VWO. 12 juni WISA Helpdesk

Transcriptie

1 VWO 12 juni 2017 WISA Helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 5 2 Instelling gegevens Instelling Algemeen Adres CVO Contactpersonen Memo Vestigingsplaats Lokalen VWO Structuur Ingerichte opleidingsvarianten per geografie Ingerichte opleidingsvariant in vestiging Ingerichte modules Groepen modules Modules in groep Voorvereisten Voorvereisten modules Klassen Nieuwe klas Klas kopiëren Lessenrooster Memo lesuren (LM) Lessen uit recept Lestijden nagaan Lesdagen nagaan Ingave via kalender Lokaal kopiëren naar lessen zonder lokaal Lokaal kopiëren naar alle lessen Herberekenen aantal leerlingen Klassen opzoeken en filteren Ingerichte modulevariant

3 Nieuwe modulevariant toevoegen DaVinci communicatie Lessenrooster Lessen Nieuwe les toevoegen Acties Participaties Materialen Competenties Eindtermen Klassen Lessen Klassen Contactpersonen Open klassen Studiebewijzen Nieuwe studiebewijs invoegen Vereisten instellen Vereisten toevoegen van een ander studiebewijs Vereisten manueel toevoegen Lesplaatsen Toevoegen van een lesplaats Lesmaterialen Toevoegen van lesmateriaal Afwezigheidscodes Toevoegen van een nieuwe afwezigheidscode VWO Hulpschermen Overdracht klassen Overdracht binnen schooljaar Overdracht volgend schooljaar Klas lesmomenten uit regel Lesmomenten omzetten naar klasmemo gegevens Verwerken Lesmomenten Aantal geplande lesmomenten nakijken Lesverdeling bewerken overdracht instellingen acties voor klassen VWO structuur DaVici Synchronisatie Synchronisatie verwijderingen Overzicht calls VWO Cursisten Overzichten Alle cursisten Ingeschreven in school (op werkdatum) In een klas In een opleidingsvariant Ooit ingeschreven in school Met openstaand saldo

4 Per tarief Ingeschreven via web Steekkaart Fiche Identiteitskaart inlezen Adressen KBI uitwisseling KBI dossier Testresultaten Bezochte scholen Inschrijfmomenten Uitschrijven Uitschrijving teniet doen Klaswissel Maximumfactuur Wijzig tarief Raadpleeg Tariefsuggestie Te betalen Betalingen VWOloopbaan Fiche DaVinci Te Betalen Vrije velden Educatief verlof DaVinci extra Manuele calls uitvoeren Participaties Studiebewijzen LED Studiebewijzen Vrijstellingen VWO Cursisten inschrijvingen inschrijfwizard Stap 1 - Identificatie nieuwe cursist inlezen van de identiteitskaart opzoeken met rijksregisternummer cursist opzoeken Fiche invullen of vervolledigen Stap 2 - Selectie cursussen Stap 3 - Betaling Stap 4 - Bevestiging en afdrukken Stap 5 - Verwerken inschrijving VWO Cursisten participaties Ingave per klas Ingave per leerkracht Ingave via schoolware

5 9 VWO Cursisten resultaten Ingave per klas Ingave per leerkracht Ingave via schoolware

6 1 Inleiding In WISA kan er gebruikt gemaakt worden van de module VWO. Dit is het vroegere Onderwijs voor Sociale Promotie omgezet naar de nieuwe structuur van het Volwassenenonderwijs. In deze handleiding worden de mogelijkheden van VWO in de WISAD client besproken. Deze zijn opgedeeld in de volgende delen : VWO (School)Structuur VWO Cursisten Davinci Huis van Nederlands en KBI Educatief verlof 5

7 HOOFDSTUK 1. INLEIDING 6 Figuur 1.1: VWO Schema : Schoolstructuur

8 2 Instelling gegevens 2.1 Instelling Via Schoolstructuur Instellingen Fiche kunt u de gegevens van uw instelling aanpassen. Enkel de tabbladen Algemeen, Adres en CVO zijn belangrijk voor de cursistenadministratie Algemeen Figuur 2.1: VWO Instelling fiche : Tabblad algemeen Op dit tabblad kunnen de instellingen zoals de code, naam, inrichtende macht en schoolgemeenschap aangepast worden. 7

9 HOOFDSTUK 2. INSTELLING GEGEVENS Adres Figuur 2.2: VWO Instelling fiche : Tabblad adres De contactgegevens van de instelling kunnen in dit tabblad aangepast worden CVO Figuur 2.3: VWO Instelling fiche : Tabblad CVO In dit tabblad zijn voornamelijk de volgende zaken belangrijk : 2 semesters: Dit vinkt u aan wanneer u gebruikt maakt van 2 semesters in plaats van 3 trimesters. Dit vinkje wordt gecontroleerd bij het afdrukken van attesten voor het educatief verlof of vormingsverlof. KBI productie: Dit vinkje moet worden aangevinkt wanneer de instelling cursussen van NT2 inricht. Hierdoor wordt er communicatie uitgewisseld tussen WISA en KBI. Factuur bij inschrijving : Dit wordt aangevinkt wanneer er een factuur moet gegenereerd worden nadat een cursist werd ingeschreven.

10 HOOFDSTUK 2. INSTELLING GEGEVENS Contactpersonen Figuur 2.4: VWO Instelling Contactpersoon In het scherm Contactpersonen, kunt u de verschillende personen binnen de instelling definiëren als bijvoorbeeld directeur, Edison contactpersoon,.... U kunt meerdere contactpersonen definiëren van elk type. Enkel van het type davinci contactpersoon mag u maar één contactpersoon aanmaken. Belangrijkste types: DIR : De Directeur. CDISC : De DaVinci contactpersoon. Deze wordt oa. gebruikt om op gezette tijden de signalen van DaVinci te raadplegen. Let op dat je niet alleen naam en voornaam invult, maar dat je ook het personeelslid selecteert uit de lijst (via vergrootglas). EDIS : Edison contactpersoon voor gebruik in de personeelsadministratie. ONDA : Ondertekenaar attesten. Wanneer (deel)certificaten, attesten of diplomas afgedrukt worden kunnen de contactpersonen van het type ONDA gekozen worden als ondertekenaar. PSEVAL : Personeelsleden die als evaluator in de module personeelevaluatie kunnen gebruikt worden.

11 HOOFDSTUK 2. INSTELLING GEGEVENS Memo Figuur 2.5: VWO Instelling Memo In het scherm Memo, kan je teksten toevoegen. Afhankelijk van het gekozen type worden deze teksten vb. gebruikt om afdrukken van inschrijvingsfiches te vervolledigen. klik op bovenaan in het lint kies het type memo die u wil invoegen. geef de memo een omschrijving voor een memo met vakantiedagen is het belangrijk dat u je het juiste schooljaar kiest Belangrijkste types: VADA : Vakantiedagen. Geef de beschrijving van de vakantiedagen zoals ze moeten vermeld worden op het inschrijvingsformulier en de documenten voor aanvraag van educatief verlof van de cursisten. INEXT : Extra text inschrijvingsfiche. Deze text verschijnt onderaan op de inschrijvingsfiche en kan gebruikt worden voor oa. het akkoord met het pedagogisch project en het centrumreglement.

12 HOOFDSTUK 2. INSTELLING GEGEVENS Vestigingsplaats Figuur 2.6: VWO Instelling Vestigingsplaats Bij de vestigingsplaatsen kunt u alle vestigingsplaatsen definiëren van uw instelling. Bij elke vestigingsplaats moet u ook het overeenstemmende davincinummer selecteren.

13 HOOFDSTUK 2. INSTELLING GEGEVENS Lokalen Figuur 2.7: VWO Instelling Lokalen Lijst met lokalen van de instelling. Deze lijst wordt gebruikt in het plannen van de lessen. Klik op bovenaan in het lint. Vestigingsplaats : Selecteer de vestigingsplaats voor het lokaal. Code : Geef de code van het lokaal. Geef een omschrijving voor het lokaal Geef het aantal beschikbare plaatsen in het lokaal. Dit is louter informatief. Telefoon: indien er een vaste telefoon is in het lokaal. Kamer: Wanneer er vb. gebruik gemaakt wordt van kaartlezers voor het openen van de deuren in het gebouw, wordt er een onderscheid gemaakt tussen de fysieke locatie (de kamer in het gebouw) en het gebruik van deze kamer door een instelling (het lokaal). Hier kan de kamer aan het lokaal gekoppeld worden.

14 3 VWO Structuur Om een juiste structuur te kunnen instellen, kunt u best eerst de recentste versie van de taxonomie inlezen in de databank. De volgende onderdelen worden in dit hoofdstuk besproken : Figuur 3.1: VWO Structuur 13

15 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR Ingerichte opleidingsvarianten per geografie Figuur 3.2: Ingerichte opleidingsvariant per geografie Bij het openen van dit scherm, kunt u het vergrootglas bij Vestiging aanklikken om de gewenste geografie te kiezen. Dit scherm is opgedeeld in twee delen. In de linkerhelft vindt u de officiële opleidingsvarianten en in de rechterhelft staan de reeds ingerichte opleidingsvarianten van de gekozen geografie. De reeds ingerichte opleidingsvarianten worden in de linkerhelft ook in het grijs aangeduid. Als u een nieuwe opleidingsvariant wil inrichten, kiest u in de linkerhelft de officiële opleidingsvariant. U klikt op de pijl-knop tussen de twee helften. Onderaan vult u de beginen einddatum in van de periode waarin u de opleidingsvariant wil inrichten. Wanneer de einddatum nog niet gekend is, kunt u best een oneindige datum invullen : 31/08/2999. Daarna vinkt u het vinkje Klaar voor Davinci aan en mag u de gegevens bewaren. Daarna worden de gegevens automatisch doorgestuurd naar Davinci. U kunt de communicatie nakijken door de knop Davinci communicatie aan te klikken. De reeds ingerichte opleidingsvarianten kunt u ook aanpassen. Dit is bijvoorbeeld nodig indien een bepaalde opleiding niet meer ingericht wordt vanaf het nieuw schooljaar. U selecteert dan de opleidingsvariant in de rechterhelft en u wijzigt de einddatum naar de juiste einddatum. Ingerichte opleidingsvarianten waarvan het vinkje Klaar voor Davinci niet is aangevinkt, kunt u verwijderen uit de lijst van de ingerichte opleidingsvarianten. U selecteert dan de opleidingsvariant in de rechterhelft en u kiest voor de pijl-toets verwijderen. naar links om de opleidingsvariant te Wanneer het vinkje Klaar voor Davinci is aangevinkt, kan een ingerichte opleidingsvariant niet meer verwijderd worden. Nadien kan enkel de begin- en einddatum aangepast worden.

16 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR Ingerichte opleidingsvariant in vestiging Figuur 3.3: Ingerichte opleidingsvariant in vestiging In dit scherm kiest u als eerste het vergrootglas bij Vestiging om de gewenste vestigingsplaats te kiezen. Ook dit scherm is opgedeeld in twee delen. De linkerhelft wordt opgevuld met de ingerichte opleidingsvarianten die ingericht worden in de geografie van de gekozen vestigingsplaats. In de rechterhelft worden de reeds ingerichte opleidingsvarianten in de vestigingsplaats weergegeven. De reeds ingerichte opleidingsvarianten worden in de linkerhelft ook in het grijs getoond. Om een nieuwe opleidingsvariant in te richten in een vestigingsplaats, kiest u in de linkerhelft voor de gewenste opleidingsvariant. U plaatst deze naar rechterhelft door middel van de pijl-toets tussen de twee helften. Indien u alle ingerichte opleidingsvarianten wil inrichten in deze vestigingsplaats, kunt u de dubbele pijl gebruiken. U kunt ook de ingerichte opleidingsvarianten verwijderen uit de vestigingsplaats. U kiest hiervoor in de rechterhelft voor de ingerichte opleidingsvariant. U klikt dan op de pijl-toets de ingerichte opleidingsvariant weg te halen uit de vestigingsplaats. om

17 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR Ingerichte modules Figuur 3.4: Ingerichte modules Ook dit scherm is opgedeeld in twee delen. De officiële modules worden getoond in de linkerhelft. In de rechterhelft worden de ingerichte modules getoond. De ingerichte modules worden niet ingericht per vestigingsplaats of geografie zoals de opleidingsvarianten. U kiest in de linkerhelft de modules die u wil inrichten en met de pijl-toets inrichten. kunt u deze Met de pijl-toets kunt u de ingerichte modules verwijderen. 3.4 Groepen modules Figuur 3.5: Groepen modules

18 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR 17 In dit scherm kunt u groepen definiëren van ingerichte modules die kunnen gebruikt worden om in te stellen als bijvoorbeeld voorvereisten. Eerst moet er een groep gedefinieerd worden. Daarna moeten de modules toegevoegd worden aan deze groep en kunnen er eventueel voorvereisten ingesteld te worden. Bij het definiëren van de groep kan u kiezen tussen een type En-Groep door Departement gedefinieerd en Of-Groep door Departement gedefinieerd. Het verschil zit bij het controleren van de voorvereisten: Of-Groep Ofwel module1 moet voldaan zijn of module2 moet voldaan zijn of... En-Groep En module1 moet voldaan zijn en module2 moet voldaan zijn en Modules in groep Figuur 3.6: Groepen modules : modules toevoegen In het linkermenu kunt u kiezen voor Modules in groep. In dit scherm heeft u links alle mogelijk modules (ingerichte en niet-ingerichte). In de rechterhelft staan alle modules die toegevoegd zijn aan deze groep. tussen de twee helf- U kunt modules toevoegen of verwijderen met de pijl-toetsen ten.

19 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR Voorvereisten Figuur 3.7: Groepen modules : voorvereisten In het linkermenu kunt u onder Groepen modules ook kiezen voor Voorvereisten. In dit scherm kunt in de linkerhelft kiezen welke modules of groepen modules moeten voldaan zijn voor deze groep modules. Deze modules of groepen kunt u toevoegen of verwijderen met de pijl-toetsen tussen de twee helften. 3.5 Voorvereisten modules Figuur 3.8: Voorvereisten modules

20 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR 19 Via dit scherm kunt u voorvereisten instellen per module. Bij het openen van het scherm moet u eerst de module kiezen in het tabblad Modules. Daarna gaat u naar het tabblad Voorvereisten. In dit tabblad kunt u modules of groepen toevoegen als voorvereiste van de module. U kunt deze toevoegen of verwijderen met de pijl-toetsen tussen de twee helften. 3.6 Klassen Figuur 3.9: VWO Klassen In dit scherm worden de klassen aangemaakt. Een klas wordt gekoppeld aan één opleiding en bevat één of meerdere ingerichte modulevarianten die mogen ingericht worden in deze opleiding. Klassen kunnen ook gekoppeld worden aan meerdere opleidingen op voorwaarde dat de ingerichte modulevarianten mogen ingericht worden in alle gekoppelde opleidingen Nieuwe klas Om een nieuwe klas toe te voegen, kiest u bovenaan voor de knop Invoegen. Onderaan in het scherm kunt u de velden onderaan invullen: Code : De code is een unieke code voor de klas binnen de instelling en schooljaar. Omschrijving : Een logische omschrijving van de klas. Vestigingsplaats : Dit is de vestigingsplaats waarin de klas wordt ingericht. Lokaal : Dit is het lokaal waarin de klas voornamelijk zal doorgaan. Max cursisten : Dit is een indicatie getal om het maximum aantal cursisten bij te houden. Les van-tot : Dit is de begin- en einddatum van de klas. Open klas : Als de klas deel uitmaakt van een open klas, dan kan u die hier selecteren. Leegmaken gebeurt met de escape toets.

21 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR 20 Inschrijven mag : Dit vinkje kan enkel aangevinkt worden als de ingerichte modulevarianten goed zijn verstuurd naar davinci. Als dit vinkje niet aangevinkt staat, wordt deze klas niet getoond in de inschrijvingswizard Klas nooit melden : Als dit vinkje aangevinkt wordt, wordt er niets voor deze klas gestuurd naar davinci. Nadien kan dit vinkje niet meer uitgevinkt worden. Na het invullen van deze velden, gaat u naar het tabblad Opleidingen. In dit tabblad klikt u op de knop. Hier klikt u op het vergrootglas bij Selecteer de ingerichte opleiding. U krijgt nu een lijst van alle ingerichte opleidingen in de vestigingsplaats waar de klas wordt ingericht. U kunt ook een opleiding verwijderen door de opleiding te selecteren en kiezen voor de knop met het rode kruis in dit tabblad. De andere tabbladen zoals Memo inschrijvingsbewijs, vrije velden en vrije parameters zijn niet verplicht om in te vullen. U kan meerdere opleidingen in een klas inrichten, maar elke modulevariant moet inrichtbaar zijn in elk van de toegevoegde opleidingen Klas kopiëren Via het icoon schooljaar. kunt u een bestaande klas kopiëren naar volgend schooljaar of naar het huidige Figuur 3.10: VWO Klassen kopiëren Alles van de klas, zoals ingerichte opleiding en modulevarianten, wordt overgenomen. De volgende zaken kunt u wel veranderen: Vestigingsplaats Lokaal

22 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR 21 Klascode Klas van en tot Les van en tot lesgever lesplaats Lessenrooster Figuur 3.11: Lessenrooster In het tabblad fiche staan er een aantal functies gebundeld onder de naam Lessenrooster. Deze functies zorgen bijvoorbeeld voor het gemakkelijker invoeren van lessen, Memo lesuren (LM) De functie Memo lesuren gaat per ingerichte modulevariant de onderliggende lesmomenten samenzetten. De functie zet deze dan om in een gebundelde tekst bijvoorbeeld Portugees waystage A ( ) : dinsdag 18:30-21:15. Deze gebundelde tekst wordt in het tabblad Memo inschrijvingsbewijs ingevuld. De tekst die in dit tabblad wordt geplaatst, wordt ook afgedrukt op het inschrijvingsbewijs bij de inschrijving van de cursist Lessen uit recept Met de functie Lessen uit recept kunt u in groep de lesmomenten aanmaken voor de klas.

23 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR 22 Figuur 3.12: Lessen uit recept Bij het aanmaken heeft u verschillende mogelijkheden : Tweewekelijks : De frequentie van de lessen Schoolvakanties niet nakijken : Wanneer er ook lessen moeten aangemaakt worden in schoolvakanties Bestaande lesmomenten zonder participaties verwijderen : Zo moet u deze niet manueel gaan verwijderen Begindatum/Einddatum ingerichte module var/klas aanpassen : Als er lesmomenten toegevoegd worden voor of na de periode van de ingerichte modulevariant of klas, kan deze automatisch mee aangepast worden. Lestijden afstandsonderwijs berekenen : Als er lesmomenten worden toegevoegd die aangeduid staan als afstandslesmoment, wordt de lestijden met dit vinkje automatisch herberekend. Registratiemoment aanpassen : Mogelijk door toevoegen van extra lesmomenten, moet het registratiemoment herberekend worden. Na het kiezen van de juiste mogelijkheden kunt u de wekelijkse lessen toevoegen. U kunt een wekelijkse les toevoegen via knop Figuur 3.13: Lessen uit recept toevoegen

24 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR 23 De lessen die reeds toegevoegd zijn aan het recept, kunnen gewijzigd worden met de knop of verwijderd worden met de knop Lestijden nagaan Deze functie gaat het aantal lestijden berekenen van de ingegeven lesmomenten per ingerichte modulevariant. Deze som wordt vergeleken met de officiële lestijden van de ingerichte modulevariant. Figuur 3.14: Lestijden nagaan Lesdagen nagaan Met deze functie worden de lesmomenten per ingerichte modulevariant bekeken. Per ingerichte modulevariant wordt er dan de lesdagen en periode aangevinkt. Zie tabblad Lesdagen bij de ingerichte modulevarianten Ingave via kalender Hiermee kunt u de lesmomenten gaan toevoegen via een kalender Lokaal kopiëren naar lessen zonder lokaal Door deze functie wordt het lokaal, dat werd ingevuld in de klas, ingevuld in de lessen waarvan het lokaal niet ingevuld staat Lokaal kopiëren naar alle lessen Door deze functie wordt het lokaal, dat werd ingevuld in de klas, ingevuld bij alle lessen (ook al is het lokaal al ingevuld) Herberekenen aantal leerlingen Met deze functie wordt het aantal cursisten per ingerichte modulevariant herberekend.

25 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR Klassen opzoeken en filteren Bovenaan in het scherm van de klassen kunt u klassen opzoeken en filteren. Met het filter-icoon kunt u de klassen filteren van bepaalde tijdsperiodes : Volledig schooljaar : 01/09/20xx - 30/06/20xx+1 1ste semester : 01/09/20xx - 31/01/20xx+1 2de semester : 01/02/20xx - 30/06/20xx+ Huidig : klassen waarbij de werkdatum valt tussen les van en les tot Periode : zelf op te geven periode Volgend schooljaar : 01/09/20xx+1-30/06/20xx+2 Vorig schooljaar : 01/09/20xx-1-30/06/20xx-2 Figuur 3.15: Klassen filteren Via het icoon kunt u het cursusnummer opzoeken dat gebruikt wordt door Davinci. Het cursusnummer is de hexadecimale weergave van interne ID van de ingerichte modulevariant

26 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR Ingerichte modulevariant Figuur 3.16: VWO Klas : Ingerichte modulevariant In een klas kunnen één of meerdere modulevarianten ingericht worden. U kunt de ingerichte modulevarianten bekijken/ophalen via Schoolstructuur VWO Klassen. In het linkermenu onder klassen kunt u kiezen voor Modulevarianten Nieuwe modulevariant toevoegen In dit scherm kunt u bovenaan kiezen voor om een nieuwe modulevariant toe te voegen. Onderaan op het scherm moet u de velden nog verder aanvullen : Module variant : U kiest hier voor het vergrootglas om de gewenste modulevariant te selecteren. U kunt alleen kiezen tussen de modulevarianten die kunnen ingericht worden in de gekoppelde opleiding. Afkorting : Dit is een afkorting die u zelf mag kiezen. Omschrijving : U geeft hier een logische omschrijving van de modulevariant. Lesgever : Dit is de (standaard)lesgever van de klas. Les van-tot : Dit is de periode waarin de ingerichte modulevariant wordt ingericht. Davinci van-tot : Dit is de periode die wordt doorgestuurd naar davinci. Registratiemoment : U kunt hier een datum al invullen en later laten berekenen op basis van de ingegeven lesmomenten. Afgelast op : Deze datum mag enkel maar ingevuld worden als u de ingerichte modulevariant wil aflassen.

27 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR 26 Aflassen is niet hetzelfde als annuleren. Financieringsbron : Hier kiest u de financiering voor deze modulevariant. Gecomb. onderwijs info : Hier kunt u bijhouden wanneer het gecombineerd onderwijs plaats heeft. Lesplaats : Hier kiest u de lesplaats waar u de modulevariant wil laten doorgaan. Lestijden afstandsonderwijs : Dit is het totaal van de lestijden die zullen dienen als afstandsonderwijs. Lestijden deliberatie : Dit is het totaal van de lestijden die zullen dienen als deliberatie. Lestijden werkplekleren : Dit is het totaal van de lestijden die zullen dienen als stage/werkplekleren. Maximum aantal leerlingen : Hier vult u het maximum aantal cursisten voor deze ingerichte modulevariant. Maximum aantal voor derden : Hier vult u het maximum aantal cursisten is dat het HVN mag plaatsen in de modulevariant. Maximum aantal leerlingen en aantal voor derden worden enkel doorgestuurd naar davinci voor opleidingen met een wachtlijstopvolging bijvoorbeeld NT2 opleidingen Gebundelde module : Gebundelde modules zijn modules die met dezelfde communicatiecode naar het HVN verstuurd worden. Hier worden ze als bundel aangeboden en zullen de cursisten steeds alle modules van deze bundel moeten volgen. In de inschrijvingswizard van wisa wordt echter wél toegelaten om cursisten in te schrijven voor één van deze modules. Klaar voor Davinci : Als u dit vinkje aanvinkt, zal alles van deze ingerichte modulevariant doorgestuurd worden naar davinci. U kunt best eerst alles in orde zetten (lessen, info modulevariant) voor u dit gaat aanvinken. In modulevarianten waarvoor dit vinkje uit blijft staan, zal u geen cursisten kunnen inschrijven. Na het invullen van de velden op het tabblad Algemeen, kunt u eventueel verder gaan naar het tabblad Extra info. U kunt in het gedeelte van Inschrijving informatie de velden Extra bedrag en Reden extra bedrag invullen. Dit wordt extra aangerekend bij een inschrijving van een cursist in deze modulevariant. Van het gedeelte Document educatief verlof moet u alleen de Contactlestijden manueel invullen. De werkelijk gegeven lestijden kan u automatisch laten invullen. Zie hoofdstuk Educatief verlof. Het tabblad Lesdagen kunt u laten invullen door de functie Lesdagen nagaan onder lessenrooster na het toevoegen van de lesmomenten. De tabbladen Lesverdeling/Doc 3B en Vrije velden moeten niet ingevuld worden bij het toevoegen van de modulevariant.

28 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR DaVinci communicatie De DaVinci communicatie verloopt automatisch. Wilt u de status van deze communicatie bekijken klik dan op onderstaand icoontje en maak uw keuze. Figuur 3.17: Ingerichte modulevariant :Davinci DaVinci communicatie : De communicatie over de ingerichte modulevariant. DaVinci communicatie cursisten : De communicatie over cursisten die geplaatst werden in de ingerichte modulevariant. Raadpleeg IMV : Opvragen welke gegevens DaVinci heeft gekregen over de IMV, het resultaat van de raadpleging bekijk je via de DaVinci communicatie. Annuleer IMV : De gegevens van de IMV verwijderen uit Davinci en eventueel ook uit wisa. Figuur 3.18: Ingerichte modulevariant :Annuleren Maak een keuze tussen en klik op de knop start annulatie. Na annulatie de records in de wisa databank behouden Hierbij worden de gegevens uit davinci verwijderd (ingerichte modulevariant en alles wat

29 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR 28 er mee verbonden is) maar blijven de gegevens in wisa behouden. Het vinkje klaar voor davinci wordt terug uitgezet en kan na eventuele aanpassingen aan de IMV terug aangezet worden. Na annulatie de records in de wisa databank verwijderen Hierbij worden de gegevens uit davinci verwijderd en ook alle gegevens uit de wisa databank. Hierna lijkt het alsof deze IMV nooit bestaan heeft Lessenrooster Ook onder de ingerichte modulevariant heeft u ook de gebundelde functies lessenrooster. Figuur 3.19: Ingerichte modulevariant :Lessenrooster In deze bundeling zitten dezelfde functies zoals bij de klas : Lessen uit recept, Lestijden nagaan, Lesdagen nagaan, Afstandlesmomenten berekenen, Bereken registratiemoment. Het enige verschil is dat deze enkel voor de gekozen ingerichte modulevariant wordt bekeken/berekend. Bij de klas wordt dit voor alle modulevarianten gedaan. De functie Doc 3B info uit lesmomenten gaat uit de ingegeven lesmomenten informatie ophalen om deze te kunnen invullen op het tabblad Lesverdeling/Doc 3B.

30 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR Lessen Figuur 3.20: Ingerichte modulevariant :Lessen Het scherm Lessen kunt u vinden via Schoolstructuur - VWO - Klassen, daar kunt u in het linkermenu kiezen voor Modulevarianten en daaronder staat Lessen. In dit scherm wordt er een overzicht gegeven van alle ingegeven lesmomenten. De lesmomenten kunnen toegevoegd worden via de functie Lessen uit recept bij de gebundelde functies Lessenrooster in bovenliggende stappen. Een lesmoment kan ook manueel toegevoegd worden via dit scherm Nieuwe les toevoegen Wanneer u manueel een nieuwe les gaat toevoegen, moet u de volgende velden aanvullen : Datum : Datum van wanneer de les doorgaat. Van - Tot : De tijdstippen van en tot wanneer de les zal doorgaan. Lesuren : De duur van de les. Lesplaats : De lesplaats waar de les gaat doorgaan. Lokaal : Het lokaal waarin de les wordt gegeven. Lesgever : De persoon die de les zal geven. Periode : De periode waarin de les valt, dit wordt gebruikt voor de berekening van het educatief verlof. Vervalt : U kunt dit vinkje aanvinken om aan te duiden dat de les vervalt, hierdoor wordt de les ook geannuleerd bij davinci.

31 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR 30 Buitenschoolse activiteit : U kunt dit vinkje gebruiken om aan te duiden dat er geen les wordt gegeven tijdens dit lesmoment. Geen standaard les : Dit kunt u aanvinken als de desbetreffende les geen gewone les is, bijvoorbeeld een éénmalige les op woensdag in plaats van dinsdag. Afstandslesmoment : U gebruikt dit vinkje om aan te duiden dat deze les eigenlijk een afstandlesmoment is. Een afstandlesmoment wordt niet doorgestuurd naar davinci. Wanneer de les al werd gestuurd naar davinci, wordt deze geannuleerd bij het aanvinken. Vervalt voor Educatief Verlof : Wanneer de les vervalt voor Davinci, kan in sommige gevallen een lesmoment nog moeten meetellen voor het document educatief verlof. In dat geval gebruikt u dit vinkje Acties Ook bij de lessen is er een bundeling van verschillende functies Acties. In deze bundeling zijn er ook functies die in bovenliggende stappen werden besproken zoals : Lestijden nagaan, Afstandlesmomenten berekenen. Er zijn ook een aantal functies die nog niet eerder zijn besproken. Deze worden hieronder verder besproken.

32 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR 31 Toevoegen uit kalender Figuur 3.21: Lessen Acties : Toevoegen vanuit kalender Deze functie laat u toe om lesmomenten toe te voegen via een kalenderweergave. Doc 3B info updaten U kan de informatie op niveau van ingerichte modulevariant laten bijwerken via deze functie. Lessen wijzigen... Figuur 3.22: Lessen Acties : Lessen wijzigen Hiermee kunt u de lessen in groep wijzigen in een bepaalde periode.

33 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR Participaties In het scherm van lessen kunt u een lesmoment aanklikken en in het linkermenu kunt u kiezen voor Participaties. Hierdoor krijgt u een nieuwe scherm met de ingegeven participaties voor dit lesmoment Materialen Figuur 3.23: Ingerichte Modulevariant : Materiaal Onder het scherm van modulevarianten, kunt u kiezen in het linkermenu voor Materialen. Dit scherm is opgedeeld in twee delen. De linkerhelft bevat alle mogelijke materialen die gedefinieerd zijn in de instelling (zie hoofdstuk Materialen ). De rechterhelft bevat alle materialen die al toegekend zijn aan de ingerichte modulevariant. Om materiaal toe te voegen aan de ingerichte modulevariant, kiest u in de linkerhelft voor het gewenste materiaal. Met behulp van de pijl-knop materiaal toe kennen. tussen de twee helften, kunt u dit Als u het materiaal hebt verschoven naar de rechterhelft, kunt u per materiaal de volgende zaken nog specificeren : Aantal : Aantal van dit materiaal dat moet aangerekend worden bij de inschrijving. Aankoop verplicht : Als dit vinkje is aangevinkt, wordt het materiaal automatisch aangerekend. Niet automatisch toekennen : Als dit vinkje wordt aangevinkt, dan wordt het materiaal niet automatisch aangerekend. Als het materiaal toch moet aangerekend worden voor de cursist, kan dit speciaal aangeduid worden in de inschrijvingswizard.

34 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR Competenties Onder de modulevarianten is er ook een mogelijkheid om competenties te definiëren voor deze modulevariant. Dit scherm geeft u de mogelijkheid om de vaardigheden en/of bekwaamheden te definiëren die de cursist best bezit/dient te bezitten om aan de modulevariant te mogen deelnemen. Er kunnen meerdere omschrijvingen toegevoegd worden. Een omschrijving mag maximaal 80 karakters lang zijn Eindtermen Dit zijn niet andere modulevarianten die de cursist dient gevolgd te hebben (of vrijgesteld voor is) om aan de desbetreffende modulevariant te mogen deelnemen. Deze andere modules/modulevarianten dienen gedefinieerd te worden bij de voorvereisten. Onder de modulevarianten is er ook een mogelijkheid om eindtermen te definiëren voor deze modulevariant. Hier bepaalt u de minimumdoelen die de cursisten zullen bereikt hebben na het succesvol beëindigen van de ingerichte modulevarianten Klassen Lessen Onder het scherm van klassen, kunt u in het linkermenu de keuze maken voor Lessen. Dit scherm is ongeveer net hetzelfde als dat van de ingerichte modulevariant. Het enige verschil hierbij is dat alle lesmomenten worden getoond van alle ingerichte modulevarianten van de klas ipv enkel één ingerichte modulevariant Klassen Contactpersonen Onder het scherm van klassen is er een scherm Contactpersonen. Daar heeft u de mogelijkheid om verschillende soorten contactpersonen te definiëren voor deze klas bijvoorbeeld contactlespersoon (CLES), titularis (TITU),...

35 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR Open klassen Figuur 3.24: Open klassen In een open leercentrum worden cursisten van verschillende klassen samengezet. Het doel hiervan is dat de cursisten tijdens de les kunnen opgedeeld worden in groepjes (over de klassen heen) om aan een specifiek onderwerp te werken. Deze verzameling van klassen noemen we een open klas. Door het maken van deze open klas kan de lesgever niet alleen de participaties registreren van de cursisten van zijn/haar eigen klas, maar ook van de andere klassen die deel uitmaken van de open klas. Klik op de knop bovenaan in het lint. Code : geef de open klas een code. Omschrijving : geef een omschrijving van de open klas. Van.. Tot : geef de periode waarbinnen de klassen van de open klas ingericht worden. Op het tabblad klassen onderaan krijgt u de lijst met klassen die deel uitmaken van deze open klas. Om een klas aan de open klas toe te voegen ga je naar het scherm schoolstructuur - VWO - Klassen. In de fiche van de klas kan je invullen bij welke open klas deze klas hoort. 3.9 Studiebewijzen In wisa worden een aantal studiebewijzen standaard gedefinieerd zoals bijvoorbeeld DEELCERT en ATTEST. Maar er zijn mogelijk veel meer studiebewijzen die worden uitgereikt door de instelling. Deze moeten in dit scherm gedefinieerd worden.

36 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR Nieuwe studiebewijs invoegen Wanneer u een nieuw studiebewijs wil toevoegen, kiest u bovenaan in het scherm voor de knop Onderaan op het scherm gaat u dan een aantal velden moeten aanvullen : Code : U geeft het studiebewijs een bijpassende unieke code. Naam officieel : U vult hier de officiële benaming in van het studiebewijs. Naam afdruk : Hier vult u de naam in dat moet afgedrukt worden bij de afdruk van het studiebewijs. Opleiding : U kiest de opleiding waarvoor het studiebewijs wordt behaald. Opnemen in PV : Dit vinkje vinkt u aan als dit studiebewijs mee moet afgedrukt worden op de PV. Gerankschikt als : Vul deze velden zeker in voor de afdruk van het deelcertificaat of het attest. Lestijden : Dit is het aantal lestijden dat mee afgedrukt wordt op het studiebewijs. Studiepunten : Dit is het aantal punten die u kunt invullen voor de afdruk van het studiebewijs. Formulier : Dit is het gewenste formulier dan moet gebruikt worden als lay-out voor het studiebewijs. Davinci studiebewijs type : U kiest hier als welk type dit studiebewijs moet doorgestuurd worden naar Davinci. Tweede opleidingsvariant : Voor sommige studiebewijzen is het nodig een tweede opleidingsvariant in te vullen. Deze studiebewijzen worden beschreven door het departement onderwijs. Attest nooit melden : Wanneer dit studiebewijs niet moet gemeld worden aan davinci, moet u dit vinkje aanvinken. Bijvoorbeeld bij gecombineerde studiebewijzen Vereisten instellen Na het invoegen van het nieuwe studiebewijs, moet u aanduiden welke modules er moeten geslaagd/behaald zijn om in aanmerking te komen voor dit studiebewijs. U kunt dit op twee manieren instellen : Vereisten toevoegen van een ander studiebewijs Vereisten manueel toevoegen

37 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR Vereisten toevoegen van een ander studiebewijs Figuur 3.25: Studiebewijzen : Vereisten toevoegen van In het scherm van de studiebewijzen staat een knop Vereisten toevoegen van.... Als u daarop klikt, krijgt u een lijst van alle studiebewijzen die u reeds hebt toegevoegd. U kunt het gewenste studiebewijs selecteren en kiezen voor OK. U kunt nog als extra mogelijkheid aanvinken dat de reeds toegevoegde modules moeten verwijderd worden Vereisten manueel toevoegen Figuur 3.26: Studiebewijzen : Vereisten manueel

38 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR 37 U kunt ook de vereiste modules manueel toevoegen aan het studiebewijs. Daarvoor kiest u in het linkermenu voor Alternative pad. Hier staat standaard één pad aangemaakt. U kunt, indien nodig, meerdere paden aanmaken voor het studiebewijs. Per pad kunt u ook een geldigheidsperiode invullen. Daarna kiest u in het linkermenu voor Modules om de voorvereiste modules te selecteren. Dit scherm is opgedeeld in twee delen. In de linkerhelft staan alle beschikbare modules en gedefinieerde groepen van modules (zie Groepen modules ). In de rechterhelft staat de vereiste modules voor het studiebewijs. Om modules als vereiste toe te kennen aan het studiebewijs, kiest u eerste rechtsboven het juiste pad. Daarna kiest u links de gewenste module of groep. Met de pijl-knop tussen de twee delen kan u de module/groep toekennen aan het studiebewijs in het gekozen pad. Met de pijl-knop kunt u de toegekende module/groep verwijderen als vereiste van het studiebewijs Lesplaatsen Figuur 3.27: VWO Lesplaatsen In het scherm van lesplaatsen worden de verschillende locaties waar les wordt gegeven gedefinieerd. Er kunnen meerdere lesplaatsen per vestigingsplaats bestaan. De lesplaatsen moeten echter wel gekend zijn bij davinci, anders kunt u deze niet toevoegen Toevoegen van een lesplaats Om een nieuwe lesplaats toe te voegen, kiest u bovenaan voor de knop moet u onderaan op het scherm de volgende velden verder aanvullen : Daarna Vestigingsplaats : U kiest hier de vestigingplaats waarin de lesplaats zich bevindt. Nummer : Dit is het nummer van lesplaats. U kunt best hetzelfde nummer gebruiken als het officieel nummer van davinci.

39 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR 38 Off.lesplaats : Hier worden alle lesplaatsen getoond die volgens davinci aan uw instelling zijn gekoppeld. Omschrijving : U kunt hier een omschrijving van de lesplaats invullen. Gemeente : U vult hier de gemeente aan (via vergrootglas). Straat : U vult hier de straatnaam van de lesplaats in. Nummer straat : De straatnummer van de lesplaats vult u hier in. Busnummer : Indien de lesplaats een busnummer heeft, kunt u dit hier invullen. Code CRAB : Wanneer u de CRAB-straatcode kent, kunt u deze hier invullen De gegevens van gemeente,straat,nummer straat en busnummer kunt u automatisch laten invullen met de officiële gegevens van Davinci. U klikt, na het selecteren van de officiële lesplaats, hiervoor op de knop Overname gegevens van officiële lesplaats Lesmaterialen Figuur 3.28: VWO Lesmaterialen Als u graag extra lesmaterialen wil toekennen aan de ingerichte modulevarianten, moet u de lesmaterialen eerst definiëren in het scherm Lesmaterialen Toevoegen van lesmateriaal Wanneer u een nieuw lesmateriaal wil toevoegen, kiest u bovenaan voor de knop Daarna moet u de velden onderaan op het scherm verder aanvullen: Code : U vult hier een unieke code in voor het lesmateriaal. Omschrijving : U vult hier een logische omschrijving in. Prijs : Hier vult u een decimaal getal in. Wisa zet automatisch het euroteken erbij. Webtekst : U kunt hier eventueel een bijkomende tekst invullen. Slechts 1 maal aanrekenen bij inschrijving : Zodat dit materiaal éénmaal wordt opgenomen bij de inschrijving.

40 HOOFDSTUK 3. VWO STRUCTUUR Afwezigheidscodes Figuur 3.29: VWO afwezigheidscodes Bij de participaties van de cursisten worden afwezigheidscodes ingevuld. Deze kunt u (extra) definiëren in het scherm van de Afwezigheidscodes. U vindt dit scherm onder Schoolstructuur VWO Afwezigheidscodes. Wisa gaat automatisch een aantal codes genereren zoals A (Afwezig), L (te laat), V (verantwoord afwezig), X (Aanwezig) Toevoegen van een nieuwe afwezigheidscode Wanneer u een nieuwe afwezigheidscode gaat toevoegen, kunt u bovenaan kiezen voor de knop Daarna moet u de volgende velden, onderaan op het scherm, invullen : Eigen code : U vult hier de code in van de nieuwe afwezigheidscode. Omschrijving : U vult hier een gepaste omschrijving van de afwezigheidscode in. Status participatie Davinci: U kiest hier de officiële code hoe deze participatie moet doorgestuurd worden naar Davinci. Status participatie BEV: U kiest hier de officiële code hoe deze participatie moet meegeteld worden op de documenten voor educatief verlof. Kleur : U kan aan deze aanwezigheidscode een aangepaste achtergrondkleur geven. Invulbaar via schoolware : Hiermee bepaald u of deze code mag gebruikt worden door de lesgevers in schoolware.

41 4 VWO Hulpschermen Voor het VWO bestaan er in WISA enkele hulpschermen om zaken in groep uit te voeren. De schermen die in dit hoofdstuk worden besproken : Figuur 4.1: VWO Hulpschermen 4.1 Overdracht klassen Figuur 4.2: Overdracht klassen 40

42 HOOFDSTUK 4. VWO HULPSCHERMEN 41 In het scherm van de klassen, is er een mogelijkheid om deze één per één over te zetten naar volgend schooljaar of naar later in hetzelfde schooljaar. Via het scherm Overdracht klassen kan dit in groep gebeuren Overdracht binnen schooljaar De eerste optie is om klassen over te zetten binnen hetzelfde schooljaar. Als u deze optie kiest, krijgt u bovenaan twee datumvelden. In het veld Klassen met startdatum vult u de startdatum in van de klassen die u wilt overzetten. Nieuwe startdatum vult u in met de nieuwe startdatum dat de klassen moeten krijgen gedurende het schooljaar. Daarna kiest u onderaan voor de knop Ophalen. Links worden de klassen opgehaald die start op de datum die ingevuld staat bij Klassen met startdatum. Rechts worden de klassen opgehaald die als reeds overgezet zijn. Links vinkt u de klassen aan die u wilt overzetten. Als u de gewenste klassen hebt aangevinkt, kiest u onderaan voor de knop Verwerken Overdracht volgend schooljaar De tweede optie is om de klassen over te zetten naar het volgend schooljaar. Als u deze optie kiest, krijgt u nieuwe invulvelden. In het veld Van jaar kiest u het schooljaar vanwaar de klassen moeten overgezet worden. Naar jaar is dan het schooljaar naar waar u de klassen wil overzetten. In de velden Begindatum verschil en Einddatum verschil vult u hoeveel dagen de begin en eindatum moeten verschillen met de huidige klassen. Bijvoorbeeld u kiest in het huidig schooljaar voor een klas die start op 01/09/20xx en eindigt op 18/01/20xx+1. Maar voor volgend schooljaar start deze klas pas op 3/09/20xx en eindigt nog steeds op 18/01/20xx+1. Dan vult u bij begindatum 2 in en bij einddatum 0. Na het invullen van deze velden kiest u onderaan voor de knop Ophalen. Hierdoor worden alle klassen uit gekozen Van jaar opgehaald in de linkerhelft. Klassen die al zijn overgezet worden niet automatisch aangevinkt. U kunt hier nog extra klassen aan of afvinken. Als u de gewenste klassen hebt gekozen, kiest u onderaan voor de knop Verwerken.

43 HOOFDSTUK 4. VWO HULPSCHERMEN Klas lesmomenten uit regel Figuur 4.3: Klas lesmomenten uit regel Via de klassen kunt u per klas de lesmomenten aanmaken in groep via Lessen uit recept. Maar via het scherm Klas lesmomenten uit regel kunt u voor een groep klassen in groep de lesmomenten aanmaken. Na het openen van het scherm, kiest u bovenaan de periode waaruit de klassen moeten opgehaald worden. U heeft hier vijf mogelijkheden : Periode : Hiermee mag u zelf een periode definiëren. Semester 1 : Dit is de periode van 01/09/20xx tot 31/01/20xx+1. Semester 2 : Dit is de periode van 01/02/20xx+1 tot 30/06/20xx+1. Huidig schooljaar : Dit is de periode van 01/09/20xx tot 30/06/20xx+1. Dit wordt berekend op basis van de werkdatum. Werkdatum : Dit is op de werkdatum zelf en dit is niet in een periode. Nadat u de gewenste periode hebt gekozen, kiest u rechts voor de knop Voorbereiden. Hierdoor wordt de tabel opgevuld met de klassen uit deze periode. U kunt één of meerdere klassen aanvinken om de lessen voor deze klas(sen) aan te maken. Als u de gewenste klas(sen) hebt aangevinkt, kunt u kiezen voor de knop Recept.

44 HOOFDSTUK 4. VWO HULPSCHERMEN 43 Figuur 4.4: Lessen uit recept Bij het aanmaken heeft u verschillende mogelijkheden : Tweewekelijks : De frequentie van de lessen Schoolvakanties niet nakijken : Wanneer er ook lessen moeten aangemaakt worden in de schoolvakanties (de schoolvakanties kunnen beheerd worden via de module extra - officiële tabellen) Bestaande lesmomenten zonder participaties verwijderen : Zo moet u deze niet manueel gaan verwijderen Begindatum/Einddatum ingerichte module var/klas aanpassen : Als er lesmomenten toegevoegd worden voor of na de periode van de ingerichte modulevariant of klas, kan deze automatisch mee aangepast worden. Lestijden afstandsonderwijs berekenen : Als er lesmomenten worden toegevoegd die aangeduid staan als afstandslesmoment, worden de lestijden met dit vinkje automatisch herberekend. Registratiemoment aanpassen : Mogelijk door toevoegen van extra lesmomenten, moet het registratiemoment herberekend worden. Na het kiezen van de juiste mogelijkheden kunt u de wekelijkse lessen toevoegen. U kunt een wekelijkse les toevoegen via knop

45 HOOFDSTUK 4. VWO HULPSCHERMEN 44 Figuur 4.5: Lessen uit recept toevoegen De lessen die reeds toegevoegd zijn aan het recept, kunnen gewijzigd worden met de knop of verwijderd worden met de knop. 4.3 Lesmomenten omzetten naar klasmemo gegevens Figuur 4.6: Lesmomenten naar klasmemo Via de klassen bestaat er de functie Memo lesuren (LM) onder Lessenrooster om per klas de lesmomenten om te zetten naar een memo om toe te voegen aan het inschrijvingsbewijs. Via het scherm Lesmomenten omzetten naar klasmemo gegevens kunt u voor een groep klassen de lesmomenten omzetten naar een memo. U opent het scherm en u klikt aan de rechterkant voor de knop Ophalen. Hierdoor worden alle klassen van het huidig schooljaar opgehaald. U vinkt dan alle gewenste klassen aan. Als u alle gewenste klassen hebt geselecteerd, dan kiest u voor de knop Aanmaken.

46 HOOFDSTUK 4. VWO HULPSCHERMEN Verwerken Lesmomenten Figuur 4.7: Verwerken Lesmomenten Via dit scherm kunt u een aantal berekeningen laten gebeuren in groep. De mogelijke berekeningen zijn : Aantal lestijden tellen : Deze berekening gaat de werkelijk gegeven lestijden berekenen. Lesmomenten tot volgende datum gebruiken : Dit is een extra optie die kan aangevinkt worden bij Aantal lestijden tellen om alle lessen te tellen tot deze datum. Lestijden afstandsonderwijs berekenen : Voor deze berekening wordt de duurtijd van alle lessen,die aangeduid staan als afstandlesmoment, samengeteld en ingvuld op de ingerichte modulevariant. Registratiemoment berekenen : Met deze functie kunt u het registratiemoment laten herberekenen. Om de berekeningen uit te voeren, kiest u eerst de gewenste periode : Periode : Hiermee mag u zelf een periode definiëren. Semester 1 : Dit is de periode van 01/09/20xx tot 31/01/20xx+1. Semester 2 : Dit is de periode van 01/02/20xx+1 tot 30/06/20xx+1. Huidig schooljaar : Dit is de periode van 01/09/20xx tot 30/06/20xx+1. Dit wordt berekend op basis van de werkdatum. Werkdatum : Dit is op de werkdatum zelf en dit is niet in een periode. Na het kiezen van de periode, vinkt u de gewenste berekeningen aan. Daarna klikt u aan de rechterkant op de knop Voorbereiden. De klassen uit de periode worden opgehaald en u kunt de gewenste klassen aanvinken. Als u deze hebt gekozen, kiest u voor de knop Uitvoeren.

47 HOOFDSTUK 4. VWO HULPSCHERMEN Aantal geplande lesmomenten nakijken Figuur 4.8: Aantal geplande lesmomenten nakijken In het scherm van Klassen kunt u per klas de functie Lestijden nagaan opvragen om de geplande lestijden te vergelijken met de lestijden van de ingerichte modulevariant. Via het scherm van Aantal geplande lesmomenten nakijken kunt u dit nakijken voor alle klassen uit een bepaalde periode. In het scherm kunt u boven een periode invullen waar de klas tussen mag vallen. U kiest daarna voor de knop Ophalen om de klassen uit de opgegeven periode op te halen. Alle ingerichte modulevarianten van de klas worden in dit scherm getoond. Per ingerichte modulevariant worden de gegevens getoond. Er zijn drie mogelijkheden van achtergrondkleur bij de ingerichte modulevarianten : Wit : er zijn genoeg lestijden gepland voor de ingerichte modulevariant Oranje : er zijn teveel lestijden gepland voor de ingerichte modulevariant Rood : er zijn te weinig lestijden gepland voor de ingerichte modulevariant

48 HOOFDSTUK 4. VWO HULPSCHERMEN Lesverdeling bewerken Figuur 4.9: VWO Lesverdeling Bij de ingerichte modulevarianten is er een tabblad om de Lesverdeling/Doc 3B info aan te vullen. In het scherm Lesverdeling bewerken kunt u dit voor alle ingerichte modules in groep bekijken. U kunt aan de lesverdeling nog een aantal wijzigingen aanbrengen. Na het openen van het scherm kiest u rechts voor de knop Ophalen. Alle klassen van het schooljaar worden opgehaald en de eventueel reeds ingevulde informatie bij het tabblad Lesverdeling/Doc 3B wordt getoond bij de klassen. 4.7 overdracht instellingen Figuur 4.10: VWO Overdracht Instellingen Wanneer er binnen de scholengemeenschap opleidingen (of ganse studiegebieden) worden overgedragen van de ene instelling naar de andere, komt daar heel wat administratie bij kijken. Met dit scherm willen we dit werk vergemakkelijken. Nadat de opleidingsbevoegdheden doorgegeven zijn (zie scherm schoolstructuur - VWO - ingerichte opleidingsvarianten) kan u hier de ingerichte

49 HOOFDSTUK 4. VWO HULPSCHERMEN 48 modules met de bijhorende voorvereisten en de nodige studiebewijzen overdragen van de oude instelling naar de nieuwe. Van instelling : kies hier de instelling waar de opleiding eerst werd ingericht Naar instelling : kies hier de instelling waar de opleiding in de toekomst zal ingericht worden Voorvereisten modules : wanneer je dit kiest worden onderaan de modules getoond van de oude instelling. Selecteer de modules die overgezet moeten worden. Gebruik de knop Uitvoeren om deze modules met de bijhorende voorvereisten te kopiëren van de oude instelling naar de nieuwe instelling. Studiebewijzen : wanneer je dit kiest worden onderaan alle studiebewijzen getoond van de oude instelling. Selecteer de studiebewijzen die in de nieuwe instelling nodig zijn. Gebruik de knop Uitvoeren om deze studiebewijzen met de bijhorende vereiste modules te kopiëren van de oude instelling naar de nieuwe instelling. 4.8 acties voor klassen Figuur 4.11: VWO Acties voor klassen Wanneer een nieuwe inschrijvingsperiode start, moet er voor de ingerichte klassen de vinkjes klaar voor DaVinci en inschrijven mag aangezet worden. Om te voorkomen dat u alle klassen moet controleren, werd dit hulpscherm gemaakt. Instelling : kies hier de instelling waarvan u de klassen wilt ophalen Periode : we halen de klassen op waarvan het registratiemoment binnen de gekozen periode valt opleiding : eventueel kan u de lijst met klassen beperken tot één opleiding. actie : kies hier de actie die u wil laten uitvoeren voor de geselecteerde klassen klik op voorbereiden klassen waarvoor de geselecteerde actie van toepassing is worden opgehaald, klassen waarvoor dit niet mogelijk is worden niet getoond

50 HOOFDSTUK 4. VWO HULPSCHERMEN 49 selecteer de gewenste klassen klik op uitvoeren of klik op leegmaken indien u een andere actie wil laten uitvoeren

51 5 VWO structuur DaVici De synchronisatie met DaVinci verloopt continu en automatisch. Wijzigingen die moeten uitgewisseld worden met het departement onderwijs worden voortdurend verstuurd. De schermen die in dit hoofdstuk worden besproken laten toe dit proces te bekijken en eventuele onregelmatigheden op te sporen : Figuur 5.1: VWO Structuur DaVinci 5.1 Synchronisatie Figuur 5.2: VWO Structuur Synchronisatie 50

52 HOOFDSTUK 5. VWO STRUCTUUR DAVICI 51 Met dit scherm wordt nagegaan of er iets misliep bij het versturen van de cursusplanning of de lessen. Instelling : kies hier de instelling waarvoor u de synchronisatie wil bekijken Periode : we controleren de synchronisatie voor de gekozen periode klas : eventueel kan u de controle beperken beperken tot één klas. keuze controle : kies hier de gegevens die u wil controleren klik op ophalen of klik op leegmaken indien u een andere controle wil laten uitvoeren Na het klikken op ophalen verschijnt een overzicht met gegevens. Blijft dit overzicht leeg, dan wit dat zeggen dat er geen fouten gevonden werden. klik dan op leegmaken en kies eventueel een andere controle of periode. Indien er fouten gevonden zijn wordt er onderaan steeds de bijhorende foutboodschap uit Da- Vinci getoond. Wanneer uit deze foutboodschap blijkt dat de synchronisatie verstoord is langs de kant van het departement onderwijs (vb. door een onderbreking in de dienst, of door het ontbreken van een onderwijsbevoegdheid,...) dan kan u via de knop versturen (rechts onderaan) de gegevens van de geselecteerde lijnen opnieuw naar davinci versturen wanneer de onderbreking verholpen is. Voor de meest actuele informatie en snelle berichtgeving omtrent DAVINCI volg deze link Synchronisatie verwijderingen Figuur 5.3: VWO Structuur Synchronisatie verwijderingen

53 HOOFDSTUK 5. VWO STRUCTUUR DAVICI 52 Wanneer er iets misloopt bij de DaVinci synchronisatie van het toevoegen/wijzigen van gegevens dan wordt dit gemeld in het vorige scherm. Wanneer er vb. een les gewist wordt, en de automatische synchronisatie loopt mis, dan zal het getoond kunnen worden in dit scherm. Instelling : kies hier de instelling waarvoor u de synchronisatie van de verwijderingen wil bekijken keuze controle : kies hier de gegevens die u wil controleren klik op ophalen Na het klikken op ophalen verschijnt een overzicht met gegevens. Blijft dit overzicht leeg, dan wit dat zeggen dat er geen fouten gevonden werden. klik dan op leegmaken en kies eventueel een andere controle. Indien er fouten gevonden zijn dan kan u via de knop versturen (rechts onderaan) de gegevens van de geselecteerde lijnen opnieuw naar davinci versturen. Het gaat hier over gegevens die in de wisa-databank niet meer bestaan, maar waarvan de melding dat ze ook uit DaVinci moeten verwijderd worden, door het departement niet correct verwerkt werd. 5.3 Overzicht calls Figuur 5.4: VWO Structuur Synchronisatie overzicht calls Dit scherm geeft een gedetailleerd overzicht van de communicatie met DaVinci in een bepaalde tijdspanne. Instelling : kies hier de instelling waarvoor u de lijst met verstuurde/ontvangen calls van DaVinci wil bekijken van.. tot : we tonen de calls voor de gekozen periode, maak deze periode niet te groot wanneer u vb. lessen wil ophalen, anders kan het ophalen lang duren. toon calls van : kies hier de gegevens die u wil controleren

54 HOOFDSTUK 5. VWO STRUCTUUR DAVICI 53 klik op ophalen Het overzicht dat u nu krijgt is louter informatief, eventuele onregelmatigheden dienen via andere schermen opgelost te worden.

55 6 VWO Cursisten In de module VWO bestaat er een onderdeel Cursisten om een overzicht van de cursisten op te vragen. Er zijn een aantal mogelijkheden voorzien om overzichten van cursisten op te vragen. 6.1 Overzichten Alle cursisten Figuur 6.1: Cursisten : Alle cursisten Dit scherm geeft een overzicht van alle cursisten over de instellingen heen : zowel ingeschreven, ooit ingeschreven als in de toekomst ingeschreven. 54

56 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN Ingeschreven in school (op werkdatum) Figuur 6.2: Cursisten : Ingeschreven in school Dit is een overzicht van de ingeschreven cursisten in de instelling op werkdatum, schooljaar, 1ste semester, 2de semester en volgend schooljaar In een klas Figuur 6.3: Cursisten : In een klas Dit geeft een overzicht van alle cursisten uit een klas op werkdatum, schooljaar, 1ste semester, 2de semester en alle periodes. U kunt de klas selecteren in het tabblad Overzicht klassen. In dit tabblad kunt u de klassen filteren op Schooljaar, 1ste semester, 2de semester, huidig,

57 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 56 periode, volgend schooljaar en vorig schooljaar. U kunt de klas ook zoeken via het vergrootglas. Daar kunt u het cursusnummer invullen van de ingerichte modulevariant die in de klas wordt ingericht In een opleidingsvariant Dit is een overzicht van de cursisten in een opleidingsvariant in een bepaalde periode : schooljaar, werkdatum, semester, trimester en aangepast Ooit ingeschreven in school Dit geeft een overzicht van alle cursisten die op huidige werkdatum zijn uitgeschreven in de instelling Met openstaand saldo Dit is een overzicht van de cursisten van de instelling waarvan de betaling nog niet (volledig) is ontvangen Per tarief Dit geeft een overzicht van de cursisten van de instelling die zijn ingeschreven volgens een bepaald tarief op werkdatum, schooljaar, 1ste semester, 2de semester en alle Ingeschreven via web Dit is een overzicht van de cursisten die zijn ingeschreven via online inschrijvingen. 6.2 Steekkaart Fiche Figuur 6.4: Cursisten : Fiche

58 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 57 Hier houd je algemene persoonsgegevens bij van de cursisten ID: Een nummer dat automatisch wordt toegekend. Hiermee kan een cursist uniek worden geïdentificeerd. Naam : De naam die voorkomt op de identiteitskaart, het paspoort of de verblijfsvergunning. Als de naam niet gekend is moet ONBEKEND ingevuld worden. Voornaam : Alleen de eerste voornaam zoals vermeld op de identiteitskaart, het paspoort of de verblijfsvergunning. In geen geval worden afkortingen of roepnamen genoteerd, zelfs al gelijken ze op de naam die voorkomt op het paspoort. Mag geen spaties bevatten. Roepnaam: De roepnaam van de cursist. In het scherm voor ingave van participaties is er een voorkeursinstelling voorzien om de roepnaam als extra kolom te tonen. Andere voornamen: De andere voornamen vanop de identiteitskaart van de cursist. Alle namen die volgen na de eerste spatie op de identiteitskaart. Straat: De straatnaam van het officiële adres. Nr: Het huisnummer mag alleen cijfers bevatten. Letters die vast met het huisnummer verbonden zijn maken geen deel uit van dit veld. Deze tekens worden ondergebracht bij het busnummer. Slechts 1 huisnummer wordt vermeld, het gebruik van een koppelteken is uitgesloten. Bus: Busnummer of tekens die horen bij het huisnummer van de straat van het officiële adres. Postnummer/Gemeente: De postcode van van het officiële adres van de cursist. Structuur : Belgïe : 9999 (4 cijfers), Nederland : 9999 XX ( 4 cijfers, spatie, 2 letters), Frankrijk : (5 cijfers), Duitsland : (5 cijfers), Luxemburg : 9999 (4 cijfers). Telefoon: Nummer van de vaste telefoon op het officiële adres van de cursist. GSM : Persoonlijk GSM-nummer van de cursist. Dit nummer wordt gebruikt om sms en te versturen vanuit een overzicht. (Voor meer info zie de handleiding sms en vanuit wisa ). Persoonlijk adres van de cursist. Dit mailadres wordt gebruikt om s te versturen vanuit een overzicht. (Voor meer info zie de handleiding en in wisa ). foto: indien de cursist ingeschreven werd adhv. de elektronische identiteitskaart, dan is de pasfoto van de Eid automatisch mee ingelezen. Is de foto van de cursist niet zichtbaar controleer dan de voorkeurinstelling van het huidig venster. Voor meer informatie zie de handleiding werken met foto s Noodelefoon/bij: Nummer waarop iemand kan gecontacteerd worden in noodgeval. De keuzelijst bij kan aangevuld worden met de functietoets F7. Nationaliteit : De nationaliteit van de cursist. Verblijf geldig tot : De uiterste geldigheidsdatum van het huidige verblijfsdocument (dit licht enkel op wanneer de nationaliteit verschilt van Belg).

59 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 58 Geboortedatum : De geboortedatum van de cursist. Wanneer het identiteitsbewijs enkel het geboortejaar vermeld, vul dan 01/01 van het geboortejaar in en zet het vinkje Geboortedatum ongekend aan. Geboorteplaats : Vul een geldige geboorteplaats in. RijksRegisterNr - Cursist weigert RR mee te delen : Vul hier het rijksregisternr in. Indien de cursist het RR niet kent of meedeelt, dan kun je het vinkje Cursist weigert RR mee te delen aanzetten. Wanneer je de controle op het RR wilt uitzetten, kun je bij Bewerken - Huidig venster - tabblad OSP Fiche leerling het vinkje Controle op rijksregisternummer uitzetten. Vergeet dit desnoods nadien niet terug op te zetten. Bisnummer : Voor cursisten die geen rijksregisternummer hebben maar in plaats daarvan een bisnummer gekregen hebben. Bankrekening(IBAN : Het (internationale) bankrekeningnummer van de cursist. Via de knop kan het belgisch bankrekeningnummer omgezet worden naar een IBAN-nummer. Hierbij wordt ook de BIC-code automatisch ingevuld. Hoogst behaald dipl. : officiële keuzelijst met diplomatypes. Land diploma : Het land waar het diploma behaald werd. Carpooling/Mag in mailing/ploegensysteem/toestemming beeldmateriaal : Gebruik deze vinkjes naar eigen nood. RVA C98 : Wanneer je dit aanvinkt kan de C98 vanuit het hulpscherm met klassikale afdrukken groepsgewijs gemaakt worden. Trajectbegeleiding contacteren : Wanneer dit aangevinkt wordt zal de inschrijfwizard een waarschuwing geven wanneer je deze cursist probeert in te schrijven Identiteitskaart inlezen Figuur 6.5: Cursisten : Identiteitskaart inlezen

60 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 59 Steek een elektronische identiteitskaart in de kaartlezer Klik op de tekst op de afbeelding waar staat Klik hier voor het ophalen van de gegevens Klik op de knop bijwerken om de gegevens van de identiteitskaart (adres, rijksregisternummer,.. te bewaren op fiche van de cursist. Klik op de knop eid bewaren om de volledige inhoud van de chip in de databank op te slaan. De knop Reeds ingelezen Eid kaarten geeft de mogelijkheid om oude Eid kaarten op te roepen voor vb. verificatie Adressen Hier kunnen de extra adressen van de cursist toegevoegd worden. Het officiële adres uit de fiche van de cursist wordt hier ook getoond. Er kan maar één officiëel adres bestaan. Andere adressen geef je een ander type. Gebruik de knop KBI uitwisseling om extra adressen aan te maken. Indien er in de HVN een KBI dossier of een testresultaat ingegeven wordt, zal dit na enige tijd automatisch zichtbaar worden in Wisa. Al de gegevens die uitgewisseld worden tussen Wisa en de HVN bevinden zich in het scherm KBI uitwisseling. Dit scherm kan je oproepen via het menu KBI uitwisseling in de schermen : HVN aanmeldingen HVN plaatsingen HVN inschrijvingen Via de fiche van de cursist KBI dossier Het eerste tabblad van het scherm KBI uitwisseling bevat het KBI dossier. Figuur 6.6: KBI dossier

61 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 60 In het KBI dossier scherm vind je bovenaan een knop : KBI communicatie: opent een dialoog die al de communicatie toont tussen Wisa en KBI mbt. dit dossier. Zo kan je bijvoorbeeld nagaan wanneer de laatste raadpleging gebeurd is en of deze gelukt is. Raadpleeg dossier: Hiermee kan je zelf het dossier opnieuw opvragen. Op volgende tabbladen kan je extra informatie opvragen mbt het dossier: Extra cursist info: knop raadpleeg foto Verblijfsdocumenten: knop Raadpleeg verblijfsdocument Verificatiedocumenten: knop Raadpleeg verificatiedocument Met deze knoppen kan je rechtstreeks documenten opvragen bij KBI. In principe zijn dit steeds pdf bestanden. Bij het klikken op de knop zal je meteen resultaat zien. De aanvraag wordt dus meteen verwerkt en er opent zich een scherm dat het gevraagde document toont. Deze documenten blijven steeds beschikbaar bij KBI. Wisa heeft er dus voor gekozen om deze zelf niet te bewaren. Indien je dit toch wenst te doen kan dit natuurlijk Testresultaten Het 2e tabblad van de KBI uitwisseling bevat de testresultaten van een cursist. In een eerste fase geeft dit dus een opsomming van de afgelegde testen in het HVN. In een latere fase zal je hier zelf testen kunnen ingeven die afgenomen zijn door het centrum.

62 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 61 Figuur 6.7: KBI testresultaat Met bovenaan een knop: KBI communicatie: opent een dialoog die al de communicatie toont tussen Wisa en KBI mbt het geselecteerde testresultaat. Zo kan je bijvoorbeeld nagaan wanneer de laatste raadpleging gebeurd is en of deze gelukt is. Raadpleeg testresultaat: hiermee kan je het resultaat manueel terug opvragen. Raadpleeg document: Indien aan de afgelegde test door het HVN een ingescande pdf gekoppeld is, kan je deze via deze knop opvragen. In principe zijn dit steeds pdf bestanden. Bij het klikken op de knop zal je meteen resultaat zien. De aanvraag wordt dus meteen verwerkt en er opent zich een scherm dat het gevraagde document toont. Deze documenten blijven steeds beschikbaar bij KBI. Wisa heeft er dus voor gekozen om deze zelf niet te bewaren. Indien je dit toch wenst te doen an dit natuurlijk... In een eerste fase hebben we er voor gekozen om verwijderde testresultaten binnen hvn toch nog te tonen in Wisa. Voor deze testresultaten staat het vinkje Verwijderd in KBI rechts bovenaan aangevinkt. Deze resultaten zijn dus eigenlijk niet meer geldig en zullen in een latere fase uitgefilterd worden

63 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN Bezochte scholen Dit scherm geeft een overzicht van de centra waar de cursist les volgt (of gevolgd heeft). Gebruik de knop om de historiek van een cursist aan te vullen of om aan te geven dat de cursist ook nog les volgt in een ander centrum. Centra die beheerd worden in dezelfde databank kunnen niet op deze wijze toegevoegd worden, hiervoor gebruik je de inschrijvingswizard Inschrijfmomenten Figuur 6.8: VWo Cursist: Inschrijfmomenten Telkens wanneer een cursist ingeschreven wordt voor één of meerdere modules, wordt door de inschrijvingswizard (of de online-inschrijving) een inschrijfmoment aangemaakt. Wanneer de inschrijving meteen gebeurt voor modules van meerdere opleidingen, dan zullen er ook meerdere inschrijfmomenten aangemaakt worden (één per opleiding). Dit inschrijfmoment bevat naast de inschijvingsdatum ook het volledige financiële luik van de inschrijving. School: Naam van het centrum. Opleiding: De opleiding waarin de inschrijving gebeurde. Inschrijving op/door: Datum van inschrijving en gebruikersnaam van de persoon die deze inschrijving aangemaakt heeft. Wijze inschrijving:keuzelijst naar believen op te vullen.

64 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 63 Te betalen/betaald bedrag: Som van aangerekende en betaalde bedragen voor deze inschrijving. Cursisten met een verschil tussen te betalen en betaald worden getoond in het overzicht cursisten met openstaand saldo Zie punt Reeds betaald in zelfde opleiding dit schooljaar: Betaald bedrag in dezelfde opleiding in hetzelfde schooljaar (alleen officiëel inschrijvingsgeld, geen materialen of andere bedragen). Wachtlijst: Wordt door het programma aangezet voor cursisten die op de wachtlijst geplaatst zijn. BEV afgedrukt: Wordt door het programma aangezet wanneer het document educatief verlof afgedrukt wordt. Hierdoor kan bepaald worden voor welke cursisten deze na 3 maanden opnieuw moet aangemaakt worden (eventueel in groep vanuit het hulpscherm met klassikale afdrukken). Model BVV: Wanneer dit aangevinkt staat krijg je het model vormingsverlof (voor ambtenaren) van het document educatief verlof. Bewijs afgedrukt: Geheugensteuntje voor wanneer de inschrijvingsbewijzen niet door de inschrijvingswizard afgedrukt worden maar later (eventueel in groep vanuit het hulpscherm met klassikale afdrukken). Voortijdig uitgeschreven: Dit wordt door het programma aangevinkt wanneer een cursist voortijdig de cursussen van een inschrijving stopt. Webinschrijving: Dit wordt door de module voor online-inschrijvingen aangezet. Cursisten die online werden ingeschreven worden getoond in het scherm cursisten ingeschreven via web (zie punt 6.1.8) Uitschrijven Klik op de knop Uitschrijven in het scherm inschrijfmomenten : Figuur 6.9: VWo Cursist: Uitschrijven

65 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 64 Vul de uitschrijvingsdatum in. Kies de motivatie voor de stopzetting (deze wordt doorgestuurd naar DaVinci). Kies de betaalwijze voor een eventuele terugbetaling aan de cursist. Indien de cursist niets terugkrijgt kies je een betaalwijze die door de boekhouding als uitzonderlijke opbrengsten kan geboekt worden. selecteer de te beëindigen loopbanen. klik op de knop Uitschrijven Gebruik de knop Uitschrijven voor cursisten die definitief stoppen met een module of een opleiding. Cursisten die stoppen met een module/opleiding om naar een andere module of opleiding over te stappen schrijf je ook eerst uit. Nadien start je de inschrijvingswizard op om ze in de nieuwe opleiding in te schrijven. Enkel wanneer een cursist naar een andere module gaat binnen dezelfde opleiding, of op een andere dag dezelfde module gaat volgen, spreken we van een klaswissel Uitschrijving teniet doen Klik op de knop Uitschrijving teniet doen in het scherm inschrijfmomenten : Figuur 6.10: VWo Cursist: Uitschrijving teniet doen Selecteer de bedragen de opnieuw aangerekend moeten worden. klik op de knop Verwerken Klaswissel Klik op de knop Klaswissel in het scherm inschrijfmomenten :

66 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 65 Figuur 6.11: VWo Cursist: Klaswissel Vul de datum van klaswissel in. Kies de motivatie voor de stopzetting (deze wordt doorgestuurd naar DaVinci). Kies de betaalwijze voor een eventuele overboeking van de betaalde bedragen naar de nieuwe cursus. selecteer de te beëindigen loopbanen. klik op de knop Verwerken Hierdoor wordt de inschrijfwizard opgestart en kan je de cursist inschrijven in de volgende klas. De bedragen van de stopgezette cursus worden automatisch gebruikt om de nieuwe cursus te betalen Maximumfactuur De knop Maximumfactuur doet een herberekening van de aangerekende bedragen en gaat na of de cursist in aanmerking komt voor de maximumfactuur Wijzig tarief Klik op de knop Wijzig tarief in het scherm inschrijfmomenten :

67 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 66 Figuur 6.12: VWo Cursist: Wijzig tarief Kies het nieuwe tarief waar de cursist recht op heeft. Klik op OK Raadpleeg Tariefsuggestie Klik op de knop Figuur 6.13: VWo Cursist: Raadpleeg tariefsuggestie Klik op de knop geselecteerde tariefsuggeste verwerken. De Tariefsuggestie-dienst biedt de mogelijkheid om voor een geregistreerd persoon aan DAVINCI te vragen of hij van een vrijstelling van inschrijvingsgeld geniet. DAVINCI zal dan achterliggend controleren in DAVINCI zelf en in externe databronnen of de cursist vrijgesteld kan worden. Als er vrijstellingscategorieën gevonden worden dan stuurt DAVINCI een tariefcode terug naar de centrumsoftware met daarin het inschrijvingsgeld per lestijd. Voor bijvoorbeeld een cursist die vrijgesteld is omwille van leefloon, stuurt DAVINCI terug dat de cursist 0 Euro per lestijd dient te betalen. Omwille van privacy-redenen wisselen ze de vrijstellingsgronden niet mee uit. volgende mogelijke vrijstellingen worden gecontroleerd: Evaluatie of examen (Taalexamen)

68 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 67 Basiseducatie in CBE Basiseducatie NT2 in CVO Studiegebied algemene vorming Ervaringsdeskundige armoede en sociale uitsluiting Studiegebied NT2 Leefloon Doorstroming Vervangingsinkomen uit werkloosheid een integratietegemoetkoming voor handicap vermindering van de zelfredzaamheid vermindering van het verdienvermogen Het blijft gelden dat wanneer het centrum beschikt over informatie op basis waarvan de cursist een lager tarief kan krijgen dan hetgeen de tariefsuggestie voorstelt, het centrum de cursist op basis van dit lagere tarief kan plaatsen. Er moet dan wel een (papieren) attest in het cursisten dossier voorhanden zijn voor verificatie. Het vervangingsinkomen uit werkloosheid wordt opgevraagd bij de RVA en daar zijn de gegevens pas beschikbaar na de uitbetaling van de werkloosheidsuitkering. Daarom zal dit gegeven voor de meeste inschrijvingen te laat beschikbaar zijn. De verificatie zal wel van dit gegeven gebruik kunnen maken bij de controle op de vrijstellingen van inschrijvingsgeld Te betalen Bij het inschrijfmoment hoort ook het financiële luik van de inschrijving, uitgesplitst in te betalen bedragen en betalingen. Figuur 6.14: VWo Cursist: Te betalen

69 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 68 In dit overzicht worden alle aangerekende inschrijvingsgelden en materialen door de inschrijvingswizard toegevoegd. Aanpassingen die hieraan gebeuren door vb. de knop maximumfactuur of door de knop wijzig tarief (of tariefsuggestie) zorgen ervoor dat er negatieve bedragen toegevoegd worden, waarna dezelfde items met het nieuwe bedrag terug aangerekend worden. Het tabblad totalen geeft een samenvatting van alle bedragen per type. Gebruik de knop om materialen toe te voegen aan de inschrijving. Let op: enkel materialen die bij inschrijving kunnen aangerekend worden, kunnen achteraf toegevoegd worden Betalingen Figuur 6.15: VWo Cursist: Betalingen Gebruik de knop om een betaling toe te voegen Kies de betalingswijze uit de lijst Het saldo wordt voorgesteld als bedrag, wijzig dit wanneer de cursist een ander bedrag betaald heeft klik op bewaren bovenaan in het lint. Indien een cursist betaald met opleidingscheques, voeg dit dan toe als een nieuwe betaling. Ook al betaalde de cursist eerder al het volledige bedrag met bancontact.

70 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN VWOloopbaan Figuur 6.16: VWo Cursist: Loopbaan In dit overzicht worden alle loopbanen van de cursist getoond. Elke loopbaan krijgt de kleur van het centrum. Actuele loopbanen worden in het vet weergegeven, stopgezette loopbanen worden cursief weergegeven. Rechtsboven staan er 3 knoppen: Via de knop kan u kiezen om het overzicht te beperken tot een specifiek schooljaar, studiegebied of lesplaats. Hiermee kan u ook kiezen of u loopbanen die gestopt werden vóór aanvang van de cursus, wil verbergen of niet. De knop doet hetzelfde als de knop uitschrijven in het inschrijfmoment De knop doet hetzelfde als de knop klaswissel in het inschrijfmoment Fiche Cursus: van - en tot datum waarbinnen de cursist deze cursus volgt, stopzettingsdatum en motivatie stopzetting, gegevens van cursus en lokaal

71 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 70 Toelating: op basis van wat is deze cursist tot deze cursus toegelaten? Mogelijkheid tot het vermelden van de score van de toelatingsproef of motivering van vrijstelling. resultaat: score (en score 2de zit), evaluatieresultaat en datum evaluatieresultaat DaVinci Betaling: Inschrijvingsgeld en tarief, plafond en regeling 3de betaler. DaVinci: Status plaatsing (wordt aangepast via knoppen uitschrijven en uitschrijving teniet doen, verblijfsdocument, werksituatie, financierbaarheid volgens centrum, niet melden van loopbanen die (nog) niet naar davinci mogen verstuurd worden, verblijfsstatus en beslissing verificatie Te Betalen Aangerekende bedragen voor deze loopbaan Vrije velden Vrij te gebruiken velden. De namen van de velden zijn aanpasbaar via het beheer van de parameters Educatief verlof Type verlof: Educatief verlof of vormingsverlof (ambtenaren). Knop: herbereken gevolgde lestijden en afwezigheden: Deze knop (her)berekent alle lestijden die vermeld worden op de afdruk van het document vor BEV DaVinci extra Extra datums en info voor HVN aanmeldingen en plaatsingen Manuele calls uitvoeren Knoppen voor gebruik in uitzonderlijke gevallen Participaties Er zijn 2 schermen voor het beheer van de participaties van een cursist: Participaties van een loopbaan: Hier worden alle lesmomenten getoond van alle gevolgde cursussen. Gebruik de filterknop bovenaan om het overzicht te beperken tot een bepaald jaar, klas of module. Dubbelklik op een lijn om een enkele participatie in te vullen of te wijzigen. Gebruik de knoppen onderaan om een participatie te verwijderen of de knop wijzig participaties om een ganse periode ineens op te vullen of te wijzigen.

72 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 71 Participaties van de cursist: Hier worden alle lesmomenten getoond van de gevolgde cursus, grijs gekleurde lijnen geven aan dat de cursist niet (meer) ingeschreven was voor de cursus op de dat ogenblik. Dubbelklik op een lijn om een enkele participatie in te vullen of te wijzigen. Gebruik de knoppen onderaan om een participatie te verwijderen of de knop wijzig participaties om een ganse periode ineens op te vullen of te wijzigen Studiebewijzen Figuur 6.17: VWo Cursist: Studiebewijzen Overzicht van de uitgereikte studiebewijzen van een cursist. De studiebewijzen worden toegekend met de hulpschermen (per klas, per opleiding of door de leerkracht). Studiebewijs: Attest of deelcertificaat, alle andere mogelijke studiebewijzen worden beheerd via schoolstructuur - VWO - studiebewijzen Datum: Datum van uitreiking. Lestijden: voor certificaten en diplomas wordt hier het aantal lestijden overgenomen vanuit de definitie van het studiebewijs in de schoolstructuur. Loopbaan: de loopbaan van de cursus van waaruit het studiebewijs toegekend werd. Voor Diplomas kan dit soms leeg zijn. Tekst diploma: eventueel extra tekst om op het diploma te vermelden (niet standaard). Voorlopig: staat aangevinkt voor studiebewijzen die nog niet definitief toegekend werden, maar alleen maar voorlopig toegekend om ze te kunnen afdrukken. Deze worden ook nog niet naar DaVinci verstuurd.

73 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN 72 Behaald met loopbaan: Loopbaan waarvan de plaatsing mee naar DaVinci verstuurd wordt samen met het studiebewijs. Opleidingsvariant: wordt ingevuld voor studiebewijzen waarvan de opleiding niet ingericht wordt in het eigen centrum LED Studiebewijzen Figuur 6.18: VWo Cursist: LED Studiebewijzen Indien het onderstaand overzicht leeg is klik dan op de knop Raadpleeg LED databank. Hierbij worden de gegevens van de studiebewijzen uit de Leer- en ErvaringsbewijzenDatabank opgehaald. LED is een databank die gegevens van kwalificatiebewijzen (diplomas, certificaten, getuigschriften, ervaringsbewijzen,...) verzamelt. LED geeft duidelijkheid over de echtheid van kwalificatiebewijzen en maakt de gegevens vlot toegankelijk. Kwalificatiebewijzen uitgereikt door Vlaamse instellingen worden onmiddellijk in LED opgenomen. Standaard worden alleen de authentieke studiebewijzen getoond. Wil je vb. verklaringen op eer, enz.. zien zet dan dit vinkje uit.

74 HOOFDSTUK 6. VWO CURSISTEN Vrijstellingen Figuur 6.19: VWo Cursist: Vrijstellingen Gebruik de knop Via de knop te geven. om een vrijstelling toe te voegen. zoek je modules, selecteer er eventueel meerdere om de vijstellingen in Figuur 6.20: VWo Cursist: Vrijstellingen - modules

75 7 VWO Cursisten inschrijvingen Het inschrijven van cursisten kan op 3 manieren gebeuren: via de inschrijfwizard via de website via de huizen van het nederlands - KBI 7.1 inschrijfwizard In de inschrijfwizard worden verschillende stappen doorlopen. Het bewaren van de gegevens gebeurt pas in de laatste stap. In de tussentijd kan een inschrijving te allen tijde onderbroken worden door onderaan op de knop annuleren en nieuwe cursist te klikken Stap 1 - Identificatie nieuwe cursist Figuur 7.1: Inschrijvingen : Stap 1 Om een nieuwe cursist te identificeren heb je de keuze tussen 2 mogelijkheden: inlezen van de identiteitskaart (Eid) opzoeken met rijksregisternummer inlezen van de identiteitskaart Gebruik de knop om de identiteitskaart in te lezen. 74

76 HOOFDSTUK 7. VWO CURSISTEN INSCHRIJVINGEN 75 Figuur 7.2: Inschrijvingen : Eid inlezen Steek een Eid-kaart in de kaartlezer. Klik op de plaats van de pasfoto. Klik op de OK als de identiteitskaart ingelezen werd. Klik op de knop zoeken met deze gegevens opzoeken met rijksregisternummer typ het rijksregisternummer in (of enkel de geboortedatum indien het rijksregisternummer niet gekend is). gebruik 1 januari voor geboortedata waarvan alleen het geboortejaar gekend is (zet het vinkje ongekend naast de geboortedatum daarna aan). Klik op de knop zoeken met deze gegevens cursist opzoeken Figuur 7.3: Inschrijvingen : cursist opzoeken De cursist is nieuw: indien de cursist niet teruggevonden werd in de databank, zal het overzicht leeg blijven. Maak bovenaan de keuze cursist is nieuw. Bestaande cursist: indien de cursist wel teruggevonden werd in de databank, zal hij/zij onderaan in het overzicht getoond worden. Maak bovenaan de keuze Bestaande cursist.

77 HOOFDSTUK 7. VWO CURSISTEN INSCHRIJVINGEN 76 Indien het overzicht onderaan meerdere cursisten toont, selecteer dan de juiste persoon en maak bovenaan de keuze Bestaande cursist. Klik rechts onderaan op OK Fiche invullen of vervolledigen Figuur 7.4: Inschrijvingen : cursist fiche Vul de inschrijfdatum in, gebruik de knop vandaag wanneer u de cursist meteen inschrijft. Data in het verleden worden ook toegelaten wanneer u bv. een papieren inschrijving enkele dagen later pas verwerkt. Data in de toekomst kunnen niet. Voor nieuwe cursisten die u inschrijft met de Eid-kaart, zal de steekkaart deels ingevuld zijn. Vul de nodige gegevens aan. Voor nieuwe cursisten die u inschrijft met alleen een rijksregisternummer, vragen we de gegevens op bij DaVinci. Hierna zal de steekkaart deels ingevuld zijn. Vul de nodige gegevens aan. Voor nieuwe cursisten die u inschrijft met alleen een geboortedatum, zal de steekkaart volledig leeg zijn. Vul de nodige gegevens aan. Let goed op, gegevens van cursisten zonder rijksregisternummer worden door DaVinci zeer streng gecontroleerd, volg de synchronisatie van deze fiches goed op. Voor bestaande cursisten die u herinschrijft wordt de steekkaart overgenomen. Pas deze indien nodig aan.

78 HOOFDSTUK 7. VWO CURSISTEN INSCHRIJVINGEN Stap 2 - Selectie cursussen Figuur 7.5: Inschrijvingen : Selectie cursussen Zoeken: Gebruik de knop zoeken aan de rechterkant van het scherm. Telkens wanneer een andere instelling, vestiging, periode, enz. gekozen wordt, gebruik je deze knop om cursussen op te halen. Zoekbalk: Vul een zoekterm in de zoekbalk in, duid aan de rechterkant aan in welke gegevens je wil zoeken (opleiding, klas, module, studiegebied of personeel) en klik op de knop zoeken Overzicht: Rood gekleurde lijnen in het overzicht wijzen erop dat de bewuste klas, ingerichte modulevarianten bevat waarvan het registratiemoment voorbij is. Het is echter wel nog mogelijk om een cursist hiervoor in te schrijven als niet-financierbare cursist. Inschrijven: Een cursus toevoegen aan de inschrijving doe je door te dubbelklikken op de klas in het overzicht of door gebruik te maken van de knop inschrijving. Bij klassen met meerdere ingerichte modulevarianten, worden deze onderaan allemaal toegevoegd. Met de knop verwijderen kunnen ze ook terug weggehaald worden. Wachtlijst: Met de knop wachtlijst kan de cursist voor de geselecteerde cursussen, op een wachtlijst geplaatst worden. Hierbij wordt er nog geen geld ontvangen en is er nog geen communicatie met het departement. De cursist komt nog niet op de klaslijsten voor. Let op, wanneer je de wachtlijst verwerkt (via hulpschermen - wachtlijst) en de cursist wordt effectief ingeschreven, moeten de betalingen nog manueel toegevoegd worden. Tarief: In de keuzelijst vrijstelling inschrijvingsgeld (Vrijst. I.G.) kies je het juiste tarief. Als de geselecteerde cursussen reeds toegevoegd waren, gebruik je de knop aanpassen om het tarief bij te werken. Een alternatief hiervoor is het gebruik van de tariefsuggestie van het departement. Wanneer de tariefsuggestie gevolgd wordt dien je geen (papieren) attesten meer aan het dossier van de cursist toe te voegen.

79 HOOFDSTUK 7. VWO CURSISTEN INSCHRIJVINGEN 78 Voorvereisten: Het is mogelijk om de voorvereisten voor de inschrijving automatisch te laten controleren. Gebruik hiervoor de knop voorvereisten of ga naar de voorvereisten in dit scherm (hier kan je een vinkje zetten aan controle op voorvereisten automatisch doen Melden/Niet melden: Wanneer een cursist ingeschreven wordt, zullen er onmiddelijk DaVinci meldingen gemaakt worden. Indien je dit niet wenst, gebruik je de knop Melden/Niet melden. Let wel op: deze cursisten zullen slechts naar DaVinci verstuurd worden wanneer er via het scherm cursisten - goedkuren inschrijvingen aangegeven wordt dat deze inschrijving goedgekeurd werd Stap 3 - Betaling Figuur 7.6: Inschrijvingen : Betaling Betalingen toevoegen: Gebruik de knopen Contanten, Proton/BC, OpleidingCheque, Overschrijving of Andere om betalingen in te voeren. Automatische verdeling betaling: Wanneer er ingeschreven werd voor modules uit verschillende opleidingen, zal het totaalbedrag van de betaling automatisch verdeeld worden over de verschillende opleidingen. Bij bv. opleidingscheques heb je de mogelijkheid om deze verdeling manueel aan te passen. Vestiging: Deze knop wordt gebruikt om het kasverslag, dat standaard per gebruiker wordt afgedrukt, te kunnen groeperen per vestigingsplaats.

80 HOOFDSTUK 7. VWO CURSISTEN INSCHRIJVINGEN Stap 4 - Bevestiging en afdrukken Figuur 7.7: Inschrijvingen : Bevestiging en afdrukken Afdrukken selecteren: Kies onderaan de gewenste afdrukken en het aantal exemplaren Stap 5 - Verwerken inschrijving Figuur 7.8: Inschrijvingen : Verwerken inschrijving Afdrukken: Wanneer de geselecteerde documenten met succes afgedrukt werden kies je voor OK. Bij problemen met printer, inkt of papier kan de volledige printopdracht herhaald worden met de knop Opnieuw. Lokaal menu: Wanneer de cursist met succes ingeschreven werd kunnen de schermen uit het lokaal menu geopend worden om verdere gegevens aan te vullen. Zoals vrijstellingen, extra adressen of vrije velden.

81 HOOFDSTUK 7. VWO CURSISTEN INSCHRIJVINGEN 80 Nieuwe cursist: Gebruik de knop Nieuwe cursist om de volgende cursist in te schrijven.

82 8 VWO Cursisten participaties Het invoeren van participaties kan op 3 manieren gebeuren: per klas per leerkracht via Schoolware 8.1 Ingave per klas Open het scherm VWO - Hulpschermen - Participaties - Ingave Dubbelklik op de gewenste klas, hierdoor worden de cursisten opgehaald Figuur 8.1: Participaties : ingave per klas Alle lesmomenten van de huidige maand worden getoond, om dit aan te passen doe je het volgende: Wijzig de van- en tot-datum bovenaan de lijst klik op de knop Filter rechtsbovenaan 81

83 HOOFDSTUK 8. VWO CURSISTEN PARTICIPATIES 82 (Om dit permanent te wijzigen ga je naar de Voorkeursinstellingen huidig scherm, hier zijn een aantal opties voorzien zoals huidige week, vandaag +/- 15 dagen of huidige maand ) Bovenaan kan extra gefilterd worden op module of lesgever. klik daarna terug op de knop Filter rechtsbovenaan Het registratiemoment van de cursus krijgt een groene hoofding, bij cursussen met een gedeelte afstandsonderwijs is het mogelijk dat dit registratiemoment niet een van de lesmomenten is Dubbelklik in een kolom bij het gewenste lesmoment om de ingave van de participaties te starten Figuur 8.2: Participaties : ingave Lege participaties opvullen met: iedereen aanwezig Deze knop vult bij alle cursisten een code X in, behalve als er reeds een participatiecode ingevuld werd (vb. doktersattest,..) Iedereen afwezig Deze knop vult bij alle cursisten een code A in. Andere aan- of afwezigheidscodes kunnen gewoon in deze kolom ingegeven worden De lijst met mogelijke codes kan beheerd worden via het scherm schoolstructuur - VWO - Afwezigheidscodes 8.2 Ingave per leerkracht Open het scherm VWO - Hulpschermen - Participaties - Ingave per leerkracht Indien u de lesgever bent van 1 of meerdere klassen dan worden deze in het overzicht getoond. Dubbelklik op de gewenste klas, hierdoor worden de cursisten opgehaald Het ingavescherm werkt identiek aan de ingave per klas (zie hoger) 8.3 Ingave via schoolware Meld u aan met uw gebruikersnaam en wachtwoord aan de schoolware website van uw school.

84 HOOFDSTUK 8. VWO CURSISTEN PARTICIPATIES 83 Je krijgt nu een overzicht met klassen waarvan je de participaties mag ingeven (of bekijken) Figuur 8.3: Participaties : Overzicht klassen In het overzicht van de klassen gebruik je de knop die voor de klas staat, om de cursisten op te roepen. Je krijgt nu een overzicht van de cursisten met de lesmomenten en de participaties Figuur 8.4: Participaties : Overzicht cursisten Bovenaan heb je de keuze om de lessen te tonen van vandaag, deze week, deze maand of een zelf te kiezen periode. De kolom met het registratiemoment wordt gemarkeerd met een groen vinkje.

85 HOOFDSTUK 8. VWO CURSISTEN PARTICIPATIES 84 Cursisten die niet (meer) ingeschreven zijn op de dag van de les worden grijs gekleurd. Start de ingave (of het wijzigen) van de participaties van een bepaalde les door te dubbelklikken in de kolom (niet op de hoofding). Figuur 8.5: Participaties : Ingave Lege participaties: Iedereen aanwezig Deze knop vult bij alle cursisten een code X in, behalve als er reeds een participatiecode ingevuld werd (vb. doktersattest,..) Alle participaties: Iedereen afwezig Deze knop vult bij alle cursisten een code A in. Andere aan- of afwezigheidscodes kunnen gewoon in deze kolom ingegeven worden. Wanneer er in de klas een tweede module gevolgd kan worden op exact hetzelfde moment, verschijnt er bovenaan een vinkje kopiëer naar parallelle module. Als je dit laat aanstaan zullen de ingegeven participaties ook bij deze parallelle module bewaard worden. Gebruik de knop rechtsonder om de participaties te bewaren.

86 9 VWO Cursisten resultaten Het invoeren van resultaten kan op 3 manieren gebeuren: per klas per leerkracht via Schoolware 9.1 Ingave per klas Open het scherm VWO - Hulpschermen - Resultaten - Ingeven punten. Kies de gewenste klas in de eerste keuzelijst bovenaan. Hierdoor worden de cursisten opgehaald. Figuur 9.1: Resultaten : ingave per klas 85

87 HOOFDSTUK 9. VWO CURSISTEN RESULTATEN 86 Alle cursisten van de gekozen klas worden getoond, indien je ook de uitgeschreven cursisten nodig heb gebruik dan het vinkje voortijdig uitgeschreven cursisten ook tonen. Indien er meerdere modulevarianten ingericht zijn in de klas, kan je bovenaan extra filteren op module. Om de punten in te geven zijn er 3 mogelijke schalen voorzien: Procent De punten kunnen ingegeven worden op 100. Aantal uren eenheid De punten kunnen ingegeven worden op het aantal lesuren van de module. Aangepast Hierbij kan je het maximum zelf kiezen. Laat je de schaling leeg, dan geef je de punten in procenten. De punten worden steeds bewaard (herschaald) in procenten met maximum 2 decimalen. Bij het ingeven van de punten worden de kolommen scoretekst en Evaluatieresultaat ingevuld met een voorstel. Deze kunnen aangepast worden indien gewenst. Punten zijn niet verplicht. Het is perfect mogelijk om enkel het Evaluatieresultaat in te vullen. Enkel het resultaat wordt verstuurd naar DaVinci. Klik op de knop verwerken om de resultaten te bewaren. 9.2 Ingave per leerkracht Open het scherm VWO - Hulpschermen - Participaties - Ingeven punten voor leerkracht Indien u de lesgever bent van 1 of meerdere klassen dan worden deze in de keuzelijst bovenaan getoond. Kies de gewenste klas, hierdoor worden de cursisten opgehaald Indien u niet de lesgeven bent, maak dan een keuze uit de lesgevers in het vorige tabblad bovenaan. Het ingavescherm werkt identiek aan de ingave per klas (zie hoger) 9.3 Ingave via schoolware Meld u aan met uw gebruikersnaam en wachtwoord aan de schoolware website van uw school. Je krijgt nu een overzicht met klassen waarvan je de resultaten mag ingeven (of bekijken)

88 HOOFDSTUK 9. VWO CURSISTEN RESULTATEN 87 Figuur 9.2: resultaten : Overzicht klassen In het overzicht van de klassen gebruik je de knop die voor de klas staat, om de cursisten op te roepen. Alle cursisten van de gekozen klas worden getoond, indien je ook de uitgeschreven cursisten nodig heb gebruik dan het vinkje voortijdig uitgeschreven cursisten ook tonen. Indien er meerdere modulevarianten ingericht zijn in de klas, kan je bovenaan extra filteren op module. Figuur 9.3: resultaten : Overzicht cursisten Om de punten in te geven zijn er 3 mogelijke schalen voorzien: Procent De punten kunnen ingegeven worden op 100.