Busvervoer. 14 augustus WISA helpdesk

Transcriptie

1 Busvervoer 14 augustus 2012 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Busvervoer Opzetten van een busrit Aanmaken van busvervoer Leerling selecteren Vervoergegevens aanvullen Leerling vervoerfiche

3 1 Busvervoer Inleiding Busvervoer is de lijst van leerlingen van één of meerdere instellingen die samenrijden met één bus. De lijst bevat de opstap- en afstapuren, opstap- en afstapplaatsen van deze leerlingen. Een leerling kan ook met verschillende bussen meerijden, bijvoorbeeld s morgens rijdt de leerling met bus A mee en komt terug met bus B. Een busrit heeft één personeelslid van een instelling die als begeleider meerijdt. Een busmaatschappij kan zowel een bus als een chauffeur ter beschikking stellen. Per busrit kan er maar één lijst (busvervoer) bestaan. Figuur 1.1: Schema Busvervoer 2

4 HOOFDSTUK 1. BUSVERVOER Opzetten van een busrit Om busvervoer aan te maken moet er eerst een busrit bestaan. Deze busrit kan aangemaakt worden via Extra - Systeemgegevens - Beheer busritten. Figuur 1.2: Extra - Beheer busritten Figuur 1.3: Invulgegevens busrit Hier kunt u al uw busritten definiëren. De volgende waarde kunnen ingevuld worden: Code (verplicht veld) : Hier geeft u een unieke code in. Deze mag u zelf kiezen. Omschrijving (verplicht veld) : Dit veld bevat een korte omschrijving van de busrit. Begeleider : U kan dit veld invullen door achteraan het veld te kiezen voor het icoon. Hier kan u een personeelslid selecteren die als begeleider aangesteld is voor deze busrit. Bedrijf : U kan hier een keuze maken tussen de busmaatschappijen waarmee de school werkt.

5 HOOFDSTUK 1. BUSVERVOER 4 Chauffeur : U heeft hier de keuze tussen de mogelijke chauffeurs. Aantal plaatsen : Het aantal plaatsen die er beschikbaar zijn voor de leerlingen. Nummerplaat : Nummerplaat van de bus. Traject : In dit veld kan u een gedetailleerd overzicht invullen van het traject die de bus zal afleggen. De opties bij velden bedrijf en chauffeur kunnen aangemaakt worden bij externe adressen. Dit onderdeel kan u vinden onder Extra - Systeemgegevens - Externe adressen. Figuur 1.4: Extra - Externe adressen Figuur 1.5: Invulgegevens externe adressen Om een bedrijf te definiëren, gebruikt u de code BUSM bij type adres. Voor een chauffeur toe te voegen, geeft u de code BUSC bij type adres.

6 HOOFDSTUK 1. BUSVERVOER 5 Om een busrit te verwijderen, moet u eerst alle leerlingen uit het busvervoer van deze busrit verwijderen. 1.2 Aanmaken van busvervoer Eenmaal de busrit(ten) gedefinieerd zijn, kan er voor de leerlingen een busvervoer aangemaakt worden. U kunt het onderdeel busvervoer vinden via Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodiek werken - Busvervoer. Bij het openen van het scherm, zal u zien dat het scherm is opgedeeld in twee delen. Eén gedeelte voor het busvervoer en een ander gedeelte voor het selecteren van de leerlingen. Figuur 1.6: Voorbeeld Busvervoer

7 HOOFDSTUK 1. BUSVERVOER Leerling selecteren Om een busvervoer aan te maken, begint u eerst in het gedeelte om de leerling te selecteren. Daar kiest u voor te beginnen de instelling waar de leerling is ingeschreven. Als u de instelling hebt gekozen, komen al leerlingen van de instelling automatisch op het scherm. Wanneer u de gewenste leerling heeft geselecteerd, kiest u eerst nog in het gedeelte van het busvervoer voor de juiste busrit. Om de leerling op te nemen in het busvervoer, geeft u onderaan het gedeelte van de leerlingen de startdatum op en klikt u op de knop Toevoegen vanaf. De datum die hier gekozen wordt, duidt aan dat de leerling vanaf deze datum mee met de bus zal rijden. Figuur 1.7: Toevoegen vanaf en datum U kan best altijd uw werkdatum mee verplaatsen in de periode vanaf wanneer de leerling mee zal rijden met de bus. Op het scherm wordt enkel de lijst getoond waarvan de werkdatum tussen begin- en einddatum ligt Vervoergegevens aanvullen Nadat u een leerling heeft toegevoegd, komt deze in het gedeelte van het busvervoer. Onderaan in het gedeelte van busvervoer, kan u verdere gegevens aanpassen van deze leerling. U kan hier de volgende gegevens invullen: Figuur 1.8: Van - Tot - Actief Van (verplicht veld): Dit is de datum vanaf wanneer de leerling met de bus zal meerijden. Tot (verplicht veld): Dit is de datum tot wanneer de leerling met de bus zal meerijden. Na het invoegen van de leerling, komt dit standaard op einde van het schooljaar (30/06) te staan. Actief : Duidt aan of de leerling actief meerijdt met de bus, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte kan deze eventueel op niet actief geplaatst worden.

8 HOOFDSTUK 1. BUSVERVOER 7 Op het tabblad Opstap : Figuur 1.9: Tabblad Opstap Opstapplaats : Dit is de plaats waar de leerling zal opgehaald worden. Hier kan eventueel uit meerdere adressen gekozen worden, indien deze zijn opgegeven bij de adressen van de leerling. Opstapuur : Geeft aan wanneer de leerling ongeveer zal opgehaald worden. Schuiven : Deze knop dient om het opstapuur te verhogen van alle leerlingen die na deze leerling komen. Na het aanklikken van deze knop zal het aantal minuten moeten ingegeven worden van de verhoging. Een negatief getal zal zorgen voor een verlaging van het opstapuur. Bijvoorbeeld in het busvervoer komt er tussen de leerlingen met volgnummer 4 en 5 een nieuwe leerling. Na het toevoegen van deze leerling, zullen de opstapuren na deze leerling niet meer kloppen. Daarvoor kan de knop Schuiven gebruikt worden bij de leerling, die oorspronkelijk volgnummer 5 had, om zijn opstapuur te laten verhogen met x aantal minuten. In het omgekeerde geval als iemand niet meer zal meerijden met de bus, kan de leerling verwijderd worden en de knop Schuiven kan gebruikt worden om het opstapuur te verlagen met x aantal minuten. Volgnummer : Hier wordt de volgnummer ingevuld van de volgorde waarin de leerlingen worden opgehaald. Leerlingen kunnen dezelfde volgnummers hebben, bijvoorbeeld broer en zus of eventueel gezamelijke opstapplaats.

9 HOOFDSTUK 1. BUSVERVOER 8 Op het tabblad Afstap : Figuur 1.10: Tabblad Afstap Afstapplaats : Hier wordt de plaats ingegeven waar de leerling zal afgezet worden. Er kan ook gekozen worden uit meerdere adressen als deze aangemaakt zijn bij de adressen van de leerling. Afstapuur : Dit is het richtuur dat de leerling zal aankomen op de afstapplaats. Schuiven : Deze knop kan het afstapuur verhogen of verlagen met x aantal minuten. Afstapuur woensdag : Dit is het afstap uur op woensdagmiddag. Schuiven : Deze knop kan het afstapuur van woensdagmiddag verhogen of verlagen met x aantal minuten. Afstapplaats afwezig : Dit is de afstapplaats wanneer er op de gewone afstapplaats niemand aanwezig is. Op het tabblad Dagen : Figuur 1.11: Tabblad Dagen Hier kan er aangeduid worden op welke dagen en periodes dat de leerling met de bus zal meerrijden. Er kan bijvoorbeeld aangeduid worden dat de leerling elke maandag zowel s morgens als s avonds mee zal rijden met de bus en voor de rest van de week niet. Wanneer u de gewenste gegevens hebt ingevuld, kan u het record opslaan. Hierna kan u op dezelfde wijze nog meerdere leerlingen opnemen in het busvervoer.

10 HOOFDSTUK 1. BUSVERVOER Leerling vervoerfiche Een vervoerfiche toont de vervoersgegevens van één leerling. Op deze fiche kan teruggevonden worden via welk vervoer de leerling naar het school komt, hoeveel kilometer de leerling moet afleggen, welk abonnement dat de leerling heeft,... De fiche kan opgeroepen worden via: Vervoer fiche aan de linkerkant van het scherm Busvervoer. Vervoer aan de linkerkant bij de steekkaarten van leerlingen. Bovenaan de fiche kan er een datum van en datum tot worden ingevuld. Indien de leerling reeds is opgenomen in het busvervoer, wordt de datumvelden Van en Tot automatisch ingevuld. Ook Actief wordt automatisch aan- of uitgevinkt. Figuur 1.12: Hoofding fiche Een fiche bestaat uit 5 onderdelen : algemeen, abonnement, plaats/uur, dagen, speciale regelingen. Algemeen : Figuur 1.13: Tabblad Algemeen Soort vervoer : Hier kan aangeduid worden welk soort van vervoer de leerling gebruikt om naar het school te komen. De soorten kunnen gedefinieerd worden via Extra - Parameters - Type STVV (Soort vervoer). Bijvoorbeeld : Eigen vervoer, Openbaar vervoer, Schoolvervoer,... Type vervoer : Via welk voertuig de leerling naar het school komt, wordt hier aangeduid. Deze types kunnen gedefinieerd worden via Extra - Paramenters - Type VERV (Type vervoer). Bijvoorbeeld : Fiets, Bus, Auto, Auto/Bus,...

11 HOOFDSTUK 1. BUSVERVOER 10 Rechthebbend : Dit geeft aan waar de leerling recht op heeft, bijvoorbeeld : Gratis vervoer, Geen gratis vervoer,... Deze kunnen gedefinieerd worden via Extra - Parameters - Type RVRV (Rechthebbend). Terugbetaling : Er kan ook bepaald worden of een leerling een terugbetaling krijgt, bijvoorbeeld : geen terugbetaling, gedeeltelijke,... Deze kunnen gedefinieerd worden via Extra - Parameters - Type TGBT (Terugbetaling). Bedrag : Indien de leerling recht heeft op een terugbetaling, kan hier ingegeven worden hoeveel de leerling terugkrijgt. Aantal km : Het aantal kilometers dat de leerling moet afleggen om naar school te komen, kan hier worden bijgehouden. Abonnement : Figuur 1.14: Tabblad Abonnement Abonnement type : De leerling zijn abonnementstype kan hier ingevuld worden. Deze types kunnen gedefinieerd worden via Extra - Parameters - Type VRAB (Type abonnement). Bijvoorbeeld : De lijn, Vlaams Fonds,... Abonnement nr. : Hier kan het nummer van het abonnement bijgehouden worden. Abonnement van : De begindatum van het abonnement kan hier ingevuld worden. Abonnement tot : De einddatum van het abonnement kan hier ingevuld worden. Busrit code : Indien de leerling reeds opgenomen is in het busvervoer van de school, komt hier autmatisch de code van de busrit waar de leerling met meerijdt. Hier kan ook gekozen

12 HOOFDSTUK 1. BUSVERVOER 11 worden om een leerling toe te voegen aan bepaalde busrit, door de gewenst busrit te selecteren. Volgnummer : Dit is het volgnummer van de leerling in het busvervoer. Plaats/Uur : Figuur 1.15: Tabblad Plaats/Uur Dit is een gelijkaardig tabblad zoals het tabblad opstap bij het busvervoer. Als de leerling al in een busvervoer zit, worden deze gegevens automatisch ingevuld. Opstapplaats : Hier wordt de plaats bijgehouden van waar de leerling zal opstappen op de bus. Er kan gekozen worden tussen meerdere adressen, als deze gedefinieerd zijn bij de adressen van de leerling. Opstap uur : Het opstapuur wordt hier ingegeven. Afstapplaats : Hier wordt de plaats bijgehouden van waar de leerling zal afstappen van de bus. Er kan gekozen worden tussen meerdere adressen, als deze gedefinieerd zijn bij de adressen van de leerling. Afstap uur : Het afstapuur wordt hier ingegeven. Afstap uur woensdag : Dit is afstapuur voor op woensdagmiddag. Afstapplaats afwezig : Wanneer er op de afstapplaats niemand aanwezig is, zal de leerling afstappen op het adres dat hier ingevuld wordt. Mag alleen afstappen : Dit kan aangevinkt worden om aan te duiden dat de leerling alleen mag afstappen aan de afstapplaats. Heeft sleutel : Indien de leerling een huissleutel heeft, kan dit hier worden ingegeven.

13 HOOFDSTUK 1. BUSVERVOER 12 Mag alleen in woning : Wanneer de leerling afstapt en alleen mag naar binnengaan, kan hier worden aangeduid. Dagen : Figuur 1.16: Tabblad Dagen Zoals in het busvervoer, worden hier de dagen en de periodes aangeduid wanneer de leerling mee zal rijden met de bus. Indien de leerling reeds in een busvervoer zit, worden de dagen en periodes automatisch aangevinkt. Speciale regelingen : Figuur 1.17: Tabblad Speciale regelingen Dit tabblad heeft één groot tekstveld waarin speciale regelingen kunnen ingetypt worden, die niet gedefinieerd konden worden met de vorige invulvelden.