pijl kunt u de srtering wijzigen. 10. Herbenemen van teksten, tabs en knppen In smmige gevallen zijn er bedrijven die bepaalde teksten, benamingen van de tabs en knppen aanpassen aan eigen vrkeuren. Dit is een aanpassing p bedrijfsniveau en enkel mgelijk dr de administratr van het bedrijf. NB. In de handleidingen staan ten alle tijden de ORGINELE TEKSTEN. 31

33 In deze reeks zijn k verschenen: Handleiding IMPACT CRM Algemeen Handleiding IMPACT Cntacts Handleiding IMPACT Sales Handleiding IMPACT Mail Handleiding IMPACT Planning Handleiding IMPACT Services Handleiding IMPACT Time Handleiding IMPACT Reprts Handleiding IMPACT ERP Handleiding SALESIMPACT Al deze handleidingen zijn per dwnlad beschikbaar via de IMPACT CRM Diensten. Cpyright Office Data Objects bvba. Alle rechten vrbehuden. 32