Opdrachthoudende Vereniging DIGIPOLIS Raad van bestuur van 11 september 2019 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Aanwezigheden Opdrachthoudende Vereniging DIGIPOLIS Raad van bestuur van 11 september 2019 Overzichtslijst Bestuurders Aanwezig Cliff BEECKMAN Verontschuldigd Hafsa EL BAZIOUI Sofie BRACKE Patricia DE BEULE Cédric DE VROEY Bram VAN BRAECKEVELT Yeliz GÜNER Ilse JACQUES Franky LOVENIERS Claude MARINOWER Koen PALINCKX Wendy SIMONS Volmachten Volmacht van Hafsa El-Bazioui aan Bram Van Braeckevelt Lid met raadgevende stem Aanwezig Verontschuldigd Sandra Van Renterghem Deskundige Aanwezig Verontschuldigd Luc Kupers Raad van Bestuur - Verslag dd. 11/09/2019 1

2 Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Johan Van der Bauwhede Greet Royers De vergadering wordt voorgezeten door Sofie Bracke. De vergadering wordt geopend om uur. Raad van Bestuur - Verslag dd. 11/09/2019 2

3 1. Verslag vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeel 1. Collectief personeelsbeheer Fietsleasing door/voor medewerkers In het kader van de oefening rond de sociale programmatie enerzijds en anderzijds de steeds groeiende mobiliteitsproblematiek werd er reeds onderzocht of het ook voor Digipolis mogelijk was om een systeem van fietsleasing in te voeren, zoals bv. bij stad Antwerpen reeds bestaat. Beslist wordt om aanpassingen op te nemen in het statuut voor het contractueel personeel en hierover met de vakorganisaties te onderhandelen. 2. Individueel en dagelijks personeelsbeheer ter bekrachtiging Personeelsbewegingen Aanwervingen en uit diensten Aan 5 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. 3 medewerkers verlaten het bedrijf. Andere individuele en dagelijkse personeelsaangelegenheden Alle beslissingen i.v.m. de overige individuele en dagelijkse personeelsaangelegenheden (waaronder Loopbaanonderbreking en zorgkrediet, Bevordering, Pensioen, Aanpassing arbeidsovereenkomst, Verlof voor opdracht, Bijbetrekking, Onbezoldigd verlof) die werden genomen door het managementteam werden bekrachtigd. Raad van Bestuur - Verslag dd. 11/09/2019 3

4 3. Aankopen 1. Overheidsopdrachten ter goedkeuring. Gunning Gent: G Raamovereenkomst Ultimo Raamovereenkomst voor het afnemen van enerzijds software en anderzijds diensten voor de Ultimo applicatie. Gunning andere overheid Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst audiovisueel materiaal Stad Antwerpen heeft op 21 juni 2019 het bestek GAC_2018_00355 Raamovereenkomst voor het leveren van audiovisueel materiaal, gegund aan de firma Play AV. Het contract startte op 30 juli Digipolis kan binnen dit contract aankopen voor oa: projectoren beamers projectieschermen interactieve borden... Beslist wordt om voor de opdracht D raamovereenkomst audiovisueel materiaal gebruik te maken van de overheidsopdracht van stad Antwerpen, GAC. Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst schoonmaak diverse gebouwen Stad Antwerpen heeft op 10 juli 2019 het bestek GAC_2018_00613 Raamovereenkomst voor schoonmaak diverse gebouwen, gegund aan de firma GOM nv. Het contract start op 1 oktober Digipolis kan binnen dit contract afnemen voor de schoonmaak van de gebouwen. Beslist wordt om voor de opdracht D raamovereenkomst schoonmaak diverse gebouwen gebruik te maken van de overheidsopdracht van stad Antwerpen, GAC Opdrachtdocumenten Antwerpen: A Stadhuis Antwerpen: conferentie- streaming- en audiovisuele oplossingen voor de raadzaal en vergaderruimtes De stad Antwerpen renoveert en restaureert haar stadhuis tot een hedendaags en open huis van bestuur. In het voorjaar van 2021 wordt het nieuwe stadhuis in gebruik genomen. Als IT partner van Antwerpen zorgt Digipolis ervoor dat het nieuwe stadhuis ook op technologisch vlak klaar is voor de toekomst. De raadzaal, collegezaal en andere vergaderzalen in het stadhuis worden enerzijds in hun oude pracht hersteld en anderzijds gemoderniseerd op het vlak van ICT en audiovisuele (AV) Raad van Bestuur - Verslag dd. 11/09/2019 4

5 toepassingen. Wij zoeken een professionele partner die een kwalitatief en innovatief audiovisueel geïntegreerd totaalconcept uitwerkt en implementeert. Samen met deze partner willen we volgende doelstellingen realiseren: de betrokken zalen in het Stadhuis zijn state-of-the-art werkruimtes; de betrokken vergaderingen verlopen professioneel en vlekkeloos: betrouwbaarheid van de installaties en de continuïteit van de vergaderingen zijn kritische succesfactoren; het besluitvormingsproces verloopt efficiënt en effectief (sterke vereenvoudiging); Bijzonder is de inpasbaarheid van de AV oplossing in het totale besluitvormingsproces en informatievoorziening m.b.t. de vergaderingen van de raad en colleges. Dit is eerder afwijkend t.o.v. traditionele implementaties van AV oplossingen en vergt een grote mate van inzicht en kundigheid van de Opdrachtnemer. alle belanghebbenden worden op een accurate, complete en snelle wijze voorzien van correcte en volledige informatie; de totaaloplossing is innovatief en bevat nieuwe duurzame technologieën. Gent: G Klantbegeleidingssysteem De opdracht betreft een raamovereenkomst voor het leveren van hardware, software en implementatie van een nieuw online afspraken- en klantenbegeleidingssysteem. Initieel wordt vertrokken vanuit de behoeften van de Stad Gent, in het kader van de toepassing van de nieuwe onthaalwerking voor het stadskantoor Gent. Verder is het de bedoeling om dit systeem ook te gebruiken in de decentrale dienstencentra (13) van de Stad Gent. Het OCMW Gent kiest resoluut om sterker op afspraak te werken voor de dagelijkse consults die het haar cliënten aanbiedt. Vervolgens wil de Politiezone Gent ook gebruik maken van dit systeem zowel voor online afspraken als voor klantenbegeleiding Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst voor het leveren van SAP-licenties en -producten De opdracht betreft een raamovereenkomst die uit volgende 5 luiken bestaat: Het leveren van onderhoud ( SAP Enterprise support ) op de SAP-licenties en -producten 1. benodigd voor het huidig gebruik; 2. De mogelijkheid tot het leveren van nieuwe SAP-licenties en/of -producten; 3. De mogelijkheid tot het inhuren van SAP- en/ of SAP-gerelateerde consultancy; 4. Het uitvoeren van SAP-ondersteuning; 5. Het kunnen inhuren, aankopen en/ of bestendigen van andere aanverwante dienstverlening en oplossingen die een duidelijk verband hebben met de SAP-software. 2. Overheidsopdrachten ter bekrachtiging. Goedgekeurd door het managementteam Gunning Gent: G Senior Projectleider WEB Digipolis Gent zoekt een senior projectleider WEB om het team van domein WEB te versterken. Raad van Bestuur - Verslag dd. 11/09/2019 5

6 Gent: G Senior Drupal Ontwikkelaar Digipolis Gent zoekt een Senior Drupal Ontwikkelaar om het team van Domein WEB te versterken. Gent: G Raamovereenkomst voor het inhuren van een Senior Drupal ontwikkelaar Digipolis Gent is voor haar domein WEB op zoek naar een senior Drupal ontwikkelaar voor het uitvoeren van volgende taken: 1. Programmeren en implementeren van websites en applicaties voor de stad Gent, OCMW Gent, politie-en brandweerdiensten van de stad Gent. De kandidaat schat de complexiteit van de te ontwikkelen websites en applicaties in en zal, in nauw overleg met de andere Digipolis medewerkers, de ontwikkeling en implementatie acties doorvoeren op de Drupal Test, Acceptatie-omgeving en Productieomgeving. De ontwikkelaar komt in een projectteam terecht met verschillende andere profielen (projectleider, analist, designer, ) dat volgens de Agile methodologie werkt. 2. Support bij andere Drupalontwikkelingen bij Digipolis. ook ingezet worden om andere projecten te ondersteunen. 3. Coaching van programmeurs. ook ingezet worden om collega programmeurs te assisteren. Gunning andere overheid Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst audiovisueel materiaal Stad Antwerpen heeft op 21 juni 2019 het bestek GAC_2018_00355 Raamovereenkomst voor het leveren van audiovisueel materiaal, gegund aan de firma Play AV. Het contract startte op 30 juli Het voorgaande contract waarbinnen Digipolis mee kon aankopen, liep af op 29 juli Digipolis kan binnen dit contract aankopen voor oa: projectoren beamers projectieschermen interactieve borden... Om de periode tussen 29 juli 2019 en 11 september 2019 te kunnen overbruggen, besliste het managementteam van 29 juli 2019 om reeds aankopen binnen de nieuwe opdracht mogelijk te maken tot de maximale bevoegdheidsdrempel van het managementteam. Opdrachtdocumenten Gent: G Raamovereenkomst voor het inhuren van een Senior Drupal ontwikkelaar Digipolis Gent is voor haar domein WEB op zoek naar een senior Drupal ontwikkelaar voor het uitvoeren van volgende taken: Raad van Bestuur - Verslag dd. 11/09/2019 6

7 1. Programmeren en implementeren van websites en applicaties voor de stad Gent, OCMW Gent, politie-en brandweerdiensten van de stad Gent. De kandidaat schat de complexiteit van de te ontwikkelen websites en applicaties in en zal, in nauw overleg met de andere Digipolis medewerkers, de ontwikkeling en implementatie acties doorvoeren op de Drupal Test, Acceptatie-omgeving en Productieomgeving. De ontwikkelaar komt in een projectteam terecht met verschillende andere profielen (projectleider, analist, designer, ) dat volgens de Agile methodologie werkt. 2. Support bij andere Drupal ontwikkelingen bij Digipolis. ook ingezet worden om andere projecten te ondersteunen. 3. Coaching van programmeurs. ook ingezet worden om collega programmeurs te assisteren. Gent: G Raamovereenkomst voor het inhuren van een Senior Drupal ontwikkelaar Digipolis Gent is voor haar domein WEB op zoek naar een senior Drupal ontwikkelaar voor het uitvoeren van volgende taken: 1. Programmeren en implementeren van websites en applicaties voor de stad Gent, OCMW Gent, politie-en brandweerdiensten van de stad Gent. De kandidaat schat de complexiteit van de te ontwikkelen websites en applicaties in en zal, in nauw overleg met de andere Digipolis medewerkers, de ontwikkeling en implementatie acties doorvoeren op de Drupal Test, Acceptatie-omgeving en Productieomgeving. De ontwikkelaar komt in een projectteam terecht met verschillende andere profielen (projectleider, analist, designer, ) dat volgens de Agile methodologie werkt. 2. Support bij andere Drupalontwikkelingen bij Digipolis. ook ingezet worden om andere projecten te ondersteunen. 3. Coaching van programmeurs. ook ingezet worden om collega programmeurs te assisteren. Gent: G Raamovereenkomst voor het inhuren van een Senior projectleider WEB Digipolis Gent is op zoek naar een senior projectleider voor domein WEB. Bedoeling is om op een snelle en adequate manier tijdelijke tekorten in de bestaffing van ICT-projecten op te vangen en dit voor het uitvoeren van specifieke taken op het vlak van projectleiding. De kandidaat volgt de projectplanning op, stuurt bij waar nodig en communiceert rond het project met alle betrokken personen. We zoeken een teamspeler die zelfstandig kan werken en meerdere projecten tegelijkertijd kan opvolgen. Gent: G Senior.NET architect team lead Het domein Eigen Ontwikkeling staat in voor het design, de uitwerking en de ondersteuning van eigen ontwikkelingen voor de Groep Gent. Het uiteindelijke doel is de realisatie van toegankelijke en correcte informatie voor de gebruikers van Digipolis, van ontwerp over ontwikkeling tot implementatie en ondersteuning van de gebruiker. Raad van Bestuur - Verslag dd. 11/09/2019 7

8 Hierbij zijn we op zoek naar een gedreven Senior Architect.Net team lead om samen met andere collega s de bestaande applicaties en applicaties in ontwikkeling verder uit te bouwen en mee aan het ontwerp te staan van nieuwe.net software voor de groep Gent. Wijziging Antwerpen + Gent: CD Tickettingsysteem Deze opdracht werd gegund op 1/2/2013 voor 4 jaar, na een onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking, aan Gantner (Syx Automations). En een 1ste keer verlengd tot 31 maart De opdracht bestaat uit 2 percelen; Perceel 1: Aankoop, implementatie, opleiding en onderhoud van een ticketing systeem Aankoop, implementatie, opleiding en onderhoud van een toegangscontrolesysteem Aankoop, implementatie, opleiding en onderhoud van een management systeem voor het ticketingsysteem en de toegangscontrole Leveren van onderhoudsdiensten (incl. SLA) en diensten op afroep voor evolutief onderhoud van het management systeem, het ticketingsysteem en het toegangscontrolesysteem Perceel 2: Aankoop, implementatie, opleiding en onderhoud van kassasystemen Aankoop, implementatie, opleiding en onderhoud van een management systeem voor het kassasysteem Leveren van onderhoudsdiensten (incl SLA) en diensten op afroep voor evolutief onderhoud van het kassasysteem. Wijziging van de opdracht: Perceel 1: Het ticketingsysteem: Consultancy en onderhoud van het ticketingsysteem dat op dit ogenblik in gebruik is bij CS MNE en CS LCB en CS Sport Het toegangscontrolesysteem: Consultancy en onderhoud van het toegangscontrolesysteem Installatie van nieuwe toegangscontrole punten in bestaande of nieuwe locaties van Stad Antwerpen binnen de huidige implementatie. Het managementsysteem: Opleiding, consultancy en onderhoud van een management systeem voor het ticketing- en het toegangscontrolesysteem Het leveren van onderhoudsdiensten (incl. SLA) en diensten op afroep voor evolutief onderhoud van: het ticketingsysteem het toegangscontrolesysteem het management systeem Perceel 2: het kassasysteem: Consultancy, opleiding en onderhoud van kassasystemen Het managementsysteem: Consultancy, opleiding en onderhoud van het managementsysteem voor het kassasysteem Leveren van onderhoudsdiensten (incl SLA) en diensten op afroep voor evolutief onderhoud van: het kassasysteem het management systeem Raad van Bestuur - Verslag dd. 11/09/2019 8

9 Om deze wijzigingen te kunnen realiseren, is het noodzakelijk het contract nog met één jaar te verlengen. Opdrachten < ,00 excl btw/ ,00 incl btw Het overzicht van bestekken en gunningen < , 00 excl btw/ ,00 incl btw zoals die beslist werden in het managementteam tijdens de maanden juni, juli en augustus 2019 wordt bekrachtigd. 4. Diversen Ter goedkeuring. Samenwerkingsovereenkomst tussen Havenbedrijf Antwerpen en Digipolis. Technologie is een belangrijk strategisch instrument bij het realiseren van de doelstellingen van beide partijen. Om die reden streven partijen een onderlinge samenwerking na, waarbij het bundelen van de krachten en een intensieve samenwerking wat betreft ICT en digitalisering rond diverse producten en / of projecten, centraal staat. Deze samenwerking is niet limitatief en gaat van kennisuitwisseling en het bundelen van expertises op diverse domeinen tot het effectief gezamenlijk uitvoeren van projecten (inclusief eventuele innovatieve aankoop-projecten), het bouwen van proof of concepts en toepassingen, enz. Samenwerkingsovereenkomst tussen WoninGent en Digipolis. In 2002 gingen de steden en OCMW s van Gent en Antwerpen akkoord met de oprichting van Digipolis en met de bevoegdheidsoverdracht op het vlak van telematica naar Digipolis. Op 1 oktober 2003 werd Digipolis opgericht als opdrachthoudende vereniging. Overeenkomstig het Decreet houdende de Intergemeentelijke Samenwerking, behartigt Digipolis de telematica-behoeften van de steden en OCMW s van Gent en Antwerpen. WoninGent is sinds 30/06/2011 de fusiemaatschappij van drie sociale huisvestingsmaatschappijen (WoninGent, Goede Werkmanswoning en Huisvesting Scheldevallei) waarbij door aandeelhouder Stad Gent de stadswoningen werden ingebracht bij wijze van inbreng in natura en hierdoor de hoofdaandeelhouder is. De stad Gent ziet WoninGent als een belangrijke partner in de uitwerking van haar sociaal woonbeleid. De stad Gent had aan Digipolis gevraagd om IT-ondersteuning te bieden aan WoninGent. WoninGent werd hiermee een van de gebruikersorganisaties van Digipolis. Voor de periode 07/09/ /09/2019 was er een samenwerkingsovereenkomst met Digipolis lopende. De raad van bestuur van WoninGent heeft op 01/07/2019 beslist tot de hernieuwing van deze samenwerkingsovereenkomst. Raad van Bestuur - Verslag dd. 11/09/2019 9

10 Voorstel vergaderdata Raad van Bestuur Algemene Vergadering Opmerking 22 januari x 19 februari x 18 maart x 15 april x Paasvakantie 20 mei x 24 juni x x 16 september x 21 oktober x 18 november x 16 december x x Ter kennisname. Overeenkomst tussen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken - Digipolis Gent. Digipolis is bij gemeenteraadsbesluit van de Stad Gent van 25 november 2002, OCMW-raadsbesluit Gent van 29 oktober 2002, gemeenteraadsbesluit van de Stad Antwerpen van 18 november 2002 en OCMW-raadsbesluit Antwerpen van 25 oktober 2002 opgericht als opdrachthoudende vereniging met volledige bevoegdheidsoverdracht inzake telematica. Die bevoegdheidsoverdracht werd verder geconcretiseerd in de beheersovereenkomst tussen de Stad Gent en Digipolis, goedgekeurd bij gemeenteraadsbesluit van de Stad Gent van 22 juni 2015 en OCMW-raadsbesluit Gent van 11 december Gezien Digipolis volledig bevoegd is voor telematica voor de Stad, zal Digipolis voor alle mogelijke doeleinden persoonsgegevens verwerken ten behoeve van de Stad. Een volledig overzicht van alle verschillende doeleinden is opgenomen in het dataverwerkingsregister vermeld in artikel 4 2 van de overeenkomst als bijlage. De Raad van Bestuur neemt kennis van de overeenkomst. De voorzitter Sofie Bracke De secretaris Greet Royers Raad van Bestuur - Verslag dd. 11/09/