Handreiking functinerings- en berdelingsgesprekken griffiers September 2014
Functineringsgesprek Als de griffier is aangesteld, is het verstandig m met elkaar te blijven reflecteren p het functineren. In een gede werkverhuding gebeurt dat niet alleen tijdens de frmele evaluatiemmenten, maar k tussentijds. Dit geldt zwel vr het geven van cmplimenten als het benemen van aandachtspunten. Naast deze meer infrmele sturingsmmenten is het ged p een aantal vaste mmenten terug en vruit te kijken, zals tijdens functineringsgesprekken. Maar k een griffiejaarplan kan een ged middel zijn m te sturen p hele cncrete resultaten. De griffier heeft als leidinggevende van de griffie een eigen taak ten pzichte van het griffiepersneel als leidinggevende. De griffier is eindverantwrdelijk vr het functineren van de griffie en wrdt daarp k berdeeld dr de raad. 1. Griffiejaarplan en griffiejaarverslag: met behulp van een griffiejaarplan kan de raad als werkgever heel gericht sturen p zaken die naast de gebruikelijk taken van een griffie extra aandacht verdienen. Op deze manier kan de raad extra accenten leggen p zijn eigen ndersteuning. Het griffiejaarverslag geldt dan als verantwrdingsdcument waarin de griffier ver het achterliggende jaar p basis van het jaarplan zichtbaar maakt f de gestelde delen zijn behaald. 2. Functineringsgesprek: een functineringsgesprek verschilt van een berdelingsgesprek (zie de vlgende paragraaf). Een functineringsgesprek is een tweezijdig gesprek dat p verzek van zwel de griffier als de werkgever kan plaatsvinden. In dit gesprek staat het functineren van de griffier centraal. Daarnaast biedt een functineringsgesprek k ruimte vr reflectie van de griffier p het werk en p de invulling van het werkgeverschap. Het functineringsgesprek heeft als del m afspraken te maken en delen te stellen en na te gaan f de eerder gemaakte afspraken zijn nagekmen en de gestelde delen zijn behaald. Daarnaast kan de griffier in het functineringsgesprek reflecteren p de begeleiding dr de werkgeverscmmissie en het werken met de raad. De gemaakte afspraken en gestelde delen dienen zveel mgelijk SMART gefrmuleerd te wrden. Drgaans wrden de afspraken en delen aan het begin van een peride gemaakt en kunnen deze tussentijds, bij een nieuw functineringsgesprek wrden aangepast f bijgesteld. 1
De praktijk Bespreek bij vrkeur tijdens de sllicitatieprcedure maar in ieder geval krt na de aanstelling van de griffier he hij feedback van de raad krijgt. Als dat niet is gebeurd, kan dat k in een startgesprek aan de rde wrden gesteld. Zrg k buiten de functineringsgesprekken m vr cmmunicatie met de griffier, bijvrbeeld infrmeel. Hud bij vrkeur één keer per jaar een functineringsgesprek. Besef dat de verantwrdelijkheid vr het veren van een functineringsgesprek in principe bij de raad/werkgeverscmmissie als werkgever ligt, hewel de griffier in vrkmende gevallen k het initiatief kan nemen vr een functineringsgesprek. Verwar het functineringsgesprek niet met een berdelingsgesprek. Een functineringsgesprek is vral bedeld m vruit te kijken en de wederzijdse verwachtingen p elkaar af te stemmen. Hud vr gen waarm juist deze griffier benemd is. Als hij benemd is vanwege bepaalde persnlijke kenmerken, dan is het niet redelijk m na enige tijd ineens heel andere kenmerken van hem te vragen. Hud vrtdurend zicht p het functineren van de griffier, dus niet alleen in de week vóór het gesprek. Dat betekent dat eventuele vrbeelden tijdens het gesprek meten terugslaan p de gehele afgelpen peride. Het functineringsgesprek heeft betrekking p de langere termijn, niet in de eerste plaats p incidenten. Gebruik vr het veren van functineringsgesprekken een frmat. De griffier werkt drgaans nauw samen met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Vraag hen als belangrijke infrmanten m input te leveren vr het functinerings(- en berdelings)gesprek. Prbeer zveel mgelijk aansluiting te vinden bij de persneelscyclus binnen de gemeente. Laat het functineringsgesprek vr beide partijen geen verrassing zijn. Overleg k tussen de frmele mmenten dr regelmatig met elkaar en stuur z ndig tussentijds bij. Bespreek vrafgaand aan het functineringsgesprek f ndersteuning van een persneelsadviseur ndzakelijk is. Heb daarbij k aandacht vr de rl van de persneelsadviseur tijdens het functineringsgesprek (bijvrbeeld die van ntulist en kwaliteitsbewaker als het gaat m cncrete afspraken vr de vlgende peride). 2
Onderstaand frmat kunt u in de praktijk tepassen bij het veren van een functineringsgesprek. Vrbeeld frmat functineringsgesprek Onderwerpen: / Terugblik afgelpen peride: Realisatie van de gemaakte afspraken en gestelde delen; Invulling van de griffiersfunctie (richting raad, rganisatie en griffie); Ondersteuning dr de griffie(r) van het vergadermdel; Ondersteuning dr de griffie(r) in de infrmatiebehefte van de raad(sleden) ; Veranderingen/pmerkingen ten aanzien van de inhud van de griffiersfunctie; Werkmstandigheden die het functineren beïnvled hebben; Relatie met burgemeester en gemeentesecretaris in de driehek; Aandacht vr de plitieke aspecten van de functie Verzuim (frequentie, vrm en begeleiding dr werkgeverscmmissie); / Ontwikkelingswensen (p basis van wensen griffier en werkgeverscmmissie): Vaardigheden en cmpetenties; Vakkennis; Lpbaanntwikkeling; Vrming en pleiding; / Reflectie p het werk en de begeleiding dr de werkgeverscmmissie: Omgang met de raad; Aansturing dr de werkgeverscmmissie; Cmmunicatie en infrmatieverstrekking dr de werkgeverscmmissie; / Afspraken kmende peride: Taakafspraken en functievervulling richting raad, rganisatie en griffie; Overige afspraken met betrekking tt werkmstandigheden; Afspraken met betrekking tt lpbaanntwikkeling/vrming en pleiding; Van het functineringsgesprek wrdt een verslag gemaakt waarin de afspraken wrden vastgelegd. Dit verslag wrdt ndertekend dr de vrzitter van de werkgeverscmmissie en de griffier en desgewenst pgenmen in het persneelsdssier. 3
Gesprekstips 1. Stel pen vragen. Een functineringsgesprek met méér zijn dan een uitwisseling van standpunten. Dat betekent dat vragen z pen mgelijk meten zijn. Suggestieve vragen dragen het antwrd al in zich. Hypthetische vragen ntlkken abstracte antwrden, die vaak weinig verband met de werkelijkheid hebben. Vragen naar cncreet gedrag zijn vaak effectiever: ze leiden naar feitelijke vrbeelden die duidelijk maken wat iemand heeft gedaan en waarm. 2. Vertel en luister: als u prblemen inbrengt, laat dan de ander reageren. Hij kan dan iets vertellen ver rzaken en plssingen. Timmer het gesprek niet dicht dr zelf het hele verhaal te willen vertellen. Een gemeenschappelijke zektcht naar verbeteringen vergrt het draagvlak vr de vrgestelde plssingen. 3. Fcus niet p de schuldvraag maar p de plssing: m te vermijden dat de ander zich defensief pstelt en zich afsluit vr uw suggesties, is het van belang m samen de prblemen te analyseren, vervlgens beider fantasie de vrije lp te laten m te zien welke plssingen er zijn en vervlgens de mgelijke plssingen p hun haalbaarheid te nderzeken. Als een van beide partijen zich vastbijt in de schuldvraag, verkleint hij de kans dat het gesprek een gemeenschappelijke analyse en een gezamenlijke plssing plevert. 4. Luister actief: actief luisteren kan verbaal en nn-verbaal. Een actieve lichaamshuding, gcntact, instemmend knikken en handgebaren laten zien dat u geïnteresseerd bent in het verhaal van uw gesprekspartner. De 'LSD'-methde kan hierbij behulpzaam zijn: Luisteren, Samenvatten en Drvragen. Luister aandachtig, vat tussentijds samen in uw eigen wrden en stel pen vragen (wie, wat, waarm, wanneer, waar, he) als iets u niet duidelijk is. 5. Benem het effect van bepaald gedrag p uzelf: het gedrag dat deelnemers aan het functineringsgesprek in het gesprek laten zien, kan een vrbeeld zijn van hun gedrag in andere situaties. Het benemen van dat gedrag is dan k belangrijk in het kader van een functineringsgesprek. Geef vervlgens aan welk effect dat gedrag p u had. Zulke feedback maakt gedrag bespreekbaar p een manier die de ander ruimte biedt m zijn gedrag te te lichten f te crrigeren znder de relatie te verstren en znder de ander te beschuldigen. 4
Berdelingsgesprek Het berdelingsgesprek heeft als del het werk en de prestaties van de griffier in de vrliggende peride te berdelen. Omdat het berdelingsgesprek arbeidsrechtelijke gevlgen kan hebben, is het van belang dat de griffier tijdig p de hgte gesteld wrdt van de agenda en/f de gespreksnderwerpen van het berdelingsgesprek. Indien gekzen wrdt vr een frmat, dan dient dit frmat bekend te zijn bij de griffier. Eventuele extra gespreksnderwerpen meten eveneens tijdig bekendgemaakt wrden. Vrbeelden van rdelen zijn: een uitstekende berdeling: de medewerker brengt niet alleen meer dan u mag verwachten maar det dat k p een feillze manier; een gede berdeling: de medewerker brengt meer dan u p basis van de (frmele en infrmele) functievereisten mag verwachten; een vldende berdeling: de medewerker presteert zals u mag verwachten; een matige berdeling: de medewerker presteert p specifieke nderdelen minder dan u mag verwachten; een nvldende berdeling: de medewerker scrt ver de gehele linie minder dan u mag verwachten; een slechte berdeling: in het werk tnt de medewerker zich niet geschikt vr de functie. Omstandigheden kunnen veranderen dus een gede werkgever maakt met enige regelmaat een berdeling. Dat geeft bijvrbeeld de mgelijkheid aan een kandidaat m aan verbetering te werken. De frequentie is drgaans eenmaal per jaar. Een berdelingsgesprek kmt niet uit de lucht vallen. Het vrmt een afsluiting van een cyclus waarin werkgever en werknemer in gesprek zijn en afspraken maken ver het functineren en de ntwikkeling van de werknemer. De inhud van een berdeling mag dan k geen nieuwe elementen (verwachtingen, kritiek) bevatten ten pzichte van eerdere cntactmmenten. Wel kan de berdeling tt emties leiden (bijvrbeeld vreugde maar k teleurstelling, wede f verdriet). Het is daarm van grt belang m in een berdelingsgesprek snel tt de kern van de zaak te kmen én m het rdeel ged te mtiveren (schriftelijk en mndeling). Als na verlp van tijd blijkt dat iemand niet bekwaam f geschikt is vr de functie (en diegene daar ndubbelzinnig p is gewezen en de kans heeft gekregen zijn f haar functineren te verbeteren) is het verstandig een persneelsadviseur in de hand te nemen m de mgelijke stappen in kaart te brengen. Zrgvuldigheid staat in een dergelijk prces vrp. Znder dssier is ntslag niet f nauwelijks mgelijk. 5
Onderstaand frmat kunt u gebruiken vr het veren van een berdelingsgesprek. Vrbeeld frmat berdelingsgesprek / Cmpetenties Visie; Adviesvaardigheden; Plitiek bestuurlijke geveligheid; Flexibiliteit; Integriteit; Kennis; Onafhankelijkheid. / De geleverde prestaties: Resultaten en ntwikkeling ten aanzien van de afgesprken prestaties; Rl van de griffier in het vergaderprces Rl van de griffie bij de infrmatievrziening, zwel naar raadsleden als burgers Tijdigheid Vlledigheid Vindbaarheid Bijdrage van de griffier aan de prfessinalisering van de raad / Verhuding griffier raad: Relatie, ntwikkeling, ndersteuning; Resultaatgericht gewerkt; Vlgens afspraak en planning gewerkt; Samenwerking; / Psitinering raad richting bestuurlijke driehek en rganisatie: Vertegenwrdiging van de raad richting bestuurlijke driehek en rganisatie; Strategisch denken vr de raad richting bestuurlijke driehek en rganisatie; Verantwrdelijkheid nemen vr de raad; Samenwerking; / Organisatie van en samenwerking binnen de griffie: Leidinggeven, inspireren en mtiveren; Tevreden medewerkers; Sfeer; Samenwerking; / Werkmstandigheden en invled daarvan p het functineren. / Onderhuden cntact De uitkmsten van het gesprek wrden in een berdelingsfrmulier vastgelegd, ndertekend dr de vrzitter van de werkgeverscmmissie en de griffier en pgenmen in het persneelsdssier. 6
De praktijk Berdeel niet alleen de griffier maar berdeel als raad óók de eigen invulling van het werkgeverschap kritisch. Besef dat er cnsequenties vlgen uit een berdeling (namelijk m acties uit te zetten en maatregelen te nemen). Besef k dat er cnsequenties vlgen uit een trend in meerdere berdelingen. In de handreiking 'De (rechts)psitie griffie(r) in het decentrale bestuur'' van de Vereniging van Griffiers, Raadslid.nu en de VNG gaan de paragrafen 5.5 en 5.6 ver het ptreden tegen ngewenst gedrag en ntslag. Deze maatregelen kmen in beeld bij peenvlgende, slechte berdelingen. Bij peenvlgende, gede berdelingen meten de werkgeverscmmissie/raad en de griffier zichzelf de vraag stellen f er ng geneg uitdaging is. De raad is werkgever. Het kan zijn dat de griffier m hem f haar mverende redenen uitziet naar een nieuwe baan. Een gede werkgever raakt hiervan niet in de war maar prbeert de medewerker te faciliteren bij het zeken naar een (ng) beter passende betrekking. Ga peridiek na f uw griffier vldende wrdt uitgedaagd dr zijn werk. Stel u als werkgeverscmmissie p de hgte van de schlingsmgelijkheden vr griffiers. Regel ged f u als werkgever de berdeling van het griffiepersneel mandateert aan de griffier f niet. Een klacht ver het functineren van een griffier vereist een heel zrgvuldig nagaan van de achtergrnden. Neem een klacht niet zmaar aan. Een gede werkgever verdiept zich in de materie en schiet niet te snel in een rdeel. Brnnen: www.raadslid.nu 7