Verslag CREG 2012 Verslag van de Cmpliance Officer 1. Inleiding We herinneren eraan dat de wet van 8 januari 2012, die betrekking heeft p de wijzigingen van de wet van 29 april 1999 betreffende de rganisatie van de elektriciteitsmarkt en die de Eurpese richtlijn van 13 juli 2009 (Richtlijn 2009/72/EG) mzet in het Belgisch recht, vr de transmissienetbeheerder, in zijn hedanigheid van belangrijke speler vr de gede werking van de markt, de verplichting met zich brengt m nalevingsregels p te stellen met de genmen maatregelen die erte strekken k discriminerend gedrag uit te sluiten en er zrg vr te dragen dat er adequaat tezicht wrdt gehuden p de tepassing ervan. Deze regels bevatten de specifieke verplichtingen die aan het persneel wrden pgelegd ter verwezenlijking van die delstellingen. Een persn die verantwrdelijk is vr de pvlging van de nalevingsregels bij de netbeheerder stelt jaarlijks vr de cmmissie een verslag p met daarin de beschrijving van de genmen maatregelen. Dit verslag wrdt dr de netbeheerder gepubliceerd (artikel 8 2). We herinneren eraan dat het verbintenissenprgramma van Elia p 21 december 2007 werd gedgekeurd dr het Crprategvernancecmité van de Raad van Bestuur van Elia System Operatr en bij uitbreiding p het niveau van de vlledige ecnmische entiteit Elia. De algemene verbintenis van niet-discriminatie, zals bedeld in de wet van 29 april 1999 betreffende de rganisatie van de elektriciteitsmarkt en in de Eurpese Richtlijn van 13 juli 2009, mvat verschillende principes: - het principe van vertruwelijkheid; - het principe van transparantie; - en het principe van niet-discriminatie. 2. Ontwikkelingen 2012 Ten gevlge van een evaluatie in 2011 (uitgeverd dr het bedrijf Mazars) met betrekking tt de kwaliteit van de systemen vr de interne cntrle en het risicbeheer van Elia in het licht van de richtlijnen pgelegd dr de Belgische Cmmissie Crprate Gvernance, werd Elia aanbevlen m een ethische cde te ntwikkelen, waarin bepaalde bestaande regels en instructies zijn pgenmen en dit in een cherente en gemakkelijk tegankelijk geheel. In 2012 heeft de interne audit deze ethische cde pgesteld in nauwe samenwerking met de andere betrkken departementen. Aldus beschikt Elia vandaag ver een uniek dcument dat het kader vaststelt van wat de nderneming beschuwt als verantwrdelijk gedrag en dat de ethische verplichtingen van de werkgever en alle werknemers beschrijft. 2013_01 Rapprt Cmpliance 2012 1/6
De ethische cde versterkt het intern tezicht en stelt Elia in de gelegenheid zich te schikken naar de best practices en de richtlijnen die de Belgische Cmmissie Crprate Gvernance heeft vastgesteld. Bij deze gelegenheid en als gevlg van het versterken van de uitwisselingen tussen Elia en 50Hertz kn Elia gebruik maken van de ervaring die 50Hertz heeft verwrven bij het pstellen van haar bedrijfscharter. In 2010 al werd het verbintenissenprgramma mgezet in een Radmap (visie vr 4 jaar) zdat de cntrle van de Cmpliance een vast nderdeel werd van een actieplan. In 2012 werd dit vierjarenplan bijgewerkt teneinde de evlutie van de nderneming (tetreding tt de Bel-20, integratie van 50Hertz en versterking van de visie van de Grep ) te weerspiegelen. De Radmap vermeldt nu de vrnaamste acties die in de peride 2013-2016 meten wrden gerealiseerd. 2.1. Vertruwelijkheid In het kader van de vertruwelijkheidsaudit wrden elk jaar acties p tuw gezet m het vltallige persneel bewust te maken van het belang van de naleving van het vertruwelijkheidsprincipe. Daarbij wrden k de acties gecntrleerd die dr de verschillende departementen zijn gerganiseerd in het kader (f ter aanvulling) van de aanbevelingen die de vrige jaren in de cntext van dezelfde audit werden gefrmuleerd. In 2012 zijn de vlgende bewustmakingsacties uitgeverd: - Elia heeft dit jaar beslist m gebruik te maken van de kansen die de sciale media (Facebk, Yammer, LinkedIn ) bieden en hun gebruik te ndersteunen. In die zin werden tal van acties p tuw gezet (brainstrming, lancering van een bedrijfsprject sciale media, presentaties aan de werknemers tijdens de middagpauze ). De nderneming is zich terdege bewust van het risic dat dergelijke media met zich brengen p het vlak van vertruwelijkheid en heeft daarm gebruiksregels vastgesteld die aan alle werknemers werden bekendgemaakt. Die regels (te vinden p het intranet van Elia) leggen de nadruk p de vertruwelijkheid van de infrmatie die via al die platfrmen ter beschikking wrdt gesteld en p de beveiliging van die gegevens. - Het is belangrijk dat de werknemers zich vanaf hun eerste werkdag bij Elia bewust zijn van het belang van vertruwelijkheid. Om die reden werd er p elke nthaaldag van kaderleden in 2012 (die gewnlijk m de twee weken plaatsvinden) een specifieke presentatie gegeven die de nadruk legt p de bijzndere situatie van Elia als gereguleerd mnplie en p de verplichtingen die daaruit vrtvleien in termen van vertruwelijkheid, transparantie en niet-discriminatie. 2013_01 Rapprt Cmpliance 2012 2/6
Naast de bewustmakingscampagnes vr het persneel werden in 2012 ng andere cncrete acties gerealiseerd in het kader van de vertruwelijkheid: - Het prgramma Leaver Tl is een infrmaticatepassing waarmee het tegangsbeheer (badges, administratieve gebuwen ) van elke medewerker kan wrden geautmatiseerd en geactualiseerd in geval van vertrek f verplaatsing. Vlgend p een analyse van de interne audit en als antwrd p de geïdentificeerde vaststellingen en tekrtkmingen werd een grndige studie gelanceerd m te bekijken welke de beste manier is m dit prces p te nemen in SAP. Dit zu het nder andere mgelijk maken de infrmatie te centraliseren, het versturen van reminders naar verschillende verantwrdelijken te autmatiseren en de reactiviteit van het prces te vergrten. - De intranetpagina i.v.m. vertruwelijkheid werd bijgewerkt met de veranderingen die het gevlg zijn van de uitvering van de aanbevelingen van de audit die plaats had in 2011 en de verwezenlijkingen van 2012. De vertruwelijkheidsattesten zijn vrtaan beschikbaar via deze pagina. Als gevlg van deze bijwerking werd er een mededeling verspreid via het wekelijks e-mailbericht dat naar de persneelsleden wrdt verznden. - Het verwerkingsprces van afgedankte cmputers werd geanalyseerd teneinde er zeker van te zijn dat de vertruwelijke infrmatie die ng p een harde schijf kan staan wrdt gewist en niet kan wrden gerecupereerd. De prcedure vlgt en eerbiedigt de strengste nrmen (DD 5220.22M). - De prcedure m de lijst met belangrijke medewerkers bij te werken, zals bepaald dr de Gedragscde tegen handel met vrkennis en marktmanipulatie, werd herzien m rekening te huden met de recente wijzigingen (tetreding tt de Bel-20, integratie van 50Hertz ). Er vnd k een benchmarking plaats met de andere bedrijven van de Bel-20. De beveiliging van de gegevens in IT-systemen en bij infrmatie-uitwisseling vragen aanhudende inspanningen. Daarm werden vlgende zaken gerealiseerd: - De lpende rll-ut van Windws 7 (ter vervanging van Windws XP) p alle Elia pc s (al vr meer dan 50% uitgeverd) verbetert de ITbeveiliging p een intrinsieke manier, en dus k het vertruwelijkheidsbeheer, met name p het gebied van de versleuteling van de harde schijven en de blkkering van smmige bestanden, uitverbaar vanuit USB-prten, schijven f het internet (vr zver de gebruiker geen administratrrechten heeft p zijn testel). - De veiligheid en de cntrle van de tegang tt internet werd in 2012 versterkt als gevlg van de installatie van een nieuwe web surfing prxy. Dit heeft vrnamelijk betrekking p: de infrmatie en dcumenten die wrden verznden naar externe databanken (bv.: Drpbx); de bescherming tegen virussen; de beperking van de telatingen m tegang te hebben tt bepaalde websites. 2013_01 Rapprt Cmpliance 2012 3/6
- Er werd dit jaar, in samenwerking met een externe cnsultant, een analyse gemaakt van alle infrmatica-activiteiten bij Elia teneinde de sterke en zwakke punten van het systeem te identificeren en aldus, indien ndzakelijk, crrigerende acties p te starten. - Als gevlg van de wet van 1 juli 2011 betreffende de beveiliging en de bescherming van de kritieke infrastructuren (mzetting van de Eurpese Richtlijn 2008/114/EG) werd een lijst pgesteld van 25 kritieke hgspanningsstatins die beantwrden aan specifieke criteria. De tegang tt de vertruwelijke infrmatie van Elia vanaf een gedecentraliseerd statin zal ng meilijker wrden gemaakt dr de uitvering van deze beveiligingsprjecten. In 2012 is er een prefprject (met nder andere de installatie van nieuwe slagbmen, camera s, badgelezers, warmtesensren en gepantserde deuren) van start gegaan in de vestigingen te Schaarbeek en Guy. De uitvering van de andere prjecten wrdt gespreid ver de vlgende drie jaar. De beveiliging van de kritieke statins heeft het k mgelijk gemaakt m meerdere peer reviews (uitwisselen van ervaringen) te rganiseren met 50Hertz. - Het systeem Elkeys (elektrnische sleutels m de tegang tt hgspanningspsten (technische sites) te cntrleren) werd in 2012 uitgeverd in de laatste statins in de regi Gent. Het systeem was in de lp van 2011 al uitgeverd in alle verige statins. Dankzij deze intelligente sleutels kan de tegang tt de statins p een veiligere en efficiëntere manier wrden beheerd, mdat hierbij de gebruiksinfrmatie van elke afznderlijke sleutel wrdt geregistreerd. - De tegangsprcedure vr de administratieve gebuwen werd in 2012 herzien en uitgeverd. Ze verbetert het beheer van de aanvragen en activeringen van badges en maakt een nauwkeurige pvlging van eventuele nregelmatigheden mgelijk. 2.2. Transparantie In het verlengde van de vrige jaren werden in 2012 nieuwe maatregelen genmen m ervr te zrgen dat nze transparantieverplichtingen wrden nageleefd: - De website van Elia België (http://www.elia.be) werd in april 2012 vlledig vernieuwd. De nieuwe versie vldet aan een maximaal aantal internetstandaarden inzake gebruiksvriendelijkheid en tegankelijkheid, zwel wat de vrm als de inhud betreft. Dit nieuwe instrument heeft tt del al nze stakehlders p beiende, infrmatieve en vlledig transparante wijze te infrmeren. - Om de samenwerking met nze Duitse cllega s te versterken, werd er in 2012 een website vr de Grep gelanceerd (http://www.eliagrup.eu). Via deze website kunnen we k het brede publiek infrmeren ver de financiële structuur en het aandeelhuderschap van Elia. - In de lp van de maand mei werd een mbiele website (http://mbile.elia.be) in dienst gesteld ter aanvulling van de nieuwe 2013_01 Rapprt Cmpliance 2012 4/6
website. Die mbiele website werd ntwikkeld vr de gebruikers van tablets en smartphnes. Zij vinden er vlledige rubrieken, meer bepaald met betrekking tt de prductiegegevens, de vraag en de marktmechanismen. - De editie 2012 van de klantendag van Elia p 16 nvember was een grt succes en bracht meer dan hnderd vertegenwrdigers van nze industriële klanten, netgebruikers, ARP s en distributienetbeheerders samen. Verschillende thema s kwamen aan bd en werden besprken in een streven naar transparantie ver nze activiteiten en tekmstige uitdagingen: de nieuwe visie van de Grep, de bevrradingszekerheid, het belang en de rl van de ndersteunende diensten, het Offshre prject - In samenwerking met FEBEG en haar leden zijn de gegevens aangaande de elektriciteitsprductie herzien en vervlledigd (Elia-website / Grid data / Pwer generatin). De in 2012 drgeverde wijzigingen betreffen: Publicatie van de prgnse van beschikbare capaciteit van de prductie-eenheden per eenheid van 100 MW. Deze publicatie mvat de prgnses vanaf de dag plus één tt het einde van het jaar vr alle prductie-eenheden gelijk aan f hger dan 100 MW. Publicatie van de wijzigingen in de planning van de prductieeenheden die de prducent aankndigt. Deze publicatie bevat de geplande stilstand van eenheden van meer dan 100 MW waarbij de vermindering van het vermgen hger is dan 100 MW. - Op de website van Elia werden twee publicaties tegevegd m.b.t. de wind- en znneprductie. Die publicaties bevatten de prgnses p krte termijn van die twee hernieuwbare energiebrnnen; vr de windprductie wrdt er bvendien een raming van de werkelijk geprduceerde energie gepubliceerd (ELIA-website / Grid data / Pwer generatin). - Vr de maanden van 2012 wrdt een financieel verslag m.b.t. de regelzne van Elia gepubliceerd. Dit verslag stelt het resultaat vr van de aan- en verkpen van energie dr Elia m het evenwicht in haar regelzne te handhaven (ELIA-website / Grid data / balancing). - Als gevlg van de vrlpige buitendienststelling van de kernreactren Del 3 en Tihange 2 en in antwrd p de vele vragen van het brede publiek ver het risic p elektriciteitsschaarste tijdens de winterperide 2012-2013 heeft Elia een didactische infrmatiemdule ntwikkeld ver haar rl p de energiemarkt en ver het prbleem m het evenwicht te beheren (www.klaarvrdewinter.be). Een visuele indicatr p de hmepage van de website van Elia (www.elia.be) maakt het vr het brede publiek k mgelijk in realtime infrmatie te verkrijgen ver het evenwicht tussen vraag en aanbd p het hgspanningsnet. - De energiebeurzen en de elektriciteitstransmissienetbeheerders van de regi CWE, waarte k Elia behrt, hebben een nieuwe website gelanceerd (http://www.eurpeanpricecupling.eu). De website biedt een snel en glbaal verzicht van de dagresultaten van de marktkppeling in de regi CWE. Het transparantieprces p Eurpees niveau wrdt regelmatig pgevlgd. Dit mvat nder andere de verplichtingen die vrtvleien uit de REMIT-richtlijn (Regulatin n Energy Market Integrity and Transparency) en uit het tekmstig 2013_01 Rapprt Cmpliance 2012 5/6
reglement ver de publicatie van de gegevens m.b.t. de elektriciteitsmarkten. In verband hiermee kn Elia gebruik maken van regelmatige peer reviews (uitwisselen van ervaringen) met 50Hertz betreffende de cncrete uitvering van deze reglementering. 2.3. Niet-discriminatie Er wrdt niet alleen rekening gehuden met dit aspect bij elke auditpdracht die wrdt uitgeverd, maar niet-discriminatie wrdt cntinu pgevlgd bij de verkpverrichtingen p het gebied van het netgebruik en van de ndersteunende diensten. Overigens vrziet het auditplan 2013 in een audit van de ndersteunende diensten. - De interne audit heeft een analyse gemaakt van de prcedure betreffende de verwerking van vragen van een derde (particuliere f industriële klant, TNB, ARP ). In 2012 werd er geen enkele klacht wegens discriminatie geregistreerd. Gelet p het stijgend aantal vragen die via de mailbx inf@elia.be binnenkmen, heeft het departement Cmmunicatie deze prcedure herzien. Er werd een cntactfrmulier tegevegd dat telaat de vragen te centraliseren en hun systematische pvlging te verzekeren, in samenwerking met de betrkken departementen. 3. Benadering 2013 Overeenkmstig de Radmap Cmpliance 2013-2016 en rekening hudend met de greiende maturiteit van Elia p het gebied van Cmpliance de laatste jaren, zullen de maatregelen in 2013 ng meer tegespitst wrden p de cntrle van preventieve maatregelen die vreger werden ingeverd. Z kan Elia prfijt halen uit de in het verleden geleverde inspanningen en p gerichte wijze sensibiliseren m.b.t. de belangrijkere cntrlepunten. * * * 2013_01 Rapprt Cmpliance 2012 6/6