De Europese Algemene Verordening van 27 april 2016 over gegevensbescherming (AVG of, in het Engels, GDPR) wordt van toepassing op 25 mei 2018.

Transcriptie

1 Privacy Ntice Assuralia neemt de bescherming van uw persnlijke gegevens ter harte. Daarm verbindt Assuralia zich erte deze gegevens met bijzndere aandacht te beschermen en te verwerken, in vlledige transparantie en in strikte vereenstemming met de geldende wetgeving. Het del van deze "Privacy Ntice" is u vlledige infrmatie ver het nderwerp te verstrekken, nder andere dr uit te leggen he Assuralia persnsgegevens verzamelt, gebruikt en bewaart. De Eurpese Algemene Verrdening van 27 april 2016 ver gegevensbescherming (AVG f, in het Engels, GDPR) wrdt van tepassing p 25 mei Deze Privacy Ntice is gebaseerd p deze regelgeving. 1. Algemeen 1.1 Tepassingsgebied Deze Privacy Ntice heeft vrnamelijk betrekking p de verwerking van persnsgegevens van werknemers die werken in ndernemingen die lid zijn van Assuralia, de persnen waarmee Assuralia en zijn medewerkers in cntact kmen in het kader van hun diensten, pdrachten en activiteiten, de bezekers van de website en de persnen die interesse getnd hebben in nze diensten evenals de leveranciers. 1.2 Definities Onder PERSOONSGEGEVENS wrdt verstaan iedere infrmatie betreffende een geïdentificeerde f identificeerbare natuurlijke persn. Het gaat bijvrbeeld ver de naam van een persn, een ft, een telefnnummer, een adres, een nummerplaat... De VERWERKING van persnsgegevens dekt nder andere alle (geautmatiseerde en nietgeautmatiseerde) aspecten in verband met het verzamelen, vastleggen, wijzigen, raadplegen, bewaren, aanpassen f wijzigen, phalen, gebruiken, verspreiden, wissen f vernietigen... van persnsgegevens. Assuralia (Berepsvereniging der Verzekeringsndernemingen), met zetel te 1000 Brussel, De Meeussquare 29, geregistreerd bij de kruispuntbank van de ndernemingen nder nummer is VERANTWOORDELIJK vr de verwerking van de persnsgegevens die het uitvert vr zijn rekening. 1.3 Verwerkte gegevens De verwerkte gegevens zijn persnsgegevens die het mgelijk maken m u te identificeren hetzij rechtstreeks (bv. naam, vrnaam), hetzij nrechtstreeks (bv. telefnnummer, nummerplaat van uw vertuig). Als nderdeel van zijn pdracht verzamelt Assuralia verschillende persnsgegevens naargelang van de cntext, de aard, het del van de dienst f het prject in kwestie (zie punt 2). Het gaat bijvrbeeld m: identificatiegegevens: naam, vrnaam, adres, enz. cntactgegevens: adres, adres, telefn, enz. prfessinele gegevens: uitgeefende functie, titel, enz. Plicy Ntice Assuralia - Augustus

2 2. Bedeling van de verwerking Assuralia verwerkt de persnsgegevens vr verschillende deleinden. Assuralia zrgt ervr dat alleen gegevens wrden verwerkt die relevant zijn m het del van iedere verwerking te realiseren. Z verwerkt Assuralia persnsgegevens: m redenen die een gerechtvaardigd belang hebben, m de ptimale werking en dienstverlening te waarbrgen. In dit geval waakt Assuralia erver een evenwicht te bewaren tussen het legitieme belang en het respect vr de persnlijke levenssfeer. Bijvrbeeld: kennis van de leden en cntactpersnen teneinde hen te infrmeren ver haar activiteiten en diensten het vrijwaren van de eigen belangen en van die van de leden bescherming van de bedrijfsgederen tezicht p de regelmatigheid van de verrichtingen, vaststellen, uitefenen, verdedigen en vrijwaren van de rechten f van de persnen die ze, desgevallend, in geval van geschillen vertegenwrdigen mdat het uw testemming gekregen heeft (bv. ckies), in het kader van de uitvering van een vereenkmst, m tegemet te kmen aan de wettelijke f administratieve verplichtingen die het met naleven : bv. sciale f fiscale verplichtingen, rechtsvrderingen, fficiële publicaties (bv. Belgisch Staatsblad). 3. Aard van de binnen Assuralia verwerkte persnsgegevens Assuralia verwerkt: gegevens: bv. naam, vrnaam, titel, medertaal, adres, telefnnummer, prfessinele functie... Bijvrbeeld: als u een werknemer bent die in een nderneming werkt die lid is van Assuralia (f een dchternderneming van een nderneming die lid is van Assuralia). als u een persn bent met wie Assuralia en zijn medewerkers in cntact kmen in het kader van hun pdracht en activiteiten (bv. minister, kabinetslid, persneel van de verheid, prfessr, lid van het academische persneel, jurnalist, medewerker binnen een berepsvereniging, enz.). als u inschrijft p een nieuwsbrief f vr één van nze evenementen. als u werknemer bent van een rganisatie f een nderneming die een cntractuele relatie heeft met Assuralia (leverancier, nderaannemer,...), zullen wij uw gegevens gebruiken in het kader van de uitvering van deze cntractuele relatie. als u nze website bezekt, kunnen wij bepaalde infrmatie pslaan vergaard p basis van ckies. Vr meer infrmatie hierver, gelieve nze verklaring rnd ckies te raadplegen p in het kader van een sllicitatie vr een vacature, vr een spntane kandidatuur, vr een stage-aanvraag f een verzek vr een baan als student. infrmatie ver uw prfessinele interesses: bv. autverzekering, gezndheidsverzekering, sciaal recht, fiscaliteit,... infrmatie ver uw deelname aan evenementen van Assuralia. aanvullende infrmatie ver u verkregen via penbare brnnen (bv. websites, Belgische Staatsblad,...) met als del uw persnsgegevens te verbeteren, aan te vullen f up-t-date te huden. videbewakingsbeelden (in het gebuw van het Huis der Verzekering cvba). Plicy Ntice Assuralia - Augustus

3 4. Uitgeverde verwerkingen Dagelijks vert Assuralia de vlgende verwerkingen uit: als u een werknemer bent die in een nderneming werkt die lid is van Assuralia (f van een dchternderneming van een nderneming die lid is van Assuralia). Uw gegevens wrden verwerkt aangezien u een cntactpersn bent vr Assuralia. Uw gegevens wrden verwerkt in het kader van de deelname van uw rganisatie f nderneming aan de werkzaamheden van Assuralia en van de rganisatie van de dienstverlening aan de leden zals cmmunicatie, het sturen van uitndigingen vr vergaderingen van cmmissies en werkgrepen, enz. Uw cntactgegevens wrden k gebruikt m u te infrmeren ver de activiteiten van Assuralia, ver actuele ecnmische, juridische en algemene verzekeringsnderwerpen die relevant zijn vr bedrijven f ver evenementen die wrden gerganiseerd in het kader van de werkzaamheden van Assuralia. als u een persn bent met wie Assuralia en zijn medewerkers in cntact kmen in het kader van zijn pdracht en activiteiten. Uw gegevens wrden verwerkt in het kader van de pdracht van Assuralia m de belangen van de verzekeringsndernemingen te vertegenwrdigen. als u inschrijft p een nieuwsbrief f vr één van nze evenementen Uw gegevens wrden verwerkt vr de fllw-up van uw inschrijving in het kader van de verzending van infrmatie (f dcumentatie) en van tevredenheidsnderzeken. als u inschrijft vr één van nze evenementen. Uw gegevens wrden verwerkt met het g p: algemeen klantenbeheer: met inbegrip van bekhuding, geschillenbeheer en gerechtelijke prcedures, het innen f de verdracht van schuldvrderingen en de bescherming van de rechten van Assuralia in het algemeen. het versturen aan elke deelnemer van een vereenvudigde deelnemerslijst met de namen, vrnamen en rganisatie van de deelnemers. u p de hgte brengen van andere activiteiten f evenementen van Assuralia, de plitieke, ecnmische en juridische actualiteit die relevant is vr bedrijven. als u werknemer bent van een rganisatie f nderneming die een cntractuele relatie heeft met Assuralia. Uw gegevens wrden verwerkt vr: de fllw-up van de prestatie, de bestelling... en van ieder cmmentaar f elke klacht in deze cntext. het algemene klanten- en leveranciersbeheer, met inbegrip van de bekhudkundige verwerking, het geschillenbeheer en de gerechtelijke prcedures, het innen f de verdracht van vrderingen en de bescherming van de rechten in het algemeen. als u nze website bezekt. Uw gegevens wrden gebruikt m uw surfervaring te verbeteren en vr het aanmaken van annieme statistieken betreffende de kwaliteit van de website. in smmige gevallen zijn wij wettelijk verplicht m uw persnsgegevens te verwerken en /f ze te delen met de bevegde verheden f met andere fficiële instanties. videbewaking : de pgenmen beelden wrden gebruikt m de veiligheid van het gebuw te waarbrgen, diefstal en beschadigingen te vrkmen en algemeen m de integriteit van de installaties te vrijwaren. Plicy Ntice Assuralia - Augustus

4 5. Overdracht van gegevens Om uw gegevens te beschermen wrden de persnen die er tegang te krijgen met precisie aangeduid rekening hudend met hun taken f activiteiten binnen de berepsvereniging. Uw gegevens zullen nit wrden meegedeeld aan derden znder uw akkrd. In bepaalde gevallen kan Assuralia uw persnsgegevens verdragen aan derden, bijvrbeeld aan de bevegde autriteiten f instanties die bij wet zijn vastgesteld in het kader van wettelijke f reglementaire verplichtingen (bijvrbeeld publicatie in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad van benemingen van bestuurders). 6. Termijn tijdens welke gegevens wrden bewaard Assuralia verwerkt uw persnsgegevens gedurende een peride die niet langer is dan ndig vr de deleinden waarvr de persnsgegevens wrden verwerkt. Nadat het del verwezenlijkt is, wrden de gegevens geschrapt. Dit impliceert dat de verwerkte gegevens wrden bewaard gedurende de vlledige prfessinele relatie, pdracht f mandaat bij Assuralia, verlengd met enig andere bewaartermijn die pgelegd zu zijn dr de tepasselijke wetgeving f regelgeving. 7. Bescherming van gegevens De tegang tt uw persnsgegevens is alleen tegestaan vr de persnen vr wie deze gegevens ndzakelijk zijn bij de uitvering van hun taken binnen de berepsvereniging. Deze persnen hebben een strikte vertruwelijkheidsplicht en meten alle vrziene technische en rganisatrische vrschriften in acht nemen m de veiligheid van de gegevens te verzekeren. Assuralia heeft technische middelen uitgewerkt m de veiligheid en de integriteit van zijn infrastructuur te waarbrgen (in de ruime betekenis) nder andere m de veiligheid van uw persnsgegevens te waarbrgen. 8. Rechten U hebt het recht m via een gedateerde en ndertekende brief infrmatie p te vragen ver de persnlijke gegevens die we ver u bewaren. Als u dit recht uitefent, zal Assuralia u binnen de maand een antwrd geven. Indien ndig kan die termijn met twee maanden verlengd wrden. In dat geval zal Assuralia u binnen de maand p de hgte brengen van deze verlenging en van de redenen hiervr. Bij ieder verzek met een bewijs van uw identiteit gevegd wrden (kpie rect vers van de identiteitskaart). 8.1 Tegangsrecht U hebt het recht m de bevestiging te krijgen dat persnsgegevens ver u wrden verwerkt en, indien het geval is, u hebt een recht p tegang tt de gegevens die u aanbelangen en met de vlgende inlichtingen : met welk del wij die verwerken, welke categrieën van gegevens verwerkt wrden, vr welke categrieën van bestemmelingen ze meegedeeld wrden, he lang ze bewaard wrden, naar infrmatie betreffende de rechten die u kunt uitefenen (rechtzetting, verwijdering...) f de mgelijkheid m een klacht in te dienen bij de Autriteit vr Gegevensbescherming, naar de rsprng van de verwerkte gegevens. 8.2 Recht p verbetering Mcht u - ndanks al nze inspanningen - vaststellen dat uw gegevens niet crrect f nvlledig zijn, dan kan u vragen m deze recht te zetten, te verbeteren f te updaten. Deze wrden aangepast nadat alle beveiligingsmaatregelen zijn genmen: nazicht van uw identiteit en de juistheid van de gevraagde crrecties. Plicy Ntice Assuralia - Augustus

5 8.3 Recht p vergetelheid In smmige cncrete gevallen staat de wetgeving u te m te vragen uw persnsgegevens te laten schrappen. Dat is met name het geval als: deze gegevens niet langer ndig zijn met het g p de deleinden waarvr we ze hebben verzameld, de verwerking van uw gegevens uitsluitend is gebaseerd p uw testemming en u besluit die testemming in te trekken, u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van uw gegevens en er vr ns geen legitieme redenen zijn die vrrang hebben p uw redenen Uw recht m te wrden vergeten is echter niet absluut. We hebben het recht m uw gegevens te blijven bewaren wanneer dit ndzakelijk is, nder andere: m aan een wettelijke verplichting te vlden, vr de uitvering van nze cntractuele verplichtingen, vr de vaststelling, de uitefening f de verdediging van een recht in rechte. 8.4 Recht p beperking van de behandeling In smmige cncrete gevallen staat de wetgeving u te te vragen dat uw persnsgegevens beperkt verwerkt wrden. Dat is met name het geval wanneer: u de juistheid van een persnlijk gegeven betwist, de tijd dat wij dit kunnen cntrleren, en uw gegevens, hewel ze niet langer ndig zijn vr het nastreven van de deleinden van de verwerking, u ze ndig hebt vr de vaststelling, de uitefening f de verdediging van uw rechten in de rechtbank. De beperking van de verwerking lpt af in de vlgende mstandigheden: u geeft ns uw akkrd hierte, de verwerking is ndzakelijk vr de vaststelling, de uitefening f de verdediging van een recht in rechte. de verwerking is ndzakelijk vr de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke f rechtspersn; de verwerking is ndzakelijk vr redenen van penbaar belang. 8.5 Recht p verdraagbaarheid Ten sltte, hebt u in smmige gevallen het recht m te verkrijgen dat de persnsgegevens die u ns bezrgd heeft u meegedeeld wrden f dr Assuralia rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwrdelijke meegedeeld wrden p vrwaarde dat dit technisch mgelijk is. Dit recht is tepasbaar wanneer de verwerking is gebaseerd p uw testemming f wrdt gerealiseerd binnen het kader van de uitvering van een vereenkmst die u bindt met Assuralia. 9. Cntact U kunt uw rechten uitefenen dr cntact p te nemen via: Pstadres Elektrnisch adres Assuralia Verzek m persnlijke infrmatie (vertruwelijk) De Meeussquare, Brussel privacy@assuralia.be Assuralia zal de vragen behandelen binnen de in de verrdening vrziene termijnen. Meer infrmatie vindt u tevens p de website van de autriteit vr gegevensbescherming bij wie u desgevallend een klacht kunt indienen. Plicy Ntice Assuralia - Augustus

6 10. Wijziging Assuralia behudt zich het recht vr m deze privacyregeling te allen tijde aan te passen en dit cnfrm de Algemene Verrdening inzake gegevensbescherming. Elke wijziging van deze Plicy zal het nderwerp uitmaken van specifieke infrmatie via de website via een speciaal daarte bestemd tabblad. *** Plicy Ntice Assuralia - Augustus