1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Werk en Sociale Economie zoekt een verantwoordelijke kwaliteit Statutair Niveau: A Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: WSE /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT De functiehouder verantwoordelijke kwaliteit maakt in deze hoedanigheid deel uit van de afdeling Algemene Diensten, team Beheersinstrumenten binnen de Strategische Managementcel. De functiehouder situeert zich binnen het team Beheersinstrumenten van de Strategische Managementcel, Afdeling Algemene Diensten. De functiehouder neemt de verantwoordelijkheid over het thema kwaliteit, maar kan ook ingezet worden voor andere projecten en dossiers vanuit zijn/ haar expertise. 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info : De functiehouder verantwoordelijke kwaliteit maakt in deze hoedanigheid deel uit van de afdeling Algemene Diensten, team Beheersinstrumenten binnen de Strategische Managementcel.

2 De functiehouder situeert zich binnen het team Beheersinstrumenten van de Strategische Managementcel, Afdeling Algemene Diensten. De functiehouder neemt de verantwoordelijkheid over het thema kwaliteit, maar kan ook ingezet worden voor andere projecten en dossiers vanuit zijn/ haar expertise. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met kwaliteit, kwaliteitsmanagement en organisatieontwikkeling teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein Voorbeelden van activiteiten - behoeften en opportuniteiten bespreken met het management, medewerkers, collega s. - evalueren van de huidige dienstverlening, uitvoeren van ad hoc én structurele (kwaliteit)analyses - verkennend onderzoek naar aandachtsgebieden binnen de organisatie die vatbaar zijn voor verbetering (eventueel via CAF-zelfevaluatie). - ontwikkelen en uitrollen van methodieken om de perceptie en de tevredenheid van de medewerkers te inventariseren - opvolgen van ontwikkelingen en tendensen -. - inventariseren van de verbeternoden mbt specifieke dienstverleningen, ordenen naar prioriteit en (helpen) formuleren van een plan van aanpak ifv de continue werking en de langere termijnplanning van het departement pagina 2 van 12

3 teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - het monitoren van een dienstverlening ifv minimale of afgesproken kwaliteitsvereisten, formuleren van bijsturingsvoorstellen. - interne beleidsadviezen inzake kwaliteits- en organisatiemanagement en nastreven van een akkoord over de inhoud van een kwaliteitsmanagementsysteem - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening ifv geïntegreerde kwaliteit en klantgericht werken - interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, informeren, aanpassen, opleiden mbt specifieke kwaliteitstechnieken en -methodieken of werkinstrumenten - advies bieden bij, (helpen) ontwikkelen van, eventuele afnames van tevredenheids- en perceptietoetsingen bij de stakeholders - uitbouw van een aangepast instrument/methodiek van zelfevaluatie en verbeterbeleid - ontwikkelen van databanken voor geïntegreerde kwaliteitszorg - Innovatieve ideeën ontwikkelen: meewerken aan de voortdurende verbetering via actiepunten, corrigerende/preventieve maatregelen. - uitwerken van procedures en richtlijnen -. - fungeren als intern en extern aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - adviesverlening inzake het uitbouwen van feedbackmanagement (toetsen medewerkerstevredenheid, klantentevredenheid, imago-toetsen, etc ) - advies bieden aan vraagstellingen vanuit medewerkers mbt kwaliteits- en organisatiethema s, over de interpretatie en toepassing van kwaliteitssystemen en -technieken pagina 3 van 12

4 Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - pro-actieve acties om geobjectiveerde informatie te bieden mbt vraagstukken en problematieken binnen het Departement. - management adviseren over thema s die te maken hebben met het kwaliteitsmanagementsysteem - actief deelnemen aan werkgroep en vergaderingen periodieke zelfevaluatie voorbereiden en uitvoeren met een plan van aanpak om zowel op departements- als op afdelingsniveau draagvlak en betrokkenheid te verkrijgen - opvolgen van verbeterprojecten en ondersteuning bieden om de werking continu te optimaliseren - ontwikkelen van een kwaliteitsbarometer om op een toegankelijke wijze vinger aan de pols te houden mbt de kwaliteit(verbetering) - input leveren voor managementrapportering - bewaken van de correcte toepassing van de kwaliteitsafspraken en voorstellen doen ter verbetering - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren. - evalueren van klanttevredenheid en acties ondernemen om verder te verbeteren. - opvolging van de behandeling van klachten en melding mbt kwaliteitsvolle dienstverlening -. - aanbod ontwikkelen naar de ondersteuning, coaching en begeleiding mbt kwaliteitsthema s voor de afdelingen of individuele medewerkers - informeren en enthousiasmeren over de mogelijkheden om kwaliteitsondersteuning te verkrijgen via concrete projecten - plan van aanpak om kwaliteit terugkerend op de agenda te plaatsen binnen de dagelijkse werking en voortdurend verbeteren als een integraal onderdeel van de eigen werkzaamheden te herkennen. pagina 4 van 12

5 - uitbouw van een gestructureerde uitwisseling en intervisie om kennis en goede praktijken te delen - actief deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies, - fungeren als aanspreekpunt mbt kwaliteit en het kwaliteitsmanagementsysteem Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Beleidsvoorbereiding Vanuit het vakgebied meewerken aan het (deel)beleid voor het eigen functioneel domein teneinde er voor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie. - optreden als projectleider van de zelfevaluatieinitiatieven mbt kwaliteitsmanagement binnen het Departement en/of de respectieve afdelingen - voorbereiden, begeleiden én opvolgen van externe kwaliteitsaudits, al dan niet in het kader van een certificatietraject. - ondersteuning bieden aan de externe kwaliteitszorg en afstemmen op de interne kwaliteitszorg. - - deelname aan en vertegenwoordigen van het Departement tijdens netwerkactiviteiten van diverse kwaliteitskringen binnen Vlaanderen en Europa - bij regelmaat doornemen van literatuur en rapporten mbt kwaliteit, kwaliteitsmanagement, organisatie-ontwikkeling, professionalisering - deelname aan VTO-aanbod om actuele tendensen mbt kwaliteits(management) te detecteren - deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het gebied van kwaliteit -. - afstemming (mee) realiseren binnen team beheersinstrumenten met de deelgebieden doelstellingenmanagement, processenmanagement, organisatiebeheersing - inventariseren van de verbeternoden mbt specifieke dienstverleningen, ordenen naar prioriteit en (helpen) formuleren van een plan van aanpak ifv de continue werking en de langere termijnplanning van het departement - pagina 5 van 12

6 Optimalisatie van de dienstverlening Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is. Kennisdelen Begeleidt collega s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. - actief deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies, om de dienstverlening te optimaliseren - Voorbeeldactiviteit 2 : uitbouw van een gestructureerde uitwisseling en intervisie om kennis en goede praktijken te delen - Voorbeeldactiviteit 3 : optreden als projectleider van de zelfevaluatie-initiatieven mbt kwaliteitsmanagement - - uitbouw van een gestructureerde uitwisseling en intervisie om kennis en goede praktijken te delen - aanbod ontwikkelen naar de ondersteuning, coaching en begeleiding mbt kwaliteitsthema s voor de afdelingen of individuele medewerkers - doornemen van literatuur en rapporten mbt kwaliteit, kwaliteitsmanagement, organisatieontwikkeling, professionalisering ifv informatiedoorstroom en -uitwisseling - 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Of je bent (statutair) ambtenaar binnen het Departement Werk en Sociale Economie en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van adjunct van de directeur. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het Departement Werk en Sociale Economie. Of je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen het Departement Werk en Sociale Economie in een betrekking met een salarisschaal van rang A1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 6 van 12

7 Of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Departement Werk en Sociale Economie en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van adjunct van de directeur (VPS art. III 22). 2) Je hebt een master diploma, bij voorkeur in een humane wetenschappelijke richting Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: 3) Je hebt minimaal 6 jaar relevante ervaring in kwaliteitsmanagement (CAF, EFQM, enz.) en organisatieontwikkeling/-beheersing (bij voorkeur ook binnen de Vlaamse overheid) Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke: Eric Min, adviseur HR en vorming eric.min@ewi.vlaanderen.be; tel. 02/ COMPETENTIES Technische competenties Organisatiekennis - Je hebt inzicht in de structuur en de werking van de Vlaamse overheid in het algemeen en zicht op de werking van het Departement WSE - Je hebt kennis van en inzicht in de structuur en werking van de beleidsmateries van het departement in de ruime zin en de diverse actoren die hierbij betrokken - Je bent bij voorkeur op de hoogte van de werking van gelijkaardige diensten binnen of buiten de overheidscontext Inhoudelijke en beleidsmatige kennis - Je hebt een idee van de verschillende maatregelen binnen het beleidsdomein Werk en Sociale Economie - Je bent vertrouwd met het toepassen van procedures en regelgeving in het kader van kwaliteit(management) en organisatieontwikkeling/-beheersing - Je bent op de hoogte van en ervaren in de modellen van kwaliteit(management), algemeen en specifiek binnen de Vlaamse overheid - Je ben op de hoogte van en ervaren in organisatieontwikkeling/-beheersing algemeen en specifiek binnen de Vlaamse overheid - Je kan zeer goed overweg met bureautica-toepassingen : office-toepassingen (word, excel, powerpoint), outlook, internet, sharepoint 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 7 van 12

8 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1 Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen - Je bent flexibel ingesteld - Je bent een teamspeler die gelijkertijd ook zelfstandig kan werken - Een opleiding tot gecertificeerde kwaliteitsassessor of -auditor is een pluspunt 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. 6. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 7. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. pagina 8 van 12

9 Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je wordt overgeplaatst in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 3080,23 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. - De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Of je bent (statutair) ambtenaar binnen het Departement Werk en Sociale Economie en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van adjunct van de directeur. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het Departement Werk en Sociale Economie. pagina 9 van 12

10 Of je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen het Departement Werk en Sociale Economie in een betrekking met een salarisschaal van rang A1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 3 Of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Departement Werk en Sociale Economie en hebt een vrijstelling 4 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van adjunct van de directeur (VPS art. III 22). Je hebt een master diploma, bij voorkeur in een humane wetenschappelijke richting Je hebt minimaal 6 jaar relevante ervaring in kwaliteitsmanagement (CAF, EFQM, enz.) en organisatieontwikkeling/-beheersing (bij voorkeur ook binnen de Vlaamse overheid) Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 6 maart EINDSELECTIE: PERSOONLIJKHEIDSTEST EN EEN GESPREK MET DE JURY Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 15 maart 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Indien er slechts 1 kandidaat is na de cv-screening kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek georganiseerd. 3 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 4 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 10 van 12

11 De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 6 maart 2017 Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur - via mail naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Eric Min (adviseur HR & Vorming), Koning Albert II-laan 35, bus 11, 1030 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk 6 maart 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Eric Min, tel. 02/ Wie als contractueel personeelslid solliciteert via horizontale mobiliteit dient zelf aan te tonen geslaagd te zijn voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking bij de Vlaamse overheid. Bezorg ons in dit geval bij inschrijving ook volgende documenten: de functiebeschrijving/het selectiereglement van de oorspronkelijke selectie de motivering/verslaggeving betreffende je geschiktheid in de betreffende procedure pagina 11 van 12

12 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Jef Van der Wee Afdelingshoofd 02/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Eric Min, adviseur HR en vorming tel. 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 15 maart 2017 Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 12 van 12