HANDLEIDING Dssierbeheer DMS Dit dcument is de handleiding vr het dssierbeheer binnen het DMS van Ieper. Vlgende zaken wrden besprken: Versie 2.0 01/06/2005 Frmulierbeheer Wrkflwbeheer Dssierbeheer end2end slutins pagina 1
ALGEMENE INFO Een dssier wrdt aangemaakt binnen Dssierbeheer aan de hand van een dssiertype. Een dssiertype wrdt k aangemaakt binnen Dssierbeheer en bestaat uit een frmulier en uit een wrkflw, die allebei apart aangemaakt wrden. Een frmulier wrdt aangemaakt binnen Frmulierbeheer en bevat velden waarin (afhankelijk van het type) gegevens ingevuld kunnen wrden. Een wrkflw is een peenvlging van taken die aan verschillende persnen zijn tegekend. end2end slutins pagina 2
1 FORMULIERBEHEER Hier wrdt beschreven he u een frmulier aanmaakt binnen het dssierbeheer. Hier maakt u een frmulier aan m aan een dssiertype te kppelen. Klik p Frmulierbeheer in het menu links nderaan. Bvenaan verschijnt vlgend menu-verzicht: Alle frmulieren vr dssierbeheer bevinden zich nder Dssierbeheer. De frmulieren vr de website den hier niet terzake. Het eerste scherm waarp u terechtkmt als u p Frmulierbeheer geklikt hebt is een zekscherm. U kan zeken p Referentie, Naam f Omschrijving. Dr de velden leeg te laten en p Zek te klikken kmt u p een lijst van alle bestaande frmulieren terecht. Van daaruit kunt u nieuwe frmulieren aanmaken, frmulieren aanpassen f verwijderen. Klikken p de flder Dssierbeheer nder Frmulieren geeft een verzicht van de frmulieren uit deze categrie. Er zijn dus twee manieren m een frmulier te penen: fwel klikt u in het linkermenu p de naam van het frmulier, fwel klikt u in de resultatenlijst p de Referentie van het frmulier. end2end slutins pagina 3
1.1 Een frmulier aanpassen/tevegen Vanuit de resultatenlijst kunt u een nieuw frmulier aanmaken dr bvenaan p Nieuw te klikken. U met 4 tabbladen drlpen m een vlledig frmulier aan te maken. Om een bestaand frmulier aan te passen klikt u eerst vanuit de resultatenlijst p de Referentie van het frmulier m het te penen. Daarna klikt u bvenaan p Aanpassen m de gegevens ervan te kunnen wijzigen. Of u klikt in het linkermenu p de naam van het frmulier en daarna p Aanpassen bvenaan. Daarna kunt u per tabblad de ndige aanpassingen den. Opmerking: u kunt tijdens het aanpassen altijd een resultaat van uw frmulier bekijken dr bvenaan p Acties > Preview te klikken. Er pent dan een venster met het frmulier zals het vr de gebruikers te zien zal zijn. 1.1.1 Tab 1: Algemeen end2end slutins pagina 4
De vlgende zaken zijn belangrijker vr gebruik binnen dssierbeheer: Referentie: interne benaming vr het frmulier. De referentie met uniek zijn vr elk frmulier Nieuwe versie/nieuwe release: van een item kunnen verschillende versies wrden bijgehuden. Als de huidige versie bijvrbeeld v2.7 is, dan wrdt Nieuwe release v3.0 en Nieuwe versie v2.8 Naam: een naam vr het frmulier zals het vr iedereen zichtbaar is Categrie: dr p te klikken verschijnt er een ppup venster waarin u een categrie vr het frmulier kunt aanduiden. Vr het dssierbeheer duidt u de categrie Dssierbeheer aan end2end slutins pagina 5
Omschrijving: een krte mschrijving vr het frmulier Verwerking: vr een frmulier van het dssierbeheer met u altijd Database aanduiden, anders wrden de gegevens niet pgeslagen en heeft het frmulier geen nut end2end slutins pagina 6
1.1.2 Tab 2: Inhud Dr middel van tab 2 wrdt de inhud van het frmulier bepaald. Een frmulier bestaat uit tabbladen, panels en velden. Een frmulier bestaat uit tabbladen. Een tabblad bestaat uit panels. Een panel bestaat uit velden. Vlgend vrbeeld van een frmulier illustreert dit: (U kan altijd een preview van een aangemaakt frmulier bekijken dr bvenaan p Acties > Preview te klikken). Het tabblad Inhud ziet er als vlgt uit: end2end slutins pagina 7
Er is een nderdeel vr de tabs, één vr de panels en één vr de velden. Naast elk nderdeel staan verschillende icntjes afgebeeld: : m een nieuw item te te vegen en : m de vlgrde van items te veranderen (telkens één plaats naar bven f naar beneden) : m de eigenschappen van een tegevegd item p te vragen. Langs hier kunt u wijzigingen aan de tab/panel/veld aanbrengen. : m een item terug te verwijderen We bespreken per nderdeel de mgelijkheden. Opmerking: als u bij een bestaand frmulier p een bepaalde tab in het veld tabs klikt verandert de rest van het scherm autmatisch: de panels en velden vr die tab wrden dan in de juiste vensters getnd. Hetzelfde geldt vr de panels: als u een ander panel aanklikt verschijnen in het vak ernder de velden die bij dat panel hren. 1.1.2.1 Beheer van Tabs Als u klikt p het icntje m een tab te te vegen verschijnt er een ppupvenster dat p zijn beurt uit twee verschillende tabs bestaat: Tab1: Algemeen end2end slutins pagina 8
Referentie: interne benaming vr het tabblad. De referentie met uniek zijn binnen dit frmulier. Naam: een naam vr het tabblad zals het vr iedereen zichtbaar is Omschrijving: een krte mschrijving vr het tabblad Tab2: Beveiliging end2end slutins pagina 9
Hier bepaalt u welke gebruiker(s) lees- en/f schrijfrechten hebben p de tab die u hier aanmaakt. Dr p te klikken verschijnt er een ppup waarin u (een) gebruiker(s) kunt zeken en selecteren. Om een gebruiker te verwijderen duidt u hem aan in het venster en klikt u p. De ptie Publieke schrijfrechten wil zeggen dat elke DMS gebruiker aanpassingen aan de inhud van die tab kan den. Publieke leesrechten wil zeggen dat elke DMS gebruiker de inhud van de tab kan bekijken znder er dingen aan te wijzigen. Als de twee tabbladen crrect ingevuld zijn klikt u bvenaan p Opslaan (f Annuleren m terug te keren znder iets p te slaan). Het ppupvenster sluit dan autmatisch weer af. 1.1.2.2 Beheer van Panels Let p: het is ndzakelijk m eerst een tab aan te maken vraleer u een panel kunt aanmaken. Een panel is immers altijd een nderdeel van een tab. Klik daarna bij panels p het icntje m een nieuw panel te te vegen. Er verschijnt weer een ppupvenster dat p zijn beurt uit twee verschillende tabs bestaat: Tab1: Algemeen end2end slutins pagina 10
Bvenaan in de brdkruimel kunt u zien nder welk frmulier en tabblad u aan het werken bent. Referentie: interne benaming vr het panel. De referentie met uniek zijn binnen het frmulier. Naam: een naam vr het panel zals het vr iedereen zichtbaar is Niveau: het is mgelijk m via deze drpdwn te bepalen bij welke tab dit panel behrt. U kunt dit hier dus steeds veranderen. Omschrijving: een krte mschrijving vr het tabblad Tab2: Beveiliging Dit scherm ziet er exact hetzelfde uit als tab2 bij het aamaken van een nieuw tabblad (zie 1.1.2.1 Beheer van tabs). Als de twee tabbladen crrect ingevuld zijn klikt u bvenaan p Opslaan (f Annuleren m terug te keren znder iets p te slaan). Het ppupvenster sluit dan autmatisch weer af. end2end slutins pagina 11
1.1.2.3 Beheer van Velden Let p: het is ndzakelijk m eerst een panel aan te maken vraleer u een veld kunt aanmaken. Een veld is immers altijd een nderdeel van een panel. Klik daarna bij velden p het icntje m een nieuw veld te te vegen. Er verschijnt weer een ppupvenster dat p zijn beurt uit één tab bestaat: Tab1: Algemeen Bvenaan in de brdkruimel kunt u zien nder welk frmulier, tabblad en panel u aan het werken bent. Referentie: interne benaming vr het veld. De referentie met uniek zijn binnen het frmulier Naam: een naam vr het veld; dit wrdt als label vr het veld getnd p het frmulier Panel: via deze drpdwn kunt u kiezen bij welk panel uw veld hrt. Het tabblad is er telkens k bij vermeld. end2end slutins pagina 12
Type: het type van veld De meeste pties spreken vr zich, maar er zijn tch enkele types die wat meer uitleg vragen: Javascript In dit veld kunt u javascriptcde zetten, m bv. p het frmulier een autmatische berekening te laten uitveren wanneer de gebruiker p het icntje achter dat veld klikt. Vr de gebruiker ziet het er als vlgt uit (Acties > Preview): De berekening kmt dan in dat veld te staan. Het gaat daarbij m bv. een berekening die afhankelijk is van de gegevens die de gebruiker in de andere velden heeft ingevuld. Als u een bestaand frmulier aan het aanpassen bent kunt u bvenaan via Actins > Preview de namen van de velden terugvinden. Deze namen met u dan gebruiken in uw javascriptcde (zie 1.1.2 Tab 2: Inhud). DMS Lijst dcumenten Op het frmulier zelf ziet het er z uit: De gebruiker kan dr te klikken p selecteren. een bestaand dcument uit het DMS DMS Nieuw dcument De gebruiker krijgt hier hetzelfde veld te zien als bij lijst dcumenten: Dr p te klikken pent er een scherm waarin een geheel nieuw dcument kan end2end slutins pagina 13
wrden aangemaakt en pgeladen: Opmerking: het dcument dat via deze manier pgeladen en aangemaakt is heeft nmiddellijk de status Ter gedkeuring m naar de cördinatr gestuurd te wrden. Derdenbestand Persn De gebruiker krijgt hier een invulveld met ernaast. Dr hierp te klikken pent er een venster waarin via een zekfunctie de juiste persn gekzen kan wrden: Derdenbestand Organisatie werkt p dezelfde manier als Derdenbestand Persn. Agendering Vergadering uitleguitleg uitleg... Omschrijving tnt de tekst die bij Omschrijving is ingevuld cursief. Tekst html tnt de tekst die bij Omschrijving is ingevuld. Het verschil met de vrige ptie is dat de tekst hier html-cde kan bevatten (bv. deze tekst staat in het <b>vet</b>). Scheidingsteken Zals u kunt zien gaat het hier niet m een invulveld, maar betreft het hier een end2end slutins pagina 14
veld m een ander gedeelte binnen het tabblad aan te duiden. Het type scheidingsteken wrdt meestal gebruikt m het begin van een nieuw panel aan te kndigen. Witruimte <br> in html-cde: is k geen invulveld, maar laat gewn ruimte tussen het veld dat ervr en het veld dat erachter staat. Meerdere waarden: hangt af van het gekzen veldtype. Vr smmige veldtypes (bv. aankruisvakje) is het mgelijk m te bepalen f slechts één f meerdere pties dr gebruiker kan wrden aangeduid. Bij smmige veldtypes is het niet mgelijk m deze ptie aan te passen mdat er swies altijd meerdere keuzemgelijkheden zijn. Dit is bv. het geval bij een drpdwnlijst. Validatie: smmige velden kunt u laten valideren. Dit hangt k weer af van het gekzen veldtype. Een tekstveld heeft de vlgende validatiemgelijkheden: url cntrleert p http://....... numeric getallen van 0 tt 9 decimal getallen van 0 tt 9 met een kmma (0-9,0-9) email cntrleert p...@....... rekeningnummer 3 cijfers 7 cijfers 2 cijfers rijksregisternummer 2 cijfers. 2 cijfers. 2 cijfers 3 cijfers. 2 cijfers Eigen Validatie aan de hand van een regular expressin, bv. /d{2}-/d{5} staat vr een cmbinatie van 2 cijfers 5 cijfers Verplicht in te vullen Omschrijving: een krte mschrijving vr het tabblad end2end slutins pagina 15
1.1.3 Tab 3: Classificatie Classificatie (default): hier duidt u via de belangrijkste classificatie aan die aan dat frmulier gekppeld kan wrden. Andere items kunnen aan dezelfde classificaties gekppeld wrden zdat gelijkaardige items nderling via deze classificaties k aan elkaar gelinkt kunnen wrden. Een classificatie is in feite een thema vr een frmulier. Classificaties: andere relevante classificaties. Via kunt u deze terug verwijderen. end2end slutins pagina 16
1.1.4 Tab 4: Versiebeheer Dit tabblad is aanklikbaar als er van een item verschillende versies beschikbaar zijn. Via de tab Versiebeheer kunnen van een bepaald item de verschillende versies bekeken wrden. De versie die in het vet weergegeven wrdt is de versie die mmenteel nline staat. Bvenaan kunt u bij Acties de ptie Versie terugplaatsen kiezen. Hiermee kunt u een nieuwe versie maken die als inhud de geselecteerde versie heeft. Als alle wijzigingen zijn aangebracht p alle tabbladen klikt u bvenaan p Opslaan m de gegevens van het nieuwe/gewijzigde frmulier p te slaan. end2end slutins pagina 17
1.2 Een frmulier verwijderen Om een frmulier te verwijderen zekt u het eerst via het zekscherm (beginscherm), u klikt p de Referentie ervan m het te penen en daarna klikt u bvenaan p Verwijderen. Een andere manier is m in het linkermenu p de naam van het te verwijderen frmulier te klikken en daarna eveneens bvenaan p Verwijderen te klikken. end2end slutins pagina 18
1.3 Mgelijke Acties bij een frmulier Bvenaan zijn via de knp Acties de vlgende pties vr een frmulier mgelijk: Versie terugplaatsen: daarmee zet u de inhud van een vregere versie terug (zie 1.1.4: Tab 4: Versiebeheer) Publiceren: daarmee publiceert u de laatste versie van een frmulier (nline zetten) Offline halen: m een frmulier terug ffline te halen Preview: m een vrbeeld te zien van het frmulier zals het vr de gebruiker te zien is end2end slutins pagina 19
2 WORKFLOWBEHEER Hier wrdt beschreven he u een wrkflw aanmaakt binnen het dssierbeheer. Deze wrkflw wrdt aan een dssiertype gekppeld. Een wrkflw is als het ware een peenvlging van taken die dr verschillende persnen meten wrden uitgeverd. Vraleer te beginnen met het aanmaken van een wrkflw is het ten zeerste aan te raden m de wrkflw z gedetailleerd mgelijk p papier te analyseren. Klik p Wrkflwbeheer in het menu links nderaan. Bvenaan verschijnt vlgend menuverzicht: Het eerste scherm waarp u terechtkmt als u p Wrkflwbeheer geklikt hebt is een zekscherm. U kan zeken p Referentie, Naam f Omschrijving. Dr de velden leeg te laten en p Zek te klikken kmt u p een lijst van alle bestaande wrkflws terecht. Van daaruit kunt u nieuwe wrkflws aanmaken, wrkflws aanpassen f verwijderen. Om een wrkflw te penen klikt u p de Referentie ervan in de resultatenlijst. 2.1 Een wrkflw aanpassen/tevegen Vanuit de resultatenlijst kunt u een nieuwe wrkflw aanmaken dr bvenaan p Nieuw te klikken. U met 3 tabbladen drlpen m een vlledige wrkflw aan te maken. Om een bestaande wrkflw aan te passen klikt u eerst vanuit de resultatenlijst p de Referentie van de wrkflw p het te penen. Daarna klikt u bvenaan p Aanpassen m de gegevens ervan te kunnen wijzigen. end2end slutins pagina 20
2.1.1 Tab 1: Algemeen De vlgende zaken wrden pgeslagen: Referentie: interne benaming vr de wrkflw. De referentie met uniek zijn vr elke wrkflw. Nieuwe versie/nieuwe release: van een item kunnen verschillende versies wrden bijgehuden. Als de huidige versie bijvrbeeld v2.7 is, dan wrdt Nieuwe release v3.0 en Nieuwe versie v2.8 Titel: een naam vr de wrkflw zals het vr iedereen zichtbaar is Omschrijving: een krte mschrijving vr de wrkflw Max. Tijdsduur: vul hier het aantal dagen in helang dit dssier in die wrkflw mag zitten. Dit is de einddatum die gebruikers zien als zij het dssier in een verzicht pvragen: end2end slutins pagina 21
2.1.2 Tab 2: Stappen Hier wrden de verschillende stappen vr de wrkflw beheerd. Let p: stappen wrden tegevegd via Acties > Stap tevegen bvenaan, NIET via Nieuw!! Op het tabblad Stappen van een bestaande wrkflw ziet u een verzicht van de stappen die vr die wrkflw al aangemaakt zijn: In de eerste klm ziet u de Referentie, in de tweede de Naam, en in de derde klm ziet u een psmming van de stappen die na de desbetreffende stap mgelijk zijn. Dit kunnen er meerdere zijn: u kunt sms bv. een stap verder gaan, maar k een stap terugkeren als iets niet gedgekeurd is bv. Om een bestaande stap te verwijderen duidt u de stap aan dr middel van de checkbx en klikt u bvenaan p Acties > Stap verwijderen. Om een bestaande stap te dupliceren duidt u de stap aan dr middel van de checkbx en klikt u bvenaan p Acties > Stap dupliceren. Om een bestaande stap aan te passen klikt u p de Referentie ervan. Er pent dan een ppup venster dat bestaat uit 5 tabbladen: 2.1.2.1 Tab 1: Algemeen end2end slutins pagina 22
Referentie: interne benaming vr de stap. De referentie met uniek zijn binnen de wrkflw. Naam: een naam vr de stap zals het getnd wrdt in de verzichten Omschrijving: een krte mschrijving vr de stap Type: hier heeft u de keuze tussen een gewne stap (een tussenstap), een beginstap en een eindstap. Er is altijd slechts één beginstap maar er kunnen meerdere eindstappen zijn. Vraag: de gebruiker ziet deze vraag staan bvenaan het scherm als een dssier zich in deze stap bevindt en de gebruiker gedefinieerd is als uitverder van deze stap. end2end slutins pagina 23
Status: de status waarin het dssier zich bevindt wanneer het in deze stap zit. Max. Tijdsduur: dit is de datum van de deadline die de gebruiker ziet als hij het dssier in een verzicht pvraagt. Vul hier de maximale tijdsduur in dagen in. 2.1.2.2 Tab 2: Events Dit tabblad dient in feite m een event te definiëren vr deze stap. D.m.v. kunt u een event tevegen, d.m.v. kunt u een bestaand event aanpassen, en d.m.v. kunt u een event weer verwijderen. Events wrden uitgeverd zdra een dssier in deze stap kmt. end2end slutins pagina 24
Als u kiest m een nieuw event te te vegen f een event te wijzigen pent er een venster als u p het icntje klikt. Type: hier duidt u het type van het event in: mail versturen afrnden dssier: dit wrdt gebruikt vr de laatste stap in de wrkflw, waardr een dssier autmatisch afgernd wrdt agendapunt aanmaken: m autmatisch een agendapunt aan te maken in de Agenderings- en Ntuleringsmdule Referentie: met uniek zijn vr elke stap 2.1.2.3 Tab 3: Acties Dit tabblad dient in feite m de mgelijke vlgende stappen te definiëren. D.m.v. u een actie tevegen, d.m.v. kunt u een bestaande actie aanpassen, en d.m.v. kunt u een actie weer verwijderen. kunt Als u kiest m een nieuwe actie te te vegen f een actie te wijzigen pent er het vlgende ppupvenster als u p het icntje klikt. De gebruiker die een dssier verder wil sturen naar een vlgende stap van de wrkflw, zal één van deze mgelijke acties meten selecteren. end2end slutins pagina 25
Referentie: met uniek zijn binnen de stap Naam: de naam vr de actie, dit is de tekst die de gebruiker zal zien Omschrijving: een krte mschrijving vr de actie Vlgende stap: duid d.m.v. de drpdwnlijst aan wat de stap is die vlgt p de huidige stap, indien deze actie wrdt geselecteerd Start wrkflw: duid via de drpdwnlijst aan... 2.1.2.4 Tab 4: Uitverders Hier wrdt beslist welke gebruiker(s) het dssier met(en) verwerken wanneer het zich in deze stap bevindt. U kan hier aanduiden f minstens één, minstens de helft f alle uitverders de actie gedaan meten hebben (f u duidt geen criteria aan). end2end slutins pagina 26
Als u bij Uitverders p selecteren. klikt pent er een venster waarin u een gebruikersgrep kunt U kan hier ngmaals aanduiden f minstens één, minstens de helft f alle gebruikers van de gebruikersgrep de actie gedaan meten hebben (f u duidt geen criteria aan). De persnen die in deze gebruikersgrep zitten, zullen aanpassingen kunnen den aan een dssier dat zich in deze stap bevindt. 2.1.2.5 Tab 5: Inf Deze tab dient m dcumenten uit het DMS aan te geven die relevant kunnen zijn vr een gebruiker tijdens deze stap. De gebruiker ziet dan bvenaan het dssier een link naar dat dcument staan. end2end slutins pagina 27
Dr p pladen. te klikken pent er zich een venster waarin u een dcument uit het DMS kunt De gebruiker ziet dan het dssier zals hiernder getnd wrdt: end2end slutins pagina 28
2.1.3 Tab 3: Classificatie Classificatie (default): hier duidt u via de belangrijkste classificatie aan die aan deze wrkflw gekppeld kan wrden. Andere items kunnen aan dezelfde classificaties gekppeld wrden zdat gelijkaardige items nderling via deze classificaties k aan elkaar gelinkt kunnen wrden. Een classificatie is in feite een thema. Classificaties: andere relevante classificaties. Via kunt u deze terug verwijderen. end2end slutins pagina 29
2.1.4 Tab 4: Versiebeheer Dit tabblad is aanklikbaar als er van een item verschillende versies beschikbaar zijn. Via de tab Versiebeheer kunnen van een bepaald item de verschillende versies bekeken wrden. De versie die in het vet weergegeven wrdt is de versie die mmenteel nline staat. Bvenaan kunt u bij Acties de ptie Versie terugplaatsen kiezen. Hiermee kunt u een nieuwe versie maken die als inhud de geselecteerde versie heeft. Als alle wijzigingen zijn aangebracht p alle tabbladen klikt u bvenaan p Opslaan m de gegevens van de nieuwe/gewijzigde wrkflw p te slaan. end2end slutins pagina 30
2.2 Een wrkflw verwijderen Om een wrkflw te verwijderen zekt u het eerst via het zekscherm (beginscherm), u klikt p de Referentie ervan m het te penen en daarna klikt u bvenaan p Verwijderen. end2end slutins pagina 31
2.3 Mgelijke Acties bij een wrkflw Bvenaan zijn via de knp Acties ng een aantal pties vr een stap mgelijk: Publiceer item: daarmee publiceert u een nieuwe wrkflw (nline zetten) Opslaan en publiceer: daarmee slaat u de wijzigingen aan een nieuwe wrkflw p en publiceert u het tegelijkertijd. Dit det u als een wrkflw helemaal afgernd is. Versie terugplaatsen: daarmee zet u de inhud van een vregere versie terug (zie 2.1.4: Tab 4: Versiebeheer) Dupliceer item: daarmee dupliceert u een bepaalde wrkflw. Dit krijgt dan als Referentie Cpy f xxx (de referentienaam met immers altijd uniek zijn). Dit is handig wanneer u een wrkflw met aanmaken die heel sterk lijkt p een wrkflw die al bestaat. Z heft u alleen de dingen aan te passen die anders zijn, znder dat u van een vlledig nieuwe (lege) wrkflw met beginnen. Stap tevegen: Actie vr een Stap: langs deze weg vegt u er één te Stap dupliceren: Actie vr een Stap: dit is hetzelfde als Dupliceer item, maar dan vr een Stap Stappen verwijderen: Actie vr een Stap: langs deze weg verwijdert u een Stap end2end slutins pagina 32