PRIVACYBELEID VAN HET COLLEGE VAN TOEZICHT OP DE BEDRIJFSREVISOREN

Transcriptie

1 PRIVACYBELEID VAN HET COLLEGE VAN TOEZICHT OP DE BEDRIJFSREVISOREN Het Cllege van Tezicht p de Bedrijfsrevisren (hierna eveneens 'het Cllege' f 'wij' genemd) hecht veel belang aan de bescherming van uw persnsgegevens, en waakt erver dat het de Eurpese privacywetgeving, de GDPR (General Data Prtectin Regulatin f Algemene Verrdening Gegevensbescherming, AVG), en de Belgische wetgeving betreffende de bescherming van persnsgegevens naleeft. Dit privacybeleid geeft een verzicht van de persnsgegevens die dr het Cllege wrden verwerkt, de deleinden en de grndslag van deze verwerkingen, de bewaartermijnen, het delen van deze gegevens met derden, uw rechten als betrkkene en de maatregelen die het Cllege heeft getrffen m die persnsgegevens te beschermen. WANNEER IS DIT PRIVACYBELEID VAN TOEPASSING? Dit privacybeleid is van tepassing p de pdrachten en diensten van het Cllege en p de websites, met inbegrip van de digitale lketten van het Cllege (zals Het is niet van tepassing p de persnsgegevens die nder een specifiek privacybeleid vallen. Het privacybeleid met samen wrden gelezen met ns ckiebeleid. Vr meer infrmatie verwijzen wij naar dat ckiebeleid. Vr het Cllege gelden afwijkingen van de infrmatieverplichting die in beginsel p de verwerkingsverantwrdelijke rust in de gevallen waarvan sprake in artikel 54/3 van de wet van 7 december 2016 tt rganisatie van het berep van en het publiek tezicht p de bedrijfsrevisren (hierna de wet van 7 december 2016 ). Dat is nder andere z wanneer het Cllege handelt (i) met het g p de uitefening van zijn pdrachten die wrden pgesmd in artikel 32 van de wet van 7 december 2016, f van enige andere pdracht die aan het Cllege wrdt tegekend p grnd van een andere bepaling van natinaal f Eurpees recht, wanneer die gegevens niet bij de betrkkene zijn verkregen, en (ii) in het kader van de prcedures vr het pleggen van administratieve maatregelen en geldbetes als bedeld in de artikelen 56, 58 en 59 van de wet van 7 december WIE IS DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE VAN DE PERSOONSGEGEVENS? Het Cllege van Tezicht p de Bedrijfsrevisren (het Cllege, Cngresstraat 12-14, 1000 Brussel) is de verwerkingsverantwrdelijke van uw persnsgegevens. Dit betekent dat het Cllege bepaalt vr welke deleinden en met welke middelen uw persnsgegevens wrden verwerkt. Het Cllege heeft een functinaris vr gegevensbescherming ('Data Prtectin Officer' f 'DPO') aangesteld die uw aanspreekpunt is vr al uw vragen f verzeken in verband met de verwerking van uw persnsgegevens. U vindt de cntactgegevens van de DPO in het antwrd p vraag He kan u cntact met ns pnemen? van dit privacybeleid. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ? Het Cllege verzamelt uw persnsgegevens p een aantal manieren: 1. Gegevens die u zelf hebt verstrekt Het Cllege verwerkt in de eerste plaats de gegevens die u ns hebt verstrekt: in het kader van nze pdrachten van algemeen belang en de uitefening van het penbaar gezag: het betreft, nder andere, de persnsgegevens die u ns verstrekt (p welke wijze dan k, inclusief via de digitale lketten) in het kader van ns publiek tezicht p de bedrijfsrevisren; dr het invullen van een cntactfrmulier p de website van het Cllege: het betreft gegevens zals uw titel, vrnaam, familienaam, adres, telefnnummer, f u al dan niet inwner van België bent, en de aanvullende gegevens in uw vraag, pmerking, klacht f andere bdschap. In het cntactfrmulier vr de prfessinelen vragen wij eveneens (indien van tepassing) de naam van uw venntschap en 1

2 uw registernummer; in vrkmend geval, dr in te schrijven p een nieuwsbrief: het betreft gegevens zals uw adres, vrnaam en familienaam; dr deel te nemen aan een cnsultatie van het Cllege: het betreft identificatiegegevens, uw functie en eventuele andere persnsgegevens, die u verstrekt in het kader van cnsultaties (penbaar f beperkt), gerganiseerd dr het Cllege, vrnamelijk ver wetgevende prjecten; dr een vereenkmst met het Cllege te sluiten: het betreft uw gegevens als natuurlijke persn, zals uw naam en uw adres, alsk elk ander gegeven dat u ns verstrekt in het (pre)cntractuele kader; dr het Cllege te bezeken: het betreft gegevens die u met invullen p de registratiefiche vr bezekers, zals uw naam, nderneming, kentekenplaat en de beelden die dr de veiligheidscamera's van ns gebuw en nze parking wrden geregistreerd. 2. Gegevens verkregen van een derde Het Cllege verwerkt k persnsgegevens die bij een derde zijn verkregen: in het kader van nze pdrachten van algemeen belang en de uitefening van het penbaar gezag: het betreft, nder andere, de persnsgegevens die ns wrden verstrekt (p welke wijze dan k, inclusief via de digitale lketten) dr een derde (zals de natuurlijke persn f rechtspersn nder ns tezicht bij wie u werkzaam bent f een functie uitefent, andere natinale f buitenlandse autriteiten, f iemand die een klacht indient f die ns een vraag stelt) in het kader van ns publiek tezicht p de bedrijfsrevisren; in het kader van een vereenkmst tussen de cntracterende partij vr wie u werkzaam bent, en het Cllege: het betreft uw naam, adres en andere gegevens zals, in bepaalde gevallen, de referenties naar uw eerdere werkzaamheden, die ns wrden verstrekt dr de cntracterende partij vr wie u werkzaam bent, en dit in het kader van precntractuele maatregelen f de dienstverlening aan het Cllege. 3. Autmatisch verkregen gegevens via ckie prviders: Het Cllege registreert geen namen f verige gegevens die de identiteit van de bezekers van zijn website nthullen. Daarentegen wrden statistische gegevens geregistreerd die belangrijk zijn m de website te ptimaliseren via het gebruik van ckies. De ckies verzamelen gegevens ver de tegang tt de website, de persnlijke instellingen en het surfgedrag. Deze infrmatie wrdt autmatisch verzameld tijdens het navigeren p de website. Meer infrmatie vindt u in het ckiebeleid. VOOR WELKE DOELEINDEN EN OP WELKE GRONDSLAG GEBRUIKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS? Het Cllege verzamelt, bewaart, gebruikt en verwerkt uw persnsgegevens: vr de uitvering van de pdrachten van algemeen belang die wrden pgesmd in artikel 32 van de wet van 7 december 2016, f enige andere pdracht die aan het Cllege wrdt tegekend p grnd van een andere bepaling van natinaal f Eurpees recht, en de uitefening van het penbaar gezag tevertruwd aan het Cllege; p basis van nze wettelijke verplichtingen, in het bijznder de verplichting tt archivering p grnd van de archiefwet van 24 juni 1955; p basis van uw testemming, nverminderd de verwerkingen die vereenkmstig de hierbven vermelde rechtsgrnden en deleinden wrden verricht: m u in te schrijven als gebruiker van één van de digitale lketten p de website (tenzij uw inschrijving verplicht is); m eventueel cntact met u te kunnen pnemen in het kader van een cnsultatie; m u nieuwsbrieven te sturen; m te antwrden p elke andere vraag die u zu kunnen stellen, bijvrbeeld via de cntactfrmulieren; 2

3 p basis van precntractuele maatregelen f de uitvering van een vereenkmst die het Cllege heeft geslten met u f de partij vr wie u werkzaam bent, m ns alle infrmatie te verstrekken die ndig is m een beslissing te nemen ver het sluiten van een vereenkmst, f m met u te kunnen cmmuniceren in het kader van de dienstverlening; p basis van ns gerechtvaardigd belang: vr het beheer van de bezekers. Op basis van het aantal bij de receptie ingevulde frmulieren, bereiden wij eveneens annieme statistieken vr ver het aantal bezekers; m ns gebuw en nze parking te beveiligen; m nze website en nze digitale lketten te evalueren, te beveiligen (inclusief tegen fraude) en te verbeteren en ptimaliseren. HOELANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS? Het Cllege verwerkt de persnsgegevens niet langer dan ndzakelijk is vr het del waarvr het ze heeft verzameld, en binnen de grenzen bepaald dr de wet, indien die een langere termijn testaat. Meer in het bijznder: De persnsgegevens die het Cllege verwerkt vr de uitvering van zijn pdrachten van algemeen belang en de uitefening van het penbaar gezag dat aan het Cllege is tevertruwd, zullen wrden bewaard zlang u, f de natuurlijke persn f rechtspersn nder ns tezicht bij wie u werkzaam bent f een functie uitefent, f hebt uitgeefend, nder tezicht van het Cllege staat. Ok indien dat niet meer het geval is, kan het Cllege uw persnsgegevens ng langer verwerken, bijvrbeeld vr zver deze weer relevant zuden kunnen wrden vr het uitefenen van ns tezicht f in het kader van mgelijke aansprakelijkheidsvrderingen. Onverminderd de bewaartermijnen die van tepassing zijn p de hierbven vermelde verwerkingen, gelden de vlgende bewaartermijnen vr de persnsgegevens die het Cllege ntvangt: m u in te schrijven als gebruiker van één van de digitale lketten p de website: zlang u een accunt hebt vr de betrkken applicatie; m eventueel met u in cntact te kunnen kmen in het kader van een cnsultatie: zlang het prject waarver u bent geraadpleegd niet is afgeslten (hetzij dr de definitieve aanname, hetzij dr het definitief afveren ervan, met dien verstande dat een prject niet als afgeslten wrdt beschuwd zlang het wrdt aangevchten); m u nieuwsbrieven te sturen: ttdat u zich uitschrijft; m te antwrden p elke andere vraag die u zu kunnen stellen, bijvrbeeld via de cntactfrmulieren: gedurende 2 jaar na de laatste reactie van nze kant; in het (pre)cntractuele kader: tijdens de duur van de vereenkmst en 10 jaar na het einde van de vereenkmst. Als er geen vereenkmst wrdt geslten, zullen uw gegevens sneller wrden verwijderd; in het kader van uw bezek: gedurende 30 dagen. Niettegenstaande wat vrafgaat, is het Cllege nderwrpen aan de archiefwet van 24 juni 1955 en bepaalde gegevens wrden derhalve gedurende een langere peride bewaard, zals vrzien dr deze wet, vr archiveringsdeleinden mits gepaste waarbrgen. MET WIE DELEN WIJ UW GEGEVENS? Het Cllege verwerkt de persnsgegevens slechts vr de specifieke deleinden waarvr zij wrden verzameld. De verzamelde persnsgegevens zullen in geen geval wrden gebruikt vr cmmerciële deleinden. Het Cllege kan uw gegevens delen: met dienstverleners met wie het Cllege werkt (bv. IT-dienstverleners, het platfrm waarp het Cllege een berep det vr het beheer van de nieuwsbrieven, advcaten f andere aanbieders van diensten die ndig zijn vr de uitvering van de pdrachten van het Cllege). De tegang van deze dienstverleners tt uw gegevens zal wrden beperkt tt wat strikt ndzakelijk is vr hun taken; in de gevallen bepaald in de artikelen 44 en 45 van de wet van 7 december 2016 (en dit zelfs als de 3

4 gegevens in kwestie niet nder het berepsgeheim, zals bedeld in vrmelde artikelen, vallen): ingeval de mededeling van dergelijke infrmatie wrdt vrgeschreven f tegestaan dr f krachtens die wet en de wetten die de pdrachten van het Cllege regelen (inclusief de gevallen bedeld in artikel 45 van diezelfde wet en inclusief de FSMA in het kader van haar secretariaatswerkzaamheden vr het Cllege); tijdens een getuigenis in rechte in strafzaken; vr de aangifte van strafrechtelijke misdrijven bij de gerechtelijke autriteiten (met dien verstande dat, in een dergelijk geval, het Cllege zijn beslissing m bij de gerechtelijke verheden aangifte te den van strafrechtelijke misdrijven, penbaar kan maken); in het kader van administratieve f gerechtelijke berepsprcedures tegen de handelingen f beslissingen van het Cllege en in elk ander rechtsgeding waarbij het Cllege partij is; in beknpte f geaggregeerde vrm, zdat u niet kan wrden geïdentificeerd. VERWERKT HET COLLEGE UW GEGEVENS BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE? Het Cllege zal uw persnsgegevens niet zelf buiten de Eurpese Ecnmische Ruimte (EER) verwerken. Het is mgelijk dat de dienstverleners die vr het Cllege werken, uw persnsgegevens verwerken buiten de EER (bv. in de Verenigde Staten). Wanneer dat het geval is, vergewist het Cllege zich ervan dat de dienstverlener een vereenkmst afsluit met het Cllege en dat het beschermingsniveau gewaarbrgd is, bijvrbeeld via een beslissing van de Eurpese Cmmissie dat een derde land een adequaat beschermingsniveau verzekert (artikel 45 AVG), via een certificatie van de inverder van de gegevens nder het EU-VS Privacy Shield (artikel 45 AVG), dr standaardclausules af te sluiten vr de bescherming van de gegevens, gedgekeurd dr de Eurpese Cmmissie, tussen de partijen die gegevens verwerken buiten de EER (artikel 46 AVG), f via een ander instrument dat passende waarbrgen bevat. Het is mgelijk dat het Cllege, in het kader van zijn pdrachten van algemeen belang en de uitefening van het penbaar gezag, en binnen de grenzen van de artikelen 44 en 45 van de wet van 7 december 2016, persnsgegevens uitwisselt met een financiële tezichthudende autriteit van een derde land buiten de EER. Wanneer dit het geval is, vergewist het Cllege zich ervan dat het derde land f de internatinale rganisatie een passend beschermingsniveau waarbrgt (artikel 45 AVG), f dat het zich kan berepen p een afwijking, zals de afwijking vr drgiften die ndzakelijk zijn wegens redenen van algemeen belang (artikel 49 AVG), f p een ander instrument met passende waarbrgen dat vldet aan de bepalingen van hfdstuk V van de AVG inzake drgiften van persnsgegevens aan derde landen f internatinale rganisaties. Indien u hierver vragen hebt f als u meer infrmatie wenst, kan u zich wenden tt het Cllege met een gedateerd en ndertekend verzek, gericht aan de DPO. U vindt de cntactgegevens van de DPO in punt 12 van dit privacybeleid. HOE BESCHERMEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS? Het Cllege treft technische en veiligheidsmaatregelen m uw persnsgegevens te beschermen en m vernietiging, verlies f aantasting, ngerlfde tegang f verspreiding, wijziging, per ngeluk f nrechtmatig, te vrkmen. Krachtens artikel 44 van de wet van 7 december 2016, zijn het Cllege, de vrzitter en de leden van het Cmité, en de persneelsleden van de FSMA die meewerken aan de uitefening van de pdrachten van het Cllege gebnden aan het berepsgeheim en mgen zij de vertruwelijke infrmatie waarvan zij kennis hebben gekregen, niet verspreiden aan welke persn f autriteit k (nder vrbehud evenwel van de in punt 6 van dit privacybeleid vermelde uitznderingen). Verder vraagt het Cllege zijn dienstverleners die persnsgegevens verwerken vr het Cllege, eveneens m steeds de ndzakelijke veiligheidsmaatregelen te treffen. WAT MET LINKS NAAR ANDERE WEBSITES EN SOCIALE NETWERKEN? Onze website bevat links naar websites van derden (bv. sciale netwerken zals LinkedIn en Twitter) waarvan de gebruiksvrwaarden nch nder het tepassingsgebied van dit privacybeleid, nch nder nze verantwrdelijkheid vallen. Wij bevelen u bijgevlg aan m hun privacybeleid aandachtig te lezen m te weten te kmen he zij uw privacy respecteren. 4

5 WAT ZIJN UW RECHTEN EN HOE KAN U ZE UITOEFENEN? U hebt een aantal rechten in verband met uw persnsgegevens. Smmige van die rechten hebben een erg specifiek tepassingsgebied f zijn nderwrpen aan bijzndere vrwaarden f uitznderingen. Z zal u, in de gevallen waarvan sprake in artikel 54/3 van de wet van 7 december 2016, geen gebruik kunnen maken van uw recht p infrmatie (vlgens de artikelen 12 en 13 van de AVG), uw recht van inzage, uw recht p rectificatie, uw recht p kennisgeving van de uitefening van bepaalde rechten aan de ntvangers van de gegevens, en uw recht van verzet. Dat is nder andere z wanneer het Cllege handelt: i. met het g p de uitefening van zijn pdrachten die in artikel 32 van de wet van 7 december 2016 wrden pgesmd, f van enige andere pdracht die aan het Cllege wrdt tegekend p grnd van een andere bepaling van natinaal f Eurpees recht, wanneer die gegevens niet bij de betrkkene zijn verkregen; ii. in het kader van de prcedures vr het pleggen van administratieve maatregelen en geldbetes als bedeld in de artikelen 56, 58 en 59 van de wet van 7 december 2016, vr zver de betrkken persnsgegevens verband huden met het vrwerp van het nderzek f de cntrle. De sub (i) bedelde afwijkingen gelden zlang u, in vrkmend geval, geen wettelijke tegang hebt gekregen tt het u betreffende administratief dssier dat dr het Cllege wrdt bijgehuden en dat de betrkken persnsgegevens bevat. Buiten die gevallen kan u p elk genblik uw recht p tegang tt de u betreffende persnsgegevens uitefenen m ze aan te vullen, te wijzigen, te crrigeren, te verwijderen f bezwaar te maken tegen hun verwerking m legitieme redenen, in vereenstemming met de tepasselijke wetgeving p het vlak van gegevensbescherming. Bvendien kan u sms vragen dat de verwerking van uw persnsgegevens wrdt beperkt en, in bepaalde gevallen, kan u ns vragen m u uw gegevens dr te sturen f (als dat technisch mgelijk is en binnen de grenzen van het berepsgeheim van het Cllege) deze aan een andere verwerkingsverantwrdelijke ver te maken. Wanneer de verwerking van uw persnsgegevens p testemming gebaseerd is, hebt u altijd het recht m uw testemming in te trekken. Wanneer u uw testemming intrekt, heeft dat geen gevlgen vr de geldigheid van de verwerking van uw persnsgegevens vóór de intrekking. Indien u deze rechten wenst uit te efenen, met u een aanvraag versturen met een kpie van de vrkant van uw identiteitskaart, pasprt f ander identiteitsbewijs naar dataprtectin@fsma.be, f schriftelijk naar de DPO van het Cllege. U vindt de cntactgegevens van de DPO in punt 12 van dit privacybeleid. Wij vragen u m een bewijs van uw identiteit m er zeker van te zijn dat wij uw persnsgegevens respecteren en ze niet drsturen naar een derde. Wij behuden ns het recht vr m geen gevlg te geven aan vragen die manifest ngegrnd f buitensprig zijn. De infrmatie die wij ver u in ns bezit hebben, f een verklaring waarin wrdt gespecificeerd dat wij geen infrmatie ver u bezitten, wrdt u gratis pgestuurd binnen een maand na uw verzek. Indien ndig kan deze termijn wrden verlengd met twee maanden, rekening hudend met de cmplexiteit en het aantal vragen. Uw vraag wrdt bewaard zlang een verhaal mgelijk is. U kan k p elk genblik, als u meent dat uw rechten niet gerespecteerd werden, een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautriteit, Persstraat 35, 1000 Brussel, adres: cntact@apd-gba.be (zie k HOE BLIJFT U OP DE HOOGTE VAN DE WIJZIGINGEN AAN DIT PRIVACYBELEID? Dit privacybeleid werd vr het laatst gewijzigd p 29 januari Het is mgelijk dat dit privacybeleid wrdt gewijzigd. U kan de laatste versie van ns privacybeleid steeds raadplegen p nze website. Verder stellen we alles in het werk m u p de hgte te huden van de belangrijkste wijzigingen via andere cmmunicatiekanalen. 5

6 HOE KAN U CONTACT MET ONS OPNEMEN? In het kader van de pdracht van de FSMA m het secretariaat van het Cllege waar te nemen, en met de instemming van de FSMA, heeft het Cllege de DPO van de FSMA tt DPO van het Cllege benemd. Hebt u vragen f pmerkingen in verband met dit privacybeleid, f wenst u uw rechten uit te efenen f de infrmatie ver uw persn bij te werken, dan kan u hier cntact met ns pnemen: via p het adres dataprtectin@fsma.be; f via de pst p het adres Cllege van Tezicht p de Bedrijfsrevisren Ter attentie van de Data Prtectin Officer Cngresstraat Brussel (België) 6