PRIVACYVERKLARING KENDR Versie september 2018

Transcriptie

1 PRIVACYVERKLARING KENDR Versie september 2018 INTRODUCTIE Deze privacyverklaring van KendR legt uit wat we met uw persnsgegevens den, ngeacht f we een dienst aan u verlenen dan wel een dienst van u ntvangen, f als u nze website bezekt. We mschrijven in deze privacyverklaring welke activiteiten wij verrichten en met welk del, he we in dat kader uw persnsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken en he we daarbij vlden aan nze wettelijke verplichtingen. Met het g p relevante wetgeving p gegevensbescherming, (met inbegrip van maar niet beperkt tt de Algemene Verrdening Gegevensbescherming (EU Verrdening 2016/679) - de "AVG"), is de verwerkingsverantwrdelijke, KendR gevestigd aan de Brediusweg 57, 1401 AD Bussum (hfdkantr) - hierna in deze privacyverklaring te nemen "KendR" f "wij" te bereiken via telefnnummer , per via privacy@kendr.nl en via de website KendR levert in het kader van dienstverlening p het gebied van administratie en belastingadvies ( financieel-administratieve diensten") aan haar, die vr zver bij deze diensten persnsgegevens wrden verwerkt, als verwerkingsverantwrdelijke wrden aangemerkt, de vlgende diensten: Persneels- en salaris- en pensien-administratie Diensten als externe bekhuder (uitgeznderd de diensten als accuntant in het kader van assurance, waarnder het pstellen van de jaarrekening) KendR levert in het kader van administratieve, fiscale en cnsultancy dienstverlening ("financieeladministratieve diensten") aan haar, waarvr zijzelf als verwerkingsverantwrdelijke wrdt aangemerkt, de vlgende diensten: Het verzrgen van nafhankelijk fiscale expertise en advies bij het den van belastingaangifte en het uitveren van de bedrijfsadministratie Privacy is belangrijk vr ns; we verbinden ns erte uw recht p privacy met betrekking tt de verwerking dr ns van uw gegevens te beschermen en te waarbrgen. Deze privacyverklaring is van tepassing p de persnsgegevens die wij verwerken binnen de vlgende categrieën:, persneelsleden van (waarnder in het kader van deze privacyverklaring wrden verstaan stagiairs, vrijwilligers, vennten en/f maatschapsleden en/f DGA s), leveranciers en website-gebruikers. Wij wijzen u erp dat we deze privacyverklaring in de tekmst eventueel kunnen wijzigen. Bezek de betreffende pagina p nze website m p de hgte te blijven van mgelijke veranderingen. De algemene juridische grndslag waarp wij ns baseren vr de verwerking van persnsgegevens ten beheve van financieel-administratieve diensten is die vr zwel, persneelsleden van en leveranciers van het gerechtvaardigd belang. Verder baseren wij ns p de grndslag wettelijke verplichting van de Verwerkingsverantwrdelijke, ndzaak vr de uitvering van een vereenkmst en/f het treffen van pre-cntractuele maatregelen, testemming en wettelijke bewaarplicht, waar dit van tepassing is. De in deze privacyverklaring beschreven activiteiten zijn erp gericht u zveel mgelijk tegespitste en efficiënte financieel-administratieve diensten aan te bieden. U heeft echter steeds het recht bezwaar te maken tegen nze verwerking van uw persnsgegevens p deze grnden. Er is bij nze dienstverlening geen sprake van besluitvrming die uitsluitend gebaseerd is p geautmatiseerde verwerkingen znder menselijke tussenkmst. In bepaalde mstandigheden zijn we verplicht uw testemming te verkrijgen vr het verwerken van uw persnsgegevens met betrekking tt bepaalde activiteiten. Afhankelijk van wat we precies met uw infrmatie den, zal deze testemming steeds zijn gebaseerd p basis van een actieve pt-in handeling van u. Steeds geldt daarbij het vlgende: uw testemming met vrij zijn gegeven, dus vrij van enige vrm van druk; u met weten waar u mee instemt dus zrgen we ervr dat we u vldende infrmatie geven, nder meer in deze privacyverklaring; u behudt de cntrle ver de verwerkende activiteiten waarvr u testemming geeft en de verwerkende activiteiten waarvr u geen testemming geeft; u hebt altijd het recht m uw testemming vr deze activiteiten in te trekken dr cntact met ns p te nemen;

2 de testemming die u p deze manier geeft f intrekt huden wij bij, tenzij u ns verzekt al uw gegevens te verwijderen f de wettelijke bewaartermijn is verstreken en wij niet langer gerechtigd zijn de gegevens te bewaren znder uw testemming, die geldig is tt 1 jaar na verstrekking. BESCHRIJVING VAN VERWERKINGEN VAN PERSOONSGEGEVENS DOOR KENDR Hiernder hebben wij per categrie pgenmen, welke persnsgegevens wij verwerken, he wij deze verwerken, vr welke delen wij deze ndig hebben, met wie wij mgelijk persnsgegevens delen, en he wij de grndslag per categrie nderbuwen. Client- en persneelsgegevens Welke persnsgegevens verzamelen wij van Bent u een klant van KendR, dan is het ndig dat we infrmatie ver u f ver persnen binnen f betrkken bij uw rganisatie verwerken, terwijl we u financieeladministratieve diensten verlenen zals: het uitveren van uw bekhuding en het pstellen van de jaarrekening het uitveren van uw salaris- en pensienadministratie het veren van uw verzuimadministratie. Over het algemeen hebben we uw cntactgegevens ndig, f de gegevens van individuele cntactpersnen binnen uw rganisatie (zals hun namen, telefnnummers en adressen) m ervr te zrgen dat nze relatie sepel verlpt. He verzamelen wij persnsgegevens van en persneelsleden van Waarvr hebben wij de persnsgegevens van en persneelsleden van ndig Met wie delen we de persnsgegevens van en persneelsleden van Verder is het vr de uitvering van nze dienstverlening ndzakelijk dat wij gegevens ver persneelsleden (waarnder stagiairs, vrijwilligers, vennten en/f maatschapsleden en/f DGA s) van verwerken. Het betreft, afhankelijk van de geleverde financieel-administratieve diensten, (nder meer, dch niet beperkt tt) de vlgende gegevens: algemene persnalia, BSN nummer, bankrekeningnummer, salarisgegevens, arbeidscntracten, declaraties, kilmeteradministratie, kentekengegevens, lnheffingsverklaringen, pensiengegevens, huwelijkse staat, arbeidshandicaps, delgrepenregistraties, vakbndslidmaatschap, verzuimgegevens, percentage arbeidsngeschiktheid. We verzamelen: persnsgegevens van f persneelsleden van die we direct van u ntvangen persnsgegevens die we via nze website ntvangen. Wanneer u nze website bezekt f een mail van ns leest f aanklikt is het mgelijk dat we bepaalde gegevens autmatisch verzamelen, f dat we deze verzamelen mdat u ns deze verstrekt. Zie vr verdere infrmatie ver de verwerking van gegevens via de website nze ckieverklaring. De belangrijkste reden vr het gebruiken van gegevens van f persneelsleden van is ervr te zrgen dat de cntractueel vereengekmen afspraken tussen ns en nze ver de dr ns te leveren financieel-administratieve diensten crrect kunnen wrden nagekmen zdat de relatie sepel verlpt. We zullen de persnsgegevens uitsluitend delen met nder meer het UWV, de Belastingdienst, ARBO-diensten f Pensienfndsen m de met nze vereengekmen afspraken ver nze financieel-administratieve diensten te kunnen nakmen, en met hen in dat kader te kunnen cmmuniceren.

3 Rechtsgrnd vr het verwerken van gegevens van en persneelsleden van Leveranciersgegevens Welke persnsgegevens verzamelen wij van leveranciers He verzamelen wij persnsgegevens van leveranciers Waarvr hebben wij de persnsgegevens van leveranciers ndig Rechtsgrnd vr het verwerken van gegevens van leveranciers Website-gebruikers Welke persnsgegevens verzamelen wij van website-gebruikers De rechtsgrnd vr het verwerken van de persnsgegevens van f persneelsleden van is de wettelijke verplichting van de Verwerkingsverantwrdelijke, de ndzaak vr de uitvering van een vereenkmst en/f het treffen van pre-cntractuele maatregelen, testemming en wettelijke bewaarplicht. Dit gebruik is ndzakelijk vr de uitvering van de vereenkmst; daarnaast hebben wij daarbij een gerechtvaardigd belang m nze financieeladministratieve diensten te kunnen uitveren. We hebben infrmatie ver nze leveranciers ndig m ervr te zrgen dat de zaken sepel verlpen. We hebben cntactgegevens van relevante persnen binnen uw rganisatie ndig zdat we met u kunnen cmmuniceren, zals namen, telefnnummers en adressen. Tevens hebben we andere infrmatie van u ndig, zals uw bankgegevens, zdat we u kunnen betalen vr de diensten die u verleent (indien dit nderdeel is van de cntractuele vereenkmsten tussen ns). Het is mgelijk dat we tevens aanvullende infrmatie pslaan die iemand binnen uw rganisatie met ns gedeeld heeft; wij den dat alleen indien dit relevant is vr het nderhuden van de leveranciersrelatie. We verzamelen uw persnsgegevens tijdens nze samenwerking. De belangrijkste reden vr het gebruiken van uw persnsgegevens is ervr te zrgen dat de cntractueel vereengekmen afspraken tussen ns crrect kunnen wrden nagekmen zdat de relatie sepel verlpt. De rechtsgrnd vr het verwerken van de persnsgegevens van individuele persnen binnen uw rganisatie is het uitveren van de vereenkmst m het ntvangen van uw diensten als een van nze leveranciers te faciliteren. Wanneer u nze website bezekt, is het mgelijk dat we bepaalde gegevens autmatisch verzamelen via ckies, f dat we gegevens verzamelen mdat u ns deze verstrekt via ns cntactfrmulier. Vr alle verdere infrmatie ver de gegevens die wij via ckies verzamelen verwijzen wij u naar nze ckieverklaring. U kunt nze website gewn gebruiken znder dat u persnsgegevens aan ns verstrekt; u hebt steeds de keuze f u uw persnsgegevens wilt inveren f niet. Waar de inver van gegevens wrdt gevraagd, wrdt k aangegeven welke gegevens ndzakelijk zijn en dus meten wrden ingevuld en welke gegevens ptineel kunnen wrden verstrekt. He verzamelen wij persnsgegeven van website-gebruikers Waarvr hebben wij de persnsgegevens van website-gebruikers ndig Met wie delen we de Op nze website treft u een aantal kppelingen aan naar andere websites, zals bijvrbeeld scial media, en link-partners. Hewel deze sites met zrg zijn geselecteerd, kunnen we geen verantwrdelijkheid dragen met betrekking tt het gebruik van uw gegevens dr die rganisaties p hun website(s). Lees hiervr de privacyverklaring van de website die u bezekt. Wij verzamelen alleen de cntactgegevens die u ns verstrekt bij het invullen van het cntactfrmulier. De cntactgegevens die u ns verstrekt bij het invullen van het cntactfrmulier hebben wij ndig m met u cntact p te kunnen nemen. Zdra wij dat hebben gedaan, zullen wij deze gegevens niet langer bewaren. Wij delen geen persnsgegevens van website-gebruikers met derden.

4 persnsgegevens van website-gebruikers Rechtsgrnd vr het verwerken van gegevens van websitegebruikers Dr gebruik te maken van nze website gaat u ermee akkrd dat wij gegevens ver u verzamelen zals aangegeven in deze privacyverklaring en in nze ckieverklaring. He beschermen we uw persnsgegevens? Het beschermen van uw infrmatie is belangrijk vr ns. Daarm hebben we de ndige maatregelen getrffen die erp gericht zijn ngeautriseerde tegang tt en misbruik van uw persnsgegevens te vrkmen. Wij hebben gebrgd dat uw gegevens alleen tegankelijk zijn vr medewerkers die daadwerkelijk die infrmatie ndig hebben in het kader van nze dienstverlening. Op nze medewerkers rust k een geheimhudingsverplichting van uw persnsgegevens. Deze beveiligingsmaatregelen zijn gebaseerd p ns privacy- en securitybeleid en wrdt regelmatig geëvalueerd en waar ndig aangepast. He lang bewaren we uw persnsgegevens? De persnsgegevens van en/f leveranciers zullen wij verwijderen zdra deze niet meer ndig zijn vr het leveren van de dienstverlening, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat m deze langer te bewaren. Zdra u uw persnsgegevens aan ns verstrekt vr een sllicitatieprcedure, vernietigen wij deze binnen vier (4) weken na afrnding van de sllicitatieprcedure mdat deze daarna niet meer ndzakelijk zijn, tenzij u ns testemming hebt verleend uw gegevens vr de duur van één (1) jaar te bewaren. Indien u ns verzekt uw persnsgegevens te verwijderen, f als we gedurende een peride van 1 jaar geen betekenisvl cntact met u hebben gehad, zullen we uw persnsgegevens uit nze systemen verwijderen. He krijg u tegang tt, wijzigt u f trekt u persnsgegevens die u met ns gedeeld had in? U hebt ter bescherming van uw persnsgegevens verschillende wettelijke rechten met betrekking tt deze gegevens. Om hierver met ns te spreken, vragen wij u cntact met ns p te nemen. We den ns best nverwijld p uw verzek te reageren. Hu er rekening mee dat we mgelijk een verslag van nze cmmunicatie met u bewaren m ns te helpen mgelijke prblemen die u pwerpt p te lssen. Verzek van betrkkene tt tegang tt gegevens U hebt p elk mment het recht ns te vragen welke infrmatie we ver u bewaren en kunt u ns vragen deze infrmatie aan te passen f bij te werken. In z n geval kunnen we aan uw verzek vlden, f, in aanvulling daarp, een van de vlgende dingen den: We kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren, f vragen m meer infrmatie ver uw verzek; Waar we daar wettelijk het recht te hebben, kunnen we uw verzek afwijzen. In dat geval zullen we altijd uitleggen waarm we dat den. Recht p verwijdering In bepaalde gevallen hebt u het recht ns te verzeken uw persnsgegevens te wissen. We zullen binnen 30 dagen p uw verzek reageren (hewel we in bepaalde gevallen deze peride zuden mgen verlengen) en zullen het alleen met u neens zijn indien bepaalde beperkende vrwaarden van tepassing zijn. Indien we akkrd gaan met uw verzek, zullen we uw gegevens verwijderen, maar nemen we ver het algemeen aan dat u wilt dat we uw naam nteren p een lijst met persnen die er de vrkeur aan geven niet dr ns benaderd te wrden. Op deze wijze minimaliseren we de kansen dat in de tekmst cntact met u pgenmen wrdt mchten uw gegevens in p zichzelf staande mstandigheden verzameld wrden. Indien u liever niet hebt dat we dit den, kunt u dit aangeven. Het recht p verwijdering kan in strijd zijn met de wettelijke bewaarplicht f andere wettelijke verplichtingen van de Verwerkingsverantwrdelijke waaraan wij dienen te vlden. Indien dit het geval is zullen wij dat aan u melden. Recht p verdraagbaarheid van gegevens Indien u wenst, hebt u het recht m uw data van ns aan een andere verwerkingsverantwrdelijke ver te dragen. We zullen u hierbij helpen fwel dr de gegevens direct vr u ver te dragen als u dit vraagt, fwel dr u te vrzien van een kpie in een veel gebruikt machinaal leesbaar frmaat.

5 Recht p bezwaar en klacht Als we uw gegevens verwerken mdat wij dit ndzakelijk achten vr nze gerechtvaardigde belangen, znder dat er sprake is van testemming f een uitvering van een vereenkmst, en u het hier niet mee eens bent, dan hebt u het recht m hiertegen bezwaar te maken. We zullen binnen 30 dagen p uw bezwaar reageren. Ok hebt u, als daarvr aanleiding bestaat, het recht m een klacht bij ns in te dienen ver de manier waarp wij mgaan met uw persnsgegevens. Wij zullen u dan z spedig mgelijk gemtiveerd antwrd geven. Recht p het indienen van een klacht bij een tezichthudende autriteit Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten hebt ver de verwerking van uw persnsgegevens. Mcht u er desndanks tch niet samen met ns uitkmen, dan hebt u p grnd van de privacywetgeving k het recht m een klacht in te dienen bij de privacy tezichthuder, de Autriteit Persnsgegevens. Cntactgegevens vindt u hiernder. Cntactgegevens KendR is de verwerkingsverantwrdelijke vr de verwerking van persnsgegevens. Via deze cntactgegevens kunt u cntact met ns pnemen: KendR Brediusweg AD Bussum m tegang te krijgen tt persnsgegevens die u ns verstrekt hebt; m uw persnsgegevens te laten wijzigen f verwijderen; m klachten in te dienen, f indien u misbruik f verlies van f ngeautriseerde tegang tt persnlijke infrmatie van u en/f andere persnen vermedt; m uw testemming vr de verwerking van uw persnsgegevens in te trekken (wanneer testemming de juridische grnd is waarp we uw persnsgegevens verwerken); m pmerkingen f suggesties met betrekking tt deze privacyverklaring aan ns dr te geven. He kunt u cntact pnemen met de tezichthudende autriteit in Nederland? Indien u na het maken van bezwaar en/f indienen van een klacht bij KendR niet tevreden bent met de wijze waarp wij uw klacht hebben behandeld, kunt u p elk mment een klacht indienen bij de Autriteit Persnsgegevens via de website van de Autriteit. telefn: website: privacy@kendr.nl De Autriteit Persnsgegevens Pstbus AJ Den Haag telefn: website:

6 COOKIEVERKLARING KENDR Wat zijn ckies? Ckies zijn kleine tekstbestanden die tijdens een bezek aan een website p uw cmputer, tablet f mbiele telefn wrden pgeslagen. Ckies wrden dr bijna alle websites gebruikt en zijn niet schadelijk vr uw systeem. Ckies wrden meestal gebruikt m websites ptimaal te laten functineren, m de handelingen van de bezekers van de website bij te huden, m lgin-gegevens te bewaren, enz. Er zijn verschillende srten ckies die nderscheiden kunnen wrden naar gelang hun rsprng, functie en levensduur. Welke infrmatie verzamelen wij? Op de website van KendR wrdt uitsluitend gebruik gemaakt van functinele en analytische ckies. Functinele ckies zijn ndzakelijk vr het ged functineren van nze website. De analytische ckies van Ggle Analytics meten het bezek aan nze website, bijvrbeeld welke pagina s wrden bezcht en he lang de bezeker p de website blijft. Deze infrmatie gebruiken we m nze website te verbeteren. De IP-adressen van bezekers wrden hierbij geannimiseerd. In nze verwerkersvereenkmst met Ggle Analytics hebben wij geen testemming verleend tt het delen van infrmatie met derden. Dr gebruik te maken van nze website gaat u ermee akkrd dat wij gegevens ver u verzamelen zals aangegeven in deze ckieverklaring en in nze privacyverklaring. Naam Srt Del Ckie verdwijnt: _ga analytisch Ggle Analytics ckie vr identificatie van bezekers _gid analytisch Ggle Analytics ckie vr nderscheiden van bezekers na 2 jaar na 24 uur _gat analytisch Ggle Analytics thrttle ckie na 1 minuut He kunt u ckies verwijderen? Deze website werkt het best als u ckies accepteert, maar u kunt ze k weigeren en verwijderen. Het afwijzen van alle ckies betekent echter dat het mgelijk is dat u niet van alle functies van nze website kunt prfiteren. Bekijk het helpmenu van uw brwser m te zien he u uw ckie-vrkeuren kunt wijzigen. Vr algemene infrmatie ver ckies, en het uitschakelen f verwijderen daarvan, kunt u bijvrbeeld kijken p de website van de Cnsumentenbnd: