SNELGIDS VERZUIMMELDEN XPERT SUITE DE ARBODIENST - mrt 2019

Transcriptie

1 O SNELGIDS VERZUIMMELDEN XPERT SUITE DE ARBODIENST - mrt 2019

2 INHOUDSOPGAVE Inhudspgave Inlggen Inlggen Eerste keer inlggen Inlggegevens vergeten factr authenticatie f wachtwrd aanpassen Navigatie Hfdnavigatie (blauwe balk) Subnavigatie (witte balk met icntjes) Dssiernavigatie (rechts bven werkkader) Werknemer zeken en dssier penen Werknemer zeken Taken verzicht Dcumenten bij dssier Dcumenten upladen / geïmprteerde dcumenten Ziek- f (deel)herstelmelding inveren Ziekmelden Zwangerschap traject Inveren (deel)herstelmelding Opdracht, ntitie, trajecten en acties Opdracht Opdracht - Cntactmment Ntitie Trajecten Acties Taken uitveren Taken Status wijzigen van een taak Openstaande trajecten en taken per werkgever f afdeling Dssier apart penen Crrecties uitveren Crrecties uitveren Samengesteld verzuim Maximaal tt 30 dagen in het verleden crrigeren Supprt Help mij Supprtdesk Pagina 2

3 1 INLOGGEN 1.1 Inlggen Ga naar m in te lggen p Xpert Suite van De Arbdienst. U heeft in twee separate mails een inlgnaam en wachtwrd ntvangen. Ver uw inlgnaam en wachtwrd in zals u deze heeft ntvangen. Let p de juiste inver van hfdletters, kleine letters en leestekens. Indien u uw inlggegevens bent vergeten kunt u hier p de link nder de buttn inlggen klikken, het systeem zal u dan per mmegaande nieuwe gegevens sturen. Na inveren van inlgnaam en wachtwrd klikt u p de buttn inlggen. Nu vlgt er een keuzemgelijkheid vr de 2 e authenticatie. Indien u nthud mijn keuze aanvinkt zal dit keuze scherm een vlgende keer niet getnd wrden maar direct naar het vlgende scherm gaan. Afhankelijk van uw keuze, vert u hier de cde die u per sms heeft ntvangen, de cde van de YubiKey f de Authenticatie App. Pagina 3

4 1.2 Eerste keer inlggen Wanneer u vr het eerst inlgt zult u uw mbiele telefnnummer eenmalig meten inveren, waarna u p Bevestigings-sms versturen klikt. Tip: u kunt uw mbiele nummer inveren znder streepje. Indien u geen mbiel nummer wilt inveren klikt u p verslaan. U gaat dan naar het inverveld van de YubiKey. Let p! U dient een tweede methde te kiezen, p dit mment heeft u uiteindelijk de keuze uit een SMS cde, een Yubikey cde en een authenticatie-app cde. Indien u een nummer invert en p de knp bevestigings SMS versturen klikt ntvangt u een sms met een bevestigingscde p uw mbiele telefn. Ver deze in en klik p Drveren. Naast het gebruik van de sms-cde is het mgelijk m een Yubikey te gebruiken ten beheve van de twee stappen authenticatie. Een YubiKey is een 2-factr authenticatie tken. In het vlgende scherm kunt u uw eigen Yubikey registreren. (steek de YubiKey in het apparaat, plaats de cursr in het veld p het scherm en plaats uw vinger p de YubiKey, nu wrdt de cde gegenereerd) Pagina 4

5 U kunt nu aangeven f u een eenmalige cde per SMS wenst te ntvangen ten beheve van inlggen. Deze is te gebruiken wanneer u nverhpt geen bereik zu hebben f indien u k uw Yubikey niet ter beschikking heeft en tch wenst in te lggen. Klik anders p Drgaan. Als derde en laatste ptie kunt u kiezen vr de Authenticatie-App. Dit kan iedere app zijn die de TOTP-techniek ndersteund. Bekende apps zijn Ggle Authenticatr, Micrsft Authenticatr, Sphs Authenticatr, LastPass, Authy, FreeOTP, DuMbile. Installeer een authenticatie-app p uw mbiel. Scan met uw mbiel de QR-cde p het scherm, waarschijnlijk vraagt uw mbiel dan al m iets te penen in de app. Geef testemming en vul de 6 cijferige cde in. Hierna is de kppeling in beide systemen gereed en kan er steeds na inlggen in het veld de 6 cijfers ingeverd wrden die de app p dat mment weergeeft. Pagina 5

6 Wanneer u vr het eerst inlgt, dient u eenmalig uw wachtwrd aan te passen. Ver deze wijziging dr en klik p Wachtwrd wijzigen pslaan. Basistips bij het verzinnen en gebruik van een wachtwrd: Een sterk wachtwrd bestaat uit minimaal 12 tekens, hier mgen geen spaties maar wel andere bijzndere tekens, cijfers en natuurlijk letters vr gebruikt wrden Neem in ieder geval 1 hfdletter, 1 cijfer en 1 bijznder karakter p in het wachtwrd Maak een vr uzelf lgische zin maar k weer niet te makkelijk te raden als vr- en achternaam Laat Hfd en kleine letters elkaar afwisselen; bijvrbeeld GrtBedrijF#468 Pagina 6

7 Deel uw wachtwrd nit met anderen Schrijf uw wachtwrd niet p een pst-it m deze aan de cmputer te plakken f ergens anders genteerd in het zicht laten liggen Ok al vraagt de cmputer f deze het wachtwrd met pslaan, de dat nit! Indien een vreemde achter uw cmputer zit kan deze met de autmatisch gevulde velden dus k makkelijk inlggen nder uw naam. U maakt gebruik van een systeem waarin persnsgegevens van anderen in zitten, ga hier bewust p een veilige en secure manier mee m. Bij de eerste keer inlggen wrdt na het aanpassen van het wachtwrd, tevens gevraagd een beveiligingsvraag te selecteren en het antwrd daarp in te veren. Deze gegevens zijn bendigd als u uw wachtwrd kwijt bent. 1.3 Inlggegevens vergeten Wanneer u uw inlggegevens bent vergeten en niet meer kunt inlggen vlgt u de instructies via de linkjes nderaan het inlgscherm. Wanneer uw accunt is geblkkeerd (na 3 maal verkeerd inlggen) dient u cntact p te nemen met de servicedesk, zie laatste hfdstuk factr authenticatie f wachtwrd aanpassen Wanneer u een wijziging in de 2-factr authenticatie wilt drveren, lgt u eerst in p het systeem. Vervlgens gaat u rechts bvenin naar instellingen. Er pent zich een venster, kies de tab beveiliging en pas daar aan wat ndig f gewenst is. Pagina 7

8 Hier kunt u de vlgende nderdelen wijzigen f tevegen: Wachtwrd Beveiligingsvraag Authenticatie App Mbiel nummer YubiKey Standaard tw-factr inlg wijzigen * * U kunt hier aangeven welke 2-factr methde u standaard gebruikt f dat deze vraag iedere keer gesteld met wrden zdat u een keuze heeft. Indien u een vrkeur pgeeft springt Xpert Suite bij inlggen na gebruikersnaam en wachtwrd direct naar dat scherm. En als laatste kunt u hier een nieuwe back-up cde aanvragen, deze wrdt per sms verznden en biedt u ng een extra mgelijkheid m in te lggen indien u geen bereik heeft f de YubiKey niet bij u heeft. Pagina 8

9 2 NAVIGATIE Na inlggen kmt u p het startscherm 1 = navigatiebalk met in blauwe balk de hfdnavigatie en ernder de subnavigatie 2 = bmnavigatie, navigatie binnen de mappen van de rganisatie 3 = dssier navigatie 4 = detail / werkgedeelte 2.1 Hfdnavigatie (blauwe balk) Hme, hiermee gaat u altijd terug naar het startscherm, het verzichtsscherm van uw rganisatie Het dssier waarin u p dit mment aan het werk bent. Indien u niet een dssier geselecteerd heeft is deze knp niet zichtbaar. Als zichtbaar kunt u via deze knp weer naar het verzichtsscherm van het dssier. Via deze knp kunt u statistieken en rapprtages draaien afhankelijk van uw rechten Via deze knp gaat u direct naar alle taken, uit de verschillende dssiers (verschillende medewerkers), die p uw naam staan Pagina 9

10 2.2 Subnavigatie (witte balk met icntjes) Indien u in de bmnavigatie (kader 2), de juiste werknemer heeft geselecteerd en daarmee het dssier van die werknemer heeft gepend, gebruikt u de subnavigatie vr de verschillende activiteiten binnen dat dssier. Afhankelijk van uw autrisaties en afgesprken functinaliteiten ziet u nderstaande buttns: Bij een werknemer die ng niet als ziek staat geregistreerd gebruikt u deze knp m de ziekmelding te starten. Bij een werknemer die reeds een ziekmelding geregistreerd heeft staan gebruikt u deze knp m het verzuimpercentage aan te passen f m andere verzuimgegevens te wijzigen. zie hfdstuk 4.1 Middels deze knp kunt u een zwangerschap registeren. Indien de werknemer al als zwanger staat geregistreerd gebruikt u deze knp bij Het inveren van de definitieve bevallingsdatum; Het crrigeren vermedelijke bevallingsdatum; Het crrigeren laatste werkdag; Het zwangerschapstraject dient te beëindigen m andere reden dan een geplande bevalling. zie hfdstuk 4.2 Indien een werknemer een verzuimmelding heeft kunt u middels deze knp: De werknemer vlledig hersteld melden; De werknemer vr een hger/lager percentage ziek melden; Het ziektetraject m een andere reden beëindigen. zie hfdstuk 4.3 Indien er vr de werknemer een traject lpt kunt u middels deze knp een pdracht vr uzelf f een andere gebruiker aanmaken, zie hfdstuk 5 Met deze knp kunt u in een trajectdssier van een werknemer een ntitie tevegen, zie hfdstuk 5 Vr een werknemer met een lpend traject kunt u ng een traject penen. Dit hangt af van de prtcllen waarvr u geautriseerd bent, zie hfdstuk 5 Middels deze knp kunt u een traject starten f beëindigen. Dit kan een rganisatie specifiek traject, een adptie prtcl f een rgaandnatieprtcl zijn, zie hfdstuk 5 Hier kunt u van een werknemer in het meest recente traject crrecties drveren Het verzuim dr ziekte annuleren; De laatste verzuimpercentagewijziging annuleren (indien van tepassing); Het verzuim dr zwangerschap; Het verzuim dr adptie annuleren; Het verzuim dr rgaandnatie annuleren; Organisatie specifieke prtcllen annuleren. Pagina 10

11 2.3 Dssiernavigatie (rechts bven werkkader) Indien u in de bmnavigatie (kader 2), de juiste werknemer heeft geselecteerd en daarmee het dssier van die werknemer heeft gepend, gebruikt u de dssiernavigatie vr de verschillende activiteiten binnen dat dssier. Overzicht Taken TrajectenDssier Dssier autrisatie Indien u links in de rganisatiebm een naam van een werknemer selecteert pent u het werknemersdssier en ziet u het verzicht en verzuimverleden (zals bij ns geregistreerd) van deze werknemer Hier ziet u een verzicht van de taken van het geselecteerde traject Taken, Zie hfdstuk 6 Het trajectendssier geeft u de mgelijkheid m in een geselecteerd traject alle dcumenten, cntactmmenten en ntities waarvr u geautriseerd bent te zien. Dcumenten upladen, zie hfdstuk 3.4 Hier ziet u de tegewezen begeleiders / casemanagers Pagina 11

12 3 WERKNEMER ZOEKEN EN DOSSIER OPENEN 3.1 Werknemer zeken In de linker klm Organisatie heeft u een verzicht van alle werknemers waarvr u bent geautriseerd. Dr p een van deze werknemers te klikken pent u het dssier. Met de zekfunctie is het k mgelijk m een werknemer p naam f gebrtedatum te vinden. Drmiddel van verrekijkertje is er een geavanceerd zekscherm beschikbaar. Na het selecteren wrden de medewerker gegevens geladen in het tabje Overzicht. In dit verzicht vindt u de werknemer gegevens en het verzicht van de recente trajecten die bij deze werknemer gestart zijn. 3.2 Taken verzicht In het tabje Taken wrden autmatisch de acties geladen die meten wrden uitgeverd. Tevens wrden er enkele filtermgelijkheden gebden waarmee u zelf kunt bepalen welke taken u nu wenst te zien. U heeft de mgelijkheid m te filteren p urgente f alle taken die u uit met veren. U kunt tevens kunt filteren p het traject dat vr de medewerker is gestart, zwel lpende als afgeslten trajecten. Zie hfdstuk 6, taken. Pagina 12

13 3.3 Dcumenten bij dssier In het tabje Trajectendssier vindt u alle ingevulde f gegenereerde dcumenten die vanuit Xpert Suite wrden gemaakt. Dit kunnen de UWV-dcumenten zijn maar k andere, zals de (niet-) medische terugkppelingen van de bedrijfsartsen. Ok kunt u zelf dcumenten upladen. Wederm heeft u de mgelijkheid m middels een filter in te stellen van welke trajecten de dcumenten getnd dienen te wrden. 3.4 Dcumenten upladen / geïmprteerde dcumenten Wanneer u zelf een dcument wilt tevegen aan een dssier selecteert u de betreffende werknemer en pent u het tabje TrajectenDssier. Vervlgens kunt u in het gevalsdssier nder Geïmprteerde dcumenten dcumenten tevegen waarin géén medische infrmatie is pgenmen. Wanneer u rechts p het imprt knpje klikt verschijnt er een pp-up waarin u het dcument kunt selecteren. Hierbij kunt u aangeven nder welk traject het dcument geplaatst dient te wrden. Pagina 13

14 4 ZIEK- OF (DEEL)HERSTELMELDING INVOEREN 4.1 Ziekmelden Indien u een ziekmelding wilt inveren, selecteert u de betreffende werknemer, waarna u p de knp Ziek klikt en de verdere infrmatie invert. Daarna bevestigt u de ziekmelding dr p de knp Ziek melden te klikken. 4.2 Zwangerschap traject Wanneer u bij een werknemer een zwangerschap traject wilt starten selecteert u de betreffende werkneemster, waarna u p de knp Zwanger klikt en de verdere infrmatie invert. Daarna bevestigt u het traject dr p de knp Zwanger melden te klikken. Pagina 14

15 4.3 Inveren (deel)herstelmelding Indien u een (deel)herstelmelding wilt inveren, selecteert u de betreffende werknemer, waarna u p de knp Beter klikt en de verdere infrmatie invert. Daarna bevestigt u de (deel)herstelmelding dr p Traject beëindigen te klikken. Indien een werknemer nrmaal gesprken 8 uur per dag werkt en vr 2 uur per dag weer aan het werk gaat, dient u het percentage aan te passen. U selecteert dan de keuze De medewerker meldt zich vr een hger/lage percentage ziek. Bij percentage vult u dan in heveel het verzuim ng is, dus in bvenstaand vrbeeld heeft werknemer dan een verzuim van 80%. Pagina 15

16 5 OPDRACHT, NOTITIE, TRAJECTEN EN ACTIES 5.1 Opdracht Indien u in een traject van een medewerker zit kunt u aan dit traject een pdracht tevegen die u aan uzelf, een cllega-gebruiker f de casemanager geeft. Deze gebruiker zal de pdracht dan terugzien in de takenlijst (zie hfdstuk 7) 5.2 Opdracht - Cntactmment Via de knp pdracht kunt u k kiezen vr het registreren f inplannen van een cntactmment. De tegewezen persn ziet deze pdracht verschijnen bij de takenlijst (zie hfdstuk 7) Indien u een cntactmment wilt registreren, vult u alle velden in en klikt p cntactmment direct registreren. Deze kunt u terugvinden in het trajectverzicht, nder het cntactmmenten verzicht. Pagina 16

17 5.3 Ntitie Het is mgelijk m een ntitie in een dssier te hangen. Indien het vinkje pnemen in vrtgangsdssier aanstaat is deze ntitie k terug te vinden in het cntactmmenten verzicht. Indien het vinkje uitstaat is deze alleen te vinden bij verzicht re-integratie activiteiten en dat verzicht is alleen inzichtelijk vr de casemanager. 5.4 Trajecten Vr een werknemer met een lpend traject kunt u ng een traject pen spreekuur penen. 5.5 Acties Middels deze knp kunt u een traject beëindigen met een andere reden dan een beter melding. Ok kunt u een aanvraag indienen vr een deskundig rdeel bij het UWV Pagina 17

18 Pagina 18

19 6 TAKEN UITVOEREN 6.1 Taken Wanneer u p een taak klikt krijgt u de infrmatie die ndig is vr het uitveren van de taak. Indien dat bij die taak hrt kunt u een scherm invullen f een gespreksntitie vastleggen. U klikt hiervr p de icntjes achter de taak, waarna het scherm f gespreksntitiescherm zal penen en ingevuld kan wrden. 6.2 Status wijzigen van een taak U kunt taken gereed melden, uitstellen f laten vervallen dr de status te wijzigen. Bij uitstellen f vervallen dient u een reden in te veren. 6.3 Openstaande trajecten en taken per werkgever f afdeling U krijgt een ttaalverzicht p de penstaande trajecten indien u in de linker klm een rganisatienderdeel selecteert (bijvrbeeld een afdeling f een hgere rganisatie-eenheid). Ok heeft u hier de mgelijkheid een verzuimhistrie af te drukken ver de verzuimtrajecten vr het geselecteerde rganisatienderdeel. Pagina 19

20 Klikt u p de tab Taken ziet u de penstaande taken van alle medewerkers in het betreffend rganisatienderdeel, dan wel alle lpende trajecten per type. Hier kunt u filteren p srten taken en peride. 6.4 Dssier apart penen In het ttaalverzicht van de taken heeft u de mgelijkheid een dssier in een apart tabje te penen. (naast het filter van het srt taken) Dit det u dr een vinkje te plaatsen vr Dssiers apart penen. Wanneer u dan een taak pent zal het dssier in een apart tabje wrden gepend. Met het knpje Terug keert u terug naar het vrige penstaande ttaalverzicht van waaruit u het dssier had gepend. Pagina 20

21 7 CORRECTIES UITVOEREN 7.1 Crrecties uitveren Drmiddel van de knp Crrecties kunt u wijzigingen m.b.t. het traject drveren en daarmee futen herstellen. U heeft de mgelijkheid per traject de laatste inver te crrigeren f te annuleren. Dit betekent dat u bv. een afgeslten traject weer kunt penen, een gestart traject kunt annuleren f een ingangsdatum kunt wijzigen. 7.2 Samengesteld verzuim Wanneer er sprake is van samengesteld verzuim dient u indien u wilt crrigeren de verzuimmeldingen in mgekeerd chrnlgische vlgrde te herstellen tt het punt waar de wijziging plaats met vinden. Vervlgens dient dan het samengesteld verzuim pnieuw pgebuwd te wrden. 7.3 Maximaal tt 30 dagen in het verleden crrigeren Let p! U kunt tt slechts 30 dagen in het verleden via deze weg crrecties uitveren. Vr het uitveren van crrecties die verder dan 30 dagen in het verleden liggen kunt u cntact pnemen met de functineel beheerder f de Supprtdesk, zie hfdstuk 10. Pagina 21

22 8 SUPPORT 8.1 Help mij Met behulp van de Help mij knp kunt u extra assistentie verkrijgen bij het gebruik van Xpert Suite. Selecteer een nderwerp waarbij u assistentie wilt ntvangen. Er zal een walkthrugh gestart wrden die u begeleid bij het uitveren van de gewenste pdracht in Xpert Suite. 8.2 Supprtdesk Wanneer er zich een prbleem vrdet en u geen plssing kan vinden in de gebruikershandleiding en/f via de help mij functie kunt u cntact pnemen met de functineel beheerder van de Xpert Suite. Dit det u dr een te sturen met uw vraag f prbleem naar: supprtdesk@xpertsuite.nl Wanneer u met sped gehlpen dient te wrden kunt u k telefnisch cntact pnemen met de functineel beheerder en/f de supprtdesk. Deze is tijdens werkdagen vanaf tt te bereiken p telefnnummer: Pagina 22

23 Pagina 23